W jaki sposób integracje Physitrack ułatwiają prowadzenie dokumentacji klinicznej

W skrócie

Physitrack z ponad 40 platformami do zarządzania praktyką oraz systemami elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR), w tym z Epic, Cliniko, Jane i SystmOne. Działają tu trzy rodzaje integracji. Funkcja pojedynczego logowania (Single Sign-On) eliminuje konieczność ponownego logowania. Funkcja kopiowania danych z karty pacjenta (Copy Chart Data) zapisuje przypisane programy i wyniki bezpośrednio w dokumentacji pacjenta. Wbudowany interfejs użytkownika (Embedded UI) umieszcza Physitrack oknie systemu zarządzania praktyką (PMS). Razem eliminują one konieczność podwójnego wprowadzania danych, co pochłania cenny czas kliniczny.

Problem z dokumentacją, który pochłania czas lekarzy

Kończysz sesję, tworzysz program ćwiczeń na platformie rehabilitacyjnej, a następnie ponownie wpisujesz szczegóły do systemu zarządzania pacjentami, aby dane w dokumentacji były spójne. Ten drugi krok stanowi podwójne wprowadzanie danych i ma miejsce po każdej wizycie, która dotyczy zaleceń dotyczących ćwiczeń lub pomiaru wyników.

Pracownicy służby zdrowia już teraz borykają się z ogromnym obciążeniem administracyjnym. Ankiety przeprowadzane wśród fizjoterapeutów i przedstawicieli pokrewnych zawodów medycznych regularnie wskazują, że dokumentacja jest jedną z głównych przyczyn niepłatnych nadgodzin, a sporządzanie notatek i aktualizowanie kart pacjentów często zajmuje czas znacznie dłuższy niż trwanie wizyty ostatniego pacjenta danego dnia. Każda minuta poświęcona na przepisywanie programu z jednego ekranu na drugi to minuta, której nie można poświęcić na leczenie lub rehabilitację.

Większość klinik traktuje to jako coś, co trzeba jak najszybciej załatwić. Zatrudniają asystenta do sporządzania dokumentacji, tworzą szablony, zostają po godzinach. To tylko tymczasowe rozwiązania, które sprawiają, że oba systemy pozostają od siebie oddzielone. Physitrack natomiast Physitrack samą strukturę. Gdy Twój system zarządzania praktyką (PMS) i platforma rehabilitacyjna wymieniają dane bezpośrednio, program ćwiczeń przypisany w Physitrack do karty pacjenta bez konieczności wpisywania czegokolwiek przez Ciebie. W dalszej części tego przewodnika pokazujemy, jak to połączenie działa w ramach platform, z których już korzystasz.

Trzy sposoby Physitrack z systemem PMS/EHR

Physitrack z istniejącymi systemami za pomocą trzech rodzajów integracji, z których każdy jest dostosowany do innego momentu dnia. Jeden z nich odpowiada za proces logowania. Drugi zarządza przepływem danych do karty pacjenta. Trzeci określa, w którym Physitrack na ekranie Physitrack . To system PMS lub EHR decyduje o tym, jaką kombinację otrzymujesz, ale cel pozostaje ten sam. Poświęcasz mniej czasu na przepisywanie informacji, a więcej na pracę z pacjentami.

Jednokrotne logowanie (SSO)

Funkcja pojedynczego logowania (Single Sign-On) eliminuje konieczność ponownego logowania. Wystarczy zalogować się do systemu zarządzania praktyką, przejść do Physitrack – i już jesteś uwierzytelniony. Nie musisz pamiętać osobnego hasła. Nie musisz też przełączać się między dwiema kartami przeglądarki, z których każda wymaga podania własnych danych logowania.

Może się to wydawać drobną sprawą, dopóki nie policzy się, jak często się przełącza. Zapracowany fizjoterapeuta przechodzi między systemami dziesiątki razy dziennie. Każde ponowne logowanie zakłóca koncentrację i utrudnia wykonywanie zadania, które powtarza się nieustannie. SSO eliminuje tę przeszkodę, dzięki czemu obie platformy działają jak jedna.

Skopiuj dane z wykresu

Funkcja „Kopiuj dane z wykresu” zapisuje Physitrack bezpośrednio w dokumentacji pacjenta. Po przypisaniu programu ćwiczeń plik PDF trafia do dokumentacji bez konieczności zapisywania, eksportowania i ponownego przesyłania go. W przypadku zmiany programu aktualizowana wersja jest automatycznie dodawana. Gdy pacjent wypełni kwestionariusz oceny wyników, wynik pojawia się wraz z pozostałymi danymi w jego dokumentacji.

