Foire aux questions sur la RTM : réponses issues d'une session de questions-réponses en direct avec un clinicien

En bref

• Ce récapitulatif répond aux questions posées par les cliniciens lors du webinaire en direct « RTM 101 » organisé par Physitrack; il ne s'agit pas d'un guide général sur la facturation.
• RTM intègre des retours d'information numériques sur la réalisation des exercices, la douleur, la difficulté et le nombre de répétitions à un programme d'exercices à domicile entre deux consultations.
• Les codes CPT RTM couvrent le temps consacré à la préparation et à l'accompagnement du patient ou à la gestion du traitement par le praticien, avec des seuils de facturation différents pour chaque catégorie.
• Le webinaire a indiqué que le remboursement moyen de Medicare s'élevait à environ 150 dollars par patient pour une période de 30 jours. Physitrack facture 8 dollars par épisode de soins pour chaque patient inscrit, plus 6 dollars par licence de praticien chaque mois.
• En kinésithérapie, c’est au kinésithérapeute traitant qu’il incombe d’établir la facture, et le patient doit continuer à bénéficier d’un programme de soins actif. Le résumé fait état de l’incertitude de l’intervenant quant au délai de mise en place le jour même et souligne que la question relative au CCM est restée sans réponse.

Les bases du RTM : qu'est-ce que c'est et comment fonctionnent les codes ?

Le webinaire a débuté par les questions pratiques que se posent les cliniciens lorsqu’ils doivent déterminer si la RTM correspond à leur modèle de soins.

Qu'est-ce que le RTM, en termes simples ?

Le Dr Milica McDowell a décrit la surveillance thérapeutique à distance comme un « programme d'exercices à domicile (HEP) amélioré », auquel s'ajoute un suivi. Le praticien prescrit des exercices comme d'habitude, tandis que le patient communique des informations telles que la douleur ressentie, les difficultés rencontrées et le nombre de répétitions effectuées via l'application numérique. La surveillance thérapeutique à distance fournit au praticien des informations sur ce qui se passe entre les consultations et permet d'adapter le plan de soins en conséquence.

Qu'est-ce que le RTM n'est pas ?

La RTM ne remplace ni les consultations en présentiel ni le jugement du kinésithérapeute traitant. Le suivi automatisé enregistre l'activité du patient, mais c'est toujours le clinicien qui examine les données et décide s'il convient de modifier le programme. Le webinaire a présenté la RTM comme un outil d'alerte précoce permettant d'identifier les problèmes entre deux consultations.

Quelle est la différence entre ces deux séries de codes CPT ?

Le webinaire a regroupé les codes CPT RTM en deux catégories : l’engagement du patient et la prise en charge thérapeutique. La catégorie « engagement du patient » commence par le code 98975, qui correspond à la mise en place initiale et à l’éducation du patient, et qui est facturé une fois par épisode de soins. Les autres codes relatifs à l'implication du patient, à savoir 98985 et 98977, dépendent du nombre de jours de données transmises par le patient au cours d'une période glissante de 30 jours ; un seul de ces deux codes s'applique par période. La catégorie « gestion thérapeutique » couvre le temps consacré par le praticien à l’examen des données, à la communication avec le patient et à l’ajustement du traitement ; elle est facturée sous les codes 98979, 98980 ou 98981 en fonction du nombre de minutes de temps éligible accumulées au cours d’un mois civil.

Comment fonctionnent les seuils d'implication des patients ?

Le patient doit transmettre des données lors de jours distincts au cours d’une période glissante de 30 jours pour que le code d’engagement du patient concerné soit éligible. Le webinaire a évoqué un minimum de deux jours de suivi pour le premier seuil, qui correspond au code 98985, et au moins 16 jours de suivi pour le seuil supérieur, qui correspond au code 98977. L’application « Physitrack » enregistre automatiquement les activités éligibles au sein de l’application, mais les cliniciens doivent vérifier les exigences actuelles relatives aux codes, car les règles du CMS peuvent évoluer.

Comment fonctionnent les codes de prise en charge thérapeutique ?

