Physitrack dla funduszy NHS: Przewodnik po zamówieniach publicznych w zakresie rehabilitacji cyfrowej

PhysitrackPosiadane certyfikaty, zgłoszone wdrożenia w ramach NHS oraz integracja z systemem Epic sprawiają, że rozwiązanie to nadaje się do wykorzystania w wielooddziałowych usługach rehabilitacyjnych, jednak nabywcy nadal muszą zweryfikować aktualne dowody zapewnienia jakości, dostęp do procesu zamówień publicznych, interfejsy systemowe oraz zakres umowy.

• Kupujący powinni sprawdzić aktualny wniosek DSPT, pakiet dokumentacji DTAC, środki kontroli zgodne z RODO oraz certyfikat ISO 27001.
• Physitrack współpracuje z systemami EHR, w tym z Epic. Rozszerza funkcjonalność o program ćwiczeń domowych (HEP) oraz zdalne monitorowanie terapeutyczne (RTM), nie zastępując przy tym dokumentacji klinicznej. Obsługuje również wskaźniki PROM oraz działania zwiększające zaangażowanie pacjentów.
• Osoby odpowiedzialne za zamówienia powinny potwierdzić aktualny dostęp do platform G-Cloud lub Digital Marketplace, status partii, ceny oraz warunki realizacji zamówień bezpośrednio pod adresem Physitrack.
• Physitrack przedstawia dane dotyczące wdrożeń w ramach usług opieki doraźnej, środowiskowej, ortopedyczno-ruchowej, pediatrycznej, medycyny pracy oraz podstawowej opieki zdrowotnej w wielu wymienionych placówkach.
• Osoby odpowiedzialne za zamówienia mogą korzystać z certyfikatu ISO 13485 firmy Physitrackoraz referencji dotyczących wdrożenia w wielu działach podczas analizy zasad zarządzania klinicznego i planowania stopniowego wdrażania.

Physitrack podaje również, że obsługuje brytyjskich prywatnych dostawców usług medycznych, w tym Bupa, Nuffield Health i Circle Health Group.

Co fundusze NHS powinny sprawdzić przed zakupem oprogramowania do rehabilitacji

Przed sporządzeniem listy finalistów dostawców oprogramowania do rehabilitacji należy przeprowadzić pięć poniższych weryfikacji.

• Zarządzanie informacjami i ochrona danych. Należy zweryfikować aktualne zgłoszenie dostawcy w ramach programu DSPT, dokumentację uzupełniającą, środki kontroli zgodne z brytyjskim rozporządzeniem o ochronie danych (UK GDPR), rejestrację w ICO, politykę przechowywania danych, mechanizmy kontroli dostępu oraz procedury postępowania w przypadku incydentów. Program DSPT ma charakter corocznej samooceny, a zgłoszenia za poprzedni rok obrotowy należy składać do 30 czerwca. Kategoria dostawcy ma wpływ na zakres oceny, a dostawcy z kategorii 2 podlegają audytowi zewnętrznemu.
• Dokumentacja DTAC. Prosimy o przesłanie aktualnego pakietu dokumentacji DTAC obejmującego kwestie bezpieczeństwa klinicznego, ochrony danych, bezpieczeństwa technicznego, interoperacyjności oraz dostępności. DTAC stanowi raczej ramy oceny niż certyfikację. Sekcja dotycząca ochrony danych wymaga przedstawienia dowodów zgodności z RODO i DSPT, dlatego osoby odpowiedzialne za zamówienia powinny zapoznać się z tymi materiałami łącznie.
• Interoperacyjność i granice systemu. Należy określić, z jakimi systemami elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR), systemami identyfikacji, systemami raportowania oraz systemami komunikacji z pacjentami produkt się łączy. Należy ustalić, jakie dane są przesyłane między systemami, kto sprawuje kontrolę nad poszczególnymi zapisami oraz czy oprogramowanie uzupełnia istniejącą dokumentację kliniczną, czy też ją powiela.
• Sposób realizacji zamówienia i zakres handlowy. Należy sprawdzić aktualną dostępność za pośrednictwem platformy G-Cloud, Digital Marketplace, innego zatwierdzonego systemu ramowego lub lokalnego kanału zamówień. Przed wyborem sposobu realizacji zamówienia należy zapoznać się z warunkami realizacji zamówień na żądanie, podstawą wyceny, kosztami wdrożenia, okresem obowiązywania umowy, ustaleniami dotyczącymi wsparcia oraz postanowieniami dotyczącymi rozwiązania umowy.
• Wdrożenie i zarządzanie kliniczne. Należy poprosić o dowody na rzeczywiste wykorzystanie rozwiązania w podobnych jednostkach NHS oraz w wielu oddziałach. Należy określić podmioty odpowiedzialne za bezpieczeństwo kliniczne, lokalne mechanizmy kontroli konfiguracji, raportowanie wyników, testy dostępności, szkolenia personelu, obowiązki związane z wdrożeniem oraz proces weryfikacji zmian w treści lub produkcie.

