Gesamtbetriebskosten: Was kleine Physiotherapiepraxen tatsächlich für EMR-Software bezahlen

Kurz gesagt

• Ein Angebot für ein monatliches Abonnement gibt nicht die gesamten Betriebskosten einer elektronischen Patientenakte (EMR) für eine kleine Physiotherapiepraxis wieder.
• Bei Ihrer Berechnung sollten Sie die Abonnementstufe, die Einrichtungskosten, Schulungen, prozentuale Abrechnungsgebühren, die Vertragslaufzeit und die Verlängerungsbedingungen berücksichtigen.
• WebPT verlangt für aktuelle Preisangaben eine Demo; daher sollten alle inoffiziellen Zahlen eher als hypothetische Angaben denn als aktuelle WebPT-Preise betrachtet werden.
• SPRY veröffentlicht eine Aufschlüsselung nach NPI mit separaten Kostenangaben im Abrechnungs-Dashboard, doch Sie müssen Ihre gesamten jährlichen Ausgaben dennoch selbst berechnen.
• Die folgende Tabelle wandelt jedes Angebot eines Anbieters in geschätzte Kosten für ein Jahr und drei Jahre um.

Warum der Listenpreis kleine Physiotherapiepraxen in die Irre führt

Ein angegebener Monatspreis deckt nur einen Teil der Kosten für den Kauf einer elektronischen Patientenakte ab. Die meisten Angebote basieren auf einem Abonnement pro Arzt, doch die Rechnung kann auch Kosten für die Implementierung, Schulungen, Abrechnungsdienstleistungen und optionale Funktionen enthalten. Sie müssen alle Kosten in Jahres- und Dreijahresbeträge umrechnen, bevor Sie Anbieter vergleichen können.

Kleine Praxen können ihre Fixkosten nicht auf ein großes klinisches Personal verteilen. Eine Einrichtungsgebühr von 1.500 Dollar kostet eine Einzelpraxis 1.500 Dollar pro Mitarbeiter, während eine Praxisgemeinschaft mit 100 Mitarbeitern diese Gebühr auf ihre gesamte Belegschaft verteilt. Größere Praxisgemeinschaften können zudem Mengenrabatte aushandeln und Mitarbeiter mit der Umsetzung beauftragen, ohne dass der Praxisinhaber von der Patientenversorgung abgezogen wird.

Prozentbasierte Abrechnungsgebühren können einen größeren Anteil an den gesamten Technologieausgaben einer kleinen Praxis ausmachen. Die Kosten steigen mit dem Umsatz, und einer kleinen Praxis fehlt möglicherweise ein erfahrener Mitarbeiter in der Abrechnung, der Ablehnungen prüfen oder vermeidbare Fehler erkennen kann. Eine größere Praxisgemeinschaft kann die Kosten für die ausgelagerte Abrechnung mit den internen Personalkosten vergleichen und verfügt möglicherweise über mehr Verhandlungsmacht.

Eine aussagekräftige Berechnung der Gesamtbetriebskosten gliedert das Angebot in fünf Teile. Beginnen Sie mit den wiederkehrenden Abonnementgebühren und den einmaligen Einrichtungsgebühren. Rechnen Sie die kostenpflichtigen Schulungen sowie etwaige Abrechnungsgebühren hinzu, die als Prozentsatz der eingezogenen Beträge berechnet werden. Modellieren Sie anschließend die finanziellen Auswirkungen der Vertragslaufzeit und der Verlängerungsbedingungen.

Verwenden Sie für jeden Anbieter dieselben Angaben zum Patientenvolumen, zu den geschätzten Einnahmen, zur Personalausstattung und zum Zeitraum. Ein niedrigeres monatliches Abonnement kann insgesamt teurer sein, wenn Einrichtungs- oder Abrechnungsgebühren in die Berechnung einfließen. Die Tabelle weiter hinten in diesem Leitfaden wandelt diese Variablen in vergleichbare Jahres- und Dreijahreszahlen um.