Les codes 98979, 98980 et 98981 couvrent le temps consacré par le praticien à la gestion du traitement à distance ; ils sont facturés par mois civil plutôt que par période glissante de 30 jours. Les activités éligibles peuvent inclure les conversations téléphoniques ou par télésanté, les messages sécurisés, l'examen des données et les modifications apportées au programme. Le code 98979 s'applique aux 10 premières minutes plus au moins une communication interactive, le code 98980 s'applique dès que ce temps atteint 20 minutes, et le code 98981 couvre chaque tranche supplémentaire de 20 minutes au-delà. La plateforme « Physitrack » enregistre les activités réalisées au sein de la plateforme, tandis que les praticiens doivent documenter manuellement les interactions éligibles menées ailleurs.

Quel est le montant réel du remboursement par Medicare ?

L'intervenant a indiqué que le remboursement moyen par Medicare au titre du RTM s'élevait à environ 150 dollars par patient pour une période de facturation de 30 jours, lorsque les seuils applicables aux codes sont respectés. Le montant réel du remboursement RTM varie en fonction des codes utilisés, du barème de Medicare, des ajustements géographiques et de la couverture du patient. La partie B de Medicare représente la majeure partie de la facturation RTM actuelle, tandis que la couverture des assureurs privés varie selon les contrats et les États.

Mécanismes de facturation et de calcul des coûts

Les patients bénéficiant de Medicare doivent-ils payer une quote-part pour le RTM ?

Dans le cadre de la partie B de Medicare, le patient doit généralement prendre en charge 20 % de la coassurance pour les services RTM éligibles. Une assurance complémentaire peut prendre en charge tout ou partie de ce montant. La participation aux frais dans le cadre d'une assurance privée dépend du contrat spécifique du patient.

Y a-t-il une franchise à payer ?

Une franchise peut s'appliquer en fonction de la couverture Medicare ou de l'assurance privée du patient. Les frais facturés par RTM s'inscrivent dans le cadre de la même franchise annuelle de la Partie B et du même système de participation aux frais que les autres services couverts par la Partie B. Votre service de facturation doit vérifier les prestations du patient avant son inscription.

Comment s'articulent les frais de 8 dollars par épisode et ceux de 6 dollars par licence ?

Physitrack facture 6 $ par licence de praticien et par mois pour activer la fonction RTM. Une clinique disposant de 10 licences activées paierait ainsi un supplément mensuel de 60 $. Les frais de licence comprennent également l'accès à Physicourses, la plateforme de formation continue de Physitrack.

Physitrack facture séparément 8 $ pour chaque patient inscrit à un épisode RTM. Le webinaire a précisé que ces frais correspondaient à un montant forfaitaire pour l'épisode, et non à des frais hebdomadaires. Un programme de soins de six ou douze semaines donnerait toujours lieu à des frais de 8 $ par patient.

Le webinaire a indiqué que le remboursement moyen par Medicare s'élevait à environ 150 dollars par épisode de soins par patient, bien que le remboursement réel au titre du programme RTM dépende des codes utilisés, des règles de l'organisme payeur, de la localisation géographique et du barème tarifaire.

À partir de quel moment les frais de 8 $ à la charge du patient s'appliquent-ils ?

Physitrack Cela entraîne la facturation de 8 $ lorsque le patient ouvre et utilise le programme RTM pour la première fois. Le simple fait d’activer le programme RTM pour un patient ne génère pas de frais. Si le patient ne se connecte jamais, Physitrack ne facture pas les frais liés à cet épisode.

Que se passe-t-il à la fin de chaque période RTM de 30 jours ?

Physitrack met la fenêtre en attente pour que le praticien puisse la vérifier, au lieu de la fermer automatiquement. Le praticien sélectionne « Vérifier le RTM », vérifie l’activité enregistrée, puis choisit de poursuivre ou de clôturer l’épisode. La validation clôt cette fenêtre de facturation et empêche l’ajout de temps ou d’activités supplémentaires à celle-ci.

