RTM: veelgestelde vragen: antwoorden uit een live vraag-en-antwoord-sessie met een arts

TL;DR

• Deze samenvatting geeft antwoord op vragen die zorgverleners hebben gesteld tijdens het live RTM 101-webinar v Physitrack, en is niet bedoeld als algemene naslagwerk voor facturering.
• RTM voegt tussen de bezoeken door digitale feedback toe over de voltooiing van oefeningen, pijn, moeilijkheidsgraad en het aantal herhalingen aan een thuisoefenprogramma.
• RTM CPT-codes hebben betrekking op de tijd die wordt besteed aan het voorbereiden en begeleiden van de patiënt of aan het behandelingsbeheer door de zorgverlener, met voor elke categorie verschillende factureringsdrempels.
• In het webinar werd melding gemaakt van een gemiddelde vergoeding door Medicare van ongeveer $150 per patiënt per periode van 30 dagen. Physitrack rekent $8 per geregistreerde patiëntbehandeling plus $6 per beroepsvergunning per maand.
• Bij fysiotherapie moet de behandelende fysiotherapeut de kosten in rekening brengen en moet de patiënt onder een actief zorgplan blijven vallen. In de samenvatting wordt de onzekerheid van de spreker over het tijdstip van de afspraken op dezelfde dag weergegeven en wordt opgemerkt dat de vraag over CCM onbeantwoord is gebleven.

Basisprincipes van RTM: wat het is en hoe de codes werken

Het webinar begon met de praktische vragen die zorgverleners zich stellen wanneer ze moeten beslissen of RTM in hun zorgmodel past.

Wat is RTM in eenvoudige bewoordingen?

Dr. Milica McDowell omschreef therapeutische monitoring op afstand als een „geavanceerd HEP“ waarbij monitoring aan het thuisoefenprogramma is toegevoegd. De behandelaar schrijft zoals gewoonlijk oefeningen voor, terwijl de patiënt via het digitale programma informatie doorgeeft over bijvoorbeeld pijn, moeilijkheden en het aantal voltooide herhalingen. RTM geeft de behandelaar inzicht in wat er tussen de afspraken door gebeurt en maakt het mogelijk het zorgplan bij te stellen.

Wat is RTM niet?

RTM is geen vervanging voor persoonlijke bezoeken of het oordeel van de behandelende fysiotherapeut. De activiteit van de patiënt wordt automatisch bijgehouden, maar de behandelaar bekijkt de gegevens nog steeds en beslist of het programma moet worden aangepast. In het webinar werd RTM gepresenteerd als een vroegtijdig waarschuwingsinstrument waarmee problemen tussen de bezoeken door kunnen worden opgespoord.

Wat is het verschil tussen de twee reeksen CPT-codes?

In het webinar werden de RTM CPT-codes onderverdeeld in een categorie voor patiëntenbetrokkenheid en een categorie voor therapeutisch beheer. De categorie voor patiëntenbetrokkenheid begint met code 98975 voor de eerste installatie en voorlichting aan de patiënt, die één keer per zorgperiode in rekening wordt gebracht. De overige codes voor patiëntenbetrokkenheid, 98985 en 98977, zijn afhankelijk van het aantal dagen aan gegevens dat de patiënt gedurende een voortschrijdende periode van 30 dagen doorgeeft, en per periode is slechts één van de twee van toepassing. De categorie ‘therapeutisch beheer’ omvat de tijd die de zorgverlener besteedt aan het beoordelen van gegevens, communiceren met de patiënt en het aanpassen van de behandeling; deze wordt gefactureerd onder 98979, 98980 of 98981, afhankelijk van het aantal minuten in aanmerking komende tijd dat in een kalendermaand wordt opgebouwd.

Hoe werken de drempels voor patiëntenbetrokkenheid?

De patiënt moet gegevens op afzonderlijke dagen binnen een voortschrijdende periode van 30 dagen doorgeven voordat de betreffende code voor patiëntenbetrokkenheid in aanmerking komt. Tijdens het webinar werd gesproken over minimaal twee gemonitorde dagen voor de eerste drempel, die overeenkomt met 98985, en ten minste 16 gemonitorde dagen voor de hogere drempel, die overeenkomt met 98977. De ‘ Physitrack ’ registreert in aanmerking komende activiteiten in de app automatisch, maar zorgverleners dienen de huidige codevereisten te controleren, aangezien de regels van CMS kunnen veranderen.

