Software voor fysiotherapie-patiëntenportalen: wat het is en hoe je de juiste kiest

Wat is een patiëntenportaal voor fysiotherapie?

Een patiëntenportaal voor fysiotherapie is een beveiligde app of website voor patiënten die hen tussen de bezoeken door in contact houdt met hun zorg. Behandelaars gebruiken het om oefeningen door te sturen, documenten te delen, berichten naar patiënten te sturen en resultaten te verzamelen, terwijl patiënten het gebruiken om hun programma te volgen en contact te houden met hun therapeut. De meeste kopers beoordelen een portaal op basis van vijf kernfuncties.

Dankzij beveiligde berichtendiensten kunnen patiënten en zorgverleners met elkaar communiceren zonder hun toevlucht te nemen tot persoonlijke e-mail of sms, waardoor het gesprek binnen een regelconform en controleerbaar kanaal blijft. Via de functie voor trainingen en thuisoefenprogramma’s worden voorgeschreven oefeningen aan de patiënt aangeboden met video’s, instructies en herinneringen; dit is de functie die patiënten het vaakst gebruiken. Dankzij het overzicht van afspraken hebben patiënten een duidelijk beeld van aankomende sessies. Toegang tot documenten en PROM’s stelt patiënten in staat om gedeelde bestanden te lezen en door patiënten gerapporteerde uitkomstmaten in te vullen, waarmee voortgangsgegevens worden teruggemeld naar de kliniek. Mobiele toegang brengt dit alles samen, aangezien de meeste patiënten het portaal op hun telefoon openen in plaats van op een desktop.

Niet elk portaal hecht evenveel waarde aan deze vijf functies, en dat verschil bepaalt welk product het beste bij uw praktijk past. Portalen bevinden zich op een continuüm. Aan de ene kant zijn er administratieve portalen die worden geleverd als een functie die aan een EPD of praktijk is gekoppeld; bij deze portalen staan afsprakenplanning, factuurgeschiedenis en toegang tot dossiers centraal, terwijl oefeningen en berichtenverkeer secundaire functies zijn. Aan de andere kant zijn er op betrokkenheid gerichte portalen die zijn opgezet rond therapietrouw en patiëntervaring; bij deze portalen staan het aanbieden van oefeningen, berichtenverkeer en het vastleggen van resultaten centraal in het ontwerp.

Geen van beide benaderingen is objectief gezien beter. Een kliniek die wil dat patiënten hun factuur kunnen inzien en afspraken kunnen maken op één en dezelfde plek, hecht waarde aan de administratieve kant. Een kliniek die wil dat patiënten hun programma daadwerkelijk afronden en aangeven hoe ze zich voelen, hecht waarde aan de betrokkenheidskant. De rest van deze pagina brengt die afweging in kaart, zodat je kunt bepalen welk type het beste aansluit bij de werkwijze van jouw kliniek.

Waar je op moet letten bij software voor patiëntenportalen

Beoordeel een patiëntenportaal aan de hand van vijf functionele criteria, want de marketingclaims van leveranciers zeggen vrijwel niets over hoe het portaal presteert zodra patiënten daadwerkelijk inloggen.

Begin met de beveiliging en naleving van de regelgeving op het gebied van berichtenverkeer. Elk portaal waarop klinische gesprekken plaatsvinden, moet berichten zowel tijdens het verzenden als in rust versleutelen, en de leverancier moet beschikken over erkende certificeringen die aantonen hoe er met patiëntgegevens wordt omgegaan. Vraag naar ISO 27001 voor informatiebeveiliging en, voor klinische software, naar ISO 13485. Een portaal dat berichten opslaat in dezelfde gecontroleerde omgeving als de overige klinische gegevens van een patiënt, zorgt ervoor dat u op minder systemen hoeft te vertrouwen.

De verstrekking van oefeningen is waar de meeste waarde van de kliniek ligt, dus beoordeel deze op kwaliteit in plaats van op aanwezigheid. Een goed portaal biedt een thuisoefenprogramma met duidelijke videodemonstraties, instructies voor de dosering en een opbouw die een patiënt kan volgen zonder dat er een vervolggesprek nodig is. Zwakke portalen voegen een statische PDF toe en noemen dat dan al ‘verstrekking van oefeningen’. Controleer of het portaal daadwerkelijke voltooiing bijhoudt en niet alleen of een patiënt de app heeft geopend, want het bijhouden van inloggegevens en het bijhouden van therapietrouw zijn niet hetzelfde.

