Physitrack NHS-sairaanhoitopiireille: Digitaalisen kuntoutuksen hankintaopas

PhysitrackSen sertifikaatit, raportoidut NHS-käyttöönotot ja Epic-integraatio tekevät siitä sopivan vaihtoehdon moniosastoisille kuntoutuspalveluille, mutta ostajien on silti tarkistettava sen nykyiset laadunvarmistustodisteet, hankintamahdollisuudet, järjestelmärajapinnat ja sopimuksen laajuus.

• Ostajien tulisi tarkistaa voimassa oleva DSPT-hakemus, DTAC-todistusaineisto, GDPR-valvontatoimenpiteet sekä ISO 27001 -sertifiointi.
• Physitrack integroituu sähköisiin potilaskertomuksiin, kuten Epic-järjestelmään. Se tarjoaa kotiharjoitusohjelman (HEP) ja etäterapeuttisen seurannan (RTM) toiminnot korvaamatta kliinistä dokumentointia. Se tukee myös potilaan raportoimia tuloksia (PROM) ja potilaan osallistumista hoitoon.
• Hankintavastaavien tulee tarkistaa voimassa oleva G-Cloud- tai Digital Marketplace -käyttöoikeus, tarjouserän tila, hinnoittelu ja tilausehdot suoraan osoitteesta Physitrack.
• Physitrack raportoi käyttöönotoista akuuttihoidon, yhteisöhoidon, tuki- ja liikuntaelimistön hoidon, lastenlääketieteen, työterveydenhuollon ja perusterveydenhuollon palveluissa useissa nimetyissä terveydenhuoltolaitoksissa.
• Hankintavastaavat voivat hyödyntää Physitrack-sivuston ISO 13485 -sertifikaattia ja eri osastoilla toteutettuja käyttöönottotapauksia arvioidessaan kliinistä hallintoa ja suunnitellessaan vaiheittaista käyttöönottoa.

Physitrack kertoo myös tarjoavansa palveluja brittiläisille yksityisille terveydenhuollon palveluntarjoajille, kuten Bupalle, Nuffield Healthille ja Circle Health Groupille.

Mitä NHS-sairaanhoitopiirien on tarkistettava ennen kuntoutusohjelmiston hankintaa

Tarkista seuraavat viisi seikkaa ennen kuin valitset ehdokaslistan kuntoutusohjelmistojen toimittajista.

• Tietohallinto ja tietosuoja. Varmista toimittajan viimeisin DSPT-ilmoitus, sitä tukeva aineisto, Yhdistyneen kuningaskunnan GDPR-valvontatoimenpiteet, ICO-rekisteröinti, säilytyskäytäntö, pääsynvalvonta sekä poikkeustilanteiden menettelytavat. DSPT toteutetaan vuosittain suoritettavana itsearviointina, ja edellisen tilikauden ilmoitukset on toimitettava viimeistään 30. kesäkuuta. Toimittajaluokka vaikuttaa arvioinnin laajuuteen, ja luokan 2 toimittajilta vaaditaan ulkoinen tarkastus.
• DTAC-todisteet. Pyydä ajantasainen DTAC-todistepaketti, joka kattaa kliinisen turvallisuuden, tietosuojan, teknisen turvallisuuden, yhteentoimivuuden ja esteettömyyden. DTAC on arviointikehys, ei sertifiointi. Sen tietosuojaosa edellyttää todisteita GDPR- ja DSPT-vaatimusten noudattamisesta, joten hankintavastaavien tulisi käydä nämä materiaalit läpi yhdessä.
• Yhteentoimivuus ja järjestelmän rajat. Selvitä, mihin sähköisiin potilaskertomusjärjestelmiin, tunnistusjärjestelmiin, raportointijärjestelmiin ja potilasviestintäjärjestelmiin tuote kytkeytyy. Varmista, mitä tietoja siirretään järjestelmien välillä, kuka hallinnoi kutakin potilastietuetta ja täydentääkö ohjelmisto olemassa olevaa kliinistä dokumentaatiota vai onko se sen kanssa päällekkäistä.
• Hankintakanava ja kaupallinen laajuus. Tarkista tuotteen nykyinen saatavuus G-Cloudin, Digital Marketplacen, jonkin muun hyväksytyn hankintakehyksen tai paikallisen hankintakanavan kautta. Tutustu tilausehtoihin, hinnoitteluperusteisiin, käyttöönottokustannuksiin, sopimuksen kestoon, tukijärjestelyihin ja irtisanomisehtoihin ennen hankintakanavan valitsemista.
• Käyttöönotto ja kliininen hallinto. Pyydä näyttöä järjestelmän aktiivisesta käytöstä vastaavissa NHS-palveluissa ja useilla osastoilla. Määritä kliinisen turvallisuuden vastuu, paikalliset konfiguraation hallintatoimenpiteet, tulosten raportointi, esteettömyystestaus, henkilöstön koulutus, käyttöönoton vastuut sekä sisältö- tai tuotemuutosten tarkastusprosessi.

