Facturatiediensten voor fysiotherapie voor kleine be praktijken: intern versus uitbesteed

TL;DR

• Bij interne facturering worden voorspelbare softwarekosten gecombineerd met personeelskosten. Bij uitbestede diensten wordt doorgaans 4% tot 8% van de geïnde bedragen in rekening gebracht, waardoor de kosten stijgen naarmate de omzet toeneemt.
• Door uitbesteding kan een kleine receptie worden ontlast van het indienen van claims, het boeken van betalingen en de bijbehorende vervolgwerkzaamheden.
• Een factureringsbedrijf kan gespecialiseerde expertise op het gebied van afwijzingen bieden. Interne medewerkers kunnen die expertise evenaren als ze de juiste opleiding, tijd en back-up hebben.
• Met interne facturering hebt u direct inzicht in declaraties en vorderingen. Bij uitbesteding zijn duidelijke rapportagestandaarden en communicatie met de leverancier vereist.
• Uitbesteding is vaak een goede oplossing voor een eenmans praktijk e of een groeiende onderneming die niet snel voldoende personeel voor de facturering kan aantrekken. Interne facturering wordt praktischer wanneer het stabiele werkvolume het mogelijk maakt om ervaren personeel in dienst te nemen.

Physitrack ondersteunt beide modellen met klinische begeleiding, thuisoefenprogramma’s, het bijhouden van therapietrouw en RTM-tools. Het is geen vervanging voor factureringssoftware of -diensten.

Waarom kleine praktijken een andere vergelijking van factureringskosten nodig hebben

Zelfstandige artsen en praktijken met twee of drie zorgverleners ( praktijken ) kunnen niet vertrouwen op factureringsadvies dat is afgestemd op grotere medische groepen. Volgens een gepubliceerd raamwerk geeft een praktijk met vijf tot tien zorgverleners ( praktijk ) jaarlijks 220.000 tot 350.000 dollar uit aan interne facturering. De aannames over de personeelsbezetting die aan dat cijfer ten grondslag liggen, zijn zelden van toepassing op een praktijk met één receptionist ( praktijk ), waar één medewerker aan de balie ook afspraken inplant, verzekeringsdekking controleert en patiënten incheckt.

Elk factureringsmodel brengt andere exploitatiekosten met zich mee. Een extern factureringsbedrijf voor fysiotherapie rekent doorgaans 4% tot 8% van de geïnde bedragen. Bij een maandelijkse opbrengst van $40.000 komt dat neer op $1.600 tot $3.200 per maand. Bij interne facturering worden deze procentuele kosten weliswaar vermeden, maar het opvolgen van declaraties, het boeken van betalingen, het beheer van de software en het opnieuw verwerken van afgewezen declaraties kosten tijd van het personeel of de eigenaar.

In de onderstaande vergelijkingen worden de kosten afgestemd op de omvang van de incasso’s van kleine totpraktijk , waarbij rekening wordt gehouden met de personele capaciteit. Daarnaast wordt onderzocht of u vervangend personeel kunt opleiden, afwijzingen op een consistente manier kunt afhandelen en groei kunt opvangen zonder dat dit ten koste gaat van de patiëntenzorg.

Wat "intern" en "uitbesteed" eigenlijk betekenen bij de facturering van fysiotherapie

Bij interne facturering beheert uw praktijk het personeel, de facturatiesoftware voor fysiotherapie en de clearinghouse-rekening die wordt gebruikt voor het indienen van declaraties. Een clearinghouse controleert de opmaak van de declaraties en stuurt deze door naar de verzekeraars. Uw medewerkers voeren ook betalingen in, corrigeren afgewezen declaraties, gaan in beroep tegen afwijzingen, versturen afschriften naar patiënten en houden de debiteurenadministratie bij. De praktijk betaalt vaste kosten zoals salarissen, softwareabonnementen en clearinghouse-kosten, ongeacht de maandelijkse incasso’s.

