Physitrack Per i Trust del Servizio Sanitario Nazionale (NHS): Guida agli appalti per la riabilitazione digitale

PhysitrackLe certificazioni, le implementazioni segnalate nel NHS e l’integrazione con Epic ne fanno un candidato ideale per i servizi di riabilitazione interdipartimentali, ma gli acquirenti devono comunque verificare le attuali prove di garanzia, l’accessibilità per gli appalti, le interfacce di sistema e l’ambito contrattuale.

• Gli acquirenti dovrebbero verificare la versione attuale della domanda DSPT, il fascicolo probatorio DTAC, le misure di controllo previste dal GDPR e la certificazione ISO 27001.
• Physitrack Si integra con i sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EHR), tra cui Epic. Aggiunge funzioni relative al programma di esercizi domiciliari (HEP) e al monitoraggio terapeutico a distanza (RTM) senza sostituire la documentazione clinica. Supporta inoltre i PROM e il coinvolgimento dei pazienti.
• I responsabili degli appalti sono pregati di verificare l’attuale accesso a G-Cloud o al Digital Marketplace, lo stato dei lotti, i prezzi e le condizioni di ordinazione direttamente all’indirizzo Physitrack.
• Physitrack riporta i casi di implementazione nei servizi di medicina d’urgenza, assistenza comunitaria, medicina muscolo-scheletrica, pediatria, medicina del lavoro e assistenza primaria presso diverse strutture sanitarie specificatamente indicate.
• I responsabili degli appalti possono fare riferimento al certificato ISO 13485 di Physitracke alle referenze relative all’implementazione in più reparti al momento di valutare la governance clinica e pianificare un’implementazione graduale.

Physitrack riferisce inoltre di fornire servizi a operatori sanitari privati del Regno Unito, tra cui Bupa, Nuffield Health e Circle Health Group.

Cosa devono verificare le fondazioni del Servizio Sanitario Nazionale (NHS) prima di acquistare un software per la riabilitazione

Prima di selezionare i fornitori di software per la riabilitazione, verifica i seguenti cinque aspetti.

• Governance delle informazioni e protezione dei dati. Verificare l'attuale presentazione del DSPT da parte del fornitore, la documentazione di supporto, i controlli previsti dal GDPR del Regno Unito, la registrazione presso l'ICO, la politica di conservazione dei dati, i controlli di accesso e le procedure in caso di incidenti. Il DSPT prevede un'autovalutazione annuale, con presentazione entro il 30 giugno per l'esercizio finanziario precedente. La categoria del fornitore influisce sull'approfondimento della valutazione e i fornitori di categoria 2 sono soggetti a un audit esterno.
• Documentazione DTAC. Richiedete un pacchetto aggiornato di documentazione DTAC che copra gli aspetti relativi alla sicurezza clinica, alla protezione dei dati, alla sicurezza tecnica, all’interoperabilità e all’accessibilità. Il DTAC è un quadro di riferimento per la valutazione piuttosto che una certificazione. La sezione dedicata alla protezione dei dati richiede la prova della conformità al GDPR e al DSPT; pertanto, i responsabili degli appalti dovrebbero esaminare questi materiali congiuntamente.
• Interoperabilità e confini del sistema. Indicare a quali sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EHR), di gestione delle identità, di rendicontazione e di comunicazione con i pazienti si collega il prodotto. Verificare quali dati vengono scambiati tra i sistemi, chi controlla ciascuna cartella clinica e se il software integra o duplica la documentazione clinica esistente.
• Canale di approvvigionamento e ambito commerciale. Verificare l’attuale disponibilità tramite G-Cloud, il Digital Marketplace, un altro quadro di riferimento approvato o un canale di approvvigionamento locale. Prima di scegliere un canale, esaminare i termini di prelievo, le basi di determinazione dei prezzi, i costi di implementazione, la durata del contratto, le modalità di assistenza e le clausole di recesso.
• Implementazione e governance clinica. Richiedere prove dell’utilizzo effettivo in servizi comparabili del Servizio Sanitario Nazionale (NHS) e in diversi reparti. Definire le responsabilità in materia di sicurezza clinica, i controlli di configurazione a livello locale, la rendicontazione dei risultati, i test di accessibilità, la formazione del personale, le responsabilità relative all’implementazione e il processo di revisione dei contenuti o delle modifiche al prodotto.

