Domande più frequenti su RTM: risposte tratte da una sessione di domande e risposte dal vivo con un medico

In breve

• Questo riassunto risponde alle domande poste dai medici durante il webinar live “RTM 101” organizzato d Physitrack, piuttosto che fungere da riferimento generico in materia di fatturazione.
• RTM integra un sistema di feedback digitale relativo al completamento degli esercizi, al dolore, alla difficoltà e al numero di ripetizioni in un programma di esercizi da svolgere a casa tra una visita e l'altra.
• I codici CPT RTM riguardano la preparazione e il coinvolgimento del paziente o il tempo dedicato dal medico alla gestione del trattamento, con soglie di fatturazione diverse per ciascuna categoria.
• Il webinar ha indicato un rimborso medio da parte di Medicare pari a circa 150 dollari per paziente ogni 30 giorni. Physitrack addebita 8 dollari per ogni episodio di cura di un paziente iscritto, più 6 dollari al mese per ogni licenza di operatore sanitario.
• Nella fisioterapia, il fisioterapista curante deve emettere la fattura e il paziente deve rimanere inserito in un piano di cura attivo. Il riepilogo riporta l’incertezza di chi parla riguardo ai tempi di attivazione in giornata e sottolinea che la domanda sul CCM è rimasta senza risposta.

Nozioni di base sull’RTM: cos’è e come funzionano i codici

Il webinar è iniziato con le domande concrete che i medici si pongono quando devono decidere se l’RTM sia adatto al loro modello di assistenza.

In parole semplici, che cos’è l’RTM?

La dott.ssa Milica McDowell ha descritto il monitoraggio terapeutico a distanza come un “programma di esercizi a casa (HEP) avanzato”, con l’aggiunta del monitoraggio al programma di esercizi da svolgere a casa. Il medico prescrive gli esercizi come di consueto, mentre il paziente comunica tramite il programma digitale informazioni quali dolore, difficoltà e numero di ripetizioni completate. L’RTM fornisce al medico informazioni su ciò che accade tra un appuntamento e l’altro e consente di adeguare il piano di cura.

Cosa non è l’RTM?

L'RTM non sostituisce le visite di persona né il giudizio del fisioterapista curante. Il monitoraggio automatizzato registra l'attività del paziente, ma è comunque il medico a esaminare i dati e a decidere se modificare il programma. Il webinar ha presentato l'RTM come uno strumento di allerta precoce in grado di individuare eventuali problemi tra una visita e l'altra.

Qual è la differenza tra le due serie di codici CPT?

Il webinar ha raggruppato i codici CPT RTM in due categorie: “coinvolgimento del paziente” e “gestione terapeutica”. La categoria “coinvolgimento del paziente” parte dal codice 98975, relativo alla configurazione iniziale e all’educazione del paziente, che viene fatturato una volta per ogni episodio di cura. I restanti codici relativi al coinvolgimento del paziente, 98985 e 98977, dipendono dal numero di giorni di dati trasmessi dal paziente nel corso di un periodo mobile di 30 giorni, e per ogni periodo è applicabile solo uno dei due. La categoria relativa alla gestione terapeutica copre il tempo dedicato dal medico alla revisione dei dati, alla comunicazione con il paziente e all’adeguamento del trattamento, fatturato con i codici 98979, 98980 o 98981 a seconda del numero di minuti di tempo qualificante accumulati in un mese di calendario.

Come funzionano le soglie di coinvolgimento dei pazienti?

Il paziente deve trasmettere i dati in giorni distinti nell’arco di un periodo mobile di 30 giorni affinché il codice relativo al coinvolgimento del paziente sia valido. Nel webinar si è discusso di un minimo di due giorni monitorati per la prima soglia, corrispondente al codice 98985, e di almeno 16 giorni monitorati per la soglia superiore, corrispondente al codice 98977. L’app “ Physitrack ” registra automaticamente l’attività in-app che soddisfa i requisiti, ma i medici dovrebbero verificare i requisiti attuali relativi ai codici, poiché le norme CMS possono subire modifiche.

Come funzionano i codici di gestione terapeutica?

