Physitrack til NHS-trusts: Vejledning i indkøb af digitale rehabiliteringsløsninger

PhysitrackSystemets certificeringer, de rapporterede implementeringer i NHS og Epic-integrationen gør det til en oplagt kandidat til tværfaglige rehabiliteringstjenester, men købere skal stadig undersøge dets aktuelle dokumentation for sikkerhed, adgang til indkøb, systemgrænseflader og kontraktens omfang.

• Købere bør kontrollere den aktuelle DSPT-ansøgning, DTAC-dokumentationspakken, GDPR-kontrolforanstaltningerne og ISO 27001-certificeringen.
• Physitrack kan integreres med elektroniske patientjournaler (EHR), herunder Epic. Systemet tilføjer funktioner til hjemmetræningsprogrammer (HEP) og fjernovervågning af behandlingen (RTM) uden at erstatte den kliniske dokumentation. Det understøtter desuden PROM’er og patientinddragelse.
• Indkøbsansvarlige bedes bekræfte deres nuværende adgang til G-Cloud eller Digital Marketplace, status for de enkelte partier, priser og afkaldsbetingelser direkte hos Physitrack.
• Physitrack rapporterer om indsatser inden for akutbehandling, kommunale sundhedstjenester, muskuloskeletale lidelser, pædiatri, arbejdsmedicin og primær sundhedspleje hos flere navngivne sundhedsforvaltninger.
• Indkøbsansvarlige kan benytte Physitrack’s ISO 13485-certifikat og referencer vedrørende implementering på tværs af afdelinger, når de gennemgår den kliniske styring og planlægger en trinvis implementering.

Physitrack oplyser desuden, at selskabet leverer tjenester til britiske private sundhedsudbydere, herunder Bupa, Nuffield Health og Circle Health Group.

Hvad NHS-trusts skal undersøge, inden de anskaffer rehabiliteringssoftware

Gennemfør følgende fem punkter, inden du udvælger en leverandør af rehabiliteringssoftware.

• Informationsstyring og databeskyttelse. Bekræft leverandørens seneste indsendelse af DSPT, underbyggende dokumentation, UK GDPR-kontrolforanstaltninger, ICO-registrering, opbevaringspolitik, adgangskontrol og procedurer ved sikkerhedshændelser. DSPT fungerer som en årlig selvvurdering, hvor indsendelser skal være afleveret senest den 30. juni for det foregående regnskabsår. Leverandørkategorien har indflydelse på vurderingens dybde, og leverandører i kategori 2 skal gennemgå en ekstern revision.
• DTAC-dokumentation. Anmod om en opdateret DTAC-dokumentationspakke, der dækker klinisk sikkerhed, databeskyttelse, teknisk sikkerhed, interoperabilitet og tilgængelighed. DTAC er en vurderingsramme og ikke en certificering. Afsnittet om databeskyttelse kræver dokumentation for overholdelse af GDPR og DSPT, så indkøbsansvarlige bør gennemgå disse materialer i fællesskab.
• Interoperabilitet og systemgrænser. Beskriv, hvilke elektroniske patientjournalsystemer, identitetssystemer, rapporteringssystemer og patientkommunikationssystemer produktet kan integreres med. Bekræft, hvilke data der overføres mellem systemerne, hvem der har kontrol over de enkelte journaler, og om softwaren supplerer eller overlapper eksisterende klinisk dokumentation.
• Indkøbskanal og kommercielt omfang. Kontroller den aktuelle tilgængelighed via G-Cloud, Digital Marketplace, en anden godkendt rammeaftale eller en lokal indkøbskanal. Gennemgå afkaldsbetingelserne, prisgrundlaget, implementeringsomkostningerne, kontraktens varighed, supportordninger og bestemmelser om opsigelse, inden du vælger en indkøbskanal.
• Implementering og klinisk styring. Bed om dokumentation for, at løsningen er i brug i sammenlignelige NHS-tjenester og på tværs af flere afdelinger. Fastlæg ansvaret for klinisk sikkerhed, lokale konfigurationskontroller, rapportering af resultater, test af tilgængelighed, personaleuddannelse, ansvar for udrulning samt processen for gennemgang af ændringer i indhold eller produkt.

