Comment les intégrations Physitrack simplifient la documentation clinique

En bref

Physitrack à plus de 40 plateformes de gestion de cabinet et de dossiers médicaux électroniques (DME), notamment Epic, Cliniko, Jane et SystmOne. Trois types d'intégration permettent d'y parvenir. L'authentification unique (Single Sign-On) évite une deuxième connexion. La fonction « Copier les données du dossier » enregistre directement les programmes attribués et les scores d'évaluation dans le dossier du patient. L'interface utilisateur intégrée place Physitrack la fenêtre de votre logiciel de gestion de cabinet. Ensemble, ces fonctionnalités mettent fin à la double saisie qui grignote le temps consacré aux soins.

Le problème de la documentation, qui fait perdre du temps aux cliniciens

Vous terminez une séance, vous élaborez un programme d'exercices sur votre plateforme de rééducation, puis vous ressaisissez les informations dans votre système de gestion des patients afin que le dossier soit cohérent. Cette deuxième étape constitue une double saisie, et elle a lieu après chaque consultation impliquant une prescription d'exercices ou une mesure des résultats.

Les praticiens sont déjà confrontés à une lourde charge administrative. Les enquêtes menées auprès des kinésithérapeutes et des professionnels de santé associés classent systématiquement la documentation parmi les principales sources d’heures supplémentaires non rémunérées, la rédaction des notes et la mise à jour des dossiers s’étendant bien au-delà de la consultation du dernier patient de la journée. Chaque minute passée à recopier un programme d’un écran à l’autre est une minute qui n’est pas consacrée au traitement ou à la rééducation.

La plupart des cliniques considèrent cela comme une tâche à accomplir au plus vite. Embaucher un transcripteur, créer des modèles, faire des heures supplémentaires. Ce ne sont là que des solutions de fortune, qui laissent les deux systèmes déconnectés l’un de l’autre. Physitrack , quant à lui, Physitrack la structure même du système. Lorsque votre logiciel de gestion de cabinet (PMS) et votre plateforme de rééducation échangent directement des données, le programme que vous attribuez dans Physitrack au dossier médical sans que vous ayez à taper la moindre touche. La suite de ce guide vous explique comment cette connexion fonctionne avec les plateformes que vous utilisez déjà.

Trois façons dont Physitrack à votre système de gestion des patients (PMS) ou à votre dossier médical électronique (DME)

Physitrack à vos systèmes existants grâce à trois types d'intégration, chacun conçu pour un moment différent de votre journée. L'un gère votre connexion. Un autre gère le transfert des données vers le dossier médical du patient. Le dernier détermine l'emplacement Physitrack sur votre écran. C'est votre système de gestion de cabinet (PMS) ou votre dossier médical électronique (DME) qui détermine la combinaison qui vous est proposée, mais l'objectif reste le même : vous passez moins de temps à recopier des informations et plus de temps avec vos patients.

Authentification unique (SSO)

L'authentification unique (Single Sign-On) vous évite de devoir vous connecter une deuxième fois. Vous vous connectez à votre système de gestion de cabinet, vous cliquez pour accéder à Physitrack, et vous êtes déjà authentifié. Pas besoin de retenir un mot de passe supplémentaire. Pas besoin de passer mentalement d'un onglet de navigateur à l'autre, chacun exigeant ses propres identifiants.

Cela peut sembler insignifiant, jusqu'à ce que l'on compte le nombre de fois où l'on change de système. Un kinésithérapeute très occupé passe d'un système à l'autre des dizaines de fois par jour. Chaque nouvelle authentification brise la concentration et complique une tâche que l'on répète sans cesse. L'authentification unique (SSO) comble cette lacune, de sorte que les deux plateformes ne font plus qu'une.

Copier les données du graphique

La fonction « Copier les données du dossier » réintègre directement Physitrack dans le dossier du patient. Lorsque vous attribuez un programme d'exercices, un fichier PDF est automatiquement ajouté au dossier sans que vous ayez à l'enregistrer, à l'exporter puis à le télécharger à nouveau. Lorsque vous modifiez ce programme, la version mise à jour est automatiquement intégrée. Lorsqu'un patient remplit un questionnaire d'évaluation, le score apparaît aux côtés des autres informations contenues dans son dossier.

