9 Manieren om administratie in uw fysiotherapie te automatiseren praktijk
Heb je ooit het gevoel gehad dat er gewoon niet genoeg uren in een dag zitten om je privé fysiotherapie praktijk te beheren? Tussen patiëntenafspraken, papierwerk en het beheren van de administratie kan het snel overweldigend worden.
Wat als we je vertellen dat er een slimmere manier is om te werken?
Duik in de wereld van praktijk beheersoftware. Deze software gebruikt technologie om repetitieve taken te automatiseren en te vereenvoudigen, waardoor ze efficiënter worden en minder vatbaar zijn voor menselijke fouten.
Op basis van onze gesprekken met duizenden artsen zijn dit enkele van de typische gebieden waar je snel winst kunt behalen met praktijk managementsoftware:
1. Online boeken
Online reserveren is een game-changer voor privé fysiotherapie praktijken, die gemak, efficiëntie en een verbeterde patiëntenervaring biedt. Door een online reserveringssysteem te implementeren, kunt u uw planningsproces stroomlijnen, de administratie verminderen en ervoor zorgen dat afspraken gemakkelijk toegankelijk zijn voor uw cliënten.
Het hele boekingsproces kan worden geautomatiseerd als je online boeken inschakelt:
- Klanten kunnen in je agenda kijken en een geschikt tijdstip kiezen.
- Ze voeren hun gegevens in, waarna hun klantprofiel wordt opgezocht.
- Je krijgt een melding van een nieuwe boeking.
- Klanten krijgen direct een bevestiging via e-mail of sms.
- Uw agenda toont de laatste details van uw afspraak.
Voor uw klanten kan online boeken de volgende voordelen hebben:
- Geen gegoochel met telefoonnummers of gevechten met bezette lijnen. Een paar keer klikken en ze zijn binnen!
- Ze kunnen op elk moment van de dag boeken. Je hoeft hun telefoontjes niet meer af te stemmen op jouw werktijden.
De voordelen vanuit jouw perspectief zijn:
- Klanten die online zoeken, kiezen misschien wel voor jou in plaats van voor concurrenten, gewoon omdat ze gemakkelijk kunnen boeken.
- Als je een receptieteam hebt, kan dit leiden tot besparingen.
- Neem afscheid van de administratie voor het maken van afspraken.
- Je klanten voeren hun gegevens in, waardoor je minder werk hebt.
2. Geautomatiseerde afspraakherinneringen en -bevestigingen
Het is makkelijk voor patiënten om hun fysio-afspraken te vergeten. Gemiste afspraken kunnen de agenda van uw praktijk verstoren, waardevolle middelen verspillen en de patiëntenzorg belemmeren. Daarom is het implementeren van een systeem voor afspraakherinnering en -bevestiging cruciaal voor het succes van uw particuliere praktijk.
Met systemen zoals WriteUpp kun je bevestigingen via e-mail of sms instellen die worden verstuurd zodra een klant een afspraak boekt. Je kunt ook een herinnering automatiseren die een paar dagen voor de afspraak wordt verstuurd, zodat je klanten hun afspraak bij jou niet vergeten.
Een volledig geautomatiseerd systeem als dit zal je helpen:
- Verbeter de ervaring voor uw klanten
- Verminder uw tijd en moeite
- Geen afsprakenkaartjes meer nodig (in de meeste gevallen)
- Aanzienlijk minder no-shows
3. Online formulieren
Hoe vaak doe je deze dingen als je aan het werk bent?
- Ingevulde formulieren van klanten digitaliseren en integreren in je beheersysteem
- Voorafgaande beoordelingsformulieren met je cliënt doornemen tijdens de afspraak
- Wachten op het papieren formulier van een cliënt voordat je verder gaat met de sessie
- Reacties overzetten van een papieren document van een klant naar een digitale versie in je systeem
Als een van deze punten je aanspreekt, kan de overstap naar online formulieren een goede strategie zijn. Je kunt deze taken stroomlijnen door versleutelde online formulieren naar de inbox van je cliënt te sturen. Op die manier kunnen ze deze thuis invullen voordat ze langskomen.
Zodra je het formulier hebt ingediend, krijg je een melding en wordt het naadloos opgenomen in het dossier van je klant, zodat je er tijdens het overleg gemakkelijk bij kunt.
Door te kiezen voor een hands-off benadering kun je:
- Registratie, beoordelingen, toestemmingsformulieren en GDPR-gerelateerde overeenkomsten stroomlijnen
- Minder tijd kwijt zijn aan het digitaliseren, opslaan of overdragen van papieren documenten
- Minimaliseer de wachttijd voor klanten in uw vestiging
- Papierverbruik en de behoefte aan opslag verminderen
4. Lichaamskaart Annotatie en Fysiosjablonen
Het maken en annoteren van notitiesjablonen heeft fysiotherapeuten uren tijd bespaard en de kwaliteit van hun notities verbeterd.
Bovendien kun je kant-en-klare notitiesjablonen gebruiken om dit proces nog eenvoudiger te maken:
- Lichaamsafbeeldingen uploaden met de mogelijkheid om aantekeningen te maken
- Voeg je eigen notitiesjablonen toe om bij elke sessie te gebruiken
- Gebruik onze bibliotheek met gespecialiseerde sjablonen voor fysio-opnames
5. Geautomatiseerde gegevensvastlegging
Om dieper op de zaken in te gaan, kun je met geavanceerde kliniekbeheersoftware bepaalde gegevens die klanten in online formulieren hebben ingevuld, direct integreren in hun klantprofiel.
