Całkowity koszt posiadania: ile faktycznie płacą małe gabinety fizjoterapeutyczne za oprogramowanie do elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR)

W skrócie

• Wycena miesięcznej subskrypcji nie uwzględnia całkowitych kosztów posiadania systemu EMR w przypadku małej praktyki fizjoterapeutycznej.
• W obliczeniach należy uwzględnić poziom abonamentu, koszty wdrożenia, szkolenia, procentowe opłaty rozliczeniowe, okres obowiązywania umowy oraz warunki jej przedłużenia.
• Aby uzyskać aktualne ceny, firma WebPT wymaga przeprowadzenia prezentacji demonstracyjnej, dlatego wszelkie nieoficjalne dane należy traktować jako hipotetyczne przykłady, a nie aktualne ceny WebPT.
• SPRY udostępnia zestawienie kosztów w podziale na poszczególne numery NPI wraz z oddzielnymi danymi dotyczącymi kosztów z panelu rozliczeniowego, jednak nadal należy samodzielnie obliczyć całkowite roczne wydatki.
• Poniższy arkusz kalkulacyjny pozwala przeliczyć każdą ofertę dostawcy na szacunkowe koszty w perspektywie jednego roku i trzech lat.

Dlaczego cena katalogowa wprowadza w błąd małe gabinety fizjoterapii

Podana miesięczna stawka obejmuje jedynie jedną część kosztów zakupu systemu EMR. Większość ofert opiera się na abonamencie na jednego lekarza, jednak faktura może również obejmować wdrożenie, szkolenia, usługi rozliczeniowe oraz funkcje opcjonalne. Przed porównaniem dostawców należy przeliczyć każdą pozycję na kwotę roczną i trzyletnią.

Małe placówki nie są w stanie rozłożyć kosztów stałych na dużą liczbę pracowników klinicznych. Opłata instalacyjna w wysokości 1 500 dolarów oznacza dla placówki prowadzonej przez jedną osobę koszt 1 500 dolarów na każdego pracownika klinicznego, podczas gdy grupa zatrudniająca 100 pracowników klinicznych rozkłada tę samą opłatę na cały personel. Większe grupy mogą również wynegocjować rabaty ilościowe i wyznaczyć pracowników do wdrożenia systemu, nie odrywając właściciela placówki od opieki nad pacjentami.

Opłaty za rozliczenia oparte na procentach mogą stanowić większą część całkowitych wydatków na technologie w małej placówce. Opłata ta rośnie wraz z wysokością pobranych należności, a mała placówka może nie dysponować doświadczonym pracownikiem ds. rozliczeń, który potrafiłby zweryfikować odrzucone wnioski lub wykryć błędy, których można było uniknąć. Większa grupa może porównać koszty zlecenia rozliczeń na zewnątrz z kosztami zatrudnienia własnego personelu i może mieć większą siłę negocjacyjną.

Przydatna kalkulacja całkowitego kosztu posiadania dzieli ofertę na pięć części. Należy zacząć od cyklicznej opłaty abonamentowej i jednorazowych opłat instalacyjnych. Następnie należy dodać opłaty za szkolenia oraz wszelkie opłaty rozliczeniowe obliczane jako procent od pobranych należności. Na koniec należy oszacować wpływ długości umowy i warunków jej przedłużenia na sytuację finansową.

W przypadku każdego dostawcy należy przyjąć tę samą liczbę pacjentów, szacunki dotyczące pobranych opłat, założenia dotyczące personelu oraz okres rozliczeniowy. Niższa miesięczna opłata abonamentowa może w sumie okazać się droższa, gdy w obliczeniach uwzględni się opłaty instalacyjne lub opłaty za rozliczenia. Arkusz kalkulacyjny zamieszczony w dalszej części niniejszego przewodnika pozwala przeliczyć te zmienne na porównywalne wartości roczne i trzyletnie.

