Physitrack samen met uw EPD, niet in plaats daarvan

TL;DR

• Physitrack geen EPD en vormt geen vervanging daarvoor. Het sluit aan op het EPD dat uw praktijk al gebruikt.
• Uw EPD regelt SOAP-notities, facturering en planning. Physitrack het voorschrijven van oefeningen, therapietrouw, RTM en resultaten.
• Er zijn live-integraties met onder meer Epic en meer dan 40 andere platforms, zodat zorgverleners nooit hoeven te kiezen tussen documentatie en patiëntbetrokkenheid.
• Meer dan 110.000 zorgverleners in meer dan 180 landen maken gebruik van Physitrack poliklinieken van ziekenhuizen, particuliere praktijk en bedrijfsgezondheidsdiensten.

Uw EPD is ontworpen voor documentatie, niet voor wat er tussen de afspraken door gebeurt

Uw EPD doet precies waarvoor u het hebt aangeschaft. Het registreert SOAP-notities, regelt de planning, verwerkt de facturering en verzamelt digitale intakegegevens. Wanneer de gids van PatientStudio uit 2024 voor fysiotherapiesoftware de toonaangevende systemen vergelijkt, zijn dat de functies die worden gemeten, samen met patiëntencommunicatie, gedefinieerd als online afspraken maken, tweerichtings-sms’en en e-facturen (patientstudio.com). Geen enkel EPD in die vergelijking wordt beoordeeld op de omvang van de oefeningenbibliotheek, het bijhouden van therapietrouw, therapeutische monitoring op afstand, uitkomstmaten of meertalige patiënteninformatie. Die criteria komen simpelweg niet voor.

Deze leemte is structureel van aard, niet toevallig. Documentatiesystemen en hulpmiddelen voor klinische betrokkenheid bieden oplossingen voor verschillende problemen, waardoor kopers ze aan de hand van verschillende criteria beoordelen. Wanneer een EPD wel thuisoefenprogramma’s toevoegt, wordt deze functionaliteit meestal aangeboden als een aanvullende module in plaats van als onderdeel van het kernproduct.

WebPT is hier een goed voorbeeld van. De documentatie-, plannings- en factureringsfuncties van het platform worden door meer dan 15.000 klinieken gebruikt, en het thuisoefenprogramma maakt deel uit van de verschillende abonnementsniveaus in plaats van een op zichzelf staand platform te zijn (ehrinpractice.com). De RTM-ondersteuning verloopt via een integratie met Keet Health in plaats van via ingebouwde functionaliteit (ac-health.com).

Prompt Health trekt deze grens expliciet. Het bedrijf bestempelt zijn EPD als het kernproduct en bundelt patiëntenbetrokkenheid en geautomatiseerde RTM in een aparte uitbreiding genaamd Engage (prompthealth.com). Beide leveranciers hebben een solide documentatiekern opgebouwd en beschouwen het voorschrijven en monitoren van oefeningen als aanvullende functies die daar bovenop zijn gebouwd. Daardoor ontstaat er een leemte in wat er tussen de afspraken door gebeurt, en juist in die leemte ligt de kern van het werk op het gebied van klinische betrokkenheid.

De kloof in klinische betrokkenheid die EPD’s openlaten

Er zijn vier factoren die bepalen of een patiënt tussen twee bezoeken door herstelt, en geen van deze factoren valt binnen het bereik waarvoor een EPD is ontworpen. Elke tekortkoming brengt concrete kosten met zich mee die de kliniek stilletjes voor haar rekening neemt.

De eerste tekortkoming betreft de diepgang van de oefenvoorschriften. Wanneer de oefenbibliotheek slechts een paar honderd stockafbeeldingen bevat, vallen zorgverleners terug op generieke programma’s die patiënten negeren, en besteedt de zorgverlener de consulttijd aan het samenstellen van wat er eigenlijk al zou moeten bestaan. Een uitgebreide bibliotheek met een snelle programmabouwer verandert wat een zorgverlener kan voorschrijven in de twee minuten die hij of zij ter beschikking heeft. De bibliotheek Physitrack bevat meer dan 18.000 oefeningen, waardoor zorgverleners een programma kunnen afstemmen op de patiënt in plaats van andersom.

