In che modo le integrazioni Physitrack semplificano la documentazione clinica

In breve

Physitrack con oltre 40 piattaforme di gestione dello studio medico e cartelle cliniche elettroniche (EHR), tra cui Epic, Cliniko, Jane e SystmOne. Ciò è reso possibile da tre tipi di integrazione. Il Single Sign-On elimina la necessità di un secondo accesso. La funzione “Copia dati della cartella clinica” inserisce i programmi assegnati e i punteggi dei risultati direttamente nella cartella clinica del paziente. L’interfaccia utente integrata inserisce Physitrack della finestra del vostro sistema di gestione dello studio medico (PMS). Insieme, queste funzionalità eliminano il doppio inserimento dei dati che sottrae tempo prezioso all’attività clinica.

Il problema della documentazione che fa perdere tempo ai medici

Al termine di una seduta, crei un programma di esercizi sulla tua piattaforma di riabilitazione, poi reinserisci i dettagli nel sistema di gestione dei pazienti in modo che la cartella clinica sia aggiornata. Questo secondo passaggio costituisce una doppia registrazione e si ripete dopo ogni appuntamento che riguarda una prescrizione di esercizi o una misurazione dei risultati.

Gli operatori sanitari devono già far fronte a un pesante carico amministrativo. I sondaggi condotti tra fisioterapisti e professionisti sanitari affini indicano sistematicamente la documentazione come una delle principali cause di straordinario non retribuito, con la redazione di note e l’aggiornamento delle cartelle cliniche che si protraggono ben oltre l’ultimo paziente della giornata. Ogni minuto trascorso a copiare un programma da una schermata all’altra è un minuto che non viene dedicato alla cura o al recupero del paziente.

La maggior parte delle cliniche affronta la questione come se si trattasse semplicemente di accelerare i tempi: assumere un addetto alla trascrizione, creare modelli predefiniti, fare gli straordinari. Si tratta però di soluzioni provvisorie che lasciano i due sistemi scollegati tra loro. Physitrack , invece, Physitrack il problema alla radice. Quando il vostro PMS e la vostra piattaforma di riabilitazione scambiano dati direttamente, il programma che assegnate in Physitrack nella cartella clinica senza che voi dobbiate digitare nemmeno un tasto. Il resto di questa guida illustra come funziona tale connessione tra le piattaforme che già utilizzate.

Tre modi in cui Physitrack con il tuo PMS/EHR

Physitrack ai vostri sistemi esistenti attraverso tre tipi di integrazione, ciascuno pensato per un momento diverso della vostra giornata. Uno gestisce la procedura di accesso. Uno gestisce il trasferimento dei dati nella cartella clinica del paziente. Uno modifica la posizione in cui Physitrack appare Physitrack sullo schermo. È il vostro PMS o EHR a determinare quale combinazione vi verrà assegnata, ma l’obiettivo rimane lo stesso: dedicare meno tempo alla trascrizione delle informazioni e più tempo ai pazienti.

Accesso unico (SSO)

Il Single Sign-On elimina la necessità di effettuare un secondo accesso. Accedi al tuo sistema di gestione dello studio, clicchi su Physitrack e sei già autenticato. Non devi ricordare una password separata. Non devi più passare mentalmente da una scheda all’altra del browser, ciascuna delle quali richiede credenziali diverse.

Può sembrare una cosa da poco, finché non si considera la frequenza con cui si passa da una all’altra. Un fisioterapista molto impegnato passa da un sistema all’altro decine di volte al giorno. Ogni nuova autenticazione interrompe la concentrazione e complica un’attività che si ripete costantemente. Il SSO colma questa lacuna, facendo sì che le due piattaforme sembrino un’unica entità.

Copia i dati del grafico

La funzione "Copia dati della cartella clinica" reinserisce direttamente Physitrack nella cartella clinica del paziente. Quando si assegna un programma di esercizi, un file PDF viene inserito nella cartella clinica senza che sia necessario salvarlo, esportarlo e ricaricarlo. Quando si modifica quel programma, viene inserita automaticamente la versione aggiornata. Quando un paziente completa una valutazione dei risultati, il punteggio appare insieme a tutte le altre informazioni presenti nella sua cartella clinica.

