Hoe de integraties Physitrack de klinische documentatie vereenvoudigen

TLDR

Physitrack aan meer dan 40 praktijk en EPD-platforms, waaronder Epic, Cliniko, Jane en SystmOne. Dit wordt mogelijk gemaakt door drie soorten integraties. Met Single Sign-On is een tweede aanmelding overbodig. Met ‘Copy Chart Data’ worden toegewezen programma’s en uitkomstscores rechtstreeks in het patiëntendossier opgenomen. Dankzij de ‘Embedded UI’ wordt Physitrack het venster van uw praktijkbeheersysteem geïntegreerd. Samen maken deze integraties een einde aan het dubbel invoeren van gegevens, wat kostbare klinische tijd in beslag neemt.

Het documentatieprobleem dat clinici tijd kost

Je rondt een sessie af, stelt een trainingsprogramma op in je revalidatieplatform en voert de gegevens vervolgens opnieuw in je patiëntenbeheersysteem in, zodat het dossier klopt. Die tweede stap is dubbele invoer, en die moet na elke afspraak worden uitgevoerd waarbij een trainingsvoorschrift of een uitkomstmaat aan de orde komt.

Klinische zorgverleners hebben al een zware administratieve last te dragen. Uit enquêtes onder fysiotherapeuten en aanverwante zorgverleners blijkt zorgverleners dat documentatie een van de belangrijkste oorzaken is van onbetaald overwerk, waarbij het bijwerken van aantekeningen en dossiers vaak tot ver na de laatste patiënt van de dag doorloopt. Elke minuut die wordt besteed aan het overzetten van een behandelplan van het ene scherm naar het andere, is een minuut die niet aan behandeling of herstel wordt besteed.

De meeste klinieken beschouwen dit als iets dat zo snel mogelijk moet worden afgehandeld. Een administratief medewerker inhuren, sjablonen maken, langer doorwerken. Dat zijn tijdelijke oplossingen, waardoor de twee systemen los van elkaar blijven staan. Physitrack in plaats daarvan de structuur Physitrack . Wanneer uw PMS en uw revalidatieplatform rechtstreeks gegevens uitwisselen, Physitrack het programma dat u in Physitrack toewijst Physitrack in het dossier Physitrack , zonder dat u daar ook maar één toetsaanslag voor hoeft te doen. In de rest van deze handleiding wordt uitgelegd hoe die koppeling werkt tussen de platforms die u al gebruikt.

Drie manieren waarop Physitrack met uw PMS/EHR

Physitrack op uw bestaande systemen via drie integratietypen, die elk zijn afgestemd op een ander moment in uw dag. Eén regelt hoe u inlogt. Eén regelt hoe gegevens naar het patiëntendossier worden overgebracht. Eén bepaalt waar Physitrack op uw scherm verschijnt. Uw PMS of EHR bepaalt welke combinatie u krijgt, maar het doel blijft hetzelfde: u besteedt minder tijd aan het overnemen van informatie en meer tijd aan uw patiënten.

Single Sign-On (SSO)

Met Single Sign-On hoef je niet nog een keer in te loggen. Je logt in op je praktijk , klikt door naar Physitrack en je bent al geauthenticeerd. Je hoeft geen apart wachtwoord te onthouden. Je hoeft niet meer mentaal te schakelen tussen twee browsertabbladen die elk hun eigen inloggegevens vereisen.

Dat klinkt misschien niet veel, totdat je gaat tellen hoe vaak je wisselt. Een drukbezette fysiotherapeut schakelt tientallen keren per dag tussen systemen. Elke nieuwe aanmelding verstoort de concentratie en zorgt voor extra weerstand bij een taak die je voortdurend herhaalt. SSO vult die leemte op, zodat de twee platforms aanvoelen als één geheel.

Grafiekgegevens kopiëren

Met ‘Chart Data kopiëren’ worden Physitrack direct teruggeschreven naar het patiëntendossier. Wanneer u een trainingsprogramma toewijst, wordt er automatisch een PDF in het dossier opgeslagen, zonder dat u deze hoeft op te slaan, te exporteren en opnieuw te uploaden. Als u dat programma aanpast, wordt de bijgewerkte versie automatisch bijgewerkt. Wanneer een patiënt een uitkomstmeting invult, verschijnt de score samen met alle andere gegevens in zijn of haar dossier.

