Physitrack in sinergia con la vostra cartella clinica elettronica, non al posto di essa

In breve

• Physitrack non Physitrack un sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) e non lo sostituisce. Si integra con il sistema EMR già in uso nella vostra clinica.
• Il vostro sistema EMR gestisce le note SOAP, la fatturazione e la pianificazione degli appuntamenti. Physitrack la prescrizione degli esercizi, l'aderenza al programma, il ritorno alle attività quotidiane (RTM) e i risultati.
• Le integrazioni attive includono Epic e oltre 40 altre piattaforme, così gli operatori sanitari non devono mai scegliere tra la documentazione e il coinvolgimento dei pazienti.
• Oltre 110.000 professionisti sanitari in più di 180 paesi utilizzano Physitrack ambulatoriali degli ospedali, negli studi privati e nei servizi di medicina del lavoro.

Il vostro sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) è stato progettato per la documentazione, non per ciò che accade tra un appuntamento e l'altro

Il vostro sistema EMR fa esattamente ciò per cui l’avete acquistato. Acquisisce le note SOAP, gestisce la pianificazione degli appuntamenti, elabora la fatturazione e raccoglie i dati digitali dei pazienti al momento dell’accettazione. Quando la guida 2024 di PatientStudio sui software per fisioterapisti mette a confronto i sistemi leader, queste sono le funzionalità che valuta, insieme alla comunicazione con i pazienti, definita come pianificazione online degli appuntamenti, scambio di messaggi di testo bidirezionale e fatture elettroniche (patientstudio.com). Nessun sistema EMR in quel confronto viene valutato in base alla completezza della libreria di esercizi, al monitoraggio dell’aderenza terapeutica, al monitoraggio terapeutico a distanza, alla misurazione dei risultati o alla disponibilità di contenuti multilingue per i pazienti. Questi criteri semplicemente non compaiono.

Si tratta di un'assenza strutturale, non casuale. I sistemi di documentazione e gli strumenti di coinvolgimento clinico risolvono problemi diversi, pertanto gli acquirenti li valutano in base a criteri diversi. Nei casi in cui un sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) includa programmi di esercizi da svolgere a casa, tale funzionalità tende ad essere aggiunta come componente aggiuntivo piuttosto che come parte integrante del prodotto.

WebPT ne è un esempio calzante. La sua documentazione, la gestione degli appuntamenti e la fatturazione sono al servizio di oltre 15.000 cliniche, e il suo programma di esercizi da svolgere a casa è un modulo integrato nei piani di abbonamento piuttosto che una piattaforma autonoma (ehrinpractice.com). Il supporto RTM avviene tramite un’integrazione con Keet Health anziché tramite funzionalità native (ac-health.com).

Anche Prompt Health traccia esplicitamente questa linea di demarcazione. Definisce la propria cartella clinica elettronica (EMR) come il prodotto principale e integra il coinvolgimento del paziente e la RTM automatizzata in un modulo aggiuntivo separato chiamato Engage (prompthealth.com). Entrambi i fornitori hanno sviluppato solidi nuclei di documentazione e considerano la prescrizione e il monitoraggio dell’attività fisica come funzionalità aggiuntive sovrapposte. Ciò lascia un vuoto in ciò che accade tra un appuntamento e l’altro, ed è proprio in quel vuoto che si concentra effettivamente il lavoro di coinvolgimento clinico.

Il divario nell'impegno clinico che le cartelle cliniche elettroniche lasciano aperto

Sono quattro le funzioni che determinano se un paziente guarisca tra una visita e l’altra, e nessuna di esse rientra tra quelle per cui è stata progettata la cartella clinica elettronica. Ogni lacuna comporta un costo concreto che la clinica si fa carico in silenzio.

La prima lacuna riguarda la completezza della prescrizione degli esercizi. Quando la libreria di esercizi contiene solo poche centinaia di immagini predefinite, i professionisti sanitari ricorrono di default a programmi generici che i pazienti ignorano, e il professionista trascorre il tempo della visita a costruire ciò che dovrebbe già esistere. Una libreria completa, abbinata a uno strumento di creazione rapida dei programmi, cambia ciò che un professionista sanitario può prescrivere nei due minuti a sua disposizione. La libreria Physitrack contiene oltre 18.000 esercizi, il che consente ai professionisti sanitari di adattare il programma al paziente, anziché il contrario.