Pięć kosztów, które należy uwzględnić oprócz ceny abonamentu

Poziomy abonamentowe określają, jakie funkcje obejmuje miesięczna opłata. WebPT dzieli swoje plany na trzy poziomy o nazwach „Starter”, „Enhanced” i „Ultimate”, ale ceny podaje w ramach wersji demonstracyjnej, zamiast publikować standardowe stawki. Ponieważ WebPT nie publikuje standardowych stawek dla tych poziomów, do planowania budżetu i porównań należy korzystać z pisemnej wyceny. SPRY podaje opłatę za każdy numer NPI, a ceny za panel rozliczeniowy wycenia osobno, co nadal wymaga samodzielnego obliczenia odpowiedniego poziomu i dodatków dla danej praktyki.

Opłaty za konfigurację i wdrożenie zwiększają koszty w pierwszym roku. Ponieważ firma WebPT nie podaje standardowej opłaty za konfigurację, należy kierować się kwotą podaną w pisemnej ofercie. Należy zapytać, czy opłata ta obejmuje migrację danych, konfigurację konta, szablony oraz wsparcie techniczne podczas uruchamiania systemu.

Koszty szkolenia zależą od liczby płatnych godzin, jakich potrzebują Twoi pracownicy. Pomnóż podaną stawkę godzinową przez wymagany czas szkolenia, a następnie dodaj koszty wynagrodzeń związane z udziałem personelu medycznego i administracyjnego. Sprawdź, czy wdrożenie obejmuje szkolenie oraz czy późniejsze sesje są rozliczane według tej samej stawki.

Koszty usług rozliczeniowych mogą przewyższyć opłatę za subskrypcję oprogramowania, gdy dostawca pobiera procent od kwoty pobranych należności. Na przykład opłata w wysokości 5 procent od rocznej kwoty pobranych należności wynoszącej 500 000 dolarów wyniosłaby 25 000 dolarów, nawet gdyby opłata za subskrypcję systemu EMR pozostała bez zmian. Należy zapytać, czy oprogramowanie do rozliczeń, składanie wniosków o refundację, księgowanie płatności oraz wsparcie personelu rozliczeniowego wiążą się z oddzielnymi opłatami. W przypadku, gdy wybrany pakiet nie obejmuje osobnego panelu rozliczeniowego SPRY, należy uwzględnić również jego cenę w tych obliczeniach.

Warunki umowy i przedłużenia określają, jak koszty te zmieniają się po pierwszym roku. Należy zapoznać się z minimalnym okresem zobowiązania, terminem wypowiedzenia, okresem wypowiedzenia przed przedłużeniem oraz ewentualnymi dopuszczalnymi podwyżkami rocznymi. Obniżona stawka początkowa może skutkować wyższymi kosztami w perspektywie wieloletniej, jeśli umowa przewiduje podwyżki lub przedłużenie, zanim będzie można porównać alternatywne oferty. Należy obliczyć całkowity koszt w całym okresie zobowiązania, zamiast oceniać ofertę na podstawie pierwszej miesięcznej raty.

Dlaczego ta sama struktura opłat obciąża indywidualną praktykę bardziej niż dużą grupę?

Małe gabinety często ponoszą wyższy efektywny koszt, ponieważ mają mniejsze przychody, na które można rozłożyć koszty stałe. Rozważmy hipotetyczną ofertę obejmującą miesięczną opłatę w wysokości 150 dolarów na lekarza, opłatę instalacyjną w wysokości 1 000 dolarów oraz cztery godziny szkolenia po 200 dolarów za godzinę. Praktyka zatrudniająca dwóch lekarzy zapłaciłaby 3 600 dolarów za subskrypcję w pierwszym roku oraz 1 800 dolarów za konfigurację i szkolenie. Te opłaty stałe podnoszą koszt oprogramowania w pierwszym roku o 50 procent, nie uwzględniając jeszcze opłat za wystawianie rachunków ani dodatkowych funkcji.