NHS:n käyttöönotto akuuttihoidon, avohoidon, tuki- ja liikuntaelimistön hoidon, lastenlääketieteen, työterveydenhuollon ja perusterveydenhuollon aloilla

Physitrack raportoi NHS:n käyttöönottoista akuuttihoidon sairaaloissa, yhteisöpalveluissa, tuki- ja liikuntaelimistön hoidossa, lastenlääketieteessä, työterveyshuollossa ja perusterveydenhuollossa. Käyttöönottotiedot kattavat suuret opetussairaalakonsernit sekä useilla osastoilla toimivat palvelut.

Akuuttihoito ja erikoissairaanhoito. Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust käyttää Physitrack -palvelua pääkäyttäjätilinsä kautta sekä lasten reumatologian ja kroonisen kivun hoidon yksiköissään. Myös Royal Bromptonin ja Harefieldin sairaalat käyttävät kyseistä alustaa. Muita akuuttihoidon yksiköitä ovat Newcastle upon Tyne Hospitals NHS Foundation Trust ja Halton General Hospital. Barking, Havering and Redbridge University Hospitals NHS Trust sekä Epsom and St Helier University Hospitals NHS Trust käyttävät myös Physitrack-palvelua, ja käyttöönottojen joukossa on myös Mile End Hospital. Newcastlen käyttöönotto ulottuu myös sen Institute of Human Genetics -instituuttiin.

Yhteisö- ja tuki- ja liikuntaelimistön palvelut. Mersey Care NHS Foundation Trust käyttää Physitrack -palvelua tuki- ja liikuntaelimistön tiimissään sekä Knowsleyn yhteisöterapiatiimissä. Royal Free London NHS Foundation Trust hyödyntää alustaa aikuisten yhteisöterapioissa ja yksityispotilasyksikössään. Oxleas NHS Foundation Trust käyttää sitä fysioterapiassa ja aikuisten oppimisvaikeuksista kärsivien potilaiden palveluissa.

Lastentautien ja monimutkaisen hoidon ala. Lastentautien alalla toimintaan kuuluvat Guy’s and St Thomas’ -sairaalan erikoishoitopalvelut sekä Mersey and West Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust -sairaanhoitopiirin lastenpalvelut. Mersey and West Lancashire -sairaanhoitopiiri hyödyntää myös Ormskirkissä sijaitsevaa Physitrack -järjestelmää ortopedian sekä akuutti- ja tehohoidon aloilla, ja järjestelmä kattaa eri potilasryhmille suunnatut palvelut ja kliiniset työnkulut.

Työterveys ja perusterveydenhuolto. Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust käyttää ” Physitrack ” -ohjelmaa työterveys- ja hyvinvointitoiminnassaan. Raportoituja perusterveydenhuollon toimintayksiköitä ovat muun muassa North Arden Primary Care Network ja Liverpool John Moores University Primary Care Network.

Royal Free London sekä Mersey ja West Lancashire ovat selkeimmät raportoidut esimerkit ” Physitrack ” -mallin käytöstä useissa eri palveluissa yhden terveydenhuoltosäätiön sisällä. Mainitut osastot edustavat kliinistä monimuotoisuutta, mutta luettelo itsessään ei kerro niiden hallinto-, raportointi- tai käyttöönottojärjestelyistä. Hankintavastaavien tulisi varmistaa kunkin esimerkin nykyinen soveltamisala ja pyytää asiaankuuluvia yhteystietoja arvioidessaan vastaavaa moniosastoista käyttöönottoa.