To właśnie ta integracja eliminuje konieczność podwójnego wprowadzania danych. Większość lekarzy zna tę rutynową czynność: po zakończeniu programu w narzędziu rehabilitacyjnym trzeba ponownie wpisać podsumowanie do systemu zarządzania pacjentami (PMS), aby dokumentacja była kompletna. Funkcja „Kopiuj dane z dokumentacji” wykonuje ten krok za Ciebie i robi to w sposób spójny, co ma znaczenie, gdy dokumentację przegląda później audytor lub kolega. Ciągłość opieki zależy od tego, czy dokumentacja przedstawia pełny obraz sytuacji, a automatyczne zapisywanie danych zapewnia jej rzetelność.

Wbudowany interfejs użytkownika

Interfejs użytkownika typu „embedded” stanowi najniższy z trzech poziomów. Physitrack bezpośrednio w oknie systemu PMS, dzięki czemu można tworzyć programy, wysyłać wiadomości i śledzić postępy pacjentów bez konieczności otwierania nowej aplikacji. System główny pozostaje bazą operacyjną, a Physitrack panelem działającym w jego ramach.

Dla lekarzy, którzy niechętnie uczą się obsługi drugiego interfejsu, ma to większe znaczenie niż jakakolwiek lista funkcji. Można nadal pracować w oprogramowaniu, które już znają. Biblioteka ćwiczeń, narzędzia do telezdrowia oraz wskaźniki wyników są dostępne tam, gdzie się ich spodziewają, w ramach układu systemu zarządzania praktyką (PMS), po którym poruszają się na co dzień. Nowi pracownicy szybciej się wdrażają, ponieważ muszą nauczyć się obsługi tylko jednego ekranu, a nie dwóch.

Wbudowany interfejs użytkownika sprawia również, że dokumentacja pacjenta pozostaje w centrum procesu pracy. Nigdy nie zdarzy się, byś rozpoczął program w jednym miejscu, a zapomniał go zarejestrować w innym, ponieważ obie czynności odbywają się w tym samym widoku. Integracja ta eliminuje lukę między systemem dokumentacji a systemem rehabilitacyjnym – właśnie w tej luce zazwyczaj giną informacje.

Przegląd integracji według rynków

Physitrack z ponad 40 platformami, a wybór tej odpowiedniej zależy od miejsca prowadzenia działalności i sposobu funkcjonowania Twojej kliniki. Oferta obejmuje szpitalne elektroniczne systemy dokumentacji medycznej, systemy zarządzania prywatnymi gabinetami, brytyjską służbę zdrowia (NHS) i sieci prywatne, oprogramowanie dla placówek ambulatoryjnych w USA, narzędzia dla klinik australijskich oraz europejskie platformy zgodne z RODO. Oto najważniejsze integracje w poszczególnych segmentach.

Systemy Epic i szpitalne

Szpitale i duże sieci opieki zdrowotnej korzystają z systemu Epic, a Physitrack w to środowisko, zamiast z nim konkurować. Państwa lekarze nadal korzystają z Epic jako głównego systemu dokumentacji, podczas gdy Physitrack przepisywaniem ćwiczeń i śledzeniem wyników w ramach tego samego procesu pracy. Dzięki tej integracji szczegóły programu oraz wyniki zrealizowanych ćwiczeń są zapisywane z powrotem w dokumentacji pacjenta, dzięki czemu informacje o rehabilitacji pojawiają się tam, gdzie reszta zespołu opieki już je przegląda.

Prywatna praktyka: Cliniko, Jane i Halaxy

Cliniko, Jane i Halaxy zarządzają znaczną częścią prywatnych klinik fizjoterapii, chiropraktyki i pokrewnych dziedzin medycznych w Australii, Nowej Zelandii, Wielkiej Brytanii i Kanadzie. Physitrack z wszystkimi trzema platformami, dzięki czemu wystarczy przypisać program w Physitrack plik PDF trafi do dokumentacji pacjenta bez konieczności ponownego wpisywania jakichkolwiek danych. Zarówno lekarze prowadzący indywidualną praktykę, jak i kliniki posiadające wiele placówek otrzymują te same automatyczne aktualizacje kart pacjentów, co pozwala zachować spójność dokumentacji w miarę rozwoju działalności.

