Coste total de propiedad: lo que realmente pagan las pequeñas consultas de fisioterapia por el software de historias clínicas electrónicas

En resumen

• Un presupuesto de suscripción mensual no refleja los costes totales de propiedad de un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) para una pequeña consulta de fisioterapia.
• Tu cálculo debe incluir el nivel de suscripción, la configuración, la formación, los porcentajes de comisión de facturación, la duración del contrato y las condiciones de renovación.
• WebPT exige una demostración para conocer los precios actuales, por lo que cualquier cifra no oficial debe considerarse como un dato hipotético y no como los precios actuales de WebPT.
• SPRY publica un desglose por NPI con los costes del panel de control de facturación por separado, pero aún así tendrás que calcular tus gastos anuales totales.
• La hoja de cálculo que aparece a continuación convierte cualquier presupuesto de un proveedor en costes estimados para un año y para tres años.

Por qué el precio de etiqueta induce a error a las pequeñas consultas de fisioterapia

La tarifa mensual indicada en el presupuesto solo cubre una parte de la adquisición de un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR). La mayoría de los presupuestos parten de una suscripción por profesional sanitario, pero la factura también puede incluir la implementación, la formación, los servicios de facturación y funciones opcionales. Es necesario convertir cada cargo en totales anuales y trienales antes de comparar proveedores.

Las consultas pequeñas no pueden repartir los costes fijos entre una plantilla clínica numerosa. Una cuota de instalación de 1.500 dólares supone un coste de 1.500 dólares por profesional sanitario en una consulta unipersonal, mientras que un grupo de 100 profesionales reparte esa misma cuota entre toda su plantilla. Los grupos más grandes también pueden negociar descuentos por volumen y asignar a empleados a la implementación sin que el propietario de la consulta tenga que dejar de atender a los pacientes.

Las tarifas de facturación basadas en porcentajes pueden suponer una parte más importante del gasto total en tecnología de una consulta pequeña. El coste aumenta a medida que crecen los cobros, y es posible que una consulta pequeña no cuente con un empleado con experiencia en facturación capaz de revisar los rechazos o identificar errores evitables. Un grupo más grande puede comparar los costes de la facturación externalizada con los costes de personal interno y puede tener mayor poder de negociación.

Un cálculo útil del coste total de propiedad desglosa el presupuesto en cinco partes. Empieza por la suscripción periódica y los gastos únicos de instalación. Añade la formación de pago y cualquier comisión de facturación calculada como porcentaje de los cobros. A continuación, simula el efecto financiero de la duración del contrato y las condiciones de renovación.

Utiliza el mismo volumen de pacientes, las mismas estimaciones de recaudación, los mismos supuestos de dotación de personal y el mismo periodo de tiempo para cada proveedor. Una suscripción mensual más baja puede resultar más cara en términos generales cuando se incluyen en el cálculo los gastos de alta o las comisiones de facturación. La hoja de cálculo que aparece más adelante en esta guía convierte esas variables en cifras comparables anuales y a tres años.

Cinco gastos que hay que tener en cuenta además del precio de la suscripción

Los niveles de suscripción determinan qué funciones cubre tu cuota mensual. WebPT agrupa sus planes en tres niveles denominados «Starter», «Enhanced» y «Ultimate», pero ofrece información sobre los precios a través de una demostración en lugar de publicar tarifas estándar. Dado que WebPT no publica tarifas estándar para estos niveles, utiliza un presupuesto por escrito para elaborar tu presupuesto y realizar comparaciones. SPRY publica un cargo por NPI y fija los precios de su panel de facturación por separado, lo que aún así te obliga a calcular el nivel y los complementos adecuados para tu consulta.

Los gastos de configuración e implementación aumentan el coste del primer año. Dado que WebPT no publica una tarifa estándar de configuración, utiliza el importe que figure en tu presupuesto por escrito. Pregunta si dicha tarifa incluye la migración de datos, la configuración de la cuenta, las plantillas y la asistencia durante la puesta en marcha.

Los costes de formación dependen del número de horas remuneradas que necesite tu personal. Multiplica la tarifa por hora presupuestada por el tiempo de formación necesario y, a continuación, suma el coste salarial que supone la asistencia de los profesionales clínicos y del personal administrativo. Confirma si la incorporación incluye formación y si las sesiones posteriores se facturan a la misma tarifa.