Vaatimustenmukaisuus ja kliinisen hallinnon pätevyydet

PhysitrackISO 27001- ja ISO 13485 -sertifikaatit tukevat due diligence -prosessia, mutta eivät kata sitä kokonaan. ISO 27001 koskee tietoturvariskien hallintaa, kun taas ISO 13485 koskee lääkinnällisten laitteiden laadunhallintaprosesseja. Hankintavastaavien tulisi pyytää voimassa olevat sertifikaatit ja tarkistaa oikeushenkilö sekä sertifioinnin laajuus. Heidän tulisi myös tarkistaa sertifikaatin myöntäjä ja voimassaoloajat.

Physitrack tukee GDPR-vaatimusten noudattamista ja tarjoaa tietojen säilytyspalveluita EU:ssa. Tietohallinnon arvioinnissa tulisi vahvistaa käyttöönottoa varten ehdotettu palvelualue ja tietovirrat. Siinä tulisi myös tarkastella tietojen säilytyskäytäntöjä ja alihankkijoita sekä tietojen käyttö- ja poistomenettelyjä. Palvelualueen ja tietojen hallintaa koskevien yksityiskohtien tulisi sisältyä todistusaineisto Physitrack in toimittamaan aineistoon säätiön DSPT- ja DTAC-tarkastusta varten.

Physitrack tuote esiintyy FDA:n lääkinnällisten laitteiden valmistajien rekisteritietokannassa. FDA:n valmistajarekisteröinti ei tarkoita FDA:n hyväksyntää, ja hankinta-asiakirjoissa tulisi huomioida tämä ero. Tuotetta Physitrack ei tule kuvata EU:n MDR-rekisteröitynä lääkinnällisenä laitteena. Ostajien tulisi pyytää ajantasainen sääntelylausunto, joka kattaa tuotteen version ja käyttötarkoituksen. Lausunnossa tulisi mainita asiaankuuluva Yhdistyneen kuningaskunnan tai EU:n lainkäyttöalue sekä mahdolliset sovellettavat Yhdysvaltojen vaatimukset.

Toimittajien luotettavuuden varmistamiseksi Trustin tulisi tutustua Physitrack-sivuston nykyiseen DTAC-todistusaineistoon ja DSPT-kantaansa sekä sen tietosuojaa, kliinistä turvallisuutta ja poikkeustilanteiden hallintaa koskevaan dokumentaatioon.

Sairaanhoitopiirin kliinisten johtajien tulisi määrittää vastuut ohjelmamalleista ja lääkemääräysoikeuksista. Heidän tulisi määritellä, miten henkilökunta käyttää tulosmittareita ja hankkii potilaiden suostumuksen. Kliinisten johtajien tulisi myös laatia eskalointimenettelyt. Physitrack toimittaa liikuntamääräys- ja potilasosallistamisohjelmiston, kun taas sairaanhoitopiiri vastaa edelleen kliinisistä päätöksistä ja paikallisesta hallinnosta.

Miten Physitrack -järjestelmä sopii yhteen olemassa olevien NHS-järjestelmien ja sähköisten potilaskertomusten kanssa

Physitrack laajentaa säätiön nykyistä kliinistä ympäristöä sen sijaan, että se korvaisi sen sähköisen potilaskertomuksen. Se tarjoaa kotiharjoitusohjelmien toimittamisen, etäterapeuttisen seurannan, potilaan raportoimat tulokset (PROMs), etäterveydenhuollon sekä potilaan osallistumista edistäviä toimintoja. Potilaat käyttävät PhysiApp -sivustoa ohjelmien vastaanottamiseen ja suoritusten raportoimiseen. He voivat myös kirjata kipua tai vaikeuksia sekä olla yhteydessä hoitotiimiinsä.

Physitrack tukee integrointia Epic-järjestelmään, mutta kunkin sairaanhoitopiirin on vahvistettava tarvittava rajapinta teknisen kartoituksen yhteydessä. Digitaaliset vastuuhenkilöt dokumentoivat hoitohenkilökunnan käyttöoikeudet, potilaiden tunnistamisen sekä sen, mitä tietoja siirretään alustojen välillä, ja selvittävät, palautuvatko tiedot automaattisesti sähköiseen potilaskertomukseen (EHR) vai vaaditaanko niiden vientiä.