Wdrożenie w ramach NHS w obszarach opieki doraźnej, środowiskowej, ortopedyczno-ruchowej, pediatrycznej, medycyny pracy oraz podstawowej opieki zdrowotnej

Physitrack zawiera informacje o wdrożeniach w ramach NHS w szpitalach ostrych przypadków, służbach środowiskowych, opiece ortopedycznej i reumatologicznej, pediatrii, medycynie pracy oraz podstawowej opiece zdrowotnej. Rejestr wdrożeń obejmuje duże konsorcja szpitali akademickich oraz służby działające w ramach kilku oddziałów.

Opieka doraźna i specjalistyczna. Fundacja Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust korzysta z platformy Physitrack za pośrednictwem swojego głównego konta oraz oddziałów reumatologii dziecięcej i leczenia przewlekłego bólu. Z platformy tej korzystają również szpitale Royal Brompton i Harefield. Inne placówki opieki doraźnej to m.in. Newcastle upon Tyne Hospitals NHS Foundation Trust oraz Halton General Hospital. Barking, Havering and Redbridge University Hospitals NHS Trust oraz Epsom and St Helier University Hospitals NHS Trust również korzystają z Physitrack, a lista wdrożeń obejmuje również Mile End Hospital. Wdrożenie w Newcastle obejmuje również Instytut Genetyki Człowieka.

Usługi środowiskowe i usługi w zakresie zaburzeń układu mięśniowo-szkieletowego (MSK). Fundacja Mersey Care NHS Foundation Trust korzysta z platformy Physitrack w ramach swojego zespołu ds. zaburzeń układu mięśniowo-szkieletowego oraz zespołu terapii środowiskowej w Knowsley. Fundacja Royal Free London NHS Foundation Trust wykorzystuje tę platformę w ramach usług terapii środowiskowej dla dorosłych oraz w oddziale dla pacjentów prywatnych. Fundacja Oxleas NHS Foundation Trust korzysta z niej w ramach usług fizjoterapii oraz usług dla dorosłych z trudnościami w uczeniu się.

Pediatria i opieka kompleksowa. W zakresie opieki pediatrycznej działają: specjalistyczna placówka w szpitalu Guy’s and St Thomas’ oraz oddziały pediatryczne w ramach Mersey and West Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust. Mersey and West Lancashire korzysta również z systemu „ Physitrack ” w szpitalu w Ormskirk, w oddziałach ortopedii oraz intensywnej terapii i opieki krytycznej, obejmującym usługi dla różnych grup pacjentów i procesy kliniczne.

Medycyna pracy i opieka podstawowa. Fundacja Szpitali Uniwersyteckich w Oksfordzie (Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust) korzysta z serwisu Physitrack w ramach działu ds. medycyny pracy i dobrego samopoczucia. Wśród wymienionych placówek opieki podstawowej znajdują się: Sieć Opieki Podstawowej North Arden oraz Sieć Opieki Podstawowej Uniwersytetu im. Johna Mooresa w Liverpoolu.

Szpitale Royal Free London oraz Mersey and West Lancashire stanowią najbardziej wyraźne przykłady wdrożenia rozwiązania „ Physitrack ” w wielu oddziałach w ramach jednej placówki. Wymienione oddziały charakteryzują się różnorodnością kliniczną, jednak sama lista nie określa zasad zarządzania, sprawozdawczości ani sposobu wdrażania tego rozwiązania. Osoby odpowiedzialne za zamówienia powinny potwierdzić aktualny zakres każdego z podanych przykładów oraz poprosić o podanie odpowiednich danych kontaktowych podczas oceny porównywalnego wdrożenia obejmującego wiele oddziałów.

