Physitrack Para los consorcios del NHS: Guía de contratación pública en materia de rehabilitación digital

PhysitrackSus certificaciones, las implantaciones registradas en el NHS y la integración con Epic lo convierten en un candidato idóneo para los servicios de rehabilitación multidepartamentales; no obstante, los compradores deben verificar aún sus pruebas de garantía actuales, el acceso a la contratación, las interfaces del sistema y el alcance del contrato.

• Los compradores deben comprobar la solicitud actual del DSPT, el expediente de pruebas del DTAC, los controles del RGPD y la certificación ISO 27001.
• Physitrack Se integra con historias clínicas electrónicas (EHR), incluida Epic. Incorpora funciones de programa de ejercicios en el domicilio (HEP) y de seguimiento terapéutico a distancia (RTM) sin sustituir la documentación clínica. Además, es compatible con los resultados de salud reportados por los pacientes (PROMs) y fomenta la participación de los pacientes.
• Los responsables de compras deben confirmar directamente con Physitrack el acceso actual a G-Cloud o al Digital Marketplace, el estado de los lotes, los precios y las condiciones de pedido.
• Physitrack informa sobre la implantación de estos servicios en los ámbitos de la medicina de urgencias, la atención comunitaria, la medicina musculoesquelética, la pediatría, la medicina del trabajo y la atención primaria en varios centros sanitarios concretos.
• Los responsables de compras pueden utilizar el certificado ISO 13485 de Physitracky las referencias de implantación en varios departamentos a la hora de revisar la gobernanza clínica y planificar una puesta en marcha por fases.

Physitrack También señala que presta servicios a proveedores de asistencia sanitaria privada del Reino Unido, entre los que se incluyen Bupa, Nuffield Health y Circle Health Group.

Lo que deben comprobar los consorcios del NHS antes de adquirir software de rehabilitación

Ten en cuenta los cinco aspectos siguientes antes de preseleccionar a cualquier proveedor de software de rehabilitación.

• Gobernanza de la información y protección de datos. Confirma la presentación actual del DSPT por parte del proveedor, la documentación justificativa, los controles del RGPD del Reino Unido, el registro en la ICO, la política de conservación de datos, los controles de acceso y los procedimientos en caso de incidentes. El DSPT funciona como una autoevaluación anual, y los informes deben presentarse antes del 30 de junio correspondientes al ejercicio financiero anterior. La categoría del proveedor influye en el nivel de detalle de la evaluación, y los proveedores de la categoría 2 deben someterse a una auditoría externa.
• Documentación de DTAC. Solicita un paquete actualizado de documentación de DTAC que abarque la seguridad clínica, la protección de datos, la seguridad técnica, la interoperabilidad y la accesibilidad. DTAC es un marco de evaluación, no una certificación. Su sección sobre protección de datos exige pruebas de cumplimiento del RGPD y del DSPT, por lo que los responsables de contratación deberían revisar estos materiales conjuntamente.
• Interoperabilidad y límites del sistema. Documenta con qué sistemas de historia clínica electrónica (HCE), identidad, generación de informes y comunicación con el paciente se conecta el producto. Confirma qué datos se transfieren entre los sistemas, quién controla cada registro y si el software complementa o duplica la documentación clínica existente.
• Vía de contratación y alcance comercial. Comprueba la disponibilidad actual a través de G-Cloud, el Digital Marketplace, otro marco de contratación homologado o una vía de contratación local. Analiza las condiciones de suministro, la base de fijación de precios, los costes de implementación, la duración del contrato, las condiciones de asistencia y las cláusulas de rescisión antes de seleccionar una vía.
• Implementación y gestión clínica. Solicite pruebas de que el sistema se utiliza de forma activa en servicios comparables del NHS y en distintos departamentos. Defina la responsabilidad en materia de seguridad clínica, los controles de configuración locales, la notificación de resultados, las pruebas de accesibilidad, la formación del personal, las responsabilidades de implantación y el proceso para revisar los cambios en el contenido o en el producto.

