Physitrack À l'attention des trusts du NHS : Guide des marchés publics dans le domaine de la rééducation numérique

PhysitrackSes certifications, les déploiements signalés au sein du NHS et son intégration avec Epic en font un candidat potentiel pour les services de rééducation interdépartementaux ; toutefois, les acheteurs doivent encore vérifier ses justificatifs actuels en matière d’assurance qualité, les modalités d’approvisionnement, les interfaces système et le périmètre du contrat.

• Les acheteurs doivent vérifier la demande DSPT en cours, le dossier de justification DTAC, les mesures de conformité au RGPD et la certification ISO 27001.
• Physitrack S'intègre aux dossiers médicaux électroniques (DME), notamment Epic. Il ajoute des fonctionnalités de programme d'exercices à domicile (HEP) et de suivi thérapeutique à distance (RTM) sans remplacer la documentation clinique. Il prend également en charge les mesures des résultats rapportés par les patients (PROM) et l'implication des patients.
• Les responsables des achats sont priés de vérifier directement auprès de Physitrack leur accès actuel à G-Cloud ou à Digital Marketplace, le statut des lots, les tarifs et les conditions de commande.
• Physitrack fait état de déploiements au sein des services de soins aigus, de soins de proximité, de médecine musculo-squelettique, de pédiatrie, de médecine du travail et de soins de premier recours dans plusieurs établissements de santé cités.
• Les responsables des achats peuvent s'appuyer sur le certificat ISO 13485 d'Physitrackainsi que sur ses références en matière de déploiement dans plusieurs services pour évaluer la gouvernance clinique et planifier une mise en œuvre progressive.

Physitrack indique également travailler pour des prestataires de soins de santé privés britanniques, notamment Bupa, Nuffield Health et Circle Health Group.

Ce que les établissements du NHS doivent vérifier avant d'acquérir un logiciel de rééducation

Avant de présélectionner un fournisseur de logiciels de rééducation, procédez aux cinq vérifications suivantes.

• Gouvernance de l'information et protection des données. Vérifiez la dernière déclaration DSPT du fournisseur, les pièces justificatives, les mesures de conformité au RGPD britannique, l'enregistrement auprès de l'ICO, la politique de conservation des données, les contrôles d'accès et les procédures en cas d'incident. Le DSPT prend la forme d'une auto-évaluation annuelle, dont la date limite de dépôt est fixée au 30 juin pour l'exercice financier précédent. La catégorie du fournisseur influe sur le niveau de détail de l'évaluation ; les fournisseurs de catégorie 2 doivent se soumettre à un audit externe.
• Justificatifs DTAC. Demandez un dossier complet et à jour de justificatifs DTAC couvrant la sécurité clinique, la protection des données, la sécurité technique, l'interopérabilité et l'accessibilité. Le DTAC est un cadre d'évaluation et non une certification. Sa section consacrée à la protection des données exige des justificatifs de conformité au RGPD et au DSPT; les responsables des achats doivent donc examiner ces documents conjointement.
• Interopérabilité et périmètres du système. Précisez à quels systèmes de DME, d'identification, de reporting et de communication avec les patients le produit se connecte. Vérifiez quelles données circulent entre les systèmes, qui contrôle chaque dossier, et si le logiciel vient compléter ou faire double emploi avec la documentation clinique existante.
• Mode d'approvisionnement et portée commerciale. Vérifiez la disponibilité actuelle via G-Cloud, le Digital Marketplace, un autre cadre d'approvisionnement agréé ou un mode d'approvisionnement local. Avant de choisir un mode d'approvisionnement, examinez les conditions de commande, la base de tarification, les coûts de mise en œuvre, la durée du contrat, les modalités d'assistance et les clauses de résiliation.
• Déploiement et gouvernance clinique. Demandez des preuves d’une utilisation effective au sein de services comparables du NHS et de plusieurs services. Définissez les responsabilités en matière de sécurité clinique, les contrôles de configuration locaux, le reporting des résultats, les tests d’accessibilité, la formation du personnel, les responsabilités liées au déploiement, ainsi que le processus de révision des modifications apportées au contenu ou au produit.