C'est cette intégration qui met fin à la double saisie. La plupart des cliniciens connaissent bien cette routine : terminer un programme dans un outil de rééducation, puis ressaisir le résumé dans le DME afin que le dossier reste complet. La fonction « Copier les données du dossier » s'occupe de cette étape à votre place, et ce de manière cohérente, ce qui est essentiel lorsqu'un auditeur ou un collègue consulte le dossier par la suite. La continuité des soins repose sur un dossier qui retrace l'intégralité du parcours du patient, et la réécriture automatique garantit l'exactitude de ces informations.

Embedded UI

L'interface utilisateur intégrée est le niveau le plus profond des trois. Physitrack directement dans la fenêtre de votre PMS ; vous pouvez ainsi créer des programmes, envoyer des messages et suivre les progrès des patients sans jamais avoir à ouvrir une nouvelle application. Le système principal reste votre base d'opérations, et Physitrack y Physitrack d'un panneau.

Pour les cliniciens réticents à l'idée de se familiariser avec une deuxième interface, cet aspect prime sur n'importe quelle liste de fonctionnalités. Vous continuez à travailler dans le logiciel que vous maîtrisez déjà. La bibliothèque d'exercices, les outils de télésanté et les indicateurs de résultats s'affichent là où vous vous y attendez, intégrés à la mise en page du logiciel de gestion de cabinet (PMS) que vous utilisez quotidiennement. Les nouveaux collaborateurs s'adaptent plus rapidement, car ils n'ont qu'un seul écran à maîtriser, et non deux.

L'interface utilisateur intégrée place également le dossier du patient au cœur du flux de travail. Vous ne risquez jamais de démarrer un programme à un endroit et d'oublier de l'enregistrer à un autre, car ces deux actions s'effectuent dans la même fenêtre. Cette intégration élimine la rupture entre votre système de documentation et votre système de rééducation, rupture au cours de laquelle les informations ont généralement tendance à se perdre.

Pleins feux sur l'intégration par marché

Physitrack à plus de 40 plateformes, et le choix de celle qui vous convient le mieux dépend de votre lieu d'exercice et du mode de fonctionnement de votre cabinet. La gamme couvre les dossiers médicaux électroniques des hôpitaux, les systèmes de gestion des cabinets privés, le NHS britannique et les réseaux privés, les logiciels américains destinés aux soins ambulatoires, les outils destinés aux cliniques australiennes, ainsi que les plateformes européennes conçues dans le respect du RGPD. Voici les intégrations les plus importantes par secteur d'activité.

Epic et les systèmes hospitaliers

Les hôpitaux et les grands réseaux de santé utilisent Epic, et Physitrack à cet environnement sans entrer en concurrence avec lui. Vos praticiens continuent d'utiliser Epic comme système de référence, tandis que Physitrack la prescription d'exercices et le suivi des résultats au sein du même flux de travail. L'intégration permet d'enregistrer les détails du programme et les mesures effectuées dans le dossier du patient, de sorte que les activités de rééducation apparaissent là où le reste de l'équipe soignante consulte déjà les informations.

Cabinet privé : Cliniko, Jane et Halaxy

Cliniko, Jane et Halaxy gèrent une grande partie des cliniques privées de kinésithérapie, de chiropraxie et de professions paramédicales en Australie, en Nouvelle-Zélande, au Royaume-Uni et au Canada. Physitrack à ces trois réseaux : il vous suffit donc d’attribuer un programme dans Physitrack le fichier PDF soit automatiquement ajouté au dossier du patient Physitrack sans avoir à retaper quoi que ce soit. Les praticiens indépendants comme les cliniques multi-sites bénéficient tous des mêmes mises à jour automatiques des dossiers, ce qui garantit la cohérence de la documentation à mesure que votre activité se développe.

