Physitrack Für NHS-Trusts: Leitfaden zur Beschaffung digitaler Rehabilitationslösungen

PhysitrackDank seiner Zertifizierungen, der gemeldeten NHS-Einsätze und der Epic-Integration eignet sich das System für abteilungsübergreifende Rehabilitationsdienste; Käufer müssen jedoch noch die aktuellen Nachweise zur Qualitätssicherung, den Beschaffungszugang, die Systemschnittstellen und den Vertragsumfang überprüfen.

• Käufer sollten die aktuelle DSPT-Einreichung, die DTAC-Nachweisdokumente, die DSGVO-Kontrollen und die Zertifizierung nach ISO 27001 überprüfen.
• Physitrack Lässt sich in elektronische Patientenakten (EHRs) wie Epic integrieren. Es ergänzt diese um Funktionen für Heimtrainingsprogramme (HEP) und die therapeutische Fernüberwachung (RTM), ohne die klinische Dokumentation zu ersetzen. Zudem unterstützt es PROMs und die Patientenbindung.
• Beschaffungsverantwortliche sollten den aktuellen Zugang zur G-Cloud oder zum Digital Marketplace, den Status der Losausschreibung, die Preise und die Abrufbedingungen direkt bei Physitrack bestätigen.
• Physitrack berichtet über den Einsatz in den Bereichen Akutversorgung, ambulante Versorgung, Muskel-Skelett-Medizin, Pädiatrie, Arbeitsmedizin und Primärversorgung bei mehreren namentlich genannten Trusts.
• Beschaffungsverantwortliche können bei der Überprüfung der klinischen Governance und der Planung einer schrittweisen Einführung auf das ISO 13485-Zertifikat von Physitracksowie auf Referenzprojekte aus verschiedenen Abteilungen zurückgreifen.

Physitrack gibt zudem an, private Gesundheitsdienstleister im Vereinigten Königreich zu betreuen, darunter Bupa, Nuffield Health und die Circle Health Group.

Was NHS-Trusts vor der Beschaffung von Rehabilitationssoftware prüfen müssen

Führen Sie die folgenden fünf Prüfschritte durch, bevor Sie einen Anbieter von Rehabilitationssoftware in die engere Wahl nehmen.

• Informationsmanagement und Datenschutz. Überprüfen Sie die aktuelle DSPT-Einreichung des Lieferanten, die entsprechenden Nachweise, die Maßnahmen zur Einhaltung der britischen DSGVO, die Registrierung beim ICO, die Aufbewahrungsrichtlinie, die Zugriffskontrollen und die Verfahren bei Vorfällen. Die DSPT erfolgt in Form einer jährlichen Selbstbewertung, wobei die Einreichungen bis zum 30. Juni für das vorangegangene Geschäftsjahr fällig sind. Die Lieferantenkategorie beeinflusst den Umfang der Bewertung, wobei Lieferanten der Kategorie 2 einer externen Prüfung unterzogen werden müssen.
• DTAC-Nachweise. Fordern Sie ein aktuelles DTAC-Nachweispaket an, das die Bereiche klinische Sicherheit, Datenschutz, technische Sicherheit, Interoperabilität und Barrierefreiheit abdeckt. DTAC ist eher ein Bewertungsrahmen als eine Zertifizierung. Im Abschnitt zum Datenschutz sind Nachweise für die Einhaltung der DSGVO und der DSPT erforderlich, daher sollten die Verantwortlichen für die Beschaffung diese Unterlagen gemeinsam prüfen.
• Interoperabilität und Systemgrenzen. Dokumentieren Sie, mit welchen Systemen für elektronische Patientenakten, Identitätsverwaltung, Berichterstellung und Patientenkommunikation das Produkt verbunden ist. Stellen Sie fest, welche Daten zwischen den Systemen ausgetauscht werden, wer die Kontrolle über die einzelnen Datensätze hat und ob die Software die bestehende klinische Dokumentation ergänzt oder dupliziert.
• Beschaffungsweg und geschäftlicher Umfang. Überprüfen Sie die aktuelle Verfügbarkeit über G-Cloud, den Digital Marketplace, ein anderes zugelassenes Rahmenwerk oder einen lokalen Beschaffungsweg. Prüfen Sie die Abrufbedingungen, die Preisgrundlage, die Implementierungskosten, die Vertragslaufzeit, die Supportvereinbarungen und die Kündigungsbestimmungen, bevor Sie sich für einen Beschaffungsweg entscheiden.
• Einführung und klinische Steuerung. Fordern Sie Nachweise für den tatsächlichen Einsatz in vergleichbaren NHS-Einrichtungen und verschiedenen Abteilungen an. Legen Sie die Zuständigkeiten für die klinische Sicherheit, lokale Konfigurationskontrollen, die Berichterstattung über Ergebnisse, Barrierefreiheitstests, Mitarbeiterschulungen, Verantwortlichkeiten bei der Einführung sowie den Prozess zur Überprüfung von Inhalts- oder Produktänderungen fest.