Fünf Kosten, die zusätzlich zum Abonnementpreis anfallen

Die Abonnementstufen legen fest, welche Funktionen in Ihrer monatlichen Gebühr enthalten sind. WebPT unterteilt seine Tarife in drei Stufen mit den Bezeichnungen „Starter“, „Enhanced“ und „Ultimate“, gibt die Preise jedoch nicht in Form von Standardtarifen bekannt, sondern über eine Demo. Da WebPT keine Standardtarife für diese Stufen veröffentlicht, sollten Sie für Ihre Budgetplanung und zum Vergleich ein schriftliches Angebot einholen. SPRY veröffentlicht eine Gebühr pro NPI und berechnet die Kosten für das Abrechnungs-Dashboard separat, sodass Sie dennoch die für Ihre Praxis passende Stufe und die entsprechenden Zusatzoptionen selbst berechnen müssen.

Einrichtungs- und Implementierungskosten erhöhen die Kosten im ersten Jahr. Da WebPT keine Standard-Einrichtungsgebühr angibt, orientieren Sie sich bitte an dem Betrag in Ihrem schriftlichen Angebot. Erkundigen Sie sich, ob die Gebühr die Datenmigration, die Konfiguration des Kontos, Vorlagen und den Support während der Inbetriebnahme abdeckt.

Die Schulungskosten richten sich nach der Anzahl der bezahlten Stunden, die Ihre Mitarbeiter benötigen. Multiplizieren Sie den angegebenen Stundensatz mit der erforderlichen Schulungszeit und addieren Sie dann die Personalkosten für die Teilnahme der medizinischen Fachkräfte und des Verwaltungspersonals hinzu. Klären Sie, ob die Einarbeitung eine Schulung umfasst und ob für spätere Schulungen derselbe Stundensatz gilt.

Abrechnungsdienstleistungen können die Kosten für das Software-Abonnement übersteigen, wenn ein Anbieter einen Prozentsatz der Einnahmen in Rechnung stellt. Beispielsweise würde eine Gebühr von 5 Prozent auf jährliche Einnahmen in Höhe von 500.000 US-Dollar 25.000 US-Dollar kosten, selbst wenn das EMR-Abonnement unverändert bliebe. Erkundigen Sie sich, ob für Abrechnungssoftware, die Einreichung von Leistungsanträgen, die Verbuchung von Zahlungen und die Unterstützung durch Abrechnungsmitarbeiter separate Gebühren anfallen. Die separaten Kosten für das Abrechnungs-Dashboard von SPRY sollten ebenfalls in diese Berechnung einfließen, wenn Ihr ausgewähltes Paket dies nicht beinhaltet.

Die Vertrags- und Verlängerungsbedingungen legen fest, wie sich diese Kosten nach dem ersten Jahr entwickeln. Prüfen Sie die Mindestvertragslaufzeit, die Kündigungsfrist, die Kündigungsfrist für die Vertragsverlängerung sowie etwaige zulässige jährliche Erhöhungen. Ein vergünstigter Einstiegstarif kann zu höheren Kosten über mehrere Jahre führen, wenn der Vertrag Erhöhungen zulässt oder verlängert wird, bevor Sie Alternativen vergleichen können. Berechnen Sie die Kosten für die gesamte Vertragslaufzeit, anstatt das Angebot nur anhand der ersten monatlichen Zahlung zu beurteilen.

Warum dieselbe Gebührenstruktur eine Einzelpraxis mehr kostet als eine große Praxisgemeinschaft

Kleine Praxen zahlen oft einen höheren effektiven Satz, da sie über weniger Einnahmen verfügen, auf die sich die Fixkosten verteilen lassen. Betrachten wir ein hypothetisches Angebot mit einer monatlichen Gebühr von 150 Dollar pro Arzt, einer Einrichtungsgebühr von 1.000 Dollar und vier Schulungsstunden zu je 200 Dollar pro Stunde. Eine Praxis mit zwei Ärzten würde 3.600 $ für das Abonnement im ersten Jahr und 1.800 $ für Einrichtung und Schulung zahlen. Diese Fixkosten erhöhen die Softwarekosten im ersten Jahr um 50 Prozent, noch bevor Abrechnungsgebühren oder Zusatzleistungen hinzukommen.

