Physitrack För NHS-förvaltningar: Handbok för upphandling av digital rehabilitering

PhysitrackDess certifieringar, rapporterade installationer inom NHS och Epic-integrationen gör det till ett lämpligt val för rehabiliteringstjänster som omfattar flera avdelningar, men köpare måste fortfarande kontrollera dess aktuella kvalitetsintyg, tillgång till upphandlingsprocesser, systemgränssnitt och avtalets omfattning.

• Köpare bör kontrollera den aktuella DSPT-ansökan, DTAC-underlagsmaterialet, GDPR-kontrollåtgärderna och ISO 27001-certifieringen.
• Physitrack integreras med elektroniska patientjournaler, däribland Epic. Systemet tillför funktioner för träningsprogram för hemmabruk (HEP) och terapeutisk fjärrövervakning (RTM) utan att ersätta den kliniska dokumentationen. Det stöder dessutom PROM och patientengagemang.
• Inköpsansvariga bör bekräfta aktuell åtkomst till G-Cloud eller Digital Marketplace, status för upphandlingspartierna, prissättning och avropsvillkor direkt med Physitrack.
• Physitrack rapporterar om insatser inom akutsjukvård, öppenvård, muskuloskeletala vård, barnsjukvård, företagshälsovård och primärvård vid flera namngivna sjukvårdsförvaltningar.
• Inköpsansvariga kan använda Physitrack:s ISO 13485-certifikat och referenser från införanden i flera avdelningar när de granskar den kliniska styrningen och planerar en stegvis införande.

Physitrack uppger dessutom att man samarbetar med privata vårdgivare i Storbritannien, däribland Bupa, Nuffield Health och Circle Health Group.

Vad NHS-förvaltningarna behöver kontrollera innan de upphandlar rehabiliteringsprogramvara

Gör följande fem kontroller innan du gör ett urval av leverantörer av rehabiliteringsprogramvara.

• Informationsstyrning och dataskydd. Kontrollera leverantörens aktuella DSPT-inlämning, underlag, åtgärder enligt den brittiska GDPR, registrering hos ICO, policy för bevarande av uppgifter, åtkomstkontroller och rutiner vid incidenter. DSPT genomförs som en årlig självbedömning, där inlämningen ska ske senast den 30 juni för det föregående räkenskapsåret. Leverantörskategorin påverkar bedömningens omfattning, och leverantörer i kategori 2 måste genomgå en extern revision.
• DTAC-underlag. Begär ett aktuellt DTAC-underlagspaket som omfattar klinisk säkerhet, dataskydd, teknisk säkerhet, interoperabilitet och tillgänglighet. DTAC är ett bedömningsramverk snarare än en certifiering. Avsnittet om dataskydd kräver bevis på efterlevnad av GDPR och DSPT, varför upphandlingsansvariga bör granska detta material tillsammans.
• Interoperabilitet och systemgränser. Dokumentera vilka system för elektroniska patientjournaler, identitetshantering, rapportering och patientkommunikation som produkten ansluter till. Kontrollera vilka uppgifter som överförs mellan systemen, vem som har kontroll över varje journalpost och om programvaran kompletterar eller duplicerar befintlig klinisk dokumentation.
• Upphandlingsväg och affärsmässig omfattning. Kontrollera aktuell tillgänglighet via G-Cloud, Digital Marketplace, ett annat godkänt ramavtal eller en lokal upphandlingsväg. Granska avropsvillkoren, prissättningsgrunden, implementeringskostnaderna, avtalets löptid, supportavtalen och bestämmelserna om avslut innan du väljer en upphandlingsväg.
• Implementering och klinisk styrning. Begär bevis på att lösningen används i praktiken inom jämförbara NHS-tjänster och på flera avdelningar. Fastställ ansvaret för den kliniska säkerheten, lokala konfigurationskontroller, rapportering av resultat, tillgänglighetstester, personalutbildning, ansvar för införandet samt processen för granskning av innehålls- eller produktändringar.