Questa è l’integrazione che elimina la doppia immissione dei dati. La maggior parte dei medici conosce bene la routine che prevede di completare un programma in uno strumento di riabilitazione e poi digitare nuovamente il riepilogo nel sistema gestionale (PMS) affinché la cartella clinica risulti completa. La funzione “Copia dati cartella clinica” esegue questa operazione al posto vostro, e lo fa in modo coerente, il che è fondamentale quando un revisore o un collega leggerà in seguito la documentazione. La continuità delle cure dipende dal fatto che la cartella clinica riporti l’intera storia clinica, e la riscrittura automatica ne garantisce l’accuratezza.

UI incorporata

L'interfaccia utente integrata è il livello più profondo dei tre. Physitrack all'interno della finestra stessa del PMS, quindi è possibile creare programmi, inviare messaggi e monitorare i progressi dei pazienti senza mai dover aprire una nuova applicazione. Il sistema principale rimane la base operativa, mentre Physitrack un pannello al suo interno.

Per i medici che sono riluttanti ad apprendere una seconda interfaccia, questo aspetto è più importante di qualsiasi elenco di funzionalità. Si continua a lavorare con il software che già si conosce. La libreria degli esercizi, gli strumenti di telemedicina e gli indicatori di esito sono visibili proprio dove ci si aspetta di trovarli, inseriti nel layout del sistema di gestione della pratica medica (PMS) che si utilizza quotidianamente. Il nuovo personale si integra più rapidamente perché c’è una sola schermata da imparare, non due.

L'interfaccia utente integrata mantiene inoltre la cartella clinica del paziente al centro del flusso di lavoro. Non si corre mai il rischio di avviare un programma in una schermata e dimenticarsi di registrarlo in un'altra, poiché entrambe le azioni avvengono nella stessa schermata. L'integrazione elimina il divario tra il sistema di documentazione e quello riabilitativo, proprio quel divario in cui solitamente le informazioni vanno perse.

Punto focale sull'integrazione per mercato

Physitrack con oltre 40 piattaforme e la scelta di quella più adatta a te dipende dal luogo in cui eserciti la professione e dall’organizzazione della tua clinica. La gamma comprende cartelle cliniche elettroniche ospedaliere, sistemi di gestione degli studi privati, reti del Servizio Sanitario Nazionale (NHS) del Regno Unito e reti private, software per ambulatori statunitensi, strumenti per cliniche australiane e piattaforme europee conformi al GDPR. Ecco le integrazioni più importanti per ciascun segmento.

Epic e i sistemi ospedalieri

Gli ospedali e le grandi strutture sanitarie utilizzano Epic, e Physitrack in tale contesto senza entrare in concorrenza con esso. Il personale clinico continua a utilizzare Epic come sistema di riferimento, mentre Physitrack la prescrizione degli esercizi e il monitoraggio dei risultati all’interno dello stesso flusso di lavoro. L’integrazione riporta i dettagli del programma e i risultati delle misurazioni completate nella cartella clinica del paziente, in modo che le attività riabilitative siano visibili proprio dove il resto dell’équipe assistenziale è già abituata a consultare.

Studio privato: Cliniko, Jane e Halaxy

Cliniko, Jane e Halaxy gestiscono una quota consistente di cliniche private di fisioterapia, chiropratica e discipline sanitarie affini in Australia, Nuova Zelanda, Regno Unito e Canada. Physitrack con tutte e tre queste piattaforme: basta assegnare un programma in Physitrack il PDF viene automaticamente inserito nella cartella clinica del paziente senza dover digitare nulla. Sia i professionisti che esercitano in proprio sia le cliniche con più sedi beneficiano degli stessi aggiornamenti automatici delle cartelle cliniche, garantendo così la coerenza della documentazione man mano che la propria attività cresce.

