RTM – De hyppigst stillede spørgsmål: Svar fra en live-spørgsmål-og-svar-session med en kliniker

TL;DR

• Denne oversigt besvarer spørgsmål, som klinikere stillede under Physitracks live-webinar »RTM 101«, og er ikke ment som en generel referencevejledning til fakturering.
• RTM tilføjer digital feedback om gennemførelse af øvelser, smerter, sværhedsgrad og gentagelser til et hjemmetræningsprogram mellem konsultationerne.
• RTM CPT-koder dækker tid brugt på patientforberedelse og -inddragelse eller på klinikerens behandling og styring, med forskellige faktureringsgrænser for hver kategori.
• I webinaret blev det oplyst, at den gennemsnitlige refusion fra Medicare udgør ca. 150 dollar pr. patient pr. 30-dages periode. Physitrack opkræver 8 dollar pr. registreret patientepisode plus 6 dollar pr. klinikerlicens hver måned.
• Inden for fysioterapi skal den behandlende fysioterapeut udstede regningen, og patienten skal fortsat være omfattet af en aktiv behandlingsplan. I resuméet fremgår det, at taleren stadig er usikker på, hvornår opsætningen skal finde sted samme dag, og det bemærkes, at spørgsmålet om CCM forblev ubesvaret.

Grundlæggende om RTM: Hvad det er, og hvordan koderne fungerer

Webinaret indledtes med de praktiske spørgsmål, som klinikere stiller, når de skal afgøre, om RTM passer ind i deres behandlingsmodel.

Hvad er RTM, sagt på en enkel måde?

Dr. Milica McDowell beskrev fjernterapeutisk overvågning som et »avanceret HEP«, hvor der er tilføjet overvågning til hjemmetræningsprogrammet. Behandleren ordinerer øvelser som sædvanligt, mens patienten via det digitale program indberetter oplysninger om f.eks. smerter, vanskeligheder og antal udførte gentagelser. RTM giver behandleren indsigt i, hvad der sker mellem konsultationerne, og gør det lettere at tilpasse behandlingsplanen.

Hvad er RTM ikke?

RTM erstatter ikke personlige konsultationer eller den behandlende fysioterapeuts vurdering. Den automatiske overvågning registrerer patientens aktivitet, men det er stadig klinikeren, der gennemgår dataene og beslutter, om programmet skal ændres. I webinaret blev RTM præsenteret som et værktøj til tidlig varsling, der kan identificere problemer mellem konsultationerne.

Hvad er forskellen mellem de to sæt CPT-koder?

I webinaret blev RTM CPT-koderne inddelt i en kategori for patientinddragelse og en kategori for terapeutisk behandling. Kategorien for patientinddragelse starter med koden 98975 for indledende opsætning og patientoplysning, som faktureres én gang pr. behandlingsforløb. De resterende koder for patientinddragelse, 98985 og 98977, afhænger af, hvor mange dages data patienten overfører i løbet af en rullende 30-dages periode, og kun én af de to koder gælder pr. periode. Kategorien for terapeutisk håndtering dækker den tid, som klinikeren bruger på at gennemgå data, kommunikere med patienten og justere behandlingen, og faktureres under 98979, 98980 eller 98981 afhængigt af, hvor mange minutter af den kvalificerende tid der akkumuleres i en kalendermåned.

Hvordan fungerer tærskelværdierne for patientinddragelse?

Patienten skal indsende data på forskellige dage inden for en løbende 30-dages periode, før den pågældende kode for patientinddragelse kan godkendes. I webinaret blev der talt om mindst to overvågede dage for den første tærskel, som svarer til 98985, og mindst 16 overvågede dage for den højere tærskel, som svarer til 98977. Appen » Physitrack « registrerer automatisk kvalificerende aktivitet i appen, men sundhedspersonale bør kontrollere de aktuelle kodekrav, da CMS-reglerne kan ændre sig.