Onder uitbestede facturering wordt verstaan dat een factureringsbedrijf voor fysiotherapie een deel of het geheel van dat werk op contractbasis uitvoert. Dienstverleners rekenen doorgaans een percentage van de geïnde opbrengsten of een vast bedrag per ingediende declaratie. Volgens schattingen van RCM Experts liggen de gebruikelijke tarieven tussen de 4 en 8 procent van de geïnde bedragen of tussen de 4 en 8 dollar per declaratie, hoewel deze cijfers geen onafhankelijke maatstaven zijn. Contracten verschillen onderling wat betreft de vraag of ze controles op de verzekeringsgerechtigdheid, goedkeuringen, bezwaarschriften, telefoongesprekken met patiënten en het versturen van afschriften omvatten. U blijft zelf de bezoeken documenteren en toezicht houden op de prestaties van de dienstverlener, maar de dienstverlener zorgt voor de factureringswerkzaamheden en de operationele infrastructuur.

Waar je op moet letten bij het vergelijken van de twee modellen

Kostenstructuur en voorspelbaarheid

Vergelijk de vaste personeels- en softwarekosten met de variabele kosten die gekoppeld zijn aan schadeclaims of incasso’s. Houd daarbij rekening met opstartkosten, contractuele minimumverplichtingen en aanvullende diensten.

Administratieve tijd

Maak een schatting van hoeveel tijd uw eigenaar, facturatiepersoneel en receptiemedewerkers moeten besteden aan het controleren van de aanspraak, het corrigeren van declaraties, het verwerken van betalingen en het beantwoorden van vragen over de facturering.

Omgaan met ontkenning en afwijzing

Stel vast wie fouten opspoort, deadlines bijhoudt, vorderingen corrigeert, bezwaarschriften indient en terugkerende problemen rapporteert, per betaler of code.

Controle en inzicht

Controleer of u de status van claims, de boeking van betalingen, de redenen voor afwijzing en de vorderingen kunt bekijken zonder te hoeven wachten op een rapport van de leverancier.

Snel naar bekwaamheid

Bedenk eens hoe snel uw medewerkers of factureringspartner de codering van fysiotherapie, de regels van zorgverzekeraars, toestemmingen en documentatiecontroles kunnen afhandelen zonder nauwlettend toezicht.

Interne facturering: kosten, personeelsbezetting en controle

Het meest geschikt voor

Interne facturering is het meest geschikt voor een praktijk met een stabiel aantal declaraties dat de vaste personeelskosten dekt, en een eigenaar die toezicht kan houden op het werk zonder dat dit ten koste gaat van de patiëntenzorg. Het kan ook geschikt zijn voor een praktijk die al een ervaren facturatiemedewerker in dienst heeft en over vervanging beschikt bij afwezigheid.

Wat het is

Uw praktijk neemt iemand in dienst of wijst iemand aan om de facturering te regelen via fysiotherapiefactureringssoftware die is gekoppeld aan een clearinghouse. De facturateur controleert of aan de voorwaarden is voldaan en of er toestemming is verleend, voordat hij of zij declaraties indient. De facturateur boekt ook betalingen en volgt afgewezen of geweigerde declaraties op door middel van correcties of beroepsprocedures.

Een zelfstandige ondernemer kan deze taken bij een laag werkvolume weliswaar zelf uitvoeren, maar voor de facturering is tijd nodig die apart van de patiëntbezoeken moet worden gereserveerd. Het toewijzen van dit werk aan een medewerker van de receptie leidt tot soortgelijke capaciteitsproblemen, omdat het inchecken van patiënten en telefoontjes de opvolging van declaraties kunnen onderbreken. Volgens schattingen van een bedrijf dat factureringsdiensten aanbiedt, heeft een nieuwe factureringsmedewerker doorgaans twee tot drie maanden opleiding nodig voordat hij of zij zelfstandig kan werken.