NHS:s verksamhet inom akutsjukvård, kommunal vård, muskuloskeletal vård, pediatrik, arbetshälsovård och primärvård

Physitrack redovisar NHS:s personalplaceringar inom akutsjukhus, kommunala vårdtjänster, muskuloskeletala vården, pediatrik, arbetshälsa och primärvård. Uppgifterna om personalplaceringarna omfattar stora utbildningssjukhus och tjänster som bedrivs över flera avdelningar.

Akut- och specialistvård. Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust använder Physitrack via sitt huvudkonto och inom sina avdelningar för pediatrisk reumatologi och kronisk smärta. Även sjukhusen Royal Brompton och Harefield använder plattformen. Andra akutvårdsmiljöer är bland annat Newcastle upon Tyne Hospitals NHS Foundation Trust och Halton General Hospital. Barking, Havering and Redbridge University Hospitals NHS Trust samt Epsom and St Helier University Hospitals NHS Trust använder också Physitrack, medan Mile End Hospital ingår i listan över användare. I Newcastle omfattar användningen även Institute of Human Genetics.

Kommunala tjänster och tjänster inom rörelse- och muskuloskeletala området. Mersey Care NHS Foundation Trust använder Physitrack inom sitt team för rörelse- och muskuloskeletala besvär samt inom Knowsley Community Therapy Team. Royal Free London NHS Foundation Trust använder plattformen inom sina kommunala terapitjänster för vuxna och sin enhet för privatpatienter. Oxleas NHS Foundation Trust använder den inom fysioterapin och inom tjänsterna för vuxna med inlärningssvårigheter.

Pediatrik och komplex vård. Verksamheten inom pediatrik omfattar specialistvården vid Guy’s and St Thomas’ samt barnavården inom Mersey and West Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust. Mersey and West Lancashire använder även Physitrack vid ortopedavdelningen i Ormskirk samt inom akut- och intensivvården, vilket omfattar tjänster för olika patientgrupper och kliniska arbetsflöden.

Arbetshälsa och primärvård. Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust använder programmet ” Physitrack ” inom avdelningen för arbetshälsa och välbefinnande. Bland de primärvårdsinstanser som rapporterats ingår North Arden Primary Care Network och Liverpool John Moores University Primary Care Network.

Royal Free London samt Mersey och West Lancashire är de tydligaste rapporterade exemplen på användning av ” Physitrack ” inom flera olika tjänster i en och samma sjukvårdsförvaltning. De nämnda avdelningarna uppvisar klinisk mångfald, men listan i sig ger ingen information om deras styrning, rapportering eller genomförandestruktur. Upphandlingsansvariga bör bekräfta den aktuella omfattningen för varje referens och begära relevanta kontaktuppgifter när de utvärderar en jämförbar införandeprocess som omfattar flera avdelningar.

Meriter inom regelefterlevnad och klinisk styrning

PhysitrackFöretagets certifieringar enligt ISO 27001 och ISO 13485 stödjer due diligence-processen men utgör inte hela processen. ISO 27001 omfattar hanteringen av informationssäkerhetsrisker, medan ISO 13485 omfattar de kvalitetsledningsprocesser som används för medicintekniska produkter. Inköpsansvariga bör begära aktuella certifikat och kontrollera den juridiska personen samt certifieringens omfattning. De bör även kontrollera utfärdande organ och giltighetstider.

Physitrack stöder efterlevnad av GDPR och erbjuder datalagring inom EU. Er granskning av informationsstyrningen bör bekräfta den föreslagna lagringsregionen och dataflödena för driftsättningen. Den bör även granska kontroller av lagringstider och underleverantörer, samt rutiner för åtkomst och radering. Uppgifterna om lagring och datakontroll bör ingå i den dokumentation som Physitrack tillhandahåller för stiftelsens DSPT- och DTAC-granskning.