Kwalifikacje w zakresie zgodności z przepisami i zarządzania klinicznego

PhysitrackCertyfikaty ISO 27001 i ISO 13485 stanowią wsparcie dla procesu należytej staranności, ale go nie uzupełniają. Norma ISO 27001 dotyczy zarządzania ryzykiem związanym z bezpieczeństwem informacji, natomiast norma ISO 13485 dotyczy procesów zarządzania jakością stosowanych w odniesieniu do wyrobów medycznych. Osoby odpowiedzialne za zamówienia powinny zażądać aktualnych certyfikatów oraz zweryfikować podmiot prawny i zakres certyfikacji. Powinny również sprawdzić jednostkę certyfikującą oraz daty ważności.

Physitrack zapewnia zgodność z RODO i oferuje hosting danych w UE. W ramach przeglądu zarządzania informacjami należy potwierdzić proponowany region hostingu oraz przepływy danych związane z wdrożeniem. Należy również przeanalizować mechanizmy kontroli okresu przechowywania danych oraz podwykonawców przetwarzających dane, a także procedury dostępu i usuwania danych. Szczegóły dotyczące hostingu i kontroli danych powinny stanowić część dokumentacji, którą firma „ Physitrack ” przedkłada Funduszowi w ramach przeglądu DSPT i DTAC.

Physitrack figuruje w bazie danych rejestru zakładów produkujących wyroby medyczne prowadzonej przez FDA. Rejestracja zakładu w FDA nie oznacza uzyskania zatwierdzenia przez FDA, a dokumenty przetargowe powinny odzwierciedlać tę różnicę. Produkt „ Physitrack ” nie powinien być opisywany jako wyrób medyczny zarejestrowany zgodnie z unijnym rozporządzeniem MDR. Nabywcy powinni zażądać aktualnego oświadczenia regulacyjnego dotyczącego wersji produktu i jego przeznaczenia. Oświadczenie to powinno określać właściwą jurysdykcję brytyjską lub unijną oraz wszelkie obowiązujące wymogi amerykańskie.

Aby zapewnić pełną weryfikację dostawcy, Fundacja powinna zapoznać się z aktualnym pakietem dokumentacji DTAC oraz stanowiskiem DSPT firmy Physitrack, a także z jej dokumentacją dotyczącą ochrony danych, bezpieczeństwa klinicznego i zarządzania incydentami.

Kierownictwo kliniczne Państwa funduszu powinno wyznaczyć osoby odpowiedzialne za szablony programów i uprawnienia do wystawiania zaleceń. Powinno ono określić, w jaki sposób personel ma korzystać ze wskaźników wyników oraz uzyskiwać zgodę pacjentów. Kierownictwo kliniczne powinno również ustalić procedury eskalacji. Firma „ Physitrack ” dostarcza oprogramowanie do wystawiania zaleceń dotyczących ćwiczeń fizycznych oraz angażowania pacjentów, natomiast fundusz zachowuje odpowiedzialność za decyzje kliniczne i lokalne zarządzanie.

Jak system „ Physitrack ” współdziała z istniejącymi systemami NHS i elektronicznymi kartami zdrowia (EHR)

Physitrack rozszerza istniejące środowisko kliniczne fundacji, zamiast zastępować jej system EHR. Zapewnia dostęp do programów ćwiczeń domowych, zdalnego monitorowania terapeutycznego, wskaźników PROM, telezdrowia oraz funkcji angażujących pacjentów. Pacjenci korzystają z platformy PhysiApp , aby otrzymywać programy i zgłaszać ich realizację. Mogą również rejestrować odczuwany ból lub trudności oraz komunikować się ze swoim zespołem opieki.

Physitrack obsługuje integrację z systemem Epic, jednak każda placówka musi potwierdzić wymagany interfejs podczas analizy technicznej. Dokumentacja cyfrowa określa dostęp personelu medycznego, proces dopasowywania pacjentów oraz zakres informacji przekazywanych między platformami, a także ustala, czy dane są automatycznie zapisywane w systemie EHR, czy też wymagają eksportu.