Voordelen

• Uw praktijk beheert rechtstreeks het indienen van declaraties, de debiteurenadministratie en de opvolging bij betalers.
• Door vaste loonkosten en softwarekosten te hanteren, wordt een terugkerende vergoeding op basis van een percentage van de incasso’s vermeden.
• Een facturatiemedewerker ter plaatse kan vragen over de documentatie snel met de zorgverleners afhandelen.
• Uw praktijk bewaart de factuurgegevens en de betalingsgeschiedenis intern.

Nadelen

• Eén ontslag of langdurige afwezigheid kan de afhandeling van claims vertragen als er geen opgeleide vervanger beschikbaar is.
• RCM Experts schat het percentage afwijzingen bij interne facturering op 8% tot 15%, tegenover 3% tot 8% bij uitbestede facturering. Deze cijfers zijn indicatieve schattingen van leveranciers en geen onafhankelijke PT-benchmarks.
• Nieuwe medewerkers moeten worden getraind in de regels van zorgverzekeraars, tijdcodes, toestemmingsprocedures en uw documentatie praktijken.
• Eigenaren moeten afwijzingen en indieningstermijnen in de gaten houden, in plaats van ervan uit te gaan dat ingediende claims automatisch worden uitbetaald.
• Medewerkers aan de receptie kunnen moeite hebben om de facturering te regelen terwijl ze patiënten inchecken en telefoontjes beantwoorden.

Kosten

Volgens een schatting van RCM Experts bedragen de totale interne factureringskosten voor een „ praktijk ” met één tot drie zorgverleners 4.000 tot 6.000 dollar per maand, ofwel 48.000 tot 72.000 dollar per jaar. Dit bedrag omvat personeelskosten en aanverwante exploitatiekosten.

RCM Experts noemt ook facturatiesoftware voor $200 tot $500 per maand en clearinghouse-kosten van $50 tot $150 per maand. Een facturatiemedewerker kan jaarlijks $35.000 tot $55.000 verdienen vóór secundaire arbeidsvoorwaarden, die 20% tot 30% aan het salaris kunnen toevoegen. Een eigenaar die zelf de facturatie verzorgt, kan de loonkosten verlagen, maar bij de berekening moet rekening worden gehouden met de klinische uren of managementtaken die door facturatietaken worden verdrongen.

Uitbestede facturering: kosten, personeelsbezetting en controle

Het meest geschikt voor

Uitbesteding is geschikt voor een praktijk met een groeiend bezoekersaantal, beperkte receptiecapaciteit of aanhoudende afwijzingen die het huidige personeel niet snel kan oplossen. Een zelfstandige eigenaar kan ook voor uitbesteding kiezen wanneer het aannemen en aansturen van een ervaren facturatiemedewerker te veel klinische of managementtijd in beslag zou nemen.

Wat het is

Een extern bedrijf dat de facturering van fysiotherapie verzorgt, dient declaraties in en beheert overeengekomen onderdelen van de inkomstencyclus tegen een externe vergoeding. De meeste dienstverleners rekenen een percentage van de geïnde inkomsten, een vast bedrag per declaratie of een gedifferentieerd pakketbedrag.

Tot de gebruikelijke facturatiediensten voor fysiotherapie behoren het indienen van declaraties, het controleren van de verzekeringsdekking, het verwerken van betalingen, het opstellen van patiëntenafschriften en het opvolgen van afgewezen declaraties. In sommige contracten zijn ook de controle van coderingen, voorafgaande toestemmingen, accreditatie of telefonische contacten met patiënten over de facturering opgenomen. Het is raadzaam om elke verantwoordelijkheid schriftelijk te bevestigen, aangezien de reikwijdte van de dienstverlening per leverancier kan verschillen.

Uw medewerkers moeten nog steeds nauwkeurige verzekeringsgegevens, eigen bijdragen en klinische documentatie verzamelen. De ‘ praktijk ’ kan ook zijn bestaande factureringssoftware voor fysiotherapie of het ‘ praktijk ’-beheerplatform blijven gebruiken, afhankelijk van de afspraken met de leverancier.

