9 Wege zur Automatisierung der Verwaltung in Ihrer Physiotherapiepraxis
Hatten Sie schon einmal das Gefühl, dass der Tag einfach nicht genug Stunden hat, um Ihre private Physiotherapiepraxis zu führen? Zwischen Patiententerminen, Papierkram und Verwaltungsarbeit kann es schnell zu einer Überforderung kommen.
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es eine intelligentere Art zu arbeiten gibt?
Tauchen Sie ein in die Welt der Praxisverwaltungssoftware. Diese Software nutzt Technologie, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen, so dass sie effizienter und weniger anfällig für menschliche Fehler sind.
Basierend auf unseren Gesprächen mit Tausenden von Ärzten sind dies einige der typischen Bereiche, in denen Sie mit einer Praxismanagement-Software schnelle Erfolge erzielen können:
1. Online Buchen
Die Online-Buchung ist für private Physiotherapiepraxen ein entscheidender Faktor, denn sie bietet Komfort, Effizienz und ein besseres Patientenerlebnis. Durch die Implementierung eines Online-Buchungssystems können Sie Ihren Terminplanungsprozess rationalisieren, den Verwaltungsaufwand reduzieren und sicherstellen, dass Ihre Kunden leicht auf die Termine zugreifen können.
Der gesamte Buchungsprozess kann automatisiert werden, wenn Sie die Onlinebuchung aktivieren:
- Die Kunden können in Ihrem Kalender nachsehen und ein passendes Zeitfenster auswählen.
- Sie geben ihre Daten ein, woraufhin ihr Kundenprofil angezeigt wird.
- Sie werden über eine neue Buchung informiert.
- Die Kunden erhalten eine sofortige Bestätigung per E-Mail oder SMS.
- Ihr Kalender zeigt die neuesten Termindetails an.
Für Ihre Kunden kann die Online-Buchung folgende Vorteile haben:
- Kein Jonglieren mit Telefonnummern oder Kämpfen mit besetzten Leitungen. Ein paar Klicks, und schon sind sie drin!
- Sie können zu jeder Tageszeit buchen. Sie müssen ihre Anrufe nicht mehr auf Ihre Arbeitszeiten abstimmen.
Die Vorteile aus Ihrer Sicht sind:
- Kunden, die sich online umsehen, wählen Sie vielleicht aus Gründen der einfachen Buchung gegenüber ihren Konkurrenten aus.
- Wenn Sie ein Empfangsteam haben, könnte dies zu Einsparungen führen.
- Verabschieden Sie sich von der Terminbuchungsverwaltung.
- Ihre Kunden geben ihre Daten ein und verringern damit Ihre Arbeitsbelastung.
2. Automatisierte Terminerinnerungen und -bestätigungen
Patienten vergessen leicht ihre anstehenden Physiotermine. Verpasste Termine können den Zeitplan Ihrer Praxis durcheinander bringen, wertvolle Ressourcen verschwenden und die Patientenversorgung behindern. Deshalb ist die Einführung eines Systems zur Terminerinnerung und -bestätigung entscheidend für den Erfolg Ihrer Praxis.
Mit Systemen wie WriteUpp können Sie Bestätigungen per E-Mail oder SMS einrichten, die versendet werden, sobald ein Kunde einen Termin bucht. Außerdem können Sie eine Erinnerung automatisieren, die einige Tage vor dem Termin versendet wird, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden ihren Termin bei Ihnen nicht vergessen.
Ein vollautomatisiertes System wie dieses wird Ihnen dabei helfen:
- Verbessern Sie das Erlebnis für Ihre Kunden
- Zeit- und Arbeitsaufwand für Sie zu reduzieren
- Verzicht auf Terminkarten (in den meisten Fällen)
- Erhebliche Verringerung der Zahl der Nichterscheinen
3. Online-Formulare
Wie oft machen Sie diese Dinge bei der Arbeit?