Physitrack finns med i FDA:s registreringsdatabas för tillverkare av medicintekniska produkter. Registrering hos FDA innebär inte att produkten har godkänts av FDA, och denna skillnad bör framgå tydligt i upphandlingsdokumentationen. Physitrack bör inte beskrivas som en medicinteknisk produkt som är registrerad enligt EU:s MDR. Inköpare bör begära ett aktuellt intyg om regelefterlevnad som omfattar produktversionen och den avsedda användningen. Intyget bör ange vilken relevant jurisdiktion i Storbritannien eller EU som gäller samt eventuella tillämpliga krav i USA.

För att säkerställa leverantörskontrollen bör Trusten granska Physitrack:s aktuella DTAC-underlagsmaterial och ställningstagande i fråga om DSPT, samt dess dokumentation avseende dataskydd, klinisk säkerhet och hantering av incidenter.

De kliniska ansvariga inom er sjukvårdsförvaltning bör fastställa vem som har ansvaret för programmallar och behörigheter för förskrivning. De bör fastställa hur personalen ska använda resultatmått och inhämta patientens samtycke. De kliniska ansvariga bör även fastställa rutiner för eskalering. Physitrack tillhandahåller programvaran för träningsordination och patientengagemang, medan sjukvårdsförvaltningen behåller ansvaret för kliniska beslut och lokal styrning.

Hur ” Physitrack ” passar in i befintliga NHS-system och elektroniska patientjournaler

Physitrack utökar en vårdorganisations befintliga kliniska miljö snarare än att ersätta dess elektroniska patientjournal. Tjänsten erbjuder hemträningsprogram, terapeutisk fjärrövervakning, PROM-mätningar, Telemedicin samt funktioner för patientengagemang. Patienterna använder PhysiApp för att ta del av programmen och rapportera när de har genomfört dem. De kan också registrera smärta eller besvär och kommunicera med sitt vårdteam.

Physitrack stöder integration med Epic, men varje vårdorganisation måste bekräfta vilket gränssnitt som krävs under den tekniska kartläggningen. Digitala processer dokumenterar vårdpersonalens åtkomst, patientmatchning och vilken information som överförs mellan plattformarna, samt fastställer om data återförs automatiskt till elektroniska patientjournaler (EHR) eller om en export krävs.

Physitrack erbjuder inte inbyggd funktion för klinisk dokumentation. Vårdpersonal kan inte använda plattformen för SOAP-anteckningar eller protokoll från manuella muskeltester. Plattformen erbjuder inte heller generell kartläggning av rörelseomfång, tidsbokning eller fakturering. Stiftelsens elektroniska patientjournal (EHR) förblir det officiella registersystemet, och Physitrack hanterar ordinerad rehabilitering och samverkan mellan kliniska kontakter. Plattformen innehåller ingen särskild integration för AI-verktyg för anteckningshjälp.

Integrationschecklistan bör ge svar på fyra praktiska frågor.

• IT-ansvariga inom Trust IT bör fastställa vilken autentiserings- och åtkomstmetod som ska användas.
• Kliniska ägare bör fastställa vilken patientinformation som Physitrack tar emot.
• De som ansvarar för informationsstyrning bör kartlägga var data om program, efterlevnad och PROM-data finns lagrade.
• EHR-ägare bör kontrollera vilka uppgifter som skickas tillbaka till Epic och hur vårdpersonalen kan se dem.

Upphandlingskanaler: G-Cloud, Digital Marketplace och tillgång till ramavtal

Den tillgängliga informationen bekräftar inte att det för närvarande finns någon upphandling i G-Cloud eller på Digital Marketplace, varför upphandlingsansvariga bör kontrollera inköpsvägen på Physitrackinnan de fastställer en tidsplan för godkännande. Kontakta Physitrack för uppgifter om den aktuella listningen och ramavtalet. Begär in de kompletterande kommersiella dokumenten, inklusive den aktuella tjänstebeskrivningen och prislistan, tillsammans med villkoren för beställning.

