Layanan Penagihan Terapi Fisik untuk Praktik Kecil: Dilakukan Secara Internal vs. Dialihdayakan

Intinya

• Penagihan internal menggabungkan biaya perangkat lunak yang dapat diprediksi dengan biaya tenaga kerja. Layanan yang dialihdayakan biasanya mengenakan biaya sebesar 4% hingga 8% dari jumlah tagihan yang berhasil ditagih, sehingga biayanya meningkat seiring dengan pendapatan.
• Outsourcing dapat membebaskan bagian resepsionis kecil dari tugas pengajuan klaim, pencatatan pembayaran, dan pekerjaan tindak lanjut.
• Perusahaan penagihan dapat menyediakan keahlian khusus dalam menangani penolakan klaim. Staf internal pun dapat menyamai kemampuan tersebut asalkan mereka telah mendapatkan pelatihan, memiliki waktu yang cukup, dan didukung oleh sistem cadangan.
• Sistem penagihan internal memberi Anda akses langsung ke klaim dan piutang. Pengalihan ke pihak ketiga memerlukan standar pelaporan yang jelas serta komunikasi yang baik dengan vendor.
• Outsourcing sering kali cocok untuk praktik yang dijalankan sendiri atau yang sedang berkembang, yang belum bisa segera merekrut staf penagihan. Penagihan internal menjadi lebih praktis ketika volume pekerjaan yang stabil memungkinkan untuk mempekerjakan staf yang berpengalaman.

Physitrack Mendukung kedua model tersebut melalui pendampingan klinis, program latihan di rumah, pemantauan kepatuhan, dan alat RTM. Perangkat lunak ini tidak menggantikan perangkat lunak atau layanan penagihan.

Mengapa praktik kecil memerlukan perbandingan biaya penagihan yang berbeda

Pemilik praktik tunggal dan praktik yang dijalankan oleh dua atau tiga tenaga medis tidak dapat mengandalkan panduan penagihan yang dirancang untuk kelompok medis berskala besar. Sebuah kerangka kerja yang telah dipublikasikan memperkirakan bahwa praktik dengan lima hingga sepuluh tenaga medis menghabiskan $220.000 hingga $350.000 per tahun untuk penagihan internal. Asumsi tenaga kerja di balik angka tersebut jarang sesuai dengan praktik di mana seorang staf resepsionis juga bertugas menjadwalkan kunjungan, memverifikasi manfaat asuransi, dan melayani pendaftaran pasien.

Setiap model penagihan menimbulkan biaya operasional yang berbeda. Perusahaan penagihan terapi fisik yang dikontrakkan biasanya mengenakan biaya sebesar 4% hingga 8% dari total tagihan yang tertagih. Dengan total tagihan yang tertagih sebesar $40.000 per bulan, kisaran tersebut setara dengan $1.600 hingga $3.200 setiap bulan. Penagihan internal memang menghindari biaya persentase tersebut, namun tindak lanjut klaim, pencatatan pembayaran, administrasi perangkat lunak, dan penanganan ulang klaim yang ditolak menghabiskan waktu staf atau pemilik.

Perbandingan di bawah ini menyesuaikan biaya dengan volume penagihan di praktik kecil serta memperhitungkan kapasitas staf. Perbandingan tersebut juga mengkaji apakah Anda dapat melatih tenaga cadangan, menangani penolakan klaim secara konsisten, dan menyesuaikan diri dengan pertumbuhan tanpa mengganggu layanan langsung kepada pasien.

Apa sebenarnya arti "in-house" dan "outsourced" dalam penagihan PT

Penagihan internal berarti praktik Anda mengelola staf, perangkat lunak penagihan terapi fisik, dan akun clearinghouse yang digunakan untuk mengajukan klaim. Clearinghouse memeriksa format klaim dan mengirimkan klaim tersebut kepada pihak penanggung. Karyawan Anda juga mencatat pembayaran, memperbaiki klaim yang ditolak, menindaklanjuti penolakan, mengirimkan tagihan kepada pasien, dan memantau piutang. Praktik Anda menanggung biaya tetap seperti gaji, langganan perangkat lunak, dan biaya clearinghouse, terlepas dari jumlah penerimaan bulanan.

