Costo totale di proprietà: quanto pagano effettivamente i piccoli studi di fisioterapia per il software EMR

In breve

• Un preventivo relativo a un abbonamento mensile non tiene conto dei costi totali di gestione del sistema EMR per un piccolo studio di fisioterapia.
• Il calcolo dovrebbe tenere conto del livello di abbonamento, dei costi di configurazione e formazione, delle commissioni percentuali di fatturazione, della durata del contratto e delle condizioni di rinnovo.
• WebPT richiede una demo per fornire i prezzi attuali, pertanto eventuali cifre non ufficiali dovrebbero essere considerate come dati ipotetici piuttosto che come prezzi attuali di WebPT.
• SPRY pubblica una struttura per NPI con i costi della dashboard di fatturazione indicati separatamente, ma è comunque necessario calcolare la spesa annuale complessiva.
• Il foglio di calcolo riportato di seguito consente di convertire qualsiasi preventivo di un fornitore in costi stimati su un anno e su tre anni.

Perché il prezzo di listino induce in errore i piccoli studi di fisioterapia

Il canone mensile indicato nel preventivo copre solo una parte del costo complessivo dell’acquisto di un sistema EMR. La maggior parte dei preventivi parte da un abbonamento per singolo medico, ma la fattura può includere anche i costi di implementazione, formazione, servizi di fatturazione e funzionalità opzionali. È necessario convertire ogni voce di costo in importi annuali e triennali prima di confrontare i fornitori.

Gli studi di piccole dimensioni non possono ripartire i costi fissi su un numero elevato di professionisti. Una commissione di attivazione di 1.500 dollari comporta per uno studio individuale un costo di 1.500 dollari per ogni professionista, mentre un gruppo di 100 professionisti ripartisce la stessa commissione tra tutto il proprio personale. I gruppi più grandi possono inoltre negoziare sconti sul volume e assegnare alcuni dipendenti all’implementazione del sistema, senza che il titolare dello studio debba distogliersi dalla cura dei pazienti.

Le commissioni di fatturazione basate su una percentuale possono rappresentare una quota più consistente della spesa tecnologica complessiva di uno studio di piccole dimensioni. L'importo aumenta con l'incasso dei crediti, e uno studio di piccole dimensioni potrebbe non disporre di un addetto alla fatturazione esperto in grado di verificare i rifiuti di rimborso o individuare errori evitabili. Un gruppo più grande può confrontare i costi della fatturazione esternalizzata con quelli del personale interno e potrebbe avere un maggiore potere negoziale.

Un utile calcolo del costo totale di proprietà suddivide il preventivo in cinque parti. Si inizia con il canone di abbonamento ricorrente e i costi una tantum di attivazione. Si aggiungono poi i costi di formazione a pagamento ed eventuali commissioni di fatturazione calcolate in percentuale sugli incassi. Infine, si modella l’impatto finanziario della durata del contratto e delle condizioni di rinnovo.

Utilizza lo stesso volume di pazienti, le stesse stime relative alla raccolta, le stesse ipotesi sul personale e lo stesso periodo di tempo per ogni fornitore. Un abbonamento mensile più basso può risultare complessivamente più costoso se nel calcolo vengono inclusi i costi di attivazione o le commissioni di fatturazione. Il foglio di calcolo riportato più avanti in questa guida trasforma tali variabili in cifre annuali e triennali comparabili.

Cinque costi da considerare oltre al prezzo dell'abbonamento

I livelli di abbonamento determinano quali funzioni sono incluse nel canone mensile. WebPT raggruppa i propri piani in tre livelli denominati Starter, Enhanced e Ultimate, ma fornisce i prezzi tramite una demo anziché pubblicare tariffe standard. Poiché WebPT non pubblica tariffe standard per questi livelli, è consigliabile utilizzare un preventivo scritto per la pianificazione del budget e il confronto. SPRY pubblica un costo per NPI e indica separatamente i prezzi della propria dashboard di fatturazione, il che richiede comunque di calcolare il livello e i componenti aggiuntivi più adatti al proprio studio.

