Total Biaya Kepemilikan: Berapa Sebenarnya Biaya yang Dikeluarkan oleh Praktik Dokter Spesialis Kecil untuk Perangkat Lunak EMR

Intinya

• Penawaran langganan bulanan tidak mencakup total biaya kepemilikan EMR untuk praktik terapi fisik berskala kecil.
• Perhitungan Anda harus mencakup tingkatan langganan, biaya pemasangan, biaya pelatihan, persentase biaya penagihan, jangka waktu kontrak, dan ketentuan perpanjangan.
• WebPT mensyaratkan adanya demo untuk mengetahui harga terkini, sehingga angka-angka yang tidak resmi sebaiknya dianggap sebagai perkiraan semata, bukan harga WebPT yang sebenarnya.
• SPRY menerbitkan rincian biaya berdasarkan NPI dengan dasbor penagihan terpisah, namun Anda tetap perlu menghitung total pengeluaran tahunan Anda.
• Lembar kerja di bawah ini mengubah penawaran harga dari vendor mana pun menjadi perkiraan biaya untuk jangka waktu satu tahun dan tiga tahun.

Mengapa harga yang tertera di label dapat menyesatkan praktik-praktik PT skala kecil

Tarif bulanan yang tercantum dalam penawaran hanya mencakup sebagian dari total biaya pembelian sistem EMR. Sebagian besar penawaran dimulai dengan langganan per tenaga medis, namun tagihan juga dapat mencakup biaya implementasi, pelatihan, layanan penagihan, dan fitur opsional. Anda perlu menghitung total biaya tahunan dan total biaya selama tiga tahun untuk setiap pos biaya sebelum membandingkan penyedia layanan.

Praktik kecil tidak dapat membagi biaya tetap ke seluruh staf klinis yang jumlahnya banyak. Biaya pemasangan sebesar $1.500 berarti praktik tunggal harus menanggung biaya sebesar $1.500 per tenaga medis, sedangkan kelompok yang terdiri dari 100 tenaga medis dapat membagi biaya yang sama ke seluruh tenaga kerjanya. Kelompok yang lebih besar juga dapat menegosiasikan diskon berdasarkan volume dan menugaskan karyawan untuk menangani implementasi tanpa mengganggu pemilik praktik dalam memberikan perawatan kepada pasien.

Biaya penagihan berbasis persentase dapat menyumbang porsi yang lebih besar dari total pengeluaran teknologi sebuah praktik kecil. Biaya tersebut meningkat seiring dengan jumlah tagihan yang tertagih, dan sebuah praktik kecil mungkin tidak memiliki staf penagihan yang berpengalaman yang mampu mengaudit penolakan klaim atau mengidentifikasi kesalahan yang dapat dicegah. Sebuah kelompok yang lebih besar dapat membandingkan biaya penagihan yang dialihdayakan dengan biaya tenaga kerja internal dan mungkin memiliki daya tawar yang lebih besar.

Perhitungan total biaya kepemilikan yang bermanfaat membagi penawaran harga menjadi lima bagian. Mulailah dengan biaya langganan berulang dan biaya pemasangan satu kali. Tambahkan biaya pelatihan berbayar serta biaya penagihan apa pun yang dihitung sebagai persentase dari jumlah tagihan yang berhasil ditagih. Selanjutnya, buat model dampak finansial dari jangka waktu kontrak dan ketentuan perpanjangan.

Gunakan jumlah pasien, perkiraan pengumpulan data, asumsi tenaga kerja, dan periode waktu yang sama untuk setiap penyedia layanan. Biaya langganan bulanan yang lebih rendah bisa jadi justru lebih mahal secara keseluruhan jika biaya pemasangan atau biaya penagihan dimasukkan ke dalam perhitungan. Lembar kerja yang terdapat di bagian selanjutnya dalam panduan ini mengubah variabel-variabel tersebut menjadi angka tahunan dan tiga tahunan yang dapat dibandingkan.

Lima biaya yang perlu diperhitungkan selain harga langganan

Tingkat langganan menentukan fitur-fitur apa saja yang tercakup dalam biaya bulanan Anda. WebPT mengelompokkan paket-paketnya ke dalam tiga tingkat yang diberi nama Starter, Enhanced, dan Ultimate, namun perusahaan ini menyajikan informasi harga melalui demo, bukan dengan mempublikasikan tarif standar. Karena WebPT tidak mempublikasikan tarif standar untuk tingkat-tingkat tersebut, gunakan penawaran tertulis untuk keperluan penganggaran dan perbandingan. SPRY mempublikasikan biaya per NPI dan menetapkan harga dasbor penagihannya secara terpisah, sehingga Anda tetap perlu menghitung tingkat langganan dan add-on yang tepat untuk praktik Anda.

