9 formas de automatizar la administración en su consulta de fisioterapia
¿Alguna vez ha tenido la sensación de que no hay suficientes horas al día para gestionar su consulta privada de fisioterapia? Entre las citas con los pacientes, el papeleo y la gestión administrativa, todo puede resultar abrumador.
¿Y si te dijéramos que hay una forma más inteligente de trabajar?
Sumérjase en el mundo del software de gestión de consultas. Este software utiliza la tecnología para automatizar y simplificar tareas repetitivas, haciéndolas más eficientes y menos propensas al error humano.
Basándonos en nuestras conversaciones con miles de médicos, éstas son algunas de las áreas típicas en las que se pueden obtener beneficios rápidos con el software de gestión de consultas:
1. Reserva en línea
Las reservas en línea cambian las reglas del juego en las consultas privadas de fisioterapia, ya que ofrecen comodidad, eficacia y una mejor experiencia para el paciente. La implantación de un sistema de reservas en línea permite agilizar el proceso de programación, reducir los trámites administrativos y garantizar que los clientes puedan acceder fácilmente a las citas.
Todo el proceso de reserva puede automatizarse si activa la reserva en línea:
- Los clientes pueden consultar su calendario y elegir una franja horaria adecuada.
- Teclean sus datos y se busca su perfil de cliente.
- Se le notifica una nueva reserva.
- Los clientes reciben confirmación instantánea por correo electrónico o SMS.
- Su calendario muestra los últimos detalles de la cita.
Para sus clientes, la reserva en línea puede tener las siguientes ventajas:
- Sin malabarismos con los números de teléfono ni batallas con las líneas comprometidas. Un par de clics y ya están dentro.
- Pueden reservar a cualquier hora del día. Se acabó el hacer coincidir sus llamadas con su horario laboral.
Los beneficios desde su perspectiva son:
- Los clientes que busquen en Internet podrían elegirle a usted antes que a sus competidores simplemente por la facilidad de reserva.
- Si tienes un equipo de recepción, esto podría traducirse en un ahorro.
- Despídase de la administración de reservas.
- Sus clientes introducen sus datos, lo que reduce su carga de trabajo.
2. Recordatorios y confirmaciones automáticos de citas
Es fácil que los pacientes se olviden de sus próximas citas con el fisioterapeuta. Las citas perdidas pueden alterar la programación de su consulta, malgastar valiosos recursos y dificultar la atención al paciente. Por eso, implantar un sistema de recordatorio y confirmación de citas es crucial para el éxito de su consulta privada.
Sistemas como WriteUpp te permitirán configurar confirmaciones por correo electrónico o SMS que se envían cuando un cliente reserva una cita. También podrás automatizar el envío de un recordatorio unos días antes de la cita para asegurarte de que tus clientes no se olviden de su cita contigo.
Un sistema totalmente automatizado como éste le ayudará:
- Mejore la experiencia de sus clientes
- Reducir tiempo y esfuerzo por su parte
- Eliminación de las tarjetas de citas (en la mayoría de los casos)
- Reducción significativa del número de ausencias
3. Formularios en línea
Cuando estás en el trabajo, ¿con qué frecuencia haces estas cosas?
- Digitalizar los formularios cumplimentados por los clientes e integrarlos en su sistema de gestión
- Revisar los formularios de evaluación preliminar con el cliente durante su cita
- Esperar a que el cliente rellene el formulario en papel antes de continuar con la sesión
- Transfiera las respuestas de un documento en papel de un cliente a una versión digital en su sistema
Si alguna de estas situaciones te resulta familiar, pasar a utilizar formularios en línea podría ser una buena estrategia. Puedes agilizar estas tareas enviando formularios en línea cifrados a la bandeja de entrada de tus clientes. De esta forma, podrán rellenarlos desde casa antes de acudir a la consulta.
Una vez enviado, recibirá una alerta, y el formulario se incorporará sin problemas al expediente de su cliente para facilitar el acceso durante las consultas.
Optar por un enfoque no intervencionista te permite:
- Racionalizar el registro, las revisiones, los formularios de consentimiento y los acuerdos relacionados con el GDPR
- Reducir el tiempo dedicado a digitalizar, guardar o transferir documentos en papel
- Minimice el tiempo de espera de los clientes en su establecimiento
- Reducir el uso de papel y la necesidad de almacenamiento
4. Plantillas de anotaciones y fisiogramas corporales
La creación y anotación de plantillas de notas ha ahorrado horas de tiempo a los fisioterapeutas y ha mejorado la calidad de sus anotaciones.
Además, puede utilizar plantillas de notas predefinidas para que este proceso le resulte aún más fácil:
- Cargar imágenes corporales con la posibilidad de anotarlas
- Añade tus propias plantillas de notas para utilizarlas en cada sesión
- Utilice nuestra biblioteca de plantillas de notas fisiográficas especializadas
5. Captura automática de datos
Para profundizar más, un software avanzado de gestión de clínicas permite integrar directamente en los perfiles de los clientes los datos particulares que éstos comparten en los formularios en línea.