I codici 98979, 98980 e 98981 coprono il tempo che il medico dedica alla gestione del trattamento a distanza, fatturato per mese di calendario anziché per periodo di 30 giorni consecutivi. Le attività ammissibili possono includere conversazioni telefoniche o tramite telemedicina, messaggi protetti, revisione dei dati e modifiche al programma. Il codice 98979 si applica ai primi 10 minuti più almeno una comunicazione interattiva, il codice 98980 si applica una volta raggiunti i 20 minuti e il codice 98981 copre ogni ulteriore incrementi di 20 minuti oltre tale soglia. Physitrack registra le attività completate all’interno della piattaforma, mentre i medici devono documentare manualmente le interazioni ammissibili condotte altrove.

A quanto ammonta effettivamente il rimborso da parte di Medicare?

Il relatore ha indicato che il rimborso medio di Medicare per l’RTM è di circa 150 dollari per paziente per un periodo di fatturazione di 30 giorni, qualora vengano soddisfatte le soglie previste dai codici applicabili. Il rimborso effettivo per l’RTM varia a seconda dei codici applicati, del tariffario di Medicare, degli adeguamenti geografici e della copertura del paziente. La Parte B di Medicare rappresenta la maggior parte delle attuali fatturazioni RTM, mentre la copertura da parte degli assicuratori privati varia a seconda del piano e dello Stato.

Meccanismi di fatturazione e di determinazione dei costi

I pazienti iscritti a Medicare devono pagare un ticket per l’RTM?

La Parte B di Medicare prevede generalmente che il paziente sia tenuto a pagare una quota di partecipazione alle spese pari al 20% sui servizi RTM ammissibili. Un’assicurazione complementare potrebbe coprire in tutto o in parte tale importo. La quota di partecipazione alle spese prevista dalle assicurazioni private dipende dal piano specifico del paziente.

È prevista una franchigia?

Potrebbe essere applicata una franchigia in base alla copertura assicurativa Medicare o privata del paziente. Le spese relative al trattamento RTM contribuiscono alla stessa franchigia annuale della Parte B e alla stessa struttura di partecipazione ai costi degli altri servizi coperti dalla Parte B. Il personale addetto alla fatturazione dovrebbe verificare le prestazioni a cui ha diritto il paziente prima dell’iscrizione.

Come si combinano tra loro le tariffe di 8 dollari a episodio e di 6 dollari a licenza?

Physitrack Addebita 6 dollari al mese per ogni licenza di operatore sanitario per abilitare la funzione RTM. Una clinica con 10 licenze attivate pagherebbe un supplemento mensile di 60 dollari. Il costo della licenza include anche l’accesso a Physicourses, la piattaforma di formazione continua di Physitrack.

Physitrack addebita separatamente 8 dollari per ogni paziente iscritto a un ciclo di trattamento RTM. Nel webinar tale tariffa è stata descritta come un costo forfettario per l’intero ciclo, piuttosto che come un addebito settimanale. Un piano di cura della durata di sei o dodici settimane comporterebbe comunque un unico addebito di 8 dollari per paziente.

Il webinar ha indicato un rimborso medio da parte di Medicare di circa 150 dollari per episodio clinico, sebbene il rimborso effettivo da parte di RTM dipenda dai codici applicati, dalle regole dell’ente pagatore, dall’ubicazione e dal tariffario.

Quando viene applicato il contributo a carico del paziente di 8 dollari?

Physitrack genera l'addebito di 8 dollari quando il paziente accede per la prima volta al programma RTM e lo utilizza. La semplice attivazione di RTM per un paziente non comporta alcun addebito. Se il paziente non effettua mai l'accesso, Physitrack non addebita la tariffa per l'episodio.

Cosa succede alla fine di ogni periodo RTM di 30 giorni?

Physitrack mette in pausa la finestra affinché il medico possa esaminarla, anziché chiuderla automaticamente. Il medico seleziona “Rivedi RTM”, controlla l’attività registrata e decide se proseguire o chiudere l’episodio. L’approvazione chiude quella finestra di fatturazione e impedisce che vi vengano aggiunti ulteriori tempi o attività.

