Pertanyaan yang Paling Sering Diajukan tentang RTM: Jawaban dari Sesi Tanya Jawab Langsung dengan Tenaga Medis

Intinya

• Ringkasan ini menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh para praktisi medis selama webinar langsung RTM 101 yang diselenggarakan oleh Physitrack, dan bukan dimaksudkan sebagai panduan penagihan umum.
• RTM menambahkan umpan balik digital mengenai penyelesaian latihan, rasa sakit, tingkat kesulitan, dan jumlah pengulangan ke dalam program latihan di rumah yang dilakukan di sela-sela kunjungan.
• Kode RTM CPT mencakup persiapan dan interaksi dengan pasien atau waktu yang dihabiskan oleh tenaga medis untuk pengelolaan perawatan, dengan ambang batas penagihan yang berbeda untuk setiap kategori.
• Webinar tersebut menyebutkan bahwa rata-rata penggantian biaya dari Medicare sebesar sekitar $150 per pasien per periode 30 hari. Physitrack mengenakan biaya $8 per episode pasien yang terdaftar ditambah $6 per lisensi tenaga medis setiap bulan.
• Dalam terapi fisik, terapis fisik yang menangani pasien harus mengajukan tagihan, dan pasien harus tetap berada dalam program perawatan yang aktif. Ringkasan tersebut mencerminkan ketidakpastian pembicara mengenai waktu pengaturan pada hari yang sama serta mencatat bahwa pertanyaan mengenai CCM tidak terjawab.

Dasar-dasar RTM: apa itu dan bagaimana kode-kode tersebut bekerja

Webinar tersebut diawali dengan pertanyaan-pertanyaan praktis yang diajukan oleh para praktisi klinis saat memutuskan apakah RTM sesuai dengan model perawatan mereka.

Apa itu RTM dalam bahasa yang sederhana?

Dr. Milica McDowell menggambarkan pemantauan terapeutik jarak jauh (RTM) sebagai “HEP yang lebih canggih” dengan penambahan fitur pemantauan pada program latihan di rumah. Ahli klinis meresepkan latihan seperti biasa, sementara pasien melaporkan informasi seperti rasa sakit, kesulitan, dan jumlah repetisi yang telah diselesaikan melalui program digital tersebut. RTM memberikan informasi kepada ahli klinis mengenai apa yang terjadi di antara jadwal kunjungan dan mendukung penyesuaian terhadap rencana perawatan.

Apa saja yang bukan termasuk dalam RTM?

RTM tidak menggantikan kunjungan langsung atau penilaian dari fisioterapis yang menangani. Sistem pelacakan otomatis mencatat aktivitas pasien, namun tenaga medis tetap meninjau data tersebut dan memutuskan apakah perlu mengubah program. Webinar tersebut menggambarkan RTM sebagai alat peringatan dini yang dapat mengidentifikasi masalah di antara jadwal kunjungan.

Apa perbedaan antara kedua kelompok kode CPT tersebut?

Webinar tersebut mengelompokkan kode CPT RTM ke dalam kategori keterlibatan pasien dan kategori manajemen terapeutik. Kategori keterlibatan pasien dimulai dengan kode 98975 untuk pengaturan awal dan edukasi pasien, yang ditagihkan sekali per episode perawatan. Kode keterlibatan pasien lainnya, yaitu 98985 dan 98977, bergantung pada jumlah hari data yang dikirimkan pasien selama periode 30 hari yang berjalan, dan hanya satu dari kedua kode tersebut yang berlaku per periode. Kategori manajemen terapeutik mencakup waktu yang dihabiskan tenaga medis untuk meninjau data, berkomunikasi dengan pasien, dan menyesuaikan pengobatan, yang ditagih berdasarkan kode 98979, 98980, atau 98981 tergantung pada berapa menit waktu yang memenuhi syarat yang terakumulasi dalam satu bulan kalender.

Bagaimana cara kerja ambang batas keterlibatan pasien?

Pasien harus mengirimkan data pada hari-hari yang berbeda dalam periode 30 hari yang berkesinambungan agar kode keterlibatan pasien yang bersangkutan memenuhi syarat. Webinar tersebut membahas persyaratan minimal dua hari pemantauan untuk ambang batas pertama, yang sesuai dengan kode 98985, dan setidaknya 16 hari pemantauan untuk ambang batas yang lebih tinggi, yang sesuai dengan kode 98977. Aplikasi Physitrack secara otomatis mencatat aktivitas dalam aplikasi yang memenuhi syarat, namun tenaga medis disarankan untuk memverifikasi persyaratan kode terkini karena peraturan CMS dapat berubah.