Déploiement au sein du NHS dans les domaines des soins aigus, des soins de proximité, de la médecine musculo-squelettique, de la pédiatrie, de la médecine du travail et des soins de première ligne

Physitrack rend compte des déploiements du NHS dans les hôpitaux de soins aigus, les services de proximité, la médecine musculo-squelettique, la pédiatrie, la médecine du travail et les soins de premier recours. Le relevé des déploiements inclut les grands groupes hospitaliers universitaires ainsi que les services couvrant plusieurs services.

Soins aigus et spécialisés. Le Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust utilise la plateforme Physitrack via son compte principal et son service de rhumatologie pédiatrique et de prise en charge de la douleur chronique. Les hôpitaux Royal Brompton et Harefield utilisent également cette plateforme. Parmi les autres établissements de soins aigus, on peut citer le Newcastle upon Tyne Hospitals NHS Foundation Trust et l’hôpital général de Halton. Le Barking, Havering and Redbridge University Hospitals NHS Trust et l’Epsom and St Helier University Hospitals NHS Trust utilisent également Physitrack, tandis que le Mile End Hospital figure parmi les établissements ayant mis en place cette solution. À Newcastle, le déploiement s’étend à l’Institut de génétique humaine.

Services communautaires et services de médecine musculo-squelettique. Le Mersey Care NHS Foundation Trust utilise « Physitrack » au sein de son équipe de médecine musculo-squelettique et de son équipe de thérapie communautaire de Knowsley. Le Royal Free London NHS Foundation Trust utilise cette plateforme dans ses services de thérapies communautaires pour adultes et au sein de son unité dédiée aux patients privés. L'Oxleas NHS Foundation Trust l'utilise dans ses services de kinésithérapie et de prise en charge des troubles du développement chez l'adulte.

Pédiatrie et soins complexes. L’utilisation en pédiatrie englobe le service spécialisé de Guy’s and St Thomas’ ainsi que les services pédiatriques du Mersey and West Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust. Le Mersey and West Lancashire utilise également le logiciel « Physitrack » à Ormskirk pour les services d’orthopédie et de soins aigus et intensifs, couvrant ainsi des services destinés à différents groupes de patients et impliquant des flux de travail cliniques variés.

Santé au travail et soins de premier recours. L’Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust utilise le programme « Physitrack » au sein de son service de santé et de bien-être au travail. Parmi les structures de soins de premier recours mentionnées figurent le North Arden Primary Care Network et le Liverpool John Moores University Primary Care Network.

Le Royal Free London et le Mersey and West Lancashire constituent les exemples les plus évidents d’utilisation d’ Physitrack s dans plusieurs services au sein d’un même trust. Les services cités présentent une grande diversité clinique, mais la liste à elle seule ne permet pas de déterminer leurs modalités de gouvernance, de reporting ou de déploiement. Les responsables des achats doivent vérifier le périmètre actuel de chaque référence et demander les coordonnées des interlocuteurs pertinents lorsqu’ils évaluent un déploiement comparable impliquant plusieurs services.

Compétences en matière de conformité et de gouvernance clinique

PhysitrackLes certifications ISO 27001 et ISO 13485 constituent un appui au processus de diligence raisonnable, mais ne le complètent pas. La norme ISO 27001 porte sur la gestion des risques liés à la sécurité de l'information, tandis que la norme ISO 13485 concerne les processus de gestion de la qualité applicables aux dispositifs médicaux. Les responsables des achats doivent demander les certificats en vigueur et vérifier l'entité juridique ainsi que le champ d'application de la certification. Ils doivent également vérifier l'organisme émetteur et les dates d'expiration.

Physitrack prend en charge la conformité au RGPD et propose un hébergement des données au sein de l’UE. Votre audit de gouvernance des informations doit confirmer la région d’hébergement proposée ainsi que les flux de données prévus pour le déploiement. Il doit également examiner les contrôles de conservation et les sous-traitants, ainsi que les procédures d’accès et de suppression. Les détails relatifs à l’hébergement et au contrôle des données doivent faire partie des éléments justificatifs fournis par l’ Physitrack e dans le cadre de l’examen DSPT et DTAC mené par la Trust.

