9 formas de automatizar a administração do seu consultório
Já sentiu que não há horas suficientes no dia para gerenciar o seu consultório ou a sua clínica? Entre as consultas dos pacientes, a papelada e a gestão administrativa, a rotina pode tornar-se rapidamente esmagadora.
E se lhe dissermos que há uma forma mais inteligente de trabalhar?
Mergulhe no mundo do software de gestão de consultórios. Este software utiliza a tecnologia para automatizar e simplificar tarefas repetitivas, tornando-as mais eficientes e menos propensas a erros humanos.
Com base nas nossas conversas com milhares de profissionais, estas são algumas das áreas típicas em que pode ver alguns ganhos rápidos com um software de gestão consultório:
1. Agendamento online
As marcações online são um fator de mudança para os consultórios privados de fisioterapia, oferecendo comodidade, eficiência e uma melhor experiência para o paciente. Ao implementar um sistema de marcações online, você pode simplificar o seu processo de agendamento, reduzir o serviço da administração e garantir que os agendamentos fiquem facilmente acessíveis aos seus clientes.
Todo o processo de agendamento pode ser automatizado se você ativar o agendamento online:
- Os clientes podem consultar o seu calendário e escolher um horário adequado.
- O cliente Introduz os seus dados, o que permite consultá-los através do seu perfil.
- Você é notificado de um novo compromisso ou consulta.
- Os clientes recebem uma confirmação imediata por e-mail ou SMS.
- O seu calendário mostra os últimos detalhes do compromisso.
Para os seus clientes, o agendamento online pode ter as seguintes vantagens
- Sem malabarismos com números de telefone ou em espera com chamadas ocupadas. Basta um par de cliques e o seu cliente já agendou!
- Agendar a qualquer hora do dia. Não é mais necessário programar o contato para o horário comercial do seu serviço.
Os benefícios a partir da sua perspetiva são:
- Clientes que procuram online podem escolher você em vez dos concorrentes simplesmente por causa da facilidade de agendamento.
- Se você hoje precisa de uma equipe de recepção, isto pode traduzir-se em economia no futuro.
- Diga adeus a marcação manual de consultas.
- Os seus clientes introduzem as informações, reduzindo a sua carga de trabalho.
2. Lembretes e confirmações automáticas de agendamentos e marcações
É fácil para os pacientes se esquecerem das suas próximas consultas de fisioterapia. As consultas perdidas podem atrapalhar o cronograma da sua clínica, desperdiçar recursos valiosos e prejudicar os cuidados prestados aos pacientes. É por isso que a implementação de um sistema de lembrete e confirmação de agendamento de consultas é crucial para o sucesso da sua clínica.
Systems like WriteUpp will allow you to set up confirmations via email or SMS that are sent out when a client books an appointment. You'll also be able to automate a reminder sent out a few days before the appointment to ensure your clients don't forget about their appointment with you.
Um sistema totalmente automatizado como este vai ajudá-lo a:
- Melhore a experiência dos seus clientes
- Reduza o tempo e o esforço gasto em tarefas burocráticas
- Eliminar a necessidade de fichas ou folhas de agendamento (na maioria dos casos)
- Reduzir significativamente o número de faltas
3. Formulários Online
Quando você está no trabalho, com que frequência precisa fazer estes procedimentos?
- Digitalizar os formulários preenchidos pelos clientes e integrá-los ao seu sistema de gestão
- Rever os formulários de avaliação preliminar com o seu cliente durante a consulta
- Aguardar que o cliente preencha o formulário em papel antes de prosseguir com a sessão
- Transferir respostas de um documento em papel de um cliente para uma versão digital no seu sistema
If any of these resonate with you, transitioning to online forms might be a good strategy. You can streamline these tasks by sending encrypted online forms to your client's inbox. This way, they can fill them out at home before they come in.
Uma vez enviado, você receberá um alerta e o formulário será incorporado sem problemas ao cadastro do seu cliente para um acesso fácil durante as consultas.
Optar por uma atendimento não manual e digital lhe permite:
- Simplificar os registros, as revisões, os formulários de consentimento e os acordos relacionados com o GDPR
- Reduzir o tempo gasto ao digitalizar, guardar ou transferir documentos em papel
- Minimizar o tempo de espera dos clientes no seu estabelecimento
- Reduzir a utilização de papel e a necessidade de armazenamento
4. Crie notas e modelos de anotações com descrições em mapas corporais
A criação e anotação de modelos de notas poupa tempo aos profissionais e melhora a qualidade das suas anotações e prescrições.
Além disso, você pode utilizar modelos de notas pré-configurados para tornar este processo ainda mais fácil para você:
- Carregar figuras de regiões do corpo com a possibilidade de fazer anotações
- Adicione os seus próprios modelos de notas para utilizar em todas as sessões
- Utilizar a nossa biblioteca de modelos de notas especializadas em fisioterapia
5. Captura automatizada de dados
Para ir mais longe, um avançado software de gestão de consultórios lhe permite integrar diretamente detalhes específicos compartilhados pelos clientes em formulários online nos próprios perfis do cliente.