Grupa składająca się ze 100 lekarzy zapłaciłaby 180 000 dolarów przy tej samej stawce abonamentowej. Gdyby dostawca utrzymał koszt wdrożenia i szkolenia na poziomie 1 800 dolarów, opłaty te stanowiłyby jedynie 1 procent całkowitej kwoty. Duże wdrożenie może wymagać większej liczby płatnych szkoleń, ale grupa często może wynegocjować ceny lub przeszkolić kilku wewnętrznych pracowników, którzy następnie będą wspierać pozostałych. Praktyka zatrudniająca dwóch lekarzy ma mniej możliwości rozłożenia lub zmniejszenia tych kosztów.

Opłaty za rozliczenia mogą jeszcze bardziej zwiększyć tę różnicę. Załóżmy, że mała praktyka uzyskuje rocznie 400 000 dolarów i płaci 6 procent z tych wpływów za rozliczenia. Usługa rozliczeniowa kosztowałaby 24 000 dolarów rocznie. Grupa zatrudniająca 100 lekarzy może wynegocjować niższy procent, zatrudnić własny personel rozliczeniowy lub wyznaczyć pracowników do sprawdzania odrzuconych wniosków i błędów w kodowaniu. Mała praktyka może być zmuszona do uwzględnienia czasu właściciela lub kosztów zewnętrznego audytu przy ocenie, czy usługa rozliczeniowa pozwala odzyskać wystarczające przychody, aby uzasadnić swoją opłatę.

Podwyżki cen przy przedłużaniu umów dotykają również mniejsze placówki w większym stopniu, gdy brakuje im siły negocjacyjnej. Klienci WebPT powinni opierać się na pisemnych warunkach przedłużenia umowy, a nie na niepotwierdzonych doniesieniach o podwyżkach cen. Poszczególne konta nie determinują wysokości podwyżki, jaką otrzyma inna placówka. Nawet niewielka podwyżka może szybko się skumulować, gdy placówka nie jest w stanie uzyskać rabatu ilościowego ani rozłożyć nieoczekiwanych kosztów na większą liczbę pracowników medycznych.

W jaki sposób warunki umowy i przedłużenia wpływają na koszty w perspektywie wieloletniej

To, czy wycena za pierwszy rok pozostanie przewidywalna, zależy od warunków umowy. Na przykład abonament obejmujący pięciu pracowników medycznych, którego cena wynosi 100 dolarów miesięcznie na osobę, kosztuje 18 000 dolarów w ciągu trzech lat przy stałej stawce. Roczny wzrost o 8 procent podnosi łączną kwotę za trzy lata do około 19 478 dolarów, nie uwzględniając opłat za konfigurację, szkolenia ani rozliczenia.

Przed podpisaniem umowy warto zapoznać się z trzema postanowieniami. W postanowieniu dotyczącym stałej stawki powinno być określone, jak długo obowiązuje podana cena oraz jakie opłaty obejmuje. Klauzula dotycząca podwyżek powinna określać, kiedy ceny mogą wzrosnąć oraz czy umowa przewiduje ograniczenia dotyczące wysokości poszczególnych podwyżek. Klauzula dotycząca automatycznego przedłużenia powinna określać okres przedłużenia, wymagany termin wypowiedzenia, dopuszczalny sposób wypowiedzenia oraz ewentualną opłatę za wcześniejsze rozwiązanie umowy.

Na szczególną uwagę zasługują terminy wypowiedzenia, ponieważ dostawcy mogą wymagać pisemnego zawiadomienia na 30, 60 lub 90 dni przed przedłużeniem umowy. Jeśli nie dotrzymasz tego terminu, umowa może zostać przedłużona na kolejny pełny rok według nowej stawki. Już w momencie podpisania umowy wpisz do kalendarza każdą datę przedłużenia oraz termin zawiadomienia, zamiast czekać na przypomnienie od dostawcy.