- Digitalisierung der vom Kunden ausgefüllten Formulare und deren Integration in Ihr Verwaltungssystem
- Durchsicht der vorläufigen Beurteilungsformulare mit Ihrem Kunden während seines Termins
- Warten auf das Ausfüllen eines Kundenformulars, bevor mit der Sitzung fortgefahren wird
- Übertragen von Antworten aus dem Papierdokument eines Kunden in eine digitale Version in Ihrem System
Wenn Ihnen einer dieser Punkte bekannt vorkommt, könnte die Umstellung auf Online-Formulare eine gute Strategie sein. Sie können diese Aufgaben optimieren, indem Sie verschlüsselte Online-Formulare an den E-Mail-Posteingang Ihrer Kunden senden. Auf diese Weise können diese die Formulare zu Hause ausfüllen, bevor sie zu Ihnen kommen.
Nach dem Absenden erhalten Sie eine Benachrichtigung, und das Formular wird nahtlos in die Akte Ihres Kunden integriert, so dass Sie bei Beratungsgesprächen leicht darauf zugreifen können.
Wenn Sie sich für einen unbürokratischen Ansatz entscheiden, können Sie:
- Rationalisierung von Registrierung, Überprüfungen, Einverständniserklärungen und GDPR-bezogenen Vereinbarungen
- Verringerung des Zeitaufwands für die Digitalisierung, Speicherung oder Übertragung von Papierdokumenten
- Minimieren Sie die Wartezeit der Kunden in Ihrer Einrichtung
- Verringerung des Papierverbrauchs und der Notwendigkeit der Lagerung
4. Body Chart Annotation und Physio Templates
Die Erstellung und Kommentierung von Notizvorlagen hat den Physiotherapeuten viel Zeit erspart und die Qualität ihrer Notizen verbessert.
Außerdem können Sie vorgefertigte Notizvorlagen verwenden, um diesen Prozess noch einfacher zu gestalten:
- Hochladen von Körperbildern mit der Möglichkeit, diese mit Anmerkungen zu versehen
- Fügen Sie Ihre eigenen Notizvorlagen hinzu, die Sie bei jeder Sitzung verwenden können
- Nutzen Sie unsere Bibliothek mit spezialisierten Physio-Notizvorlagen
5. Automatisierte Datenerfassung
Mit einer fortschrittlichen Klinikverwaltungssoftware können Sie bestimmte Angaben, die Kunden in Online-Formularen machen, direkt in ihre Kundenprofile integrieren.
Typischerweise kann dies für Details wie z. B.:
- Persönliche demografische Daten
- Wohnsitz und geografische Angaben
- Kommunikationsdaten des Kunden (Telefon, E-Mail)
- Angaben zum Notfallkontakt oder zu nahen Verwandten
Diese Automatisierung kann die Zeit, die Sie mit der manuellen Erfassung dieser Daten oder mit direkten Gesprächen verbringen, wenn sich der Kunde im Wartebereich oder bei Ihnen aufhält, drastisch reduzieren. Mit einem einfachen Klick ist sie in Ihr System integriert, wodurch der Zeitaufwand und mögliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe minimiert werden.
6. Ausgelöste Dokumente
Während nicht alle Systeme Dokumentauslöser bieten, ermöglicht WriteUpp die automatische Erstellung von Dokumenten als Reaktion auf bestimmte Ereignisse, wie z. B. die Planung eines neuen Termins.
Sie können Dokumentenvorlagen einrichten, wenn Sie einen Termin vereinbaren und einen Brief an den Kunden, den Betreuer, den Hausarzt oder eine andere dritte Partei senden möchten. Diese Vorlagen werden, sobald sie ausgelöst werden, automatisch mit den Kundeninformationen aus deren Profil ausgefüllt. Sie müssen dann nur noch den Brief drucken und versenden.
Wie andere automatisierte Verbesserungen kann diese Funktion die Zeit, die Sie für das Verfassen und Anpassen von Briefen an Kunden, Pflegepersonal oder Kollegen aufwenden, erheblich reduzieren.
7. Rationalisierte Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung ist nicht gerade unsere Lieblingsaufgabe. Sie ist monoton, repetitiv und anstrengend, aber sie ist unerlässlich, denn wir alle müssen Geld verdienen.