Meestal kan dit worden gedaan voor details zoals:
- Persoonlijke demografie
- Woon- en geografische gegevens
- Communicatiegegevens van de klant (telefoon, e-mail)
- Contactgegevens voor noodgevallen of naaste familieleden
Deze automatisering kan de tijd die je besteedt aan het handmatig registreren van deze gegevens of door middel van directe gesprekken wanneer de klant in de wachtruimte of bij jou is, drastisch verminderen. Met een simpele klik wordt het in je systeem opgenomen, waardoor je minder tijd kwijt bent en minder fouten hoeft te maken bij het handmatig invoeren van gegevens.
6. Geactiveerde documenten
Hoewel niet alle systemen documenttriggers bieden, maakt WriteUpp het mogelijk om automatisch documenten aan te maken als reactie op specifieke gebeurtenissen, zoals een nieuwe afspraak die is ingepland.
Je kunt documentsjablonen instellen als je een afspraak maakt en een brief wilt sturen naar de cliënt, verzorger, huisarts of een andere derde partij. Deze sjablonen worden automatisch ingevuld met de gegevens van de cliënt uit zijn profiel. Je hoeft de brief dan alleen nog maar af te drukken en te versturen.
Net als andere geautomatiseerde verbeteringen kan deze functie de tijd die je besteedt aan het opstellen en aanpassen van brieven aan cliënten, zorgverleners of collega-medici aanzienlijk verminderen zorgverleners.
7. Gestroomlijnde facturering
Factureren is niet bepaald onze favoriete taak. Het is eentonig, repetitief en veeleisend, maar het is essentieel omdat we allemaal moeten verdienen.
Gelukkig zijn er met de juiste software voor particulieren praktijk methoden om facturering efficiënter te maken. Enkele functies zijn:
- Gepersonaliseerde facturen genereren voor uw klinische diensten
- Snel onderscheid maken tussen vereffende/onvereffende facturen en problematische schulden
- Sessies markeren die nog gefactureerd moeten worden
- Eenvoudig online betalingsopties integreren in facturen
Door je facturatie te stroomlijnen, kun je:
- Besteed minder tijd aan facturering en verbeter de operationele efficiëntie
- De kans op fouten verkleinen
- De financiële administratie onberispelijk en systematisch bijhouden
- Voortdurend de kasinstroom controleren
- Minder handmatige documentatie
8. Geïntegreerde betalingen
Het versturen van een factuur is nog maar het halve werk; de echte uitdaging ligt vaak in het innen van de betaling, vooral als je de kosten niet direct na afloop van de behandeling in rekening brengt.
Betreed het wonder van online betalingen - een probleemloze oplossing om die vermoeiende uren en frustraties bij het najagen van je schulden te verminderen.
Het draait allemaal om het integreren van een naadloze betaal-link in je factuur of tijdens je online boekingsprocedure. Je klanten kunnen hun rekeningen moeiteloos rechtstreeks vanaf hun factuur met hun kaart betalen of zelfs al vooraf betalen tijdens het online boeken van een afspraak. Hoewel de onderliggende betalingssystemen verschillen, zorgverleners veel zorgverleners op bekende namen zoals Square en Stripe.
Als u voor deze betaalmethoden kiest, kunt u het volgende verwachten:
- Drastisch verminderen van face-to-face betalingsgesprekken, voor of na de behandeling.
- Verhoog de ervaring van je klant door een eenvoudig betalingsproces aan te bieden.
- Zeg vaarwel tegen vervelende handmatige betalingsverificaties; automatische bevestigingen houden je praktijk beheersysteem up-to-date.
9. Integratie met Physitrack
Physitrack maakt het gemakkelijk voor patiënten om overal toegang te krijgen tot oefenprogramma's via hun smartphone of tablet. Dit betekent dat uw patiënten betrokken kunnen blijven bij hun behandelplan, zelfs als ze niet in uw kantoor zijn.
Dankzij de integratie tussen WriteUpp en Physitrack kun je direct vanuit WriteUpp inloggen op Physitrack en worden patiënten uit WriteUpp automatisch aangemaakt in Physitrack .
Door uw workflow te stroomlijnen, oefenprogramma's op maat te maken, de betrokkenheid van patiënten te vergroten, de therapietrouw te verbeteren en betere resultaten te behalen, kunt u uw patiënten een hoger zorgniveau bieden en tegelijkertijd uw praktijk effectiever beheren.
Stroomlijn uw praktijk administratie met WriteUpp
WriteUpp is een op maat gemaakte praktijk beheersoftware voor fysiotherapeuten.
Het is ideaal voor alleenstaande zorgverleners en klinieken met meerdere locaties. Je kunt informatie bekijken over je boekingen, de afspraakgeschiedenis van je cliënten en de komende afspraken. Automatische sms- en e-mailherinneringen zorgen ervoor dat niemand een afspraak mist.
Door sjablonen voor aantekeningen te maken en van aantekeningen te voorzien, hebben fysiotherapeuten uren bespaard en de kwaliteit van hun aantekeningen verbeterd. Met onze bibliotheek met sjablonen voor fysio-notities kun je je eigen notities uploaden en lichaamsafbeeldingen van aantekeningen voorzien.
Door praktijk management software te gebruiken, kun je meer tijd besteden aan het opbouwen van je praktijk, het aantrekken van nieuwe klanten en het verdienen van meer geld.
Neem contact metons op voor een live chat als je vragen hebt of meer wilt weten over wat een geïntegreerde praktijk beheeroplossing voor jou kan betekenen.
Auteur: Ellie McDonald van WriteUpp