Physitrack invia automaticamente i dati di fatturazione RTM al sistema EMR?

Un’integrazione back-end attiva consente di trasferire i dati di fatturazione RTM approvati una volta che il medico ha completato la revisione. Physitrack invia i codici ammissibili e le relative tariffe configurate alla cartella clinica elettronica (EMR) collegata. Le sessioni di esercizi, i feedback e i messaggi all’interno dell’app vengono registrati automaticamente, mentre le telefonate o le visite video effettuate al di fuori dell’ Physitrack e richiedono l’inserimento manuale dei tempi e delle note.

Perché l'accesso a Epic potrebbe funzionare anche se i dati di fatturazione RTM non vengono archiviati automaticamente?

Le integrazioni Epic possono operare su tre livelli distinti. Il primo livello supporta il Single Sign-On, il secondo consente ai pazienti di accedere tramite MyChart a PhysiApp e al proprio programma di esercizi, mentre il terzo trasferisce i dati di fatturazione dal back-end. Una clinica può disporre dei primi due livelli senza il terzo, in modo che il personale possa accedere a Physitrack tramite Epic anche se i codici di fatturazione non vengono trasferiti automaticamente.

Le cliniche che si trovano in questa situazione dovrebbero chiedere a Physitrack quale livello di integrazione con Epic hanno. Se non esiste alcuna integrazione back-end, il personale può scaricare un file PDF contenente i codici fatturabili, gli esercizi completati e le note, per poi caricarlo manualmente nel proprio software di fatturazione o di gestione del ciclo dei ricavi.

Casi limite di ammissibilità

Un PTA può fatturare i codici CPT RTM?

No. Nella risposta fornita durante il webinar è stato precisato che gli assistenti fisioterapisti (PTA) non possono fatturare i codici RTM. I codici relativi alla gestione terapeutica comportano l’analisi dei dati del paziente e l’adeguamento del piano di cura, attività che esulano dall’ambito di competenza di un PTA. Spetta al fisioterapista curante presentare la fatturazione relativa ai codici RTM.

È possibile che un medico specialista (MA) o un infermiere specializzato (NP) emetta la fattura al posto del fisioterapista curante?

No. La fatturazione RTM spetta al professionista sanitario responsabile del piano di cura del paziente. Un fisioterapista non può delegare la fatturazione a un assistente medico, a un infermiere specializzato o ad altro assistente che non sia il professionista sanitario responsabile di quel piano di cura.

I chiropratici possono fatturare i codici RTM?

I chiropratici autorizzati a fatturare a Medicare Parte B possono generalmente avvalersi del beneficio RTM. La dott.ssa Milica McDowell ha raccomandato di verificare l'idoneità con un responsabile della conformità, poiché l'autorizzazione alla fatturazione e i requisiti relativi all'ambito di competenza possono variare a seconda della tipologia di operatore sanitario e della giurisdizione.

Gli operatori sanitari domiciliari possono fatturare a RTM?

La risposta dipende dal fatto che l’agenzia fatturi l’assistenza nell’ambito della Parte A o della Parte B di Medicare. L’assistenza sanitaria domiciliare prevista dalla Parte A di Medicare opera secondo una struttura di prestazioni diversa rispetto all’assistenza ambulatoriale fatturata nell’ambito della Parte B, anche quando è un operatore sanitario a fornire tale assistenza ambulatoriale a domicilio del paziente.

Sulla base dell’esperienza clinica della dott.ssa McDowell, la fatturazione ai sensi della Parte B dovrebbe generalmente consentire l’RTM qualora siano soddisfatti gli altri requisiti. La dott.ssa McDowell non ha presentato tale risposta come una linea guida definitiva e ha raccomandato di effettuare una verifica specifica per ciascuna agenzia con un responsabile della conformità.

Uno studio che accetta pagamenti in contanti può utilizzare l’RTM?

Sì. Uno studio medico che opera a pagamento può avvalersi della tecnologia di monitoraggio remoto come servizio avanzato o abbonamento senza presentare i codici CPT RTM a Medicare. Lo studio può quindi definire autonomamente la propria struttura di servizi, poiché le soglie di fatturazione di Medicare e le regole relative al piano di cura non si applicano a un servizio per il quale Medicare non riceve alcuna richiesta di rimborso.