Los servicios de facturación pueden superar el coste de la suscripción al software cuando un proveedor cobra un porcentaje sobre los cobros. Por ejemplo, una comisión del 5 % sobre 500 000 dólares en cobros anuales supondría un coste de 25 000 dólares, incluso si la suscripción al EMR se mantuviera sin cambios. Averigua si el software de facturación, el envío de reclamaciones, el registro de pagos y el soporte del personal de facturación conllevan costes adicionales. El precio del panel de control de facturación independiente de SPRY también debe incluirse en este cálculo cuando el paquete seleccionado no lo incluya.

Las condiciones del contrato y de la renovación determinan cómo varían estos costes tras el primer año. Revisa el compromiso mínimo, el plazo de cancelación, el plazo de preaviso de renovación y cualquier aumento anual permitido. Una tarifa inicial con descuento puede suponer un coste total más elevado a lo largo de varios años si el contrato permite aumentos o se renueva antes de que puedas comparar otras alternativas. Calcula el coste total del periodo de compromiso en lugar de juzgar el presupuesto solo por su primera cuota mensual.

¿Por qué una estructura de tarifas idéntica supone un mayor coste para un despacho unipersonal que para un gran bufete?

Las consultas pequeñas suelen pagar una tarifa efectiva más elevada porque sus ingresos son menores y, por lo tanto, tienen menos ingresos sobre los que repartir los costes fijos. Consideremos un presupuesto hipotético con una cuota mensual de 150 dólares por profesional sanitario, un coste de instalación de 1.000 dólares y cuatro horas de formación a 200 dólares la hora. Una consulta con dos profesionales pagaría 3.600 dólares por la suscripción del primer año y 1.800 dólares por la configuración y la formación. Esos gastos fijos elevan el coste del software durante el primer año en un 50 % antes de añadir las tarifas de facturación o los complementos.

Un grupo de 100 profesionales sanitarios pagaría 180.000 dólares con la misma tarifa de suscripción. Si el proveedor mantuviera los costes de configuración y formación en 1.800 dólares, esos gastos solo supondrían un 1 % adicional. Una implementación a gran escala puede requerir más formación de pago, pero el grupo suele poder negociar los precios o formar a algunos miembros del personal interno que, a su vez, presten apoyo al resto. Una consulta con dos profesionales sanitarios tiene menos opciones para repartir o reducir el gasto.

Los honorarios de facturación pueden ampliar aún más la diferencia. Supongamos que una pequeña consulta recauda 400 000 dólares al año y paga el 6 % de los cobros en concepto de facturación. El servicio de facturación le costaría 24 000 dólares al año. Un grupo de 100 profesionales sanitarios podría negociar un porcentaje menor, contratar a su propio personal de facturación o asignar a algunos empleados la tarea de revisar los rechazos y los errores de codificación. Es posible que una pequeña consulta tenga que tener en cuenta el tiempo del propietario o el coste de una auditoría externa a la hora de evaluar si el servicio de facturación genera ingresos suficientes para justificar sus honorarios.

Los aumentos en las renovaciones también afectan con mayor intensidad a las consultas pequeñas cuando carecen de poder de negociación. Los clientes de WebPT deben basarse en las condiciones de renovación que figuran por escrito, en lugar de en informes sin citar sobre subidas de precios. Las cuentas individuales no determinan el aumento que recibirá otra consulta. Un aumento modesto puede acabar traduciéndose rápidamente en una cifra considerable cuando la consulta no puede conseguir un descuento por volumen ni absorber un gasto inesperado repartido entre un mayor número de profesionales sanitarios.

Cómo influyen las condiciones de los contratos y las renovaciones en el coste plurianual

La redacción del contrato determina si el presupuesto del primer año sigue siendo predecible. Por ejemplo, una suscripción para cinco profesionales sanitarios con un precio de 100 dólares al mes por profesional cuesta 18 000 dólares a lo largo de tres años con una tarifa fija. Un incremento anual del 8 % eleva el total de los tres años a unos 19 478 dólares, sin contar los gastos de configuración, formación o facturación.

Antes de firmar, debes revisar tres disposiciones. La cláusula de fijación de la tarifa debe indicar durante cuánto tiempo es válido el precio ofertado y qué comisiones cubre. La cláusula de reajuste debe especificar cuándo pueden subir los precios y si el contrato establece un límite máximo para cada subida. La cláusula de renovación automática debe indicar la duración de la renovación, el plazo de preaviso obligatorio, el método de cancelación admisible y cualquier cargo por rescisión anticipada.

Los plazos de cancelación merecen una atención especial, ya que los proveedores pueden exigir una notificación por escrito con 30, 60 o 90 días de antelación a la renovación. Si no respetas el plazo, el contrato podría renovarse por otro año completo con la nueva tarifa. Anota en tu calendario cada fecha de renovación y cada plazo de notificación en el momento de la firma, en lugar de esperar a que el proveedor te lo recuerde.