Physitrack ei tarjoa natiivia kliinisen dokumentaation toiminnallisuutta. Hoitohenkilökunta ei voi käyttää alustaa SOAP-muistiinpanojen tai manuaalisten lihastestien kirjaamiseen. Alusta ei myöskään tarjoa yleistä liikelaajuuden kartoitusta, ajanvarausominaisuutta tai laskutusominaisuutta. Säätiön sähköinen potilaskertomus (EHR) on edelleen virallinen kirjaamisjärjestelmä, ja Physitrack hoitaa määrättyjen kuntoutusohjelmien hallinnan sekä yhteydenpidon kliinisten yhteyshenkilöiden välillä. Alustaan ei sisälly erillistä integrointia tekoälypohjaisille kirjaustyökaluille.

Integroinnin tarkistuslistan tulisi vastata neljään käytännön kysymykseen.

• IT-vastuuhenkilöiden tulisi määrittää tunnistautumis- ja pääsytapa.
• Klinikoiden omistajien tulisi määritellä, mitä potilastietoja Physitrack saa.
• Tietohallinnon vastuuhenkilöiden tulisi kartoittaa, missä ohjelma-, hoitomyöntyvyys- ja PROM-tiedot sijaitsevat.
• Sähköisten potilaskertomusten omistajien tulisi varmistaa, mitkä tiedot lähetetään Epic-järjestelmään ja miten hoitohenkilökunta voi tarkastella niitä.

Hankintakanavat: G-Cloud, Digital Marketplace ja puitesopimusten käyttö

Käytettävissä olevat tiedot eivät vahvista, että kyseessä olisi tällä hetkellä voimassa oleva G-Cloud-tarjouskierros tai Digital Marketplace -listaus, joten hankintavastaavien tulisi tarkistaa Physitrack-sivuston hankintareitti ennen hyväksymisaikataulun vahvistamista. Pyydä osoitteesta Physitrack sovellettavia listausyksityiskohtia ja puitesopimusta. Pyydä myös tarvittavat kaupalliset asiakirjat, mukaan lukien voimassa oleva palvelukuvaus ja hinnoitteluasiakirja sekä tilausehdot.

Puitesopimusten saatavuus voi muuttua hankintakierrosten välillä, joten aikaisempi maininta ei ole osoitus nykyisestä saatavuudesta. Jos saatavilla oleva puitesopimus täyttää säätiön vaatimukset, hankinta toteutetaan paikallisen hallinto- ja kaupallisen hyväksymisprosessin mukaisesti. Jos mikään puitesopimus ei täytä vaatimuksia, hankintatiimi etsii toisen sallitun vaihtoehdon säätiön voimassa olevien talousohjeiden mukaisesti.

Ennen sopimuksen myöntämistä rahaston tulisi tarkistaa, että ehdotettu sopimus vastaa DSPT- ja DTAC-tarkastusten yhteydessä arvioituja todisteita, jotka koskevat tietosuojavaatimusten noudattamista ( Physitrack ). Sopimuksessa tulisi määritellä tietojenkäsittelyvastuut ja vaadittu integraation laajuus. Sopimuksessa tulisi myös täsmentää lisensointi- ja käyttöönottotuki sekä palvelunhallintajärjestelyt.

Kirjallinen markkinoille tuontipyyntö antaa Physitrack -sivustolle riittävät tiedot sopivan hankintavaihtoehdon vahvistamiseksi. Ilmoita pyynnössä kohdeosastot, käyttäjämäärät, käyttöönottovaiheet ja tarvittavat potilastietojärjestelmäyhteydet. Hankinta- ja kliinisen toiminnan vastuuhenkilöt voivat sitten vertailla kaupallista vaihtoehtoa suunniteltuun käyttöönottomalliin ennen käyttöönoton hyväksymistä.

Miltä usean toimipaikan tai usean osaston laajennus näyttää

Vaiheittainen käyttöönotto antaa terveydenhuoltoyksiköllenne mahdollisuuden testata toimintamalliaan ennen kuin ” Physitrack ” -palvelua laajennetaan kattamaan useampia palveluita. Terveydenhuoltoyksikkönne voi aloittaa yhdestä osastosta ja varmistaa tietohallinnon sekä integraatiojärjestelyjen toimivuuden. Sen jälkeen se voi lisätä osastoja sovitun laajennussuunnitelman mukaisesti.

