RTM – Die häufigsten Fragen: Antworten aus einer Live-Fragerunde mit einem Arzt

Kurz gesagt

• Diese Zusammenfassung beantwortet Fragen, die Ärzte während des Live-Webinars „RTM 101“ von „ Physitrack“ gestellt haben, und dient nicht als allgemeines Nachschlagewerk zum Thema Abrechnung.
• RTM ergänzt ein Heimtrainingsprogramm zwischen den Terminen um digitales Feedback zu der Durchführung der Übungen sowie zu Schmerzen, Schwierigkeitsgrad und Wiederholungsanzahl.
• Die RTM-CPT-Codes umfassen die Zeit für die Vorbereitung und Einweisung des Patienten bzw. für die Behandlungssteuerung durch das medizinische Fachpersonal, wobei für jede Kategorie unterschiedliche Abrechnungsschwellen gelten.
• Im Webinar wurde eine durchschnittliche Medicare-Erstattung von etwa 150 Dollar pro Patient und 30-Tage-Zeitraum genannt. „ Physitrack “ berechnet monatlich 8 Dollar pro registrierter Patientenbehandlung sowie 6 Dollar pro Ärztezulassung.
• In der Physiotherapie muss der behandelnde Physiotherapeut die Leistungen abrechnen, und der Patient muss weiterhin in einem aktiven Behandlungsplan erfasst sein. Die Zusammenfassung spiegelt die Unsicherheit des Sprechers hinsichtlich des Zeitpunkts der Einrichtung am selben Tag wider und weist darauf hin, dass die Frage zum CCM unbeantwortet blieb.

RTM-Grundlagen: Was ist RTM und wie funktionieren die Codes?

Das Webinar begann mit den praktischen Fragen, die sich Ärzte stellen, wenn sie entscheiden, ob RTM zu ihrem Versorgungsmodell passt.

Was bedeutet RTM, einfach ausgedrückt?

Dr. Milica McDowell beschrieb die therapeutische Fernüberwachung als ein „ausgeklügeltes HEP“, bei dem das Heimtrainingsprogramm um eine Überwachungskomponente ergänzt wird. Der Therapeut verschreibt wie gewohnt Übungen, während der Patient über das digitale Programm Informationen wie Schmerzen, Schwierigkeiten und die Anzahl der absolvierten Wiederholungen meldet. Die RTM liefert dem Therapeuten Informationen darüber, was zwischen den Terminen geschieht, und unterstützt ihn bei der Anpassung des Behandlungsplans.

Was ist RTM nicht?

RTM ersetzt weder persönliche Termine noch das Urteilsvermögen des behandelnden Physiotherapeuten. Die automatisierte Erfassung dokumentiert die Aktivitäten des Patienten, doch der Therapeut prüft die Daten weiterhin und entscheidet, ob das Programm angepasst werden muss. Im Webinar wurde RTM als Frühwarninstrument vorgestellt, mit dem sich Probleme zwischen den Terminen erkennen lassen.

Worin besteht der Unterschied zwischen den beiden CPT-Code-Sätzen?

Im Webinar wurden die RTM-CPT-Codes in die Kategorien „Patientenbindung“ und „therapeutisches Management“ unterteilt. Die Kategorie „Patientenbindung“ beginnt mit dem Code 98975 für die Ersteinrichtung und Patientenaufklärung, der einmal pro Behandlungsphase abgerechnet wird. Die übrigen Codes für die Patientenbindung, 98985 und 98977, hängen davon ab, wie viele Tage an Daten der Patient innerhalb eines rollierenden 30-Tage-Zeitraums übermittelt, und pro Zeitraum kommt nur einer der beiden Codes zur Anwendung. Die Kategorie „Therapeutisches Management“ umfasst die Zeit, die der Arzt für die Auswertung der Daten, die Kommunikation mit dem Patienten und die Anpassung der Behandlung aufwendet; sie wird unter den Codes 98979, 98980 oder 98981 abgerechnet, je nachdem, wie viele Minuten an anrechenbarer Zeit in einem Kalendermonat anfallen.