To właśnie podpisana umowa z WebPT, a nie raporty dotyczące innych klientów, określa podwyżki, które mogą mieć zastosowanie w przypadku Państwa praktyki. To umowa określa, w jaki sposób podwyżka wpływa na Państwa praktykę. Zablokowanie stawki lub limit podwyżek daje Państwu podstawę umowną do zakwestionowania nieoczekiwanej zmiany. Umowa zezwalająca na podwyżki po uprzednim powiadomieniu może zmusić Państwa do wyboru między nową ceną a wypowiedzeniem umowy w bardzo krótkim terminie. Proszę poprosić dostawcę o uwzględnienie w podpisanej umowie wszystkich ustnych obietnic dotyczących cen.

Stwórz własny arkusz kalkulacyjny dotyczący całkowitego kosztu posiadania systemu EMR

Należy korzystać z tego samego arkusza kalkulacyjnego dla każdej oferty dotyczącej systemu EMR, tak aby każdy dostawca uwzględnił te same kategorie kosztów i ten sam okres. Należy poprosić dostawcę o pisemne potwierdzenie wszystkich wprowadzonych danych.

1. Oblicz roczną opłatę abonamentową. Pomnóż stawkę miesięczną przez liczbę pracowników medycznych i 12 miesięcy. Dodaj opłaty cykliczne za panele rozliczeniowe, integracje, wsparcie techniczne lub dodatkowe lokalizacje.

2. Dodaj koszty wdrożenia. Wprowadź opłaty za przygotowanie, migrację danych, konfigurację i wdrożenie. Zaznacz, czy dana opłata jest naliczana jednorazowo, od każdego lekarza czy od każdej placówki.

3. Oblicz koszty szkolenia. Pomnóż liczbę wymaganych godzin szkoleniowych przez stawkę godzinową. Jeśli chcesz, aby arkusz kalkulacyjny odzwierciedlał pełne koszty operacyjne, uwzględnij wynagrodzenia wypłacane lekarzom i personelowi w trakcie szkolenia.

4. Oszacuj opłaty za rozliczenia. Pomnóż przewidywane roczne wpływy przez procent rozliczeniowy dostawcy. Należy opierać się na wpływach, a nie na kwotach zafakturowanych, ponieważ umowy rozliczeniowe oparte na procentach zazwyczaj dotyczą właśnie wpływów.

5. Wzrosty związane z przedłużeniem projektu. Należy zastosować wzrost wynikający z umowy do każdej opłaty cyklicznej w drugim i trzecim roku. Jeśli umowa nie przewiduje górnej granicy stawki, należy przeanalizować kilka scenariuszy, np. 0%, 5% i 10%.

6. Oblicz sumy. Całkowity koszt posiadania (TCO) w pierwszym roku równy jest sumie opłat cyklicznych oraz opłat za wdrożenie, szkolenia i rozliczenia. Całkowity koszt posiadania (TCO) w okresie trzech lat oblicza się poprzez zsumowanie wszystkich trzech sum rocznych, przy czym opłaty jednorazowe uwzględnia się wyłącznie w pierwszym roku.

Przykładowy arkusz kalkulacyjny WebPT (hipotetyczny)

Rozważmy gabinet zatrudniający dwóch specjalistów, w którym zastosowano hipotetyczną wycenę serwisu WebPT wynoszącą 150 dolarów miesięcznie na jednego specjalistę. W przykładzie tym wykorzystano dane poglądowe, ponieważ serwis WebPT nie publikuje standardowych stawek za subskrypcję, konfigurację ani szkolenia.

Załóżmy opłatę instalacyjną w wysokości 1 000 USD, cztery godziny szkolenia po 200 USD za godzinę oraz przykładową opłatę za rozliczenia w wysokości 5% od 400 000 USD rocznych wpływów. W pierwszym roku koszty wyniosłyby 3 600 USD za subskrypcje, 1 000 USD za instalację, 800 USD za szkolenie oraz 20 000 USD za rozliczenia. Całkowity koszt posiadania (TCO) w pierwszym roku wyniósłby 25 400 $.