Eine Gruppe mit 100 Ärzten würde bei gleichem Abonnementpreis 180.000 Dollar zahlen. Würde der Anbieter die Kosten für Einrichtung und Schulung bei 1.800 Dollar belassen, würden diese Kosten nur 1 Prozent ausmachen. Bei einer groß angelegten Implementierung sind möglicherweise mehr kostenpflichtige Schulungen erforderlich, doch die Gruppe kann oft Preisverhandlungen führen oder einige interne Mitarbeiter schulen, die dann alle anderen unterstützen. Eine Praxis mit zwei Ärzten hat weniger Möglichkeiten, die Kosten zu verteilen oder zu senken.

Abrechnungsgebühren können diese Differenz noch weiter vergrößern. Angenommen, die kleine Praxis erzielt jährlich Einnahmen in Höhe von 400.000 Dollar und zahlt 6 Prozent der Einnahmen für die Abrechnung. Der Abrechnungsdienst würde dann 24.000 Dollar pro Jahr kosten. Eine Gruppe mit 100 Ärzten könnte einen niedrigeren Prozentsatz aushandeln, eigenes Abrechnungspersonal beschäftigen oder Mitarbeiter damit beauftragen, Ablehnungen und Kodierungsfehler zu prüfen. Eine kleine Praxis muss möglicherweise die Arbeitszeit des Inhabers oder die Kosten für eine externe Prüfung einbeziehen, wenn sie bewertet, ob der Abrechnungsdienst genügend Einnahmen einbringt, um seine Gebühr zu rechtfertigen.

Erhöhungen bei Vertragsverlängerungen wirken sich zudem stärker auf kleine Praxen aus, da diesen die Verhandlungsmacht fehlt. WebPT-Kunden sollten sich eher auf ihre schriftlichen Vertragsbedingungen verlassen als auf unbestätigte Berichte über Preiserhöhungen. Einzelne Konten sagen nichts darüber aus, welche Erhöhung eine andere Praxis erhalten wird. Selbst eine moderate Erhöhung kann sich schnell summieren, wenn die Praxis keinen Mengenrabatt aushandeln oder unerwartete Kosten nicht auf eine größere Anzahl von Behandlern verteilen kann.

Wie sich Vertrags- und Verlängerungsbedingungen auf die Kosten über mehrere Jahre auswirken

Die Vertragsbedingungen entscheiden darüber, ob die Kosten im ersten Jahr vorhersehbar bleiben. Beispielsweise kostet ein Abonnement für fünf medizinische Fachkräfte zum Preis von 100 Dollar pro Fachkraft und Monat bei einem festen Tarif über drei Jahre hinweg 18.000 Dollar. Eine jährliche Erhöhung um 8 Prozent erhöht den Gesamtbetrag für drei Jahre auf etwa 19.478 Dollar, wobei Einrichtungs-, Schulungs- oder Abrechnungsgebühren noch nicht berücksichtigt sind.

Bevor Sie den Vertrag unterzeichnen, sollten Sie drei Bestimmungen prüfen. In einer Preisbindungsvereinbarung sollte festgelegt sein, wie lange der angebotene Preis gilt und welche Gebühren darin enthalten sind. Eine Preisanpassungsklausel sollte festlegen, wann Preise steigen dürfen und ob der Vertrag eine Obergrenze für jede Erhöhung vorsieht. Eine Klausel zur automatischen Verlängerung sollte die Verlängerungsdauer, die erforderliche Kündigungsfrist, die zulässige Kündigungsmethode sowie etwaige Gebühren für eine vorzeitige Kündigung regeln.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Kündigungsfristen, da Anbieter unter Umständen eine schriftliche Kündigung 30, 60 oder 90 Tage vor Vertragsverlängerung verlangen. Wenn Sie die Frist versäumen, verlängert sich der Vertrag möglicherweise um ein weiteres volles Jahr zum neuen Tarif. Tragen Sie jedes Verlängerungsdatum und jede Kündigungsfrist gleich bei Vertragsunterzeichnung in Ihren Kalender ein, anstatt auf eine Erinnerung des Anbieters zu warten.