Regno Unito: SystmOne e TM3

I professionisti sanitari del Regno Unito utilizzano SystmOne nelle strutture del Servizio Sanitario Nazionale (NHS) e TM3 negli studi privati e in quelli convenzionati con le assicurazioni, e Physitrack con entrambi. Che la vostra organizzazione utilizzi SystmOne, TM3 o un’altra piattaforma leader nella gestione degli studi medici, Physitrack ai sistemi già in uso dai vostri professionisti sanitari. L’ecosistema di integrazione Physitrack copre una gamma sempre più ampia di piattaforme britanniche, mantenendo le attività riabilitative collegate alle cartelle cliniche dei pazienti e riducendo il carico amministrativo derivante dal passaggio da un sistema all’altro.

Mercati statunitensi: drchrono e Raintree Systems

Le cliniche statunitensi di fisioterapia e riabilitazione ambulatoriale possono integrarsi con drchrono e Raintree Systems. drchrono è adatto agli studi di fisioterapia di piccole dimensioni che desiderano che i programmi di esercizi e i dati PROM vengano inseriti direttamente nella cartella clinica, mentre Raintree è pensato per le grandi strutture di riabilitazione ambulatoriale che gestiscono un elevato numero di pazienti in diverse sedi. Entrambe le piattaforme inseriscono Physitrack nella cartella clinica, garantendo che la fatturazione e le note cliniche attingano dalla stessa fonte.

Australia: Nookal e Coreplus

Le cliniche australiane che utilizzano Nookal o Coreplus si collegano a Physitrack stesso modo. I programmi assegnati e gli indicatori di risultato vengono inseriti automaticamente nella cartella clinica del paziente, così i responsabili delle strutture sanitarie, che gestiscono turni molto intensi del personale paramedico, non devono più preoccuparsi di effettuare aggiornamenti manuali.

Europa: FysioLogic e Fysiomanager

Le cliniche europee che utilizzano FysioLogic o Fysiomanager beneficiano di integrazioni realizzate nel rispetto delle normative UE in materia di dati. Physitrack i dati dei pazienti nell’UE e opera in conformità con il GDPR; pertanto, il collegamento con queste piattaforme garantisce la conformità della documentazione senza necessità di ulteriori verifiche legali. Gli studi di fisioterapia olandesi e di tutta l’Europa possono collegare il proprio sistema esistente e conservare le cartelle cliniche nei luoghi previsti dalle autorità di regolamentazione.

Cosa viene inserito automaticamente nella cartella clinica

Tre documenti vengono inseriti nella cartella clinica del paziente senza che tu debba digitare nemmeno una parola.

Il programma di esercizi in formato PDF

Quando si assegna un programma di riabilitazione, Physitrack un file PDF di tale programma e lo inserisce direttamente nella cartella clinica del paziente. In questo modo si evita di dover salvare un file, passare al proprio sistema gestionale (PMS) e allegarlo manualmente. La cartella clinica riporta esattamente quali trattamenti il paziente ha ricevuto e quando, proprio ciò che un revisore desidera vedere.

Versioni aggiornate del programma

I programmi cambiano man mano che i pazienti fanno progressi. Ogni volta che modifichi gli esercizi, una nuova versione viene automaticamente salvata nella cartella clinica. Il sistema conserva tutte le modifiche in ordine cronologico, così un collega che si occupi del caso potrà consultare la cronologia completa di ciò che hai prescritto e delle motivazioni alla base delle tue scelte.

Punteggi relativi agli indicatori di esito completati

Gli indicatori di esito riferiti dal paziente (PROM) riflettono la valutazione che il paziente dà del proprio dolore, della propria funzionalità o dei propri progressi. Quando un paziente compila uno di questi questionari, il punteggio viene automaticamente inserito nella sua cartella clinica. Non è più necessario trascrivere i valori da una schermata all’altra e il punteggio documentato entra a far parte dello stesso percorso di tracciabilità su cui i medici fanno affidamento per garantire la continuità delle cure.

Ogni risultato sostituisce un'operazione manuale di copia e incolla che gli operatori sanitari ripetono decine di volte alla settimana. L'eliminazione di tali operazioni garantisce l'accuratezza della cartella clinica e fa risparmiare tempo.