Biaya penyiapan dan implementasi menambah total biaya pada tahun pertama. Karena WebPT tidak mencantumkan biaya penyiapan standar, gunakanlah jumlah yang tertera dalam penawaran tertulis Anda. Tanyakan apakah biaya tersebut sudah mencakup migrasi data, konfigurasi akun, templat, dan dukungan selama peluncuran.

Biaya pelatihan bergantung pada jumlah jam berbayar yang dibutuhkan oleh staf Anda. Kalikan tarif per jam yang ditawarkan dengan durasi pelatihan yang diperlukan, lalu tambahkan biaya gaji untuk tenaga medis dan staf administrasi yang mengikuti pelatihan tersebut. Pastikan apakah proses orientasi sudah mencakup pelatihan dan apakah sesi-sesi selanjutnya dikenakan tarif yang sama.

Biaya layanan penagihan dapat melebihi biaya langganan perangkat lunak jika penyedia layanan mengenakan persentase dari total piutang yang tertagih. Misalnya, biaya sebesar 5 persen dari total piutang tahunan sebesar $500.000 akan mencapai $25.000, meskipun biaya langganan EMR tetap tidak berubah. Tanyakan apakah perangkat lunak penagihan, pengajuan klaim, pencatatan pembayaran, dan dukungan staf penagihan dikenakan biaya terpisah. Biaya dasbor penagihan terpisah dari SPRY juga perlu dimasukkan dalam perhitungan ini jika paket yang Anda pilih tidak mencakup fitur tersebut.

Ketentuan kontrak dan perpanjangan menentukan bagaimana biaya-biaya ini berubah setelah tahun pertama. Periksa komitmen minimum, jangka waktu pembatalan, masa pemberitahuan perpanjangan, serta kenaikan tahunan yang diizinkan. Tarif awal yang didiskon dapat mengakibatkan biaya multi-tahun yang lebih tinggi jika kontrak mengizinkan kenaikan tarif atau perpanjangan sebelum Anda sempat membandingkan alternatif lain. Hitung total biaya selama masa komitmen, bukan hanya menilai penawaran berdasarkan pembayaran bulanan pertamanya.

Mengapa struktur biaya yang sama justru membebani praktik mandiri lebih besar daripada praktik kelompok besar?

Praktek kecil sering kali membayar tarif efektif yang lebih tinggi karena pendapatan mereka lebih sedikit untuk membagi biaya tetap. Pertimbangkan contoh penawaran hipotetis dengan biaya bulanan sebesar $150 per tenaga medis, biaya pemasangan sebesar $1.000, dan empat jam pelatihan seharga $200 per jam. Sebuah praktik dengan dua tenaga medis akan membayar $3.600 untuk langganan tahun pertama dan $1.800 untuk biaya pemasangan dan pelatihan. Biaya tetap tersebut meningkatkan biaya perangkat lunak tahun pertama sebesar 50 persen sebelum ditambah biaya penagihan atau fitur tambahan.

Sebuah kelompok yang terdiri dari 100 tenaga medis akan membayar $180.000 dengan tarif langganan yang sama. Jika penyedia layanan mempertahankan biaya pemasangan dan pelatihan sebesar $1.800, biaya-biaya tersebut hanya akan menambah 1 persen. Implementasi berskala besar mungkin memerlukan lebih banyak pelatihan berbayar, tetapi kelompok tersebut sering kali dapat menegosiasikan harga atau melatih beberapa staf internal yang kemudian akan mendukung anggota lainnya. Sebuah praktik yang hanya memiliki dua tenaga medis memiliki lebih sedikit cara untuk membagi atau mengurangi biaya tersebut.

Biaya penagihan dapat semakin memperlebar selisih tersebut. Misalkan sebuah praktik kecil memperoleh pendapatan sebesar $400.000 per tahun dan membayar 6 persen dari total penerimaan untuk biaya penagihan. Biaya layanan penagihan tersebut akan mencapai $24.000 per tahun. Sebuah kelompok yang terdiri dari 100 tenaga medis mungkin dapat menegosiasikan persentase yang lebih rendah, mempekerjakan staf penagihan sendiri, atau menugaskan karyawan untuk mengaudit penolakan klaim dan kesalahan pengkodean. Sebuah praktik kecil mungkin perlu memperhitungkan waktu pemilik atau biaya audit eksternal saat mengevaluasi apakah layanan penagihan tersebut menghasilkan pendapatan yang cukup untuk membenarkan biayanya.