Physitrack transmet-il automatiquement les données de facturation RTM au DME ?

Une intégration back-end active permet de transférer les données de facturation RTM validées une fois que le praticien a terminé son examen. Physitrack envoie les codes éligibles et leurs tarifs configurés vers le DME connecté. Les séances d'exercices, les commentaires et les messages au sein de l'application sont enregistrés automatiquement, tandis que les appels téléphoniques ou les consultations vidéo effectués en dehors de Physitrack nécessitent une saisie manuelle du temps et des notes.

Pourquoi l'accès à Epic pourrait-il fonctionner alors que les données de facturation RTM ne sont pas enregistrées automatiquement ?

Les intégrations Epic peuvent fonctionner à trois niveaux distincts. Le premier niveau prend en charge l’authentification unique (Single Sign-On), le deuxième permet aux patients d’accéder via MyChart à PhysiApp et à leur programme d’exercices, et le troisième transfère les données de facturation back-end. Une clinique peut disposer des deux premiers niveaux sans le troisième ; le personnel peut ainsi accéder à Physitrack via Epic, même si les codes de facturation ne sont pas transmis automatiquement.

Les cliniques confrontées à ce problème doivent se renseigner auprès d'Physitrack pour connaître leur niveau d'intégration Epic. En l'absence d'intégration back-end, le personnel peut télécharger un fichier PDF contenant les codes facturables, les exercices effectués et les notes, puis l'importer manuellement dans son logiciel de facturation ou de gestion du cycle de revenus.

Cas limites d'éligibilité

Un assistant thérapeutique (PTA) peut-il facturer des codes CPT RTM ?

Non. La réponse donnée lors du webinaire indiquait que les assistants kinésithérapeutes (PTA) ne peuvent pas facturer les codes RTM. Les codes de prise en charge thérapeutique impliquent l'examen des données du patient et l'ajustement du plan de soins, ce qui ne relève pas du champ de compétence d'un PTA. C'est au kinésithérapeute traitant qu'il revient de soumettre la facturation RTM.

Un assistant médical (MA) ou un infirmier praticien (NP) peut-il facturer à la place du kinésithérapeute traitant ?

Non. La facturation RTM incombe au professionnel de santé responsable du plan de soins du patient. Un kinésithérapeute ne peut pas déléguer la facturation à un assistant médical, à une infirmière praticienne ou à tout autre assistant qui n'est pas le professionnel de santé traitant dans le cadre de ce plan.

Les chiropracteurs peuvent-ils facturer des codes RTM ?

Les chiropracteurs autorisés à facturer la partie B de Medicare peuvent généralement bénéficier de la prestation RTM. Le Dr Milica McDowell recommande de vérifier l'éligibilité auprès d'un responsable de la conformité, car les conditions d'autorisation de facturation et le champ d'application peuvent varier selon le type de praticien et la juridiction.

Les professionnels de santé à domicile peuvent-ils facturer RTM ?

La réponse dépend du fait que l'organisme facture les soins au titre de la partie A ou de la partie B de Medicare. Les soins à domicile couverts par la partie A de Medicare relèvent d'une structure de prise en charge différente de celle des soins ambulatoires facturés au titre de la partie B, même lorsqu'un professionnel de santé dispense ces soins ambulatoires au domicile du patient.

D'après l'expérience clinique du Dr McDowell, la facturation au titre de la partie B devrait en principe autoriser le RTM lorsque les autres conditions sont remplies. Elle n'a toutefois pas présenté cette réponse comme une recommandation définitive et a recommandé de procéder à un examen spécifique à chaque organisme avec un responsable de la conformité.

Un cabinet pratiquant le paiement en espèces peut-il utiliser le RTM ?

Oui. Un cabinet pratiquant la facturation au comptant peut utiliser une technologie de télésurveillance dans le cadre d’un service ou d’un abonnement à valeur ajoutée sans soumettre de codes CPT RTM à Medicare. Le cabinet peut alors définir sa propre structure tarifaire, car les seuils de facturation de Medicare et les règles relatives au plan de soins ne s’appliquent pas à un service pour lequel Medicare ne reçoit aucune demande de remboursement.

