Por que "Melhor Software de Documentação de Fisioterapia" é a Busca Errada para Sistemas Hospitalares

Resumo

• A expressão «melhor software de documentação de fisioterapia» pressupõe que você está escolhendo um sistema de registros clínicos a partir do zero. Os sistemas hospitalares e as redes com várias clínicas quase nunca se encontram nessa situação, uma vez que o Epic ou o Cerner já estão instalados.
• A decisão que determina o seu resultado é saber quais as ferramentas adicionais que se integram verdadeiramente com esse prontuário já existente, e não qual a plataforma de registro clínico se destaca em termos de modelos.
• Avalie qualquer complemento com base em quatro critérios: o grau de integração com o prontuário, se os dados relativos aos resultados são transferidos de volta para o registro clínico principal, a integração MTR o único fluxo de trabalho interligado com a Telessaúde e a escalabilidade entre locais sem fragmentar os registros.
• A Physitrack não é um sistema de registro médico eletrónico (EMR) e não dispõe de notas SOAP nativas nem de registos de testes musculares manuais. Trata-se de MTR prescrição de exercícios, monitorização da adesão e MTR que se integra no sistema de registo médico eletrónico (EHR) que já utiliza, com integração comprovada com o Epic.

A pesquisa que os compradores de hospitais realmente realizam e por que esta não reflete a verdadeira decisão

Um departamento de fisioterapia de um hospital que digita “melhor software de documentação para fisioterapia” está realizando uma pesquisa que pressupõe uma escolha que ele nunca terá que fazer. A formulação pressupõe uma situação de partida do zero, um departamento escolhendo sua plataforma de registros do início. Essa situação quase nunca existe dentro de um sistema hospitalar ou de uma rede de clínicas com várias unidades.

O registro clínico já existe. A Epic ou a Cerner gerenciam o registro clínico em toda a instituição, e o departamento de fisioterapia faz os registros nesse sistema, tal como todas as outras áreas de serviço também o fazem. Nenhum departamento de TI de um hospital vai substituir o registro clínico ou prontuário eletrônico da instituição para que a fisioterapia possa utilizar uma ferramenta de registro com um formulário de teste muscular manual mais apelativo. O sistema de documentação é um fato consumado antes mesmo de um responsável de fisioterapia abrir uma demonstração de um fornecedor.

A decisão que realmente determina o resultado é o que se acrescenta a esse registro e não o que o substitui. Os departamentos de fisioterapia dos hospitais continuam precisando de prescrição de exercícios, monitorização terapêutica à distância e Telessaúde, e essas ferramentas raramente estão integradas de forma nativa no Epic ou no Cerner. Por isso, a questão na hora de comprar não é «qual a plataforma de documentação que se destaca em termos de funcionalidades», mas sim «a ferramenta que vou adicionar se conecta ao registro clínico que eu já utilizo?».

Essa reformulação altera o que se deve avaliar e em que ordem. Quando o termo de pesquisa promete o melhor sistema de geração de gráficos e registros clínicos, isso leva os compradores a comparar modelos de notas SOAP e formulários de acompanhamento da amplitude de movimento entre diferentes fornecedores. Para um departamento que já utiliza o Epic para a documentação, essas comparações respondem a uma pergunta que ninguém fez. A comparação que importa é saber se os dados de resultados, registro de adesão e as notas das sessões provenientes da ferramenta adicionada chegam, de fato, ao registro clínico principal.

O resto deste aviso transforma essa questão corrigida num quadro de trabalho. Quatro critérios determinam se uma ferramenta complementar ajuda o departamento de fisioterapia de um hospital ou se cria, discretamente, um segundo sistema que os profissionais de saúde têm de conciliar manualmente. A profundidade da integração vem em primeiro lugar, porque elimina a maioria dos fornecedores antes mesmo de se iniciar a comparação de funcionalidades. Seguem-se o fluxo de dados de retorno, a ligação MTR Telessaúde e a escalabilidade para múltiplas unidades, respondendo cada um a uma forma específica como estas ferramentas falham em grande escala.

Por que a integração do PEP se destaca em relação a todas as outras funcionalidades de registro clínico

O principal indicador de que um complemento de documentação terá sucesso num serviço de fisioterapia de um hospital é se este troca dados com o Epic ou o Cerner, e não o quão sofisticados são os seus próprios modelos de registros clínicos. Uma ferramenta pode disponibilizar o formulário de testes musculares manuais ou o registro de amplitude de movimento mais bem elaborado do mercado e, mesmo assim, criar atritos diários se esses dados nunca chegarem ao registro clínico que os seus profissionais de saúde já abrem em cada turno. As funcionalidades nativas descrevem o que uma ferramenta consegue capturar. A integração determina se mais alguém da equipe de cuidados de saúde terá acesso a essa informação.