Wielka Brytania: SystmOne i TM3

Brytyjscy lekarze korzystają z systemu SystmOne w placówkach NHS oraz z TM3 w prywatnych gabinetach i gabinetach wspieranych przez ubezpieczycieli, a Physitrack z obydwoma systemami. Niezależnie od tego, czy Twoja organizacja korzysta z SystmOne, TM3 czy innej wiodącej platformy do zarządzania praktyką, Physitrack z systemami, z których już korzystają Twoi lekarze. Ekosystem integracji Physitrack obejmuje coraz szerszą gamę brytyjskich platform, zapewniając powiązanie działań rehabilitacyjnych z dokumentacją pacjentów i ograniczając nakład pracy administracyjnej związanej z przepływem danych między systemami.

Rynki amerykańskie: drchrono i Raintree Systems

Amerykańskie kliniki fizjoterapii i rehabilitacji ambulatoryjnej korzystają z integracji z systemami drchrono i Raintree Systems. drchrono jest odpowiednie dla mniejszych gabinetów fizjoterapeutycznych, które chcą, aby programy ćwiczeń i wyniki PROM były automatycznie wprowadzane do dokumentacji medycznej, natomiast Raintree obsługuje większe placówki rehabilitacji ambulatoryjnej zarządzające dużą liczbą pacjentów w wielu lokalizacjach. Oba systemy zapisują Physitrack z powrotem do dokumentacji medycznej, dzięki czemu rozliczenia i notatki kliniczne opierają się na tym samym źródle.

Australia: Nookal i Coreplus

Australijskie kliniki korzystające z systemów Nookal lub Coreplus łączą się z Physitrack sam sposób. Przypisane programy i wskaźniki wyników są automatycznie zapisywane w dokumentacji pacjenta, dzięki czemu kierownicy placówek zarządzający napiętymi harmonogramami pracy personelu paramedycznego nie muszą już zajmować się ręcznym wprowadzaniem aktualizacji.

Europa: FysioLogic i Fysiomanager

Kliniki w Europie korzystające z oprogramowania FysioLogic lub Fysiomanager otrzymują rozwiązania integracyjne opracowane z uwzględnieniem unijnych przepisów dotyczących danych. Physitrack dane pacjentów na terenie UE i działa zgodnie z RODO, więc połączenie tych platform zapewnia zgodność dokumentacji z przepisami bez konieczności przeprowadzania dodatkowej analizy prawnej. Holenderskie oraz inne europejskie gabinety fizjoterapii mogą połączyć swój dotychczasowy system i przechowywać dokumentację tam, gdzie wymagają tego organy regulacyjne.

Co jest automatycznie zapisywane w karcie pacjenta

Trzy dokumenty trafiają do karty pacjenta, a Ty nie musisz wpisywać ani jednego słowa.

Program ćwiczeń w formacie PDF

Po przypisaniu programu rehabilitacyjnego Physitrack plik PDF z tym programem i Physitrack bezpośrednio w karcie pacjenta. Nie musisz już zapisywać pliku, przechodzić do systemu zarządzania pacjentami (PMS) ani ręcznie dołączać go do dokumentacji. Karta pacjenta zawiera dokładne informacje o tym, jakie zabiegi pacjent otrzymał i kiedy – czyli dokładnie to, co chce zobaczyć audytor.

Zaktualizowane wersje programu

Programy zmieniają się wraz z postępami pacjentów. Za każdym razem, gdy dostosowujesz ćwiczenia, nowa wersja jest automatycznie zapisywana w karcie pacjenta. W dokumentacji zapisywane są kolejno wszystkie zmiany, dzięki czemu kolega przejmujący ten przypadek może zapoznać się z pełną historią zaleceń oraz uzasadnieniem ich wyboru.

Wyniki pomiarów efektów końcowych

Wskaźniki wyników zgłaszanych przez pacjentów (PROM) odzwierciedlają ocenę pacjenta dotyczącą odczuwanego bólu, sprawności lub postępów w leczeniu. Gdy pacjent wypełni taki kwestionariusz, wynik jest automatycznie zapisywany w jego dokumentacji medycznej. Nie trzeba już ręcznie przepisywać wartości z jednego ekranu na drugi, a udokumentowany wynik staje się częścią tej samej ścieżki audytowej, na której opierają się lekarze w celu zapewnienia ciągłości opieki.

Każdy taki wynik zastępuje ręczną czynność kopiowania i wklejania, którą lekarze powtarzają dziesiątki razy w tygodniu. Wyeliminowanie tych czynności pozwala zachować dokładność dokumentacji medycznej i oszczędza czas.

Zgodność z przepisami i ład korporacyjny przy integracji systemów klinicznych

Gdy system PMS i platforma zewnętrzna wymieniają dane pacjentów, zespół ds. zarządzania zadaje przede wszystkim jedno pytanie: czy dany dostawca jest w stanie udowodnić, w jaki sposób chroni informacje? Physitrack , przedstawiając dwa certyfikaty, które mają największe znaczenie dla osób odpowiedzialnych za IT i zgodność z przepisami.

