Totale eigendomskosten: wat kleine fysiotherapie praktijken en daadwerkelijk betalen voor EPD-software

TL;DR

• Een offerte voor een maandelijks abonnement geeft geen volledig beeld van de totale eigendomskosten van het EPD voor een kleine fysiotherapie praktijk.
• Houd bij uw berekening rekening met het abonnementsniveau, de installatiekosten, de opleidingskosten, de factureringskosten, de contractduur en de verlengingsvoorwaarden.
• WebPT vereist een demo om de huidige prijzen te kunnen bekijken, dus alle niet-officiële cijfers moeten worden beschouwd als hypothetische gegevens en niet als de huidige prijzen van WebPT.
• SPRY publiceert een structuur per NPI met afzonderlijke kosten in het facturatiedashboard, maar je moet nog steeds je totale jaarlijkse kosten berekenen.
• Met het onderstaande werkblad kunt u elke offerte van een leverancier omrekenen naar geschatte kosten voor één jaar en drie jaar.

Waarom de adviesprijs kleine fysiotherapeuten misleidt praktijken

Een opgegeven maandelijks tarief dekt slechts een deel van de aanschafkosten van een EPD-systeem. De meeste offertes gaan uit van een abonnement per zorgverlener, maar op de factuur kunnen ook implementatiekosten, opleidingen, factureringsdiensten en optionele functies worden vermeld. U moet alle kosten omrekenen naar jaar- en driejarige totalen voordat u leveranciers met elkaar kunt vergelijken.

Kleine praktijken kunnen hun vaste kosten niet over een groot aantal klinische medewerkers verdelen. Een installatievergoeding van 1.500 dollar kost een solo- praktijk 1.500 dollar per behandelaar, terwijl een groep van 100 behandelaars dezelfde vergoeding over het hele personeelsbestand kan verdelen. Grotere groepen kunnen bovendien volumekortingen bedingen en medewerkers aanwijzen voor de implementatie, zonder dat de eigenaar van de praktijk tijd hoeft te besteden aan zaken die ten koste gaan van de patiëntenzorg.

Factureringskosten op basis van een percentage kunnen een groter deel uitmaken van de totale technologie-uitgaven van een kleine praktijk. De kosten stijgen naarmate er meer vorderingen worden geïnd, en een kleine praktijk beschikt wellicht niet over een ervaren factureringsmedewerker die afgewezen declaraties kan controleren of vermijdbare fouten kan opsporen. Een grotere groep kan de kosten van uitbestede facturering vergelijken met de kosten van interne personeelsbezetting en heeft mogelijk meer onderhandelingsmacht.

Bij een nuttige berekening van de totale eigendomskosten wordt de offerte in vijf onderdelen opgesplitst. Begin met de terugkerende abonnementskosten en de eenmalige installatiekosten. Tel daar de kosten voor betaalde trainingen en eventuele factureringskosten bij op, die worden berekend als een percentage van de geïnde bedragen. Modelleer vervolgens het financiële effect van de contractduur en de verlengingsvoorwaarden.

Gebruik voor elke leverancier dezelfde patiëntenaantallen, schattingen van de inkomsten en aannames inzake personeelsbezetting, en dezelfde periode. Een lager maandelijks abonnement kan in totaal duurder uitvallen wanneer installatiekosten of factureringskosten in de berekening worden meegenomen. Het werkblad verderop in deze handleiding zet deze variabelen om in vergelijkbare jaar- en driejarige cijfers.

Vijf kostenposten die naast de abonnementsprijs nog moeten worden meegerekend

De abonnementsniveaus bepalen welke functies onder uw maandelijkse bijdrage vallen. WebPT deelt zijn abonnementen in drie niveaus in: Starter, Enhanced en Ultimate, maar geeft de prijzen weer via een demo in plaats van standaardtarieven te publiceren. Aangezien WebPT geen standaardtarieven voor deze niveaus publiceert, dient u een schriftelijke offerte te gebruiken voor uw begroting en vergelijkingen. SPRY publiceert een tarief per NPI en brengt zijn factureringsdashboard apart in rekening, waardoor u nog steeds zelf het juiste niveau en de juiste extra’s voor uw praktijk moet berekenen.