Normalmente, esto puede hacerse para detalles como:
- Datos demográficos personales
- Datos residenciales y geográficos
- Datos de comunicación del cliente (teléfono, correo electrónico)
- Datos de contacto en caso de emergencia o de un familiar cercano
Esta automatización puede reducir drásticamente el tiempo que dedica a registrar estos datos manualmente o mediante conversaciones directas cuando el cliente está en la sala de espera o con usted. Con un simple clic se incorpora a su sistema, minimizando el tiempo empleado, y los posibles errores en la introducción manual de datos.
6. Documentos activados
Aunque no todos los sistemas ofrecen activadores de documentos, WriteUpp permite la creación automática de documentos en respuesta a eventos específicos, como la programación de una nueva cita.
Puede configurar plantillas de documentos si fija una cita y desea enviar una carta al cliente, cuidador, médico de cabecera o cualquier otro tercero. Estas plantillas, una vez activadas, se rellenarán automáticamente con la información del cliente desde su perfil. Su tarea restante es simplemente imprimir y enviar la carta.
Al igual que otras mejoras automatizadas, esta función puede reducir significativamente el tiempo que dedica a redactar y personalizar cartas para clientes, cuidadores o compañeros médicos.
7. Facturación simplificada
Facturar no es precisamente nuestra tarea favorita. Es monótona, repetitiva y exigente, pero esencial porque, bueno, todos necesitamos ganar dinero.
Por suerte, con el software para consultas privadas adecuado, existen métodos para hacer que la facturación sea más eficiente. Algunas funciones son:
- Generación de facturas personalizadas que reflejen sus servicios clínicos
- Distinguir rápidamente entre facturas liquidadas/no liquidadas y deudas problemáticas.
- Destacar las sesiones pendientes de facturación
- Integrar cómodamente las opciones de pago en línea en las facturas
Al agilizar su facturación, podrá:
- Dedique menos tiempo a la facturación y mejore la eficacia operativa
- Reducir la probabilidad de cometer errores
- Mantener los registros financieros en orden prístino y sistemático
- Supervisar continuamente la entrada de efectivo
- Reducir la documentación manual
8. Pagos integrados
Enviar una factura es solo la mitad del trabajo; el verdadero reto suele residir en garantizar el cobro, sobre todo si no se cobran los honorarios al finalizar el tratamiento.
Entre en la maravilla de los pagos en línea: una solución sin complicaciones para reducir esas horas agotadoras y las frustraciones al perseguir sus cuotas.
Se trata de integrar un enlace de pago que funcione a la perfección en tu factura o durante el proceso de reserva online. Tus clientes pueden pagar sin esfuerzo directamente desde la factura con su tarjeta o incluso pagar por adelantado mientras reservan su cita online. Aunque los sistemas de pago subyacentes varían, muchos profesionales recurren a marcas de confianza como Square y Stripe.
Al optar por estas formas de pago, esto es lo que te espera:
- Disminuir drásticamente las discusiones cara a cara sobre el pago, antes o después del tratamiento.
- Mejore la experiencia de sus clientes ofreciendo un proceso de pago sencillo.
- Diga adiós a las tediosas verificaciones manuales de pagos; las autoconfirmaciones mantendrán actualizado su sistema de gestión de consultas.
9. Integración con Physitrack
Physitrack facilita a los pacientes el acceso a los programas de ejercicios desde cualquier lugar, utilizando su smartphone o tableta. De este modo, los pacientes pueden seguir su plan de tratamiento aunque no estén en la consulta.
Con la integración entre WriteUpp y Physitrack, puede iniciar sesión en Physitrack directamente desde dentro de WriteUpp y tener pacientes de WriteUpp creados dentro de Physitrack automáticamente.
Al agilizar el flujo de trabajo, personalizar los programas de ejercicios, mejorar el compromiso de los pacientes, mejorar el cumplimiento y obtener mejores resultados, puede ofrecer a sus pacientes un mayor nivel de atención y, al mismo tiempo, gestionar su consulta de forma más eficaz.
Agilice la administración de su consulta con WriteUpp
WriteUpp es un software de gestión de consultas hecho a medida para fisioterapeutas.
Es ideal para profesionales independientes y clínicas con varias sedes. Puede ver información sobre sus reservas, el historial de citas de sus clientes y las próximas citas. Los recordatorios automáticos por SMS y correo electrónico garantizan que nadie falte a su cita.
Gracias a la creación y anotación de plantillas de notas, los fisioterapeutas han ahorrado horas y mejorado la calidad de sus anotaciones. Nuestra biblioteca de plantillas de notas para fisioterapeutas te permite cargar tus propias notas y anotar imágenes corporales.
Si utiliza un software de gestión de consultas, podrá dedicar más tiempo a construir su consulta, atraer nuevos clientes y ganar más dinero.
Póngase en contacto connosotros a través de un chat en directo si tiene alguna pregunta o desea obtener más información sobre lo que una solución integrada de gestión de consultas puede hacer por usted.
Autor: Ellie McDonald de WriteUpp