Physitrack nie oferuje natywnej funkcji prowadzenia dokumentacji klinicznej. Lekarze nie mogą korzystać z platformy do sporządzania notatek SOAP ani ręcznego rejestrowania wyników badań siły mięśni. Platforma nie oferuje również funkcji ogólnego rejestrowania zakresu ruchu, planowania wizyt ani rozliczeń. System EHR funduszu pozostaje głównym systemem ewidencyjnym, a platforma „ Physitrack ” obsługuje zalecaną rehabilitację oraz komunikację między pracownikami klinicznymi. Platforma nie zawiera dedykowanej integracji z narzędziami do automatycznego zapisywania danych opartymi na sztucznej inteligencji.

Lista kontrolna dotycząca integracji powinna odpowiadać na cztery praktyczne pytania.

• Osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo IT powinny określić metodę uwierzytelniania i dostępu.
• Właściciele placówek klinicznych powinni określić, jakie dane pacjentów otrzymuje serwis Physitrack .
• Osoby odpowiedzialne za zarządzanie informacjami powinny określić, gdzie przechowywane są dane dotyczące programu, przestrzegania zaleceń oraz wskaźników PROM.
• Właściciele systemów EHR powinni sprawdzić, jakie informacje są przekazywane do systemu Epic oraz w jaki sposób mają do nich dostęp pracownicy służby zdrowia.

Kanały zaopatrzenia: G-Cloud, Digital Marketplace oraz dostęp do umów ramowych

Dostępne informacje nie potwierdzają obecności tej pozycji w G-Cloud ani na platformie Digital Marketplace, dlatego osoby odpowiedzialne za zamówienia powinny zweryfikować ścieżkę zakupową na stronie Physitrackprzed ustaleniem harmonogramu zatwierdzania. Należy zwrócić się do Physitrack w celu uzyskania szczegółowych informacji dotyczących danej pozycji oraz umowy ramowej. Należy poprosić o dokumenty handlowe, w tym aktualny opis usługi i cennik, wraz z warunkami realizacji zamówienia.

Dostępność ramowych umów może ulegać zmianom między kolejnymi cyklami zamówień, dlatego wcześniejsze umieszczenie ich na liście nie stanowi dowodu aktualnej dostępności. Jeśli dostępna umowa ramowa spełnia wymagania Funduszu, proces udzielania zamówienia przebiega zgodnie z lokalnymi zasadami zarządzania oraz procedurą zatwierdzania transakcji handlowych. Jeśli żadna z nich nie spełnia tych wymagań, zespół ds. zamówień wybiera inną dopuszczalną ścieżkę postępowania zgodnie z obowiązującymi instrukcjami finansowymi Funduszu.

Przed przyznaniem zamówienia fundusz powinien sprawdzić, czy proponowana umowa jest zgodna z dokumentacją dotyczącą zarządzania danymi ( Physitrack ), którą przeanalizowano w ramach due diligence przeprowadzonego przez DSPT i DTAC. Umowa powinna określać obowiązki związane z przetwarzaniem danych oraz wymagany zakres integracji. Powinna ona również określać warunki dotyczące licencji i wsparcia wdrożeniowego, a także zasady zarządzania usługami.

Pisemny wniosek dotyczący strategii wprowadzenia produktu na rynek dostarcza firmie Physitrack wystarczających informacji, by potwierdzić odpowiednią opcję zakupu. Należy w nim uwzględnić docelowe działy, liczbę użytkowników, etapy wdrażania oraz wymagane połączenia z systemami EHR. Przed zatwierdzeniem wdrożenia osoby odpowiedzialne za zaopatrzenie i kierownicy kliniczni mogą wówczas porównać opcję komercyjną z planowanym modelem wdrożenia.

Jak wygląda wdrożenie obejmujące wiele lokalizacji lub wiele działów

Wdrażanie etapowe pozwala Państwa funduszowi przetestować model operacyjny przed rozszerzeniem systemu „ Physitrack ” na kolejne usługi. Państwa fundusz może rozpocząć od jednego działu i zweryfikować zasady zarządzania informacjami oraz rozwiązania integracyjne. Następnie może dodawać kolejne działy zgodnie z uzgodnionym planem rozszerzenia.

