9 sposobów na automatyzację administracji w praktyce fizjoterapeutycznej
Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że nie ma wystarczająco dużo godzin w ciągu dnia, aby zarządzać prywatną praktyką fizjoterapeutyczną? Pomiędzy wizytami pacjentów, papierkową robotą i zarządzaniem administracją, sprawy mogą szybko stać się przytłaczające.
A gdybyśmy ci powiedzieli, że istnieje inteligentniejszy sposób pracy?
Zanurz się w świat oprogramowania do zarządzania praktyką. Oprogramowanie to wykorzystuje technologię do automatyzacji i upraszczania powtarzalnych zadań, czyniąc je bardziej wydajnymi i mniej podatnymi na błędy ludzkie.
Opierając się na naszych rozmowach z tysiącami klinicystów, oto niektóre z typowych obszarów, w których można szybko wygrać dzięki oprogramowaniu do zarządzania praktyką:
1. Rezerwacja online
Rezerwacja online jest przełomem dla prywatnych gabinetów fizjoterapii, oferując wygodę, wydajność i lepsze doświadczenia pacjentów. Wdrażając system rezerwacji online, można usprawnić proces planowania, ograniczyć administrację i zapewnić klientom łatwy dostęp do terminów wizyt.
Cały proces rezerwacji można zautomatyzować po włączeniu rezerwacji online:
- Klienci mogą spojrzeć na kalendarz i wybrać odpowiedni przedział czasowy.
- Wpisują swoje dane, co powoduje wyświetlenie ich profilu klienta.
- Otrzymasz powiadomienie o nowej rezerwacji.
- Klienci otrzymują natychmiastowe potwierdzenie za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS.
- W kalendarzu wyświetlane są najnowsze szczegóły spotkania.
Dla klientów rezerwacja online może przynieść następujące korzyści:
- Bez żonglowania numerami telefonów i walki z zajętymi liniami. Kilka kliknięć i już są!
- Mogą dokonać rezerwacji o dowolnej porze dnia. Koniec z dopasowywaniem czasu połączeń do godzin pracy.
Korzyści z perspektywy użytkownika są następujące:
- Klienci szukający online mogą wybrać ciebie zamiast konkurencji po prostu ze względu na łatwą rezerwację.
- Jeśli masz zespół recepcyjny, może to przełożyć się na oszczędności.
- Pożegnaj się z administratorem rezerwacji spotkań.
- Twoi klienci wprowadzają swoje dane, zmniejszając obciążenie pracą.
2. Automatyczne przypomnienia i potwierdzenia spotkań
Pacjentom łatwo jest zapomnieć o zbliżającej się wizycie u fizjoterapeuty. Przegapione wizyty mogą zakłócić harmonogram praktyki, zmarnować cenne zasoby i utrudnić opiekę nad pacjentem. Właśnie dlatego wdrożenie systemu przypominania i potwierdzania wizyt ma kluczowe znaczenie dla sukcesu prywatnej praktyki.
Systemy takie jak WriteUpp umożliwiają skonfigurowanie powiadomień e-mailowych lub SMS-owych, które są wysyłane w momencie, gdy klient rezerwuje termin. Będziesz mógł również zautomatyzować wysyłanie przypomnienia na kilka dni przed terminem, aby klienci nie zapomnieli o umówionej wizycie.
W pełni zautomatyzowany system, taki jak ten, pomoże ci:
- Lepsze doświadczenia dla klientów
- Redukcja czasu i wysiłku użytkownika
- Wyeliminowanie konieczności stosowania kart spotkań (w większości przypadków)
- Znaczne zmniejszenie liczby nieobecności
3. Formularze online
Jak często robisz te rzeczy w pracy?
- Digitalizacja wypełnionych przez klientów formularzy i zintegrowanie ich z systemem zarządzania.
- Przeglądanie wstępnych formularzy oceny z klientem podczas jego wizyty.
- Oczekiwanie na wypełnienie papierowego formularza klienta przed przystąpieniem do sesji
- Przesyłanie odpowiedzi z papierowego dokumentu klienta do wersji cyfrowej w systemie.