De kosten voor installatie en implementatie verhogen de kosten in het eerste jaar. Aangezien WebPT geen standaard installatiekosten vermeldt, dient u het bedrag uit uw schriftelijke offerte te hanteren. Vraag of deze kosten ook de gegevensmigratie, de configuratie van uw account, sjablonen en ondersteuning tijdens de opstartfase omvatten.

De opleidingskosten zijn afhankelijk van het aantal betaalde uren dat uw personeel nodig heeft. Vermenigvuldig het opgegeven uurtarief met de benodigde opleidingsduur en tel daar vervolgens de loonkosten bij op voor de deelname van zorgverleners en administratief personeel. Ga na of de introductieperiode ook de opleiding omvat en of voor latere sessies hetzelfde tarief geldt.

Factureringsdiensten kunnen duurder uitvallen dan het softwareabonnement wanneer een leverancier een percentage van de geïnde bedragen in rekening brengt. Een vergoeding van bijvoorbeeld 5 procent over $500.000 aan jaarlijks geïnde bedragen zou $25.000 kosten, zelfs als het EPD-abonnement ongewijzigd blijft. Vraag na of er aparte kosten worden aangerekend voor factureringssoftware, het indienen van declaraties, het boeken van betalingen en ondersteuning door factureringspersoneel. De prijs voor het aparte factureringsdashboard van SPRY moet ook in deze berekening worden meegenomen wanneer dit niet in het door u gekozen pakket is inbegrepen.

De contract- en verlengingsvoorwaarden bepalen hoe deze kosten na het eerste jaar veranderen. Controleer de minimale looptijd, de opzegtermijn, de opzegtermijn voor verlenging en eventuele toegestane jaarlijkse verhogingen. Een gereduceerd starttarief kan op jaarbasis hogere kosten opleveren als het contract verhogingen toestaat of wordt verlengd voordat u alternatieven kunt vergelijken. Bereken de volledige contractduur in plaats van de offerte te beoordelen op basis van de eerste maandelijkse betaling.

Waarom dezelfde tariefstructuur een solo- praktijk e meer kost dan een grote groep?

Kleine praktijken betalen vaak een hoger effectief tarief omdat ze minder inkomsten hebben waarover ze de vaste kosten kunnen spreiden. Neem bijvoorbeeld een hypothetische offerte met een maandelijks bedrag van $150 per zorgverlener, $1.000 installatiekosten en vier opleidingsuren à $200 per uur. Een praktijk met twee behandelaars praktijk zou $3.600 betalen voor het abonnement van het eerste jaar en $1.800 voor installatie en training. Die vaste kosten verhogen de softwarekosten voor het eerste jaar met 50 procent, nog exclusief factureringskosten of extra's.

Een groep van 100 zorgverleners zou bij hetzelfde abonnementstarief 180.000 dollar betalen. Als de leverancier de kosten voor installatie en training op 1.800 dollar zou houden, zouden die kosten slechts 1 procent extra bedragen. Bij een grootschalige implementatie is wellicht meer betaalde training nodig, maar de groep kan vaak over de prijs onderhandelen of een paar interne medewerkers opleiden die vervolgens de rest ondersteunen. Een groep van twee zorgverleners praktijk heeft minder mogelijkheden om de kosten te spreiden of te verlagen.

Factureringskosten kunnen het verschil nog verder vergroten. Stel dat de kleine praktijk jaarlijks $400.000 aan vorderingen incasseert en 6 procent van het geïnde bedrag aan factureringskosten betaalt. De factureringsdienst zou dan $24.000 per jaar kosten. Een groep met 100 zorgverleners zou wellicht een lager percentage kunnen bedingen, eigen factureringspersoneel in dienst nemen of medewerkers aanwijzen om afgewezen declaraties en coderingsfouten te controleren. Een kleine praktijk moet mogelijk de tijd van de eigenaar of de kosten van een externe controle meerekenen bij het beoordelen of de factureringsdienst voldoende inkomsten genereert om de kosten te rechtvaardigen.