Bagaimana cara kerja kode manajemen terapeutik?

Kode 98979, 98980, dan 98981 mencakup waktu yang dihabiskan oleh tenaga medis untuk mengelola perawatan dari jarak jauh, yang ditagihkan per bulan kalender, bukan per periode 30 hari yang berlanjut. Kegiatan yang memenuhi syarat dapat mencakup percakapan melalui telepon atau layanan kesehatan jarak jauh (telehealth), pesan aman, tinjauan data, dan perubahan program. Kode 98979 berlaku untuk 10 menit pertama ditambah setidaknya satu komunikasi interaktif, kode 98980 berlaku setelah waktu tersebut mencapai 20 menit, dan kode 98981 mencakup setiap penambahan 20 menit setelahnya. Platform Physitrack mencatat aktivitas yang diselesaikan di dalam platform, sedangkan tenaga medis harus mendokumentasikan secara manual interaksi yang memenuhi syarat yang dilakukan di luar platform tersebut.

Berapa sebenarnya jumlah penggantian yang diberikan oleh Medicare?

Pembicara tersebut menyebutkan bahwa besaran penggantian rata-rata Medicare untuk RTM sekitar $150 per pasien untuk periode penagihan 30 hari, asalkan ambang batas kode yang berlaku terpenuhi. Besaran penggantian RTM yang sebenarnya bervariasi tergantung pada kode yang diperoleh, jadwal tarif Medicare, penyesuaian geografis, dan cakupan asuransi pasien. Medicare Bagian B mencakup sebagian besar penagihan RTM saat ini, sementara cakupan asuransi swasta bervariasi tergantung pada rencana asuransi dan negara bagian.

Mekanisme penagihan dan biaya

Apakah pasien Medicare dikenakan biaya tambahan untuk RTM?

Medicare Bagian B umumnya membebankan pasien untuk menanggung 20% biaya bersama atas layanan RTM yang memenuhi syarat. Paket asuransi tambahan mungkin menanggung sebagian atau seluruh jumlah tersebut. Pembagian biaya dalam asuransi swasta bergantung pada paket asuransi spesifik yang dimiliki pasien.

Apakah ada biaya deductible yang berlaku?

Mungkin berlaku biaya deductible tergantung pada cakupan asuransi Medicare atau asuransi swasta pasien. Biaya yang dikenakan oleh RTM termasuk dalam struktur deductible tahunan dan pembagian biaya Bagian B yang sama seperti layanan Bagian B lainnya yang tercakup dalam asuransi. Staf penagihan Anda harus memverifikasi manfaat asuransi pasien sebelum pendaftaran.

Bagaimana cara kerja biaya sebesar $8 per episode dan $6 per lisensi secara bersamaan?

Physitrack mengenakan biaya $6 per lisensi tenaga medis setiap bulan untuk mengaktifkan RTM. Sebuah klinik dengan 10 lisensi yang diaktifkan akan membayar biaya tambahan sebesar $60 per bulan. Biaya lisensi tersebut juga mencakup akses ke Physicourses, platform pendidikan berkelanjutan milik Physitrack.

Physitrack memungut biaya terpisah sebesar $8 untuk setiap pasien yang terdaftar dalam satu episode RTM. Dalam webinar tersebut, biaya tersebut dijelaskan sebagai biaya tetap untuk satu episode, bukan biaya mingguan. Paket perawatan selama enam minggu atau 12 minggu tetap dikenakan satu kali biaya sebesar $8 per pasien.

Webinar tersebut menyebutkan bahwa rata-rata penggantian biaya dari Medicare sekitar $150 per episode pasien, meskipun penggantian biaya RTM yang sebenarnya bergantung pada kode yang digunakan, aturan penyedia layanan kesehatan, lokasi, dan daftar tarif.

Kapan biaya pasien sebesar $8 mulai berlaku?

Physitrack akan memicu tagihan sebesar $8 saat pasien pertama kali membuka dan menggunakan program RTM. Hanya mengaktifkan RTM untuk seorang pasien saja tidak akan menimbulkan tagihan tersebut. Jika pasien tidak pernah masuk (login), Physitrack tidak akan mengenakan biaya episode.

Apa yang terjadi pada akhir setiap periode RTM 30 hari?

Physitrack menunda penutupan jendela agar dapat ditinjau oleh tenaga medis, alih-alih menutupnya secara otomatis. Tenaga medis memilih “Review RTM,” memeriksa aktivitas yang terekam, dan memutuskan apakah akan melanjutkan atau menutup episode tersebut. Persetujuan akan menutup jendela penagihan tersebut dan mencegah penambahan waktu atau aktivitas lebih lanjut ke dalamnya.