Implantación del NHS en los ámbitos de la atención aguda, la atención comunitaria, la medicina musculoesquelética, la pediatría, la medicina del trabajo y la atención primaria

Physitrack informa sobre las implantaciones del NHS en hospitales de agudos, servicios comunitarios, medicina musculoesquelética, pediatría, medicina del trabajo y atención primaria. El registro de implantaciones incluye grandes consorcios universitarios y servicios que operan en varios departamentos.

Atención aguda y especializada. La Fundación Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust utiliza Physitrack a través de su cuenta principal y de su servicio de reumatología pediátrica y dolor crónico. Los hospitales Royal Brompton y Harefield también utilizan la plataforma. Otros centros de atención aguda son el Newcastle upon Tyne Hospitals NHS Foundation Trust y el Halton General Hospital. El Barking, Havering and Redbridge University Hospitals NHS Trust y el Epsom and St Helier University Hospitals NHS Trust también utilizan Physitrack, mientras que entre los centros en los que se ha implantado la plataforma se encuentra el Mile End Hospital. La implantación en Newcastle se extiende a su Instituto de Genética Humana.

Servicios comunitarios y de salud musculoesquelética. El Mersey Care NHS Foundation Trust utiliza Physitrack en su equipo de salud musculoesquelética y en el Equipo de Terapia Comunitaria de Knowsley. El Royal Free London NHS Foundation Trust utiliza la plataforma en sus servicios de terapias comunitarias para adultos y en su unidad de pacientes privados. El Oxleas NHS Foundation Trust la utiliza en los servicios de fisioterapia y de discapacidad intelectual en adultos.

Pediatría y cuidados complejos. El ámbito pediátrico incluye el servicio especializado de Guy’s and St Thomas’ y los Servicios Infantiles del Mersey and West Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust. El Mersey and West Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust también utiliza el sistema « Physitrack » en Ormskirk para los servicios de ortopedia y cuidados agudos y críticos, que abarcan servicios destinados a diferentes grupos de pacientes y flujos de trabajo clínicos.

Salud laboral y atención primaria. El Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust utiliza el programa « Physitrack » en el ámbito de la salud laboral y el bienestar. Entre los centros de atención primaria mencionados se incluyen la Red de Atención Primaria de North Arden y la Red de Atención Primaria de la Universidad John Moores de Liverpool.

El Royal Free London y el Mersey and West Lancashire son los ejemplos más claros de uso de la « Physitrack » en múltiples servicios dentro de un mismo consorcio sanitario. Los departamentos mencionados muestran una gran variedad clínica, pero la lista por sí sola no establece sus mecanismos de gestión, información ni implementación. Los responsables de adquisiciones deben confirmar el alcance actual de cada referencia y solicitar los datos de contacto pertinentes a la hora de evaluar una implementación similar en varios departamentos.

Credenciales en materia de cumplimiento normativo y gobernanza clínica

PhysitrackLas certificaciones ISO 27001 e ISO 13485 respaldan el proceso de diligencia debida, pero no lo completan. La norma ISO 27001 abarca la gestión de los riesgos de seguridad de la información, mientras que la norma ISO 13485 se refiere a los procesos de gestión de la calidad aplicados a los productos sanitarios. Los responsables de compras deben solicitar los certificados vigentes y verificar la entidad jurídica y el alcance de la certificación. Asimismo, deben comprobar el organismo emisor y las fechas de caducidad.

Physitrack Garantiza el cumplimiento del RGPD y ofrece alojamiento de datos en la UE. La revisión de la gobernanza de la información debe confirmar la región de alojamiento propuesta y los flujos de datos para la implementación. Asimismo, debe examinar los controles de conservación y los subencargados del tratamiento, junto con los procedimientos de acceso y supresión. Los detalles relativos al alojamiento y al control de los datos deben formar parte de la documentación que proporciona Physitrack para la revisión del DSPT y el DTAC de la Fundación.