Dit is de integratie die een einde maakt aan dubbele invoer. De meeste zorgverleners kennen de routine: je rondt een programma af in een revalidatietool en typt vervolgens de samenvatting opnieuw in het PMS, zodat het dossier compleet blijft. De functie ‘Dossiergegevens kopiëren’ neemt die stap voor je uit handen, en doet dat op een consistente manier – wat belangrijk is wanneer een auditor of een collega het dossier later doorneemt. De continuïteit van de zorg hangt af van een dossier dat het volledige verhaal vertelt, en dankzij de automatische terugschrijving blijft het dossier volledig en betrouwbaar.

Integratie binnen UI

De ‘Embedded UI’ is het diepste niveau van de drie. Physitrack rechtstreeks in het venster van uw PMS, zodat u programma’s kunt opstellen, berichten kunt versturen en de voortgang van patiënten kunt bekijken zonder ooit een nieuwe applicatie te hoeven openen. Het primaire systeem blijft uw uitvalsbasis, en Physitrack daarbinnen een paneel.

Voor zorgverleners die terughoudend zijn om een tweede interface te leren, is dit belangrijker dan welke lijst met functies dan ook. Je blijft werken in de software die je al kent. De oefeningenbibliotheek, de tools voor telezorg en de uitkomstmaten verschijnen precies waar je ze verwacht, binnen de lay-out van het PMS waarmee je dagelijks werkt. Nieuwe medewerkers raken sneller ingewerkt omdat ze maar één scherm hoeven te leren, in plaats van twee.

Met de geïntegreerde gebruikersinterface blijft het patiëntendossier bovendien centraal staan in de workflow. U loopt nooit het risico dat u ergens een programma start en vervolgens vergeet dit op een andere plek te registreren, omdat beide handelingen in hetzelfde scherm plaatsvinden. Door deze integratie verdwijnt de scheiding tussen uw documentatiesysteem en uw revalidatiesysteem – juist die scheiding waar informatie doorgaans verloren gaat.

Integratie in de schijnwerpers per markt

Physitrack aan meer dan 40 platforms, en welk platform voor u het meest geschikt is, hangt af van waar u praktijk hoe uw kliniek is georganiseerd. Het aanbod omvat elektronische patiëntendossiers voor ziekenhuizen,praktijk , netwerken van de Britse NHS en particuliere zorginstellingen, Amerikaanse software voor poliklinische zorg, Australische klinische hulpmiddelen en Europese platforms die zijn afgestemd op de AVG. Hieronder vindt u de belangrijkste integraties per segment.

Epic en ziekenhuissystemen

Ziekenhuizen en grote zorginstellingen werken met Epic, en Physitrack op die omgeving in plaats van ermee te concurreren. Uw zorgverleners blijven Epic gebruiken als het primaire patiëntendossier, terwijl Physitrack binnen dezelfde workflow de bewegingsvoorschriften en het bijhouden van de resultaten Physitrack . Door de integratie worden programmadetails en voltooide metingen teruggeschreven naar het patiëntendossier, zodat de revalidatieactiviteiten zichtbaar zijn op de plek waar de rest van het zorgteam al kijkt.

praktijk: Cliniko, Jane en Halaxy

Cliniko, Jane en Halaxy beheren een groot deel van de particuliere fysiotherapie-, chiropractie- en aanverwante gezondheidsklinieken in Australië, Nieuw-Zeeland, het Verenigd Koninkrijk en Canada. Physitrack met alle drie Physitrack , dus Physitrack je in Physitrack een programma toewijst Physitrack wordt de PDF Physitrack in het patiëntendossier opgeslagen zonder dat je iets opnieuw hoeft in te voeren. Zowel zelfstandige zorgverleners klinieken met meerdere vestigingen krijgen dezelfde automatische dossierupdates, waardoor de documentatie consistent blijft naarmate je bedrijf groeit.