Une clinique doit décrire clairement l'offre proposée afin que les patients sachent s'ils achètent une prestation payée comptant ou s'ils bénéficient d'une prestation RTM prise en charge par leur assurance.

Le programme RTM peut-il se poursuivre après la sortie de l'hôpital pour un patient souffrant de douleurs chroniques ?

La facturation Medicare RTM nécessite l'existence d'un plan de soins actif. Une clinique ne peut pas continuer à facturer Medicare après la sortie du patient, même si celui-ci doit revenir pour des épisodes de soins répétés en raison d'une douleur chronique.

Une participation financière du patient peut permettre de maintenir son implication dans le suivi entre deux épisodes, mais la clinique ne peut pas facturer cette période intermédiaire à Medicare. La facturation Medicare RTM peut reprendre lorsque le patient entame un nouveau plan de soins actif, que le code de diagnostic reste le même ou qu’il change.

La configuration initiale du RTM doit-elle avoir lieu le même jour que l'examen en présentiel ?

D’après ce que le Dr McDowell avait compris, la configuration initiale devait avoir lieu le même jour que la consultation en présentiel. Elle a explicitement évalué son niveau de confiance à « B+, A- en termes de précision » et a indiqué que le site Physitrack permettrait de confirmer cette exigence. Les praticiens doivent vérifier cette règle de délai avant de l’intégrer à leur processus de facturation.

Une fois la configuration effectuée, le patient peut suivre des séances entre deux consultations. Le logiciel n’impose aucune fréquence minimale pour les rendez-vous en présentiel ultérieurs. Ce sont les politiques de conformité de votre établissement, la réglementation régionale et les exigences relatives au maintien d’un plan de soins actif qui déterminent cette fréquence.

Peut-on associer la RTM et la prise en charge des maladies chroniques ?

Le webinaire n'a pas permis de répondre à cette question. Le participant a utilisé l'acronyme « CCM », et le Dr McDowell a indiqué qu'elle ne connaissait pas suffisamment le contexte pour y répondre. Les cliniques devraient solliciter des conseils en matière de facturation ou de conformité plutôt que de tirer une conclusion à partir de cette session.

La RTM peut-elle faire l'objet d'une facturation dans le cadre d'affaires médico-légales ?

La réponse dépend de l'assureur chargé de régler l'indemnisation et des exigences en vigueur dans l'État concerné. Le webinaire n'a pas abordé la question de l'éligibilité au programme RTM médico-légal dans le cadre des directives standard de Medicare. Les questions concernant les chiropracteurs, les soins à domicile, la gestion des soins coordonnés (CCM) ou les demandes d'indemnisation médico-légales doivent être adressées à un responsable de la conformité ou à un spécialiste de la facturation qualifié.

Mettre en place RTM dans votre cabinet

Un cabinet médical peut évaluer rapidement la technologie RTM, mais sa mise en œuvre dépend de ses règles de facturation et de conformité. Vous devez vérifier quels payeurs prennent en charge la RTM, qui peut facturer dans le cadre du plan de soins en cours, comment votre cabinet gère la coassurance des patients, et si l'intégration à votre dossier médical électronique (DME) transmet les données de facturation ou se limite à la gestion des connexions et à l'accès des patients. Un spécialiste de la facturation ou de la conformité sera mieux à même de répondre à ces questions spécifiques à votre cabinet qu'une simple liste de fonctionnalités.

PhysitrackLa plateforme RTM de [nom de l’entreprise] offre aux cliniciens le tableau de bord présenté lors du webinaire, qui inclut notamment l’activité des patients, l’éligibilité aux codes CPT et le temps consacré à l’examen à distance. Vous pouvez également discuter du niveau d’intégration dont votre clinique a besoin et de la manière dont les dossiers de facturation seront transférés vers votre DME. L’analyse de ces flux de travail à la lumière de vos politiques actuelles vous permettra d’élaborer un plan de mise en œuvre concret avant le début des inscriptions.