Physitrack figura en la base de datos de registro de establecimientos de productos sanitarios de la FDA. El registro de un establecimiento en la FDA no equivale a una autorización de la FDA, y los documentos de contratación pública deben respetar esa distinción. El « Physitrack » no debe describirse como un producto sanitario registrado conforme al Reglamento sobre productos sanitarios (MDR) de la UE. Los compradores deben solicitar una declaración reglamentaria vigente que abarque la versión del producto y su uso previsto. La declaración debe identificar la jurisdicción pertinente del Reino Unido o de la UE, así como cualquier requisito estadounidense aplicable.

Para completar la evaluación de los proveedores, el Trust debería revisar el paquete de documentación actual sobre el DTAC y la posición respecto al DSPT de Physitrack, así como su documentación sobre protección de datos, seguridad clínica y gestión de incidentes.

Los responsables clínicos de su consorcio deben asignar la responsabilidad sobre las plantillas del programa y los permisos de prescripción. Deben definir cómo debe utilizar el personal los indicadores de resultados y cómo debe obtener el consentimiento de los pacientes. Los responsables clínicos también deben establecer procedimientos de escalamiento. Physitrack proporciona el software de prescripción de ejercicio y de participación de los pacientes, mientras que el consorcio sigue siendo responsable de las decisiones clínicas y la gobernanza local.

Cómo se integra « Physitrack » con los sistemas actuales del NHS y las historias clínicas electrónicas (EHR)

Physitrack amplía el entorno clínico actual de un centro de salud, en lugar de sustituir su historia clínica electrónica. Ofrece funciones de entrega de programas de ejercicios para realizar en casa, seguimiento terapéutico a distancia, medidas de resultados percibidos por el paciente (PROMs), telesalud y participación del paciente. Los pacientes utilizan PhysiApp para recibir los programas e informar de su finalización. También pueden registrar el dolor o las dificultades que experimentan y comunicarse con su equipo asistencial.

Physitrack Admite la integración con Epic, pero cada centro debe confirmar la interfaz necesaria durante la fase de análisis técnico. Los responsables digitales documentan el acceso de los profesionales sanitarios, la correspondencia de pacientes y qué información se transfiere entre plataformas, y determinan si los datos se devuelven automáticamente a la historia clínica electrónica o si es necesario exportarlos.

Physitrack No ofrece documentación clínica nativa. Los profesionales clínicos no pueden utilizar la plataforma para elaborar notas SOAP ni registros de pruebas musculares manuales. La plataforma tampoco ofrece funciones de registro gráfico del rango de movimiento general, programación de citas ni facturación. El EHR de la fundación sigue siendo el sistema de referencia, y Physitrack se encarga de la rehabilitación prescrita y de la comunicación entre los profesionales clínicos. La plataforma no incluye una integración específica para herramientas de transcripción asistida por IA.

La lista de comprobación de la integración debería responder a cuatro preguntas prácticas.

• Los responsables de TI de la entidad deben determinar el método de autenticación y acceso.
• Los responsables clínicos deben definir qué información de los pacientes recibe Physitrack .
• Los responsables de la gobernanza de la información deben identificar dónde se almacenan los datos relativos a los programas, al cumplimiento terapéutico y a los resultados reportados por los pacientes (PROM).
• Los responsables de los sistemas de historias clínicas electrónicas (EHR) deben confirmar qué información se envía a Epic y cómo la consultan los profesionales sanitarios.

Vías de contratación: G-Cloud, el Mercado Digital y el acceso a los acuerdos marco

La información disponible no confirma que exista actualmente ningún lote en G-Cloud ni ningún anuncio en Digital Marketplace, por lo que los responsables de contratación deben verificar la vía de adquisición en Physitrackantes de establecer un calendario de aprobación. Solicite a Physitrack los detalles del anuncio correspondiente y el acuerdo marco. Solicite la documentación comercial de apoyo, incluida la descripción actual del servicio y el documento de precios, junto con las condiciones de pedido.

La disponibilidad de los marcos de contratación puede variar entre un ciclo de contratación y otro, por lo que el hecho de que un marco figure en la lista con anterioridad no garantiza que se pueda acceder a él en la actualidad. Si algún marco disponible cumple los requisitos de la Fundación, la contratación se lleva a cabo siguiendo el proceso local de gobernanza y aprobación comercial. Si ninguno los cumple, el equipo de contratación identifica otra vía permitida conforme a las instrucciones financieras vigentes de la Fundación.