Het tweede tekort betreft de zichtbaarheid van de therapietrouw. Zodra een patiënt de kliniek verlaat, is uit het EPD niet op te maken of hij of zij de opdrachten heeft uitgevoerd, waardoor de volgende afspraak begint met giswerk in plaats van op basis van gegevens. Een behandelaar die kan zien welke sessies zijn voltooid en welke pijnscores zijn gerapporteerd, gaat de vervolgafspraak in en weet dan al wat er moet worden aangepast.

De derde tekortkoming betreft de gereedheid voor facturering van RTM. Bij therapeutische monitoring op afstand worden zorgverleners vergoed voor de monitoring die ze toch al willen uitvoeren, maar het EPD houdt geen rekening met de drempels voor vergoedingsgerechtigdheid en genereert ook niet de documentatie die verzekeraars vereisen. Zonder een systeem dat is ontworpen om de duur van de monitoring vast te leggen en in aanmerking komende patiënten te markeren, laat de kliniek factureerbare inkomsten liggen.

De vierde tekortkoming betreft meertalige patiënteninformatie. Wanneer een patiënt instructies leest in een taal die hij of zij maar half begrijpt, neemt de therapietrouw af en gaan de behandelresultaten daaronder lijden. De meeste EPD’s bieden patiënteninformatie uitsluitend in het Engels aan. De patiëntenapp Physitrack is beschikbaar in meer dan 15 talen, zodat de instructies die een zorgverlener opstelt de patiënt bereiken in de taal waarin hij of zij denkt.

Dit zijn structurele tekortkomingen, geen gebreken in een specifiek EPD. Documentatiesystemen en betrokkenheidssystemen lossen verschillende problemen op, en de aanschaf van het ene systeem heeft nog nooit het andere opgeleverd.

Hoe Physitrack aan uw bestaande EPD

Physitrack via drie integratietypen Physitrack aan uw EPD, en elk daarvan bespaart de zorgverlener een specifieke handmatige stap in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden. Dankzij ‘single sign-on’ hoeven zorgverleners zich slechts één keer aan te melden in het EPD, zodat niemand een aparte Physitrack hoeft bij te houden. Met ‘Chart writeback’ worden het PDF-bestand van het oefenprogramma, eventuele bijgewerkte programmaversies en ingevulde PROM-scores rechtstreeks naar het patiëntendossier verzonden, waardoor er een einde komt aan het kopiëren en plakken dat veel tijd kost bij het documenteren. Met de ‘Embedded UI’ wordt Physitrack een paneel binnen het EPD-venster geopend, zodat zorgverleners het dossier waarin ze al aan het werk zijn nooit hoeven te verlaten. Niet elk platform ondersteunt alle drie de opties, en de mogelijkheden variëren per systeem.

De Epic-integratie is het meest diepgaand en is vanaf vandaag live. Zorgverleners starten Physitrack een SMART-on-FHIR-verbinding die ook single sign-on afhandelt, en Epic geeft bij het opstarten de demografische gegevens van de patiënt en de verwijzingscontext door. Wanneer de zorgverlener een programma voorschrijft, Physitrack dit via HL7-berichten terug naar Epic. PDF’s met oefenprogramma’s worden als MDM-berichten verzonden, en gestructureerde flowsheet-vermeldingen bevatten het overzicht van de oefeningen. Er is geen middleware van derden in dit traject, wat betekent dat er minder storingspunten zijn die uw IT-team moet onderhouden en oplossen. Een doorverwijzende orthopedisch chirurg of huisarts kan vervolgens de voortgang van de revalidatie in zijn eigen Epic-overzicht bekijken, zonder te hoeven wachten op een apart fysiotherapierapport.

Die terugschrijving is vooral van belang vanwege de kosten die niet-geïntegreerde systemen met zich meebrengen. Zorgverleners die losstaande tools gebruiken, besteden per consult 15 tot 20 minuten aan het handmatig opnieuw invoeren van patiëntgegevens, en dankzij de integratie valt die stap volledig weg. Teruggeschreven dossiergegevens worden nooit overschreven of verwijderd, zodat de historische gegevens intact blijven.

Naast Epic Physitrack aan meer dan 40 platforms, waaronder drchrono, Raintree, JaneApp, Cliniko, Halaxy en SystmOne voor NHS-klinieken. Het gaat niet om het aantal. Welk documentatiesysteem uw kliniek ook al gebruikt, Physitrack zo ontworpen dat het daarop kan worden ingebouwd, in plaats van dat u het bestaande systeem moet vervangen.