Verhogingen bij contractverlenging hebben ook een grotere impact op kleine praktijken wanneer zij over onvoldoende onderhandelingsmacht beschikken. Klanten van WebPT doen er goed aan zich te baseren op hun schriftelijke verlengingsvoorwaarden in plaats van op ongedocumenteerde berichten over prijsstijgingen. Individuele accounts zijn geen maatstaf voor de verhoging die een andere praktijk zal ontvangen. Een bescheiden verhoging kan zich nog steeds snel opstapelen wanneer de praktijk geen volumekorting kan bedingen of onverwachte kosten niet kan opvangen over een groter aantal zorgverleners.

Hoe contract- en verlengingsvoorwaarden van invloed zijn op de kosten over meerdere jaren

De bepalingen in het contract bepalen of de offerte voor het eerste jaar voorspelbaar blijft. Een abonnement voor vijf zorgverleners tegen een prijs van $100 per zorgverlener per maand kost bijvoorbeeld $18.000 over een periode van drie jaar bij een vast tarief. Bij een jaarlijkse stijging van 8 procent komt het totaalbedrag voor drie jaar uit op ongeveer $19.478, exclusief kosten voor installatie, training of facturering.

Voordat u ondertekent, dient u drie bepalingen goed door te nemen. In een tariefgarantie moet worden vermeld hoe lang de opgegeven prijs geldt en welke kosten hieronder vallen. In een indexeringsclausule moet worden gespecificeerd wanneer de prijzen kunnen stijgen en of het contract een maximum stelt aan elke verhoging. In een clausule inzake automatische verlenging moeten de verlengingsperiode, de vereiste opzegtermijn, de toegestane opzeggingswijze en eventuele kosten voor vroegtijdige beëindiging worden vermeld.

Let vooral goed op de opzegtermijnen, want leveranciers kunnen eisen dat u 30, 60 of 90 dagen vóór de verlenging schriftelijk opzegt. Als u de deadline mist, kan het contract met nog een volledig jaar worden verlengd tegen het nieuwe tarief. Noteer elke verlengingsdatum en opzegtermijn meteen in uw agenda wanneer u het contract ondertekent, in plaats van te wachten op een herinnering van de leverancier.

Uw ondertekende WebPT-overeenkomst, en niet rapporten over andere klanten, bepaalt welke prijsverhogingen van toepassing kunnen zijn op uw praktijk. Uw contract bepaalt hoe een prijsverhoging van invloed is op uw praktijk. Een tariefgarantie of een maximum voor prijsverhogingen biedt u een contractuele basis om bezwaar te maken tegen een onverwachte wijziging. Een overeenkomst die prijsverhogingen toestaat na kennisgeving, kan ertoe leiden dat u binnen een korte termijn moet kiezen tussen de nieuwe prijs en opzegging. Vraag de leverancier om elke mondelinge prijsbelofte op te nemen in de ondertekende overeenkomst.

Stel je eigen werkblad op voor de totale eigendomskosten van je EPD

Gebruik voor elke offerte voor een EPD hetzelfde werkblad, zodat elke leverancier dezelfde kostencategorieën en dezelfde periode opneemt. Vraag de leverancier om elke invoer schriftelijk te bevestigen.

1. Bereken het jaarlijkse abonnementsbedrag. Vermenigvuldig het maandtarief met het aantal zorgverleners en 12 maanden. Tel daar de terugkerende kosten bij op voor factureringsdashboards, integraties, ondersteuning of extra locaties.

2. Voeg de implementatiekosten toe. Voer de kosten voor installatie, gegevensmigratie, configuratie en onboarding in. Geef aan of elke kost eenmalig geldt, per zorgverlener of per locatie.

3. Bereken de opleidingskosten. Vermenigvuldig het aantal vereiste opleidingsuren met het uurtarief. Neem de lonen mee die tijdens de opleiding aan zorgverleners en personeel worden betaald, als je wilt dat het werkblad de volledige operationele kosten weergeeft.

4. Maak een schatting van de factureringskosten. Vermenigvuldig de verwachte jaarlijkse incasso’s met het factureringspercentage van de leverancier. Ga uit van de incasso’s in plaats van de gefactureerde bedragen, omdat factureringsafspraken op basis van een percentage doorgaans betrekking hebben op het daadwerkelijk geïnde bedrag.

