9 Cara Mengotomatiskan Admin dalam Praktik Fisioterapi Anda
Pernahkah Anda merasa bahwa tidak ada cukup waktu dalam sehari untuk mengelola praktik fisioterapi pribadi Anda? Antara janji temu dengan pasien, mengurus dokumen, dan mengelola administrasi, semua hal dapat dengan cepat menjadi sangat melelahkan.
Bagaimana jika kami beritahukan bahwa ada cara yang lebih cerdas untuk bekerja?
Selami dunia perangkat lunak manajemen praktik. Perangkat lunak ini menggunakan teknologi untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan tugas yang berulang, sehingga lebih efisien dan tidak rentan terhadap kesalahan manusia.
Berdasarkan percakapan kami dengan ribuan dokter, berikut ini adalah beberapa area umum di mana Anda dapat melihat beberapa kemenangan cepat dengan perangkat lunak manajemen praktik:
1. Pemesanan Online
Pemesanan online adalah pengubah permainan untuk praktik fisioterapi swasta, menawarkan kenyamanan, efisiensi, dan meningkatkan pengalaman pasien. Dengan menerapkan sistem pemesanan online, Anda dapat merampingkan proses penjadwalan Anda, mengurangi admin, dan memastikan bahwa janji temu mudah diakses oleh klien Anda.
Seluruh proses pemesanan dapat diotomatisasi ketika Anda mengaktifkan pemesanan online:
- Klien dapat melihat kalender Anda dan memilih slot waktu yang sesuai.
- Mereka memasukkan detail mereka, yang akan mencari profil klien mereka.
- Anda akan menerima pemberitahuan tentang pemesanan baru.
- Klien mendapatkan konfirmasi instan melalui email atau SMS.
- Kalender Anda menampilkan detail janji temu terbaru.
Bagi klien Anda, pemesanan online dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
- Tidak perlu repot-repot mengutak-atik nomor telepon atau berjuang melawan antrean. Beberapa klik, dan mereka masuk!
- Mereka dapat memesan kapan saja sepanjang hari. Tidak perlu lagi menyesuaikan waktu panggilan mereka dengan jam kerja Anda.
Manfaat dari sudut pandang Anda adalah:
- Klien yang mencari secara online mungkin memilih Anda daripada pesaing karena kemudahan pemesanan.
- Jika Anda memiliki tim resepsionis, hal ini bisa berarti penghematan.
- Ucapkan selamat tinggal kepada admin pemesanan janji temu.
- Klien Anda memasukkan informasi mereka, mengurangi beban kerja Anda.
2. Pengingat dan Konfirmasi Janji Temu Otomatis
Sangat mudah bagi pasien untuk melupakan janji temu fisioterapi yang akan datang. Janji temu yang terlewat dapat mengganggu jadwal praktik Anda, membuang sumber daya yang berharga, dan menghambat perawatan pasien. Itulah mengapa menerapkan sistem pengingat dan konfirmasi janji temu sangat penting untuk keberhasilan praktik pribadi Anda.
Sistem seperti WriteUpp memungkinkan Anda mengatur pengiriman konfirmasi melalui email atau SMS yang dikirimkan saat klien membuat janji temu. Anda juga dapat mengotomatiskan pengiriman pengingat beberapa hari sebelum janji temu untuk memastikan klien Anda tidak lupa akan janji temu mereka dengan Anda.
Sistem yang sepenuhnya otomatis seperti ini akan membantu Anda:
- Tingkatkan pengalaman bagi klien Anda
- Kurangi waktu dan usaha Anda
- Kurangi kebutuhan akan kartu janji temu (dalam banyak kasus)
- Secara signifikan mengurangi jumlah ketidakhadiran
3. Formulir Online
Ketika Anda sedang bekerja, seberapa sering Anda melakukan hal-hal ini?