Voordelen

• Betalingsprikkels stimuleren de opvolging. Een contract op basis van een percentage koppelt de vergoeding van de leverancier aan de geïnde inkomsten, waardoor de leverancier een financiële prikkel krijgt om onbetaalde en afgewezen vorderingen te innen.
• Specialisten houden zich bezig met de vereisten van zorgverzekeraars. Een leverancier kan factureringsmedewerkers ter beschikking stellen die zich routinematig bezighouden met modificatiecodes, indieningstermijnen, bezwaarschriften en portalen van zorgverzekeraars.
• De capaciteit neemt toe naarmate het volume groeit. Een leverancier kan extra claims opvangen zonder dat u daarvoor een nieuwe medewerker hoeft aan te nemen en in te werken.
• Het interne personeel wint tijd terug. De medewerkers aan de receptie kunnen zich concentreren op de planning, de opname van patiënten en het innen van betalingen bij de balie.

Nadelen

• Er geldt geen vast maximum voor procentuele vergoedingen. Uw factuur stijgt naarmate het aantal geïnde vorderingen toeneemt, zelfs als de inspanningen van de dienstverlener per vordering gelijk blijven.
• Externe afhandeling beperkt de directe controle. Uw medewerkers moeten mogelijk om statusupdates vragen in plaats van een claim te openen en deze direct te corrigeren.
• De kwaliteit van de dienstverlening hangt af van het contract. Trage communicatie, uitbesteding van werkzaamheden of onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is, kunnen de oplossing vertragen.
• In de contractvoorwaarden kunnen beperkingen voor een overstap zijn opgenomen. Sommige leveranciers brengen implementatiekosten in rekening, hanteren maandelijkse minimumafnameverplichtingen of eisen contracten waarin vroegtijdige beëindiging wordt beperkt.

Kosten

Volgens door leveranciers gepubliceerde schattingen voor de sector ligt het percentage van de incasso’s doorgaans tussen de 4% en 8%, en de prijs per vordering tussen de 4 en 8 dollar. Deze cijfers dienen als marktschattingen en niet als onafhankelijke maatstaven.

Bij een maandelijkse incasso van 50.000 dollar kost een contract van 5% 2.500 dollar per maand, terwijl een contract van 8% 4.000 dollar kost. Een ‘ praktijk ’ die 500 declaraties indient, zou volgens de genoemde prijsvork per declaratie 2.000 tot 4.000 dollar betalen. Beroepen tegen afwijzingen, papieren afschriften, accreditatie, rapporten op maat en het opzetten van het systeem kunnen extra kosten met zich meebrengen, dus vergelijk de totale contractprijs in plaats van het geadverteerde tarief.

Waar de juistheid van de declaraties vandaan komt, ongeacht wie de factuur opstelt

De juistheid van een declaratie begint al in het behandelverslag, nog voordat een interne medewerker of een factureringsbedrijf de declaratie ontvangt. Elke gefactureerde code moet overeenkomen met de dienst die voor dat bezoek is gedocumenteerd, inclusief het soort behandeling, het aantal minuten directe behandeling, de eenheden en eventuele vereisten voor toestemming van de verzekeraar. Factureringssoftware kan weliswaar controleren of de verplichte velden zijn ingevuld, maar kan niet verifiëren of het klinisch dossier de declaratie ondersteunt.

Tijdgebonden codes vormen een veelvoorkomend storingspunt. Wanneer een betaler de 8-minutenregel toepast, bepalen de door de zorgverlener geregistreerde minuten hoeveel eenheden de praktijk kan factureren. In de handleiding voor facturatiesoftware van Physitrackwordt uitgelegd hoe fysiotherapie-declaraties een verband leggen tussen bezoekdocumentatie, op eenheden gebaseerde codes en berekeningen van tijdgebonden diensten. Onjuiste minuten of eenheidsberekeningen kunnen leiden tot een niet-onderbouwde declaratie voordat deze door een facturateur wordt gecontroleerd.