5. De verhogingen bij contractverlenging. Pas de contractuele verhoging toe op elke terugkerende kostenpost in het tweede en derde jaar. Als het contract geen tariefplafond bevat, simuleer dan verschillende scenario’s, zoals 0%, 5% en 10%.

6. Bereken de totalen. De TCO voor het eerste jaar is gelijk aan de terugkerende kosten plus de implementatie-, opleidings- en factureringskosten. De TCO voor drie jaar wordt berekend door de drie jaarlijkse totalen bij elkaar op te tellen, waarbij de eenmalige kosten alleen in het eerste jaar worden meegerekend.

Hypothetisch voorbeeld van een WebPT-werkblad

Laten we eens kijken naar een ' praktijk ' met twee behandelaars, waarbij we uitgaan van een hypothetisch WebPT-tarief van $150 per behandelaar per maand. In dit voorbeeld worden illustratieve cijfers gebruikt, aangezien WebPT geen standaardtarieven voor abonnementen, installatie of training publiceert.

Stel dat de installatiekosten $1.000 bedragen, vier opleidingsuren à $200 per uur, en een indicatieve factureringsvergoeding van 5% over $400.000 aan jaarlijkse incasso’s. De berekening voor het eerste jaar zou dan als volgt zijn: $3.600 voor abonnementen, $1.000 voor installatie, $800 voor opleiding en $20.000 voor facturering. De totale eigendomskosten (TCO) voor het eerste jaar zouden $25.400 bedragen.

Bij een hypothetische jaarlijkse verhoging van het abonnementstarief met 5% zou het abonnement in het tweede jaar $ 3.780 kosten en in het derde jaar $ 3.969. Ervan uitgaande dat de incasso- en factureringsvoorwaarden ongewijzigd blijven, zouden de totale eigendomskosten (TCO) over drie jaar $ 73.149 bedragen. De aanname van een factureringsstijging van 5% is een voorbeeld voor berekeningsdoeleinden en geen officieel tarief van WebPT.

Voorbeeld van een SPRY-werkblad

Voor een SPRY-offerte waarin het tarief per NPI en de kosten voor het factureringsdashboard apart worden vermeld, vermenigvuldigt u het tarief per NPI met het aantal gefactureerde NPI’s en 12 maanden. Tel daar vervolgens de jaarlijkse kosten voor het dashboard bij op.

Voeg vervolgens eventuele in de offerte vermelde kosten voor installatie, training, facturering, integratie en verlenging toe. De gepubliceerde basisprijzen maken de eerste berekening eenvoudiger, maar uw schriftelijke offerte is nog steeds bepalend voor de totale kosten op jaar- en driejarige basis.

De rol van patiëntenbetrokkenheid in het kostenplaatje

Hulpmiddelen voor patiëntenbetrokkenheid horen in uw kostenmodel thuis naast het EPD. Een EPD regelt de dossiervoering, de planning en de facturering. Physitrack ondersteunt thuisoefenprogramma’s, communicatie met patiënten, het bijhouden van therapietrouw en zorg op afstand. Elk product bestrijkt een ander onderdeel van de workflow van de ‘ praktijk ’.

Voeg de kosten voor patiëntenbetrokkenheid toe als een aparte regel in het werkblad. Vermenigvuldig de maandelijkse vergoeding met het aantal licenties voor zorgverleners of het aantal actieve patiënten, afhankelijk van het prijsmodel van de leverancier, en neem eventuele implementatie- of integratiekosten mee. Houd de kosten voor patiëntenbetrokkenheid buiten het subtotaal van het EPD, zodat u offertes voor EPD’s op een consistente manier kunt vergelijken.

Trek de uitgaven voor patiëntenbetrokkenheid niet af van de totale eigendomskosten van het EPD. Beoordeel deze aanvullende functie afzonderlijk op basis van de manier waarop zorgverleners oefeningen voorschrijven, de uitvoering ervan controleren en de zorg tussen de bezoeken door ondersteunen.