I costi di configurazione e implementazione incidono sul costo del primo anno. Poiché WebPT non pubblica una tariffa standard per la configurazione, fai riferimento all’importo indicato nel tuo preventivo scritto. Verifica se tale costo copre la migrazione dei dati, la configurazione dell’account, i modelli e l’assistenza durante la fase di avvio.

I costi di formazione dipendono dal numero di ore retribuite necessarie al personale. Moltiplica la tariffa oraria indicata per il tempo di formazione richiesto, quindi aggiungi il costo salariale derivante dalla partecipazione del personale clinico e amministrativo. Verifica se il programma di inserimento includa la formazione e se le sessioni successive prevedano la stessa tariffa.

I servizi di fatturazione possono superare il costo dell’abbonamento al software quando un fornitore addebita una percentuale sugli incassi. Ad esempio, una commissione del 5% su 500.000 dollari di incassi annuali costerebbe 25.000 dollari, anche se l’abbonamento alla cartella clinica elettronica (EMR) rimanesse invariato. Verificate se il software di fatturazione, l’invio delle richieste di rimborso, la registrazione dei pagamenti e l’assistenza da parte del personale addetto alla fatturazione comportano costi separati. Anche il costo separato della dashboard di fatturazione di SPRY va incluso in questo calcolo quando il pacchetto scelto non la include.

I termini contrattuali e di rinnovo determinano l’andamento di tali costi dopo il primo anno. Verificate l’impegno minimo, il periodo di recesso, il termine di preavviso per il rinnovo ed eventuali aumenti annuali consentiti. Una tariffa iniziale scontata potrebbe comportare un costo pluriennale più elevato se il contratto prevede aumenti o se il rinnovo avviene prima che possiate valutare alternative. Calcolate il costo complessivo per l’intera durata dell’impegno, anziché valutare l’offerta in base alla sola prima rata mensile.

Perché la stessa struttura tariffaria comporta costi maggiori per uno studio individuale rispetto a un grande gruppo

Gli studi di piccole dimensioni spesso pagano un tasso effettivo più elevato perché hanno un fatturato inferiore su cui ripartire i costi fissi. Si consideri un preventivo ipotetico con un canone mensile di 150 dollari per medico, un costo di installazione di 1.000 dollari e quattro ore di formazione a 200 dollari l’ora. Uno studio con due medici pagherebbe 3.600 $ per l’abbonamento del primo anno e 1.800 $ per l’installazione e la formazione. Questi costi fissi aumentano il costo del software nel primo anno del 50% prima ancora di considerare le tariffe di fatturazione o i servizi aggiuntivi.

Un gruppo di 100 professionisti sanitari pagherebbe 180.000 dollari alla stessa tariffa di abbonamento. Se il fornitore mantenesse i costi di configurazione e formazione a 1.800 dollari, tali spese rappresenterebbero solo l’1% del totale. Un’implementazione su larga scala potrebbe richiedere una maggiore formazione a pagamento, ma spesso il gruppo può negoziare i prezzi oppure formare alcuni membri del personale interno che poi forniranno supporto a tutti gli altri. Uno studio con due professionisti sanitari ha meno possibilità di ripartire o ridurre la spesa.

Le commissioni di fatturazione possono ampliare ulteriormente il divario. Supponiamo che un piccolo studio incassi 400.000 dollari all’anno e paghi il 6% degli incassi per la fatturazione. Il servizio di fatturazione costerebbe 24.000 dollari all’anno. Un gruppo composto da 100 medici potrebbe negoziare una percentuale inferiore, assumere personale proprio addetto alla fatturazione oppure incaricare alcuni dipendenti di verificare i casi di rifiuto e gli errori di codifica. Uno studio di piccole dimensioni potrebbe dover includere il tempo impiegato dal titolare o i costi di una revisione esterna nel valutare se il servizio di fatturazione recuperi entrate sufficienti a giustificarne il costo.