Royaume-Uni : SystmOne et TM3

Au Royaume-Uni, les professionnels de santé utilisent SystmOne dans les établissements du NHS et TM3 dans les cabinets privés et ceux financés par des assureurs ; Physitrack à ces deux systèmes. Que votre établissement utilise SystmOne, TM3 ou une autre plateforme de gestion de cabinet de premier plan, Physitrack aux systèmes que vos professionnels de santé utilisent déjà. L'écosystème d'intégration Physitrack couvre un éventail croissant de plateformes britanniques, ce qui permet de relier les activités de rééducation aux dossiers des patients et de réduire la charge administrative liée aux transitions entre les systèmes.

Marchés américains : drchrono et Raintree Systems

Les cliniques américaines de kinésithérapie et de rééducation ambulatoire bénéficient désormais d’intégrations avec drchrono et Raintree Systems. drchrono convient aux petits cabinets de kinésithérapie qui souhaitent que les programmes d’exercices et les mesures des résultats rapportés par les patients (PROM) soient directement intégrés au dossier médical, tandis que Raintree s’adresse aux grands établissements de rééducation ambulatoire gérant un volume élevé de patients répartis sur plusieurs sites. Ces deux solutions répercutent Physitrack dans le dossier médical, ce qui permet d’harmoniser la facturation et les notes cliniques en s’appuyant sur une même source.

Australie : Nookal et Coreplus

Les cliniques australiennes utilisant Nookal ou Coreplus se connectent à Physitrack même manière. Les programmes attribués et les indicateurs de résultats sont automatiquement enregistrés dans le dossier du patient, ce qui évite aux responsables de cabinet, chargés de gérer des plannings très chargés pour les professionnels de santé paramédicaux, de devoir effectuer des mises à jour manuelles.

Europe : FysioLogic et Fysiomanager

Les cliniques européennes utilisant FysioLogic ou Fysiomanager bénéficient d'intégrations conçues dans le respect de la réglementation européenne en matière de données. Physitrack les données des patients au sein de l'UE et opère dans le cadre du RGPD ; ainsi, la connexion à ces plateformes garantit la conformité de la documentation sans nécessiter d'examen juridique supplémentaire. Les cabinets de kinésithérapie néerlandais et européens en général peuvent connecter leur système existant et conserver leurs dossiers là où leurs autorités de régulation l'exigent.

Ce qui est automatiquement consigné dans le dossier médical

Trois documents sont automatiquement ajoutés au dossier du patient sans que vous ayez à taper un seul mot.

Le programme d'exercices au format PDF

Lorsque vous prescrivez un programme de rééducation, Physitrack directement un fichier PDF de ce programme et l'ajoute au dossier du patient. Vous n'avez plus besoin d'enregistrer le fichier, de passer par votre système de gestion des patients (PMS) ni de le joindre manuellement. Le dossier indique précisément les soins prodigués au patient et à quel moment, ce qui correspond exactement à ce que souhaite voir un auditeur.

Versions mises à jour du programme

Les programmes évoluent au fur et à mesure que les patients progressent. Chaque fois que vous modifiez les exercices, une nouvelle version est automatiquement enregistrée dans le dossier. Le dossier conserve toutes les modifications dans l'ordre chronologique ; ainsi, un collègue qui prendrait le relais pourra consulter l'historique complet de ce que vous avez prescrit et les raisons de ces choix.

Scores obtenus pour les indicateurs de résultats

Les indicateurs de résultats rapportés par les patients (PROM) permettent de savoir comment un patient évalue sa douleur, ses capacités fonctionnelles ou ses progrès. Lorsqu’un patient remplit un de ces questionnaires, le score est automatiquement enregistré dans son dossier médical. Vous n’avez plus besoin de recopier les chiffres d’un écran à l’autre, et le score consigné est intégré à la piste d’audit sur laquelle s’appuient les cliniciens pour assurer la continuité des soins.

Chaque résultat remplace une opération manuelle de copier-coller que les cliniciens effectuent des dizaines de fois par semaine. La suppression de ces étapes garantit l'exactitude du dossier médical et permet de gagner du temps.

Conformité et gouvernance lors de l'interconnexion des systèmes cliniques

Lorsque votre système de gestion des patients (PMS) et une plateforme tierce échangent des données sur les patients, votre équipe chargée de la gouvernance posera d’abord une question : ce prestataire est-il en mesure de prouver comment il protège ces informations ? Physitrack en présentant les deux certifications les plus importantes aux yeux des responsables informatiques et de la conformité.