Implementazione del Servizio Sanitario Nazionale (NHS) nei settori dell’assistenza acuta, dell’assistenza comunitaria, della medicina muscolo-scheletrica, della pediatria, della medicina del lavoro e dell’assistenza primaria

Physitrack riporta le implementazioni del Servizio Sanitario Nazionale (NHS) presso ospedali per cure acute, servizi comunitari, servizi di medicina muscolo-scheletrica, pediatria, medicina del lavoro e assistenza primaria. Il registro delle implementazioni comprende grandi fondazioni ospedaliere universitarie e servizi che operano in diversi reparti.

Assistenza acuta e specialistica. Il Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust utilizza Physitrack tramite il proprio account principale e il servizio di reumatologia pediatrica e dolore cronico. Anche gli ospedali Royal Brompton e Harefield utilizzano la piattaforma. Tra le altre strutture di assistenza acuta figurano il Newcastle upon Tyne Hospitals NHS Foundation Trust e l’Halton General Hospital. Anche il Barking, Havering and Redbridge University Hospitals NHS Trust e l’Epsom and St Helier University Hospitals NHS Trust utilizzano Physitrack, mentre tra le strutture in cui è stata implementata la piattaforma figura anche il Mile End Hospital. A Newcastle, l’implementazione si estende al suo Istituto di Genetica Umana.

Servizi comunitari e di riabilitazione muscolo-scheletrica. Il Mersey Care NHS Foundation Trust utilizza Physitrack all’interno del proprio team di riabilitazione muscolo-scheletrica e del Knowsley Community Therapy Team. Il Royal Free London NHS Foundation Trust impiega la piattaforma nei servizi di terapia comunitaria per adulti e nella propria unità dedicata ai pazienti privati. L’Oxleas NHS Foundation Trust la utilizza nei servizi di fisioterapia e di assistenza alle persone adulte con disabilità di apprendimento.

Pediatria e cure complesse. L’ambito pediatrico comprende il servizio specialistico presso il Guy’s and St Thomas’ e i servizi pediatrici del Mersey and West Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust. Il Mersey and West Lancashire si avvale inoltre dell’ Physitrack , con sede a Ormskirk, per i reparti di ortopedia e di terapia intensiva e cure acute, che copre servizi rivolti a diversi gruppi di pazienti e flussi di lavoro clinici.

Salute sul lavoro e assistenza sanitaria di base. L’Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust si avvale dell’ Physitrack nell’ambito della salute sul lavoro e del benessere. Tra le strutture di assistenza sanitaria di base segnalate figurano la North Arden Primary Care Network e la Liverpool John Moores University Primary Care Network.

Il Royal Free London e il Mersey and West Lancashire rappresentano gli esempi più evidenti di utilizzo dell’ Physitrack e in diversi servizi all’interno di un unico trust. I reparti citati evidenziano una varietà clinica, ma l’elenco di per sé non chiarisce le modalità di governance, rendicontazione o implementazione. I responsabili degli appalti dovrebbero verificare l’ambito di applicazione attuale di ciascun riferimento e richiedere i contatti pertinenti al momento di valutare un’implementazione comparabile che coinvolga più reparti.

Qualifiche in materia di conformità e governance clinica

PhysitrackLe certificazioni ISO 27001 e ISO 13485 sono di supporto alla due diligence, ma non la completano. La norma ISO 27001 riguarda la gestione dei rischi legati alla sicurezza delle informazioni, mentre la norma ISO 13485 riguarda i processi di gestione della qualità applicati ai dispositivi medici. I responsabili degli acquisti dovrebbero richiedere i certificati in corso di validità e verificare la persona giuridica e l’ambito di applicazione della certificazione. Dovrebbero inoltre controllare l’ente certificatore e le date di scadenza.

Physitrack garantisce la conformità al GDPR e offre un servizio di hosting dei dati all’interno dell’UE. La revisione della governance dei dati dovrebbe confermare la regione di hosting proposta e i flussi di dati previsti per l’implementazione. Dovrebbe inoltre esaminare i controlli sulla conservazione dei dati e i sub-responsabili del trattamento, oltre alle procedure di accesso e cancellazione. I dettagli relativi all’hosting e al controllo dei dati dovrebbero far parte della documentazione fornita da Physitrack per la revisione DSPT e DTAC del Trust.