Gli aumenti legati al rinnovo incidono in modo più marcato sugli studi di piccole dimensioni, che spesso non dispongono di potere negoziale. I clienti di WebPT dovrebbero fare riferimento alle condizioni di rinnovo scritte piuttosto che a notizie non citate relative ad aumenti di prezzo. I singoli contratti non determinano l’aumento che verrà applicato ad altri studi. Anche un aumento modesto può comunque incidere in modo significativo quando lo studio non è in grado di ottenere uno sconto sul volume o di assorbire una spesa imprevista distribuendola su un numero maggiore di professionisti sanitari.

In che modo le condizioni contrattuali e di rinnovo incidono sui costi pluriennali

Le clausole contrattuali determinano se il preventivo per il primo anno rimane prevedibile. Ad esempio, un abbonamento per cinque professionisti sanitari al prezzo di 100 dollari al mese per ciascuno costa 18.000 dollari in tre anni con una tariffa fissa. Un aumento annuale dell’8% porta il totale triennale a circa 19.478 dollari, senza contare i costi di configurazione, formazione o fatturazione.

Prima di firmare, è opportuno verificare tre clausole. Una clausola di blocco del tasso dovrebbe indicare la durata del prezzo indicato e quali commissioni copre. Una clausola di adeguamento dovrebbe specificare quando i prezzi possono aumentare e se il contratto prevede un limite massimo per ciascun aumento. Una clausola di rinnovo automatico dovrebbe indicare la durata del rinnovo, il termine di preavviso richiesto, le modalità di disdetta accettabili ed eventuali penali in caso di risoluzione anticipata.

I termini di disdetta meritano particolare attenzione perché i fornitori potrebbero richiedere un preavviso scritto di 30, 60 o 90 giorni prima del rinnovo. Se non si rispetta la scadenza, il contratto potrebbe rinnovarsi per un altro anno intero alla nuova tariffa. È consigliabile annotare sul calendario ogni data di rinnovo e ogni termine di preavviso al momento della firma, anziché attendere un promemoria da parte del fornitore.

È il contratto WebPT da voi firmato, e non i resoconti relativi ad altri clienti, a determinare gli aumenti applicabili al vostro studio. Il contratto stabilisce in che modo un aumento incide sulla vostra attività. Un blocco delle tariffe o un limite massimo di aumento vi fornisce una base contrattuale per contestare una modifica inaspettata. Un contratto che consenta aumenti previa comunicazione potrebbe costringervi a scegliere tra il nuovo prezzo e la disdetta entro un lasso di tempo molto ristretto. Chiedete al fornitore di includere nel contratto firmato ogni promessa verbale relativa ai prezzi.

Crea il tuo foglio di calcolo del costo totale di proprietà (TCO) della cartella clinica elettronica (EMR)

Utilizzate lo stesso foglio di lavoro per ogni preventivo relativo alla cartella clinica elettronica (EMR), in modo che ogni fornitore includa le stesse categorie di costo e lo stesso periodo di tempo. Chiedete al fornitore di confermare per iscritto ogni dato inserito.

1. Calcola l'abbonamento annuale. Moltiplica la tariffa mensile per il numero di medici e per 12 mesi. Aggiungi i costi ricorrenti relativi a dashboard di fatturazione, integrazioni, assistenza o sedi aggiuntive.

2. Aggiungere i costi di implementazione. Inserire i costi di installazione, migrazione dei dati, configurazione e formazione. Indicare se ciascun costo è da considerarsi una tantum, per operatore sanitario o per sede.

3. Calcola i costi di formazione. Moltiplica le ore di formazione richieste per la tariffa oraria. Includi le retribuzioni corrisposte ai medici e al personale durante la formazione se desideri che il foglio di calcolo rifletta il costo operativo complessivo.

4. Calcolare le commissioni di fatturazione. Moltiplicare gli incassi annuali previsti per la percentuale di fatturazione applicata dal fornitore. Utilizzare gli incassi anziché gli importi fatturati, poiché gli accordi di fatturazione basati su percentuali si applicano solitamente alle somme incassate.