Hvordan fungerer koderne for terapeutisk behandling?

Koder 98979, 98980 og 98981 dækker den tid, som klinikeren bruger på at administrere behandlingen på afstand, og faktureres pr. kalendermåned i stedet for pr. rullende 30-dages periode. Kvalificerende arbejde kan omfatte telefonsamtaler eller telemedicinske samtaler, sikre beskeder, gennemgang af data og programændringer. Kode 98979 gælder for de første 10 minutter plus mindst én interaktiv kommunikation, kode 98980 gælder, når tiden når op på 20 minutter, og kode 98981 dækker hvert yderligere intervall på 20 minutter ud over dette. Physitrack registrerer aktiviteter, der udføres inden for platformen, mens klinikere manuelt skal dokumentere kvalificerende interaktioner, der foregår andre steder.

Hvor meget dækker Medicare egentlig?

Taleren nævnte, at den gennemsnitlige RTM-refusion fra Medicare udgør ca. 150 dollar pr. patient for en 30-dages faktureringsperiode, når de gældende kodetærskler er opfyldt. Den faktiske RTM-refusion varierer afhængigt af de anvendte koder, Medicare-takstoversigten, geografiske justeringer og patientens dækning. Medicare Part B tegner sig for størstedelen af den nuværende RTM-fakturering, mens dækningen fra private forsikringsselskaber varierer alt efter forsikringsplan og delstat.

Fakturering og omkostningsmekanismer

Skal Medicare-patienter betale en egenbetaling for RTM?

Medicare Del B pålægger generelt patienten at betale 20 % medbetaling for berettigede RTM-ydelser. En supplerende forsikring kan dække en del af eller hele dette beløb. Omkostningsfordelingen ved private forsikringer afhænger af patientens specifikke forsikringsaftale.

Er der en selvrisiko?

Der kan være tale om en selvrisiko afhængigt af patientens Medicare-dækning eller private forsikringsdækning. RTM’s gebyrer indgår i den samme årlige selvrisiko og omkostningsdelingsordning under del B som andre ydelser, der er dækket af del B. Jeres faktureringsafdeling bør kontrollere patientens dækningsvilkår inden tilmeldingen.

Hvordan hænger gebyrerne på 8 dollar pr. afsnit og 6 dollar pr. licens sammen?

Physitrack opkræver 6 $ pr. klinikerlicens hver måned for at aktivere RTM. En klinik med 10 aktiverede licenser vil betale et månedligt tillæg på 60 $. Licensgebyret omfatter også adgang til Physicourses, Physitrack’s platform for efteruddannelse.

Physitrack opkræver separat 8 dollar for hver patient, der er tilmeldt et RTM-forløb. I webinaret blev dette gebyr beskrevet som et fast beløb for hele forløbet og ikke som et ugentligt gebyr. Et behandlingsforløb på seks eller 12 uger vil stadig medføre ét patientgebyr på 8 dollar.

I webinaret blev der nævnt en gennemsnitlig Medicare-refusion på omkring 150 dollar pr. patientforløb, selvom den faktiske RTM-refusion afhænger af de anvendte koder, betalerens regler, placering og takstoversigten.

Hvornår udløses patientgebyret på 8 dollar?

Physitrack udløser et gebyr på 8 $, når patienten for første gang åbner og bruger RTM-programmet. Det er ikke nok blot at aktivere RTM for en patient for at udløse gebyret. Hvis patienten aldrig logger ind, opkræver Physitrack ikke episodegebyret.

Hvad sker der ved udløbet af hver 30-dages RTM-periode?

Physitrack sætter vinduet på pause, så klinikeren kan gennemgå det, i stedet for at lukke det automatisk. Klinikeren vælger »Gennemse RTM«, kontrollerer den registrerede aktivitet og vælger, om episoden skal fortsættes eller lukkes. Godkendelsen lukker det pågældende faktureringsvindue og forhindrer, at der tilføjes yderligere tid eller aktivitet til det.