Physitrack figura nel database della FDA relativo alla registrazione delle aziende produttrici di dispositivi medici. La registrazione presso la FDA non equivale all’approvazione da parte della FDA, e i documenti di appalto dovrebbero mantenere tale distinzione. Il dispositivo “ Physitrack ” non dovrebbe essere descritto come un dispositivo medico registrato ai sensi del Regolamento MDR dell’UE. Gli acquirenti dovrebbero richiedere una dichiarazione normativa aggiornata relativa alla versione del prodotto e all’uso previsto. La dichiarazione dovrebbe indicare la giurisdizione pertinente del Regno Unito o dell’UE ed eventuali requisiti statunitensi applicabili.

Per completare la verifica dei fornitori, il Trust dovrebbe esaminare l’attuale pacchetto di documentazione DTAC e la posizione DSPT di Physitrack, nonché la relativa documentazione in materia di protezione dei dati, sicurezza clinica e gestione degli incidenti.

I responsabili clinici del vostro Trust dovrebbero assegnare la titolarità dei modelli di programma e delle autorizzazioni alla prescrizione. Dovrebbero definire le modalità con cui il personale utilizza gli indicatori di esito e ottiene il consenso dei pazienti. I responsabili clinici dovrebbero inoltre stabilire le procedure di escalation. Physitrack fornisce il software per la prescrizione dell’attività fisica e il coinvolgimento dei pazienti, mentre il Trust mantiene la responsabilità delle decisioni cliniche e della governance locale.

Come si integra “ Physitrack ” con i sistemi esistenti del Servizio Sanitario Nazionale (NHS) e con le cartelle cliniche elettroniche (EHR)

Physitrack amplia l'ambiente clinico esistente di un trust anziché sostituirne la cartella clinica elettronica (EHR). Offre funzioni relative alla somministrazione di programmi di esercizi a domicilio, al monitoraggio terapeutico a distanza, ai PROM, alla telemedicina e al coinvolgimento dei pazienti. I pazienti utilizzano l'app “ PhysiApp ” per ricevere i programmi e segnalare il loro completamento. Possono inoltre registrare il dolore o le difficoltà riscontrate e comunicare con il proprio team di assistenza.

Physitrack supporta l’integrazione con Epic, ma ogni trust deve confermare l’interfaccia richiesta durante la fase di analisi tecnica. I responsabili digitali documentano l’accesso del personale medico, l’abbinamento dei pazienti e quali informazioni vengono scambiate tra le piattaforme, oltre a stabilire se i dati tornano automaticamente alla cartella clinica elettronica (EHR) o se è necessaria un’esportazione.

Physitrack non offre funzionalità native per la documentazione clinica. Gli operatori sanitari non possono utilizzare la piattaforma per redigere note SOAP o registrazioni relative ai test muscolari manuali. La piattaforma non offre inoltre funzionalità generali per la registrazione dell’ampiezza di movimento, la pianificazione degli appuntamenti o la fatturazione. La cartella clinica elettronica (EHR) dell’ente rimane il sistema di riferimento, mentre Physitrack gestisce la riabilitazione prescritta e l’interazione tra i referenti clinici. La piattaforma non include un’integrazione dedicata per gli strumenti di trascrizione basati sull’intelligenza artificiale.

La lista di controllo per l'integrazione dovrebbe rispondere a quattro domande pratiche.

• I responsabili IT del Trust dovrebbero individuare il metodo di autenticazione e di accesso.
• I titolari delle strutture cliniche dovrebbero definire quali informazioni relative ai pazienti vengono trasmesse a Physitrack .
• I responsabili della governance delle informazioni devono individuare dove sono archiviati i dati relativi ai programmi, all’aderenza terapeutica e ai PROM.
• I titolari di cartelle cliniche elettroniche (EHR) dovrebbero verificare quali informazioni vengono trasmesse a Epic e in che modo il personale medico possa visualizzarle.

Canali di approvvigionamento: G-Cloud, il Digital Marketplace e l’accesso agli accordi quadro

Le informazioni disponibili non confermano l’esistenza di un lotto G-Cloud o di un annuncio sul Digital Marketplace attualmente in corso; pertanto, i responsabili degli appalti dovrebbero verificare il canale di acquisto su Physitrackprima di stabilire un calendario per l’approvazione. Rivolgersi a Physitrack per i dettagli relativi all’annuncio e all’accordo quadro applicabili. Richiedere la documentazione commerciale di supporto, compresa la descrizione aggiornata del servizio e il documento sui prezzi, insieme alle condizioni di ordinazione.

