RTM – Vanliga frågor: Svar från en frågestund med en praktiserande läkare

I korthet

• Denna sammanfattning besvarar frågor som vårdpersonal ställde under webbinariet ”RTM 101” som hölls live av Physitrack, och är inte avsedd att fungera som en allmän referens för fakturering.
• RTM tillför digital återkoppling om utförande, smärta, svårighetsgrad och antal repetitioner till ett träningsprogram för hemmabruk mellan besöken.
• RTM CPT-koderna omfattar tiden för förberedelse och interaktion med patienten samt vårdpersonalens tid för behandlingshantering, med olika faktureringströsklar för varje kategori.
• I webbinariet angavs att den genomsnittliga ersättningen från Medicare uppgår till cirka 150 dollar per patient och 30-dagarsperiod. Physitrack tar ut en avgift på 8 dollar per registrerad patientvistelse plus 6 dollar per vårdgivarlicens varje månad.
• Inom fysioterapin måste den behandlande fysioterapeuten fakturera, och patienten måste fortsätta att omfattas av en aktiv vårdplan. Sammanfattningen återspeglar talarens osäkerhet kring tidpunkten för inställningen samma dag och konstaterar att frågan om CCM förblev obesvarad.

Grunderna i RTM: vad det är och hur koderna fungerar

Webbinariet inleddes med de praktiska frågor som vårdpersonal ställer sig när de ska avgöra om RTM passar in i deras vårdmodell.

Vad är RTM i enkla ord?

Dr Milica McDowell beskrev terapeutisk fjärrövervakning som ett ”avancerat HEP” där övervakning har lagts till i det hembaserade träningsprogrammet. Behandlaren ordinerar övningar som vanligt, medan patienten rapporterar information om exempelvis smärta, svårigheter och genomförda repetitioner via det digitala programmet. RTM ger behandlaren information om vad som händer mellan besöken och underlättar justeringar av vårdplanen.

Vad är RTM inte?

RTM ersätter inte fysiska besök eller den behandlande fysioterapeutens bedömning. Den automatiska uppföljningen registrerar patientens aktivitet, men det är fortfarande vårdpersonalen som granskar uppgifterna och avgör om programmet ska justeras. I webbinariet beskrevs RTM som ett verktyg för tidig varning som kan upptäcka problem mellan besöken.

Vad är skillnaden mellan de två uppsättningarna av CPT-koder?

I webbinariet delades RTM CPT-koderna in i två kategorier: patientengagemang och terapeutisk hantering. Kategorin för patientengagemang inleds med koden 98975 för inledande installation och patientutbildning, som faktureras en gång per vårdperiod. De återstående koderna för patientengagemang, 98985 och 98977, beror på hur många dagars data patienten överför under en rullande 30-dagarsperiod, och endast en av de två gäller per period. Kategorin för terapeutisk hantering omfattar den tid som vårdpersonalen lägger på att granska data, kommunicera med patienten och justera behandlingen, vilket faktureras under koderna 98979, 98980 eller 98981 beroende på hur många minuter kvalificerad tid som ackumuleras under en kalendermånad.

Hur fungerar tröskelvärdena för patientengagemang?

Patienten måste överföra data under separata dagar inom en rullande 30-dagarsperiod för att den aktuella koden för patientengagemang ska vara giltig. Under webbinariet diskuterades att minst två övervakade dagar krävs för den första tröskeln, vilket motsvarar 98985, och minst 16 övervakade dagar för den högre tröskeln, vilket motsvarar 98977. Physitrack registrerar automatiskt aktivitet i appen som uppfyller kraven, men vårdpersonal bör kontrollera de aktuella kodkraven eftersom CMS-reglerna kan ändras.

Hur fungerar koderna för terapeutisk behandling?

Koderna 98979, 98980 och 98981 avser den tid som vårdgivaren lägger ner på att hantera behandlingen på distans, och faktureras per kalendermånad istället för per rullande 30-dagarsperiod. Godkända åtgärder kan omfatta samtal via telefon eller Telemedicin , säkra meddelanden, granskning av data och programändringar. Kod 98979 gäller för de första 10 minuterna plus minst en interaktiv kommunikation, kod 98980 gäller när tiden når 20 minuter och kod 98981 täcker varje ytterligare 20-minutersintervall utöver detta. Physitrack registrerar aktiviteter som utförs inom plattformen, medan vårdgivare måste dokumentera godkända interaktioner som genomförs på andra platser manuellt.

Hur mycket ersätter Medicare egentligen?

Talaren angav att den genomsnittliga RTM-ersättningen från Medicare uppgår till cirka 150 dollar per patient för en 30-dagars faktureringsperiod, förutsatt att de tillämpliga kodgränserna uppfylls. Den faktiska RTM-ersättningen varierar beroende på vilka koder som tillämpas, Medicares avgiftslista, geografiska justeringar och patientens försäkringsskydd. Medicare del B står för den största delen av den aktuella RTM-faktureringen, medan försäkringsskyddet hos privata försäkringsbolag varierar beroende på försäkringsplan och delstat.