Il secondo punto debole riguarda la visibilità dell’aderenza terapeutica. Una volta che il paziente lascia l’ambulatorio, la cartella clinica elettronica non fornisce alcuna indicazione sul fatto che abbia svolto gli esercizi prescritti, per cui l’appuntamento successivo si basa su supposizioni anziché su dati concreti. Un medico in grado di vedere le sessioni completate e i punteggi di dolore riportati si presenta all’appuntamento di follow-up sapendo già cosa modificare.

La terza lacuna riguarda la preparazione alla fatturazione del monitoraggio terapeutico a distanza (RTM). Il monitoraggio terapeutico a distanza prevede il rimborso ai medici per le attività di monitoraggio che già intendono svolgere, ma la cartella clinica elettronica (EMR) non tiene traccia delle soglie di ammissibilità né genera la documentazione richiesta dagli enti pagatori. Senza un sistema progettato per registrare i minuti di monitoraggio e segnalare i pazienti ammissibili, la clinica perde l’opportunità di generare ricavi fatturabili.

La quarta lacuna riguarda la fornitura di informazioni ai pazienti in più lingue. Quando un paziente legge le istruzioni in una lingua che capisce solo a metà, l’aderenza alla terapia cala e i risultati ne risentono. La maggior parte delle cartelle cliniche elettroniche (EMR) fornisce i contenuti destinati ai pazienti esclusivamente in inglese. L’app per pazienti Physitrack è disponibile in più di 15 lingue, quindi le istruzioni redatte dal medico raggiungono il paziente nella lingua in cui questi pensa.

Si tratta di lacune strutturali, non di difetti di una specifica cartella clinica elettronica. I sistemi di documentazione e quelli di coinvolgimento risolvono problemi diversi, e l’acquisto dell’uno non ha mai garantito l’altro.

Come Physitrack con la tua cartella clinica elettronica esistente

Physitrack alla vostra cartella clinica elettronica (EMR) attraverso tre tipi di integrazione, e ciascuna di esse elimina una specifica operazione manuale dalla giornata del medico. Il Single Sign-On consente ai medici di autenticarsi una sola volta all’interno dell’EMR, così nessuno deve gestire un Physitrack separato. La funzione “Chart Writeback” invia il PDF del programma di esercizi, eventuali versioni aggiornate del programma e i punteggi PROM completati direttamente alla cartella clinica del paziente, ponendo fine all’abitudine del copia-incolla che consuma tempo nella documentazione. L’interfaccia utente integrata (UI) apre Physitrack un pannello all’interno della finestra del sistema EMR, in modo che i medici non debbano mai uscire dalla cartella clinica su cui stanno già lavorando. Non tutte le piattaforme supportano tutte e tre le opzioni e le funzionalità variano a seconda del sistema.

L’integrazione con Epic è quella più completa ed è già operativa. Gli operatori sanitari avviano Physitrack una connessione SMART-on-FHIR che gestisce anche il Single Sign-On, ed Epic trasmette i dati anagrafici del paziente e il contesto del rinvio al momento dell’avvio. Quando l’operatore sanitario prescrive un programma, Physitrack lo Physitrack in Epic tramite messaggistica HL7. I PDF dei programmi di esercizi vengono trasmessi come messaggi MDM, mentre le voci strutturate del foglio di flusso riportano il riepilogo degli esercizi. In questo percorso non è presente alcun middleware di terze parti, il che significa meno punti di errore che il team IT deve gestire e risolvere. Un chirurgo ortopedico o un medico di base che ha effettuato il rinvio può quindi visualizzare i progressi della riabilitazione all’interno della propria vista Epic senza dover attendere un rapporto separato del fisioterapista.

Questo reinserimento dei dati è fondamentale soprattutto in considerazione dei costi legati ai sistemi non integrati. Gli operatori sanitari che utilizzano strumenti non collegati tra loro impiegano dai 15 ai 20 minuti per ogni visita a reinserire manualmente i dati anagrafici dei pazienti, mentre l’integrazione elimina completamente questa fase. I dati delle cartelle cliniche reinseriti non vengono mai sovrascritti né cancellati, quindi la documentazione storica rimane intatta.

Oltre a Epic, Physitrack con oltre 40 piattaforme, tra cui drchrono, Raintree, JaneApp, Cliniko, Halaxy e SystmOne per le cliniche del Servizio Sanitario Nazionale (NHS). Il punto non è il numero. Qualunque sia il sistema di documentazione già in uso nella vostra clinica, Physitrack progettato per integrarsi con esso, anziché costringervi a sostituirlo.

