9 modi per automatizzare l'amministrazione del vostro studio di fisioterapia
Vi siete mai sentiti come se non ci fossero abbastanza ore nella giornata per gestire il vostro studio di fisioterapia privato? Tra gli appuntamenti con i pazienti, le pratiche burocratiche e la gestione amministrativa, le cose possono diventare rapidamente opprimenti.
E se vi dicessimo che c'è un modo più intelligente di lavorare?
Immergetevi nel mondo dei software di gestione degli studi professionali. Questi software utilizzano la tecnologia per automatizzare e semplificare le attività ripetitive, rendendole più efficienti e meno soggette a errori umani.
Sulla base delle nostre conversazioni con migliaia di medici, queste sono alcune delle aree tipiche in cui è possibile ottenere risultati rapidi con il software di gestione dello studio:
1. Prenotazione online
La prenotazione online è una svolta per gli studi fisioterapici privati, in quanto offre convenienza, efficienza e una migliore esperienza per i pazienti. L'implementazione di un sistema di prenotazione online consente di snellire il processo di programmazione, di ridurre l'amministrazione e di garantire che gli appuntamenti siano facilmente accessibili ai clienti.
L'intero processo di prenotazione può essere automatizzato quando si attiva la prenotazione online:
- I clienti possono consultare il vostro calendario e scegliere una fascia oraria adatta.
- I clienti inseriscono i loro dati, e così viene visualizzato il loro profilo di cliente.
- Si riceve la notifica di una nuova prenotazione.
- I clienti ricevono una conferma immediata via e-mail o SMS.
- Il calendario mostra i dettagli dell'ultimo appuntamento.
Per i vostri clienti, la prenotazione online può avere i seguenti vantaggi:
- Non c'è bisogno di fare i salti mortali con i numeri di telefono o di lottare contro le linee impegnate. Un paio di clic e sono dentro!
- Possono prenotare in qualsiasi momento della giornata. Non è più necessario programmare le loro chiamate in base al vostro orario di lavoro.
I vantaggi dal vostro punto di vista sono:
- I clienti che cercano online potrebbero scegliere voi rispetto ai concorrenti semplicemente per la facilità di prenotazione.
- Se avete un team di reception, questo potrebbe tradursi in un risparmio.
- Addio all'amministrazione della prenotazione di appuntamenti.
- I vostri clienti inseriscono le loro informazioni, riducendo il vostro carico di lavoro.
2. Promemoria e conferme automatiche degli appuntamenti
È facile che i pazienti si dimentichino dei loro prossimi appuntamenti di fisioterapia. Gli appuntamenti mancati possono disturbare il programma del vostro studio, sprecare risorse preziose e ostacolare la cura dei pazienti. Ecco perché l'implementazione di un sistema di promemoria e conferma degli appuntamenti è fondamentale per il successo del vostro studio privato.
Sistemi come WriteUpp ti consentiranno di impostare conferme via e-mail o SMS che vengono inviate quando un cliente prenota un appuntamento. Potrai inoltre automatizzare l'invio di un promemoria qualche giorno prima dell'appuntamento, per assicurarti che i tuoi clienti non se ne dimentichino.
Un sistema completamente automatizzato come questo vi aiuterà:
- Migliorare l'esperienza dei vostri clienti
- Riduzione del tempo e dello sforzo da parte vostra
- Eliminare la necessità di cartellini per gli appuntamenti (nella maggior parte dei casi)
- Riduzione significativa del numero di no-show
3. Moduli online
Quando siete al lavoro, quanto spesso fate queste cose?
- Digitalizzazione dei moduli compilati dai clienti e loro integrazione nel vostro sistema di gestione
- Esaminare i moduli di valutazione preliminare con il cliente durante il suo appuntamento
- Attendere la compilazione del modulo cartaceo del cliente prima di procedere con la sessione
- Trasferire le risposte da un documento cartaceo di un cliente a una versione digitale nel vostro sistema.
Se una di queste situazioni ti sembra familiare, passare ai moduli online potrebbe essere una buona strategia. Puoi semplificare queste operazioni inviando moduli online crittografati alla casella di posta elettronica dei tuoi clienti. In questo modo, potranno compilarli a casa prima di recarsi in studio.
Una volta inviato, riceverete un avviso e il modulo verrà incorporato senza problemi nel file del vostro cliente per essere facilmente accessibile durante le consultazioni.
La scelta di un approccio non vincolante vi permette di:
- Semplificare la registrazione, le revisioni, i moduli di consenso e gli accordi relativi al GDPR.
- Riduzione del tempo dedicato alla digitalizzazione, al salvataggio o al trasferimento di documenti cartacei.
- Riducete al minimo i tempi di attesa dei clienti nel vostro locale
- Riduzione dell'uso della carta e della necessità di archiviazione
4. Annotazione del diagramma corporeo e modelli di fisioterapia
La creazione e l'annotazione di modelli di note ha permesso ai fisioterapisti di risparmiare ore di tempo e di migliorare la qualità delle loro annotazioni.
Inoltre, è possibile utilizzare modelli di note precostituiti per rendere questo processo ancora più semplice:
- Caricare le immagini del corpo con la possibilità di annotarle
- Aggiungete i vostri modelli di appunti da utilizzare in ogni sessione
- Utilizzate la nostra libreria di modelli di note fisioterapiche specializzate
5. Acquisizione automatica dei dati
Per approfondire, un software avanzato per la gestione delle cliniche consente di integrare direttamente nei profili dei clienti i dettagli particolari condivisi dai clienti nei moduli online.