Wat blijft in je EPD staan, wat wordt in Physitrack opgeslagen

Je hoeft niet te kiezen tussen je EPD en Physitrack. Je gebruikt ze allebei, waarbij elk systeem de taken uitvoert waarvoor het is ontworpen.

De linkerkolom zorgt ervoor dat uw documentatie en de inkomstencyclus intact blijven. WebPT en Prompt Health vormen hier een sterke basis, en Physitrack daar Physitrack . De rechterkolom omvat alles wat er gebeurt nadat de patiënt de behandelkamer heeft verlaten, waarbij een EPD-module oefeningen en monitoring als een aanvullende functie behandelt. Physitrack de resultaten terug in het dossier, zodat de twee kolommen met elkaar verbonden blijven zonder dat gegevens dubbel moeten worden ingevoerd.

RTM, PROM’s en rapportage van resultaten zonder van systeem te wisselen

Therapeutische monitoring op afstand vindt plaats binnen Physitrack uw facturering en documentatie in uw EPD blijven. Terwijl patiënten de toegewezen oefeningen uitvoeren via de PhysiApp , Physitrack de betrokkenheidsgegevens die nodig zijn voor de facturering van RTM. Behandelaars hoeven hun EPD nooit te verlaten om te controleren of een patiënt in aanmerking komt voor een factureerbare monitoringperiode.

Via het dashboard voor CPT-codegeschiktheid worden die gegevens bruikbaar. Het houdt de monitoringdagen en betrokkenheidsdrempels van elke patiënt bij in het licht van de vereisten voor RTM-codes, zodat uw factureringsteam kan zien welke patiënten in aanmerking komen voor welke codes, zonder dat activiteitslogboeken handmatig moeten worden gereconstrueerd. Wanneer het tijd is om te factureren, exporteert u de ondersteunende rapporten direct, en deze rapporten documenteren de monitoring die uw kliniek daadwerkelijk heeft uitgevoerd.

Het verzamelen van PROMs werkt op dezelfde manier. Patiënten vullen via PhysiApp vragenlijsten over hun resultaten in, Physitrack de antwoorden en de ingevulde PROMs worden teruggeschreven naar het patiëntendossier in geïntegreerde systemen. Specifiek voor Epic worden de trainingsoverzichten via HL7 als gestructureerde flowsheet-vermeldingen teruggestuurd, zodat een doorverwijzende orthopedisch chirurg of huisarts de voortgang van de revalidatie binnen Epic kan volgen zonder te hoeven wachten op een apart fysiotherapierapport. PROMs-scores worden momenteel niet teruggestuurd naar Epic, hoewel ze in Physitrack beschikbaar blijven Physitrack de exporteerbare rapportages.

Bij aanbestedingen in de gezondheidszorg wordt eerst gevraagd hoe patiëntgegevens worden beschermd, en pas daarna wat een platform precies doet. Physitrack deze vraag met ISO 27001- en ISO 13485-certificeringen op het gebied van informatiebeveiliging en kwaliteitsbeheer voor medische hulpmiddelen. Dankzij deze certificeringen, in combinatie met SOC 2 Type II en ondertekende Business Associate Agreements, kan het IT-team van een ziekenhuis Physitrack goedkeuren Physitrack RTM zonder het te behandelen als een niet-gecontroleerde derde partij.

Als RTM de reden is waarom u Physitrack overweegt, vindt u op de pagina over therapeutische monitoring op afstand uitgebreide informatie over de CPT-codes, factureringsdrempels en het dashboard.

Hoe de implementatie er in de praktijk uitziet

Een standaard implementatie binnen een onderneming duurt 4 tot 6 weken, waarbij het grootste deel van die tijd wordt besteed aan configuratie en testen, en niet aan wachten. Uw IT-team stelt de OAuth 2.0-inloggegevens binnen de eerste 24 tot 48 uur in, en de resterende weken zijn gewijd aan FHIR-configuratie, het aanmaken van gebruikersaccounts en een gestructureerde pilot. Complexe implementaties op meerdere locaties kunnen oplopen tot 8 weken wanneer er verschillende locaties en doorverwijzingspatronen in kaart moeten worden gebracht.

