Physitrack voor NHS Trusts: Handleiding voor de inkoop van digitale revalidatieoplossingen

PhysitrackDankzij de certificeringen, de door de NHS gerapporteerde implementaties en de integratie met Epic komt het systeem in aanmerking voor revalidatiediensten in meerdere afdelingen, maar kopers moeten nog wel de huidige kwaliteitsgaranties, de toegang tot de aanbestedingsprocedure, de systeeminterfaces en de reikwijdte van het contract controleren.

• Kopers dienen de huidige DSPT-aanvraag, het DTAC-bewijsmateriaalpakket, de AVG-maatregelen en de ISO 27001-certificering te controleren.
• Physitrack kan worden geïntegreerd met EPD’s, waaronder Epic. Het voegt functies voor thuisoefenprogramma’s (HEP) en therapeutische monitoring op afstand (RTM) toe, zonder de klinische documentatie te vervangen. Daarnaast ondersteunt het PROM’s en patiëntenbetrokkenheid.
• Inkoopverantwoordelijken dienen de huidige toegang tot G-Cloud of Digital Marketplace, de status van de percelen, de prijzen en de afnamevoorwaarden rechtstreeks te bevestigen via Physitrack.
• Physitrack meldt dat de systemen worden ingezet binnen de acute zorg, de gemeenschapszorg, de musculoskeletale zorg, de pediatrische zorg, de bedrijfsgezondheidszorg en de eerstelijnszorg bij verschillende namentelijk genoemde zorginstellingen.
• Inkoopverantwoordelijken kunnen het ISO 13485-certificaat van Physitracken de referenties inzake implementatie in meerdere afdelingen raadplegen bij het beoordelen van het klinisch bestuur en het plannen van een gefaseerde uitrol.

Physitrack meldt tevens dat het Britse particuliere zorgverleners bedient, waaronder Bupa, Nuffield Health en Circle Health Group.

Wat NHS-trusts moeten controleren voordat ze revalidatiesoftware aanschaffen

Voer de volgende vijf controles uit voordat u een leverancier van revalidatiesoftware op uw shortlist plaatst.

• Informatiebeheer en gegevensbescherming. Controleer of de leverancier zijn huidige DSPT-rapport heeft ingediend, evenals de bijbehorende bewijsstukken, de maatregelen in het kader van de Britse AVG, de registratie bij de ICO, het bewaarbeleid, de toegangscontroles en de procedures bij incidenten. De DSPT is een jaarlijkse zelfbeoordeling, waarbij de rapporten uiterlijk op 30 juni voor het voorgaande boekjaar moeten worden ingediend. De categorie waarin de leverancier is ingedeeld, is bepalend voor de diepgang van de beoordeling; voor leveranciers van categorie 2 is een externe audit vereist.
• DTAC-bewijsstukken. Vraag een actueel DTAC-bewijspakket aan met informatie over klinische veiligheid, gegevensbescherming, technische beveiliging, interoperabiliteit en toegankelijkheid. DTAC is een beoordelingskader en geen certificering. In het onderdeel over gegevensbescherming wordt aangetoond dat aan de AVG en de DSPT wordt voldaan; daarom moeten inkoopverantwoordelijken deze documenten gezamenlijk doornemen.
• Interoperabiliteit en systeemgrenzen. Leg vast met welke systemen voor elektronische patiëntendossiers (EPD), identiteitsbeheer, rapportage en patiëntencommunicatie het product verbinding maakt. Ga na welke gegevens tussen de systemen worden uitgewisseld, wie de zeggenschap heeft over elk dossier en of de software een aanvulling vormt op of een duplicatie is van bestaande klinische documentatie.
• Aankoopkanaal en commerciële reikwijdte. Controleer de huidige beschikbaarheid via G-Cloud, de Digital Marketplace, een ander goedgekeurd raamcontract of een lokaal aankoopkanaal. Bekijk de afnamevoorwaarden, de prijsbasis, de implementatiekosten, de contractduur, de ondersteuningsregelingen en de beëindigingsbepalingen voordat u een kanaal kiest.
• Implementatie en klinisch beheer. Vraag om bewijs dat het systeem daadwerkelijk in gebruik is bij vergelijkbare NHS-diensten en op meerdere afdelingen. Leg vast wie verantwoordelijk is voor de klinische veiligheid, de lokale configuratiebeheersmaatregelen, de rapportage van resultaten, het testen van de toegankelijkheid, de opleiding van het personeel, de verantwoordelijkheden bij de uitrol en de procedure voor het beoordelen van wijzigingen in de inhoud of het product.