VK: SystmOne en TM3

Britse zorgverleners werken met SystmOne binnen de NHS en met TM3 in particuliere en door verzekeraars ondersteunde praktijk, en Physitrack met beide systemen Physitrack . Of uw organisatie nu werkt met SystmOne, TM3 of een ander toonaangevend praktijk : Physitrack op de systemen die uw zorgverleners al gebruiken. Het integratie-ecosysteem Physitrack omvat een groeiend aantal Britse platforms, waardoor revalidatieactiviteiten gekoppeld blijven aan patiëntendossiers en de administratieve rompslomp tussen de systemen wordt verminderd.

Amerikaanse markten: drchrono en Raintree Systems

Amerikaanse fysiotherapiepraktijken en poliklinische revalidatiecentra kunnen integraties realiseren met drchrono en Raintree Systems. drchrono is geschikt voor kleinere praktijken trainingsprogramma’s en PROM’s rechtstreeks in het patiëntendossier willen opnemen, terwijl Raintree bedoeld is voor grotere poliklinische revalidatieorganisaties die grote aantallen patiënten op meerdere locaties beheren. Beide systemen voeren Physitrack terug naar het dossier, waardoor facturering en klinische aantekeningen uit dezelfde bron worden gehaald.

Australië: Nookal en Coreplus

Australische klinieken die Nookal of Coreplus gebruiken, maken Physitrack dezelfde manier verbinding met Physitrack . Toegewezen programma’s en uitkomstmaten worden automatisch in het patiëntendossier vastgelegd, zodat praktijk drukke roosters voor paramedici beheren, niet langer handmatig updates hoeven bij te werken.

Europa: FysioLogic en Fysiomanager

Europese klinieken die gebruikmaken van FysioLogic of Fysiomanager krijgen integraties die zijn ontwikkeld met inachtneming van de EU-gegevensregels. Physitrack patiëntgegevens in de EU en werkt volgens de AVG, dus door deze platforms te koppelen blijft de documentatie aan de voorschriften voldoen zonder dat er extra juridische toetsing nodig is. Nederlandse en andere Europese praktijken hun bestaande systeem koppelen en hun dossiers bewaren op de plaatsen die hun toezichthouders verwachten.

Wat er automatisch in het dossier wordt genoteerd

Er worden drie documenten in het patiëntendossier opgenomen zonder dat je ook maar één woord hoeft te typen.

Het trainingsprogramma (PDF)

Wanneer u een revalidatieprogramma toewijst, Physitrack direct een PDF van dat programma Physitrack deze rechtstreeks Physitrack aan het dossier van de patiënt. U hoeft dus geen bestand op te slaan, over te schakelen naar uw PMS en het vervolgens handmatig bij te voegen. In het dossier staat precies wat de patiënt heeft gekregen en wanneer, en dat is precies wat een controleur wil zien.

Bijgewerkte programmaversies

De programma’s worden aangepast naarmate patiënten vooruitgang boeken. Telkens wanneer je de oefeningen aanpast, wordt er automatisch een nieuwe versie teruggeschreven naar het dossier. Het dossier bewaart elke aanpassing in chronologische volgorde, zodat een collega die de zaak overneemt de volledige geschiedenis kan bekijken van wat je hebt voorgeschreven en waarom.

Scores van de voltooide uitkomstmaten

Patiëntgerapporteerde uitkomstmaten (PROM’s) geven weer hoe een patiënt zijn of haar pijn, functioneren of vooruitgang beoordeelt. Wanneer een patiënt een PROM invult, wordt de score automatisch in zijn of haar dossier vastgelegd. U hoeft de cijfers niet langer van het ene scherm naar het andere over te typen, en de vastgelegde score wordt onderdeel van hetzelfde controlespoor waarop zorgverleners vertrouwen voor de continuïteit van de zorg.

Elke uitvoer vervangt een handmatige kopieer-en-plakstap die zorgverleners tientallen keren per week herhalen. Door die stappen te elimineren blijft het dossier accuraat en wordt er daadwerkelijk tijd bespaard.

Naleving en governance bij het koppelen van klinische systemen

Wanneer uw PMS en een platform van een derde partij patiëntgegevens uitwisselen, zal uw governance-team eerst één vraag stellen: kan deze leverancier aantonen hoe hij de informatie beveiligt? Physitrack deze vraag met twee certificeringen die voor IT- en compliance-belanghebbenden het belangrijkst zijn.