Penagihan yang dialihdayakan berarti sebuah perusahaan penagihan terapi fisik menangani sebagian atau seluruh pekerjaan tersebut berdasarkan kontrak. Penyedia jasa umumnya mengenakan biaya berupa persentase dari pendapatan yang terkumpul atau jumlah tetap untuk setiap klaim yang diajukan. Perkiraan yang dipublikasikan oleh RCM Experts menunjukkan bahwa biaya tipikal berkisar antara 4 hingga 8 persen dari pendapatan yang dikumpulkan atau $4 hingga $8 per klaim, meskipun angka-angka ini bukanlah tolok ukur independen. Kontrak bervariasi dalam hal apakah mencakup pemeriksaan kelayakan, otorisasi, banding, panggilan pasien, dan pengiriman laporan tagihan. Anda tetap mendokumentasikan kunjungan dan mengawasi kinerja penyedia layanan, tetapi penyedia layanan tersebut menyediakan tenaga kerja penagihan dan infrastruktur operasional.

Hal-hal yang perlu diperhatikan saat membandingkan kedua model tersebut

Struktur biaya dan prediktabilitas

Bandingkan biaya tetap untuk tenaga kerja dan perangkat lunak dengan biaya variabel yang terkait dengan klaim atau penagihan. Sertakan biaya pemasangan, nilai minimum kontrak, dan layanan tambahan.

Waktu administrasi

Perkirakan berapa lama waktu yang harus dihabiskan oleh pemilik usaha, petugas penagihan, dan staf resepsionis untuk memeriksa kelayakan, memperbaiki klaim, mencatat pembayaran, dan menjawab pertanyaan terkait penagihan.

Penanganan penyangkalan dan penolakan

Tentukan siapa yang bertugas mengidentifikasi kesalahan, memantau tenggat waktu, memperbaiki klaim, mengajukan banding, dan melaporkan masalah yang berulang berdasarkan pihak pembayar atau kode.

Pengendalian dan transparansi

Periksa apakah Anda dapat melihat status klaim, pencatatan pembayaran, alasan penolakan, dan piutang tanpa harus menunggu laporan dari vendor.

Kecepatan dalam mencapai kompetensi

Pertimbangkan seberapa cepat staf Anda atau mitra penagihan dapat menangani pengkodean terapi fisik, aturan penyedia layanan kesehatan, otorisasi, dan pemeriksaan dokumentasi tanpa pengawasan yang ketat.

Penagihan internal: biaya, tenaga kerja, dan pengendalian

Paling cocok untuk

Sistem penagihan internal paling cocok untuk praktik dengan volume klaim yang stabil sehingga dapat menanggung biaya tenaga kerja tetap, serta pemilik yang dapat mengawasi pekerjaan tersebut tanpa mengorbankan perawatan pasien. Sistem ini juga dapat diterapkan pada praktik yang sudah mempekerjakan staf penagihan berpengalaman dan memiliki pengganti saat staf tersebut tidak hadir.

Apa itu

Klinik Anda mempekerjakan atau menugaskan seseorang untuk mengelola penagihan melalui perangkat lunak penagihan terapi fisik yang terhubung ke lembaga kliring. Petugas penagihan memverifikasi kelayakan dan otorisasi sebelum mengajukan klaim. Petugas penagihan juga mencatat pembayaran dan menindaklanjuti klaim yang ditolak atau ditangguhkan melalui proses koreksi atau banding.

Seorang pemilik praktik tunggal mungkin dapat menangani tugas-tugas ini jika volumenya rendah, namun proses penagihan memerlukan waktu khusus di luar jam kunjungan pasien. Menugaskan pekerjaan ini kepada staf resepsionis menimbulkan masalah kapasitas yang serupa karena proses pendaftaran pasien dan panggilan telepon dapat mengganggu tindak lanjut klaim. Seorang staf penagihan baru biasanya memerlukan pelatihan selama dua hingga tiga bulan sebelum dapat bekerja secara mandiri, menurut perkiraan yang diterbitkan oleh sebuah perusahaan jasa penagihan.

