Najczęściej zadawane pytania dotyczące RTM: odpowiedzi z sesji pytań i odpowiedzi z udziałem praktykującego lekarza na żywo

W skrócie

• Niniejsze podsumowanie zawiera odpowiedzi na pytania zadane przez lekarzy podczas webinarium „RTM 101” na żywo zorganizowanego przez firmę „ Physitrack” i nie stanowi ogólnego przewodnika po rozliczeniach.
• RTM wzbogaca domowy program ćwiczeń realizowany między wizytami o funkcję cyfrowego potwierdzania wykonania ćwiczeń oraz informacje zwrotne dotyczące bólu, stopnia trudności i liczby powtórzeń.
• Kody RTM CPT obejmują czas poświęcony na przygotowanie pacjenta i nawiązanie kontaktu z nim lub czas poświęcony przez lekarza na zarządzanie leczeniem, przy czym dla każdej z tych kategorii obowiązują różne progi rozliczeniowe.
• Podczas webinarium podano, że średnia kwota refundacji z programu Medicare wynosi około 150 dolarów na pacjenta w okresie 30 dni. Firma „ Physitrack ” pobiera opłatę w wysokości 8 dolarów za każdy epizod leczenia zarejestrowanego pacjenta oraz 6 dolarów miesięcznie za każdą licencję lekarza.
• W fizjoterapii to fizjoterapeuta prowadzący leczenie musi wystawić rachunek, a pacjent musi pozostawać objęty aktywnym planem opieki. W podsumowaniu odzwierciedlono niepewność rozmówcy co do terminu uruchomienia usługi tego samego dnia oraz zaznaczono, że pytanie dotyczące CCM pozostało bez odpowiedzi.

Podstawy RTM: czym jest i jak działają kody

Webinarium rozpoczęło się od omówienia praktycznych pytań, jakie zadają lekarze, zastanawiając się, czy metoda RTM pasuje do ich modelu opieki.

Czym jest RTM w prostych słowach?

Dr Milica McDowell opisała zdalne monitorowanie terapeutyczne jako „zaawansowany program ćwiczeń domowych” (HEP), w którym do programu ćwiczeń domowych dodano funkcję monitorowania. Terapeuta przepisuje ćwiczenia jak zwykle, a pacjent przekazuje informacje dotyczące np. bólu, trudności oraz liczby wykonanych powtórzeń za pośrednictwem programu cyfrowego. Zdalne monitorowanie terapeutyczne (RTM) dostarcza terapeucie informacji o tym, co dzieje się między wizytami, i ułatwia dostosowywanie planu opieki.

Czym RTM nie jest?

System RTM nie zastępuje wizyt osobistych ani oceny lekarza prowadzącego. Automatyczne monitorowanie rejestruje aktywność pacjenta, ale to lekarz nadal analizuje dane i decyduje o ewentualnej zmianie programu. Podczas webinarium przedstawiono system RTM jako narzędzie wczesnego ostrzegania, które pozwala wykrywać problemy występujące w okresach między wizytami.

Jaka jest różnica między tymi dwoma zestawami kodów CPT?

Podczas webinarium kody CPT RTM pogrupowano w dwie kategorie: „zaangażowanie pacjenta” oraz „zarządzanie terapeutyczne”. Kategoria „zaangażowanie pacjenta” rozpoczyna się od kodu 98975, obejmującego wstępną konfigurację i edukację pacjenta, za którą rozlicza się jednorazowo na każdy epizod opieki. Pozostałe kody dotyczące zaangażowania pacjenta, 98985 i 98977, zależą od liczby dni, za które pacjent przekazuje dane w ciągu 30-dniowego okresu kroczącego, przy czym w każdym okresie stosuje się tylko jeden z tych dwóch kodów. Kategoria zarządzania terapeutycznego obejmuje czas poświęcony przez lekarza na przegląd danych, komunikację z pacjentem oraz dostosowywanie leczenia; jest ona rozliczana zgodnie z kodami 98979, 98980 lub 98981 w zależności od liczby minut kwalifikującego się czasu zgromadzonego w miesiącu kalendarzowym.

Jak działają progi zaangażowania pacjentów?

Aby odpowiedni kod zaangażowania pacjenta został zakwalifikowany, pacjent musi przesyłać dane w różnych dniach w ramach 30-dniowego okresu kroczącego. Podczas webinarium omówiono wymóg co najmniej dwóch dni monitorowania dla pierwszego progu, który odpowiada kodowi 98985, oraz co najmniej 16 dni monitorowania dla wyższego progu, który odpowiada kodowi 98977. Aplikacja „ Physitrack ” automatycznie rejestruje kwalifikującą się aktywność w aplikacji, jednak lekarze powinni zweryfikować aktualne wymagania dotyczące kodów, ponieważ przepisy CMS mogą ulec zmianie.