Einsatz im NHS in den Bereichen Akutversorgung, ambulante Versorgung, Muskel-Skelett-Erkrankungen, Pädiatrie, Arbeitsmedizin und Primärversorgung

Physitrack berichtet über den Einsatz von NHS-Mitarbeitern in Akutkrankenhäusern, ambulanten Diensten, der Muskel-Skelett-Medizin, der Pädiatrie, der Arbeitsmedizin und der Primärversorgung. Die Einsatzdaten umfassen große Lehrkrankenhäuser und Dienste, die abteilungsübergreifend tätig sind.

Akut- und Fachversorgung. Der Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust nutzt „ Physitrack “ über sein Hauptkonto sowie über seine Abteilungen für pädiatrische Rheumatologie und chronische Schmerzen. Auch die Krankenhäuser Royal Brompton und Harefield nutzen die Plattform. Zu den weiteren Einrichtungen der Akutversorgung zählen der Newcastle upon Tyne Hospitals NHS Foundation Trust und das Halton General Hospital. Der Barking, Havering and Redbridge University Hospitals NHS Trust sowie der Epsom and St Helier University Hospitals NHS Trust nutzen ebenfalls Physitrack, während das Mile End Hospital ebenfalls zu den Einsatzorten gehört. In Newcastle erstreckt sich der Einsatz auch auf das Institute of Human Genetics.

Gemeindenahe Dienste und MSK-Dienste. Der Mersey Care NHS Foundation Trust setzt „ Physitrack “ in seinem MSK-Team und im Knowsley Community Therapy Team ein. Der Royal Free London NHS Foundation Trust nutzt die Plattform in den Bereichen „Adult Community Therapies“ und in seiner Abteilung für Privatpatienten. Der Oxleas NHS Foundation Trust setzt sie in der Physiotherapie und in den Diensten für Erwachsene mit Lernbehinderungen ein.

Pädiatrie und komplexe Versorgung. Der Einsatz im pädiatrischen Bereich umfasst die Fachabteilung am Guy’s and St Thomas’ Hospital sowie die Kinderabteilungen des Mersey and West Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust. Der Mersey and West Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust nutzt „ Physitrack “ außerdem in den Bereichen Orthopädie sowie Akut- und Intensivmedizin in Ormskirk, wo damit Leistungen für verschiedene Patientengruppen und klinische Arbeitsabläufe abgedeckt werden.

Arbeitsmedizin und Primärversorgung. Der Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust nutzt „ Physitrack “ im Bereich Arbeitsmedizin und Wohlbefinden. Zu den genannten Einrichtungen der Primärversorgung gehören das North Arden Primary Care Network und das Liverpool John Moores University Primary Care Network.

Das Royal Free London sowie Mersey und West Lancashire sind die deutlichsten Beispiele für den Einsatz von „ Physitrack “ in mehreren Abteilungen innerhalb eines einzigen Krankenhausverbunds. Die genannten Abteilungen weisen eine klinische Vielfalt auf, doch die Liste allein gibt keinen Aufschluss über die jeweiligen Steuerungs-, Berichts- oder Einführungsregelungen. Beschaffungsverantwortliche sollten bei der Bewertung einer vergleichbaren abteilungsübergreifenden Einführung den aktuellen Umfang jeder Referenz überprüfen und relevante Ansprechpartner erfragen.