Kelebihan

• Praktik Anda mengelola pengajuan klaim, piutang, dan tindak lanjut terhadap pihak penanggung secara langsung.
• Biaya gaji dan perangkat lunak yang tetap dapat menghindari dikenakannya biaya persentase dari jumlah tagihan yang dibayarkan secara berulang.
• Petugas penagihan di lokasi dapat dengan cepat menyelesaikan masalah terkait dokumentasi bersama para tenaga medis.
• Praktik Anda menyimpan data penagihan dan riwayat penyedia layanan kesehatan secara internal.

Kekurangan

• Satu orang yang mengundurkan diri atau tidak masuk kerja dalam waktu lama dapat menyebabkan penundaan pengajuan klaim jika tidak ada pengganti yang terlatih.
• RCM Experts memperkirakan tingkat penolakan internal sebesar 8% hingga 15%, dibandingkan dengan 3% hingga 8% untuk penagihan yang dialihdayakan. Angka-angka tersebut merupakan perkiraan arah dari penyedia layanan, bukan tolok ukur independen dari PT.
• Karyawan baru perlu mengikuti pelatihan mengenai aturan penyedia layanan kesehatan, kode waktu, otorisasi, dan prosedur dokumentasi di tempat kerja Anda.
• Pemilik harus memantau penolakan dan batas waktu pengajuan, alih-alih berasumsi bahwa klaim yang telah diajukan pasti akan dibayarkan.
• Karyawan resepsionis mungkin mengalami kesulitan dalam mengelola penagihan sambil melakukan proses pendaftaran pasien dan menjawab panggilan telepon.

Informasi harga

Menurut perkiraan para ahli RCM, total biaya penagihan internal untuk praktik yang memiliki satu hingga tiga penyedia layanan berkisar antara $4.000 hingga $6.000 per bulan, atau $48.000 hingga $72.000 per tahun. Kisaran tersebut mencakup biaya tenaga kerja dan biaya operasional terkait.

RCM Experts juga mencantumkan biaya perangkat lunak penagihan sebesar $200 hingga $500 per bulan dan biaya lembaga kliring sebesar $50 hingga $150 per bulan. Seorang staf penagihan dapat memperoleh gaji tahunan sebesar $35.000 hingga $55.000 sebelum tunjangan, yang dapat menambah gaji sebesar 20% hingga 30%. Seorang pemilik yang menangani penagihan dapat mengurangi biaya gaji tunai, namun perhitungan tersebut harus memperhitungkan jam kerja klinis atau tugas manajemen yang teralihkan akibat tugas penagihan.

Penagihan yang dialihdayakan: biaya, tenaga kerja, dan pengendalian

Paling cocok untuk

Outsourcing cocok untuk praktik yang mengalami peningkatan jumlah kunjungan, keterbatasan kapasitas resepsionis, atau penolakan klaim yang terus-menerus dan tidak dapat diselesaikan dengan cepat oleh staf yang ada. Seorang pemilik praktik tunggal juga dapat memilih outsourcing jika merekrut dan mengawasi seorang petugas penagihan yang berpengalaman akan menghabiskan terlalu banyak waktu klinis atau waktu manajemen.

Apa itu

Sebuah perusahaan outsourcing penagihan terapi fisik mengajukan klaim dan mengelola bagian-bagian tertentu dari siklus pendapatan sesuai kesepakatan dengan imbalan biaya eksternal. Sebagian besar penyedia layanan mengenakan biaya berupa persentase dari pendapatan yang diterima, jumlah tetap per klaim, atau harga paket berjenjang.

Layanan penagihan terapi fisik pada umumnya mencakup pengajuan klaim, pemeriksaan kelayakan, pencatatan pembayaran, surat tagihan pasien, dan tindak lanjut atas penolakan klaim. Beberapa kontrak juga mencakup peninjauan kode diagnosis, otorisasi sebelumnya, proses akreditasi, atau panggilan telepon terkait penagihan kepada pasien. Anda sebaiknya mengonfirmasi setiap tanggung jawab secara tertulis karena ruang lingkup layanan masing-masing penyedia jasa dapat bervariasi.