Hoe werken de codes voor therapeutisch beheer?

De codes 98979, 98980 en 98981 hebben betrekking op de tijd die de zorgverlener besteedt aan het op afstand begeleiden van de behandeling; deze wordt per kalendermaand in rekening gebracht in plaats van per voortschrijdende periode van 30 dagen. In aanmerking komende werkzaamheden kunnen bestaan uit telefoongesprekken of telezorggesprekken, beveiligde berichten, het beoordelen van gegevens en wijzigingen in het behandelprogramma. Code 98979 is van toepassing op de eerste 10 minuten plus ten minste één interactieve communicatie, code 98980 is van toepassing zodra die tijd 20 minuten bereikt, en code 98981 dekt elke extra periode van 20 minuten daarna. Het platform ‘ Physitrack ’ registreert activiteiten die binnen het platform zijn voltooid, terwijl zorgverleners in aanmerking komende interacties die elders plaatsvinden handmatig moeten documenteren.

Hoeveel vergoedt Medicare eigenlijk?

De spreker noemde een gemiddelde RTM-vergoeding door Medicare van ongeveer 150 dollar per patiënt voor een factureringsperiode van 30 dagen, mits aan de geldende codedrempels wordt voldaan. De daadwerkelijke RTM-vergoeding varieert afhankelijk van de toegekende codes, het tariefschema van Medicare, geografische aanpassingen en de dekking van de patiënt. Het grootste deel van de huidige RTM-facturering valt onder Medicare Deel B, terwijl de dekking door particuliere verzekeraars per verzekering en per staat verschilt.

Facturering en kostenmechanismen

Moeten Medicare-patiënten een eigen bijdrage betalen voor RTM?

Bij Medicare Deel B is de patiënt doorgaans verantwoordelijk voor een eigen bijdrage van 20% op in aanmerking komende RTM-diensten. Een aanvullende verzekering kan dat bedrag geheel of gedeeltelijk dekken. De hoogte van de eigen bijdrage bij particuliere verzekeringen hangt af van de specifieke verzekering van de patiënt.

Geldt er een eigen risico?

Afhankelijk van de Medicare- of particuliere verzekering van de patiënt kan er een eigen risico van toepassing zijn. De kosten van RTM tellen mee voor hetzelfde jaarlijkse eigen risico en dezelfde eigenbijdrageregeling van Deel B als andere gedekte Deel B-diensten. Uw factureringsmedewerkers dienen de verzekeringsdekking van de patiënt te controleren voordat deze wordt ingeschreven.

Hoe werken de vergoedingen van $8 per aflevering en $6 per licentie samen?

Physitrack brengt maandelijks $6 per licentie per behandelaar in rekening om RTM te activeren. Een praktijk met 10 geactiveerde licenties zou maandelijks $60 extra betalen. De licentievergoeding omvat ook toegang tot Physicourses, het platform voor permanente educatie van Physitrack.

Physitrack brengt voor elke patiënt die is ingeschreven voor een RTM-behandelingsperiode afzonderlijk 8 dollar in rekening. In het webinar werd deze vergoeding omschreven als een vast bedrag voor de gehele behandelingsperiode, en niet als een wekelijkse vergoeding. Voor een zorgplan van zes of twaalf weken geldt nog steeds één patiëntenbijdrage van 8 dollar.

In het webinar werd melding gemaakt van een gemiddelde Medicare-vergoeding van ongeveer 150 dollar per patiëntbehandeling, hoewel de daadwerkelijke RTM-vergoeding afhankelijk is van de toegewezen codes, de regels van de verzekeraar, de locatie en het tariefschema.

Wanneer wordt de patiëntenbijdrage van 8 dollar in rekening gebracht?

Physitrack Hierdoor wordt de vergoeding van $8 in rekening gebracht wanneer de patiënt het RTM-programma voor het eerst opent en gebruikt. Het louter activeren van RTM voor een patiënt leidt niet tot het in rekening brengen van deze vergoeding. Als de patiënt nooit inlogt, brengt Physitrack de episodevergoeding niet in rekening.

Wat gebeurt er aan het einde van elke RTM-periode van 30 dagen?