La norme ISO 27001 définit la manière dont Physitrack la sécurité de l'information au sein de ses systèmes et processus. La norme ISO 13485 porte sur la gestion de la qualité des dispositifs médicaux, ce qui signifie que la plateforme répond à des normes de niveau clinique plutôt qu'à celles applicables aux logiciels en général. Un auditeur reconnaît immédiatement ces deux normes, ce qui permet d'accélérer les procédures d'évaluation dans le cadre des marchés publics.

Pour les cliniques européennes, Physitrack la conformité au RGPD et héberge les données au sein de l'UE. Cela élimine un obstacle courant pour les cabinets soumis à des règles régionales en matière de résidence des données. Les dossiers de vos patients restent soumis aux protections juridiques dans lesquelles vous exercez déjà.

Physitrack bénéficie Physitrack d'un enregistrement en tant que dispositif médical aux États-Unis, une certification utile pour les cliniques nord-américaines qui évaluent des outils de qualité clinique. Cela confirme que la plateforme est enregistrée en tant que dispositif médical et non comme une application grand public.

Ces certifications ont tout leur poids précisément parce que deux systèmes cliniques échangent des données de patients. Un maillon faible de part et d’autre fait peser un risque sur l’ensemble de la chaîne. Les certifications Physitrack fournissent à votre équipe de gouvernance une justification documentée pour approuver la connexion plutôt que de la bloquer.

Comment activer une Physitrack

L'activation d'une intégration ne prend que quelques minutes : ce n'est pas un projet informatique. Ouvrez les paramètres Physitrack votre Physitrack et accédez au menu « Intégrations ». Sélectionnez votre PMS ou votre DME dans la liste, puis connectez-vous à l'aide de vos identifiants de connexion à la plateforme. Physitrack la connexion sécurisée en arrière-plan.

Une fois connecté, définissez vos préférences en matière de documentation. Choisissez les éléments qui seront répercutés dans le dossier médical, notamment les fichiers PDF générés par le programme, les versions mises à jour et les mesures de résultats finalisées. C'est vous qui contrôlez le flux des informations, afin que l'intégration s'adapte parfaitement au fonctionnement actuel de votre cabinet.

Consultez la liste complète des plateformes prises en charge sur la pagePhysitrack afin de vérifier la compatibilité de votre système et le type d'intégration avant de commencer.

Vous souhaitez d'abord tester ce processus avec vos propres patients ? Profitez d'un essai gratuit de 14 jours et connectez votre logiciel de gestion de cabinet pour découvrir la documentation automatisée en action. Finies les doubles saisies, plus besoin de recopier manuellement les informations du programme, et vous n'avez plus à quitter votre système principal.

Questions fréquemment posées

Mon PMS prend-il en charge ces trois types d'intégration ?

La prise en charge varie selon les plateformes. Certains systèmes PMS proposent l'authentification unique (SSO), la copie des données des dossiers médicaux et l'interface utilisateur intégrée, tandis que d'autres n'en prennent en charge qu'une ou deux. Consultez la pagePhysitrack pour connaître les fonctionnalités exactes disponibles pour votre système.

Qu'advient-il de mes données graphiques existantes ?

Physitrack de nouvelles informations au dossier du patient sans jamais écraser ni supprimer les données déjà présentes dans votre système de gestion des patients (PMS). Vos notes antérieures restent exactement là où elles sont.

Est-ce que Physitrack charge Physitrack la configuration, ou est-ce que c'est à mon équipe informatique de le faire ?

Physitrack prend en charge la configuration et l'authentification pour la plupart des intégrations. Votre équipe informatique n'a généralement qu'à valider les accès, ce qui permet de limiter l'impact du déploiement sur les ressources internes.

Les données des patients sont-elles stockées en dehors de mon système de gestion des patients (PMS) ?

Physitrack les données sur une infrastructure certifiée ISO 27001, avec un hébergement au sein de l'Union européenne pour les cliniques européennes. La documentation transmise à votre système de gestion des patients (PMS) est conservée dans ce dernier et fait office de référence officielle.