5. Aumenti relativi al rinnovo del progetto. Applicare l'aumento contrattuale a ciascun addebito ricorrente nel secondo e terzo anno. Se il contratto non prevede un limite massimo di aumento, simulare diversi scenari, ad esempio 0%, 5% e 10%.

6. Calcolare i totali. Il TCO del primo anno è pari alle spese ricorrenti più i costi di implementazione, formazione e fatturazione. Il TCO triennale somma i tre totali annuali, considerando le spese una tantum solo nel primo anno.

Esempio ipotetico di foglio di lavoro WebPT

Si consideri uno studio con due professionisti sanitari che utilizza un preventivo ipotetico di WebPT pari a 150 dollari al mese per ciascun professionista. L'esempio si basa su dati indicativi, poiché WebPT non pubblica le tariffe standard relative all'abbonamento, alla configurazione o alla formazione.

Ipotizziamo un costo di installazione di 1.000 $, quattro ore di formazione a 200 $ l’ora e una commissione di fatturazione indicativa del 5% su 400.000 $ di incassi annuali. Il calcolo per il primo anno sarebbe di 3.600 $ per gli abbonamenti, 1.000 $ per l’installazione, 800 $ per la formazione e 20.000 $ per la fatturazione. Il TCO del primo anno raggiungerebbe i 25.400 $.

Con un ipotetico aumento annuale del 5% del canone di abbonamento, quest’ultimo costerebbe 3.780 dollari nel secondo anno e 3.969 dollari nel terzo anno. Supponendo che i termini di riscossione e fatturazione rimangano invariati, il costo totale di proprietà (TCO) triennale ammonterebbe a 73.149 dollari. L’ipotesi di un aumento del 5% è un esempio ai fini del foglio di calcolo, non una tariffa ufficiale di WebPT.

Esempio di foglio di lavoro SPRY

Per ottenere un preventivo SPRY che distingua tra la tariffa per NPI e il costo della dashboard di fatturazione, moltiplica la tariffa per NPI per il numero di NPI fatturati e per 12 mesi. Aggiungi quindi il costo annuale della dashboard.

Successivamente, aggiungi eventuali costi relativi a configurazione, formazione, fatturazione, integrazione e rinnovo indicati nel preventivo. I prezzi base pubblicati facilitano il calcolo iniziale, ma è comunque il preventivo scritto a determinare il costo annuale e triennale complessivo.

Il ruolo del coinvolgimento dei pazienti nel quadro dei costi

Gli strumenti per il coinvolgimento dei pazienti devono essere considerati alla stregua della cartella clinica elettronica (EMR) nel vostro modello di costi. Una cartella clinica elettronica (EMR) gestisce le cartelle cliniche, la pianificazione degli appuntamenti e la fatturazione. Physitrack supporta i programmi di esercizi a domicilio, la comunicazione con i pazienti, il monitoraggio dell’aderenza terapeutica e l’assistenza a distanza. Ogni prodotto copre una parte diversa del flusso di lavoro dello studio medico.

Aggiungere il costo relativo al coinvolgimento dei pazienti come riga separata nel foglio di calcolo. Moltiplicare il canone mensile per il numero di licenze per i medici o di pazienti attivi, a seconda del modello di tariffazione del fornitore, e includere eventuali costi di implementazione o integrazione. Tenere il costo relativo al coinvolgimento dei pazienti al di fuori del subtotale relativo alla cartella clinica elettronica (EMR), in modo da poter confrontare i preventivi relativi all’EMR in modo coerente.

Non sottrarre la spesa relativa al coinvolgimento dei pazienti dal costo totale di proprietà della cartella clinica elettronica (EMR). Valutare separatamente questo componente aggiuntivo in base al modo in cui i medici prescrivono gli esercizi, monitorano l’aderenza al programma e forniscono assistenza tra una visita e l’altra.