Tu contrato firmado con WebPT, y no los informes sobre otros clientes, es lo que determina los aumentos que pueden aplicarse a tu consulta. Tu contrato establece cómo afecta un aumento a tu consulta. Una cláusula de fijación de tarifas o un límite máximo de aumento te proporciona una base contractual para impugnar un cambio inesperado. Un contrato que permita aumentos previa notificación puede obligarte a elegir entre el nuevo precio y la cancelación en un plazo muy breve. Pide al proveedor que incluya en el contrato firmado todas las promesas verbales relativas a los precios.

Crea tu propia hoja de cálculo del coste total de propiedad del sistema de historias clínicas electrónicas (EMR)

Utiliza la misma hoja de cálculo para cada presupuesto de historia clínica electrónica, de modo que cada proveedor incluya las mismas categorías de costes y el mismo periodo de tiempo. Pide al proveedor que confirme por escrito cada dato introducido.

1. Calcula la cuota anual de suscripción. Multiplica la cuota mensual por el número de profesionales sanitarios y por 12 meses. Añade los cargos recurrentes correspondientes a los paneles de facturación, las integraciones, la asistencia técnica o las sedes adicionales.

2. Añade los costes de implementación. Introduce las tarifas de instalación, migración de datos, configuración e incorporación. Indica si cada tarifa se aplica una sola vez, por profesional sanitario o por centro.

3. Calcula los costes de formación. Multiplica las horas de formación necesarias por la tarifa por hora. Incluye los salarios pagados a los profesionales sanitarios y al personal durante la formación si quieres que la hoja de cálculo refleje el coste operativo total.

4. Calcula los honorarios de facturación. Multiplica los cobros anuales previstos por el porcentaje de facturación del proveedor. Utiliza los cobros en lugar de los importes facturados, ya que los acuerdos de facturación basados en porcentajes suelen aplicarse al dinero cobrado.

5. Aumentos por renovación del proyecto. Aplica el aumento contractual a cada cargo recurrente en el segundo y tercer año. Si el contrato no establece un límite máximo de la tarifa, analiza varios escenarios, como el 0 %, el 5 % y el 10 %.

6. Calcula los totales. El coste total de propiedad (TCO) del primer año equivale a los gastos recurrentes más los gastos de implementación, formación y facturación. El TCO de tres años suma los tres totales anuales, considerando los gastos puntuales únicamente en el primer año.

Ejemplo hipotético de una hoja de cálculo de WebPT

Imaginemos una consulta con dos profesionales sanitarios que utilice una cotización hipotética de WebPT de 150 dólares por profesional al mes. El ejemplo utiliza datos ilustrativos, ya que WebPT no publica tarifas estándar de suscripción, configuración o formación.

Supongamos una cuota de instalación de 1.000 dólares, cuatro horas de formación a 200 dólares la hora y una comisión de facturación, a título ilustrativo, del 5 % sobre 400.000 dólares en cobros anuales. El cálculo para el primer año sería de 3.600 dólares en concepto de suscripciones, 1.000 dólares de instalación, 800 dólares de formación y 20.000 dólares de facturación. El coste total de propiedad (TCO) del primer año ascendería a 25.400 dólares.

Con un aumento hipotético del 5 % anual en la cuota de suscripción, esta ascendería a 3.780 dólares en el segundo año y a 3.969 dólares en el tercero. Suponiendo que las condiciones de cobro y facturación se mantengan sin cambios, el coste total de propiedad (TCO) a tres años ascendería a 73.149 dólares. La hipótesis de facturación del 5 % es un ejemplo a efectos de la hoja de cálculo, no una tarifa oficial de WebPT.

Ejemplo de hoja de cálculo de SPRY

Para obtener un presupuesto de SPRY en el que se distingan la tarifa por NPI y el coste del panel de control de facturación, multiplica la tarifa por NPI por el número de NPI facturados y por 12 meses. A continuación, suma el coste anual del panel de control.

A continuación, añade los gastos de configuración, formación, facturación, integración y renovación que figuren en el presupuesto. Los precios base publicados facilitan el cálculo inicial, pero el presupuesto por escrito sigue siendo el que determina el coste total anual y a tres años.

El papel que desempeña la participación del paciente en el panorama de los costes

Las herramientas de participación del paciente deben incluirse junto con la historia clínica electrónica (EMR) en tu modelo de costes. Una EMR gestiona los historiales, la programación de citas y la facturación. Physitrack Apoya los programas de ejercicios en casa, la comunicación con los pacientes, el seguimiento del cumplimiento terapéutico y la atención a distancia. Cada producto cubre una parte diferente del flujo de trabajo de la consulta.