Kenaikan biaya perpanjangan juga berdampak lebih tajam pada praktik kecil yang kurang memiliki daya tawar. Pelanggan WebPT sebaiknya mengacu pada ketentuan perpanjangan tertulis mereka, bukan pada laporan kenaikan harga yang tidak disertai sumber. Akun individu tidak menentukan besaran kenaikan yang akan dikenakan pada praktik lain. Kenaikan yang relatif kecil pun dapat bertambah dengan cepat jika praktik tersebut tidak dapat memperoleh diskon volume atau menanggung pengeluaran tak terduga yang dibebankan kepada jumlah tenaga medis yang lebih besar.

Bagaimana ketentuan kontrak dan perpanjangan memengaruhi biaya jangka panjang

Ketentuan dalam kontrak menentukan apakah penawaran harga untuk tahun pertama tetap dapat diprediksi. Sebagai contoh, langganan untuk lima tenaga medis dengan harga $100 per tenaga medis per bulan akan menelan biaya $18.000 selama tiga tahun dengan tarif tetap. Kenaikan tahunan sebesar 8 persen akan menaikkan total biaya selama tiga tahun menjadi sekitar $19.478, belum termasuk biaya pemasangan, pelatihan, atau penagihan.

Anda sebaiknya memeriksa tiga ketentuan berikut sebelum menandatangani kontrak. Ketentuan penguncian tarif harus mencantumkan berapa lama harga yang ditawarkan berlaku dan biaya apa saja yang dicakupnya. Klausul kenaikan harga harus menjelaskan kapan harga dapat naik dan apakah kontrak menetapkan batas atas untuk setiap kenaikan. Klausul perpanjangan otomatis harus mencantumkan jangka waktu perpanjangan, jangka waktu pemberitahuan yang diwajibkan, metode pembatalan yang diperbolehkan, serta biaya pembatalan dini, jika ada.

Jangka waktu pembatalan perlu mendapat perhatian khusus karena penyedia layanan mungkin mensyaratkan pemberitahuan tertulis 30, 60, atau 90 hari sebelum perpanjangan. Jika Anda melewatkan batas waktu tersebut, kontrak mungkin akan diperpanjang untuk satu tahun penuh lagi dengan tarif baru. Catatlah setiap tanggal perpanjangan dan batas waktu pemberitahuan di kalender Anda saat menandatangani kontrak, daripada menunggu pengingat dari penyedia layanan.

Perjanjian WebPT yang telah Anda tandatangani—bukan laporan mengenai pelanggan lain—lah yang menentukan kenaikan tarif yang dapat berlaku bagi praktik Anda. Kontrak Anda menentukan bagaimana kenaikan tersebut memengaruhi praktik Anda. Ketentuan penguncian tarif atau batasan kenaikan memberikan landasan kontraktual bagi Anda untuk menggugat perubahan yang tidak terduga. Perjanjian yang mengizinkan kenaikan tarif setelah pemberitahuan mungkin memaksa Anda untuk memilih antara harga baru dan pembatalan dalam jangka waktu yang sangat singkat. Mintalah penyedia layanan untuk mencantumkan setiap janji harga yang disampaikan secara lisan dalam perjanjian yang telah ditandatangani.

Buatlah lembar kerja biaya kepemilikan total (TCO) EMR Anda sendiri

Gunakan lembar kerja yang sama untuk setiap penawaran EMR agar setiap penyedia layanan mencantumkan kategori biaya dan periode waktu yang sama. Minta penyedia layanan untuk mengonfirmasi setiap data yang dimasukkan secara tertulis.

1. Hitung biaya langganan tahunan. Kalikan tarif bulanan dengan jumlah tenaga medis dan 12 bulan. Tambahkan biaya berulang untuk dasbor penagihan, integrasi, dukungan, atau lokasi tambahan.

2. Tambahkan biaya implementasi. Cantumkan biaya penyiapan, migrasi data, konfigurasi, dan orientasi. Catat apakah setiap biaya tersebut berlaku sekali saja, per tenaga medis, atau per lokasi.

3. Hitung biaya pelatihan. Kalikan jumlah jam pelatihan yang diperlukan dengan tarif per jam. Sertakan gaji yang dibayarkan kepada tenaga medis dan staf selama pelatihan jika Anda ingin lembar kerja tersebut mencerminkan total biaya operasional.