Veja o que realmente acontece de errado quando uma ferramenta fica fora do registro principal. O profissional de saúde grava a sessão no novo sistema e, em seguida, volta a introduzir as partes clinicamente relevantes no Epic para que a nota seja considerada para efeitos de faturamento, encaminhamentos e para o próximo profissional de saúde. Essa duplicação na introdução de dados custa minutos quantificáveis por paciente e acumula-se ao longo de toda a carga de trabalho e entre todos os profissionais de saúde de um departamento. Um departamento com vinte terapeutas perde horas por dia com teclas digitadas que não acrescentam informação clínica, mas apenas uma segunda cópia da mesma.

A quebra na continuidade dos cuidados é o custo mais grave. Quando os dados relativos aos resultados de um fisioterapeuta se encontram num sistema paralelo, o médico, o gestor do caso e o fisioterapeuta seguinte deparam-se com um registro em que falta informação sobre o progresso da terapia. As decisões sobre alta, exames de imagem ou regresso ao trabalho são tomadas sem os dados funcionais que o fisioterapeuta já coletou. A informação existe. Simplesmente nunca chegou à pessoa que precisava dela, porque a ferramenta que a captou não conseguiu transferi-la para o registro que todos os outros consultam.

A dupla documentação também está na origem dos erros detectados pelas auditorias. Um número introduzido duas vezes acaba por divergir e, quando o sistema autônomo e o registro de saúde eletrônico (PEP) não coincidem quanto ao estado paciente, passamos a ter duas versões da verdade e nenhuma forma automática de conciliá-las. Esse trabalho de conciliação recai sobre os profissionais de saúde, que já estão fazendo anotações fora do horário de expediente.

Considere a profundidade de integração como o filtro que deve aplicar antes de qualquer comparação de funcionalidades. Se um fornecedor não conseguir demonstrar uma troca de dados bidirecional genuína com a Epic ou a Cerner, a qualidade dos seus modelos é irrelevante, porque esses dados ficarão retidos num segundo sistema, independentemente da qualidade com que foram capturados. A maioria dos fornecedores, numa pesquisa abrangente, não passa neste teste. Aplicá-lo em primeiro lugar elimina aqueles que gerariam duplicação de documentação e lhe permite comparar apenas as ferramentas que conseguem efetivamente enviar dados para o registro clínico que a sua rede já utiliza.

Um quadro de avaliação composto por quatro partes destinado a compradores de hospitais e redes de clínicas

Estes quatro critérios estão ordenados de acordo com a rapidez com que devem excluir um fornecedor da seleção. A profundidade de integração vem em primeiro lugar, porque uma ferramenta que nunca atinge esse nível, está condenada ao fracasso, independentemente da pontuação que obtenha nos outros três critérios.

Nível de integração dos sistemas de prontuários eletrônicos: ligação genuína versus compatibilidade alegada

A expressão «integrado com o Epic» aparece em quase todos os sites dos fornecedores de programas de treino (PT) para empresas e, na maioria das vezes, descreve algo muito mais superficial do que uma verdadeira troca de dados. Uma integração real reinsere dados estruturados no prontuário do paciente no Epic, de modo que um profissional de saúde pode analisar o registro, as prescrições de exercício, dados de adesão e medidas de resultados sem sair do sistema em que já trabalha. Uma integração superficial significa, normalmente, o «single sign-on» (autenticação única), em que um profissional de saúde inicia sessão num aplicativo separado através do Epic, mas todas as notas, formulários e resultados continuam residindo nesse segundo sistema.

A integração confirmada com o Epic é o ponto de referência para o que se entende por verdadeira profundidade. Os dados relativos à prescrição de exercícios e à monitorização terapêutica à distância são integrados diretamente no registo do Epic, em vez de ficarem num portal isolado que o profissional de saúde tenha que consultar separadamente. Essa ligação é a diferença entre uma ferramenta que faz parte integrante do registro clínico e outra que se limita apenas a utilizar a tela de início de sessão do Epic.