In genere, questo può essere fatto per dettagli quali:
- Dati demografici personali
- Dettagli residenziali e geografici
- Dati di comunicazione del cliente (telefono, e-mail)
- Contatti di emergenza o parenti stretti
Questa automazione può ridurre drasticamente il tempo dedicato alla registrazione manuale di questi dati o alle conversazioni dirette quando il cliente si trova nell'area d'attesa o con voi. Con un semplice clic viene incorporata nel sistema, riducendo al minimo il tempo e i potenziali errori di inserimento manuale dei dati.
6. Documenti attivati
Sebbene non tutti i sistemi prevedano trigger per i documenti, WriteUpp consente la creazione automatica di documenti in risposta a eventi specifici, come la programmazione di un nuovo appuntamento.
È possibile impostare modelli di documenti se si fissa un appuntamento e si desidera inviare una lettera al cliente, all'assistente, al medico di famiglia o a qualsiasi altra terza parte. Questi modelli, una volta attivati, si riempiranno automaticamente con le informazioni del cliente dal suo profilo. Il compito rimanente è solo quello di stampare e inviare la lettera.
Come altri miglioramenti automatici, questa funzione può ridurre significativamente il tempo da dedicare alla stesura e alla personalizzazione delle lettere ai clienti, agli assistenti o ai colleghi medici.
7. Fatturazione semplificata
La fatturazione non è esattamente il nostro compito preferito. È monotona, ripetitiva e impegnativa, eppure è essenziale perché, beh, tutti abbiamo bisogno di guadagnare.
Fortunatamente, con il giusto software per studi privati, esistono metodi per rendere la fatturazione più efficiente. Alcune caratteristiche includono:
- Generazione di fatture personalizzate che riflettono i vostri servizi clinici
- Distinguere rapidamente tra fatture saldate/non saldate e debiti problematici
- Evidenziare le sessioni in attesa di fatturazione
- Integrare comodamente le opzioni di pagamento online nelle fatture
Semplificando la fatturazione, è possibile:
- Dedicare meno tempo alla fatturazione e migliorare l'efficienza operativa
- Riduzione della probabilità di errori
- Mantenere i registri finanziari in ordine sistematico e perfetto.
- Monitorare costantemente i flussi di cassa in entrata
- Riduzione della documentazione manuale
8. Pagamenti integrati
Emettere una fattura è solo metà del lavoro; la vera sfida spesso sta nel garantire il pagamento, soprattutto se non si riscuotono gli onorari al termine del trattamento.
Ecco il prodigio dei pagamenti online: una soluzione senza problemi per ridurre le ore di lavoro estenuanti e le frustrazioni che si provano quando si tratta di pagare le tasse.
Si tratta semplicemente di inserire un link di pagamento integrato nella fattura o durante la procedura di prenotazione online. I tuoi clienti possono saldare senza difficoltà le fatture direttamente dalla fattura stessa con la propria carta di credito, oppure effettuare il pagamento anticipato durante la prenotazione online dell’appuntamento. Sebbene i sistemi di pagamento di base possano variare, molti professionisti si affidano a nomi affidabili come Square e Stripe.
Adottando queste modalità di pagamento, ecco cosa ti aspetta:
- Ridurre drasticamente le discussioni sul pagamento faccia a faccia, sia prima che dopo il trattamento.
- Migliorate l'esperienza dei vostri clienti offrendo un processo di pagamento semplice.
- Dite addio alle noiose verifiche manuali dei pagamenti; le conferme automatiche terranno aggiornato il sistema di gestione dello studio.
9. Integrazione con Physitrack
Physitrack consente ai pazienti di accedere facilmente ai programmi di allenamento da qualsiasi luogo, utilizzando il proprio smartphone o tablet. In questo modo i pazienti possono continuare a seguire il loro piano di trattamento anche quando non si trovano nel vostro studio.
Grazie all'integrazione tra WriteUpp e Physitrack, è possibile accedere a Physitrack direttamente dall'interno di WriteUpp e far creare automaticamente i pazienti da WriteUpp all'interno di Physitrack .
Semplificando il flusso di lavoro, personalizzando i programmi di esercizio, aumentando il coinvolgimento dei pazienti, migliorando la compliance e ottenendo risultati migliori, è possibile fornire ai pazienti un livello di assistenza più elevato e gestire lo studio in modo più efficace.
Semplificare l'amministrazione dello studio con WriteUpp
WriteUpp è un software di gestione dello studio su misura per i fisioterapisti.
È ideale per i professionisti individuali e per le cliniche con più sedi. È possibile visualizzare le informazioni sulle prenotazioni, la cronologia degli appuntamenti dei clienti e i prossimi appuntamenti. I promemoria automatici via SMS ed e-mail assicurano che nessuno perda un appuntamento.
Creando e annotando modelli di note, i fisioterapisti hanno risparmiato ore e migliorato la qualità della loro scrittura. La nostra libreria di modelli di note fisioterapiche consente di caricare le proprie note e di annotare le immagini del corpo.
Utilizzando un software di gestione dello studio, potrete dedicare più tempo a costruire il vostro studio, ad attirare nuovi clienti e a guadagnare di più.
Contattateci per una chat dal vivo se avete domande o volete saperne di più su cosa può fare per voi una soluzione integrata di gestione dello studio.
Autore: Ellie McDonald di WriteUpp