Apakah Physitrack secara otomatis mengirimkan data penagihan RTM ke EMR?

Integrasi back-end yang aktif dapat mentransfer data penagihan RTM yang telah disetujui setelah tenaga medis menyelesaikan proses peninjauan. Physitrack mengirimkan kode-kode yang memenuhi syarat beserta tarif yang telah dikonfigurasi ke sistem EMR yang terhubung. Sesi latihan dalam aplikasi, umpan balik, dan pesan dicatat secara otomatis, sedangkan panggilan telepon atau kunjungan video yang dilakukan di luar Physitrack memerlukan pencatatan waktu dan catatan secara manual.

Mengapa akses Epic bisa berfungsi meskipun data penagihan RTM tidak disimpan secara otomatis?

Integrasi Epic dapat beroperasi pada tiga tingkatan yang terpisah. Tingkatan pertama mendukung sistem masuk tunggal (single sign-on), tingkatan kedua memberikan pasien akses ke MyChart untuk mengakses PhysiApp dan program latihannya, sedangkan tingkatan ketiga mentransfer data penagihan back-end. Sebuah klinik mungkin memiliki dua tingkatan pertama tanpa tingkatan ketiga, sehingga staf dapat mengakses Physitrack melalui Epic meskipun kode penagihan tidak terkirim kembali secara otomatis.

Klinik yang mengalami masalah tersebut sebaiknya menanyakan kepada Physitrack mengenai tingkatan integrasi Epic yang mereka miliki. Jika tidak ada integrasi back-end, staf dapat mengunduh berkas PDF yang berisi kode-kode yang dapat ditagih, latihan yang telah diselesaikan, dan catatan, lalu mengunggahnya secara manual ke perangkat lunak penagihan atau siklus pendapatan mereka.

Kasus-kasus khusus terkait kelayakan

Apakah PTA dapat menagih kode CPT RTM?

Tidak. Jawaban dalam webinar tersebut menyatakan bahwa PTA tidak dapat mengajukan tagihan menggunakan kode RTM. Kode manajemen terapeutik mencakup peninjauan data pasien dan penyesuaian rencana perawatan, yang berada di luar lingkup tugas seorang PTA. Fisioterapis yang menangani pasienlah yang harus mengajukan tagihan RTM.

Apakah seorang MA atau NP dapat mengajukan tagihan sebagai pengganti terapis fisik yang menangani pasien?

Tidak. Penagihan RTM dilakukan oleh tenaga medis yang bertanggung jawab atas rencana perawatan pasien. Seorang terapis fisik tidak dapat mendelegasikan penagihan tersebut kepada asisten medis, perawat praktisi, atau asisten lain yang bukan merupakan tenaga medis yang menangani pasien dalam rencana perawatan tersebut.

Apakah ahli chiropraktik dapat menagih menggunakan kode RTM?

Ahli chiropraktik yang dapat mengajukan tagihan ke Medicare Bagian B umumnya dapat memanfaatkan manfaat RTM. Dr. Milica McDowell menyarankan untuk memastikan kelayakan dengan petugas kepatuhan, karena kewenangan penagihan dan persyaratan ruang lingkup dapat berbeda-beda tergantung pada jenis tenaga medis dan yurisdiksi.

Apakah tenaga kesehatan di rumah dapat mengajukan tagihan kepada RTM?

Jawabannya bergantung pada apakah lembaga tersebut menagih biaya perawatan tersebut berdasarkan Medicare Bagian A atau Bagian B. Layanan kesehatan di rumah berdasarkan Medicare Bagian A memiliki struktur manfaat yang berbeda dibandingkan dengan perawatan rawat jalan yang ditagihkan berdasarkan Bagian B, meskipun perawatan rawat jalan tersebut diberikan oleh tenaga medis di rumah pasien.

Berdasarkan pengalaman klinis Dr. McDowell, penagihan Bagian B pada umumnya seharusnya memperbolehkan RTM jika persyaratan lainnya telah terpenuhi. Ia tidak menyampaikan jawaban tersebut sebagai pedoman yang sudah pasti dan merekomendasikan dilakukannya peninjauan khusus sesuai dengan kebijakan masing-masing lembaga bersama petugas kepatuhan.

Apakah praktik yang menerima pembayaran tunai dapat menggunakan RTM?

Ya. Sebuah praktik medis yang menerima pembayaran tunai dapat menggunakan teknologi pemantauan jarak jauh sebagai layanan tambahan atau langganan tanpa perlu mengajukan kode CPT RTM ke Medicare. Praktik tersebut kemudian dapat menetapkan struktur layanannya sendiri karena ambang batas penagihan Medicare dan aturan rencana perawatan tidak berlaku untuk layanan yang tidak diajukan klaimnya ke Medicare.