Quando um fornecedor lhe disser que se integra com o Epic, pergunte quais os dados que transitam pela conexão e em que direção. A adesão do paciente e os dados das sessões são transferidos automaticamente para o registro clínico, ou o profissional de saúde tem de exportar um PDF e anexá-lo manualmente? Uma exportação unidirecional não constitui, de forma alguma, uma integração que poupe tempo ao profissional de saúde, uma vez que os dados continuam a exigir a intervenção humana para serem transferidos e serem verificados com o registro principal.

Pergunte em que ponto do fluxo de trabalho ocorre a troca de dados. Uma ligação que apenas sincroniza durante a noite, em lote, comporta-se de forma muito diferente daquela que disponibiliza os dados no local de prestação de cuidados, quando um profissional de saúde está efetivamente a registrar uma consulta. Pergunte a que módulo do Epic a integração diz respeito e se já foi implementada num ambiente hospitalar real, e não apenas desenvolvida num ambiente de teste. Um fornecedor com uma ligação genuína consegue identificar o mecanismo e descrever os dados que são transferidos. Um fornecedor que vende apenas acesso através de login tende a responder com generalidades sobre compatibilidade.

Teste muscular manual e feedback dos resultados

A questão que determina a adequação é onde os dados dos resultados são registrados, e não se uma ferramenta é capaz coletá-los. Um fornecedor pode disponibilizar modelos aperfeiçoados de testes manuais de força muscular, formulários de amplitude de movimento e bibliotecas de medidas de resultados, mas mesmo assim criar um problema se esses resultados nunca chegarem ao registro principal do paciente. Quando as classificações dos testes manuais de força muscular (MMT) e as leituras da amplitude de movimento (ADM) ficam num segundo sistema, o profissional de saúde que abre o Epic para redigir a nota não vê nada disso. Esse profissional acaba por voltar a introduzir os números manualmente ou, pior ainda, recorre à memória para referenciá-los, e o registro fica fragmentado entre duas plataformas.

A duplicação dos registros é o sintoma visível. O custo mais profundo reside no fato de qualquer profissional de saúde, médico ou coordenador de cuidados que consulte o registro do Epic, vai obter uma visão incompleta, uma vez que os dados objetivos se encontram num local que nunca é acessado. Teste qualquer ferramenta complementar no destino dos seus dados. Pergunte ao fornecedor se os resultados da MMT, os valores de ADM e as medidas de resultados validadas são registrados no Prontuário Eletrônico do Paciente, em que momento da consulta e de que forma. Uma ferramenta que apenas permite a exportação em PDF não resolve o problema da documentação duplicada. Isso apenas transfere o trabalho de registrar as mesmas informações para a etapa de conferência e integração com o prontuário.

A não Physitrack possuí notas SOAP nativas nem gráficos ou registros de testes musculares manuais e nunca deve ser avaliada como se as tivesse. Não é um sistema de documentação. A sua função é encaminhar os dados relativos à prescrição de exercícios, à adesão e aos resultados do paciente para o Prontuário Eletrônico do Paciente que já utiliza, para que os números cheguem ao registro clínico onde os seus profissionais de saúde documentam, em vez de se acumularem num registro paralelo. Avalie a Physitrack com base na fluidez com que os dados de resultados são transferidos para o Epic, e não com base em funcionalidades de registro que nunca foram concebidas para o sistema.

MTR e Telessaúde como parte de um fluxo de trabalho integrado e não como um complemento

A monitorização terapêutica remota e a Telessaúde só são eficazes em uma rede hospitalar quando os dados que geram são integrados no mesmo registro que os profissionais de saúde já têm acesso. Quando os números relativos à adesão, os registros das sessões e as notas das consultas por vídeo se encontram num sistema separado, um fisioterapeuta tem de consultar dois locais para acompanhar um paciente. Numa única clínica, esse atrito é tolerável. Mas, em dezenas de unidades em milhares de episódios, isso se transforma em horas de reconciliação e discrepâncias que comprometem o próprio processo de faturamento do MTR.

O modo de falha é sutíl porque a ferramenta independente geralmente funciona bem por si só. Os pacientes completam os exercícios, o aplicativo monitora a atividade e o painel do RTM é preenchido com dados. Nada disso chega automaticamente ao prontuário principal, portanto o registro que a equipe se baseia fica incompleto. Um programa de monitoramento que gera dados de sessão confiáveis em um sistema que ninguém acompanha resolveu o problema errado.