Nicht Berichte über andere Kunden, sondern Ihr unterzeichneter WebPT-Vertrag bestimmt, welche Preiserhöhungen für Ihre Praxis gelten können. Ihr Vertrag legt fest, wie sich eine Preiserhöhung auf Ihre Praxis auswirkt. Eine Preisbindung oder eine Obergrenze für Preiserhöhungen bietet Ihnen eine vertragliche Grundlage, um eine unerwartete Änderung anzufechten. Ein Vertrag, der Preiserhöhungen nach vorheriger Ankündigung zulässt, kann dazu führen, dass Sie innerhalb eines engen Zeitfensters zwischen dem neuen Preis und einer Kündigung wählen müssen. Bitten Sie den Anbieter, alle mündlichen Preisversprechen in den unterzeichneten Vertrag aufzunehmen.

Erstellen Sie Ihr eigenes Arbeitsblatt zu den Gesamtbetriebskosten Ihrer elektronischen Patientenakte

Verwenden Sie für jedes EMR-Angebot dasselbe Arbeitsblatt, damit jeder Anbieter dieselben Kostenkategorien und denselben Zeitraum angibt. Bitten Sie den Anbieter, jede Angabe schriftlich zu bestätigen.

1. Berechnen Sie die jährlichen Abonnementkosten. Multiplizieren Sie den monatlichen Tarif mit der Anzahl der Ärzte und 12 Monaten. Addieren Sie dazu wiederkehrende Kosten für Abrechnungs-Dashboards, Integrationen, Support oder zusätzliche Standorte.

2. Fügen Sie die Implementierungskosten hinzu. Geben Sie die Gebühren für Einrichtung, Datenmigration, Konfiguration und Einarbeitung ein. Halten Sie fest, ob die jeweilige Gebühr einmalig, pro Arzt oder pro Standort anfällt.

3. Berechnen Sie die Schulungskosten. Multiplizieren Sie die erforderlichen Schulungsstunden mit dem Stundensatz. Berücksichtigen Sie dabei die Löhne, die an das medizinische Fachpersonal und die Mitarbeiter während der Schulung gezahlt werden, wenn die Kalkulationstabelle die gesamten Betriebskosten widerspiegeln soll.

4. Schätzen Sie die Abrechnungsgebühren. Multiplizieren Sie die erwarteten jährlichen Zahlungseingänge mit dem Abrechnungsprozentsatz des Anbieters. Zugrunde legen Sie dabei die Zahlungseingänge und nicht die in Rechnung gestellten Beträge, da prozentbasierte Abrechnungsvereinbarungen in der Regel auf die tatsächlich eingegangenen Beträge bezogen sind.

5. Erhöhungen bei Vertragsverlängerungen. Wenden Sie die vertraglich vereinbarte Erhöhung auf jede wiederkehrende Gebühr im zweiten und dritten Jahr an. Wenn der Vertrag keine Preisobergrenze vorsieht, simulieren Sie mehrere Szenarien, beispielsweise 0 %, 5 % und 10 %.

6. Berechnen Sie die Gesamtsummen. Die Gesamtbetriebskosten (TCO) im ersten Jahr setzen sich aus den wiederkehrenden Kosten sowie den Kosten für Implementierung, Schulung und Abrechnung zusammen. Die TCO über drei Jahre ergeben sich aus der Summe aller drei Jahresbeträge, wobei einmalige Kosten nur im ersten Jahr berücksichtigt werden.

Beispiel für ein hypothetisches WebPT-Arbeitsblatt

Betrachten wir eine Praxis mit zwei Therapeuten, für die wir ein hypothetisches WebPT-Angebot von 150 Dollar pro Therapeut und Monat zugrunde legen. Das Beispiel basiert auf fiktiven Zahlen, da WebPT keine Standardpreise für Abonnements, Einrichtungs- oder Schulungskosten veröffentlicht.

Angenommen, es fallen eine Einrichtungsgebühr von 1.000 Dollar, vier Schulungsstunden zu je 200 Dollar pro Stunde sowie eine beispielhafte Abrechnungsgebühr von 5 % auf jährliche Einnahmen in Höhe von 400.000 Dollar an. Die Berechnung für das erste Jahr ergäbe sich wie folgt: 3.600 Dollar für Abonnements, 1.000 Dollar für die Einrichtung, 800 Dollar für Schulungen und 20.000 Dollar für die Abrechnung. Die Gesamtbetriebskosten (TCO) im ersten Jahr würden sich auf 25.400 $ belaufen.