Anvendelse af NHS inden for akutbehandling, kommunale sundhedstjenester, muskuloskeletale lidelser, pædiatri, arbejdsmedicin og primær sundhedspleje

Physitrack rapporterer om NHS-ansættelser på akuthospitaler, i kommunale tjenester, inden for muskuloskeletale lidelser, pædiatri, arbejdsmedicin og primær sundhedspleje. Oversigten over ansættelser omfatter store undervisningshospitaler og tjenester, der dækker flere afdelinger.

Akut- og specialbehandling. Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust benytter Physitrack via sin hovedkonto samt afdelingerne for pædiatrisk reumatologi og kroniske smerter. Royal Brompton og Harefield Hospitaler benytter ligeledes platformen. Andre akutbehandlingssteder omfatter Newcastle upon Tyne Hospitals NHS Foundation Trust og Halton General Hospital. Barking, Havering og Redbridge University Hospitals NHS Trust samt Epsom og St Helier University Hospitals NHS Trust bruger også Physitrack, mens Mile End Hospital også er blandt de institutioner, der har implementeret løsningen. I Newcastle omfatter implementeringen også Institute of Human Genetics.

Kommunale tjenester og MSK-tjenester. Mersey Care NHS Foundation Trust anvender » Physitrack « i sit MSK-team og i Knowsley Community Therapy Team. Royal Free London NHS Foundation Trust anvender platformen på tværs af sine kommunale terapitilbud for voksne og sin afdeling for privatpatienter. Oxleas NHS Foundation Trust anvender den i fysioterapien og i tilbuddene for voksne med indlæringsvanskeligheder.

Pædiatri og kompleks behandling. Anvendelsen inden for pædiatri omfatter specialafdelingen på Guy’s og St Thomas’ samt børneafdelingerne under Mersey and West Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust. Mersey and West Lancashire anvender desuden » Physitrack « i Ormskirk inden for ortopædi samt akut- og intensivbehandling, hvilket dækker tjenester rettet mod forskellige patientgrupper og kliniske arbejdsgange.

Arbejdsmedicin og primær sundhedspleje. Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust benytter » Physitrack « inden for arbejdsmedicin og trivsel. Blandt de rapporterede primærsundhedsplejeenheder er North Arden Primary Care Network og Liverpool John Moores University Primary Care Network.

Royal Free London samt Mersey og West Lancashire er de tydeligste eksempler på anvendelsen af » Physitrack « på tværs af flere afdelinger inden for én hospitalskoncern. De nævnte afdelinger viser klinisk mangfoldighed, men listen i sig selv giver ikke oplysninger om deres styrings-, rapporterings- eller implementeringsordninger. Indkøbsansvarlige bør bekræfte det aktuelle anvendelsesområde for hver enkelt reference og anmode om relevante kontaktoplysninger, når de vurderer en tilsvarende implementering på tværs af flere afdelinger.

Kvalifikationer inden for compliance og klinisk ledelse

PhysitrackISO 27001- og ISO 13485-certificeringerne understøtter due diligence, men udgør ikke i sig selv en fuldstændig due diligence. ISO 27001 omfatter styring af informationssikkerhedsrisici, mens ISO 13485 omfatter kvalitetsstyringsprocesser, der anvendes i forbindelse med medicinsk udstyr. Indkøbsansvarlige bør anmode om aktuelle certifikater og kontrollere den juridiske enhed samt certificeringens omfang. De bør desuden kontrollere det udstedende organ og udløbsdatoerne.

Physitrack understøtter overholdelse af GDPR og tilbyder datahosting i EU. Jeres gennemgang af informationsstyringen bør bekræfte den foreslåede hostingregion og datastrømme i forbindelse med implementeringen. Den bør desuden undersøge kontrolforanstaltninger vedrørende opbevaring og underdatabehandlere samt procedurer for adgang og sletning. Oplysningerne om hosting og datakontrol bør indgå i det dokumentations Physitrack , der leveres til fondens DSPT- og DTAC-gennemgang.