Het vastleggen van resultaten is voor managers van meerdere vestigingen belangrijker dan voor individuele zorgverleners. Kies voor ingebouwde patiëntgerapporteerde uitkomstmaten (PROM’s) die patiënten via het portaal invullen, waarbij de resultaten per vestiging worden samengevoegd. Zonder portaalgebaseerde PROM’s zijn uw uitkomstgegevens afhankelijk van papieren formulieren en handmatige invoer, iets waar de meeste klinieken stilletjes vanaf stappen.

De weergave van afspraken en documenten bepaalt de verwachtingen van de patiënt. Patiënten verwachten dat ze hun komende afspraken kunnen zien, toegang hebben tot gedeelde documenten en hun zorgplan kunnen inzien zonder dat ze daarvoor een e-mail naar de receptie hoeven te sturen. Controleer wat het portaal rechtstreeks aan patiënten toont, aangezien sommige portalen vrijwel niets meer weergeven dan oefeningen.

De mobiele ervaring is bepalend voor het gebruik, en het gebruik bepaalt of de overige criteria resultaten opleveren. Een portaal dat alleen goed werkt in een desktopbrowser, verliest de patiënten die nooit achter een desktopcomputer zitten. Geef prioriteit aan een speciale patiëntenapp met ondersteuning voor meerdere talen als je een diverse doelgroep bedient of klinieken in verschillende regio’s exploiteert. Het portaal dat je patiënten daadwerkelijk elke dag openen, is beter dan het portaal met tal van functies dat ze na de eerste sessie alweer links laten liggen.

Physitrack, WebPT, PTEverywhere en MedBridge vergeleken

Patiëntenportalen vallen uiteen in twee kampen, en die keuze bepaalt welk product bij uw praktijk past. WebPT en PTEverywhere bouwen hun portalen als één functie binnen een groter EPD- en praktijk, waardoor het portaal de functies voor afsprakenplanning, documentatie en facturering overneemt van het omringende platform. Physitrack de tegenovergestelde aanpak met PhysiApp, de app voor patiënten die is opgebouwd rond het aanbieden van oefeningen, videoconsulten, beveiligde berichtenuitwisseling en PROM’s, in plaats van administratieve workflows. MedBridge ligt dichter bij Physitrack zet vooral in op zijn educatieve bibliotheek als drijvende kracht achter de betrokkenheid. Geen van beide kampen wint zonder meer. De juiste keuze hangt af van of u facturering en planning in hetzelfde portaal wilt, of juist de beste therapietrouw en betrokkenheid bij patiënten nastreeft.

PhysiApp de patiëntkant van Physitrack, geen EPD. Het biedt patiënten hun voorgeschreven oefeningen, beveiligde berichten van hun behandelaar, videoafspraken en vragenlijsten over de resultaten in één app die ze op hun telefoon bij zich hebben. Wat het onderscheidt van een losgekoppeld portaal is de therapietrouw-laag. PhysiApp of patiënten hun programma daadwerkelijk voltooien, in plaats van alleen of ze hebben ingelogd – en dat is precies de informatie die behandelaars nodig hebben om een plan tussen bezoeken door aan te passen. Physitrack niet bezig met uw afsprakenplanning, aantekeningen of declaraties, en als die zaken voor u het belangrijkst zijn, bent u beter af met een portaal dat aan een EPD is gekoppeld.

WebPT en PTEverywhere komen goed van pas wanneer een praktijk één enkele login wil voor zowel de receptie als de behandelkamer. Een patiënt boekt een afspraak, bekijkt zijn factuur en leest een bericht via hetzelfde portaal dat praktijk voor haar administratieve werkzaamheden. Door deze integratie hoeven uw medewerkers minder systemen te beheren, wat een groot voordeel is voor een drukke receptie. Het nadeel is dat de functies op het gebied van oefeningen en therapietrouw bij deze portalen doorgaans minder uitgebreid zijn dan bij een systeem dat speciaal daarvoor is ontwikkeld.

MedBridge is geschikt voor klinieken die patiëntenvoorlichting als kern van de zorgbenadering zien, aangezien de bibliotheek met educatieve inhoud de grootste troef van het platform is. Als uw model erop is gebaseerd dat patiënten hun aandoening door middel van gestructureerde voorlichting leren begrijpen, is die diepgang het overwegen waard. Voor klinieken die prioriteit geven aan het voltooien van oefeningen en meetbare resultaten, PhysiApp Physitrack PhysiApp de betere keuze.

Welk type portaal past bij uw kliniek?