Każda uczestnicząca placówka określa zakres zastosowania klinicznego przed uruchomieniem programu. Koordynatorzy kliniczni wybierają zatwierdzone treści programu ćwiczeń domowych oraz wskaźniki wyników, a fundusz ustala uprawnienia personelu, procedury rekrutacji pacjentów oraz zakres obowiązków w zakresie wsparcia lokalnego.

W pierwszej fazie należy sprawdzić, jak platforma „ Physitrack ” współdziała z istniejącą elektroniczną dokumentacją medyczną (EHR) oraz ścieżkami skierowań. Platforma obsługuje domowe programy ćwiczeń oraz działania angażujące pacjentów, w tym zdalne monitorowanie, nie zastępując przy tym dokumentacji medycznej. Szkolenie personelu może wówczas skupić się na zalecaniu programów oraz analizowaniu danych przekazywanych przez pacjentów w ramach ustalonych procedur pracy.

Zgłoszone wdrożenia w szpitalach Royal Free London oraz Mersey and West Lancashire wskazują na wykorzystanie systemu w oddziałach o różnych funkcjach klinicznych. Same w sobie nie dowodzą one jednak, że oddziały te zostały uruchomione etapowo. Zamawiający planujący wdrożenie etapowe powinni zapytać przedstawicieli tych placówek o kolejność uruchamiania, wspólną konfigurację, szkolenia i zasady zarządzania, zanim wykorzystają ich doświadczenia jako wzór do naśladowania.

W trakcie wdrażania nadzór kliniczny pozostaje w gestii placówki. Lekarze z placówki decydują, które programy najlepiej pasują do poszczególnych ścieżek opieki oraz w jaki sposób dane pacjentów wpływają na przebieg leczenia. Osoby odpowiedzialne za zaopatrzenie i zarządzanie informacjami zachowują odpowiedzialność za weryfikację dostawców, kontrolę dostępu oraz okresowe przeglądy. Państwa placówka może centralnie zarządzać licencjami, podczas gdy poszczególne oddziały zachowują kontrolę nad decyzjami klinicznymi.

Physitrack poza ramami NHS: korzystanie z usług prywatnych dostawców

Physitrack W sprawozdaniach wspomniano o stosowaniu tych rozwiązań przez prywatnych dostawców usług medycznych w Wielkiej Brytanii, w tym Bupa, Nuffield Health i Circle Health Group. Informacje te wskazują na wdrożenie tych rozwiązań poza systemem NHS, jednak nie potwierdzają ich przydatności w kontekście wymagań konkretnego trustu dotyczących zarządzania, integracji czy kwestii klinicznych.

Physitrack vs Rehab Guru w ramach zamówień publicznych dla NHS

Osoby odpowiedzialne za zakupy w ramach NHS powinny porównać przeznaczenie produktów, dowody ich zastosowania w NHS oraz zgodność z istniejącą elektroniczną dokumentacją medyczną (EHR) przed porównaniem liczby funkcji. Na podstawie podsumowanych poniżej dowodów można stwierdzić, że „ Physitrack ” jest przeznaczony do szeroko zakrojonych lub wdrażanych etapowo w wielu oddziałach, podczas gdy „Rehab Guru” jest przeznaczony do węższych zastosowań związanych z programami ćwiczeń domowych i zarządzaniem placówkami medycznymi.

Osoby odpowiedzialne za zamówienia powinny ocenić zakres funkcjonalności oraz listę funkcji. Rehab Guru może obsługiwać prostsze procesy kliniczne w ramach jednego systemu. Physitrack Rozwiązanie to współdziała z istniejącą elektroniczną dokumentacją medyczną (EHR), w tym z systemem Epic, i dodaje funkcje przepisywania ćwiczeń oraz zdalnego monitorowania bez konieczności zastępowania dotychczasowej dokumentacji klinicznej. Obsługuje również wskaźniki PROM oraz angażowanie pacjentów.