Inzet van de NHS in de acute zorg, de gemeenschapszorg, de musculoskeletale zorg, de kindergeneeskunde, de bedrijfsgezondheidszorg en de eerstelijnszorg

Physitrack geeft een overzicht van de inzet van NHS-personeel in acute ziekenhuizen, gemeenschapsdiensten, musculoskeletale zorg, kindergeneeskunde, bedrijfsgezondheidszorg en eerstelijnszorg. Het overzicht omvat onder meer grote academische ziekenhuisstichtingen en diensten die in meerdere afdelingen actief zijn.

Acute en gespecialiseerde zorg. De Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust maakt gebruik van Physitrack via zijn hoofdaccount en via de afdelingen Kinderreumatologie en Chronische Pijn. Ook de Royal Brompton- en Harefield-ziekenhuizen maken gebruik van het platform. Andere instellingen voor acute zorg zijn onder meer de Newcastle upon Tyne Hospitals NHS Foundation Trust en het Halton General Hospital. Ook de Barking, Havering and Redbridge University Hospitals NHS Trust en de Epsom and St Helier University Hospitals NHS Trust maken gebruik van Physitrack, terwijl het Mile End Hospital eveneens tot de implementatielijst behoort. In Newcastle strekt de implementatie zich uit tot het Institute of Human Genetics.

Gemeenschaps- en MSK-diensten. De Mersey Care NHS Foundation Trust maakt gebruik van Physitrack binnen zijn MSK-team en het Knowsley Community Therapy Team. De Royal Free London NHS Foundation Trust zet het platform in bij de gemeenschapstherapieën voor volwassenen en binnen zijn afdeling voor particuliere patiënten. De Oxleas NHS Foundation Trust gebruikt het bij fysiotherapie en bij diensten voor volwassenen met een verstandelijke beperking.

Kindergeneeskunde en complexe zorg. Het pediatrische aanbod omvat de gespecialiseerde dienst bij Guy’s and St Thomas’ en de kindergeneeskundige diensten binnen de Mersey and West Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust. Mersey and West Lancashire maakt ook gebruik van de ‘ Physitrack ’ in Ormskirk voor orthopedie en acute en intensieve zorg, waarmee diensten voor verschillende patiëntengroepen en klinische werkprocessen worden gedekt.

Bedrijfsgezondheidszorg en eerstelijnszorg. De Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust maakt binnen de afdeling Bedrijfsgezondheidszorg en Welzijn gebruik van het programma ‘ Physitrack ’. Tot de gemelde eerstelijnszorginstellingen behoren het North Arden Primary Care Network en het Liverpool John Moores University Primary Care Network.

Royal Free London en Mersey and West Lancashire zijn de duidelijkste voorbeelden van het gebruik van „ Physitrack ” binnen meerdere afdelingen van één ziekenhuisgroep. De genoemde afdelingen laten een grote klinische diversiteit zien, maar de lijst op zich geeft geen inzicht in de regelingen op het gebied van bestuur, rapportage of implementatie. Inkoopverantwoordelijken dienen de huidige reikwijdte van elke referentie te verifiëren en relevante contactpersonen op te vragen bij het beoordelen van een vergelijkbare implementatie in meerdere afdelingen.

Referenties op het gebied van naleving en klinisch bestuur

PhysitrackDe ISO 27001- en ISO 13485-certificeringen ondersteunen de zorgvuldigheidsplicht, maar vormen daar geen volledige afwerking van. ISO 27001 heeft betrekking op het beheer van informatiebeveiligingsrisico’s, terwijl ISO 13485 betrekking heeft op de kwaliteitsbeheerprocessen die worden toegepast voor medische hulpmiddelen. Inkoopverantwoordelijken dienen actuele certificaten op te vragen en de rechtspersoon en het toepassingsgebied van de certificering te verifiëren. Ook moeten zij de certificerende instantie en de vervaldata controleren.

Physitrack ondersteunt naleving van de AVG en biedt gegevenshosting binnen de EU. Uit uw beoordeling van het informatiebeheer moet blijken welke hostingregio en welke gegevensstromen voor de implementatie zijn voorgesteld. Daarnaast moeten de bewaartermijnen en subverwerkers worden onderzocht, evenals de procedures voor toegang en verwijdering. De details over de hosting en het gegevensbeheer moeten deel uitmaken van de bewijsstukken die de ‘ Physitrack ’ aanlevert voor de DSPT- en DTAC-beoordeling van de Trust.