Sender Physitrack automatisk RTM-faktureringsdata til EMR-systemet?

En aktiv backend-integration kan overføre godkendte RTM-faktureringsdata, når klinikeren har afsluttet gennemgangen. Physitrack sender de berettigede koder og de tilhørende konfigurerede takster til det tilknyttede EMR-system. Træningssessioner, feedback og beskeder i appen registreres automatisk, mens telefonopkald eller videokonsultationer, der gennemføres uden for Physitrack , kræver manuel indtastning af tid og noter.

Hvorfor kan Epic Access muligvis fungere, selvom RTM-faktureringsdata ikke arkiveres automatisk?

Epic-integrationer kan fungere på tre forskellige niveauer. Det første niveau understøtter single sign-on, det andet giver patienterne MyChart-adgang til PhysiApp og deres træningsprogram, og det tredje overfører backend-faktureringsdata. En klinik kan have de to første niveauer uden det tredje, så personalet kan få adgang til Physitrack via Epic, selvom faktureringskoder ikke overføres automatisk.

Klinikker, der står over for dette problem, bør henvende sig til Physitrack for at finde ud af, hvilket Epic-integrationsniveau de har. Hvis der ikke findes nogen backend-integration, kan personalet downloade en PDF-fil, der indeholder fakturerbare koder, gennemførte øvelser og noter, og derefter manuelt uploade den til deres fakturerings- eller indtægtscyklus-software.

Grænsetilfælde vedrørende berettigelse

Kan en PTA fakturere RTM CPT-koder?

Nej. I svaret fra webinaret blev det oplyst, at fysioterapeutassistenter ikke må fakturere med RTM-koder. Koderne for terapeutisk håndtering omfatter gennemgang af patientdata og tilpasning af behandlingsplanen, hvilket ligger uden for en fysioterapeutassistentens ansvarsområde. Den behandlende fysioterapeut skal indsende RTM-faktureringen.

Kan en MA eller en NP udstede en regning i stedet for den behandlende fysioterapeut?

Nej. RTM-fakturering henhører under den behandler, der er ansvarlig for patientens behandlingsplan. En fysioterapeut kan ikke overdrage faktureringen til en lægeassistent, en sygeplejerske med udvidet kompetence eller en anden assistent, der ikke er den behandlende kliniker i forbindelse med den pågældende behandlingsplan.

Kan kiropraktorer fakturere med RTM-koder?

Kiropraktorer, der kan fakturere Medicare Part B, kan som regel benytte sig af RTM-ydelsen. Dr. Milica McDowell anbefalede, at man får bekræftet berettigelsen hos en compliance-medarbejder, da kravene til faktureringsrettigheder og omfang kan variere afhængigt af klinikertype og jurisdiktion.

Kan sundhedspersonale i hjemmeplejen fakturere RTM?

Svaret afhænger af, om udbyderen fakturerer plejen under Medicare del A eller del B. Hjemmepleje under Medicare del A er underlagt en anden ydelsesstruktur end ambulant behandling, der faktureres under del B, selv når en sundhedsperson yder den ambulante behandling i patientens hjem.

Ud fra dr. McDowells kliniske erfaring bør fakturering under del B generelt tillade RTM, når de øvrige krav er opfyldt. Hun fremlagde ikke dette svar som en fastslået retningslinje og anbefalede en gennemgang hos den enkelte myndighed i samarbejde med en compliance-ansvarlig.

Kan en praksis, hvor patienterne betaler kontant, benytte RTM?

Ja. En privat praksis kan anvende fjernovervågningsteknologi som en udvidet ydelse eller et abonnement uden at indsende RTM-CPT-koder til Medicare. Praksisen kan dermed fastlægge sin egen ydelsesstruktur, da Medicares faktureringsgrænser og regler for behandlingsplaner ikke gælder for en ydelse, som Medicare ikke modtager nogen anmodning om refusion for.