Jeśli którekolwiek z tych kwestii wydają Ci się znajome, przejście na formularze internetowe może okazać się dobrym rozwiązaniem. Możesz usprawnić te zadania, wysyłając zaszyfrowane formularze internetowe na skrzynkę e-mailową klienta. Dzięki temu klient będzie mógł je wypełnić w domu, zanim przyjdzie do gabinetu.
Po przesłaniu otrzymasz powiadomienie, a formularz zostanie płynnie włączony do pliku klienta, aby zapewnić łatwy dostęp podczas konsultacji.
Zdecydowanie się na podejście hands-off pozwala:
- Usprawnienie rejestracji, przeglądów, formularzy zgody i umów związanych z RODO
- Skrócenie czasu poświęcanego na digitalizację, zapisywanie lub przenoszenie dokumentów papierowych.
- Zminimalizuj czas oczekiwania klientów w lokalu
- Zmniejszenie zużycia papieru i potrzeby jego przechowywania
4. Adnotacje na schemacie ciała i szablony fizjologiczne
Tworzenie szablonów notatek i dodawanie do nich adnotacji pozwoliło zaoszczędzić fizjoterapeutom wiele godzin czasu i poprawić jakość sporządzanych przez nich notatek.
Co więcej, możesz skorzystać z gotowych szablonów notatek, aby jeszcze bardziej ułatwić sobie ten proces:
- Przesyłanie obrazów ciała z możliwością dodawania adnotacji
- Dodawanie własnych szablonów notatek do wykorzystania podczas każdej sesji
- Skorzystaj z naszej biblioteki specjalistycznych szablonów notatek fizjoterapeutycznych
5. Zautomatyzowane przechwytywanie danych
Aby zagłębić się w temat, zaawansowane oprogramowanie do zarządzania klin iką umożliwia bezpośrednią integrację konkretnych danych udostępnianych przez klientów w formularzach online z ich profilami klientów.
Zazwyczaj można to zrobić dla takich szczegółów, jak
- Osobiste dane demograficzne
- Szczegóły dotyczące miejsca zamieszkania i położenia geograficznego
- Dane kontaktowe klienta (telefon, e-mail)
- Dane kontaktowe w nagłych wypadkach lub dane bliskiego krewnego
Ta automatyzacja może drastycznie skrócić czas spędzany na ręcznym rejestrowaniu tych danych lub poprzez bezpośrednie rozmowy, gdy klient jest w poczekalni lub z tobą. Wystarczy jedno kliknięcie, aby włączyć ją do systemu, minimalizując czas poświęcany na ręczne wprowadzanie danych i potencjalne błędy.
6. Dokumenty wyzwalane
Chociaż nie wszystkie systemy zapewniają wyzwalacze dokumentów, WriteUpp umożliwia automatyczne tworzenie dokumentów w odpowiedzi na określone zdarzenia, takie jak zaplanowanie nowego spotkania.
Możesz skonfigurować szablony dokumentów, jeśli umówisz się na spotkanie i chcesz wysłać list do klienta, opiekuna, lekarza rodzinnego lub innej strony trzeciej. Szablony te, po uruchomieniu, automatycznie wypełnią się informacjami o kliencie z jego profilu. Twoim pozostałym zadaniem jest jedynie wydrukowanie i wysłanie listu.
Podobnie jak inne zautomatyzowane ulepszenia, funkcja ta może znacznie skrócić czas poświęcany na przygotowywanie i dostosowywanie listów do klientów, opiekunów lub innych lekarzy.
7. Usprawnione fakturowanie
Fakturowanie nie jest naszym ulubionym zajęciem. Jest monotonne, powtarzalne i wymagające, ale niezbędne, ponieważ wszyscy musimy zarabiać.