Physitrack figurerer i FDA’s registreringsdatabase for virksomheder, der fremstiller medicinsk udstyr. En registrering hos FDA er ikke det samme som en godkendelse fra FDA, og denne skelnen bør fremgå af udbudsdokumenterne. Physitrack bør ikke beskrives som et medicinsk udstyr, der er registreret i henhold til EU’s MDR. Indkøbere bør anmode om en ajourført lovgivningserklæring, der dækker produktversionen og den tilsigtede anvendelse. Erklæringen bør angive den relevante britiske eller EU-jurisdiktion samt eventuelle gældende amerikanske krav.

For at fuldføre leverandørgodkendelsen bør Trusten gennemgå Physitrack’s aktuelle DTAC-dokumentationspakke og DSPT-holdning samt organisationens dokumentation vedrørende databeskyttelse, klinisk sikkerhed og håndtering af hændelser.

De kliniske ledere i jeres sundhedsforvaltning bør tildele ansvaret for programskabeloner og tilladelser til udskrivning af recept. De bør fastlægge, hvordan personalet skal anvende resultatmålinger og indhente patientens samtykke. De kliniske ledere bør desuden fastlægge eskaleringsprocedurer. Physitrack leverer softwaren til træningsrecepter og patientinddragelse, mens sundhedsforvaltningen fortsat har ansvaret for de kliniske beslutninger og den lokale styring.

Hvordan » Physitrack « passer ind i de eksisterende NHS-systemer og elektroniske patientjournaler (EHR)

Physitrack udvider en trusts eksisterende kliniske miljø i stedet for at erstatte dens elektroniske patientjournal (EHR). Systemet tilbyder levering af hjemmeøvelsesprogrammer, terapeutisk fjernovervågning, PROM’er, telemedicin og funktioner til patientinddragelse. Patienterne bruger PhysiApp til at modtage programmer og rapportere, når de har gennemført dem. De kan også registrere smerter eller vanskeligheder og kommunikere med deres behandlingsteam.

Physitrack understøtter integration med Epic, men hver enkelt trust skal bekræfte den nødvendige grænseflade under den tekniske kortlægning. De digitale ledere dokumenterer klinikernes adgang, patientmatchning og hvilke oplysninger der udveksles mellem platformene, samt fastlægger, om dataene returneres automatisk til EHR eller kræver en eksport.

Physitrack tilbyder ikke indbygget klinisk dokumentation. Klinikere kan ikke bruge platformen til SOAP-notater eller registreringer af manuelle muskeltests. Platformen tilbyder heller ikke generel kortlægning af bevægelsesomfang, tidsbestilling eller fakturering. Trustens EHR er fortsat det primære registreringssystem, og Physitrack varetager den ordinerede genoptræning og kontakten mellem de kliniske kontaktpersoner. Platformen indeholder ikke en dedikeret integration til AI-skriveværktøjer.

Tjeklisten for integration bør besvare fire praktiske spørgsmål.

• IT-ansvarlige i Trust IT bør fastlægge godkendelses- og adgangsmetoden.
• Kliniske ejere bør fastlægge, hvilke patientoplysninger Physitrack modtager.
• De ansvarlige for informationsstyring bør kortlægge, hvor data vedrørende program, overholdelse og PROM’er er lagret.
• EHR-ejere bør sikre sig, hvilke oplysninger der sendes tilbage til Epic, og hvordan klinikere kan se dem.

Indkøbskanaler: G-Cloud, Digital Marketplace og adgang til rammeaftaler

De foreliggende oplysninger bekræfter ikke, at der i øjeblikket findes et G-Cloud-udbud eller en Digital Marketplace-liste, og indkøbsansvarlige bør derfor kontrollere indkøbsvejen på Physitrack, inden der fastlægges en tidsplan for godkendelse. Kontakt Physitrack for at få oplysninger om den relevante liste og rammeaftalen. Anmod om de tilhørende kommercielle dokumenter, herunder den aktuelle tjenestebeskrivelse og prislisten, samt afkaldsbetingelserne.