Geen van beide factureringsmodellen kan onvolledige klinische documentatie na het bezoek volledig corrigeren. Een ervaren facturateur kan een discrepantie opmerken en de declaratie terugsturen, maar de zorgverlener moet het dossier nog steeds verduidelijken. Hulpmiddelen voor klinische betrokkenheid kunnen gegevens over de uitvoering van het HEP, de therapietrouw en monitoring op afstand vastleggen, die de verdere werkprocessen ondersteunen. Nauwkeurige codering en documentatie op basis van tijdseenheden blijven de verantwoordelijkheid van de zorgverlener, ongeacht wie de declaratie indient.

Vergelijkingstabel: intern versus uitbesteden in één oogopslag

De beoordelingen geven een beeld van de standaardgeschiktheid voor een small- praktijk, maar de voorwaarden van de leverancier en de ervaring van het personeel kunnen de beoordeling beïnvloeden.

Het besluitvormingskader: welk model past op dit moment bij uw praktijk

Beoordeel de factureringskosten in het licht van de afhandeling van declaraties, de personeelscapaciteit en de verwachte groei, in plaats van uit te gaan van één enkele drempelwaarde voor het aantal bezoeken. Bekijk de incasso’s, de afhandeling van declaraties, de personeelscapaciteit en de geplande groei over een periode van zes maanden voordat u de totale kosten vergelijkt.

1. Begin met de maandelijkse inkomsten. Volgens schattingen van leveranciers bedragen de interne kosten voor een praktijk met één tot drie zorgverleners die maandelijks $30.000 tot $80.000 binnenhaalt, ongeveer $4.000 tot $6.000 per maand. Een uitbestede dienst die ongeveer 5% in rekening brengt, zou ongeveer $1.500 tot $4.000 kosten. Beschouw deze door leveranciers gerapporteerde cijfers als richtlijnen voor de planning en niet als onafhankelijke maatstaven. Zeer kleine praktijken moeten ook de minimumtarieven controleren, terwijl praktijken met maandelijkse incasso’s van meer dan $200.000 het procentuele tarief moeten vergelijken met de volledige kosten van toegewijd personeel en software.

2. Gebruik de prestaties op het gebied van declaraties als signaal. Een percentage correcte declaraties bij de eerste indiening van minder dan 97%, een afwijzingspercentage van meer dan 5% of een debiteurentermijn van meer dan 35 dagen kan erop wijzen dat de huidige aanpak aandacht behoeft. Een afwijzingspercentage van meer dan 5% bij een grote zorgverzekeraar, in combinatie met een doorlooptijd van beroepsprocedures van meer dan 15 werkdagen, is een reden om externe hulp in te schakelen of de factureringscapaciteit uit te breiden. Deze algemene benchmarks voor medische facturering zijn nuttige referentiepunten, maar het zijn geen PT-specifieke normen.

3. Kies alleen voor interne facturering als de beschikbare personele capaciteit betrouwbaar is. Een ervaren facturatiemedewerker, vastgelegde procedures en goed opgeleide vervangende krachten maken directe controle haalbaar. Recent personeelsverloop, herhaaldelijke achterstanden of een eigenaar die de opvolging van claims buiten de klinische openingstijden afhandelt, pleiten voor uitbesteding. Een nieuwe medewerker heeft mogelijk twee tot drie maanden nodig voordat hij of zij zelfstandig kan werken.

4. Houd rekening met geplande groei voordat u personeel aanneemt. Het aannemen van extra zorgverleners of het openen van een nieuwe vestiging leidt tot meer controles op het recht op vergoeding, autorisaties, aanvragen en afwijzingen. Door uitbesteding kan die toename worden opgevangen zonder dat er direct personeel hoeft te worden aangenomen. Bij een stabiel volume kan interne facturering een optie zijn zodra de vaste kosten lager uitvallen dan het percentage dat de dienstverlener in rekening brengt.