Jak działają kody dotyczące postępowania terapeutycznego?

Kody 98979, 98980 i 98981 obejmują czas poświęcony przez lekarza na zdalne zarządzanie leczeniem; rozliczane są one za miesiąc kalendarzowy, a nie za ruchomy okres 30 dni. Kwalifikujące się czynności mogą obejmować rozmowy telefoniczne lub za pośrednictwem telezdrowia, bezpieczne wiadomości, przegląd danych oraz zmiany w programie. Kod 98979 ma zastosowanie do pierwszych 10 minut oraz co najmniej jednej interakcji, kod 98980 ma zastosowanie po osiągnięciu 20 minut, a kod 98981 obejmuje każdą kolejną 20-minutową część czasu powyżej tego limitu. Platforma Physitrack rejestruje czynności wykonane w ramach platformy, natomiast lekarze muszą ręcznie dokumentować kwalifikujące się interakcje przeprowadzone w innych miejscach.

Ile faktycznie zwraca Medicare?

Prelegent podał, że średni zwrot kosztów w ramach programu Medicare RTM wynosi około 150 dolarów na pacjenta za 30-dniowy okres rozliczeniowy, o ile spełnione są odpowiednie progi kodowe. Rzeczywisty zwrot kosztów w ramach programu RTM zależy od przyznanych kodów, cennika Medicare, korekt geograficznych oraz zakresu ubezpieczenia pacjenta. Większość obecnych rozliczeń w ramach programu RTM dotyczy części B programu Medicare, natomiast zakres ubezpieczenia oferowany przez prywatnych ubezpieczycieli różni się w zależności od planu i stanu.

Mechanizmy rozliczeń i kosztów

Czy pacjenci objęci programem Medicare muszą uiścić opłatę współpłatną za usługę RTM?

W ramach programu Medicare część B pacjent zazwyczaj ponosi 20% współubezpieczenia za kwalifikujące się usługi RTM. Dodatkowy plan ubezpieczeniowy może pokryć część lub całość tej kwoty. Wysokość udziału własnego w ramach prywatnego ubezpieczenia zależy od konkretnego planu pacjenta.

Czy obowiązuje franszyza?

W zależności od zakresu ubezpieczenia pacjenta w ramach programu Medicare lub prywatnego ubezpieczenia może obowiązywać udział własny. Opłaty RTM wliczają się do tego samego rocznego udziału własnego w ramach Części B oraz do tej samej struktury podziału kosztów, co inne usługi objęte Częścią B. Personel rozliczeniowy powinien zweryfikować zakres świadczeń przysługujących pacjentowi przed przyjęciem go do programu.

Jak współdziałają opłaty w wysokości 8 dolarów za odcinek i 6 dolarów za licencję?

Physitrack pobiera opłatę w wysokości 6 dolarów miesięcznie za każdą licencję dla pracownika kliniki w celu aktywacji funkcji RTM. Klinika posiadająca 10 aktywowanych licencji płaciłaby miesięczną opłatę dodatkową w wysokości 60 dolarów. Opłata licencyjna obejmuje również dostęp do Physicourses – platformy kształcenia ustawicznego serwisu Physitrack.

Physitrack oddzielnie pobiera opłatę w wysokości 8 dolarów za każdego pacjenta objętego programem RTM w ramach danego cyklu. Podczas webinarium wyjaśniono, że opłata ta stanowi jednorazową opłatę za cały cykl, a nie opłatę tygodniową. W przypadku sześciotygodniowego lub dwunastotygodniowego planu opieki nadal pobierana byłaby jedna opłata w wysokości 8 dolarów za pacjenta.

W trakcie webinarium podano, że średni zwrot kosztów w ramach programu Medicare wynosi około 150 dolarów na jeden epizod leczenia pacjenta, choć rzeczywisty zwrot kosztów w ramach programu RTM zależy od przypisanych kodów, zasad płatnika, lokalizacji oraz cennika.

W jakich przypadkach naliczana jest opłata pacjenta w wysokości 8 dolarów?

Physitrack powoduje naliczenie opłaty w wysokości 8 dolarów, gdy pacjent po raz pierwszy uruchamia i korzysta z programu RTM. Samo włączenie programu RTM dla pacjenta nie powoduje naliczenia opłaty. Jeśli pacjent nigdy się nie zaloguje, firma „ Physitrack ” nie nalicza opłaty za epizod.

Co dzieje się po upływie każdego 30-dniowego okresu RTM?

Physitrack wstrzymuje okno w celu przeglądu przez lekarza, zamiast zamykać je automatycznie. Lekarz wybiera opcję „Przejrzyj RTM”, sprawdza zarejestrowaną aktywność i decyduje, czy kontynuować, czy zamknąć epizod. Zatwierdzenie powoduje zamknięcie tego okna rozliczeniowego i uniemożliwia dodanie do niego dodatkowego czasu lub aktywności.