Tilgængeligheden af rammeaftaler kan ændre sig mellem indkøbscyklusser, så en tidligere opførelse på listen er ikke bevis på, at der i øjeblikket er adgang. Hvis en tilgængelig rammeaftale opfylder Trustens krav, følger indkøbet den lokale styrings- og godkendelsesproces for kommercielle aftaler. Hvis ingen gør det, identificerer indkøbsteamet en anden tilladt fremgangsmåde i henhold til Trustens gældende økonomiske retningslinjer.

Inden tildelingen bør fonden kontrollere, at den foreslåede kontrakt stemmer overens med den dokumentation om » Physitrack «, der er gennemgået i forbindelse med DSPT- og DTAC-due diligence-processen. Kontrakten bør fastlægge ansvaret for databehandling samt det krævede integrationsomfang. Kontrakten bør desuden indeholde bestemmelser om licensering og implementeringsstøtte samt ordninger for servicestyring.

En skriftlig anmodning om markedsføringsplan giver Physitrack tilstrækkelige oplysninger til at bekræfte den rette indkøbsløsning. Angiv de påtænkte afdelinger, brugerantal, udrulningsfaser og nødvendige EHR-forbindelser. Indkøbs- og kliniske ansvarlige kan derefter sammenligne den kommercielle løsning med den planlagte implementeringsmodel, inden de godkender udrulningen.

Sådan foregår en udrulning på tværs af flere lokationer eller afdelinger

En trinvis implementering giver jeres Trust mulighed for at afprøve sin driftsmodel, inden » Physitrack « udvides til flere tjenester. Jeres Trust kan starte med én afdeling og afklare forholdene vedrørende informationsstyring og integration. Derefter kan den tilføje yderligere afdelinger i henhold til en aftalt udvidelsesplan.

Hver deltagende afdeling fastlægger den kliniske anvendelse inden lanceringen. De kliniske ansvarlige vælger indholdet til de godkendte hjemmeøvelsesprogrammer og resultatmålene, og hospitalet fastlægger personalets adgangsrettigheder, procedurerne for patienttilmelding samt de lokale ansvarsområder for support.

I en første fase bør det afprøves, hvordan Physitrack fungerer sammen med det eksisterende elektroniske patientjournalsystem og de eksisterende henvisningsforløb. Platformen håndterer hjemmetræningsprogrammer og patientinddragelse, herunder fjernovervågning, uden at erstatte den kliniske journal. Uddannelsen af personalet kan derefter fokusere på at udarbejde træningsprogrammer og gennemgå patientrapporterede data inden for de etablerede arbejdsgange.

De rapporterede implementeringer på Royal Free London samt i Mersey og West Lancashire viser, at systemet anvendes på tværs af afdelinger med forskellige kliniske funktioner. Dette beviser dog ikke i sig selv, at disse afdelinger blev sat i drift i etaper. Indkøbere, der planlægger en etaperet udrulning, bør indhente oplysninger fra disse referencer om iværksættelsesrækkefølge, fælles konfiguration, uddannelse og styring, inden de bruger deres erfaringer som model.

Den kliniske ledelse forbliver hos hospitalet under hele implementeringen. Hospitalets klinikere beslutter, hvilke programmer der passer til de enkelte behandlingsforløb, og hvordan patientdataene skal indgå i behandlingen. Ansvarlige for indkøb og informationsstyring har fortsat ansvaret for leverandørkontrol, adgangskontrol og periodiske gennemgange. Jeres hospital kan administrere licenser centralt, mens de enkelte afdelinger bevarer kontrollen over de kliniske beslutninger.

Physitrack Ud over det offentlige sundhedsvæsen (NHS): brug af private udbydere

Physitrack rapporter om anvendelse hos private sundhedsudbydere i Storbritannien, herunder Bupa, Nuffield Health og Circle Health Group. Disse henvisninger viser, at løsningen er taget i brug uden for NHS, men de beviser ikke, at den er egnet til en bestemt trusts krav til styring, integration eller kliniske forhold.