Wie funktionieren die Schwellenwerte für die Patientenbeteiligung?

Der Patient muss die Daten an verschiedenen Tagen innerhalb eines fortlaufenden Zeitraums von 30 Tagen übermitteln, damit der entsprechende Code für die Patientenbeteiligung gültig ist. Im Webinar wurde ein Mindestumfang von zwei überwachten Tagen für die erste Schwelle, die dem Code 98985 entspricht, und mindestens 16 überwachten Tagen für die höhere Schwelle, die dem Code 98977 entspricht, erörtert. „ Physitrack “ zeichnet die qualifizierenden Aktivitäten in der App automatisch auf, jedoch sollten Ärzte die aktuellen Code-Anforderungen überprüfen, da sich die CMS-Vorschriften ändern können.

Wie funktionieren die Codes für die therapeutische Behandlung?

Die Codes 98979, 98980 und 98981 decken die Zeit ab, die der Behandler für die Fernbetreuung aufwendet; die Abrechnung erfolgt pro Kalendermonat und nicht pro fortlaufendem 30-Tage-Zeitraum. Zu den anrechnungsfähigen Tätigkeiten zählen Telefonate oder Telemedizin-Gespräche, sichere Nachrichten, die Überprüfung von Daten sowie Programmänderungen. Der Code 98979 gilt für die ersten 10 Minuten sowie mindestens eine interaktive Kommunikation, der Code 98980 kommt zur Anwendung, sobald die Dauer 20 Minuten erreicht, und der Code 98981 deckt jede weitere 20-Minuten-Einheit darüber hinaus ab. „ Physitrack “ erfasst die innerhalb der Plattform durchgeführten Aktivitäten, während Therapeuten anrechnungsfähige Interaktionen, die anderweitig stattfinden, manuell dokumentieren müssen.

Wie viel erstattet Medicare tatsächlich?

Der Redner nannte eine durchschnittliche RTM-Erstattung durch Medicare von etwa 150 US-Dollar pro Patient für einen Abrechnungszeitraum von 30 Tagen, sofern die entsprechenden Code-Schwellenwerte erfüllt sind. Die tatsächliche RTM-Erstattung hängt von den abgerechneten Codes, der Medicare-Gebührenordnung, geografischen Anpassungen und dem Versicherungsschutz des Patienten ab. Der Großteil der aktuellen RTM-Abrechnungen entfällt auf Medicare Teil B, während der Versicherungsschutz privater Versicherer je nach Tarif und Bundesstaat variiert.

Abrechnungs- und Kostenmechanismen

Müssen Medicare-Patienten bei RTM eine Zuzahlung leisten?

Im Rahmen von Medicare Teil B muss der Patient in der Regel 20 % der Kosten für anspruchsberechtigte RTM-Leistungen selbst tragen. Eine Zusatzversicherung kann diesen Betrag ganz oder teilweise übernehmen. Die Höhe der Zuzahlung bei privaten Versicherungen hängt vom jeweiligen Tarif des Patienten ab.

Gilt eine Selbstbeteiligung?

Je nach Medicare- oder privater Krankenversicherung des Patienten kann eine Selbstbeteiligung anfallen. Die von RTM in Rechnung gestellten Leistungen fließen ebenso in die jährliche Selbstbeteiligung und die Kostenbeteiligungsregelung für Teil B ein wie andere von Teil B abgedeckte Leistungen. Ihr Abrechnungspersonal sollte die Versicherungsleistungen des Patienten vor der Anmeldung überprüfen.

Wie funktionieren die Gebühren von 8 Dollar pro Folge und 6 Dollar pro Lizenz im Zusammenspiel?