Kolejne kroki dla osób odpowiedzialnych za zamówienia i usługi kliniczne

Warto rozważyć zaproszenie osób odpowiedzialnych za zamówienia i realizację usług klinicznych do udziału w jednym przeglądzie wraz z Physitrack. Należy uwzględnić osoby odpowiedzialne za zarządzanie informacjami oraz kierownictwo działu IT. Należy zwrócić się do Physitrack z prośbą o aktualne dane dostępowe do struktury organizacyjnej. Należy zażądać dokumentacji dotyczącej DSPT i DTAC, a także dokumentacji związanej z RODO i hostingiem. Physitrack powinno również dostarczyć certyfikaty ISO oraz odpowiednie materiały dotyczące przepływu danych.

Proszę poprosić o omówienie, w kontekście konkretnego Trustu, wymaganych połączeń z systemem Epic lub innymi systemami oraz kwestii licencji dla poszczególnych działów. W ramach tej samej rozmowy należy omówić wsparcie wdrożeniowe oraz plan stopniowego wdrażania. W dokumencie „ Physitrack ” należy przypisać każdy zakres odpowiedzialności do Trustu, dostawcy lub obu tych podmiotów.

Przed sporządzeniem listy kandydatów Physitrack należy poprosić o aktualne referencje od placówek NHS, które odpowiadają proponowanym działom, wymaganiom integracyjnym oraz skali wdrożenia, a następnie zweryfikować odpowiednie informacje dotyczące due diligence bezpośrednio u tych osób kontaktowych.

Najczęściej zadawane pytania

Kto jest odpowiedzialny za przedłużenie ważności zgłoszenia DSPT?

Program DSPT wymaga corocznej samooceny dostawców. Organizacja „ Physitrack ” zarządza własnym zgłoszeniem, natomiast każdy Trust pozostaje odpowiedzialny za swoje organizacyjne obowiązki w ramach programu DSPT. Osoby odpowiedzialne za zamówienia powinny w trakcie przeprowadzania analizy due diligence zapytać o aktualny status zgłoszenia oraz poprosić o dokumentację potwierdzającą.

Gdzie firma „ Physitrack ” przechowuje dane pacjentów NHS?

Region hostingu to lokalizacja geograficzna, w której przechowywane i przetwarzane są dane pacjentów; pomaga ona określić właściwą jurysdykcję oraz środki bezpieczeństwa. Usługa „ Physitrack ” oferuje hosting w UE i powinna zawierać dokumentację dotyczącą proponowanego regionu, przepływów danych, warunków przechowywania oraz podwykonawców przetwarzających dane. Potwierdzenie tych szczegółów przed zatwierdzeniem umowy pomaga Funduszowi ocenić zgodność z RODO oraz kontrolować ryzyko związane z międzynarodowym przekazywaniem danych.

Czy usługa „ Physitrack ” zastępuje dotychczasową dokumentację medyczną?

Dokumentacja kliniczna to oficjalna dokumentacja pacjenta zawierająca notatki kliniczne, oceny oraz powiązane informacje dotyczące opieki. System „ Physitrack ” nie zastępuje tej dokumentacji; uzupełnia ją o programy HEP i RTM, wskaźniki PROMs, usługi telezdrowotne oraz komunikację z pacjentem, funkcjonując równolegle z systemami EHR, takimi jak Epic. Takie rozdzielenie pozwala Trustowi zachować system EHR jako główny system ewidencyjny, jednocześnie korzystając z programu „ Physitrack ” w celu realizacji rehabilitacji i budowania zaangażowania pacjentów.

Jak wygląda proces udzielania licencji w różnych działach?

Licencjonowanie wielodziałowe określa, których użytkowników, usług, lokalizacji i ról administracyjnych obejmuje umowa. Dział finansów i zasobów ludzkich ( Physitrack ) może centralnie zarządzać licencjami i kontami pracowników za pośrednictwem platformy PT Direct, podczas gdy administratorzy działów zachowują kontrolę operacyjną. Oferta dostosowana do potrzeb danej jednostki organizacyjnej, obejmująca przydział licencji, warunki rozszerzenia, wsparcie techniczne oraz zarządzanie kontami, pomaga nabywcom oszacować koszty i rozdzielić obowiązki przed wdrożeniem.