Nachweise im Bereich Compliance und klinische Governance

PhysitrackDie Zertifizierungen nach ISO 27001 und ISO 13485 unterstützen die Sorgfaltspflicht, erfüllen diese jedoch nicht vollständig. ISO 27001 regelt das Management von Informationssicherheitsrisiken, während ISO 13485 die Qualitätsmanagementprozesse für Medizinprodukte abdeckt. Beschaffungsverantwortliche sollten aktuelle Zertifikate anfordern und die juristische Person sowie den Geltungsbereich der Zertifizierung überprüfen. Außerdem sollten sie die ausstellende Stelle und die Gültigkeitsdauer prüfen.

Physitrack unterstützt die Einhaltung der DSGVO und bietet Datenhosting in der EU an. Im Rahmen Ihrer Überprüfung der Informationsverwaltung sollten die vorgeschlagene Hosting-Region und die Datenflüsse für die Bereitstellung bestätigt werden. Zudem sollten die Aufbewahrungskontrollen und Unterauftragsverarbeiter sowie die Verfahren für den Zugriff und die Löschung geprüft werden. Die Einzelheiten zum Hosting und zur Datenkontrolle sollten Teil der Nachweise sein, die Physitrack für die DSPT- und DTAC-Prüfung des Trusts vorlegt.

Physitrack ist in der Registrierungsdatenbank der FDA für Medizinproduktehersteller aufgeführt. Die Registrierung als Hersteller bei der FDA ist nicht gleichbedeutend mit einer FDA-Zulassung, und in den Beschaffungsunterlagen sollte diese Unterscheidung beibehalten werden. „ Physitrack “ sollte nicht als gemäß der EU-MDR registriertes Medizinprodukt bezeichnet werden. Käufer sollten eine aktuelle regulatorische Erklärung anfordern, die die Produktversion und den Verwendungszweck abdeckt. In dieser Erklärung sollten die zuständige britische oder EU-Behörde sowie etwaige geltende US-amerikanische Anforderungen angegeben sein.

Um die Lieferantenüberprüfung abzuschließen, sollte der Trust das aktuelle DTAC-Nachweispaket und die DSPT-Stellungnahme von Physitracksowie dessen Unterlagen zu Datenschutz, klinischer Sicherheit und Vorfallmanagement prüfen.

Die klinischen Verantwortlichen Ihres Trusts sollten die Zuständigkeiten für Programmvorlagen und Verschreibungsberechtigungen festlegen. Sie sollten festlegen, wie das Personal Ergebniskennzahlen nutzt und die Einwilligung der Patienten einholt. Die klinischen Verantwortlichen sollten zudem Eskalationsverfahren festlegen. Physitrack stellt die Software für Bewegungsverschreibungen und Patientenbindung bereit, während der Trust weiterhin die Verantwortung für klinische Entscheidungen und die lokale Steuerung trägt.

Wie sich „ Physitrack “ in bestehende NHS-Systeme und elektronische Patientenakten (EHRs) einfügt

Physitrack Erweitert die bestehende klinische Infrastruktur einer Einrichtung, anstatt deren elektronische Patientenakte zu ersetzen. Es bietet Funktionen für die Bereitstellung von Heimtrainingsprogrammen, die therapeutische Fernüberwachung, PROMs, Telemedizin und die Einbindung der Patienten. Patienten nutzen „ PhysiApp “, um Programme zu erhalten und deren Abschluss zu melden. Außerdem können sie Schmerzen oder Beschwerden dokumentieren und mit ihrem Betreuungsteam kommunizieren.

Physitrack unterstützt die Integration mit Epic, jedoch muss jede Einrichtung im Rahmen der technischen Bestandsaufnahme die erforderliche Schnittstelle bestätigen. Digitale Prozesse dokumentieren den Zugriff des medizinischen Personals, den Abgleich von Patientendaten sowie den Informationsaustausch zwischen den Plattformen und legen fest, ob Daten automatisch in die elektronische Patientenakte zurückgespielt werden oder exportiert werden müssen.