Czy system „ Physitrack ” automatycznie przesyła dane rozliczeniowe dotyczące RTM do systemu EMR?

Aktywna integracja z systemem zaplecza umożliwia przesyłanie zatwierdzonych danych rozliczeniowych RTM po zakończeniu weryfikacji przez lekarza. Usługa „ Physitrack ” przesyła kwalifikujące się kody wraz z ustalonymi stawkami do połączonego systemu EMR. Sesje ćwiczeń w aplikacji, informacje zwrotne i wiadomości są rejestrowane automatycznie, natomiast rozmowy telefoniczne lub wizyty wideo odbywane poza platformą „ Physitrack ” wymagają ręcznego wprowadzenia czasu trwania i notatek.

Dlaczego funkcja Epic Access może działać, mimo że dane rozliczeniowe RTM nie są automatycznie archiwizowane?

Integracje z systemem Epic mogą działać na trzech odrębnych poziomach. Pierwszy poziom obsługuje funkcję pojedynczego logowania (SSO), drugi zapewnia pacjentom dostęp za pośrednictwem MyChart do serwisu PhysiApp oraz do ich programu ćwiczeń, a trzeci służy do przekazywania danych rozliczeniowych z zaplecza systemowego. Klinika może korzystać z dwóch pierwszych poziomów bez trzeciego, dzięki czemu personel ma dostęp do serwisu Physitrack za pośrednictwem systemu Epic, nawet jeśli kody rozliczeniowe nie są automatycznie przesyłane z powrotem.

Kliniki borykające się z tym problemem powinny zwrócić się do Physitrack z pytaniem, jaki poziom integracji z systemem Epic posiadają. Jeśli nie ma integracji z systemem zaplecza, pracownicy mogą pobrać plik PDF zawierający kody rozliczeniowe, wykonane ćwiczenia i notatki, a następnie ręcznie załadować go do oprogramowania do rozliczeń lub zarządzania przychodami.

Szczególne przypadki kwalifikowalności

Czy PTA może rozliczać się na podstawie kodów CPT w systemie RTM?

Nie. W odpowiedzi udzielonej podczas webinarium stwierdzono, że asystenci fizjoterapeutów (PTA) nie mogą rozliczać kodów RTM. Kody dotyczące zarządzania terapeutycznego obejmują analizę danych pacjenta oraz dostosowanie planu opieki, co wykracza poza zakres obowiązków asystenta fizjoterapeuty. Rozliczenie kodów RTM musi złożyć fizjoterapeuta prowadzący leczenie.

Czy magister medycyny (MA) lub pielęgniarka praktykująca (NP) może wystawiać rachunki zamiast fizjoterapeuty prowadzącego leczenie?

Nie. Rozliczenia w ramach programu RTM są przypisane do lekarza odpowiedzialnego za plan opieki nad pacjentem. Fizjoterapeuta nie może przekazać obowiązków związanych z rozliczeniami asystentowi medycznemu, pielęgniarce praktykującej ani innemu asystentowi, który nie jest lekarzem prowadzącym w ramach tego planu.

Czy kręgarze mogą wystawiać rachunki z kodami RTM?

Chiropraktycy, którzy mogą rozliczać się w ramach programu Medicare Part B, zazwyczaj mogą korzystać ze świadczenia RTM. Dr Milica McDowell zaleciła potwierdzenie uprawnień u specjalisty ds. zgodności, ponieważ uprawnienia do rozliczania się oraz wymagania dotyczące zakresu usług mogą się różnić w zależności od rodzaju placówki i jurysdykcji.

Czy pracownicy służby zdrowia świadczący usługi domowe mogą wystawiać rachunki w ramach programu RTM?

Odpowiedź zależy od tego, czy agencja rozlicza opiekę w ramach części A czy części B programu Medicare. Opieka domowa w ramach części A programu Medicare funkcjonuje na zasadach odmiennych od opieki ambulatoryjnej rozliczanej w ramach części B, nawet jeśli pracownik medyczny świadczy tę opiekę ambulatoryjną w domu pacjenta.

Zgodnie z doświadczeniem klinicznym dr McDowell rozliczanie w ramach części B powinno zasadniczo umożliwiać stosowanie metody RTM, o ile spełnione są pozostałe wymagania. Nie przedstawiła ona tej odpowiedzi jako ostatecznej wytycznej i zaleciła przeprowadzenie indywidualnej analizy w danej placówce we współpracy z osobą odpowiedzialną za zgodność z przepisami.

Czy gabinet przyjmujący wyłącznie płatności gotówkowe może korzystać z systemu RTM?