Bei einer hypothetischen jährlichen Erhöhung der Abonnementkosten um 5 % würde das Abonnement im zweiten Jahr 3.780 $ und im dritten Jahr 3.969 $ kosten. Unter der Annahme, dass die Inkasso- und Abrechnungsbedingungen unverändert bleiben, würden sich die Gesamtbetriebskosten (TCO) über drei Jahre auf insgesamt 73.149 $ belaufen. Die Annahme einer Abrechnungserhöhung um 5 % dient lediglich als Beispiel für die Berechnung in der Tabelle und stellt keinen offiziellen WebPT-Tarif dar.

Beispiel für ein SPRY-Arbeitsblatt

Um ein SPRY-Angebot zu erhalten, bei dem der Preis pro NPI und die Gebühr für das Abrechnungs-Dashboard getrennt ausgewiesen werden, multiplizieren Sie den Preis pro NPI mit der Anzahl der in Rechnung gestellten NPIs und 12 Monaten. Addieren Sie anschließend die jährlichen Kosten für das Dashboard hinzu.

Fügen Sie anschließend alle im Angebot aufgeführten Kosten für Einrichtung, Schulung, Abrechnung, Integration und Verlängerung hinzu. Die veröffentlichten Grundpreise erleichtern zwar die erste Berechnung, doch maßgeblich für die Gesamtkosten pro Jahr und über drei Jahre ist weiterhin Ihr schriftliches Angebot.

Wie sich die Patientenbindung in die Kostenbilanz einfügt

Tools zur Patientenbindung gehören in Ihrem Kostenmodell neben die elektronische Patientenakte (EMR). Eine EMR verwaltet Patientenakten, Terminplanung und Abrechnung. Physitrack Es unterstützt Heimtrainingsprogramme, die Kommunikation mit Patienten, die Überwachung der Therapietreue und die Fernversorgung. Jedes Produkt deckt einen anderen Teil des Praxisablaufs ab.

Fügen Sie die Kosten für die Patientenbindung als separate Zeile in die Tabelle ein. Multiplizieren Sie die monatliche Gebühr je nach Preismodell des Anbieters mit der Anzahl der Ärzte-Lizenzen oder der aktiven Patienten und berücksichtigen Sie dabei etwaige Einrichtungs- oder Integrationskosten. Führen Sie die Kosten für die Patientenbindung separat von der Zwischensumme für die elektronische Patientenakte (EMR), damit Sie die EMR-Angebote einheitlich vergleichen können.

Ziehen Sie die Ausgaben für die Patientenbindung nicht von den Gesamtbetriebskosten der elektronischen Patientenakte ab. Bewerten Sie dieses Zusatzmodul separat danach, wie das medizinische Fachpersonal Übungen verschreibt, die Umsetzung überwacht und die Versorgung zwischen den Terminen unterstützt.

Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie unterschreiben

• In welcher Abonnementstufe sind die in dieser Demo gezeigten Funktionen enthalten?
• Wie werden Ärzte, Teilzeitkräfte, Assistenten und NPIs für Abrechnungszwecke gezählt?
• Ändert sich der monatliche Beitrag, wenn wir einen medizinischen Fachangestellten hinzufügen oder entfernen?
• Welche Gebühren für Einrichtung, Implementierung, Migration und Datenimport fallen für uns an?
• Wie viele Schulungsstunden sind im Vertrag enthalten, und was kosten zusätzliche Schulungen?
• Fallen für Software-Updates oder Supportleistungen gesonderte Gebühren an?
• Welche Abrechnungsdienste berechnen einen Prozentsatz der eingezogenen Beträge, und auf welche Einnahmen bezieht sich dieser Prozentsatz?
• Umfassen die Abrechnungsgebühren auch Korrekturen von Abrechnungen, Ablehnungen, Einsprüche und Patientenabrechnungen?
• Wie lange läuft der Erstvertrag?
• Verlängert sich der Vertrag automatisch, und wann müssen wir kündigen?
• Ist unser Tarif vertraglich festgeschrieben oder sind jährliche Preiserhöhungen zulässig?
• Welche Gebühren fallen an, wenn wir vorzeitig kündigen, die Anzahl der Lizenzen reduzieren oder unsere Daten exportieren?
• Könnten Sie uns einen schriftlichen Kostenvoranschlag für unsere Gesamtkosten im ersten Jahr und für alle drei Jahre vorlegen?