Physitrack Für die Aktivierung von RTM werden monatlich 6 US-Dollar pro Arztlizenz berechnet. Eine Praxis mit 10 aktivierten Lizenzen würde somit einen monatlichen Aufpreis von 60 US-Dollar zahlen. In der Lizenzgebühr ist auch der Zugang zu Physicourses enthalten, der Fortbildungsplattform von Physitrack.

Physitrack Für jeden Patienten, der in eine RTM-Behandlungsphase aufgenommen wird, werden separat 8 Dollar berechnet. Im Webinar wurde diese Gebühr als Pauschalbetrag für die gesamte Behandlungsphase und nicht als wöchentliche Gebühr beschrieben. Bei einem sechs- oder zwölfwöchigen Behandlungsplan würde weiterhin eine Patientengebühr von 8 Dollar anfallen.

Im Webinar wurde eine durchschnittliche Medicare-Erstattung von etwa 150 US-Dollar pro Patientenfall genannt, wobei die tatsächliche RTM-Erstattung von den abgerechneten Codes, den Vorschriften des Kostenträgers, dem Standort und der Gebührenordnung abhängt.

Ab wann fällt die Patientengebühr von 8 Dollar an?

Physitrack Die Gebühr in Höhe von 8 $ wird fällig, wenn der Patient das RTM-Programm zum ersten Mal öffnet und nutzt. Die bloße Freischaltung von RTM für einen Patienten führt nicht zur Erhebung dieser Gebühr. Wenn sich der Patient nie anmeldet, erhebt „ Physitrack “ keine Episodengebühr.

Was passiert am Ende jedes 30-tägigen RTM-Zeitraums?

Physitrack hält das Fenster zur Überprüfung durch den Arzt an, anstatt es automatisch zu schließen. Der Arzt wählt „RTM überprüfen“ aus, überprüft die aufgezeichnete Aktivität und entscheidet, ob er die Episode fortsetzen oder schließen möchte. Durch die Freigabe wird dieses Abrechnungsfenster geschlossen und verhindert, dass weitere Zeiten oder Aktivitäten hinzugefügt werden.

Übermittelt „ Physitrack “ die RTM-Abrechnungsdaten automatisch an die EMR?

Eine aktive Backend-Integration kann genehmigte RTM-Abrechnungsdaten übertragen, sobald der Arzt die Überprüfung abgeschlossen hat. „ Physitrack “ übermittelt die berechtigten Codes und die dafür festgelegten Sätze an die angeschlossene EMR. In-App-Trainingssitzungen, Rückmeldungen und Nachrichten werden automatisch erfasst, während Telefonate oder Videokonsultationen, die außerhalb von „ Physitrack “ stattfinden, eine manuelle Zeiteingabe und Notizerstellung erfordern.

Warum funktioniert der Epic-Zugriff möglicherweise, obwohl die RTM-Abrechnungsdaten nicht automatisch archiviert werden?

Epic-Integrationen können auf drei verschiedenen Ebenen erfolgen. Die erste Ebene unterstützt Single Sign-On, die zweite gewährt Patienten über MyChart Zugriff auf PhysiApp und ihr Trainingsprogramm, und die dritte überträgt Backend-Abrechnungsdaten. Eine Klinik kann die ersten beiden Ebenen nutzen, ohne die dritte zu verwenden, sodass Mitarbeiter über Epic auf Physitrack zugreifen können, auch wenn die Abrechnungscodes nicht automatisch zurückgesendet werden.

Kliniken, bei denen dieses Problem auftritt, sollten sich unter Physitrack erkundigen, welche Epic-Integrationsstufe bei ihnen gilt. Falls keine Backend-Integration vorhanden ist, können die Mitarbeiter eine PDF-Datei mit abrechnungsfähigen Codes, absolvierten Übungen und Notizen herunterladen und diese anschließend manuell in ihre Abrechnungs- oder Revenue-Cycle-Software hochladen.

Sonderfälle bei der Anspruchsberechtigung

Kann ein PTA RTM-CPT-Codes abrechnen?