Physitrack bietet keine nativen Funktionen zur klinischen Dokumentation. Klinisches Personal kann die Plattform nicht für SOAP-Notizen oder die Erfassung manueller Muskeltests nutzen. Die Plattform bietet zudem keine Funktionen zur allgemeinen Erfassung von Bewegungsumfängen, zur Terminplanung oder zur Abrechnung. Die elektronische Patientenakte (EHR) des Trusts bleibt das primäre System, während „ Physitrack “ die verordnete Rehabilitation und die Kommunikation zwischen den klinischen Ansprechpartnern abwickelt. Die Plattform verfügt über keine spezielle Integration für KI-basierte Protokollierungs-Tools.

Die Integrations-Checkliste sollte vier praktische Fragen beantworten.

• Die IT-Verantwortlichen sollten die Authentifizierungs- und Zugriffsmethode festlegen.
• Klinische Betreiber sollten festlegen, welche Patienteninformationen „ Physitrack “ erhält.
• Die Verantwortlichen für Information Governance sollten erfassen, wo sich die Daten zu Programmen, der Einhaltung der Vorgaben und den PROMs befinden.
• Die Betreiber von elektronischen Patientenakten sollten überprüfen, welche Informationen an Epic übermittelt werden und wie diese den medizinischen Fachkräften angezeigt werden.

Beschaffungswege: G-Cloud, der Digital Marketplace und der Zugang zu Rahmenvereinbarungen

Die vorliegenden Informationen lassen keinen aktuellen Eintrag im G-Cloud-Los oder im Digital Marketplace erkennen. Daher sollten die für die Beschaffung Verantwortlichen den Beschaffungsweg unter Physitracküberprüfen, bevor sie einen Zeitplan für die Genehmigung festlegen. Fordern Sie unter Physitrack die entsprechenden Angaben zum Eintrag und zur Rahmenvereinbarung an. Fordern Sie die zugehörigen kommerziellen Unterlagen an, einschließlich der aktuellen Leistungsbeschreibung und des Preisdokuments sowie der Abrufbedingungen.

Die Verfügbarkeit von Rahmenverträgen kann sich von Beschaffungszyklus zu Beschaffungszyklus ändern, sodass eine frühere Auflistung kein Nachweis für den aktuellen Zugang ist. Entspricht ein verfügbarer Rahmenvertrag den Anforderungen des Trusts, erfolgt die Beschaffung gemäß den lokalen Governance- und Genehmigungsverfahren. Ist dies nicht der Fall, ermittelt das Beschaffungsteam einen anderen zulässigen Weg gemäß den geltenden Finanzvorschriften des Trusts.

Vor der Auftragsvergabe sollte die Treuhandgesellschaft überprüfen, ob der vorgeschlagene Vertrag mit den im Rahmen der DSPT- und DTAC-Due-Diligence-Prüfung bewerteten Nachweisen zur „ Physitrack “ übereinstimmt. Der Vertrag sollte die Verantwortlichkeiten für die Datenverarbeitung und den erforderlichen Integrationsumfang festlegen. Außerdem sollte der Vertrag die Lizenzierung und den Implementierungssupport sowie die Regelungen zum Servicemanagement enthalten.

Ein schriftlicher Antrag auf Markteinführung liefert „ Physitrack “ genügend Informationen, um die geeignete Beschaffungsoption zu bestätigen. Geben Sie dabei die vorgesehenen Abteilungen, die Nutzerzahlen, die Einführungsphasen und die erforderlichen EHR-Anbindungen an. Die Verantwortlichen aus den Bereichen Beschaffung und Klinik können dann den kommerziellen Weg mit dem geplanten Bereitstellungsmodell vergleichen, bevor sie die Einführung genehmigen.

So sieht eine Einführung an mehreren Standorten oder in mehreren Abteilungen aus

Durch eine schrittweise Einführung kann Ihr Trust sein Betriebsmodell testen, bevor „ Physitrack “ auf weitere Dienste ausgeweitet wird. Ihr Trust kann mit einer Abteilung beginnen und die Regelungen zur Informationssteuerung und Integration überprüfen. Anschließend kann er im Rahmen eines vereinbarten Ausbauplans weitere Abteilungen hinzufügen.