Tak. Placówka przyjmująca opłaty gotówkowe może korzystać z technologii zdalnego monitorowania w ramach rozszerzonej usługi lub abonamentu bez konieczności zgłaszania kodów CPT RTM do programu Medicare. Placówka może wówczas ustalić własną strukturę usług, ponieważ progi rozliczeniowe programu Medicare oraz zasady dotyczące planu opieki nie mają zastosowania do usługi, w odniesieniu do której program Medicare nie otrzymuje żadnego wniosku o refundację.

Klinika powinna dokładnie opisać swoją ofertę, aby pacjenci mieli jasność, czy wykupują usługę płatną z własnej kieszeni, czy też korzystają z usługi RTM rozliczanej w ramach ubezpieczenia.

Czy pacjent cierpiący na przewlekły ból może kontynuować terapię RTM po wypisaniu ze szpitala?

Rozliczanie usług w ramach programu Medicare RTM wymaga aktywnego planu opieki. Klinika nie może kontynuować rozliczania usług z Medicare po wypisaniu pacjenta, nawet jeśli przewlekły ból powoduje, że pacjent powraca w celu wielokrotnego skorzystania z opieki.

Opłata gotówkowa może sprawić, że pacjent będzie regularnie zgłaszał się na badania kontrolne w okresach między epizodami choroby, jednak klinika nie może wystawić rachunku w ramach programu Medicare za ten okres. Rozliczanie w ramach programu Medicare RTM może zostać wznowione, gdy pacjent rozpocznie nowy, aktywny plan opieki, niezależnie od tego, czy kod diagnozy pozostaje ten sam, czy uległ zmianie.

Czy wstępna konfiguracja RTM musi odbyć się tego samego dnia, co egzamin stacjonarny?

Według najlepszej wiedzy dr McDowell wstępne skonfigurowanie powinno nastąpić w tym samym dniu świadczenia usługi, co wizyta osobista. Wyraźnie oceniła swoją pewność co do tego jako „B+, A– pod względem dokładności” i stwierdziła, że strona Physitrack potwierdzi ten wymóg. Lekarze powinni zweryfikować tę zasadę dotyczącą terminów przed włączeniem jej do procesu rozliczeniowego.

Po skonfigurowaniu pacjent może odbywać sesje w przerwie między wizytami. Oprogramowanie nie narzuca minimalnej częstotliwości kolejnych wizyt osobistych. Częstotliwość tę określają zasady zgodności obowiązujące w Państwa organizacji, przepisy stanowe oraz wymagania dotyczące utrzymania aktywnego planu opieki.

Czy można łączyć program RTM z zarządzaniem opieką nad pacjentami przewlekle chorymi?

Webinarium nie dało odpowiedzi na to pytanie. Uczestnik użył skrótu CCM, a dr McDowell stwierdziła, że nie zna wystarczająco dobrze kontekstu, w jakim zostało ono użyte, aby udzielić odpowiedzi. Placówki medyczne powinny zwrócić się o wskazówki dotyczące rozliczeń lub zgodności z przepisami, zamiast wyciągać wnioski na podstawie treści sesji.

Czy w sprawach medyczno-prawnych można wystawić rachunek za usługę RTM?

Odpowiedź zależy od ubezpieczyciela wypłacającego odszkodowanie oraz od obowiązujących wymogów stanowych. Podczas webinarium nie omówiono kwestii uprawnień do medyczno-prawnych usług RTM w ramach standardowych wytycznych programu Medicare. Pytania dotyczące kręgarzy, opieki domowej, CCM lub roszczeń medyczno-prawnych należy kierować do wykwalifikowanego specjalisty ds. zgodności z przepisami lub specjalisty ds. rozliczeń.

Wdrożenie systemu RTM w Twojej praktyce

Klinika może szybko ocenić technologię RTM, jednak jej wdrożenie zależy od obowiązujących w niej zasad rozliczeniowych i zgodności z przepisami. Należy ustalić, którzy płatnicy pokrywają koszty RTM, kto może wystawiać rachunki w ramach obowiązującego planu opieki, w jaki sposób klinika rozlicza współubezpieczenie pacjentów oraz czy integracja z systemem EMR umożliwia przesyłanie danych rozliczeniowych, czy też obsługuje jedynie logowanie i dostęp pacjentów. Specjalista ds. rozliczeń lub zgodności z przepisami może rzetelniej odpowiedzieć na te specyficzne dla danej placówki pytania niż lista kontrolna funkcji.

PhysitrackPlatforma RTM firmy […] zapewnia lekarzom pulpit nawigacyjny opisany podczas webinarium, obejmujący aktywność pacjentów, uprawnienia do kodów CPT oraz czas poświęcony na zdalną weryfikację. Można również omówić poziom integracji odpowiedni dla danej kliniki oraz sposób przekazywania danych rozliczeniowych do systemu EMR. Analiza tych procesów pod kątem aktualnych zasad pozwoli opracować praktyczny plan wdrożenia jeszcze przed rozpoczęciem rejestracji.