Fakturerings- och kostnadsmekanismer

Måste Medicare-patienter betala en självrisk för RTM?

Enligt Medicare del B står patienten i regel för 20 % av kostnaden för ersättningsberättigade RTM-tjänster. En kompletterande försäkring kan täcka en del av eller hela detta belopp. Kostnadsdelningen för privata försäkringar beror på patientens specifika försäkringsavtal.

Gäller någon självrisk?

En självrisk kan tillkomma beroende på patientens Medicare- eller privata försäkringsskydd. RTM:s avgifter räknas in i samma årliga självrisk och kostnadsdelningsstruktur för del B som övriga tjänster som omfattas av del B. Er faktureringspersonal bör kontrollera patientens försäkringsförmåner innan registreringen.

Hur fungerar avgifterna på 8 dollar per avsnitt och 6 dollar per licens tillsammans?

Physitrack tar ut en avgift på 6 dollar per klinikerlicens varje månad för att aktivera RTM. En klinik med 10 aktiverade licenser skulle betala en månatlig tilläggsavgift på 60 dollar. Licensavgiften inkluderar även tillgång till Physicourses, Physitrack:s plattform för fortbildning.

Physitrack tar ut en separat avgift på 8 dollar för varje patient som är inskriven i ett RTM-förlopp. I webbinariet beskrevs denna avgift som en engångsavgift för hela förloppet, snarare än en veckovis avgift. En vårdplan på sex eller tolv veckor skulle fortfarande medföra en patientavgift på 8 dollar.

I webbinariet angavs att den genomsnittliga ersättningen från Medicare uppgår till cirka 150 dollar per patientbesök, även om den faktiska RTM-ersättningen beror på vilka koder som tillämpas, betalarnas regler, platsen och avgiftsschemat.

När tillkommer patientavgiften på 8 dollar?

Physitrack utlöser avgiften på 8 dollar när patienten öppnar och använder RTM-programmet för första gången. Enbart det faktum att RTM aktiveras för en patient medför inte att avgiften debiteras. Om patienten aldrig loggar in debiterar Physitrack inte episodavgiften.

Vad händer när varje 30-dagars RTM-period löper ut?

Physitrack stänger inte fönstret automatiskt utan pausar det så att vårdpersonalen kan granska det. Vårdpersonalen väljer ”Granska RTM”, kontrollerar den registrerade aktiviteten och väljer sedan om man vill fortsätta eller stänga episoden. Godkännandet stänger det aktuella faktureringsfönstret och förhindrar att ytterligare tid eller aktiviteter läggs till i det.

Skickar Physitrack automatiskt RTM-faktureringsdata till EMR-systemet?

En aktiv backend-integration kan överföra godkända RTM-faktureringsuppgifter efter att vårdgivaren har slutfört granskningen. Physitrack skickar de berättigade koderna och deras konfigurerade taxor till den anslutna elektroniska journalen (EMR). Träningspass, återkoppling och meddelanden i appen registreras automatiskt, medan telefonsamtal eller videokonsultationer som genomförs utanför Physitrack kräver manuell tids- och anteckningsregistrering.

Varför kan Epic Access fungera även om RTM-faktureringsdata inte arkiveras automatiskt?

Epic-integrationer kan fungera på tre olika nivåer. Den första nivån stöder enkel inloggning (SSO), den andra ger patienterna tillgång till MyChart på PhysiApp och deras träningsprogram, och den tredje överför faktureringsdata från backend-systemet. En klinik kan ha de två första nivåerna utan den tredje, vilket innebär att personalen kan komma åt Physitrack via Epic även om faktureringskoderna inte överförs automatiskt.

Kliniker som har detta problem bör kontakta Physitrack för att ta reda på vilken integrationsnivå de har med Epic. Om det inte finns någon backend-integration kan personalen ladda ner en PDF-fil som innehåller faktureringskoder, genomförda övningar och anteckningar, och sedan ladda upp den manuellt till sin programvara för fakturering eller intäktshantering.

Gränsfall avseende behörighet

Kan en PTA fakturera enligt RTM- och CPT-koder?

Nej. I svaret från webbinariet angavs att fysioterapassistenter inte får fakturera enligt RTM-koder. Koderna för terapeutisk hantering innebär att man granskar patientuppgifter och anpassar vårdplanen, vilket ligger utanför en fysioterapassistents arbetsområde. Den behandlande fysioterapeuten måste skicka in RTM-fakturan.

Kan en magister (MA) eller sjuksköterska med specialistutbildning (NP) fakturera istället för den behandlande fysioterapeuten?

Nej. Faktureringen enligt RTM ska ske i den vårdgivares namn som ansvarar för patientens vårdplan. En fysioterapeut får inte delegera faktureringen till en medicinsk assistent, sjuksköterska med förlängda befogenheter eller annan assistent som inte är den behandlande vårdgivaren enligt den aktuella vårdplanen.

Kan kiropraktorer fakturera med RTM-koder?