Glücklicherweise gibt es mit der richtigen Praxissoftware Methoden, um die Rechnungsstellung effizienter zu gestalten. Einige Funktionen sind:
- Erstellung von personalisierten Rechnungen für Ihre klinischen Dienstleistungen
- Schnelle Unterscheidung zwischen beglichenen/unbeglichenen Rechnungen und problematischen Forderungen
- Hervorhebung von Sitzungen, die zur Rechnungsstellung anstehen
- Bequeme Integration von Online-Zahlungsoptionen in Rechnungen
Durch die Rationalisierung Ihrer Rechnungsstellung können Sie:
- Weniger Zeit für die Rechnungsstellung aufwenden und die betriebliche Effizienz steigern
- Verringerung der Fehlerwahrscheinlichkeit
- Ordnungsgemäße und systematische Führung der Finanzunterlagen
- Kontinuierliche Überwachung des Mittelzuflusses
- Reduzierung der manuellen Dokumentation
8. Integrierte Zahlungen
Das Versenden einer Rechnung ist nur die halbe Miete; die eigentliche Herausforderung besteht oft darin, die Zahlung sicherzustellen, insbesondere wenn Sie die Gebühren nicht direkt nach Abschluss der Behandlung einziehen.
Hier kommt das Wunder der Online-Zahlungen ins Spiel - eine mühelose Lösung, um die anstrengenden Stunden und Frustrationen bei der Verfolgung Ihrer Gebühren zu reduzieren.
Es geht darum, einen nahtlosen Zahlungslink in Ihre Rechnung oder in Ihren Online-Buchungsprozess einzubinden. Ihre Kunden können ihre Rechnungen mühelos direkt über die Rechnung mit ihrer Karte begleichen oder sogar bereits bei der Online-Terminbuchung im Voraus bezahlen. Auch wenn die zugrunde liegenden Zahlungssysteme variieren, verlassen sich viele Dienstleister auf bewährte Anbieter wie Square und Stripe.
Wenn Sie sich für diese Zahlungsarten entscheiden, erwartet Sie Folgendes:
- Drastische Verringerung der persönlichen Zahlungsgespräche, entweder vor oder nach der Behandlung.
- Erhöhen Sie den Komfort für Ihre Kunden, indem Sie einen einfachen Zahlungsvorgang anbieten.
- Verabschieden Sie sich von mühsamen manuellen Zahlungsüberprüfungen; automatische Bestätigungen halten Ihr Praxisverwaltungssystem auf dem neuesten Stand.
9. Integration mit Physitrack
Physitrack macht es den Patienten leicht, von überall aus mit ihrem Smartphone oder Tablet auf Übungsprogramme zuzugreifen. Das bedeutet, dass Ihre Patienten mit ihrem Behandlungsplan beschäftigt bleiben können, auch wenn sie nicht in Ihrer Praxis sind.
Mit der Integration zwischen WriteUpp und Physitrack können Sie sich direkt aus WriteUpp heraus bei Physitrack anmelden und Patienten aus WriteUpp automatisch in Physitrack anlegen lassen.
Durch die Rationalisierung Ihrer Arbeitsabläufe, die Anpassung von Trainingsprogrammen, die Verbesserung der Patientenbeteiligung, die Erhöhung der Compliance und die Erzielung besserer Ergebnisse können Sie Ihren Patienten ein höheres Versorgungsniveau bieten und gleichzeitig Ihre Praxis effizienter führen.
Optimieren Sie Ihre Praxisverwaltung mit WriteUpp
WriteUpp ist eine maßgeschneiderte Praxisverwaltungssoftware für Physiotherapeuten.
Es ist ideal für Einzelpraxen und Kliniken mit mehreren Standorten. Sie können Informationen über Ihre Buchungen, die Terminhistorie Ihrer Kunden und anstehende Termine einsehen. Automatische SMS- und E-Mail-Erinnerungen sorgen dafür, dass niemand einen Termin verpasst.
Durch die Erstellung und Kommentierung von Notizvorlagen haben Physiotherapeuten viel Zeit gespart und die Qualität ihrer Notizen verbessert. In unserer Bibliothek für Physio-Notizvorlagen können Sie Ihre eigenen Notizen hochladen und Körperbilder mit Anmerkungen versehen.
Durch den Einsatz von Praxismanagement-Software können Sie mehr Zeit damit verbringen, Ihre Praxis aufzubauen, neue Kunden zu gewinnen und mehr Geld zu verdienen.
Kontaktieren Sieuns für einen Live-Chat, wenn Sie Fragen haben oder mehr darüber erfahren möchten, was eine integrierte Praxisverwaltungslösung für Sie tun kann.
Autorin: Ellie McDonald von WriteUpp