Conformità e governance nell'integrazione dei sistemi clinici

Quando il vostro PMS e una piattaforma di terze parti si scambiano i dati dei pazienti, il vostro team di governance porrà innanzitutto una domanda: questo fornitore è in grado di dimostrare come protegge le informazioni? Physitrack con le due certificazioni più importanti per i responsabili IT e della conformità.

La norma ISO 27001 disciplina le modalità con cui Physitrack la sicurezza delle informazioni nei propri sistemi e processi. La norma ISO 13485 riguarda la gestione della qualità dei dispositivi medici, a indicare che la piattaforma soddisfa standard di livello clinico anziché quelli generici del settore software. Un revisore riconosce immediatamente entrambe le certificazioni e tale riconoscimento accorcia i tempi delle valutazioni relative agli appalti.

Per le cliniche europee, Physitrack la conformità al GDPR e ospita i dati all’interno dell’UE. Ciò elimina un ostacolo comune per gli studi soggetti a norme regionali in materia di residenza dei dati. Le cartelle cliniche dei vostri pazienti rimangono soggette alle tutele legali già in vigore nel vostro contesto operativo.

Physitrack è Physitrack in possesso della registrazione come dispositivo medico negli Stati Uniti, una certificazione utile per le cliniche nordamericane che valutano strumenti di livello clinico. Ciò conferma che la piattaforma è registrata come dispositivo medico e non come app di consumo.

Queste credenziali hanno un peso proprio perché due sistemi clinici si scambiano dati sui pazienti. Un anello debole da una delle due parti mette a rischio l'intera catena. Le certificazioni Physitrack forniscono al vostro team di governance un motivo documentato per approvare la connessione anziché bloccarla.

Come attivare un'Physitrack

Attivare un'integrazione richiede solo pochi minuti, non è un progetto IT. Apri le impostazioni Physitrack tuo Physitrack e individua il menu delle integrazioni. Seleziona il tuo PMS o EHR dall'elenco, quindi effettua l'autenticazione con le credenziali della tua piattaforma. Physitrack la connessione sicura in background.

Una volta stabilita la connessione, imposta le tue preferenze relative alla documentazione. Decidi quali dati devono essere riportati nella cartella clinica, inclusi i PDF dei programmi assegnati, le versioni aggiornate e i risultati delle valutazioni completate. Sei tu a controllare quali dati vengono trasferiti e dove, in modo che l’integrazione si adatti al modo in cui la tua clinica opera già.

Consulta l'elenco completo delle piattaforme supportate nella paginaPhysitrack per verificare il tuo sistema e il tipo di integrazione prima di iniziare.

Vuoi provare prima il flusso di lavoro con i tuoi pazienti? Attiva una prova gratuita di 14 giorni e collega il tuo sistema di gestione dello studio (PMS) per vedere in azione la documentazione automatizzata. Niente doppie inserzioni, niente copia manuale dei dettagli del programma, niente necessità di uscire dal tuo sistema principale.

Domande frequenti

Il mio PMS supporta tutti e tre i tipi di integrazione?

Il supporto varia a seconda della piattaforma. Alcuni sistemi PMS offrono SSO, copia dei dati delle cartelle cliniche e interfaccia utente integrata, mentre altri ne supportano solo una o due. Consulta la paginaPhysitrack per conoscere le funzionalità esatte disponibili per il tuo sistema.

Cosa succede ai dati già presenti nel mio grafico?

Physitrack nuove informazioni nella cartella clinica del paziente senza mai sovrascrivere o cancellare i dati già presenti nel vostro sistema gestionale (PMS). Le vostre note storiche rimangono esattamente dove sono.

La configurazione è a carico Physitrack o del mio team IT?

Physitrack guida l'attivazione e l'autenticazione per la maggior parte delle integrazioni. Il vostro team IT raramente deve fare altro che approvare l'accesso, il che riduce al minimo l'impatto sull'impiego delle risorse interne.

I dati dei pazienti vengono archiviati al di fuori del mio sistema gestionale ospedaliero (PMS)?

Physitrack i dati su un'infrastruttura certificata ISO 27001, con hosting nell'Unione Europea per le cliniche europee. La documentazione inviata al vostro PMS viene conservata nel vostro sistema come documento ufficiale.