Physitrack figure dans la base de données d'enregistrement des établissements de dispositifs médicaux de la FDA. L'enregistrement auprès de la FDA ne vaut pas autorisation de mise sur le marché délivrée par cette dernière, et les documents d'appel d'offres doivent respecter cette distinction. Le produit « Physitrack » ne doit pas être présenté comme un dispositif médical enregistré au titre du Règlement européen sur les dispositifs médicaux (MDR). Les acheteurs doivent demander une déclaration réglementaire à jour couvrant la version du produit et son utilisation prévue. Cette déclaration doit préciser la juridiction britannique ou européenne concernée, ainsi que les exigences américaines applicables.

Afin de mener à bien l'évaluation des fournisseurs, le Trust devrait examiner le dossier de preuves DTAC actuel et la position DSPT d'Physitrack, ainsi que sa documentation relative à la protection des données, à la sécurité clinique et à la gestion des incidents.

Les responsables cliniques de votre établissement doivent attribuer la responsabilité des modèles de programme et des autorisations de prescription. Ils doivent définir la manière dont le personnel utilise les indicateurs de résultats et obtient le consentement des patients. Les responsables cliniques doivent également mettre en place des procédures d’escalade. Physitrack fournit le logiciel de prescription d’exercices physiques et d’implication des patients, tandis que l’établissement conserve la responsabilité des décisions cliniques et de la gouvernance locale.

Comment « Physitrack » s'intègre aux systèmes existants du NHS et aux dossiers médicaux électroniques (DME)

Physitrack complète l’environnement clinique existant d’un établissement de soins plutôt que de remplacer son DME. Il offre des fonctionnalités telles que la mise à disposition de programmes d’exercices à domicile, le suivi thérapeutique à distance, les PROM, la télésanté et l’engagement des patients. Les patients utilisent PhysiApp pour recevoir leurs programmes et signaler qu’ils les ont terminés. Ils peuvent également noter leurs douleurs ou leurs difficultés et communiquer avec leur équipe soignante.

Physitrack prend en charge l'intégration avec Epic, mais chaque établissement doit confirmer l'interface requise lors de l'analyse technique. Les responsables du numérique documentent l'accès des praticiens, la mise en correspondance des patients et les informations échangées entre les plateformes, et déterminent si les données sont automatiquement renvoyées vers le DME ou si une exportation est nécessaire.

Physitrack ne propose pas de fonctionnalité native de documentation clinique. Les praticiens ne peuvent pas utiliser la plateforme pour rédiger des notes SOAP ni consigner les résultats des tests manuels de force musculaire. La plateforme ne permet pas non plus de consigner les amplitudes articulaires, de planifier des rendez-vous ni d’effectuer la facturation. Le DME (dossier médical électronique) de l’établissement reste le système de référence, tandis qu’ Physitrack gère les programmes de rééducation prescrits et les échanges entre les différents intervenants cliniques. La plateforme ne dispose pas d’une intégration dédiée aux outils de prise de notes assistée par IA.

La liste de contrôle relative à l'intégration doit répondre à quatre questions concrètes.

• Les responsables informatiques de Trust IT doivent déterminer la méthode d'authentification et d'accès.
• Les responsables cliniques doivent définir quelles informations relatives aux patients sont transmises à l'Physitrack .
• Les responsables de la gouvernance de l'information doivent recenser les emplacements où sont stockées les données relatives aux programmes, à l'observance et aux PROM.
• Les responsables des dossiers médicaux électroniques (DME) doivent vérifier quelles informations sont transmises à Epic et comment les praticiens peuvent les consulter.

Canaux d'approvisionnement : G-Cloud, la plateforme « Digital Marketplace » et l'accès aux accords-cadres

Les informations disponibles ne permettent pas de confirmer l’existence d’un lot G-Cloud ou d’une fiche produit sur le Digital Marketplace à l’heure actuelle ; les responsables des achats doivent donc vérifier la procédure d’achat sur Physitrackavant de fixer un calendrier d’approbation. Contactez Physitrack pour obtenir les détails de la fiche produit et l’accord-cadre applicables. Demandez les documents commerciaux justificatifs, notamment la description actuelle du service et le document tarifaire, ainsi que les conditions de commande.