- Mendigitalkan formulir yang diisi klien dan mengintegrasikannya ke dalam sistem manajemen Anda
- Meninjau formulir penilaian awal dengan klien Anda selama janji temu mereka
- Menunggu pengisian formulir kertas klien sebelum melanjutkan sesi
- Mentransfer tanggapan dari dokumen kertas klien ke versi digital di sistem Anda
Jika salah satu hal di atas sesuai dengan kondisi Anda, beralih ke formulir daring mungkin bisa menjadi strategi yang tepat. Anda dapat mempermudah tugas-tugas ini dengan mengirimkan formulir daring yang terenkripsi ke kotak masuk klien Anda. Dengan cara ini, mereka dapat mengisinya di rumah sebelum datang ke kantor.
Setelah dikirim, Anda akan mendapatkan peringatan, dan formulir akan dimasukkan ke dalam file klien Anda untuk memudahkan akses selama konsultasi.
Memilih pendekatan lepas tangan memungkinkan Anda:
- Merampingkan pendaftaran, ulasan, formulir persetujuan, dan perjanjian terkait GDPR
- Kurangi waktu yang dihabiskan untuk mendigitalkan, menyimpan, atau mentransfer dokumen kertas
- Meminimalkan waktu tunggu klien di tempat Anda
- Mengurangi penggunaan kertas dan kebutuhan penyimpanan
4. Anotasi Bagan Tubuh dan Templat Fisio
Membuat dan membuat anotasi templat catatan telah menghemat waktu para fisioterapis selama berjam-jam dan meningkatkan kualitas pencatatan mereka.
Selain itu, Anda dapat menggunakan templat catatan yang sudah dibuat sebelumnya untuk membuat proses ini semakin mudah bagi Anda:
- Unggah gambar tubuh dengan kemampuan untuk membuat anotasi
- Tambahkan templat catatan Anda sendiri untuk digunakan di setiap sesi
- Gunakan perpustakaan templat catatan fisio khusus kami
5. Pengambilan Data Otomatis
Untuk mempelajari lebih dalam, perangkat lunak manajemen klinik yang canggih memungkinkan Anda untuk secara langsung mengintegrasikan detail tertentu yang dibagikan oleh klien dalam formulir online ke dalam profil klien mereka.
Biasanya, hal ini dapat dilakukan untuk detail seperti:
- Demografi pribadi
- Rincian tempat tinggal dan geografis
- Detail komunikasi klien (telepon, email)
- Kontak darurat atau detail kerabat dekat
Otomatisasi ini dapat secara drastis mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk mencatat data ini secara manual atau melalui percakapan langsung ketika klien berada di ruang tunggu atau dengan Anda. Dengan sekali klik, data ini dapat dimasukkan ke dalam sistem Anda, sehingga meminimalkan waktu yang dihabiskan, dan potensi kesalahan dalam entri data secara manual.
6. Dokumen yang Dipicu
Meskipun tidak semua sistem menyediakan pemicu dokumen, WriteUpp memungkinkan pembuatan dokumen secara otomatis sebagai respons terhadap peristiwa tertentu, seperti janji temu baru yang dijadwalkan.
Anda dapat mengatur templat dokumen jika Anda membuat janji temu dan ingin mengirimkan surat kepada klien, pengasuh, dokter, atau pihak ketiga lainnya. Templat ini, setelah diaktifkan, akan terisi secara otomatis dengan informasi klien dari profil mereka. Tugas Anda yang tersisa hanyalah mencetak dan mengirim surat.
Seperti perangkat tambahan otomatis lainnya, fitur ini dapat secara signifikan mengurangi waktu yang Anda alokasikan untuk menyusun dan menyesuaikan surat kepada klien, pengasuh, atau sesama praktisi medis.
7. Faktur yang Efisien
Membuat faktur bukanlah tugas favorit kami. Pekerjaan ini monoton, berulang-ulang, dan banyak tuntutan, namun sangat penting karena kita semua harus menghasilkan uang.