Staf Anda tetap perlu mengumpulkan informasi asuransi yang akurat, biaya tambahan, dan dokumentasi klinis. Praktik tersebut juga dapat tetap menggunakan perangkat lunak penagihan terapi fisik atau platform manajemen praktik yang sudah ada, tergantung pada kesepakatan dengan penyedia layanan.

Kelebihan

• Insentif pembayaran mendukung proses penagihan lanjutan. Kontrak berbasis persentase mengaitkan biaya penyedia layanan dengan pendapatan yang berhasil dikumpulkan, sehingga memberikan insentif finansial kepada penyedia layanan untuk menagih klaim yang belum dibayar dan yang ditolak.
• Para ahli menangani persyaratan dari pihak pembayar. Sebuah vendor dapat menyediakan staf penagihan yang secara rutin menangani pengkodean modifikator, batas waktu pengajuan, proses banding, dan portal pihak pembayar.
• Kapasitas meningkat seiring dengan volume. Sebuah vendor dapat menangani klaim tambahan tanpa mengharuskan Anda merekrut dan melatih karyawan baru.
• Staf internal dapat menghemat waktu. Karyawan resepsionis dapat fokus pada penjadwalan, penerimaan pasien, dan penagihan saat pelayanan.

Kekurangan

• Biaya berbasis persentase tidak memiliki batas atas yang tetap. Tagihan Anda akan meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah penagihan, meskipun beban kerja penyedia jasa per klaim tetap sama.
• Penanganan eksternal mengurangi kendali langsung. Staf Anda mungkin perlu meminta informasi terbaru mengenai status daripada membuka tiket dan memperbaikinya secara langsung.
• Kualitas layanan bergantung pada perjanjian. Komunikasi yang lambat, pekerjaan yang disubkontrakkan, atau ketidakjelasan mengenai pihak yang bertanggung jawab atas penolakan dapat menghambat penyelesaian masalah.
• Ketentuan pemasangan dapat membatasi penggunaan sakelar. Beberapa vendor mengenakan biaya implementasi, memberlakukan batas minimum bulanan, atau mewajibkan kontrak yang membatasi pemutusan kontrak sebelum waktunya.

Informasi harga

Perkiraan industri yang diterbitkan oleh vendor umumnya menetapkan tarif persentase sebesar 4% hingga 8% dari jumlah tagihan yang tertagih dan tarif per klaim sebesar $4 hingga $8. Angka-angka ini berfungsi sebagai perkiraan pasar, bukan sebagai tolok ukur independen.

Dengan total penerimaan bulanan sebesar $50.000, kontrak dengan tarif 5% akan dikenakan biaya $2.500 per bulan, sedangkan kontrak dengan tarif 8% akan dikenakan biaya $4.000. Sebuah praktik yang mengajukan 500 klaim akan membayar $2.000 hingga $4.000 berdasarkan kisaran biaya per klaim yang disebutkan. Banding atas penolakan, laporan tertulis, proses akreditasi, laporan khusus, dan biaya pemasangan mungkin dikenakan biaya tambahan, jadi bandingkanlah harga kontrak total daripada tarif yang diiklankan.

Dari mana akurasi klaim berasal, terlepas dari siapa yang mengajukan tagihan

Keakuratan klaim dimulai dari catatan perawatan sebelum klaim tersebut diterima oleh karyawan internal atau perusahaan penagihan. Setiap kode yang ditagihkan harus sesuai dengan layanan yang didokumentasikan untuk kunjungan tersebut, termasuk jenis perawatan, durasi perawatan langsung, satuan, dan persyaratan otorisasi dari pihak penanggung biaya. Perangkat lunak penagihan mungkin dapat memastikan bahwa kolom-kolom yang wajib diisi telah terisi data, namun tidak memastikan bahwa catatan klinis mendukung klaim tersebut.

Kode berbasis waktu menciptakan titik kegagalan bersama. Ketika pihak pembayar menerapkan “aturan 8 menit”, durasi yang dicatat oleh tenaga medis menentukan berapa banyak unit yang dapat ditagihkan oleh praktik tersebut. Panduan perangkat lunak penagihan dari Physitrackmenjelaskan bagaimana klaim fisioterapi (PT) menghubungkan dokumentasi kunjungan, kode berbasis unit, dan perhitungan layanan berbasis waktu. Perhitungan durasi atau unit yang salah dapat menghasilkan klaim yang tidak didukung bukti sebelum ditinjau oleh petugas penagihan.