Sebuah klinik sebaiknya menjelaskan penawaran tersebut dengan cermat agar pasien memahami apakah mereka membeli layanan berbayar tunai atau menerima layanan RTM yang ditagihkan ke asuransi.

Apakah terapi RTM dapat dilanjutkan setelah pasien dengan nyeri kronis dipulangkan?

Penagihan Medicare RTM mensyaratkan adanya rencana perawatan yang masih berlaku. Sebuah klinik tidak dapat terus menagih Medicare setelah pasien dipulangkan, meskipun nyeri kronis menyebabkan pasien kembali untuk menerima perawatan berulang kali.

Pembayaran tunai mungkin dapat membuat pasien tetap mengikuti pemantauan di antara episode-episode tersebut, tetapi klinik tidak dapat menagih Medicare untuk periode sela tersebut. Penagihan Medicare RTM dapat dilanjutkan kembali ketika pasien memulai rencana perawatan aktif yang baru, baik kode diagnosisnya tetap sama maupun berubah.

Apakah pengaturan RTM awal harus dilakukan pada hari yang sama dengan ujian tatap muka?

Menurut pemahaman terbaik Dr. McDowell, pengaturan awal harus dilakukan pada tanggal pelayanan yang sama dengan kunjungan langsung. Ia secara eksplisit menilai tingkat keyakinannya sebagai “B-plus, A-minus dalam hal akurasi” dan mengatakan bahwa Physitrack akan mengonfirmasi persyaratan tersebut. Para tenaga medis disarankan untuk memverifikasi aturan waktu tersebut sebelum memasukkannya ke dalam alur kerja penagihan mereka.

Setelah proses penyiapan selesai, pasien dapat menyelesaikan sesi-sesi tersebut di sela-sela kunjungan. Perangkat lunak ini tidak menetapkan frekuensi minimum untuk janji temu tatap muka selanjutnya. Frekuensi tersebut ditentukan oleh kebijakan kepatuhan organisasi Anda, peraturan negara bagian, serta persyaratan untuk mempertahankan rencana perawatan yang aktif.

Apakah RTM dan manajemen perawatan kronis dapat diterapkan secara bersamaan?

Webinar tersebut tidak menjawab pertanyaan ini. Peserta tersebut menggunakan akronim CCM, dan Dr. McDowell mengatakan bahwa ia tidak cukup memahami referensi yang dimaksud untuk dapat menjawabnya. Klinik sebaiknya mencari panduan mengenai penagihan atau kepatuhan, alih-alih menyimpulkan jawaban dari sesi tersebut.

Apakah RTM dapat ditagihkan dalam kasus-kasus medis-hukum?

Jawabannya bergantung pada perusahaan asuransi yang membayar klaim tersebut serta persyaratan negara bagian yang berlaku. Webinar tersebut tidak membahas kelayakan RTM medis-hukum sebagai bagian dari pedoman standar Medicare. Pertanyaan yang berkaitan dengan ahli chiropraktik, layanan kesehatan di rumah, CCM, atau klaim medis-hukum sebaiknya diajukan kepada petugas kepatuhan yang berkualifikasi atau spesialis penagihan.

Menerapkan RTM dalam praktik Anda sendiri

Sebuah klinik dapat mengevaluasi teknologi RTM dengan cepat, namun penerapannya bergantung pada aturan penagihan dan kepatuhan yang berlaku. Anda perlu memastikan pihak asuransi mana saja yang menanggung biaya RTM, siapa saja yang dapat mengajukan tagihan berdasarkan rencana perawatan yang berlaku, bagaimana klinik Anda menangani bagian biaya yang ditanggung pasien, serta apakah integrasi EMR Anda mengirimkan data penagihan atau hanya mendukung proses masuk (sign-on) dan akses pasien. Seorang spesialis penagihan atau kepatuhan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang spesifik bagi praktik Anda tersebut dengan lebih andal daripada sekadar daftar periksa fitur.

PhysitrackPlatform RTM dari [nama perusahaan] menyediakan dasbor bagi para tenaga medis seperti yang dijelaskan dalam webinar, termasuk aktivitas pasien, kelayakan CPT, dan waktu peninjauan jarak jauh. Anda juga dapat mendiskusikan tingkatan integrasi yang dibutuhkan klinik Anda serta cara catatan penagihan akan dikirimkan ke sistem EMR Anda. Dengan meninjau alur kerja tersebut sesuai dengan kebijakan yang berlaku saat ini, Anda akan mendapatkan rencana implementasi yang praktis sebelum proses pendaftaran dimulai.