Przy hipotetycznym 5-procentowym wzroście opłaty abonamentowej w skali roku opłata ta wyniosłaby 3 780 USD w drugim roku i 3 969 USD w trzecim roku. Zakładając, że warunki windykacji i rozliczeń pozostaną niezmienione, całkowity koszt posiadania (TCO) w okresie trzech lat wyniósłby 73 149 USD. Założenie dotyczące 5-procentowego wzrostu opłaty abonamentowej stanowi przykład na potrzeby arkusza kalkulacyjnego i nie jest oficjalną stawką firmy WebPT.

Przykładowy arkusz roboczy SPRY

Aby uzyskać wycenę usługi SPRY, w której stawka za każdy numer NPI jest oddzielona od opłaty za panel rozliczeniowy, należy pomnożyć stawkę za każdy numer NPI przez liczbę rozliczanych numerów NPI oraz przez 12 miesięcy. Następnie należy dodać roczny koszt panelu rozliczeniowego.

Następnie należy doliczyć wszelkie opłaty związane z konfiguracją, szkoleniem, rozliczeniami, integracją i przedłużeniem umowy, podane w ofercie. Opublikowane ceny podstawowe ułatwiają wstępne obliczenia, jednak ostateczny całkowity koszt roczny i trzyletni nadal zależy od treści sporządzonej pisemnej oferty.

Jak warstwa zaangażowania pacjentów wpisuje się w ogólny obraz kosztów

Narzędzia służące do angażowania pacjentów powinny znaleźć się w modelu kosztów obok systemu EMR. System EMR służy do zarządzania dokumentacją, harmonogramami i rozliczeniami. Physitrack wspiera programy ćwiczeń domowych, komunikację z pacjentami, monitorowanie przestrzegania zaleceń oraz opiekę zdalną. Każdy produkt obejmuje inną część procesu pracy w gabinecie.

Dodaj koszty związane z zaangażowaniem pacjentów jako osobny wiersz w arkuszu kalkulacyjnym. Pomnóż opłatę miesięczną przez liczbę licencji dla lekarzy lub aktywnych pacjentów – w zależności od modelu cenowego dostawcy – i uwzględnij wszelkie opłaty związane z wdrożeniem lub integracją. Koszty związane z zaangażowaniem pacjentów należy uwzględnić poza sumą częściową dotyczącą systemu EMR, aby umożliwić spójne porównywanie ofert dotyczących systemu EMR.

Nie należy odejmować wydatków związanych z zaangażowaniem pacjentów od całkowitego kosztu posiadania systemu EMR. Dodatkową funkcję należy oceniać oddzielnie, biorąc pod uwagę sposób, w jaki lekarze zalecają ćwiczenia, monitorują ich wykonywanie oraz zapewniają wsparcie w opiece między wizytami.

Pytania, które warto zadać przed podpisaniem umowy

• Który pakiet subskrypcyjny obejmuje funkcje zaprezentowane podczas tej prezentacji?
• W jaki sposób należy uwzględniać lekarzy, pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, asystentów oraz osoby niebędące pracownikami (NPI) na potrzeby rozliczeń?
• Czy miesięczna opłata ulega zmianie w przypadku dodania lub usunięcia pracownika medycznego?
• Jakie opłaty za konfigurację, wdrożenie, migrację i import danych będziemy musieli uiścić?
• Ile godzin szkoleniowych obejmuje umowa i ile kosztuje dodatkowe szkolenie?
• Czy za aktualizacje oprogramowania lub usługi wsparcia technicznego pobierane są oddzielne opłaty?
• Które firmy rozliczeniowe pobierają opłatę procentową od odzyskanych należności i jakie przychody obejmuje ten procent?
• Czy opłaty za rozliczenia obejmują korekty wniosków, odmowy, odwołania oraz zestawienia dla pacjentów?
• Jak długo obowiązuje umowa wstępna?
• Czy umowa przedłuża się automatycznie i w jakim terminie należy złożyć wypowiedzenie?
• Czy umowa gwarantuje stałą stawkę, czy też przewiduje coroczne podwyżki cen?
• Jakie opłaty obowiązują w przypadku przedterminowego wypowiedzenia umowy, zmniejszenia liczby licencji lub eksportu naszych danych?
• Czy mogliby Państwo przedstawić pisemną wycenę całkowitych kosztów za pierwszy rok oraz za wszystkie trzy lata?