Na szczęście, dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do prywatnej praktyki, istnieją metody na usprawnienie fakturowania. Niektóre funkcje obejmują:
- Generowanie spersonalizowanych faktur odzwierciedlających usługi kliniczne
- Szybkie rozróżnianie rozliczonych/nierozliczonych faktur i problematycznych długów
- Wyróżnianie sesji oczekujących na zafakturowanie
- Wygodna integracja opcji płatności online z fakturami
Usprawniając fakturowanie, możesz:
- Spędzaj mniej czasu na rozliczeniach i zwiększ wydajność operacyjną
- Zmniejszenie prawdopodobieństwa popełnienia błędu
- Prowadzenie dokumentacji finansowej w nieskazitelnym i systematycznym porządku.
- Ciągłe monitorowanie napływu gotówki
- Ograniczenie ręcznej dokumentacji
8. Płatności zintegrowane
Wystawienie faktury to dopiero połowa sukcesu; prawdziwym wyzwaniem jest często uzyskanie płatności, zwłaszcza jeśli opłaty nie są pobierane po zakończeniu zabiegu.
Wprowadź cud płatności online - bezproblemowe rozwiązanie, które skróci te męczące godziny i frustracje związane z uiszczaniem należności.
Chodzi przede wszystkim o umieszczenie płynnie zintegrowanego linku do płatności na fakturze lub w trakcie procesu rezerwacji online. Twoi klienci mogą bez trudu uregulować należności bezpośrednio z poziomu faktury za pomocą karty, a nawet dokonać przedpłaty podczas rezerwacji terminu online. Chociaż podstawowe systemy płatnicze różnią się między sobą, wielu specjalistów korzysta z usług sprawdzonych dostawców, takich jak Square i Stripe.
Wprowadzając te formy płatności, możesz liczyć na następujące korzyści:
- Drastyczne zmniejszenie liczby bezpośrednich rozmów na temat płatności, zarówno przed, jak i po leczeniu.
- Podnieś jakość obsługi klienta, oferując łatwy proces płatności.
- Pożegnaj się ze żmudnymi ręcznymi weryfikacjami płatności; automatyczne potwierdzenia będą na bieżąco aktualizować system zarządzania praktyką.
9. Integracja z Physitrack
Physitrack ułatwia pacjentom dostęp do programów ćwiczeń z dowolnego miejsca, za pomocą smartfona lub tabletu. Oznacza to, że pacjenci mogą pozostać zaangażowani w swój plan leczenia, nawet gdy nie ma ich w gabinecie.
Dzięki integracji między WriteUpp i Physitrack, możesz zalogować się do Physitrack bezpośrednio z WriteUpp i automatycznie tworzyć pacjentów z WriteUpp w Physitrack .
Usprawniając przepływ pracy, dostosowując programy ćwiczeń, zwiększając zaangażowanie pacjentów, poprawiając zgodność i osiągając lepsze wyniki, możesz zapewnić swoim pacjentom wyższy poziom opieki, jednocześnie skuteczniej zarządzając swoją praktyką.
Usprawnij zarządzanie praktyką dzięki WriteUpp
WriteUpp to dostosowane do potrzeb oprogramowanie do zarządzania praktyką dla fizjoterapeutów.
Jest to idealne rozwiązanie dla osób prowadzących jednoosobową działalność i klinik z wieloma lokalizacjami. Możesz przeglądać informacje o swoich rezerwacjach, historii wizyt klientów i nadchodzących wizytach. Automatyczne przypomnienia SMS i e-mail zapewnią, że nikt nie przegapi spotkania.
Tworząc szablony notatek i dodając do nich adnotacje, fizjoterapeuci oszczędzają godziny i poprawiają jakość swoich notatek. Nasza biblioteka szablonów notatek fizjoterapeutycznych umożliwia przesyłanie własnych notatek i dodawanie adnotacji do obrazów ciała.
Korzystając z oprogramowania do zarządzania praktyką, możesz poświęcić więcej czasu na budowanie swojej praktyki, przyciąganie nowych klientów i zarabianie większych pieniędzy.
Skontaktuj sięz nami na czacie na żywo, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co zintegrowane rozwiązanie do zarządzania praktyką może dla Ciebie zrobić.
Autor: Ellie McDonald z WriteUpp