Untungnya, dengan perangkat lunak praktik pribadi yang tepat, ada beberapa metode untuk membuat faktur menjadi lebih efisien. Beberapa fitur termasuk:
- Membuat faktur yang dipersonalisasi yang mencerminkan layanan klinis Anda
- Membedakan dengan cepat antara faktur yang telah dilunasi/tidak dilunasi dan utang bermasalah
- Menyoroti sesi yang menunggu faktur
- Mengintegrasikan opsi pembayaran online dengan mudah ke faktur
Dengan menyederhanakan faktur Anda, Anda bisa melakukannya:
- Habiskan lebih sedikit waktu untuk penagihan dan tingkatkan efisiensi operasional
- Mengurangi kemungkinan kesalahan
- Menyimpan catatan keuangan dengan rapi dan sistematis
- Memantau arus kas masuk secara terus menerus
- Kurangi dokumentasi manual
8. Pembayaran Terpadu
Mengirimkan faktur hanyalah setengah dari perjuangan; tantangan sesungguhnya sering kali terletak pada upaya memastikan pembayaran, terutama jika Anda tidak menagih biaya pada akhir perawatan.
Masuki keajaiban pembayaran online - solusi tanpa repot untuk mengurangi waktu yang melelahkan dan rasa frustasi saat mengejar iuran Anda.
Intinya adalah menyematkan tautan pembayaran yang terintegrasi dengan mulus ke dalam faktur Anda atau selama proses pemesanan online. Klien Anda dapat dengan mudah melunasi tagihan mereka langsung dari faktur menggunakan kartu mereka, atau bahkan melakukan pembayaran di muka saat memesan janji temu secara online. Meskipun sistem pembayaran yang mendasarinya bervariasi, banyak praktisi mengandalkan penyedia layanan terpercaya seperti Square dan Stripe.
Dengan memanfaatkan metode pembayaran ini, berikut adalah manfaat yang menanti Anda:
- Secara drastis mengurangi diskusi pembayaran secara tatap muka, baik sebelum atau sesudah perawatan.
- Tingkatkan pengalaman klien Anda dengan menawarkan proses pembayaran yang mudah.
- Ucapkan selamat tinggal pada verifikasi pembayaran manual yang membosankan; konfirmasi otomatis akan membuat sistem manajemen praktik Anda selalu diperbarui.
9. Integrasi dengan Physitrack
Physitrack memudahkan pasien untuk mengakses program latihan dari mana saja, menggunakan ponsel cerdas atau tablet mereka. Ini berarti pasien Anda dapat tetap terlibat dengan rencana perawatan mereka, bahkan ketika tidak berada di kantor Anda.
Dengan integrasi antara WriteUpp dan Physitrack, Anda dapat masuk ke Physitrack secara langsung dari dalam WriteUpp dan memiliki pasien dari WriteUpp yang dibuat di dalam Physitrack secara otomatis.
Dengan merampingkan alur kerja Anda, menyesuaikan program latihan, meningkatkan keterlibatan pasien, meningkatkan kepatuhan, dan mencapai hasil yang lebih baik, Anda dapat memberikan perawatan yang lebih baik kepada pasien Anda sekaligus mengelola praktik Anda dengan lebih efektif.
Sederhanakan Admin Praktik Anda dengan WriteUpp
WriteUpp adalah perangkat lunak manajemen praktik yang dibuat khusus untuk fisioterapis.
Aplikasi ini sangat ideal untuk praktisi tunggal dan klinik multi-lokasi. Anda dapat melihat informasi tentang pemesanan, riwayat janji temu klien, dan janji temu yang akan datang. Pengingat SMS dan email otomatis akan memastikan tidak ada yang melewatkan janji temu.
Dengan membuat dan membuat anotasi templat catatan, fisioterapis dapat menghemat waktu dan meningkatkan kualitas pencatatan mereka. Perpustakaan templat catatan fisio kami memungkinkan Anda mengunggah catatan Anda sendiri dan membuat anotasi gambar tubuh.
Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen praktik, Anda dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk membangun praktik, menarik klien baru, dan menghasilkan lebih banyak uang.
Hubungikami untuk obrolan langsung jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin mengetahui lebih lanjut tentang apa yang dapat dilakukan oleh solusi manajemen praktik terintegrasi untuk Anda.
Penulis: Ellie McDonald dari WriteUpp