Physitrack is opgenomen in de registratiedatabase voor fabrikanten van medische hulpmiddelen van de FDA. Registratie bij de FDA houdt geen goedkeuring door de FDA in, en in aanbestedingsdocumenten moet dit onderscheid duidelijk worden gemaakt. Physitrack mag niet worden omschreven als een medisch hulpmiddel dat is geregistreerd volgens de EU-MDR. Kopers dienen te vragen om een actuele verklaring inzake de regelgeving die betrekking heeft op de productversie en het beoogde gebruik. In deze verklaring moeten de relevante Britse of EU-regelgeving en eventuele toepasselijke Amerikaanse vereisten worden vermeld.

Om de leverancierscontrole te voltooien, dient de Trust het huidige DTAC-bewijsmateriaalpakket en het DSPT-standpunt van Physitrackte beoordelen, evenals de documentatie op het gebied van gegevensbescherming, klinische veiligheid en incidentbeheer.

De klinische leidinggevenden van uw Trust moeten de verantwoordelijkheid voor programmasjablonen en voorschrijfbevoegdheden toewijzen. Zij moeten vastleggen hoe het personeel uitkomstmaten gebruikt en toestemming van patiënten verkrijgt. Daarnaast moeten de klinische leidinggevenden escalatieprocedures vaststellen. Physitrack levert de software voor bewegingsvoorschriften en patiëntenbetrokkenheid, terwijl de Trust verantwoordelijk blijft voor klinische beslissingen en het lokale bestuur.

Hoe ‘ Physitrack ’ aansluit bij bestaande NHS-systemen en EPD’s

Physitrack vormt een uitbreiding van de bestaande klinische omgeving van een zorginstelling, in plaats van het EPD te vervangen. Het biedt functies voor het aanbieden van thuisoefenprogramma’s, therapeutische monitoring op afstand, PROMs, telezorg en patiëntbetrokkenheid. Patiënten gebruiken PhysiApp om programma’s te ontvangen en de voltooiing ervan te melden. Ze kunnen ook pijn of moeilijkheden registreren en communiceren met hun zorgteam.

Physitrack ondersteunt integratie met Epic, maar elke trust moet tijdens de technische verkenning aangeven welke interface nodig is. Digitale documenten leggen vast welke toegang zorgverleners hebben, hoe patiënten worden gekoppeld en welke informatie tussen de platforms wordt uitgewisseld, en geven aan of gegevens automatisch worden teruggestuurd naar het EPD of dat er een export nodig is.

Physitrack biedt geen ingebouwde functies voor klinische documentatie. Clinici kunnen het platform niet gebruiken voor SOAP-notities of verslagen van handmatige spiertesten. Het platform biedt evenmin mogelijkheden voor het in kaart brengen van het algemene bewegingsbereik, het plannen van afspraken of facturering. Het EPD van de stichting blijft het officiële registratiesysteem, en Physitrack regelt de voorgeschreven revalidatie en de communicatie tussen klinische contactpersonen. Het platform bevat geen specifieke integratie voor AI-notuleringstools.

De integratiechecklist moet vier praktische vragen beantwoorden.

• De IT-verantwoordelijken van Trust IT moeten de authenticatie- en toegangsmethode vaststellen.
• Klinische eigenaren moeten vastleggen welke patiëntgegevens de Physitrack ontvangt.
• De verantwoordelijken voor informatiebeheer moeten in kaart brengen waar de gegevens over het programma, de therapietrouw en de PROM’s zich bevinden.
• EHR-eigenaren moeten nagaan welke informatie naar Epic wordt teruggestuurd en hoe zorgverleners deze kunnen inzien.

Inkoopkanalen: G-Cloud, de Digital Marketplace en toegang tot raamovereenkomsten

Uit de beschikbare informatie blijkt niet dat er momenteel een G-Cloud-pakket of een vermelding op de Digital Marketplace bestaat. Aankoopverantwoordelijken dienen daarom de aankoopprocedure op Physitrackte controleren alvorens een goedkeuringsschema vast te stellen. Neem contact op met Physitrack voor de relevante vermeldingsgegevens en de raamovereenkomst. Vraag de ondersteunende commerciële documenten op, waaronder de actuele dienstbeschrijving en het prijsdocument, samen met de afnamevoorwaarden.