ISO 27001 beschrijft hoe Physitrack de informatiebeveiliging binnen zijn systemen en processen Physitrack . ISO 13485 heeft betrekking op kwaliteitsmanagement voor medische hulpmiddelen, wat aangeeft dat het platform voldoet aan normen voor klinisch gebruik in plaats van aan algemene softwarenormen. Een auditor herkent beide certificaten onmiddellijk, en die herkenning verkort de beoordelingsprocedures bij aanbestedingen.

Voor Europese klinieken Physitrack aan de AVG Physitrack voldaan en worden gegevens binnen de EU opgeslagen. Dit neemt een veelvoorkomende belemmering weg voor praktijken aan regionale regels inzake gegevensopslag. De dossiers van uw patiënten blijven onderworpen aan de wettelijke beschermingsmaatregelen waarbinnen u reeds opereert.

Physitrack beschikt Physitrack over een registratie als medisch hulpmiddel in de VS, een nuttig bewijs voor Noord-Amerikaanse klinieken die hulpmiddelen van klinische kwaliteit beoordelen. Dit bevestigt dat het platform is geregistreerd als medisch hulpmiddel en niet als consumentenapp.

Deze certificeringen zijn juist zo belangrijk omdat twee klinische systemen patiëntgegevens met elkaar uitwisselen. Een zwakke schakel aan één van beide kanten vormt een risico voor de hele keten. De certificeringen Physitrack geven uw governance-team een gedocumenteerde reden om de koppeling goed te keuren in plaats van deze tegen te houden.

Hoe activeer je een Physitrack ?

Het inschakelen van een integratie kost slechts enkele minuten; het is geen IT-project. Open de instellingen Physitrack je Physitrack en ga naar het menu ‘Integraties’. Selecteer je PMS of EHR uit de lijst en log vervolgens in met de inloggegevens van je bestaande platform. Physitrack op de achtergrond Physitrack de beveiligde verbinding.

Zodra de koppeling tot stand is gebracht, stelt u uw documentatievoorkeuren in. Bepaal welke gegevens teruggeschreven worden naar het dossier, waaronder toegewezen programma-PDF’s, bijgewerkte versies en ingevulde uitkomstmaten. U bepaalt zelf wat waar naartoe stroomt, zodat de integratie aansluit bij de manier waarop uw kliniek al werkt.

Bekijk de volledige lijst met ondersteunde platforms op de paginaPhysitrack om te controleren of uw systeem en het type integratie geschikt zijn voordat u begint.

Wilt u de workflow eerst met uw eigen patiënten testen? Start dan een gratis proefperiode van 14 dagen en koppel uw PMS om de geautomatiseerde documentatie in de praktijk te zien. Geen dubbele invoer, geen handmatig overnemen van programmagegevens, en u hoeft uw hoofdsysteem niet te verlaten.

Veelgestelde vragen

Ondersteunt mijn PMS alle drie de integratietypen?

De ondersteuning verschilt per platform. Sommige PMS-systemen bieden SSO, het kopiëren van kaartgegevens en een geïntegreerde gebruikersinterface, terwijl andere slechts één of twee van deze functies ondersteunen. Raadpleeg de Physitrack voor een overzicht van de exacte mogelijkheden die voor uw systeem beschikbaar zijn.

Wat gebeurt er met mijn bestaande grafiekgegevens?

Physitrack nieuwe gegevens Physitrack aan het patiëntendossier en overschrijft of verwijdert nooit gegevens die al in uw PMS staan. Uw eerdere aantekeningen blijven precies waar ze zijn.

Moet Physitrack de installatie regelen, of is Physitrack de taak van mijn IT-team?

Physitrack begeleiden u bij de activering en authenticatie voor de meeste integraties. Uw IT-team hoeft meestal niet meer te doen dan de toegang goed te keuren, waardoor de implementatie weinig druk legt op de interne middelen.

Worden patiëntgegevens buiten mijn PMS opgeslagen?

Physitrack gegevens op een ISO 27001-gecertificeerde infrastructuur, waarbij Europese klinieken gebruikmaken van hosting binnen de EU. De documentatie die wordt teruggeschreven naar uw PMS wordt in uw systeem bewaard als het officiële document.