Jede teilnehmende Einrichtung legt vor der Einführung den klinischen Einsatzbereich fest. Die klinischen Verantwortlichen wählen die Inhalte des genehmigten Heimtrainingsprogramms sowie die Ergebniskennzahlen aus, und der Trust legt die Zugriffsberechtigungen für das Personal, die Verfahren zur Patientenaufnahme sowie die Zuständigkeiten für die lokale Betreuung fest.

In einer ersten Phase sollte geprüft werden, wie „ Physitrack “ mit der bestehenden elektronischen Patientenakte und den bestehenden Überweisungsabläufen zusammenarbeitet. Die Plattform verwaltet Heimtrainingsprogramme und die Patientenbindung, einschließlich Fernüberwachung, ohne die klinische Dokumentation zu ersetzen. Die Schulung des Personals kann sich dann auf die Verschreibung von Programmen und die Überprüfung der von Patienten gemeldeten Daten im Rahmen der etablierten Arbeitsabläufe konzentrieren.

Die gemeldeten Implementierungen im Royal Free London sowie in Mersey und West Lancashire zeigen den Einsatz in Abteilungen mit unterschiedlichen klinischen Funktionen. Sie beweisen jedoch für sich genommen nicht, dass diese Abteilungen schrittweise eingeführt wurden. Einkäufer, die eine schrittweise Einführung planen, sollten bei diesen Referenzprojekten nach der Einführungsreihenfolge, der gemeinsamen Konfiguration, den Schulungen und den Steuerungsmechanismen fragen, bevor sie deren Erfahrungen als Vorbild nehmen.

Die klinische Leitung verbleibt während der gesamten Einführungsphase beim Trust. Die Ärzte des Trusts entscheiden, welche Programme für die einzelnen Behandlungswege geeignet sind und wie Patientendaten in die Versorgung einfließen. Die Verantwortlichen für Beschaffung und Informationsmanagement behalten die Verantwortung für die Lieferantenüberprüfung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Überprüfungen. Ihr Trust kann Lizenzen zentral verwalten, während jede Abteilung die Kontrolle über klinische Entscheidungen behält.

Physitrack Über den NHS hinaus: Inanspruchnahme privater Anbieter

Physitrack Berichte über den Einsatz bei privaten Gesundheitsdienstleistern im Vereinigten Königreich, darunter Bupa, Nuffield Health und Circle Health Group. Diese Referenzen belegen zwar den Einsatz außerhalb des NHS, belegen jedoch nicht die Eignung für die Governance-, Integrations- oder klinischen Anforderungen eines bestimmten Trusts.

Physitrack vs. Rehab Guru – im Rahmen einer Ausschreibung des NHS

Einkäufer des NHS sollten den vorgesehenen Anwendungsbereich der Produkte, die Nachweise für den Einsatz im NHS und die Kompatibilität mit der bestehenden elektronischen Patientenakte vergleichen, bevor sie die Anzahl der Funktionen gegenüberstellen. Auf der Grundlage der nachstehend zusammengefassten Erkenntnisse eignet sich „ Physitrack “ für einen breit angelegten oder schrittweisen Einsatz in mehreren Abteilungen, während „Rehab Guru“ eher auf eng gefasste Anforderungen im Bereich Heimtrainingsprogramme und Klinikmanagement ausgerichtet ist.

Beschaffungsverantwortliche sollten sowohl den Anwendungsbereich als auch die Funktionsliste prüfen. Rehab Guru kann einfachere klinische Arbeitsabläufe in einem System abdecken. Physitrack Es lässt sich nahtlos in eine bestehende elektronische Patientenakte (EHR), einschließlich Epic, integrieren und erweitert diese um Trainingsverschreibungen und Fernüberwachung, ohne die klinische Dokumentation zu ersetzen. Außerdem unterstützt es PROMs und die Patientenbindung.