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje WebPT?

WebPT nie podaje standardowych cen planów „Starter”, „Enhanced” i „Ultimate”. Całkowity koszt usługi WebPT będzie obejmował podaną cenę abonamentu oraz wszelkie opłaty związane z konfiguracją, szkoleniem, rozliczeniami lub dodatkowymi usługami. Poproś o pisemną wycenę, w której wyszczególnione zostaną wszystkie opłaty cykliczne i jednorazowe.

Czy ceny WebPT podlegają negocjacji?

Elastyczne warunki cenowe pozwalają nabywcy na negocjowanie różnych stawek, warunków umowy lub zwolnień z opłat. Firma WebPT potwierdza wszelkie dostępne możliwości elastyczności cenowej w trakcie procesu sprzedaży, a podpisana oferta powinna zawierać wszystkie wynegocjowane warunki. Przed podpisaniem umowy należy poprosić o pisemne potwierdzenie stałych stawek, zwolnienia z opłat instalacyjnych oraz limitów odnowienia.

Jakie opłaty pobiera SPRY?

SPRY ustala ceny w oparciu o poszczególne numery NPI i związane z nimi panele rozliczeniowe, a nie na podstawie jednej stałej opłaty za prowadzenie działalności. SPRY publikuje tę strukturę cenową, jednak całkowita kwota zależy od liczby numerów NPI, potrzeb rozliczeniowych oraz wybranych usług. Oblicz pełną opłatę roczną z uwzględnieniem wszystkich wymaganych paneli i dodatków.

Jaki jest rozsądny budżet na system EMR dla indywidualnej praktyki fizjoterapeutycznej?

Rozsądny budżet na system EMR powinien pokrywać całkowity roczny koszt, a nie tylko miesięczną opłatę abonamentową. Fizjoterapeuta prowadzący indywidualną praktykę powinien uwzględnić opłaty za oprogramowanie, wdrożenie, szkolenia, opłaty związane z rozliczeniami oraz prawdopodobne podwyżki związane z przedłużeniem umowy przed ustaleniem limitu. Należy porównać tę łączną kwotę z przewidywanymi wpływami i dostępnymi środkami pieniężnymi, zamiast opierać się na ogólnych wskaźnikach branżowych.

Przed podpisaniem umowy porównaj całkowity koszt

Wypełniony arkusz kalkulacyjny TCO pozwala małej firmie przeprowadzić bardziej wiarygodną analizę opłacalności niż sama podana stawka miesięczna. Przelicza on każdą ofertę na tę samą perspektywę roczną i trzyletnią, dzięki czemu można porównać oferty nawet wtedy, gdy dostawcy stosują różne modele cenowe.

Korzystaj z arkusza podczas każdej rozmowy z dostawcą i przeglądaj go przed każdym przedłużeniem umowy. Jeśli dostawca nie jest w stanie podać danych niezbędnych do wypełnienia arkusza, oznacz te koszty jako nieznane i poproś o pisemne wyjaśnienie przed podpisaniem umowy. System EMR jest opłacalny tylko wtedy, gdy jego całkowity przewidywany koszt mieści się w budżecie Twojej praktyki.