La disponibilità dei quadri di riferimento può variare da un ciclo di appalto all’altro, pertanto il fatto che un quadro sia stato inserito in un elenco in precedenza non costituisce prova della sua attuale disponibilità. Se un quadro disponibile soddisfa i requisiti del Trust, la procedura di appalto segue il processo locale di governance e di approvazione commerciale. Se nessuno di essi soddisfa tali requisiti, il team addetto agli appalti individua un’altra modalità consentita ai sensi delle istruzioni finanziarie permanenti del Trust.

Prima dell’aggiudicazione, il trust dovrebbe verificare che il contratto proposto sia conforme alle prove relative all’ Physitrack e esaminate durante la due diligence condotta dal DSPT e dal DTAC. Il contratto dovrebbe definire le responsabilità in materia di trattamento dei dati e l’ambito di integrazione richiesto. Il contratto dovrebbe inoltre specificare le condizioni relative alle licenze e al supporto all’implementazione, insieme alle modalità di gestione del servizio.

Una richiesta scritta relativa alla strategia di immissione sul mercato fornisce a Physitrack informazioni sufficienti per confermare l’opzione di acquisto più adeguata. È necessario includere i reparti interessati, il numero di utenti, le fasi di implementazione e le connessioni EHR richieste. I responsabili degli acquisti e i referenti clinici potranno quindi confrontare la strategia commerciale con il modello di implementazione previsto prima di approvare l’implementazione.

Come si presenta l'implementazione in più sedi o in più reparti

Un'implementazione graduale consente al vostro Trust di testare il proprio modello operativo prima di estendere l'Physitrack e ad altri servizi. Il vostro Trust può iniziare da un unico dipartimento e verificare le modalità di governance delle informazioni e di integrazione. Successivamente, potrà aggiungere altri dipartimenti secondo un piano di espansione concordato.

Ogni servizio partecipante definisce il proprio ambito di applicazione clinica prima del lancio. I responsabili clinici scelgono i contenuti approvati del programma di esercizi a domicilio e gli indicatori di risultato, mentre l’ente sanitario stabilisce le autorizzazioni del personale, le procedure di arruolamento dei pazienti e le responsabilità di supporto a livello locale.

Una prima fase dovrebbe verificare come Physitrack si integri con la cartella clinica elettronica (EHR) esistente e con i percorsi di riferimento. La piattaforma gestisce i programmi di esercizi a domicilio e il coinvolgimento dei pazienti, compreso il monitoraggio a distanza, senza sostituire la cartella clinica. La formazione del personale potrà quindi concentrarsi sulla prescrizione dei programmi e sull'analisi dei dati forniti dai pazienti nell'ambito dei flussi di lavoro già definiti.

I casi di implementazione segnalati presso il Royal Free London e il Mersey and West Lancashire mostrano un utilizzo trasversale a reparti con diverse funzioni cliniche. Di per sé, tuttavia, non dimostrano che tali reparti siano stati avviati in fasi successive. Gli acquirenti che intendono pianificare un’implementazione graduale dovrebbero chiedere a questi referenti informazioni sulla sequenza di lancio, sulla configurazione condivisa, sulla formazione e sulla governance prima di utilizzare la loro esperienza come modello.

La governance clinica rimane di competenza dell’ente sanitario per tutta la durata dell’implementazione. I medici dell’ente decidono quali programmi siano più adatti a ciascun percorso clinico e in che modo i dati dei pazienti contribuiscano alla definizione delle cure. I responsabili degli acquisti e della governance delle informazioni mantengono la responsabilità della verifica dei fornitori, dei controlli di accesso e delle revisioni periodiche. Il vostro ente sanitario può gestire le licenze a livello centrale, mentre ogni servizio mantiene il controllo sulle decisioni cliniche.

Physitrack Al di là del Servizio sanitario nazionale (NHS): ricorso a fornitori privati

Physitrack I rapporti riportano l'utilizzo da parte di operatori sanitari privati del Regno Unito, tra cui Bupa, Nuffield Health e Circle Health Group. Questi riferimenti dimostrano l'adozione al di fuori del Servizio Sanitario Nazionale (NHS), ma non ne attestano l'idoneità per quanto riguarda la governance, l'integrazione o i requisiti clinici di una specifica fondazione sanitaria.