De beschikbaarheid van raamovereenkomsten kan tussen aanbestedingscycli veranderen, dus het feit dat een raamovereenkomst eerder is vermeld, betekent niet dat deze momenteel beschikbaar is. Als een beschikbare raamovereenkomst voldoet aan de eisen van de Trust, verloopt de aanbesteding volgens het lokale bestuurs- en commerciële goedkeuringsproces. Als er geen geschikte raamovereenkomst is, zoekt het aanbestedingsteam naar een andere toegestane procedure op grond van de vaste financiële instructies van de Trust.

Alvorens de opdracht te gunnen, dient de stichting te controleren of het voorgestelde contract overeenkomt met de gegevens uit het „ Physitrack ” die tijdens de due diligence-procedures van DSPT en DTAC zijn beoordeeld. In het contract moeten de verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensverwerking en de vereiste integratieomvang worden vastgelegd. Daarnaast moet het contract bepalingen bevatten inzake licenties en implementatieondersteuning, evenals afspraken over het servicemanagement.

Een schriftelijk verzoek voor marktintroductie biedt Physitrack voldoende informatie om de juiste aankoopoptie te bevestigen. Vermeld daarbij de beoogde afdelingen, het aantal gebruikers, de implementatiefasen en de vereiste EHR-koppelingen. De verantwoordelijken voor inkoop en klinische zaken kunnen vervolgens de commerciële route vergelijken met het geplande implementatiemodel alvorens de uitrol goed te keuren.

Hoe een uitrol over meerdere locaties of afdelingen eruitziet

Door een gefaseerde uitrol kan uw Trust zijn bedrijfsmodel testen voordat ‘ Physitrack ’ naar meer diensten wordt uitgebreid. Uw Trust kan beginnen met één afdeling en de regelingen op het gebied van informatiebeheer en integratie toetsen. Vervolgens kan het afdelingen toevoegen volgens een overeengekomen uitbreidingsplan.

Elke deelnemende dienst bepaalt vóór de lancering hoe het programma in de klinische praktijk zal worden ingezet. Klinische coördinatoren kiezen de goedgekeurde inhoud van het thuisoefenprogramma en de uitkomstmaten, en de Trust stelt de bevoegdheden van het personeel, de procedures voor de inschrijving van patiënten en de lokale ondersteuningsverantwoordelijkheden vast.

In een eerste fase moet worden getest hoe Physitrack functioneert naast het bestaande EPD en de bestaande doorverwijzingsroutes. Het platform verzorgt thuisoefenprogramma’s en patiëntbetrokkenheid, inclusief monitoring op afstand, zonder het klinisch dossier te vervangen. De opleiding van het personeel kan zich vervolgens richten op het voorschrijven van programma’s en het beoordelen van door patiënten gerapporteerde gegevens binnen de bestaande werkprocessen.

Uit de gemelde implementaties bij het Royal Free London en Mersey and West Lancashire blijkt dat het systeem in verschillende afdelingen met uiteenlopende klinische functies wordt gebruikt. Dit bewijst op zich nog niet dat die afdelingen in fasen zijn opgestart. Inkopers die een gefaseerde uitrol plannen, moeten bij deze referentieklanten navragen hoe de opstartvolgorde, de gemeenschappelijke configuratie, de training en het beheer zijn verlopen, voordat ze hun ervaring als voorbeeld nemen.

De klinische zeggenschap blijft tijdens de gehele implementatie bij de zorginstelling berusten. De clinici van de zorginstelling bepalen welke programma’s bij elk zorgtraject passen en hoe patiëntgegevens de zorg ondersteunen. De verantwoordelijken voor inkoop en informatiebeheer blijven verantwoordelijk voor de controle van leveranciers, toegangscontroles en periodieke evaluaties. Uw zorginstelling kan licenties centraal beheren, terwijl elke afdeling de zeggenschap over klinische beslissingen behoudt.

Physitrack buiten de NHS: gebruik van particuliere zorgverleners

Physitrack Er wordt melding gemaakt van het gebruik door particuliere zorgverleners in het Verenigd Koninkrijk, waaronder Bupa, Nuffield Health en Circle Health Group. Deze verwijzingen tonen aan dat het systeem buiten de NHS wordt toegepast, maar ze bewijzen niet dat het geschikt is voor de bestuurs-, integratie- of klinische vereisten van een specifieke Trust.