Nein. In der Antwort im Webinar hieß es, dass Physiotherapeutische Assistenten (PTAs) keine RTM-Codes abrechnen dürfen. Die Codes für die therapeutische Betreuung umfassen die Überprüfung der Patientendaten und die Anpassung des Behandlungsplans, was außerhalb des Tätigkeitsbereichs eines PTA liegt. Die Abrechnung der RTM-Codes muss durch den behandelnden Physiotherapeuten erfolgen.

Kann ein MA oder NP anstelle des behandelnden Physiotherapeuten die Rechnung stellen?

Nein. Die Abrechnung im Rahmen des RTM-Programms erfolgt durch den für den Behandlungsplan des Patienten zuständigen Therapeuten. Ein Physiotherapeut darf die Abrechnung nicht an eine medizinische Fachangestellte, eine Pflegefachkraft oder eine andere Hilfskraft delegieren, die nicht der behandelnde Therapeut im Rahmen dieses Plans ist.

Können Chiropraktiker RTM-Codes abrechnen?

Chiropraktiker, die Leistungen nach Medicare Teil B abrechnen können, haben in der Regel Anspruch auf die RTM-Leistung. Dr. Milica McDowell empfahl, die Anspruchsberechtigung mit einem Compliance-Beauftragten abzuklären, da sich die Abrechnungsberechtigung und die Anforderungen an den Leistungsumfang je nach Art der medizinischen Einrichtung und Rechtsgebiet unterscheiden können.

Können Fachkräfte in der häuslichen Pflege Leistungen bei RTM abrechnen?

Die Antwort hängt davon ab, ob die Einrichtung die Leistung im Rahmen von Medicare Teil A oder Teil B abrechnet. Die häusliche Pflege im Rahmen von Medicare Teil A unterliegt einer anderen Leistungsstruktur als die ambulante Versorgung, die im Rahmen von Teil B abgerechnet wird – selbst wenn ein medizinisches Fachpersonal diese ambulante Versorgung beim Patienten zu Hause erbringt.

Aufgrund der klinischen Erfahrung von Dr. McDowell sollte die Abrechnung nach Teil B grundsätzlich eine RTM zulassen, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Sie stellte diese Antwort jedoch nicht als verbindliche Richtlinie dar und empfahl eine behördenspezifische Prüfung gemeinsam mit einem Compliance-Beauftragten.

Kann eine Praxis, in der bar bezahlt wird, RTM nutzen?

Ja. Eine Praxis, die auf Barzahlung basiert, kann Fernüberwachungstechnologie als erweiterte Dienstleistung oder im Rahmen eines Abonnements nutzen, ohne RTM-CPT-Codes bei Medicare einzureichen. Die Praxis kann dann ihre eigene Leistungsstruktur festlegen, da die Abrechnungsschwellenwerte und die Regeln für Behandlungspläne von Medicare keine Anwendung auf eine Leistung finden, für die bei Medicare kein Antrag gestellt wird.

Eine Klinik sollte ihr Angebot sorgfältig beschreiben, damit die Patienten verstehen, ob sie eine Selbstzahlerleistung erwerben oder eine von der Versicherung abgerechnete RTM-Leistung in Anspruch nehmen.

Kann die RTM bei einem Patienten mit chronischen Schmerzen nach der Entlassung fortgesetzt werden?

Für die Abrechnung mit Medicare RTM ist ein aktiver Behandlungsplan erforderlich. Eine Klinik kann nach der Entlassung des Patienten keine Abrechnungen mehr mit Medicare vornehmen, selbst wenn der Patient aufgrund chronischer Schmerzen wiederholt zur Behandlung zurückkehrt.