4. Perkirakan biaya penagihan. Kalikan jumlah piutang tahunan yang diperkirakan dengan persentase penagihan dari vendor. Gunakan jumlah piutang, bukan jumlah tagihan, karena perjanjian penagihan berbasis persentase umumnya berlaku untuk uang yang telah diterima.

5. Kenaikan biaya perpanjangan proyek. Terapkan kenaikan yang tercantum dalam kontrak pada setiap biaya berulang pada tahun kedua dan ketiga. Jika kontrak tidak menetapkan batas atas tarif, lakukan simulasi beberapa skenario, seperti 0%, 5%, dan 10%.

6. Hitunglah jumlah totalnya. TCO tahun pertama sama dengan biaya berulang ditambah biaya implementasi, pelatihan, dan penagihan. TCO tiga tahun merupakan penjumlahan dari ketiga total tahunan tersebut, dengan biaya satu kali hanya diperhitungkan pada tahun pertama.

Contoh lembar kerja WebPT hipotetis

Bayangkan sebuah praktik yang dikelola oleh dua tenaga medis dengan menggunakan perkiraan biaya WebPT sebesar $150 per tenaga medis per bulan (sebagai contoh hipotetis). Contoh ini menggunakan angka ilustratif karena WebPT tidak mempublikasikan tarif standar untuk langganan, pengaturan, atau pelatihan.

Asumsikan biaya pemasangan sebesar $1.000, empat jam pelatihan dengan tarif $200 per jam, dan biaya penagihan ilustratif sebesar 5% dari total penerimaan tahunan sebesar $400.000. Perhitungan untuk tahun pertama adalah $3.600 untuk langganan, $1.000 untuk pemasangan, $800 untuk pelatihan, dan $20.000 untuk penagihan. TCO tahun pertama akan mencapai $25.400.

Dengan asumsi kenaikan biaya langganan tahunan sebesar 5%, biaya langganan akan menjadi $3.780 pada tahun kedua dan $3.969 pada tahun ketiga. Dengan asumsi ketentuan penagihan dan pembayaran tetap tidak berubah, total biaya kepemilikan (TCO) selama tiga tahun akan mencapai $73.149. Asumsi kenaikan penagihan sebesar 5% ini hanyalah contoh untuk keperluan lembar kerja, bukan tarif resmi WebPT.

Contoh lembar kerja SPRY

Untuk mendapatkan penawaran harga SPRY yang memisahkan tarif per NPI dan biaya dasbor penagihan, kalikan tarif per NPI dengan jumlah NPI yang ditagihkan dan 12 bulan. Kemudian tambahkan biaya dasbor tahunan.

Selanjutnya, tambahkan biaya-biaya yang tercantum dalam penawaran, seperti biaya penyiapan, pelatihan, penagihan, integrasi, dan perpanjangan. Harga dasar yang dipublikasikan memang memudahkan perhitungan awal, tetapi penawaran tertulis Anda tetap menjadi patokan untuk menentukan total biaya tahunan dan biaya selama tiga tahun.

Di mana peran lapisan keterlibatan pasien dalam gambaran biaya

Alat-alat untuk meningkatkan keterlibatan pasien harus dimasukkan ke dalam model biaya Anda bersama dengan EMR. EMR mengelola catatan medis, penjadwalan, dan penagihan. Physitrack mendukung program latihan di rumah, komunikasi dengan pasien, pemantauan kepatuhan, dan perawatan jarak jauh. Setiap produk mencakup bagian yang berbeda dari alur kerja praktik.

Tambahkan biaya keterlibatan pasien sebagai baris terpisah pada lembar kerja. Kalikan biaya bulanan dengan jumlah lisensi tenaga medis atau jumlah pasien aktif, tergantung pada model penetapan harga penyedia layanan, dan sertakan biaya implementasi atau integrasi yang mungkin ada. Pisahkan biaya keterlibatan pasien dari subtotal EMR agar Anda dapat membandingkan penawaran harga EMR secara konsisten.

Jangan kurangi pengeluaran untuk keterlibatan pasien dari total biaya kepemilikan EMR. Evaluasi fitur tambahan tersebut secara terpisah berdasarkan cara tenaga medis meresepkan latihan, memantau kepatuhan pasien, dan memberikan dukungan perawatan di antara kunjungan.