Kiropraktorer som kan fakturera Medicare Part B kan i allmänhet utnyttja RTM-förmånen. Dr Milica McDowell rekommenderade att man bekräftar sin behörighet med en efterlevnadsansvarig, eftersom kraven på faktureringsbehörighet och verksamhetsomfång kan variera beroende på typ av vårdgivare och jurisdiktion.

Kan vårdpersonal inom hemvården fakturera RTM?

Svaret beror på om vårdgivarorganisationen fakturerar vården enligt Medicare del A eller del B. Hemsjukvård enligt Medicare del A omfattas av en annan ersättningsstruktur än öppenvård som faktureras enligt del B, även när en vårdgivare tillhandahåller den öppenvården i patientens hem.

Utifrån dr McDowells kliniska erfarenhet bör fakturering enligt del B i allmänhet tillåta RTM när övriga krav är uppfyllda. Hon framställde inte detta svar som en fastställd riktlinje och rekommenderade en myndighetsspecifik granskning tillsammans med en ansvarig för regelefterlevnad.

Kan en privatpraktik där patienterna betalar kontant använda RTM?

Ja. En privatpraktik kan använda teknik för fjärrövervakning som en utökad tjänst eller ett abonnemang utan att skicka in RTM-CPT-koder till Medicare. Praktiken kan då själv fastställa sin egen tjänstestruktur, eftersom Medicares tröskelvärden för fakturering och regler för vårdplaner inte gäller för en tjänst för vilken Medicare inte tar emot någon ersättningsansökan.

En klinik bör noggrant redogöra för sitt utbud så att patienterna förstår om de köper en kontantbetald tjänst eller får en RTM-tjänst som faktureras via försäkringen.

Kan RTM fortsätta efter utskrivning för en patient med kronisk smärta?

För att kunna fakturera Medicare RTM krävs en aktiv vårdplan. En klinik kan inte fortsätta att fakturera Medicare efter att patienten har skrivits ut, inte ens om kronisk smärta gör att patienten återkommer för upprepade vårdbesök.

En kontantbetalning kan bidra till att patienten fortsätter att delta i uppföljningen mellan olika episoder, men kliniken kan inte fakturera Medicare för den här perioden. Fakturering enligt Medicare RTM kan återupptas när patienten påbörjar en ny aktiv vårdplan, oavsett om diagnoskoden förblir densamma eller ändras.

Måste den inledande RTM-konfigurationen ske samma dag som en skriftlig tentamen?

Enligt dr McDowells bästa förståelse bör den initiala konfigurationen ske samma dag som ett fysiskt besök äger rum. Hon angav uttryckligen sin säkerhet som ”B+, A- när det gäller noggrannhet” och sade att Physitrack skulle bekräfta kravet. Vårdgivare bör kontrollera tidsregeln innan de integrerar den i sitt faktureringsflöde.

Efter installationen kan patienten genomföra sessioner mellan besöken. Programvaran ställer inga krav på en lägsta frekvens för senare besök på plats. Denna frekvens bestäms av er organisations riktlinjer för efterlevnad, statliga bestämmelser och krav på att upprätthålla en aktiv vårdplan.

Kan RTM och hantering av kroniska sjukdomar användas tillsammans?

Webbinariet gav inget svar på denna fråga. Deltagaren använde förkortningen CCM, och dr McDowell sade att hon inte kände till den avsedda referensen tillräckligt väl för att kunna svara. Klinikerna bör söka vägledning inom fakturering eller regelefterlevnad i stället för att dra slutsatser utifrån webbinariet.

Kan RTM faktureras i medicinsk-juridiska ärenden?

Svaret beror på vilket försäkringsbolag som betalar ut ersättningen och vilka krav som gäller i respektive delstat. I webbinariet behandlades inte berättigandet till medicinsk-juridisk RTM som en del av de allmänna riktlinjerna för Medicare. Frågor som rör kiropraktorer, hemvård, CCM eller medicinsk-juridiska ersättningsanspråk bör ställas till en behörig compliance-ansvarig eller faktureringsspecialist.

Så här får du igång RTM i din egen verksamhet

En klinik kan snabbt utvärdera RTM-tekniken, men införandet beror på klinikens regler för fakturering och efterlevnad. Du måste ta reda på vilka betalare som täcker RTM, vem som kan fakturera inom ramen för den gällande vårdplanen, hur din klinik hanterar patientens självrisk och om din EMR-integration skickar faktureringsdata eller endast stöder inloggning och patientåtkomst. En specialist på fakturering eller efterlevnad kan besvara dessa klinikspecifika frågor på ett mer tillförlitligt sätt än en funktionschecklista.

PhysitrackFöretagets RTM-plattform ger vårdpersonal den översiktspanel som beskrevs i webbinariet, med information om patientaktivitet, CPT-berättigande och tid för granskning på distans. Ni kan också diskutera vilken integrationsnivå er klinik behöver och hur faktureringsuppgifterna ska överföras till er elektroniska patientjournal (EMR). Genom att jämföra dessa arbetsflöden med era nuvarande riktlinjer får ni en praktisk implementeringsplan innan registreringen inleds.