La disponibilité des accords-cadres peut varier d'un cycle de passation de marchés à l'autre ; par conséquent, le fait qu'un accord-cadre figure dans une liste antérieure ne garantit pas qu'il soit actuellement accessible. Si un accord-cadre disponible répond aux exigences de la Trust, la passation de marchés suit le processus local de gouvernance et d'approbation commerciale. Si aucun accord-cadre ne répond à ces exigences, l'équipe chargée des marchés identifie une autre voie autorisée conformément aux instructions financières permanentes de la Trust.

Avant l'attribution du marché, la fiducie doit vérifier que le contrat proposé correspond aux éléments d'Physitrack ion examinés lors des procédures de diligence raisonnable menées par le DSPT et le DTAC. Le contrat doit définir les responsabilités en matière de traitement des données ainsi que l'étendue de l'intégration requise. Il doit également préciser les modalités relatives aux licences et à l'assistance à la mise en œuvre, ainsi que les dispositions relatives à la gestion des services.

Une demande écrite concernant la stratégie de mise sur le marché fournit à Physitrack suffisamment d'informations pour valider l'option d'achat appropriée. Veuillez indiquer les services concernés, le nombre d'utilisateurs, les phases de déploiement et les connexions au DME requises. Les responsables des achats et les responsables cliniques peuvent alors comparer l'offre commerciale avec le modèle de déploiement prévu avant d'approuver le déploiement.

À quoi ressemble le déploiement dans plusieurs sites ou plusieurs services ?

Un déploiement progressif permet à votre Trust de tester son modèle opérationnel avant d'étendre l'Physitrack à davantage de services. Votre Trust peut commencer par un seul service et valider les dispositions relatives à la gouvernance de l'information et à l' puis ajouter d'autres services dans le cadre d'un plan d'extension convenu.

Chaque service participant définit son utilisation clinique avant le lancement. Les responsables cliniques choisissent le contenu du programme d'exercices à domicile approuvé ainsi que les indicateurs de résultats, tandis que l'établissement définit les autorisations accordées au personnel, les procédures d'inscription des patients et les responsabilités en matière d'accompagnement au niveau local.

Une première phase devrait permettre de tester le fonctionnement d’ Physitrack en complément du DME existant et des circuits d’orientation. La plateforme gère les programmes d’exercices à domicile et l’implication des patients, y compris la télésurveillance, sans pour autant se substituer au dossier médical. La formation du personnel pourra alors se concentrer sur la prescription de programmes et l’analyse des données fournies par les patients dans le cadre des processus de travail établis.

Les déploiements signalés au Royal Free de Londres ainsi qu’à Mersey et West Lancashire montrent une utilisation dans différents services ayant des fonctions cliniques variées. À eux seuls, ils ne prouvent pas que ces services aient été mis en service par étapes. Les acheteurs qui prévoient un déploiement par étapes devraient interroger ces références sur la séquence de mise en service, la configuration commune, la formation et la gouvernance avant de s’inspirer de leur expérience.

La gouvernance clinique reste du ressort de l'établissement tout au long du déploiement. Ce sont les cliniciens de l'établissement qui déterminent quels programmes correspondent à chaque parcours de soins et comment les données des patients orientent la prise en charge. Les responsables des achats et de la gouvernance de l'information restent chargés de la vérification des fournisseurs, des contrôles d'accès et des révisions périodiques. Votre établissement peut gérer les licences de manière centralisée, tandis que chaque service conserve le contrôle des décisions cliniques.

Physitrack Au-delà du NHS : recours aux prestataires privés

Physitrack Ces rapports font état d'une utilisation par des prestataires de soins de santé privés britanniques, notamment Bupa, Nuffield Health et Circle Health Group. Ces références démontrent une adoption en dehors du NHS, mais elles ne garantissent pas l'adéquation avec les exigences d'un établissement spécifique en matière de gouvernance, d'intégration ou de pratique clinique.