Domande da porre prima di firmare

• Quale piano di abbonamento include le funzionalità mostrate in questa demo?
• Come si contano i medici, il personale a tempo parziale, gli assistenti e gli NPI ai fini della fatturazione?
• La tariffa mensile cambia quando si aggiunge o si rimuove un operatore sanitario?
• Quali costi dovremo sostenere per la configurazione, l'implementazione, la migrazione e l'importazione dei dati?
• Quante ore di formazione sono previste dal contratto e quanto costa la formazione aggiuntiva?
• Gli aggiornamenti software o i servizi di assistenza comportano costi aggiuntivi?
• Quali servizi di fatturazione applicano una commissione percentuale sugli incassi e quali ricavi copre tale percentuale?
• Le commissioni di fatturazione includono le rettifiche delle richieste di rimborso, i rifiuti, i ricorsi e gli estratti conto dei pazienti?
• Qual è la durata del contratto iniziale?
• Il contratto si rinnova automaticamente? E entro quando dobbiamo dare preavviso per disdirlo?
• Il contratto prevede un tasso fisso o consente aumenti annuali dei prezzi?
• Quali costi vengono applicati in caso di disdetta anticipata, riduzione del numero di licenze o esportazione dei nostri dati?
• Potreste fornirci un preventivo scritto del costo totale per il primo anno e per tutti e tre gli anni?

Domande frequenti

Quanto costa WebPT?

WebPT non pubblica i prezzi standard dei propri piani Starter, Enhanced e Ultimate. Il costo totale di WebPT comprenderà l'abbonamento indicato nel preventivo, oltre a eventuali costi di configurazione, formazione, fatturazione o costi aggiuntivi. Richiedi un preventivo scritto che riporti tutti gli addebiti ricorrenti e una tantum.

I prezzi di WebPT sono negoziabili?

La negoziabilità dei prezzi consente all’acquirente di richiedere tariffe diverse, condizioni contrattuali o l’esonero dal pagamento di alcune commissioni. WebPT conferma l’eventuale flessibilità dei prezzi durante il processo di vendita e il preventivo firmato deve riportare tutte le condizioni negoziate. Prima di firmare, richiedete per iscritto il blocco delle tariffe, l’esonero dalle spese di attivazione e i limiti di rinnovo.

Quanto costa SPRY?

SPRY definisce i propri prezzi in base a ciascun NPI e alla relativa dashboard di fatturazione, anziché applicare una tariffa forfettaria unica. SPRY rende pubblica questa struttura tariffaria, ma l'importo totale dipende dal numero di NPI, dalle esigenze di fatturazione e dai servizi selezionati. Calcola il costo annuale complessivo, comprensivo di tutte le dashboard obbligatorie e dei servizi aggiuntivi inclusi.

Qual è un budget ragionevole per il sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) di uno studio di fisioterapia individuale?

Un budget ragionevole per il sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) dovrebbe coprire l’intero costo annuale, anziché limitarsi al solo canone mensile. Un fisioterapista che esercita in proprio dovrebbe considerare i costi del software, l’implementazione, la formazione, le spese di fatturazione e i probabili aumenti al momento del rinnovo prima di stabilire un limite. È opportuno confrontare tale totale con gli incassi previsti e la liquidità disponibile, anziché basarsi su un parametro di riferimento generico del settore.

Confronta il costo complessivo prima di firmare

Il foglio di calcolo TCO compilato offre a una piccola azienda un test di accessibilità economica più affidabile rispetto a una semplice tariffa mensile indicata nel preventivo. Esso converte ogni proposta in un unico prospetto annuale e triennale, consentendo così di confrontare le offerte anche quando i fornitori strutturano i prezzi in modo diverso.

Utilizzate la scheda di lavoro durante ogni colloquio con i fornitori e rivedetela prima di ogni rinnovo. Se un fornitore non è in grado di fornire i dati necessari per compilare la scheda, contrassegnate tali costi come “sconosciuti” e richiedete chiarimenti per iscritto prima di firmare. Un sistema EMR è conveniente solo quando il suo costo totale previsto rientra nel budget del vostro studio.