Physitrack zet het venster in de wacht voor controle door de zorgverlener, in plaats van het automatisch te sluiten. De zorgverlener selecteert ‘RTM controleren’, controleert de geregistreerde activiteit en kiest of hij de episode wil voortzetten of sluiten. Door goedkeuring wordt dat factureringsvenster gesloten en wordt voorkomen dat er nog tijd of activiteiten aan worden toegevoegd.

Wordt de RTM-factureringsgegevens door Physitrack automatisch naar het EPD verzonden?

Via een actieve back-end-integratie kunnen goedgekeurde RTM-factureringsgegevens worden doorgegeven nadat de zorgverlener de beoordeling heeft afgerond. Physitrack stuurt de in aanmerking komende codes en de daarvoor ingestelde tarieven door naar het gekoppelde EPD. Oefeningssessies, feedback en berichten binnen de app worden automatisch geregistreerd, terwijl telefoongesprekken of videoconsulten die buiten Physitrack plaatsvinden, handmatig moeten worden ingevoerd, inclusief de tijdsduur en aantekeningen.

Waarom zou Epic Access wel werken, ook al worden de RTM-factuurgegevens niet automatisch opgeslagen?

Epic-integraties kunnen op drie afzonderlijke niveaus functioneren. Het eerste niveau ondersteunt single sign-on, het tweede niveau biedt patiënten via MyChart toegang tot PhysiApp en hun trainingsprogramma, en het derde niveau verzendt back-end factureringsgegevens. Een kliniek kan de eerste twee niveaus hebben zonder het derde, zodat het personeel via Epic toegang heeft tot Physitrack , ook al worden factureringscodes niet automatisch teruggestuurd.

Klinieken die hiermee te maken hebben, moeten via Physitrack navragen welk Epic-integratieniveau zij hebben. Als er geen back-end-integratie is, kan het personeel een PDF-bestand downloaden met factureerbare codes, voltooide oefeningen en aantekeningen, en dit vervolgens handmatig uploaden naar hun facturerings- of inkomstencyclussoftware.

Uitzonderingsgevallen met betrekking tot de toelatingsvoorwaarden

Kan een PTA RTM-CPT-codes in rekening brengen?

Nee. In het antwoord tijdens het webinar werd aangegeven dat fysiotherapeutisch assistenten (PTA’s) geen RTM-codes mogen declareren. De codes voor therapeutisch beheer hebben betrekking op het beoordelen van patiëntgegevens en het aanpassen van het zorgplan, wat buiten het werkterrein van een PTA valt. De behandelende fysiotherapeut moet de RTM-declaratie indienen.

Kan een MA of NP de kosten in rekening brengen in plaats van de behandelende fysiotherapeut?

Nee. Bij RTM-facturering wordt de factuur op naam gesteld van de zorgverlener die verantwoordelijk is voor het zorgplan van de patiënt. Een fysiotherapeut mag de facturering niet delegeren aan een medisch assistent, verpleeg zorgverlener of andere assistent die niet de behandelende zorgverlener is in het kader van dat zorgplan.

Mogen chiropractors RTM-codes in rekening brengen?

Chiropractors die declaraties kunnen indienen bij Medicare Part B, kunnen doorgaans gebruikmaken van de RTM-vergoeding. Dr. Milica McDowell adviseerde om de geschiktheid te laten bevestigen door een compliance-medewerker, aangezien de bevoegdheden voor het indienen van declaraties en de vereisten met betrekking tot het werkterrein kunnen verschillen per type zorgverlener en rechtsgebied.

Kunnen zorgverleners in de thuiszorg kosten in rekening brengen bij RTM?

Het antwoord hangt af van de vraag of de zorginstelling de zorg in rekening brengt onder Medicare Deel A of Deel B. Thuiszorg onder Medicare Deel A valt onder een andere vergoedingsregeling dan poliklinische zorg die onder Deel B wordt gedeclareerd, zelfs wanneer een zorgverlener die poliklinische zorg bij de patiënt thuis verleent.

Op basis van de klinische ervaring van dr. McDowell zou RTM in het kader van de Part B-declaratie in het algemeen toegestaan moeten zijn, mits aan de overige vereisten is voldaan. Zij presenteerde dit antwoord niet als een vaststaand advies en adviseerde om dit per instelling te toetsen in overleg met een compliance-functionaris.

Kan een contant betalende praktijk RTM gebruiken?