En klinik bør nøje beskrive tilbuddet, så patienterne forstår, om de køber en kontantbetalt ydelse eller modtager en RTM-ydelse, der afregnes via forsikringen.

Kan RTM fortsætte efter udskrivning for en patient med kroniske smerter?

Fakturering til Medicare RTM kræver en aktiv behandlingsplan. En klinik kan ikke fortsætte med at fakturere Medicare efter at have udskrevet patienten, selv ikke når kroniske smerter medfører, at patienten vender tilbage for gentagne behandlingsforløb.

Et kontantabonnement kan sikre, at patienten fortsat deltager i opfølgningen mellem de enkelte forløb, men klinikken kan ikke fakturere Medicare for denne periode. Fakturering til Medicare RTM kan genoptages, når patienten påbegynder et nyt aktivt behandlingsforløb, uanset om diagnosekoden forbliver den samme eller ændres.

Skal den indledende RTM-opsætning foregå samme dag som den fysiske eksamen?

Ifølge Dr. McDowells bedste forståelse skulle den indledende opsætning finde sted på samme dato som et fysisk besøg. Hun vurderede udtrykkeligt sin sikkerhed som »B+, A- hvad angår nøjagtighed« og sagde, at Physitrack ville bekræfte kravet. Behandlere bør kontrollere tidsreglen, inden de integrerer den i deres faktureringsproces.

Efter opsætningen kan patienten gennemføre sessioner mellem besøgene. Softwaren stiller ingen krav til et minimumsantal af senere personlige konsultationer. Det er jeres organisations retningslinjer for overholdelse, statslige regler og krav til opretholdelse af en aktiv behandlingsplan, der bestemmer hyppigheden heraf.

Kan RTM og behandling af kroniske sygdomme anvendes sammen?

Webinaret gav ikke noget svar på dette spørgsmål. Deltageren brugte forkortelsen CCM, og dr. McDowell sagde, at hun ikke var tilstrækkeligt fortrolig med den påtænkte henvisning til at kunne svare. Klinikker bør søge vejledning om fakturering eller overholdelse af reglerne i stedet for at udlede et svar ud fra sessionen.

Kan RTM faktureres i medicinsk-juridiske sager?

Svaret afhænger af det forsikringsselskab, der udbetaler erstatningen, samt de gældende statslige krav. Webinaret behandlede ikke berettigelsen til medicinsk-juridisk RTM som en del af de generelle retningslinjer for Medicare. Spørgsmål vedrørende kiropraktorer, hjemmepleje, CCM eller medicinsk-juridiske erstatningskrav bør rettes til en kvalificeret compliance-medarbejder eller faktureringsspecialist.

Sådan får du RTM til at fungere i din egen praksis

En klinik kan hurtigt vurdere RTM-teknologien, men implementeringen afhænger af klinikkens regler for fakturering og overholdelse af regler. Du skal afklare, hvilke betalere der dækker RTM, hvem der kan fakturere i henhold til den gældende behandlingsplan, hvordan din klinik håndterer patientens medbetaling, og om din EHR-integration sender faktureringsdata eller kun understøtter login og patientadgang. En specialist i fakturering eller overholdelse af regler kan besvare disse praksisspecifikke spørgsmål mere pålideligt end en tjekliste over funktioner.

Physitrack’s RTM-platform giver klinikere det oversigtspanel, der blev beskrevet i webinaret, herunder patientaktivitet, CPT-berettigelse og tid brugt på fjernvurdering. I kan også drøfte, hvilket integrationsniveau jeres klinik har brug for, og hvordan faktureringsoplysningerne skal overføres til jeres elektroniske patientjournal (EMR). Ved at sammenholde disse arbejdsgange med jeres nuværende retningslinjer får I en praktisk implementeringsplan, inden tilmeldingen begynder.