9 sätt att automatisera administrationen på din fysioterapimottagning

Har du någonsin känt att du inte har tillräckligt med timmar på dygnet för att sköta din privata fysioterapimottagning? Mellan patientmöten, pappersarbete och administration kan saker och ting snabbt bli överväldigande. 

Tänk om vi berättade för dig att det finns ett smartare sätt att arbeta? 

Dyk ner i världen av programvara för praktikhantering. Programvaran använder teknik för att automatisera och förenkla repetitiva uppgifter, vilket gör dem mer effektiva och mindre känsliga för mänskliga fel.

Baserat på våra samtal med tusentals läkare är detta några av de typiska områden där du kan se snabba vinster med programvara för klinikhantering:

‍

1. Bokning online

Onlinebokning förändrar spelplanen för privata fysioterapimottagningar genom att erbjuda bekvämlighet, effektivitet och förbättrad patientupplevelse. Genom att implementera ett onlinebokningssystem kan du effektivisera din schemaläggningsprocess, minska administrationen och se till att dina kunder enkelt kan boka tider.

Hela bokningsprocessen kan automatiseras när du aktiverar onlinebokning:

1. Kunderna kan titta i din kalender och välja en lämplig tid.
2. De knappar in sina uppgifter, vilket leder till att deras kundprofil visas.
3. Du får ett meddelande om en ny bokning.
4. Kunderna får omedelbar bekräftelse via e-post eller SMS.
5. Din kalender visar de senaste uppgifterna om möten.

För dina kunder kan onlinebokning innebära följande fördelar:

• Du behöver inte jonglera med telefonnummer eller kämpa med telefonköer. Ett par klick, och de är inne!
• De kan boka när som helst på dygnet. Du behöver inte längre anpassa deras samtal till dina arbetstider.

Fördelarna ur ditt perspektiv är:

• Kunder som söker online kan välja dig framför konkurrenter bara för att det är enkelt att boka.
• Om du har ett receptionsteam kan detta leda till besparingar.
• Ta farväl av administrationen för mötesbokning.
• Dina kunder anger sina uppgifter, vilket minskar din arbetsbörda.

‍

‍

2. Automatiska påminnelser och bekräftelser av bokade möten

Det är lätt hänt att patienter glömmer bort sin kommande tid hos fysioterapeuten. Missade möten kan störa din kliniks schema, slösa värdefulla resurser och hindra patientvården. Därför är det viktigt att implementera ett system för påminnelse och bekräftelse av bokade tider för att din privatpraktik ska bli framgångsrik.

Med system som WriteUpp kan du ställa in bekräftelser via e-post eller SMS som skickas ut när en kund bokar en tid. Du kan också automatisera en påminnelse som skickas ut några dagar före besöket, så att dina kunder inte glömmer bort sin tid hos dig.

Ett helautomatiskt system som detta kommer att hjälpa dig:

• Förbättra upplevelsen för dina kunder 
• Minska tidsåtgång och ansträngning för dig
• Eliminera behovet av tidsbokningskort (i de flesta fall)
• Betydligt färre uteblivna besök

‍

3. Online-formulär

När du är på jobbet, hur ofta gör du dessa saker?

• Digitalisera kundformulär och integrera dem i ditt ledningssystem
• Gå igenom preliminära bedömningsformulär med din klient under deras möte
• Invänta att en kunds pappersformulär fylls i innan sessionen påbörjas
• Överföra svar från en kunds pappersdokument till en digital version i ert system

Om något av detta känns igen kan det vara en bra strategi att gå över till onlineformulär. Du kan effektivisera dessa uppgifter genom att skicka krypterade onlineformulär till dina kunders inkorg. På så sätt kan de fylla i dem hemma innan de kommer in. 

När du har skickat in formuläret får du en avisering och formuläret integreras sömlöst i din kunds fil så att du enkelt kan komma åt det under konsultationer.

Om du väljer en hands-off-strategi kan du:

• Effektivisera registrering, granskningar, samtyckesformulär och GDPR-relaterade avtal
• Minska tiden för digitalisering, sparande eller överföring av pappersdokument
• Minimera kundernas väntetid i din anläggning
• Minska pappersanvändningen och behovet av lagring

‍

‍

4. Anteckningar om kroppsdiagram och Physio-mallar

Genom att skapa och kommentera anteckningsmallar har fysioterapeuter sparat timmar av tid och förbättrat kvaliteten på sina anteckningar.

Dessutom kan du använda färdiga mallar för anteckningar för att göra processen ännu enklare för dig:

• Ladda upp kroppsbilder med möjlighet att kommentera
• Lägg till egna mallar för anteckningar som kan användas vid varje session
• Använd vårt bibliotek med specialiserade mallar för fysioterapeutintyg

‍

5. Automatiserad datainsamling

Med avancerad programvara för klinikhantering kan du direkt integrera särskilda uppgifter som kunderna delar med sig av i onlineformulär i sina kundprofiler.