Norma ISO 27001 określa sposób, w jaki Physitrack bezpieczeństwem informacji w ramach swoich systemów i procesów. Norma ISO 13485 dotyczy zarządzania jakością w zakresie wyrobów medycznych, co oznacza, że platforma spełnia standardy klasy klinicznej, a nie ogólne standardy dotyczące oprogramowania. Audytor od razu rozpoznaje obie te normy, a ta świadomość skraca czas trwania przeglądów w ramach procedur zamówień publicznych.

W przypadku europejskich klinik Physitrack zgodność z RODO i przechowuje dane na terenie UE. Eliminuje to częstą przeszkodę dla placówek podlegających regionalnym przepisom dotyczącym lokalizacji danych. Dokumentacja medyczna Państwa pacjentów pozostaje objęta ochroną prawną, której już Państwo przestrzegają.

Physitrack posiada Physitrack rejestrację jako wyrób medyczny w Stanach Zjednoczonych, co stanowi przydatny dokument potwierdzający dla klinik w Ameryce Północnej oceniających narzędzia klasy klinicznej. Potwierdza to, że platforma jest zarejestrowana jako wyrób medyczny, a nie jako aplikacja konsumencka.

Te certyfikaty mają znaczenie właśnie dlatego, że dwa systemy kliniczne wymieniają między sobą dane pacjentów. Słabe ogniwo po którejkolwiek ze stron stanowi zagrożenie dla całego łańcucha. Certyfikaty Physitrack dają zespołowi ds. zarządzania udokumentowany powód, by zatwierdzić to połączenie, a nie je blokować.

Jak aktywować Physitrack z Physitrack

Włączenie integracji zajmuje zaledwie kilka minut – to nie jest projekt informatyczny. Otwórz ustawienia swojego Physitrack i przejdź do menu integracji. Wybierz swój system PMS lub EHR z listy, a następnie zaloguj się przy użyciu danych dostępowych do tej platformy. Physitrack bezpieczne połączenie w tle.

Po nawiązaniu połączenia skonfiguruj swoje preferencje dotyczące dokumentacji. Zdecyduj, które dane mają być zapisywane z powrotem w wykresie, w tym przypisane pliki PDF z programów, zaktualizowane wersje oraz wypełnione formularze pomiaru wyników. To Ty decydujesz, jakie dane gdzie trafiają, dzięki czemu integracja dostosowuje się do obecnego sposobu działania Twojej kliniki.

Przed rozpoczęciem zapoznaj się z pełną listą obsługiwanych platform na stroniePhysitrack , aby sprawdzić, czy Twój system i typ integracji są obsługiwane.

Chcesz najpierw przetestować ten proces z własnymi pacjentami? Rozpocznij 14-dniowy bezpłatny okres próbny i połącz swój system zarządzania praktyką (PMS), aby zobaczyć, jak działa automatyczna dokumentacja. Bez podwójnego wprowadzania danych, bez ręcznego przepisywania szczegółów programu, bez konieczności opuszczania głównego systemu.

Często zadawane pytania

Czy mój system PMS obsługuje wszystkie trzy rodzaje integracji?

Obsługa tych funkcji różni się w zależności od platformy. Niektóre systemy PMS oferują funkcje SSO, kopiowania danych z karty pacjenta oraz wbudowanego interfejsu użytkownika, podczas gdy inne obsługują tylko jedną lub dwie z nich. Dokładne możliwości dostępne w Twoim systemie znajdziesz na stroniePhysitrack .

Co stanie się z moimi dotychczasowymi danymi wykresów?

Physitrack nowe wpisy do dokumentacji pacjenta i nigdy nie nadpisuje ani nie usuwa zapisów już znajdujących się w systemie PMS. Dotychczasowe notatki pozostają dokładnie tam, gdzie są.

Czy konfiguracją zajmuje się Physitrack , czy też mój zespół IT?

Physitrack zapewnia wsparcie w zakresie aktywacji i uwierzytelniania dla większości integracji. Zespół IT rzadko musi wykonać coś więcej niż tylko zatwierdzenie dostępu, co pozwala ograniczyć obciążenie zasobów wewnętrznych podczas wdrażania.

Czy dane pacjentów są przechowywane poza moim systemem zarządzania praktyką (PMS)?

Physitrack dane w infrastrukturze posiadającej certyfikat ISO 27001, a dla europejskich klinik zapewnia hosting na terenie UE. Dokumentacja przesyłana z powrotem do systemu PMS pozostaje w Państwa systemie jako dokumentacja referencyjna.