Vragen die je moet stellen voordat je tekent

• Welk abonnementsniveau bevat de functies die tijdens deze demo zijn getoond?
• Hoe telt u clinici, deeltijdmedewerkers, assistenten en NPI’s voor facturatiedoeleinden?
• Verandert het maandtarief als we een zorgverlener toevoegen of verwijderen?
• Welke kosten voor configuratie, implementatie, migratie en gegevensimport zullen we moeten betalen?
• Hoeveel opleidingsuren zijn in het contract inbegrepen, en wat kost aanvullende opleiding?
• Zijn er aparte kosten verbonden aan software-updates of ondersteuningsdiensten?
• Welke factureringsdiensten rekenen een percentage van de geïnde bedragen, en op welke inkomsten heeft dat percentage betrekking?
• Zijn correcties van declaraties, afwijzingen, bezwaarschriften en patiëntenafschriften inbegrepen in de factureringskosten?
• Hoe lang loopt het eerste contract?
• Wordt de overeenkomst automatisch verlengd, en wanneer moeten we opzeggen?
• Wordt ons tarief in het contract vastgelegd of zijn jaarlijkse prijsverhogingen toegestaan?
• Welke kosten zijn van toepassing als we het abonnement vroegtijdig opzeggen, het aantal licenties verminderen of onze gegevens exporteren?
• Kunt u een schriftelijke raming geven van onze totale kosten voor het eerste jaar en voor alle drie de jaren?

FAQs

Hoeveel kost WebPT?

WebPT publiceert geen standaardprijzen voor de pakketten Starter, Enhanced en Ultimate. De totale kosten voor WebPT bestaan uit het opgegeven abonnementsbedrag plus eventuele kosten voor installatie, training, facturering of extra diensten. Vraag een schriftelijke offerte aan waarin alle terugkerende en eenmalige kosten zijn vermeld.

Is er onderhandelingsruimte op de prijzen van WebPT?

Dankzij onderhandelbare prijzen kan een koper om andere tarieven, contractvoorwaarden of vrijstelling van kosten vragen. WebPT bevestigt tijdens het verkoopproces welke prijsflexibiliteit er beschikbaar is, en in de ondertekende offerte moeten alle onderhandelde voorwaarden worden vastgelegd. Vraag vóór ondertekening schriftelijk om tariefgaranties, vrijstelling van installatiekosten en beperkingen op verlenging.

Wat zijn de tarieven van SPRY?

SPRY hanteert een prijsstructuur die is afgestemd op elk NPI en het bijbehorende facturatiedashboard, in plaats van één vast bedrag voor de ‘ praktijk ’. SPRY maakt deze structuur openbaar, maar het totale bedrag hangt af van het aantal NPI’s, de factureringsbehoeften en de gekozen diensten. Bereken de volledige jaarlijkse kosten, inclusief alle benodigde dashboards en add-ons.

Wat is een redelijk budget voor een EPD voor een zelfstandige fysiotherapie praktijk?

Een redelijk budget voor een elektronisch patiëntendossier (EPD) dekt de volledige jaarlijkse kosten, en niet alleen een maandelijks abonnement. Een zelfstandig werkende fysiotherapeut moet de kosten voor software, implementatie, training, facturering en waarschijnlijke prijsstijgingen bij verlenging meerekenen voordat hij een limiet vaststelt. Vergelijk dat totaalbedrag met de verwachte inkomsten en de beschikbare liquide middelen, in plaats van uit te gaan van een algemene benchmark voor de sector.

Vergelijk de totale kosten voordat u tekent

Uw ingevulde TCO-werkblad biedt een kleine web praktijk -bedrijven een betrouwbaardere betaalbaarheidstest dan een opgegeven maandelijks tarief. Het zet elk voorstel om naar hetzelfde jaar- en driejarige overzicht, zodat u aanbiedingen kunt vergelijken, zelfs wanneer leveranciers hun prijzen op verschillende manieren presenteren.

Gebruik het werkblad bij elk gesprek met een leverancier en bekijk het opnieuw vóór elke contractverlenging. Als een leverancier de cijfers die nodig zijn om het werkblad in te vullen niet kan verstrekken, markeer die kosten dan als ‘onbekend’ en vraag om schriftelijke opheldering voordat u ondertekent. Een EMR is alleen betaalbaar als de totale geraamde kosten binnen het budget van uw praktijk passen.