5. Kies voor een hybride model wanneer u de factureringstaken in contact met de patiënt wilt behouden, maar onvoldoende capaciteit hebt voor gespecialiseerd declaratiewerk. Uw medewerkers kunnen de planning, het innen van eigen bijdragen en de factureringgesprekken met patiënten blijven verzorgen, terwijl een factureringsbedrijf voor fysiotherapie de controle van de codering, het indienen van declaraties, afwijzingen en rapportages voor zijn rekening neemt. Door een hybride taakverdeling blijft het contact met de patiënt behouden, terwijl het gespecialiseerde declaratiewerk buiten de praktijk wordt uitgevoerd.

Hoe ‘ Physitrack ’ in beide factureringsmodellen past

Physitrack ondersteunt het klinische werk dat ten grondslag ligt aan beide factureringsmodellen. Behandelaars kunnen thuisoefenprogramma’s voorschrijven, de therapietrouw en symptomen van patiënten bijhouden en een administratie bijhouden van de activiteiten op het gebied van zorg op afstand. Duidelijke administratie biedt een interne facturateur of een factureringsbedrijf voor fysiotherapie betere informatie bij het opstellen en controleren van declaraties.

Voor Amerikaanse zorg praktijken s die gebruikmaken van therapeutische monitoring op afstand registreert Physitrack de in aanmerking komende patiëntactiviteiten en biedt het een timer voor de monitoringtijd van de zorgverlener. Het waarschuwt zorgverleners ook wanneer patiënten relevante drempels overschrijden en verzamelt ondersteunend bewijsmateriaal ter beoordeling. Physitrack registreert activiteiten op het gebied van zorg op afstand ter beoordeling, maar de zorgverlener moet bevestigen dat de documentatie elke facturatiecode ondersteunt.

Physitrack vervangt in geen van beide modellen het factureringssysteem of de dienstverlening van een ‘ praktijk’. Uw medewerkers of externe dienstverlener blijven verantwoordelijk voor het coderen, het indienen van declaraties, het afhandelen van afwijzingen, het boeken van betalingen en het beheer van de debiteuren. ‘ Physitrack ’ blijft naast die factureringsworkflow de laag die zich bezighoudt met het voorschrijven van oefeningen, patiëntenbetrokkenheid, therapietrouw en RTM. Bezoek Physitrack om te zien hoe deze klinische hulpmiddelen beide factureringsmodellen kunnen ondersteunen.

FAQs

Welke contractvoorwaarden hanteren uitbestede factureringsbedrijven?

De contracten variëren van maandelijkse overeenkomsten tot contracten met een looptijd van 12 maanden, waarbij volgens vergelijkingen tussen aanbieders soms opstartkosten en minimumkosten in rekening worden gebracht. Physitrack staat los van contracten met factureringsbedrijven voor fysiotherapie. Controleer de opzegtermijnen, de rechten op gegevensexport, de kosten voor nog niet afgehandelde declaraties en de verantwoordelijkheid voor openstaande vorderingen na opzegging.

Kan een zelfstandige fysiotherapeut de facturering helemaal alleen afhandelen?

Een zelfstandige fysiotherapeut kan de facturering zelf regelen zolang het aantal declaraties beperkt blijft en er in het weekrooster ruimte is voor administratieve taken. Physitrack kan ondersteuning bieden bij de klinische documentatie en het contact met patiënten, maar verzorgt geen indiening van declaraties of afhandeling van afwijzingen. Regelmatige achterstanden, gemiste indieningstermijnen of een verminderde patiëntencapaciteit duiden erop dat er extra personeel of externe ondersteuning nodig is om de werkdruk op te vangen.

Hoe kan ik van model wisselen zonder de cashflow te verstoren?

Bij een gecontroleerde overgang blijft de huidige factureringsprocedure actief, terwijl het vervangende systeem een welbepaalde groep nieuwe declaraties verwerkt. Physitrack kan de klinische werkprocessen blijven ondersteunen terwijl de factureringsverantwoordelijkheden worden overgedragen tussen medewerkers en leveranciers. Plan een overgangsperiode van 60 tot 90 dagen, vergelijk maandelijkse rapporten en wijs de verantwoordelijkheid toe voor elke declaratie die vóór de overdracht is aangemaakt.