Normalmente, o sistema pode fazer tarefas como:
- Dados demográficos pessoais
- Dados residenciais e geográficos
- Dados de contato do cliente (telefone, e-mail)
- Contato de emergência ou detalhes de parentes próximos
Esta automatização pode reduzir drasticamente o tempo que você gasta para registrar estes dados manualmente ou através de conversas diretas quando o cliente está na sala de espera ou no atendimento. Com um simples clique, é incorporado ao seu sistema, minimizando o tempo gasto e os potenciais erros na introdução manual de dados.
6. Criação de documentos automaticamente
Embora nem todos os sistemas forneçam o envio automático de documentos, o WriteUpp permite a criação automática de documentos em resposta a eventos específicos, como a marcação de um novo compromisso ou agendamento.
Você pode configurar modelos de documentos se marcar uma consulta e pretender, por exemplo, enviar uma carta ao cliente, ao cuidador da família, ao médico ou qualquer outro terceiro. Estes modelos, uma vez acionados, serão preenchidos automaticamente com as informações do cliente a partir do seu perfil. A sua tarefa restante consiste apenas em imprimir e enviar a carta.
Tal como outras melhorias automatizadas, esta funcionalidade pode reduzir significativamente o tempo que você dedica a redigir e personalizar cartas para clientes, prestadores de serviços de saúde ou outros profissionais de saúde.
7. Cobrança simplificada
A cobrança não é exatamente a nossa tarefa preferida. É monótona, repetitiva e exigente, mas é essencial porque todos nós precisamos ganhar dinheiro.
Felizmente, com o software de gerenciamento de consultórios adequado, você encontra métodos para tornar a cobrança mais eficiente. Algumas características incluem:
- Gerar faturas e recibos personalizados que descrevem os seus serviços clínicos
- Distinguir rapidamente entre atendimentos pagos/atendimentos a receber e dívidas problemáticas
- Destacando sessões que aguardam pagamento
- Integração cômoda de opções de pagamento online das faturas
Ao otimizar a sua cobrança, você pode:
- Gaste menos tempo com a cobrança e aumente a eficiência operacional
- Diminuir a probabilidade de erros
- Manter os registros financeiros em ordem e de maneira sistemática
- Controlar continuamente os fluxos de caixa
- Reduzir o trabalho e a documentação manual
8. Pagamentos integrados
Sending out an invoice is just half the battle; the real challenge often lies in securing the payment, especially if you don't collect fees at the treatment's conclusion.
Venha para a maravilha dos pagamentos online, uma solução sem complicações para reduzir as horas cansativas e as frustrações na hora de receber as suas dívidas.
It's all about embedding a seamless payment link into your invoice or during your online booking procedure. Your clients can effortlessly settle their bills directly from their invoice with their card or even pre-pay during their online appointment booking. While the backbone payment systems vary, many practitioners lean on trusted names such as Square and Stripe.
By embracing these payment modalities, here's what's in store for you:
- Reduzir drasticamente as discussões presenciais sobre pagamentos, quer sejam antes ou depois do tratamento.
- Melhore a experiência do seu cliente oferecendo um processo de pagamento fácil.
- Diga adeus às tediosas verificações manuais de pagamentos; as confirmações automáticas manterão o seu sistema de gestão de consultório atualizado.
9. Integração com a Physitrack
A Physitrack torna mais fácil para os pacientes acessarem programas de exercício a partir de qualquer lugar, utilizando o seu smartphone ou tablet. Isto significa que o seu paciente pode manter-se engajado no seu plano de tratamento, mesmo quando não está no seu consultório.
Com a integração entre o WriteUpp e a Physitrack, você pode iniciar sessão diretamente na Physitrack a partir do WriteUpp e criar automaticamente cadastros de pacientes a partir do WriteUpp na Physitrack.
Ao simplificar o seu fluxo de trabalho, personalizar os programas de exercício, aumentar o engajamento dos pacientes, melhorar a adesão e obter melhores resultados, você pode fornecer ao seu paciente um nível de cuidados mais elevado e, ao mesmo tempo, gerenciar o seu consultório de forma mais eficaz.
Simplifique a administração do seu consultório com o WriteUpp
O WriteUpp é um software de gestão de consultórios feito na medida para fisioterapeutas.
É ideal para profissionais individuais e clínicas com várias filiais. Você pode visualizar informações sobre os seus agendamentos, o histórico de marcações dos seus clientes e as próximas marcações. Os lembretes automáticos por SMS e e-mail garantirão que ninguém falte a uma consulta.
Ao criar e utilizar os modelos de notas, o profissional poupa horas e melhora a qualidade das suas anotações e prescrições. A nossa biblioteca de modelos de notas lhe permite carregar as suas notas e fazer descrições em figuras corporais.
Ao utilizar o software de gestão consultório, você pode dedicar mais tempo para desenvolver o seu consultório, a atrair novos clientes e a ganhar mais dinheiro.
Entre em contato para um chat ao vivo se você tiver alguma dúvida ou quiser saber mais sobre o WriteUpp, uma solução integrada de gestão de consultórios e o que ela pode fazer por você.
Autor: Ellie McDonald do WriteUpp