De pilot duurt 2 weken en wordt uitgevoerd met 10 tot 20 zorgverleners, voordat het systeem volledig in gebruik wordt genomen. Deze groep test het opstartproces, de workflow voor het voorschrijven van oefeningen en het bijwerken van de patiëntendossiers aan de hand van daadwerkelijke patiëntcontacten, zodat eventuele problemen al bij een kleine groep aan het licht komen in plaats van bij het volledige klinische personeel. Bij de meeste klanten is het systeem binnen 60 dagen na de ingebruikname volledig in de klinische praktijk geïmplementeerd.

Elk Enterprise-account krijgt een eigen Customer Success Manager toegewezen, en bij prioritaire ondersteuning geldt een reactietermijn van maximaal 4 uur. Uw IT-verantwoordelijke heeft een vaste contactpersoon tijdens de configuratie, de proefperiode en de eerste weken van de live-omgeving, in plaats van dat er een wachtrij voor supporttickets is.

Physitrack gegevens via TLS 1.3 en voert authenticatie uit via OAuth 2.0, dezelfde standaarden die uw Epic-omgeving al vereist. Physitrack Business Associate Agreements Physitrack met alle zakelijke klanten; uw compliance-team zal deze overeenkomsten vereisen voordat er beschermde gezondheidsinformatie tussen systemen wordt uitgewisseld. Europese implementaties draaien op datacenters binnen de EU om te voldoen aan de AVG-verplichtingen, zodat een polikliniek van een ziekenhuis in Duitsland of Nederland patiëntgegevens binnen de regio bewaart.

Conclusie

De keuze waar u voor staat, was nooit een keuze tussen uw EPD en Physitrack. Uw EPD regelt al SOAP-notities, facturering en planning, en dat doet het prima. De echte vraag is of uw huidige systeem ook de periode tussen de afspraken dekt, wanneer patiënten thuis de oefeningen doen die bepalend zijn voor hun herstel. Physitrack die leemte met oefenvoorschriften, het bijhouden van therapietrouw, therapeutische monitoring op afstand en uitkomsten, en stuurt de resultaten vervolgens terug naar het EMR dat u al gebruikt. Als RTM de reden is waarom u hier bent, vindt u op de Physitrack pagina een gedetailleerd overzicht van het CPT-subsidiedashboard en de exporteerbare factureringsrapporten.

FAQs

Physitrack ons EPD? Nee. Physitrack op het EPD dat u al gebruikt voor SOAP-notities, facturering en planning, en voegt daar de functies voor het voorschrijven van oefeningen, het bijhouden van de therapietrouw, RTM en het meten van resultaten aan toe – zaken waarvoor uw EPD nooit is ontworpen.

Met welke EPD-systemen kan Physitrack ? Physitrack met Epic Physitrack via een native SMART-on-FHIR-lancering en HL7-writeback, zonder dat er tussentijdse software van derden aan te pas komt. Naast Epic Physitrack aan meer dan 40 platforms, waaronder drchrono, JaneApp, Raintree, Cliniko, Halaxy en SystmOne.

Hoe lang duurt de implementatie van de Epic-integratie? Een standaard implementatie voor bedrijven duurt 4 tot 6 weken en omvat de FHIR-configuratie, het aanmaken van gebruikersaccounts, een proefperiode van twee weken met 10 tot 20 zorgverleners en de ingebruikname. Complexe implementaties op meerdere locaties kunnen tot 8 weken in beslag nemen, en bij de meeste klanten is het systeem binnen 60 dagen na de ingebruikname volledig in de klinische praktijk in gebruik genomen.

Physitrack RTM-facturering? Ja. Physitrack RTM-documentatie automatisch wanneer patiënten de mobiele app gebruiken, en het dashboard voor CPT-codegeschiktheid geeft aan welke patiënten in aanmerking komen voor facturering. U kunt deze gegevens exporteren als factureringsrapporten, en de trainingsoverzichten worden teruggeschreven naar Epic als gestructureerde flowsheet-vermeldingen. Zie de pagina over therapeutische monitoring op afstand voor meer informatie over CPT-codes.

Physitrack de beveiligingseisen voor de gezondheidszorg? Physitrack ISO 27001 en ISO 13485, en Physitrack bovendien over een SOC 2 Type II-certificering. Gegevens worden verzonden via TLS 1.3-versleuteling met OAuth 2.0-authenticatie, en Physitrack Business Associate Agreements Physitrack met alle zakelijke klanten. Europese klinieken profiteren van EU-datahosting in overeenstemming met de AVG.