Jokainen mukana oleva yksikkö määrittelee palvelun kliinisen käytön ennen sen käyttöönottoa. Kliiniset vastuuhenkilöt valitsevat hyväksytyn kotiharjoitusohjelman sisällön ja tulosmittarit, ja sairaanhoitopiiri määrittää henkilöstön käyttöoikeudet, potilaiden rekisteröintiprosessit sekä paikalliset tukivastuut.

Ensimmäisessä vaiheessa tulisi testata, miten Physitrack toimii nykyisen sähköisen potilaskertomuksen (EHR) ja lähetemenettelyjen rinnalla. Alusta hoitaa kotiharjoitusohjelmia ja potilaiden osallistamista, mukaan lukien etäseurannan, korvaamatta kuitenkaan potilaskertomusta. Henkilökunnan koulutuksessa voidaan sitten keskittyä ohjelmien määräämiseen ja potilaiden ilmoittamien tietojen tarkasteluun vakiintuneiden työnkulkujen puitteissa.

Royal Free Londonin sekä Mersey and West Lancashiren sairaaloista raportoidut käyttöönotot osoittavat, että järjestelmää käytetään eri kliinisiä tehtäviä hoitavissa osastoissa. Ne eivät sinänsä todista, että kyseiset osastot olisivat ottaneet järjestelmän käyttöön vaiheittain. Vaiheittaista käyttöönottoa suunnittelevien hankkijoiden tulisi kysyä näiltä viiteorganisaatioilta käyttöönoton järjestyksestä, yhteisestä konfiguraatiosta, koulutuksesta ja hallinnosta ennen kuin he ottavat niiden kokemukset malliksi.

Kliininen johtaminen säilyy terveydenhuoltolaitoksella koko käyttöönoton ajan. Terveydenhuoltolaitoksen kliininen henkilökunta päättää, mitkä ohjelmat sopivat kuhunkin hoitopolkuun ja miten potilastietoja hyödynnetään hoidossa. Hankinta- ja tietohallinnon vastuuhenkilöt vastaavat edelleen toimittajien luotettavuuden varmistamisesta, käyttöoikeuksien hallinnasta ja säännöllisistä tarkistuksista. Terveydenhuoltolaitoksenne voi hallinnoida lisenssejä keskitetysti, samalla kun kukin palveluyksikkö säilyttää päätösvallan kliinisissä päätöksissä.

Physitrack NHS:n ulkopuolella: yksityisten palveluntarjoajien käyttö

Physitrack raporteissa mainitaan, että tuotetta käyttävät brittiläiset yksityiset terveydenhuollon palveluntarjoajat, kuten Bupa, Nuffield Health ja Circle Health Group. Nämä viittaukset osoittavat, että tuotetta käytetään NHS:n ulkopuolella, mutta ne eivät osoita sen sopivuutta tietyn terveydenhuoltolaitoksen hallinto-, integraatio- tai kliinisiin vaatimuksiin.

Physitrack vs. Rehab Guru – NHS:n hankinta

NHS:n hankkijoiden tulisi vertailla tuotteiden suunniteltua käyttöalaa, NHS-käytön näyttöä ja yhteensopivuutta nykyisen sähköisen potilaskertomuksen (EHR) kanssa ennen ominaisuuksien määrän vertailua. Alla yhteenvedettyjen todisteiden perusteella Physitrack soveltuu laajamittaisiin tai vaiheittaisiin moniosastoisiin käyttöönottoihin, kun taas Rehab Guru on suunnattu kapeampiin kotiharjoitusohjelmien ja klinikan hallinnan tarpeisiin.

Hankintavastaavien tulisi arvioida sekä järjestelmän toimintarajat että ominaisuusluettelo. Rehab Guru voi kattaa yksinkertaisemmat klinikan työnkulut yhdellä järjestelmällä. Physitrack Se sopii käytettäväksi olemassa olevan potilastietojärjestelmän, kuten Epicin, rinnalla ja lisää liikuntareseptit sekä etäseurannan korvaamatta kliinistä dokumentointia. Se tukee myös potilaan raportoimia tuloksia (PROM) ja potilaan osallistumista.