Uw eisen op het gebied van facturering en planning bepalen de eerste keuze die u moet maken. Als u wilt dat patiënten afspraken kunnen boeken, afschriften kunnen inzien en berichten kunnen sturen naar de factureringsmedewerkers via dezelfde login die ze voor al het andere gebruiken, past een aan het EPD gekoppeld portaal van WebPT of PTEverywhere goed in de workflow. Deze portalen worden bovenop het praktijk geplaatst dat uw receptie al gebruikt, zodat administratieve gegevens en schermen voor patiënten één gemeenschappelijk dossier delen. Als u dat over twee leveranciers verdeelt, ontstaat er extra wrijving die u wellicht niet wilt.

Therapietrouw en patiëntervaring wijzen juist de andere kant op. Als het voor u prioriteit heeft dat patiënten hun oefeningen daadwerkelijk uitvoeren, hun programma’s begrijpen en tussen de bezoeken door betrokken blijven, PhysiApp u een patiëntgerichte app die is afgestemd op die taak in plaats van op facturering. Physitrack de daadwerkelijke naleving van de oefeningen Physitrack in plaats van alleen het inloggen, biedt programma’s in meer dan 15 talen en integreert videoconsulten, beveiligde berichtenuitwisseling en PROMs in dezelfde app die patiënten al gebruiken voor hun oefeningen. Netwerken met meerdere vestigingen die een consistente patiëntervaring over alle locaties heen nodig hebben, hechten doorgaans meer waarde aan de intensiteit van de betrokkenheid dan aan het gemak van een portaal in combinatie met afsprakenplanning.

Geen van beide antwoorden is verkeerd, en de twee portalen bieden een goede oplossing voor verschillende problemen. Een praktijk met slechts één vestiging praktijk binnen één EPD werkt, heeft weinig baat bij het toevoegen van een aparte interactielaag, en een netwerk van klinieken dat het verlies aan patiënten tussen bezoeken wil tegengaan, heeft weinig baat bij een portaal waarbij het aanbieden van oefeningen een secundaire functie is. Sommige klinieken gebruiken beide: een EPD-portaal voor afspraken en documenten, en Physitrack de oefeningen en het toezicht op de therapietrouw.

Kies voor het EMR-gebundelde portaal wanneer een enkel systeem voor planning, facturering en dossiers een vereiste is waar u geen concessies aan kunt doen. Kies voor Physitrack u vooruitgang wilt boeken op het gebied van therapietrouw, patiëntbetrokkenheid en consistentie bij meertalige of verspreide zorglocaties.

FAQs

Is een patiëntenportaal hetzelfde als een EPD?

Nee. Een patiëntenportaal is het gedeelte voor patiënten waar mensen berichten kunnen sturen naar hun behandelaar, oefeningen kunnen bekijken, uitkomstmetingen kunnen invullen en afspraken kunnen controleren. Een EPD is het klinische dossiersysteem waarin je bezoeken vastlegt, afspraken plant en facturen opstelt. Physitrack een platform voor patiëntenbetrokkenheid en het voorschrijven van oefeningen, en het bijbehorende portaal, PhysiApp, biedt patiënten toegang tot hun programma’s en communicatie, zonder het EPD te vervangen dat je praktijk gebruikt voor documentatie.

Vervangt een patiëntenportaal een speciale HEP-app?

Het hangt ervan af hoe het portaal de oefeningen aanbiedt. Veel portalen die aan een EPD zijn gekoppeld, tonen een statische lijst met voorgeschreven bewegingen, wat niet hetzelfde is als wat een speciaal voor dit doel ontwikkelde HEP-tool te bieden heeft. PhysiApp zowel als patiëntenportaal als app voor het aanbieden van oefeningen, zodat patiënten op één plek videogeleide programma’s kunnen volgen, de voltooiing ervan kunnen registreren en hun voortgang kunnen rapporteren. Voor klinieken die therapietrouw hoog in het vaandel hebben staan, vervult een portaal dat is opgebouwd rond het aanbieden van oefeningen de rol van een op zichzelf staande HEP-app, in plaats van ernaast te staan.

Aan welke beveiligings- en nalevingsnormen moet een patiëntenportaal voldoen?

Een patiëntenportaal moet gegevens zowel tijdens het verzenden als in opslag versleutelen, toegangscontroles handhaven en voldoen aan de privacyregelgeving die in uw regio van toepassing is, zoals de HIPAA in de Verenigde Staten of de AVG in Europa. Kijk verder dan de marketingclaims en controleer of er erkende certificeringen zijn die aantonen hoe de leverancier omgaat met informatiebeveiliging en productkwaliteit. Physitrack ISO 27001 Physitrack voor informatiebeveiligingsbeheer en ISO 13485 Physitrack voor kwaliteitsbeheer van medische hulpmiddelen, wat kliniekdirecteuren en managers van meerdere vestigingen verifieerbaar bewijs biedt in plaats van alleen een toezegging van de leverancier.