A Physitrack foi concebida para a versão conectada deste fluxo de trabalho. Os pacientes completam os exercícios prescritos e comunicam o seu progresso através do PhysiApp; os dados relativos à adesão e às sessões são introduzidos no MTR , e a integração confirmada Physitrack com o Epic encaminha-os para o registro clínico que o departamento já utiliza. A Telessaúde integra-se neste mesmo fluxo, em vez de ser realizada numa ferramenta de vídeo separada na qual o profissional de saúde tem de iniciar uma nova sessão e sincronizar posteriormente. O objetivo é que a camada de monitorização e o registro avancem em conjunto.

Pergunte diretamente a qualquer fornecedor sobre a questão da verificação e ratificação dos registros. Os dados da adesão do paciente e as sessões são transferidas automaticamente para o registro visível no Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) e, em que ponto do fluxo de trabalho isso acontece? Se a resposta honesta for que os profissionais de saúde exportam relatórios ou copiam os valores manualmente, a ferramenta é um sistema paralelo que se passa por um sistema conectado e irá exigir mais tempo do pessoal à medida que a rede for crescendo.

Escalabilidade em vários locais sem fragmentar os registros

Uma ferramenta que funciona na perfeição numa clínica pode falhar assim que a rede a implementa em vinte filiais. A falha raramente se manifesta no próprio software. Manifesta-se na divergência de configuração, em que cada unidade define os seus próprios modelos de exercícios, as suas próprias convenções de nomenclatura e os seus próprios indicadores de resultados, de tal forma que duas clínicas da mesma rede produzem registros que já não se assemelham. Quando isso acontece, o registro principal fica repleto de dados que variam de acordo com a localização, e qualquer tentativa de comparar padrões de recuperação entre locais fracassa.

Os silos de dados por localidade constituem a segunda barreira. Se os registros  do paciente são armazenados em instâncias separadas que nunca são agregadas, um profissional de saúde responsável por um paciente que tenha mudado de localidade não consegue ver o histórico completo, e a direção da rede não consegue responder a perguntas básicas sobre a adesão ao tratamento ou os resultados em todo o sistema. A ferramenta suporta, tecnicamente, muitos usuários, mas só faz isso através de várias cópias desconexas, em vez de um único registro interligado.

A geração de relatórios é a verdadeira prova da escalabilidade. Um administrador de rede precisa reunir, numa única visualização, os dados relativos ao cumprimento das normas, às tendências dos resultados e à utilização em todos os locais, e essa visualização tem que corresponder ao que consta no Prontuário Eletrônico do Paciente. Se a geração de relatórios não conseguir agregar esses dados, a ferramenta não se expandiu. Apenas se multiplicou.

A Physitrack foi concebida para uma implementação em vários locais, em vez de uma instalação para uma clínica que é simplesmente copiada. A configuração e o conteúdo dos exercícios mantêm-se consistentes em todos os locais; os dados dos pacientes e os resultados são transmitidos através da mesma integração com o Epic, independentemente do local onde foram coletados; e os relatórios são agregados em toda a rede, em vez de se limitarem aos limites de cada clínica. É essa consistência que torna justificável uma implementação em vários locais. Peça a qualquer fornecedor que lhe mostre um relatório que abranja várias unidades, e não apenas uma demonstração da tela de uma única clínica, antes de aceitar qualquer alegação de escalabilidade.

Lista de verificação do comprador para avaliar qualquer ferramenta complementar

Analise esta lista de verificação em relação a qualquer fornecedor antes de comparar funcionalidades de gráficos ou modelos. Faça cada pergunta diretamente e exija uma resposta concreta, não uma afirmação tirada de um folheto. Um fornecedor que não consiga responder de forma concreta um ponto crítico, já lhe revelou o que você precisa de saber.

Nível de integração

• O fluxo de dados entre a sua ferramenta e a nossa instância do Epic ou do Cerner é bidirecional ou apenas unidirecional?
• Em que momento do fluxo de trabalho do profissional é que essa troca de informações ocorre e é necessário um novo login separado?
• Você consegue citar algum caso de implementação num hospital que utilize esta mesma integração atualmente?

Feedback dos dados relativos aos resultados

• O que acontece ao teste muscular manual, à amplitude de movimento e aos indicadores de resultados após a coleta dos dados?
• Esses resultados aparecem automaticamente no registro principal ou precisam ser introduzidos novamente por um profissional de saúde?

MTR e Telessaúde

• Os dados de adesão do paciente e de sessão relatados pelo paciente chegam ao registro visível no Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) sem ajuste manual?
• Os limites de faturamento do RTM e os atendimentos de telessaúde são registrados no mesmo prontuário conectado?