Physitrack contro Rehab Guru nell’ambito degli appalti del Servizio Sanitario Nazionale (NHS)

Gli acquirenti del NHS dovrebbero confrontare l’ambito operativo previsto dei prodotti, le prove del loro utilizzo all’interno del NHS e la compatibilità con la cartella clinica elettronica (EHR) esistente prima di valutare il numero di funzionalità. Sulla base delle prove riassunte di seguito, “ Physitrack ” è indicato per implementazioni su larga scala o graduali che coinvolgono più reparti, mentre “Rehab Guru” è indicato per esigenze più specifiche relative ai programmi di esercizi a domicilio e alla gestione delle cliniche.

I responsabili degli acquisti dovrebbero valutare sia l’ambito operativo che l’elenco delle funzionalità. Rehab Guru può gestire flussi di lavoro clinici più semplici all’interno di un unico sistema. Physitrack Si integra con un sistema EHR esistente, compreso Epic, e aggiunge la prescrizione di esercizi fisici e il monitoraggio remoto senza sostituire la documentazione clinica. Supporta inoltre i PROM e il coinvolgimento dei pazienti.

Prossimi passi per i responsabili degli appalti e dei servizi clinici

Si consiglia di coinvolgere i responsabili degli appalti e dell’erogazione dei servizi clinici in un’unica riunione di revisione insieme a Physitrack. Coinvolgi i responsabili della governance delle informazioni e i responsabili IT. Richiedi a Physitrack i dettagli di accesso al quadro normativo attuale. Richiedi la documentazione relativa a DSPT e DTAC, insieme alla documentazione relativa al GDPR e all'hosting. Physitrack dovrebbe inoltre fornire i certificati ISO e la documentazione pertinente relativa ai flussi di dati.

Richiedere una discussione specifica per il Trust in merito alle connessioni necessarie con Epic o altri sistemi e alle licenze dipartimentali. Nell’ambito della stessa discussione, trattare anche il supporto all’implementazione e il piano di implementazione graduale. Il documento “ Physitrack ” dovrebbe attribuire ciascuna responsabilità al Trust, al fornitore o a entrambi.

Prima di selezionare i candidati per il progetto " Physitrack", richiedete referenze aggiornate ai servizi del NHS che corrispondano ai reparti proposti, ai requisiti di integrazione e alla portata dell'implementazione, quindi verificate le relative dichiarazioni di due diligence direttamente con tali referenti.

Domande frequenti

Chi è responsabile del rinnovo della richiesta DSPT?

Il DSPT richiede un'autovalutazione annuale da parte dei fornitori. L'Physitrack gestisce la propria documentazione, mentre ciascun Trust rimane responsabile degli adempimenti organizzativi previsti dal DSPT. I responsabili degli appalti devono richiedere lo stato attuale della documentazione presentata e la relativa documentazione di supporto durante la due diligence.

Dove vengono archiviati i dati dei pazienti del Servizio Sanitario Nazionale (NHS) da parte di “ Physitrack ”?

Una regione di hosting è l’area geografica in cui vengono archiviati ed elaborati i dati dei pazienti; essa contribuisce a determinare la giurisdizione applicabile e i controlli di sicurezza. Physitrack offre servizi di hosting nell’UE e dovrebbe documentare la regione proposta, i flussi di dati, i termini di conservazione e i sub-responsabili del trattamento. La conferma di tali dettagli prima dell’approvazione del contratto aiuta il Trust a valutare la conformità al GDPR e a gestire i rischi legati al trasferimento internazionale dei dati.

Physitrack sostituisce la documentazione clinica esistente?

La documentazione clinica è la cartella clinica ufficiale del paziente che contiene note cliniche, valutazioni e informazioni relative alle cure. Il programma " Physitrack " non sostituisce tale cartella, ma integra HEP, RTM, PROM, telemedicina e comunicazione con il paziente accanto alle cartelle cliniche elettroniche (EHR) come Epic. Questa separazione consente al Trust di mantenere la propria cartella clinica elettronica (EHR) come sistema di riferimento, utilizzando al contempo " Physitrack " per l'erogazione dei servizi riabilitativi e il coinvolgimento dei pazienti.

Come funziona la concessione delle licenze tra più dipartimenti?

La concessione di licenze a livello di dipartimento definisce quali utenti, servizi, siti e ruoli amministrativi sono coperti da un contratto. Physitrack può gestire centralmente le licenze e gli account del personale tramite PT Direct, mentre gli amministratori di dipartimento mantengono il controllo operativo. Un preventivo specifico per ogni Trust, che copre l’assegnazione, i termini di espansione, l’assistenza e la governance degli account, aiuta gli acquirenti a prevedere i costi e ad assegnare le responsabilità prima dell’implementazione.