Pertanyaan yang perlu ditanyakan sebelum Anda menandatangani

• Paket langganan mana yang mencakup fitur-fitur yang ditampilkan dalam demo ini?
• Bagaimana cara menghitung tenaga medis, staf paruh waktu, asisten, dan NPI untuk keperluan penagihan?
• Apakah tarif bulanan berubah jika kami menambah atau mengurangi jumlah tenaga medis?
• Biaya pengaturan, implementasi, migrasi, dan impor data apa saja yang harus kami bayar?
• Berapa jam pelatihan yang termasuk dalam kontrak, dan berapa biaya untuk pelatihan tambahan?
• Apakah pembaruan perangkat lunak atau layanan dukungan dikenakan biaya tersendiri?
• Layanan penagihan mana saja yang mengenakan biaya berupa persentase dari jumlah yang berhasil ditagih, dan pendapatan apa saja yang dicakup oleh persentase tersebut?
• Apakah biaya penagihan sudah mencakup koreksi klaim, penolakan klaim, banding, dan tagihan pasien?
• Berapa lama masa berlaku kontrak awal?
• Apakah perjanjian ini diperpanjang secara otomatis, dan kapan kami harus memberikan pemberitahuan untuk membatalkannya?
• Apakah kontrak tersebut mengunci tarif kami atau memperbolehkan kenaikan harga setiap tahun?
• Biaya apa saja yang berlaku jika kami membatalkan langganan lebih awal, mengurangi jumlah lisensi, atau mengekspor data kami?
• Bisakah Anda memberikan perkiraan tertulis mengenai total biaya kami untuk tahun pertama dan ketiga tahun tersebut?

Pertanyaan Umum

Berapa biaya WebPT?

WebPT tidak mempublikasikan harga standar untuk paket Starter, Enhanced, dan Ultimate-nya. Total biaya WebPT Anda akan mencakup biaya langganan yang tercantum dalam penawaran, ditambah biaya pemasangan, pelatihan, penagihan, atau biaya tambahan lainnya. Mintalah penawaran tertulis yang mencantumkan setiap biaya berulang dan biaya satu kali.

Apakah harga WebPT bisa dinegosiasikan?

Harga yang dapat dinegosiasikan memungkinkan pembeli untuk meminta tarif, ketentuan kontrak, atau pembebasan biaya yang berbeda. WebPT akan mengonfirmasi fleksibilitas harga yang tersedia selama proses penjualan, dan penawaran yang telah ditandatangani harus mencantumkan setiap ketentuan yang telah dinegosiasikan. Mintalah jaminan tarif tetap, pembebasan biaya pemasangan, dan batasan perpanjangan secara tertulis sebelum menandatangani.

Berapa tarif yang dikenakan oleh SPRY?

SPRY menetapkan struktur harga berdasarkan setiap NPI dan dasbor penagihannya, bukan berdasarkan satu tarif tetap untuk praktik. SPRY mempublikasikan struktur ini, namun total biaya Anda bergantung pada jumlah NPI, kebutuhan penagihan, dan layanan yang dipilih. Hitunglah total biaya tahunan yang mencakup semua dasbor yang diperlukan serta fitur tambahan yang disertakan.

Berapa anggaran EMR yang wajar untuk praktik fisioterapi mandiri?

Anggaran EMR yang wajar mencakup seluruh biaya tahunan, bukan sekadar biaya langganan bulanan saja. Seorang fisioterapis yang berpraktik sendiri sebaiknya memperhitungkan biaya perangkat lunak, biaya implementasi, biaya pelatihan, biaya penagihan, serta kemungkinan kenaikan biaya perpanjangan sebelum menetapkan batas anggaran. Bandingkan jumlah total tersebut dengan penerimaan yang diproyeksikan dan kas yang tersedia, alih-alih hanya mengandalkan patokan industri secara umum.

Bandingkan total biayanya sebelum menandatangani

Lembar kerja TCO yang telah Anda lengkapi memberikan uji keterjangkauan yang lebih andal bagi usaha kecil dibandingkan dengan tarif bulanan yang ditawarkan. Lembar kerja ini mengubah setiap penawaran menjadi perhitungan tahunan dan tiga tahunan yang seragam, sehingga Anda dapat membandingkan penawaran tersebut meskipun penyedia layanan menyusun paket harganya secara berbeda-beda.

Gunakan lembar kerja ini dalam setiap pembicaraan dengan vendor dan tinjau kembali sebelum setiap perpanjangan kontrak. Jika vendor tidak dapat memberikan angka-angka yang diperlukan untuk mengisi lembar kerja tersebut, tandai biaya-biaya tersebut sebagai “tidak diketahui” dan mintalah klarifikasi tertulis sebelum menandatangani kontrak. Sistem EMR hanya terjangkau jika total biaya yang diproyeksikan sesuai dengan anggaran praktik Anda.