Eine Barzahlung kann zwar dazu beitragen, dass der Patient zwischen den einzelnen Behandlungsphasen weiterhin an der Nachsorge teilnimmt, doch die Klinik kann diese Zeit lückenlos nicht bei Medicare abrechnen. Die Abrechnung über Medicare RTM kann wieder aufgenommen werden, sobald der Patient einen neuen aktiven Behandlungsplan beginnt, unabhängig davon, ob der Diagnosecode gleich bleibt oder sich ändert.

Muss die erstmalige RTM-Einrichtung am selben Tag wie die Präsenzprüfung erfolgen?

Nach Dr. McDowells bestem Verständnis sollte die Ersteinrichtung am selben Tag erfolgen wie der persönliche Besuch. Sie stufte ihre Sicherheit hinsichtlich der Genauigkeit ausdrücklich mit „B+ bis A-“ ein und erklärte, dass „ Physitrack “ diese Anforderung bestätigen würde. Ärzte sollten die zeitliche Regelung überprüfen, bevor sie diese in ihren Abrechnungsablauf integrieren.

Nach der Einrichtung kann der Patient zwischen den Terminen Sitzungen absolvieren. Die Software schreibt keine Mindesthäufigkeit für spätere persönliche Termine vor. Diese Häufigkeit richtet sich nach den Compliance-Richtlinien Ihrer Einrichtung, den gesetzlichen Vorschriften und den Anforderungen zur Aufrechterhaltung eines aktiven Pflegeplans.

Können RTM und das Management chronischer Erkrankungen gemeinsam eingesetzt werden?

Das Webinar hat diese Frage nicht geklärt. Der Teilnehmer verwendete die Abkürzung CCM, und Dr. McDowell erklärte, sie sei mit dem damit gemeinten Bezug nicht ausreichend vertraut, um darauf antworten zu können. Kliniken sollten sich an die Abrechnungs- oder Compliance-Abteilung wenden, anstatt eine Antwort aus der Veranstaltung abzuleiten.

Kann RTM in medizinisch-rechtlichen Fällen abgerechnet werden?

Die Antwort hängt vom jeweiligen Versicherer, der die Kosten übernimmt, sowie von den geltenden staatlichen Vorschriften ab. Im Webinar wurde die Berechtigung für medizinisch-rechtliche RTM-Leistungen nicht im Rahmen der allgemeinen Medicare-Leitlinien behandelt. Fragen zu Chiropraktikern, häuslicher Pflege, CCM oder medizinisch-rechtlichen Leistungsansprüchen sollten an einen qualifizierten Compliance-Beauftragten oder Abrechnungsspezialisten gerichtet werden.

RTM in Ihrer eigenen Praxis zum Laufen bringen

Eine Praxis kann die RTM-Technologie zwar schnell bewerten, doch hängt die Umsetzung von ihren Abrechnungs- und Compliance-Vorschriften ab. Sie müssen klären, welche Kostenträger die RTM-Kosten übernehmen, wer im Rahmen des laufenden Behandlungsplans Abrechnungen vornehmen darf, wie Ihre Praxis die Zuzahlungen der Patienten handhabt und ob Ihre EMR-Integration Abrechnungsdaten übermittelt oder lediglich die Anmeldung und den Patientenzugang unterstützt. Ein Spezialist für Abrechnung oder Compliance kann diese praxisbezogenen Fragen zuverlässiger klären als eine Checkliste mit Funktionsmerkmalen.

PhysitrackDie RTM-Plattform von [Name] bietet Ärzten das im Webinar beschriebene Dashboard, das unter anderem Informationen zu Patientenaktivitäten, zur CPT-Abrechnungsfähigkeit und zur Dauer der Fernüberprüfung enthält. Sie können außerdem besprechen, welche Integrationsstufe Ihre Praxis benötigt und wie die Abrechnungsdaten in Ihre elektronische Patientenakte (EMR) übertragen werden. Wenn Sie diese Arbeitsabläufe anhand Ihrer aktuellen Richtlinien überprüfen, erhalten Sie einen praktischen Umsetzungsplan, noch bevor die Registrierung beginnt.