Cosa rimane nella cartella clinica elettronica (EMR) e cosa viene archiviato in Physitrack

Non devi scegliere tra la tua cartella clinica elettronica (EMR) e Physitrack. Li utilizzi entrambi, ciascuno svolgendo il compito per cui è stato progettato.

La colonna di sinistra mantiene intatti la documentazione e il ciclo di fatturazione. WebPT e Prompt Health offrono funzionalità solide in questo ambito, mentre Physitrack le tocca. La colonna di destra copre tutto ciò che accade dopo che il paziente ha lasciato la sala, dove un modulo EMR gestisce l’esercizio fisico e il monitoraggio come un’aggiunta secondaria. Physitrack i propri dati nella cartella clinica, in modo che le due colonne rimangano collegate senza necessità di inserire i dati due volte.

RTM, PROM e rendicontazione dei risultati senza ricorrere a sistemi alternativi

Il monitoraggio terapeutico a distanza (RTM) viene gestito all’interno di Physitrack la fatturazione e la documentazione rimangono nel vostro sistema EMR. Man mano che i pazienti completano gli esercizi assegnati tramite l’app PhysiApp , Physitrack i dati relativi all’aderenza al programma necessari per la fatturazione dell’RTM. I medici non devono mai uscire dal proprio sistema EMR per verificare se un paziente soddisfa i requisiti per un periodo di monitoraggio fatturabile.

La dashboard di idoneità ai codici CPT è lo strumento che rende utilizzabili tali dati. Essa tiene traccia dei giorni di monitoraggio e delle soglie di coinvolgimento di ciascun paziente rispetto ai requisiti previsti per i codici RTM, consentendo al team di fatturazione di individuare quali pazienti sono idonei a quali codici senza dover ricostruire manualmente i registri delle attività. Al momento della fatturazione, è possibile esportare direttamente i report di supporto, che documentano il monitoraggio effettivamente fornito dalla vostra clinica.

La raccolta dei PROM funziona allo stesso modo. I pazienti rispondono ai questionari sugli esiti tramite PhysiApp, Physitrack le risposte e i PROM completati vengono riportati nella cartella clinica del paziente nei sistemi integrati. Per Epic in particolare, i riepiloghi degli esercizi vengono riportati come voci strutturate del foglio di flusso tramite HL7, in modo che un chirurgo ortopedico o un medico di base possa vedere i progressi della riabilitazione all’interno di Epic senza dover attendere un rapporto separato del fisioterapista. I punteggi dei PROM attualmente non vengono sincronizzati con Epic, sebbene rimangano disponibili in Physitrack ai report esportabili.

Quando si tratta di appalti nel settore sanitario, la prima domanda che ci si pone riguarda la protezione dei dati dei pazienti, prima ancora di chiedersi quali siano le funzionalità di una piattaforma; Physitrack questa esigenza con le certificazioni ISO 27001 e ISO 13485, che garantiscono la sicurezza delle informazioni e la gestione della qualità dei dispositivi medici. Sono proprio queste certificazioni, insieme alla conformità SOC 2 Tipo II e agli accordi di collaborazione (Business Associate Agreements) sottoscritti, a consentire al team IT di un ospedale di autorizzare l’utilizzo Physitrack RTM senza considerarlo come una terza parte non verificata.

Se l'RTM è il motivo per cui state valutando Physitrack, la pagina dedicata al monitoraggio terapeutico remoto illustra in dettaglio i codici CPT, le soglie di fatturazione e la dashboard.

Come si presenta concretamente l'implementazione

Un'implementazione aziendale standard dura da 4 a 6 settimane, e la maggior parte di questo tempo è dedicata alla configurazione e ai test piuttosto che all'attesa. Il team IT configura le credenziali OAuth 2.0 nelle prime 24-48 ore, mentre le settimane restanti sono dedicate alla configurazione FHIR, al provisioning degli utenti e a una fase pilota strutturata. Le implementazioni complesse su più sedi possono protrarsi fino a 8 settimane quando è necessario mappare diverse sedi e modelli di riferimento.