Physitrack vs Rehab Guru in het kader van een aanbesteding van de NHS

Inkopers van de NHS dienen het beoogde toepassingsgebied van de producten, de aantoonbare ervaring met gebruik binnen de NHS en de compatibiliteit met het bestaande EPD te vergelijken, alvorens de functies van de producten te vergelijken. Op basis van de hieronder samengevatte informatie is ‘ Physitrack ’ geschikt voor brede of gefaseerde implementaties in meerdere afdelingen, terwijl ‘Rehab Guru’ is afgestemd op meer specifieke behoeften op het gebied van thuisoefenprogramma’s en kliniekbeheer.

Inkoopverantwoordelijken moeten zowel de operationele grenzen als de lijst met functies beoordelen. Rehab Guru kan eenvoudigere klinische werkprocessen in één systeem afdekken. Physitrack Het kan naast een bestaand EPD, waaronder Epic, worden ingezet en voegt bewegingsvoorschriften en monitoring op afstand toe zonder de klinische documentatie te vervangen. Het ondersteunt ook PROMs en patiëntenbetrokkenheid.

Volgende stappen voor de verantwoordelijken voor inkoop en klinische dienstverlening

Overweeg om de verantwoordelijken voor inkoop en klinische dienstverlening bij één evaluatie te betrekken, samen met Physitrack. Betrek ook de verantwoordelijken voor informatiebeheer en IT hierbij. Vraag Physitrack om de actuele inloggegevens voor het framework. Vraag om DSPT- en DTAC-documentatie, samen met GDPR- en hostingdocumentatie. Physitrack dient ook ISO-certificaten en relevante documentatie over gegevensstromen te verstrekken.

Vraag om een Trust-specifiek overleg over de vereiste koppelingen met Epic of andere systemen en de licenties per afdeling. Bespreek in datzelfde overleg ook de implementatieondersteuning en het gefaseerde uitrolplan. Physitrack moet elke verantwoordelijkheid toewijzen aan de Trust, de leverancier of beide.

Voordat u Physitrack op de shortlist plaatst, dient u actuele referenties op te vragen bij NHS-diensten die aansluiten bij de voorgestelde afdelingen, integratievereisten en de omvang van de implementatie, en vervolgens de relevante due diligence-claims rechtstreeks bij die contactpersonen te verifiëren.

FAQs

Wie is verantwoordelijk voor het vernieuwen van de DSPT-aanvraag?

De DSPT schrijft een jaarlijkse zelfbeoordeling door leveranciers voor. De „ Physitrack ” verzorgt de eigen indiening, terwijl elke Trust verantwoordelijk blijft voor de DSPT-verplichtingen binnen de eigen organisatie. Inkoopverantwoordelijken dienen tijdens het due diligence-proces de huidige status van de indiening en het bijbehorende bewijsmateriaal op te vragen.

Waar worden de patiëntgegevens van de NHS door Physitrack opgeslagen?

Een hostingregio is de geografische locatie waar patiëntgegevens worden opgeslagen en verwerkt; deze is bepalend voor het toepasselijke rechtsgebied en de beveiligingsmaatregelen. Physitrack biedt hosting binnen de EU aan en dient de voorgestelde regio, gegevensstromen, bewaartermijnen en subverwerkers te documenteren. Door deze details vóór de goedkeuring van het contract te verifiëren, kan de Trust de naleving van de AVG beoordelen en de risico’s van internationale gegevensoverdracht beheersen.

Vervangt Physitrack de bestaande klinische documentatie?

Klinische documentatie is het officiële patiëntendossier met klinische aantekeningen, beoordelingen en aanverwante zorginformatie. Physitrack vormt geen vervanging voor dat dossier; het vult EPD’s zoals Epic aan met HEP, RTM, PROMs, telezorg en patiëntencommunicatie. Door deze scheiding kan de Trust zijn EPD behouden als het officiële registratiesysteem, terwijl Physitrack wordt gebruikt voor de uitvoering van revalidatie en het bevorderen van de betrokkenheid van patiënten.

Hoe werkt het verlenen van licenties bij meerdere afdelingen?

Bij afdelingsbrede licenties wordt vastgelegd welke gebruikers, diensten, locaties en beheerdersrollen onder een contract vallen. Physitrack kan licenties en personeelsaccounts centraal beheren via PT Direct, terwijl afdelingsbeheerders de operationele controle behouden. Een Trust-specifieke offerte met daarin de toewijzing, uitbreidingsvoorwaarden, ondersteuning en accountbeheer helpt kopers om de kosten te voorspellen en verantwoordelijkheden toe te wijzen vóór de implementatie.