Antes de la adjudicación, el fideicomiso debe comprobar que el contrato propuesto se ajuste a la documentación de « Physitrack » revisada durante los procesos de diligencia debida de DSPT y DTAC. El contrato debe definir las responsabilidades en materia de tratamiento de datos y el alcance de la integración requerido. Asimismo, debe especificar las condiciones de licencia y el soporte para la implementación, junto con las disposiciones relativas a la gestión del servicio.

Una solicitud por escrito sobre la vía de comercialización proporciona a Physitrack la información necesaria para confirmar la opción de compra adecuada. Incluya los departamentos a los que va dirigido, el número de usuarios, las fases de implantación y las conexiones con los historiales clínicos electrónicos (EHR) necesarias. De este modo, los responsables de compras y los responsables clínicos podrán comparar la vía comercial con el modelo de implantación previsto antes de aprobar la puesta en marcha.

Cómo es la implementación en varias sedes o departamentos

Una implantación por fases permite a su Trust poner a prueba su modelo operativo antes de ampliar el uso de « Physitrack » a más servicios. Su Trust puede empezar por un departamento y comprobar que la gobernanza de la información y los acuerdos de integración funcionan correctamente. A continuación, puede ir incorporando departamentos según un plan de expansión acordado.

Cada servicio participante define su uso clínico antes de la puesta en marcha. Los responsables clínicos eligen el contenido aprobado del programa de ejercicios en el domicilio y los indicadores de resultados, y el Trust establece los permisos del personal, los procesos de inscripción de pacientes y las responsabilidades de apoyo a nivel local.

En una primera fase se debería comprobar cómo funciona Physitrack junto con la historia clínica electrónica (HCE) y los procesos de derivación existentes. La plataforma gestiona los programas de ejercicios en el domicilio y la participación de los pacientes, incluido el seguimiento a distancia, sin sustituir a la historia clínica. De este modo, la formación del personal podrá centrarse en prescribir programas y revisar los datos facilitados por los pacientes dentro de los flujos de trabajo establecidos.

Las implantaciones de las que se tiene constancia en el Royal Free London y en Mersey y West Lancashire muestran un uso en distintos departamentos con diferentes funciones clínicas. Por sí solas, no demuestran que dichos departamentos se pusieran en marcha por fases. Los responsables de compras que planifiquen una implantación por fases deberían consultar estas referencias sobre la secuencia de puesta en marcha, la configuración compartida, la formación y la gobernanza antes de utilizar su experiencia como modelo.

La gestión clínica sigue siendo competencia del centro sanitario durante toda la implantación. El personal clínico del centro decide qué programas se adaptan a cada itinerario clínico y cómo se utilizan los datos de los pacientes para orientar la atención sanitaria. Los responsables de compras y de la gestión de la información siguen siendo responsables de la verificación de los proveedores, los controles de acceso y las revisiones periódicas. Su centro sanitario puede gestionar las licencias de forma centralizada, mientras que cada servicio mantiene el control sobre las decisiones clínicas.

Physitrack Más allá del NHS: el recurso a proveedores privados

Physitrack Se hace referencia al uso de este sistema por parte de proveedores de asistencia sanitaria privada del Reino Unido, entre los que se incluyen Bupa, Nuffield Health y Circle Health Group. Estas referencias demuestran su adopción fuera del NHS, pero no garantizan su idoneidad para los requisitos de gobernanza, integración o clínicos de un centro concreto.

Physitrack frente a Rehab Guru en el marco de la contratación pública del NHS

Los responsables de compras del NHS deberían comparar el ámbito de aplicación previsto de los productos, los datos que avalan su uso en el NHS y su compatibilidad con la historia clínica electrónica (EHR) existente antes de comparar el número de funciones. Según los datos que se resumen a continuación, « Physitrack » está pensado para implantaciones amplias o por fases en varios departamentos, mientras que «Rehab Guru» está pensado para requisitos más específicos relacionados con programas de ejercicios en el hogar y la gestión de clínicas.