Ja. Een zorg praktijk organisatie met contante betaling kan technologie voor monitoring op afstand inzetten als een uitgebreide dienst of abonnement, zonder RTM-CPT-codes bij Medicare in te dienen. De zorg praktijk organisatie kan dan haar eigen dienstenstructuur vaststellen, aangezien de factureringsdrempels en regels inzake zorgplannen van Medicare niet van toepassing zijn op een dienst waarvoor geen declaratie bij Medicare wordt ingediend.

Een kliniek moet het aanbod zorgvuldig beschrijven, zodat patiënten begrijpen of ze een dienst contant betalen of een RTM-dienst ontvangen die via de verzekering wordt vergoed.

Kan RTM worden voortgezet na ontslag bij een patiënt met chronische pijn?

Voor facturering via Medicare RTM is een actief zorgplan vereist. Een kliniek kan na het ontslag van de patiënt geen rekeningen meer indienen bij Medicare, zelfs niet wanneer de patiënt vanwege chronische pijn herhaaldelijk terugkeert voor zorg.

Een contante betaling kan ervoor zorgen dat de patiënt tussen de behandelingen door aan de controle blijft meewerken, maar de kliniek kan die periode niet bij Medicare in rekening brengen. De RTM-declaratie bij Medicare kan worden hervat wanneer de patiënt met een nieuw actief zorgplan begint, ongeacht of de diagnosecode hetzelfde blijft of verandert.

Moet de eerste RTM-installatie op dezelfde dag plaatsvinden als een examen in persoon?

Volgens Dr. McDowell moest de eerste configuratie plaatsvinden op dezelfde datum als het persoonlijke bezoek. Ze schatte haar zekerheid hierover expliciet in als „B+, A- wat betreft nauwkeurigheid” en zei dat Physitrack deze vereiste zou bevestigen. Zorgverleners dienen de tijdsregel te controleren voordat ze deze in hun factureringsworkflow opnemen.

Na de installatie kan de patiënt tussen de bezoeken door sessies volgen. De software schrijft geen minimumfrequentie voor wat betreft latere persoonlijke afspraken. Die frequentie wordt bepaald door het nalevingsbeleid van uw organisatie, de regelgeving van de staat en de vereisten voor het handhaven van een actief zorgplan.

Kunnen RTM en chronische zorgbegeleiding samen worden toegepast?

Het webinar heeft geen antwoord op deze vraag gegeven. De deelnemer gebruikte de afkorting CCM, en dr. McDowell zei dat ze niet voldoende op de hoogte was van de bedoelde verwijzing om hierop te kunnen antwoorden. Klinieken dienen advies in te winnen op het gebied van facturering of naleving, in plaats van een antwoord af te leiden uit de sessie.

Kan RTM in medisch-juridische zaken in rekening worden gebracht?

Het antwoord hangt af van de verzekeraar die de claim uitbetaalt en van de geldende vereisten van de betreffende staat. In het webinar werd de geschiktheid voor medisch-juridische RTM-claims niet behandeld als onderdeel van de standaardrichtlijnen van Medicare. Vragen met betrekking tot chiropractors, thuiszorg, CCM of medisch-juridische claims dienen te worden gericht aan een gekwalificeerde compliance-medewerker of factureringsspecialist.

RTM in je eigen omgeving aan de praat krijgen praktijk

Een kliniek kan de RTM-technologie snel beoordelen, maar de implementatie hangt af van de regels op het gebied van facturering en naleving. U moet nagaan welke zorgverzekeraars RTM vergoeden, wie er binnen het lopende zorgplan kan factureren, hoe uw kliniek omgaat met de eigen bijdrage van patiënten, en of uw EPD-integratie factuurgegevens verstuurt of alleen aanmelding en toegang voor patiënten ondersteunt. Een specialist op het gebied van facturering of naleving kan deze praktijk-specifieke vragen betrouwbaarder beantwoorden dan een checklist met functies.

PhysitrackHet RTM-platform van biedt zorgverleners het dashboard dat in het webinar is beschreven, met onder meer informatie over patiëntenactiviteit, CPT-subsidiabiliteit en de tijd die aan beoordelingen op afstand wordt besteed. U kunt ook bespreken welk integratieniveau uw kliniek nodig heeft en hoe factuurgegevens in uw EPD terechtkomen. Door deze workflows af te zetten tegen uw huidige beleid, beschikt u over een praktisch implementatieplan nog voordat de inschrijving van start gaat.