Physitrack mod Rehab Guru i forbindelse med NHS’ indkøb

NHS-indkøbere bør sammenligne produkternes tilsigtede anvendelsesområde, dokumentation for brug i NHS samt kompatibilitet med det eksisterende elektroniske patientjournalsystem, før de sammenligner antallet af funktioner. Baseret på den dokumentation, der er opsummeret nedenfor, er » Physitrack « velegnet til bred eller trinvis implementering på tværs af flere afdelinger, mens »Rehab Guru« er velegnet til mere afgrænsede behov inden for hjemmetræningsprogrammer og klinikadministration.

Indkøbsansvarlige bør vurdere både de operationelle rammer og funktionsoversigten. Rehab Guru kan dække enklere kliniske arbejdsgange i ét system. Physitrack Det kan integreres med eksisterende EHR-systemer, herunder Epic, og tilføjer træningsprogrammer og fjernovervågning uden at erstatte den kliniske dokumentation. Det understøtter også PROM'er og patientinddragelse.

Næste skridt for indkøbs- og kliniske tjenesteansvarlige

Overvej at inddrage de ansvarlige for indkøb og klinisk levering i én samlet gennemgang sammen med Physitrack. Inddrag de ansvarlige for informationsstyring og IT. Bed Physitrack om de aktuelle adgangsoplysninger til rammeværket. Anmod om DSPT- og DTAC-dokumentation samt dokumentation vedrørende GDPR og hosting. Physitrack bør også fremlægge ISO-certifikater og relevant materiale vedrørende datastrømme.

Anmod om en Trust-specifik drøftelse af de nødvendige Epic- eller andre systemforbindelser samt afdelingens licenser. Drøft også implementeringsstøtte og den trinvise udrulningsplan i samme drøftelse. Dokumentet » Physitrack « bør angive, hvem der har ansvaret for de enkelte opgaver – Trusten, leverandøren eller begge parter.

Inden du udvælger Physitrack, bør du anmode om aktuelle referencer fra NHS-tjenester, der svarer til de foreslåede afdelinger, integrationskravene og implementeringsomfanget, og derefter verificere de relevante due diligence-oplysninger direkte hos disse kontakter.

Ofte stillede spørgsmål

Hvem har ansvaret for at forny indsendelsen af DSPT?

DSPT kræver en årlig selvvurdering fra leverandørerne. » Physitrack « varetager sin egen indberetning, mens de enkelte Trusts fortsat er ansvarlige for deres organisatoriske forpligtelser i henhold til DSPT. Indkøbsansvarlige bør i forbindelse med due diligence anmode om oplysninger om den aktuelle status for indberetningen samt den tilhørende dokumentation.

Hvor opbevarer Physitrack patientdata fra NHS?

En hostingregion er det geografiske område, hvor patientdata lagres og behandles; den er med til at fastlægge den gældende jurisdiktion og de relevante sikkerhedsforanstaltninger. Physitrack tilbyder hosting i EU og bør dokumentere den foreslåede region, dataoverførsler, opbevaringsperioder og underdatabehandlere. At få bekræftet disse oplysninger inden kontraktgodkendelsen hjælper Trust med at vurdere overholdelsen af GDPR og styre risiciene ved international dataoverførsel.

Er » Physitrack « en erstatning for den eksisterende kliniske dokumentation?

Klinisk dokumentation er den formelle patientjournal, der indeholder kliniske notater, vurderinger og relaterede oplysninger om behandlingen. » Physitrack « erstatter ikke denne journal, men supplerer elektroniske patientjournaler (EHR) som f.eks. Epic med HEP, RTM, PROMs, telemedicin og patientkommunikation. Denne adskillelse gør det muligt for Trust at beholde sin EHR som det primære registreringssystem, samtidig med at man anvender » Physitrack « til gennemførelse af rehabilitering og patientinddragelse.

Hvordan fungerer licensering på tværs af flere afdelinger?

Afdelingsdækkende licensering fastlægger, hvilke brugere, tjenester, lokationer og administrative roller en kontrakt omfatter. Physitrack kan administrere licenser og medarbejderkonti centralt via PT Direct, mens afdelingsadministratorerne bevarer den operationelle kontrol. Et trust-specifikt tilbud, der dækker tildeling, udvidelsesbetingelser, support og kontoadministration, hjælper indkøbere med at forudsige omkostningerne og fordele ansvarsområderne inden implementeringen.