Nächste Schritte für die Verantwortlichen im Bereich Beschaffung und klinische Dienste

Erwägen Sie, die für die Beschaffung und die klinische Umsetzung Verantwortlichen in eine gemeinsame Überprüfung einzubeziehen, Physitrack. Beziehen Sie die Verantwortlichen für die Informationsverwaltung und die IT-Verantwortlichen mit ein. Fragen Sie bei Physitrack nach den aktuellen Zugangsdaten für das Framework. Fordern Sie Nachweise von DSPT und DTAC sowie Unterlagen zur DSGVO und zum Hosting an. Physitrack sollte zudem ISO-Zertifikate und relevante Unterlagen zum Datenfluss bereitstellen.

Bitten Sie um ein Trust-spezifisches Gespräch über die erforderlichen Anbindungen an Epic oder andere Systeme sowie über die Lizenzierung auf Abteilungsebene. Behandeln Sie in diesem Gespräch auch die Unterstützung bei der Implementierung und den stufenweisen Einführungsplan. Physitrack sollte jede Zuständigkeit dem Trust, dem Lieferanten oder beiden zuordnen.

Bevor Sie „ Physitrack “ in die engere Auswahl nehmen, sollten Sie aktuelle Referenzen von NHS-Einrichtungen einholen, die den vorgeschlagenen Abteilungen, Integrationsanforderungen und dem Umfang der Einführung entsprechen, und anschließend die entsprechenden Due-Diligence-Angaben direkt bei diesen Ansprechpartnern überprüfen.

FAQs

Wer ist für die Verlängerung der DSPT-Einreichung zuständig?

Das DSPT schreibt eine jährliche Selbstbewertung der Lieferanten vor. „ Physitrack “ verwaltet den eigenen Bericht, während jeder Trust weiterhin für die Erfüllung seiner organisatorischen DSPT-Pflichten verantwortlich ist. Die Beschaffungsverantwortlichen sollten im Rahmen der Sorgfaltsprüfung den aktuellen Status des Berichts sowie die entsprechenden Nachweise anfordern.

Wo speichert „ Physitrack “ die Patientendaten des NHS?

Eine Hosting-Region ist der geografische Standort, an dem Patientendaten gespeichert und verarbeitet werden; sie dient als Grundlage für die Festlegung der zuständigen Gerichtsbarkeit und der Sicherheitsmaßnahmen. Physitrack bietet Hosting in der EU an und sollte die vorgeschlagene Region, die Datenflüsse, die Aufbewahrungsfristen und die Unterauftragsverarbeiter dokumentieren. Die Klärung dieser Details vor der Vertragsgenehmigung hilft dem Trust, die Einhaltung der DSGVO zu beurteilen und Risiken im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen zu kontrollieren.

Ersetzt „ Physitrack “ die bisherige klinische Dokumentation?

Die klinische Dokumentation ist die offizielle Patientenakte, die klinische Notizen, Beurteilungen und zugehörige Versorgungsinformationen enthält. „ Physitrack “ ersetzt diese Akte nicht, sondern ergänzt elektronische Patientenakten (EHR) wie beispielsweise Epic um HEP, RTM, PROMs, Telemedizin und Patientenkommunikation. Durch diese Trennung kann der Trust seine EHR als primäres Dokumentationssystem beibehalten und gleichzeitig „ Physitrack “ für die Durchführung von Rehabilitationsmaßnahmen und die Patientenbindung nutzen.

Wie funktioniert die Lizenzierung abteilungsübergreifend?

Bei der abteilungsübergreifenden Lizenzierung wird festgelegt, welche Benutzer, Dienste, Standorte und Verwaltungsrollen ein Vertrag abdeckt. „ Physitrack “ können Lizenzen und Mitarbeiterkonten zentral über PT Direct verwalten, während die Abteilungsadministratoren die operative Kontrolle behalten. Ein Trust-spezifisches Angebot, das die Zuweisung, Erweiterungsbedingungen, den Support und die Kontoverwaltung umfasst, hilft Käufern dabei, Kosten zu prognostizieren und Verantwortlichkeiten vor der Einführung festzulegen.