FAQs

Wie viel kostet WebPT?

WebPT veröffentlicht keine Standardpreise für seine Tarife „Starter“, „Enhanced“ und „Ultimate“. Ihre Gesamtkosten für WebPT setzen sich aus dem angebotenen Abonnement sowie etwaigen Einrichtungs-, Schulungs-, Abrechnungs- oder Zusatzgebühren zusammen. Fordern Sie ein schriftliches Angebot an, in dem alle wiederkehrenden und einmaligen Gebühren aufgeführt sind.

Sind die Preise von WebPT verhandelbar?

Durch verhandelbare Preise hat ein Käufer die Möglichkeit, andere Tarife, Vertragsbedingungen oder den Erlass von Gebühren zu verlangen. WebPT bestätigt im Rahmen des Verkaufsprozesses, inwieweit Preisflexibilität besteht, und das unterzeichnete Angebot sollte alle ausgehandelten Konditionen enthalten. Bitten Sie vor der Unterzeichnung schriftlich um eine Tarifgarantie, den Erlass von Einrichtungsgebühren und die Festlegung von Verlängerungsgrenzen.

Was kostet SPRY?

SPRY gestaltet seine Preisgestaltung auf der Grundlage der einzelnen NPI-Nummern und des jeweiligen Abrechnungs-Dashboards und nicht anhand einer pauschalen Praxisgebühr. SPRY veröffentlicht diese Struktur, doch Ihr Gesamtbetrag hängt von der Anzahl der NPI-Nummern, den Abrechnungsanforderungen und den ausgewählten Dienstleistungen ab. Berechnen Sie die vollständigen Jahreskosten einschließlich aller erforderlichen Dashboards und Zusatzfunktionen.

Wie hoch sollte das Budget für eine elektronische Patientenakte in einer Einzelpraxis für Physiotherapie sein?

Ein angemessenes Budget für die elektronische Patientenakte (EMR) deckt die gesamten jährlichen Kosten ab und beschränkt sich nicht nur auf ein monatliches Abonnement. Ein selbstständiger Physiotherapeut sollte Softwarekosten, Implementierungskosten, Schulungskosten, Abrechnungsgebühren und voraussichtliche Preiserhöhungen bei Vertragsverlängerungen einkalkulieren, bevor er eine Obergrenze festlegt. Vergleichen Sie diesen Gesamtbetrag mit den erwarteten Einnahmen und den verfügbaren Barmitteln, anstatt sich auf allgemeine Branchen-Richtwerte zu verlassen.

Vergleichen Sie die Gesamtkosten, bevor Sie unterschreiben

Ihr ausgefülltes TCO-Arbeitsblatt bietet einer kleinen Praxis eine zuverlässigere Prüfung der Finanzierbarkeit als ein angegebener Monatsbeitrag. Es rechnet jedes Angebot auf die gleiche Jahres- und Dreijahresbasis um, sodass Sie Angebote auch dann vergleichen können, wenn Anbieter ihre Preise unterschiedlich strukturieren.

Verwenden Sie das Arbeitsblatt bei jedem Gespräch mit einem Anbieter und sehen Sie es sich vor jeder Vertragsverlängerung noch einmal an. Wenn ein Anbieter die für das Ausfüllen des Arbeitsblatts erforderlichen Zahlen nicht bereitstellen kann, kennzeichnen Sie diese Kosten als „unbekannt“ und fordern Sie vor der Unterzeichnung eine schriftliche Klarstellung an. Eine elektronische Patientenakte ist nur dann erschwinglich, wenn die gesamten prognostizierten Kosten in das Budget Ihrer Praxis passen.