Hankinta- ja kliinisten palveluiden vastuuhenkilöiden seuraavat vaiheet

Harkitse hankinnoista ja kliinisen toiminnan toteutuksesta vastaavien henkilöiden kutsumista samaan arviointikokoukseen Physitrack. Ota mukaan tietohallinnon ja IT-vastuuhenkilöt. Pyydä Physitrack -sivustolta sen nykyisen kehysjärjestelmän käyttötiedot. Pyydä DSPT- ja DTAC-todisteet sekä GDPR- ja isännöintidokumentaatio. Physitrack -sivuston tulisi myös toimittaa ISO-sertifikaatit ja asiaankuuluvat tietovirta-asiakirjat.

Pyydä Trust-kohtaista keskustelua tarvittavista Epic- tai muista järjestelmäliitännöistä sekä osastokohtaisista lisensseistä. Käsittele samassa keskustelussa myös käyttöönoton tukea ja vaiheittaista käyttöönottosuunnitelmaa. Asiakirjassa ” Physitrack ” tulisi määritellä kunkin vastuualueen kuuluvan Trustille, toimittajalle tai molemmille.

Ennen kuin valitset ehdokkaiksi Physitrack, pyydä ajantasaisia suosituksia NHS-palveluilta, jotka vastaavat ehdotettuja osastoja, integrointivaatimuksia ja käyttöönoton laajuutta, ja tarkista sitten asiaankuuluvat due diligence -väittämät suoraan kyseisten yhteyshenkilöiden kanssa.

UKK

Kuka vastaa DSPT-hakemuksen uusimisesta?

DSPT edellyttää toimittajilta vuotuista itsearviointia. ” Physitrack ” ylläpitää omaa raporttiaan, kun taas kukin sairaanhoitopiiri vastaa edelleen omista organisaatiotason DSPT-velvoitteistaan. Hankintavastaavien tulisi pyytää tiedot raportin nykyisestä tilasta ja sitä tukevista todisteista due diligence -prosessin yhteydessä.

Missä Physitrack säilyttää NHS:n potilastietoja?

Palvelualue on maantieteellinen sijainti, jossa potilastietoja säilytetään ja käsitellään; sen perusteella määritetään sovellettava lainkäyttöalue ja tietoturvatoimenpiteet. Physitrack tarjoaa EU:n alueella sijaitsevia palvelinratkaisuja, ja sen tulisi dokumentoida ehdotettu palvelualue, tietovirrat, säilytysajat sekä alihankkijat. Näiden tietojen vahvistaminen ennen sopimuksen hyväksymistä auttaa Trustia arvioimaan GDPR-vaatimusten noudattamista ja hallitsemaan kansainvälisiin tiedonsiirtoihin liittyviä riskejä.

Korvaako Physitrack nykyisen potilaskertomuksen?

Kliininen dokumentaatio on virallinen potilaskertomus, joka sisältää kliinisiä muistiinpanoja, arviointeja ja hoitoon liittyvää tietoa. Physitrack ei korvaa kyseistä kertomusta, vaan se täydentää Epic-kaltaisia sähköisiä potilaskertomuksia (EHR) HEP-, RTM- ja PROM-tiedoilla, etäterveydenhuollon palveluilla sekä potilaskommunikaatiolla. Tämän erottelun ansiosta Trust voi säilyttää sähköisen potilaskertomuksensa virallisena rekisterijärjestelmänä ja käyttää samalla Physitrack -palvelua kuntoutuksen toteuttamiseen ja potilaiden sitouttamiseen.

Miten lisensointi toimii useiden osastojen välillä?

Moniosastoinen lisensointi määrittelee, mitkä käyttäjät, palvelut, sivustot ja hallinnolliset roolit sopimus kattaa. Physitrack voi hallinnoida lisenssejä ja henkilöstötilejä keskitetysti PT Directin kautta, samalla kun osastojen järjestelmänvalvojat säilyttävät operatiivisen hallinnan. Trust-kohtainen tarjous, joka kattaa allokoinnin, laajennusehdot, tuen ja tilien hallinnoinnin, auttaa ostajia ennustamaan kustannuksia ja jakamaan vastuut ennen käyttöönottoa.