Physitrack contre Rehab Guru dans le cadre d'un marché public du NHS

Les acheteurs du NHS devraient comparer le champ d’application prévu des produits, les données attestant de leur utilisation au sein du NHS et leur compatibilité avec le DME existant avant de comparer le nombre de fonctionnalités. D’après les données résumées ci-dessous, « Physitrack » est destiné à des déploiements à grande échelle ou progressifs dans plusieurs services, tandis que « Rehab Guru » répond à des besoins plus spécifiques en matière de programmes d’exercices à domicile et de gestion des cliniques.

Les responsables des achats doivent évaluer le périmètre opérationnel ainsi que la liste des fonctionnalités. Rehab Guru peut prendre en charge des flux de travail cliniques plus simples au sein d’un seul système. Physitrack Il s'intègre à un DME existant, y compris Epic, et ajoute la prescription d'exercices et la télésurveillance sans remplacer la documentation clinique. Il prend également en charge les PROM et l'engagement des patients.

Prochaines étapes pour les responsables des achats et des services cliniques

Envisagez de réunir les responsables des achats et de la prestation clinique au sein d’un même comité d’examen avec Physitrack. Associez-y les responsables de la gouvernance de l’information et les responsables informatiques. Demandez à Physitrack les informations d’accès à son cadre réglementaire actuel. Sollicitez les justificatifs relatifs au DSPT et au DTAC, ainsi que la documentation relative au RGPD et à l’hébergement. Physitrack doit également fournir les certificats ISO et les documents pertinents concernant les flux de données.

Demandez une réunion spécifique au Trust afin d'aborder les connexions requises avec Epic ou d'autres systèmes, ainsi que les licences départementales. Abordez également lors de cette même réunion l'assistance à la mise en œuvre et le plan de déploiement par étapes. Physitrack doit attribuer chaque responsabilité au Trust, au fournisseur, ou aux deux.

Avant de présélectionner Physitrack, demandez des références récentes aux services du NHS correspondant aux services proposés, aux exigences d'intégration et à l'ampleur du déploiement, puis vérifiez les affirmations relatives à la diligence raisonnable directement auprès de ces interlocuteurs.

FAQ

Qui est chargé de renouveler la demande de DSPT ?

Le DSPT exige une auto-évaluation annuelle de la part des fournisseurs. Le service des achats de l'Physitrack gère son propre dossier, tandis que chaque Trust reste responsable des obligations qui lui incombent au titre du DSPT au niveau organisationnel. Les responsables des achats doivent demander, dans le cadre de la diligence raisonnable, des informations sur l'état d'avancement du dossier et les pièces justificatives correspondantes.

Où « Physitrack » héberge-t-il les données des patients du NHS ?

Une région d'hébergement désigne le lieu géographique où les données des patients sont stockées et traitées ; elle permet de déterminer la juridiction applicable et les mesures de sécurité à mettre en œuvre. Physitrack propose un hébergement au sein de l'UE et doit documenter la région proposée, les flux de données, les durées de conservation et les sous-traitants. La confirmation de ces détails avant l'approbation du contrat aide le Trust à évaluer la conformité au RGPD et à maîtriser les risques liés aux transferts internationaux de données.

Physitrack remplace-t-il la documentation clinique existante ?

Le dossier clinique est le dossier officiel du patient contenant les notes cliniques, les évaluations et les informations relatives aux soins. Le programme « Physitrack » ne remplace pas ce dossier ; il vient compléter les dossiers médicaux électroniques (DME) tels qu’Epic en y ajoutant les programmes HEP et RTM, les PROM, la télésanté et la communication avec les patients. Cette distinction permet au Trust de conserver son DME comme système d’enregistrement officiel tout en utilisant « Physitrack » pour la prestation des soins de rééducation et l’engagement des patients.

Comment fonctionne l'octroi de licences entre plusieurs services ?

L'octroi de licences multi-départements définit les utilisateurs, les services, les sites et les rôles administratifs couverts par un contrat. Physitrack permet de gérer de manière centralisée les licences et les comptes du personnel via PT Direct, tandis que les administrateurs des départements conservent le contrôle opérationnel. Un devis spécifique à chaque trust, couvrant l'attribution des licences, les conditions d'extension, l'assistance et la gouvernance des comptes, aide les acheteurs à prévoir les coûts et à répartir les responsabilités avant le déploiement.