Tillgången till ramavtal kan variera mellan olika upphandlingscykler, varför en tidigare notering inte innebär att ramavtalet för närvarande är tillgängligt. Om ett tillgängligt ramavtal uppfyller Trustens krav följer upphandlingen den lokala styrnings- och godkännandeprocessen för kommersiella avtal. Om inget ramavtal uppfyller kraven identifierar upphandlingsteamet en annan tillåten väg enligt Trustens gällande ekonomiska riktlinjer.

Innan upphandlingen tilldelas bör stiftelsen kontrollera att det föreslagna avtalet överensstämmer med den dokumentation om databehandling ( Physitrack ) som granskats under DSPT- och DTAC-processernas due diligence-granskning. Avtalet bör fastställa ansvarsfördelningen för databehandlingen och den erforderliga integrationsomfattningen. Avtalet bör dessutom specificera villkoren för licensiering och implementeringsstöd, samt arrangemangen för tjänstehantering.

En skriftlig begäran om marknadsintroduktion ger Physitrack tillräcklig information för att bekräfta vilket inköpsalternativ som är lämpligt. Ange vilka avdelningar som ska omfattas, användarantal, införandefaser och nödvändiga anslutningar till elektroniska patientjournaler (EHR). Inköps- och kliniska ansvariga kan sedan jämföra den kommersiella vägen med den planerade införandemodellen innan de godkänner införandet.

Så här ser en införande på flera anläggningar eller i flera avdelningar ut

En stegvis införande gör det möjligt för er vårdorganisation att testa sin verksamhetsmodell innan ” Physitrack ” utvidgas till fler tjänster. Er vårdorganisation kan börja med en avdelning och säkerställa att informationsstyrningen och integrationsarrangemangen fungerar. Därefter kan man lägga till ytterligare avdelningar enligt en överenskommen utvidgningsplan.

Varje deltagande vårdenhet fastställer sin kliniska användning före lanseringen. De kliniska ansvariga väljer ut godkända innehåll i hemträningsprogrammen och resultatmått, och sjukvårdsförvaltningen fastställer personalens behörigheter, processerna för patientrekrytering samt ansvaret för lokalt stöd.

I en första fas bör man testa hur Physitrack fungerar tillsammans med det befintliga elektroniska patientjournalsystemet och remissflödena. Plattformen hanterar träningsprogram för hemmabruk och patientengagemang, inklusive fjärrövervakning, utan att ersätta patientjournalen. Personalutbildningen kan då inriktas på att förskriva program och granska patientrapporterade data inom ramen för etablerade arbetsflöden.

De rapporterade implementeringarna vid Royal Free London samt Mersey och West Lancashire visar att systemet används inom avdelningar med olika kliniska funktioner. Detta bevisar dock inte i sig att dessa avdelningar införde systemet i etapper. Inköpare som planerar en stegvis införande bör fråga dessa referensföretag om införandets ordningsföljd, gemensam konfiguration, utbildning och styrning innan de använder deras erfarenheter som modell.

Det kliniska ansvaret ligger kvar hos sjukhusförvaltningen under hela införandet. Sjukhusförvaltningens kliniska personal avgör vilka program som passar respektive vårdkedja och hur patientdata ska ligga till grund för vården. Ansvariga för upphandling och informationshantering har fortsatt ansvar för leverantörskontroll, åtkomstkontroll och regelbundna granskningar. Er sjukhusförvaltning kan hantera licenser centralt, samtidigt som varje enhet behåller kontrollen över de kliniska besluten.

Physitrack Utöver NHS: användning av privata vårdgivare

Physitrack rapporter om användning hos privata vårdgivare i Storbritannien, däribland Bupa, Nuffield Health och Circle Health Group. Dessa referenser visar på användning utanför NHS, men de bevisar inte att lösningen är lämplig för en specifik sjukvårdsförvaltnings styrelsearbete, integrering eller kliniska krav.