Il progetto pilota dura 2 settimane e coinvolge da 10 a 20 operatori sanitari prima del lancio definitivo. Questo gruppo verifica il flusso di avvio, il flusso di lavoro relativo alla prescrizione degli esercizi e la registrazione delle cartelle cliniche sulla base di visite reali ai pazienti, in modo che eventuali problemi emergano con un piccolo gruppo di pazienti anziché con l’intero personale clinico. La maggior parte delle strutture raggiunge la piena adozione clinica entro 60 giorni dal lancio.

Ogni account aziendale ha a disposizione un Customer Success Manager dedicato, mentre l'assistenza prioritaria prevede una garanzia di risposta entro 4 ore. Il responsabile IT avrà un referente dedicato durante le fasi di configurazione, di test pilota e nelle prime settimane di produzione, anziché dover attendere in coda per l'apertura di un ticket.

Physitrack i dati tramite TLS 1.3 e effettua l'autenticazione tramite OAuth 2.0, gli stessi standard già previsti dal vostro ambiente Epic. Physitrack accordi di collaborazione (Business Associate Agreements) con tutti i clienti aziendali, che il vostro team addetto alla conformità richiederà prima che qualsiasi informazione sanitaria protetta venga trasferita tra i sistemi. Le implementazioni europee si avvalgono di hosting dei dati nell'UE per soddisfare gli obblighi del GDPR, in modo che un ambulatorio ospedaliero in Germania o nei Paesi Bassi conservi i dati dei pazienti all'interno della regione.

Conclusione

La scelta che dovete affrontare non è mai stata tra il vostro sistema EMR e Physitrack. Il vostro sistema EMR gestisce già le note SOAP, la fatturazione e la pianificazione degli appuntamenti, e lo fa bene. La vera domanda è se la vostra attuale infrastruttura copra ciò che accade tra un appuntamento e l’altro, quando i pazienti sono a casa a svolgere gli esercizi che determinano il loro recupero. Physitrack questa lacuna con la prescrizione degli esercizi, il monitoraggio dell’aderenza, il monitoraggio terapeutico a distanza e la valutazione dei risultati, per poi riportare i dati nel sistema EMR che già utilizzate. Se è stato l’RTM a portarvi qui, la paginaPhysitrack illustra in dettaglio il pannello di controllo dell’idoneità CPT e i report di fatturazione esportabili.

Domande frequenti

Physitrack la nostra cartella clinica elettronica (EMR)? No. Physitrack con la cartella clinica elettronica che già utilizzate per le note SOAP, la fatturazione e la gestione degli appuntamenti, e aggiunge le funzionalità relative alla prescrizione di esercizi, al monitoraggio dell’aderenza, al RTM e alla valutazione dei risultati, che la vostra cartella clinica elettronica non è mai stata progettata per gestire.

Con quali sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EMR) si Physitrack ? Physitrack con Epic tramite un'interfaccia nativa SMART-on-FHIR e il writeback HL7, senza ricorrere a middleware di terze parti in tale percorso. Oltre a Epic, Physitrack a oltre 40 piattaforme, tra cui drchrono, JaneApp, Raintree, Cliniko, Halaxy e SystmOne.

Quanto tempo occorre per implementare l’integrazione con Epic? Un’implementazione aziendale standard dura da 4 a 6 settimane e comprende la configurazione FHIR, la creazione degli account utente, una fase pilota di due settimane con 10-20 operatori sanitari e la messa in produzione. Le implementazioni complesse su più sedi richiedono fino a 8 settimane e la maggior parte dei clienti raggiunge la piena adozione clinica entro 60 giorni dalla messa in produzione.

Physitrack la fatturazione RTM? Sì. Physitrack automaticamente la documentazione RTM man mano che i pazienti interagiscono con l’app mobile, e la sua dashboard di idoneità ai codici CPT mostra quali pazienti sono idonei alla fatturazione. È possibile esportare tali dati come report di fatturazione, mentre i riepiloghi degli esercizi vengono reinseriti in Epic sotto forma di voci strutturate nel flusso di lavoro. Per i dettagli sui codici CPT, consultare la pagina dedicata al monitoraggio terapeutico a distanza.

Physitrack è Physitrack ai requisiti di sicurezza del sistema sanitario? Physitrack le certificazioni ISO 27001 e ISO 13485, oltre alla certificazione SOC 2 Tipo II. I dati vengono trasmessi tramite crittografia TLS 1.3 con autenticazione OAuth 2.0 e Physitrack accordi di collaborazione (Business Associate Agreements) con tutti i clienti aziendali. Le cliniche europee beneficiano di un hosting dei dati nell’UE in conformità con il GDPR.