Escalabilidade para vários locais

• Será que podemos implementar uma configuração uniforme em todos os locais, em vez de configurar cada local separadamente?
• Os relatórios são agregados entre as instalações ou cada local mantém o seu próprio silo de dados?
• Como manter um registro de paciente quando o paciente é transferido entre nossas unidades?

Avalie cada fornecedor com base no número de critérios que merecem um «sim» claro e comprovável. As ferramentas que cumprem os requisitos de profundidade de integração e retroalimentação de dados são aquelas que merecem uma comparação de funcionalidades. As restantes criam um segundo sistema que os seus profissionais de saúde terão de conciliar manualmente, não importa o quanto os modelos pareçam bem em uma demonstração.

Onde a Physitrack se encaixa e onde ela deliberadamente não se encaixa.

A Physitrack não é um sistema de documentação, nem um Prontuário Eletrônico do Paciente (EMR). Não dispõe de notas SOAP nativas nem de gráficos de testes musculares manuais e nunca foi concebida para que sejam incluídas em algum momento. Se você está decidindo onde seus profissionais de saúde vão redigir as suas notas, a Physitrack não é uma ferramenta que você está escolhendo e não deve ser avaliado como tal.

A Physitrack funciona em conjunto com a planilha que seu departamento já utiliza. Este sistema gerencia a prescrição de exercícios, o paciente, a monitorização terapêutica à distância e a Telessaúde, integrando esses dados no Prontuário Eletrônico do Paciente através de uma integração comprovada com o Epic. Os seus profissionais de saúde continuam a registrar os dados no Epic. A Physitrack envia os dados relativos aos exercícios e à adesão para o registro com o qual os profissionais já trabalham, de modo que o histórico do paciente fica reunido num único local, em vez de ficar em dois sistemas que nunca se sincronizam.

Essa divisão de tarefas é que é o essencial. Um departamento de fisioterapia de um hospital não precisa de uma segunda plataforma de registro clínico que concorra com o Epic. Precisa da camada de interação e monitorização que o Epic não fornece de forma nativa, de modo a que os dados sejam integrados no registro clínico em que os seus profissionais de saúde e responsáveis pela faturação já confiam.

Portanto, a conclusão em termos de aquisição é simples. Avalie esta solução com base na profundidade da sua integração com o seu prontuário e na facilidade com que se adapta ao seu fluxo de trabalho existente, e não com base em funcionalidades de registro clínico para as quais nunca foi concebida. Pergunte se o MTR à adesão ao tratamento chegam automaticamente ao registro visível no Epic. Uma ferramenta que obtenha uma boa pontuação em termos de profundidade de integração merece o seu lugar. Uma ferramenta avaliada com base em modelos que não possui está sendo avaliada com base em critérios inadequados.

Perguntas frequentes

A Physitrack substitui o Epic ou o Cerner? Não. A Physitrack é uma plataforma de prescrição de exercícios, acompanhamento da adesão e monitorização terapêutica à distância, não é um sistema de documentação nem um Prontuário Eletrônico do Paciente (EMR). Liga-se ao prontuário eletrônico que o seu departamento já utiliza, em vez de competir com ele.

O que significa, concretamente, «integração com o Epic» para Physitrack? Significa que os dados paciente dos programas podem ser transferidos entre a Physitrack e o Epic, para que os profissionais de saúde trabalhem a partir de um único registro interligado, em vez de dois sistemas desconectados entre si. A Physitrack é uma integração confirmada com o Epic, que é o nível de troca de dados que os compradores de hospitais devem verificar antes de assinar qualquer contrato para uma ferramenta complementar.

A Physitrack possui as suas próprias Registros Clínicos Orientados pelo SOAP ou registros de testes manuais de força muscular? Não, e não foi projetada para isso. A Physitrack direciona os dados de exercícios, adesão e resultados para o prontuário principal que os seus profissionais já utilizam, em vez de criar um segundo local de registro.

Como o MTR chegou ao PEP? O MTR captura dados sobre a adesão do paciente e a atividade das sessões na Physitrack, informações que a integração com o Epic podem apresentar no registro visível no PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente). Pergunte a qualquer fornecedor se isto acontece automaticamente ou se requer uma nova introdução manual, uma vez que é nas etapas manuais que a continuidade do tratamento é prejudicada.

A Physitrack pode ser expandida para vários locais? Sim. A Physitrack pode ser implementada em vários locais com uma configuração e relatórios consistentes que se agregam entre os locais, o que evita a criação de bancos de dados por local que fragmentam o registro enquanto a rede cresce.