Physitrack mot Rehab Guru i samband med NHS:s upphandling

Inköpare inom NHS bör jämföra produkternas avsedda användningsområde, bevis på användning inom NHS samt hur väl de passar in i det befintliga elektroniska patientjournalsystemet innan de jämför antalet funktioner. Utifrån den information som sammanfattas nedan är Physitrack avsett för breda eller stegvisa implementeringar över flera avdelningar, medan Rehab Guru är avsett för mer avgränsade behov inom hemträningsprogram och klinikhantering.

Inköpsansvariga bör utvärdera både den operativa omfattningen och funktionslistan. Rehab Guru kan hantera enklare arbetsflöden på kliniker i ett enda system. Physitrack Det kan integreras med befintliga elektroniska patientjournaler, däribland Epic, och tillför träningsprogram och fjärrövervakning utan att ersätta den kliniska dokumentationen. Det stöder även PROM och patientengagemang.

Nästa steg för upphandlings- och kliniska tjänsteansvariga

Överväg att samla de ansvariga för upphandling och klinisk verksamhet i ett gemensamt möte med Physitrack. Inkludera även de ansvariga för informationsstyrning och IT. Begär tillgång till Physitrack för information om dess aktuella ramverk. Begär bevis från DSPT och DTAC, tillsammans med dokumentation om GDPR och hosting. Physitrack bör även tillhandahålla ISO-certifikat och relevant material om dataflöden.

Begär ett möte specifikt för Trust där man går igenom de nödvändiga anslutningarna till Epic eller andra system samt avdelningarnas licenser. Ta även upp implementeringsstöd och den stegvisa införandeplanen under samma möte. Dokumentet ” Physitrack ” bör ange vem som har ansvaret för varje uppgift – Trust, leverantören eller båda.

Innan du gör ett urval bland Physitrack bör du begära aktuella referenser från NHS-enheter som motsvarar de föreslagna avdelningarna, integrationskraven och införandets omfattning, och därefter verifiera de relevanta uppgifterna om due diligence direkt med dessa kontakter.

Vanliga frågor

Vem ansvarar för att förnya DSPT-ansökan?

DSPT kräver en årlig självbedömning av leverantörerna. Physitrack sköter inlämningen, medan varje Trust fortfarande ansvarar för sina organisatoriska DSPT-åtaganden. Upphandlingsansvariga bör begära information om den aktuella statusen för inlämningen samt underlag under due diligence-processen.

Var lagrar Physitrack NHS:s patientuppgifter?

En lagringsregion är den geografiska plats där patientdata lagras och behandlas; den bidrar till att fastställa vilken jurisdiktion som är tillämplig samt vilka säkerhetsåtgärder som ska vidtas. Physitrack erbjuder lagring inom EU och bör dokumentera den föreslagna regionen, dataflöden, lagringstider och underleverantörer. Att bekräfta dessa uppgifter innan avtalet godkänns hjälper Trust att bedöma efterlevnaden av GDPR och hantera riskerna med internationella dataöverföringar.

Ersätter ” Physitrack ” befintlig klinisk dokumentation?

Klinisk dokumentation är den officiella patientjournalen som innehåller kliniska anteckningar, bedömningar och relaterad vårdinformation. ” Physitrack ” ersätter inte den journalen, utan kompletterar den med HEP, RTM, PROMs, ” Telemedicin ” och patientkommunikation vid sidan av elektroniska patientjournaler (EHR) som till exempel Epic. Denna uppdelning gör det möjligt för Trust att behålla sin elektroniska patientjournal som huvudregister samtidigt som man använder ” Physitrack ” för rehabilitering och patientengagemang.

Hur fungerar licenshanteringen mellan flera avdelningar?

Avdelningsövergripande licensiering fastställer vilka användare, tjänster, webbplatser och administrativa roller som ett avtal omfattar. Physitrack kan hantera licenser och personalkonton centralt via PT Direct, samtidigt som avdelningsadministratörerna behåller den operativa kontrollen. En trustspecifik offert som omfattar tilldelning, villkor för utökning, support och kontohantering hjälper köpare att prognostisera kostnader och fördela ansvarsområden före införandet.