Una clinica dovrebbe descrivere con precisione l’offerta, in modo che i pazienti possano capire se stanno acquistando un servizio a pagamento o se stanno usufruendo di un servizio RTM fatturato all’assicurazione.

La terapia RTM può proseguire dopo la dimissione per un paziente affetto da dolore cronico?

La fatturazione Medicare RTM richiede un piano di cura attivo. Una clinica non può continuare a fatturare a Medicare dopo aver dimesso il paziente, anche quando il dolore cronico costringe il paziente a tornare per ripetuti episodi di cura.

Una quota di partecipazione in contanti può incoraggiare il paziente a sottoporsi ai controlli tra un episodio e l’altro, ma la clinica non può fatturare a Medicare tale periodo intermedio. La fatturazione RTM a Medicare può riprendere quando il paziente avvia un nuovo piano di cura attivo, indipendentemente dal fatto che il codice di diagnosi rimanga lo stesso o cambi.

La configurazione iniziale dell'RTM deve avvenire lo stesso giorno dell'esame in presenza?

Secondo quanto compreso dalla dott.ssa McDowell, la configurazione iniziale dovrebbe avvenire nella stessa data di prestazione del servizio, come nel caso di una visita in presenza. Ha espressamente valutato il proprio grado di certezza come “B+, A- in termini di accuratezza” e ha affermato che il sito Physitrack avrebbe confermato tale requisito. I medici dovrebbero verificare la regola relativa alle tempistiche prima di integrarla nel proprio flusso di lavoro di fatturazione.

Una volta completata la configurazione, il paziente può svolgere le sessioni tra una visita e l’altra. Il software non impone una frequenza minima per gli appuntamenti successivi in presenza. Tale frequenza è determinata dalle politiche di conformità della vostra organizzazione, dalle norme statali e dai requisiti per il mantenimento di un piano di cura attivo.

È possibile utilizzare contemporaneamente l'RTM e la gestione delle cure croniche?

Il webinar non ha chiarito questo punto. Il partecipante ha utilizzato l'acronimo CCM e la dott.ssa McDowell ha affermato di non conoscere abbastanza bene il riferimento in questione per poter rispondere. Le cliniche dovrebbero rivolgersi ai responsabili della fatturazione o della conformità per ottenere indicazioni, piuttosto che trarre conclusioni dalla sessione.

È possibile fatturare l'RTM nei casi medico-legali?

La risposta dipende dall'assicuratore che liquida il sinistro e dai requisiti statali applicabili. Il webinar non ha trattato l'idoneità al programma RTM medico-legale nell'ambito delle linee guida standard di Medicare. Le domande relative a chiropratici, assistenza sanitaria domiciliare, CCM o richieste di rimborso medico-legali devono essere rivolte a un responsabile della conformità qualificato o a uno specialista in fatturazione.

Come implementare RTM nel proprio studio

Una clinica può valutare rapidamente la tecnologia RTM, ma la sua implementazione dipende dalle proprie regole di fatturazione e conformità. È necessario verificare quali enti assicurativi coprono la RTM, chi può fatturare nell’ambito del piano di cura attivo, come la clinica gestisce la quota a carico del paziente e se l’integrazione con la cartella clinica elettronica (EMR) invia i dati di fatturazione o supporta solo la procedura di accesso e l’accesso dei pazienti. Uno specialista in fatturazione o conformità può risolvere tali questioni specifiche dello studio in modo più affidabile rispetto a una semplice lista di controllo delle funzionalità.

PhysitrackLa piattaforma RTM di […] offre ai medici la dashboard descritta nel webinar, che include le attività dei pazienti, l’idoneità ai codici CPT e i tempi di revisione da remoto. È inoltre possibile discutere il livello di integrazione necessario per la propria clinica e le modalità con cui i dati di fatturazione verranno trasferiti al proprio sistema EMR. La verifica di tali flussi di lavoro alla luce delle politiche attualmente in vigore consente di definire un piano di implementazione concreto prima dell’inizio delle iscrizioni.