Vanligtvis kan detta göras för detaljer som t.ex:

• Personlig demografi
• Bostäder och geografiska uppgifter
• Kundens kontaktuppgifter (telefon, e-post)
• Kontaktuppgifter för nödsituationer eller nära släktingar

Denna automatisering kan drastiskt minska den tid du lägger på att registrera dessa uppgifter manuellt eller genom direkta samtal när kunden befinner sig i väntrummet eller hos dig. Med ett enkelt klick integreras den i ditt system, vilket minimerar tidsåtgången och potentiella fel vid manuell datainmatning.

‍

‍

6. Utlösta dokument

Även om inte alla system tillhandahåller dokumenttriggers, möjliggör WriteUpp automatiskt skapande av dokument som svar på specifika händelser, till exempel att ett nytt möte schemaläggs.

Du kan skapa dokumentmallar om du bokar en tid och vill skicka ett brev till klienten, vårdgivaren, läkaren eller någon annan tredje part. När dessa mallar aktiveras kommer de automatiskt att fyllas i med klientinformation från deras profil. Din återstående uppgift är bara att skriva ut och skicka brevet.

Precis som andra automatiserade förbättringar kan denna funktion avsevärt minska den tid du lägger på att skriva och anpassa brev till kunder, vårdgivare eller andra läkare.

‍

7. Strömlinjeformad fakturering

Fakturering är inte precis vår favoritsyssla. Det är monotont, repetitivt och krävande, men det är viktigt eftersom vi alla behöver tjäna pengar.

Som tur är finns det metoder för att göra faktureringen mer effektiv med rätt programvara för privatpraktiker. Några av funktionerna är

• Skapa personliga fakturor som återspeglar dina kliniska tjänster 
• Snabbt skilja mellan betalda/ej betalda fakturor och problematiska skulder
• Markera sessioner som väntar på fakturering
• Smidig integrering av betalningsalternativ online i fakturor

Genom att effektivisera din fakturering kan du:

• Lägg mindre tid på fakturering och öka effektiviteten i verksamheten
• Minska sannolikheten för misstag
• Hålla de finansiella dokumenten i perfekt och systematisk ordning
• Kontinuerligt övervaka kassainflödet 
• Minska behovet av manuell dokumentation

‍

8. Integrerade betalningar

Att skicka ut en faktura är bara halva jobbet; den verkliga utmaningen ligger ofta i att få betalningen, särskilt om man inte tar betalt direkt efter avslutad behandling. 

Nu är det dags för onlinebetalningar - en problemfri lösning som minskar de ansträngande timmarna och frustrationen när du jagar dina avgifter.

Det handlar helt enkelt om att lägga in en smidig betalningslänk i din faktura eller i din onlinebokningsprocess. Dina kunder kan enkelt betala sina räkningar direkt från fakturan med sitt kort eller till och med betala i förväg när de bokar en tid online. Även om de underliggande betalningssystemen varierar, förlitar sig många behandlare på välkända aktörer som Square och Stripe.

Genom att välja dessa betalningssätt kan du se fram emot följande:

• Drastiskt minska antalet betalningsdiskussioner ansikte mot ansikte, antingen före eller efter behandlingen.
• Förbättra kundens upplevelse genom att erbjuda en enkel betalningsprocess.
• Säg adjö till tråkiga manuella betalningsverifieringar; automatiska bekräftelser kommer att hålla ditt system för verksamhetsstyrning uppdaterat.

‍

9. Integration med Physitrack

Physitrack gör det enkelt för patienterna att få tillgång till träningsprogram var de än befinner sig, via sin smartphone eller surfplatta. Det innebär att dina patienter kan hålla sig engagerade i sin behandlingsplan, även när de inte är på ditt kontor.

Med integrationen mellan WriteUpp och Physitrack kan du logga in på Physitrack direkt från WriteUpp och automatiskt få patienter från WriteUpp skapade i Physitrack .

Genom att effektivisera ditt arbetsflöde, skräddarsy träningsprogram, öka patientengagemanget, förbättra efterlevnaden och uppnå bättre resultat kan du ge dina patienter en högre vårdnivå och samtidigt hantera din praktik mer effektivt.

‍

Effektivisera administrationen av din praktik med WriteUpp

WriteUpp är en skräddarsydd programvara för klinikhantering för fysioterapeuter.

Den är idealisk för ensampraktiserande läkare och kliniker med flera verksamhetsställen. Du kan se information om dina bokningar, dina kunders möteshistorik och kommande möten. Automatiska påminnelser via SMS och e-post ser till att ingen missar en bokad tid.

Genom att skapa och kommentera anteckningsmallar har fysioterapeuter sparat tid och förbättrat kvaliteten på sina anteckningar. I vårt bibliotek med mallar för fysioterapeutanteckningar kan du ladda upp dina egna anteckningar och kommentera kroppsbilder.

Genom att använda programvara för verksamhetsstyrning kan du ägna mer tid åt att bygga upp din verksamhet, locka nya kunder och tjäna mer pengar.

‍Kontaktaoss för en livechatt om du har några frågor eller vill veta mer om vad en integrerad lösning för praktikhantering kan göra för dig.

‍

‍

Författare: Ellie McDonald från WriteUpp