Los responsables de adquisiciones deben evaluar tanto los límites operativos como la lista de funcionalidades. Rehab Guru puede cubrir flujos de trabajo clínicos más sencillos en un único sistema. Physitrack Se integra con los historiales clínicos electrónicos (HCE) ya existentes, incluido Epic, y añade la prescripción de ejercicios y la monitorización remota sin sustituir la documentación clínica. También es compatible con los PROM y la participación de los pacientes.

Próximos pasos para los responsables de compras y de servicios clínicos

Considera la posibilidad de reunir a los responsables de las adquisiciones y de la prestación de servicios clínicos en una única revisión con Physitrack. Incluya a los responsables de la gobernanza de la información y de las tecnologías de la información. Solicite a Physitrack los datos de acceso a su marco actual. Solicite la documentación acreditativa de DSPT y DTAC, junto con la documentación relativa al RGPD y al alojamiento web. Physitrack también debería facilitar los certificados ISO y la documentación pertinente sobre el flujo de datos.

Solicita una reunión específica para el Trust en la que se traten las conexiones necesarias con Epic u otros sistemas, así como las licencias departamentales. En esa misma reunión, aborda el soporte para la implementación y el plan de implantación por fases. El documento « Physitrack » debe asignar cada responsabilidad al Trust, al proveedor o a ambos.

Antes de preseleccionar Physitrack, solicita referencias actuales a los servicios del NHS que se ajusten a los departamentos propuestos, los requisitos de integración y la escala de implantación; a continuación, verifica las afirmaciones pertinentes en materia de diligencia debida directamente con dichos contactos.

Preguntas frecuentes

¿Quién es el responsable de renovar la solicitud del DSPT?

El DSPT exige una autoevaluación anual por parte de los proveedores. El Servicio de Adquisiciones de la Industria Sanitaria ( Physitrack ) gestiona su propia presentación, mientras que cada consorcio sigue siendo responsable de sus obligaciones organizativas en el marco del DSPT. Los responsables de adquisiciones deben solicitar el estado actual de la presentación y la documentación justificativa durante el proceso de diligencia debida.

¿Dónde aloja Physitrack los datos de los pacientes del NHS?

Una región de alojamiento es la ubicación geográfica en la que se almacenan y tratan los datos de los pacientes; ayuda a determinar la jurisdicción aplicable y los controles de seguridad. Physitrack ofrece alojamiento en la UE y debe documentar la región propuesta, los flujos de datos, los plazos de conservación y los subencargados del tratamiento. Confirmar esos detalles antes de la aprobación del contrato ayuda al Trust a evaluar el cumplimiento del RGPD y a controlar los riesgos derivados de las transferencias internacionales de datos.

¿Sustituye « Physitrack » a la documentación clínica existente?

La documentación clínica es el historial formal del paciente que contiene notas clínicas, evaluaciones e información relacionada con la atención sanitaria. « Physitrack » no sustituye a dicho historial, sino que complementa los historiales electrónicos de salud (EHR), como Epic, con programas de ejercicios en casa (HEP), programas de entrenamiento en movimiento (RTM), medidas de resultados reportadas por los pacientes (PROMs), telesalud y comunicación con el paciente. Esta separación permite a la Fundación mantener su EHR como sistema de registro oficial, al tiempo que utiliza « Physitrack » para la prestación de servicios de rehabilitación y la participación de los pacientes.

¿Cómo funciona la gestión de licencias entre varios departamentos?

Las licencias multidepartamentales definen qué usuarios, servicios, sedes y funciones administrativas cubre un contrato. Physitrack puede gestionar las licencias y las cuentas del personal de forma centralizada a través de PT Direct, mientras que los administradores de los departamentos conservan el control operativo. Un presupuesto específico para cada entidad que abarque la asignación, las condiciones de ampliación, la asistencia técnica y la gestión de cuentas ayuda a los compradores a prever los costes y a asignar responsabilidades antes de la puesta en marcha.