Añade el «compromiso con el paciente» como una línea independiente en la hoja de cálculo. Multiplica la cuota mensual por el número de licencias de profesionales sanitarios o de pacientes activos, según el modelo de precios del proveedor, e incluye cualquier gasto de implementación o integración. Mantén el coste del «compromiso con el paciente» fuera del subtotal del EMR para poder comparar los presupuestos del EMR de forma coherente.

No restes el gasto en participación del paciente del coste total de propiedad del historial médico electrónico (EMR). Evalúa este complemento por separado teniendo en cuenta cómo los profesionales sanitarios prescriben los ejercicios, supervisan su cumplimiento y prestan apoyo a la atención entre visitas.

Preguntas que debes hacerte antes de firmar

• ¿Qué plan de suscripción incluye las funciones que se han mostrado en esta demostración?
• ¿Cómo se contabilizan los profesionales clínicos, el personal a tiempo parcial, los auxiliares y los NPI a efectos de facturación?
• ¿Cambia la cuota mensual cuando añadimos o eliminamos a un profesional sanitario?
• ¿Qué tarifas de configuración, implementación, migración e importación de datos tendremos que pagar?
• ¿Cuántas horas de formación incluye el contrato y cuánto cuesta la formación adicional?
• ¿Las actualizaciones de software o los servicios de asistencia técnica conllevan costes adicionales?
• ¿Qué servicios de facturación cobran un porcentaje de los cobros y qué ingresos cubre ese porcentaje?
• ¿Las tarifas de facturación incluyen las correcciones de reclamaciones, los rechazos, las apelaciones y los extractos de los pacientes?
• ¿Cuál es la duración del contrato inicial?
• ¿Se renueva el contrato automáticamente? ¿Y cuándo hay que notificar la rescisión?
• ¿El contrato fija nuestra tarifa o permite aumentos de precio anuales?
• ¿Qué tarifas se aplican si cancelamos el contrato antes de tiempo, reducimos el número de licencias o exportamos nuestros registros?
• ¿Podría facilitarnos un presupuesto por escrito del coste total correspondiente al primer año y a los tres años en su conjunto?

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta WebPT?

WebPT no publica precios estándar para sus planes «Starter», «Enhanced» y «Ultimate». El coste total de WebPT incluirá la suscripción presupuestada, más cualquier gasto de configuración, formación, facturación o complementos. Solicita un presupuesto por escrito en el que se detallen todos los cargos recurrentes y puntuales.

¿Se pueden negociar los precios de WebPT?

Los precios negociables permiten al comprador solicitar diferentes tarifas, condiciones contractuales o exenciones de comisiones. WebPT confirma cualquier flexibilidad de precios disponible durante el proceso de venta, y el presupuesto firmado debe recoger todas las condiciones negociadas. Solicita por escrito la fijación de tarifas, la exención de las comisiones de alta y los límites de renovación antes de firmar.

¿Cuánto cobra SPRY?

SPRY estructura sus tarifas en función de cada NPI y su panel de facturación, en lugar de aplicar una tarifa fija por consulta. SPRY publica esta estructura, pero el importe total depende del número de NPI, las necesidades de facturación y los servicios seleccionados. Calcula el coste anual total, que incluye todos los paneles necesarios y los complementos.

¿Cuál es un presupuesto razonable para un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) en una consulta de fisioterapia independiente?

Un presupuesto razonable para el sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) debe cubrir el coste anual total, en lugar de limitarse únicamente a la cuota mensual de suscripción. Un fisioterapeuta que ejerza por cuenta propia debería tener en cuenta los costes del software, la implementación, la formación, los gastos de facturación y los probables aumentos en el momento de la renovación antes de fijar un límite. Compara ese total con los ingresos previstos y la liquidez disponible, en lugar de basarte en un punto de referencia general del sector.

Compara el coste total antes de firmar

La hoja de cálculo del TCO que has rellenado ofrece a una pequeña empresa una evaluación de la asequibilidad más fiable que una tarifa mensual estimada. Convierte cada propuesta en una perspectiva anual y a tres años, de modo que puedas comparar ofertas incluso cuando los proveedores presenten los precios de forma diferente.

Utiliza la hoja de cálculo en cada reunión con los proveedores y revísala antes de cada renovación. Si un proveedor no puede facilitar las cifras necesarias para completar la hoja de cálculo, marca esos costes como «desconocidos» y solicita una aclaración por escrito antes de firmar. Un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) solo resulta asequible cuando su coste total previsto se ajusta al presupuesto de tu consulta.