Tidak ada satu pun model penagihan yang dapat sepenuhnya memperbaiki dokumentasi klinis yang tidak lengkap setelah kunjungan. Seorang petugas penagihan yang berpengalaman mungkin dapat mendeteksi ketidaksesuaian dan mengembalikan klaim tersebut, namun tenaga medis tetap harus mengklarifikasi catatan tersebut. Alat keterlibatan klinis dapat menyimpan catatan pelaksanaan HEP, kepatuhan, dan pemantauan jarak jauh yang mendukung alur kerja selanjutnya. Pengkodean yang akurat dan dokumentasi berdasarkan satuan waktu tetap menjadi tanggung jawab tenaga medis, terlepas dari siapa yang mengajukan klaim tersebut.

Tabel perbandingan: layanan internal vs. layanan yang dialihdayakan—sekilas

Peringkat tersebut menunjukkan kesesuaian yang umum untuk praktik kecil, namun ketentuan penyedia layanan dan pengalaman staf dapat memengaruhi penilaian tersebut.

Kerangka kerja pengambilan keputusan: model mana yang paling sesuai dengan praktik Anda saat ini

Evaluasi biaya penagihan berdasarkan kinerja klaim, kapasitas tenaga kerja, dan pertumbuhan yang diperkirakan, alih-alih hanya mengandalkan ambang batas jumlah kunjungan. Tinjau data penagihan selama enam bulan, kinerja klaim, kapasitas tenaga kerja, dan rencana pertumbuhan sebelum membandingkan total biaya.

1. Mulailah dengan perhitungan pendapatan bulanan. Menurut perkiraan vendor, sebuah praktik dengan satu hingga tiga tenaga medis yang menghasilkan $30.000 hingga $80.000 per bulan, memiliki biaya operasional internal bulanan sekitar $4.000 hingga $6.000. Layanan outsourcing yang mengenakan biaya sekitar 5% akan menelan biaya sekitar $1.500 hingga $4.000. Anggaplah angka-angka yang dilaporkan vendor ini sebagai kisaran perencanaan, bukan tolok ukur independen. Praktik yang sangat kecil juga sebaiknya memeriksa biaya minimum, sedangkan praktik dengan pendapatan bulanan di atas $200.000 sebaiknya membandingkan persentase biaya tersebut dengan total biaya staf dan perangkat lunak khusus.

2. Gunakan kinerja klaim sebagai pemicu. Tingkat klaim yang valid pada pemeriksaan pertama di bawah 97%, tingkat penolakan di atas 5%, atau piutang di atas 35 hari dapat menandakan bahwa pendekatan saat ini perlu diperhatikan. Tingkat penolakan di atas 5% untuk penyedia layanan kesehatan utama, ditambah dengan waktu penyelesaian banding yang melebihi 15 hari kerja, menjadi alasan untuk mempertimbangkan bantuan pihak luar atau menambah kapasitas penagihan. Tolok ukur penagihan medis umum ini berguna sebagai acuan, namun bukan merupakan standar khusus untuk PT.

3. Pilihlah penagihan internal hanya jika kapasitas staf dapat diandalkan. Petugas penagihan yang berpengalaman, prosedur yang terdokumentasi dengan baik, dan tenaga cadangan yang terlatih membuat pengendalian langsung menjadi praktis. Tingginya tingkat pergantian staf belakangan ini, tumpukan pekerjaan yang berulang, atau pemilik yang menangani tindak lanjut klaim di luar jam kerja klinis merupakan pertimbangan untuk melakukan outsourcing. Seorang karyawan baru mungkin memerlukan waktu dua hingga tiga bulan sebelum dapat bekerja secara mandiri.

4. Pertimbangkan pertumbuhan yang direncanakan sebelum merekrut karyawan. Penambahan tenaga medis atau lokasi baru akan meningkatkan jumlah pemeriksaan kelayakan, otorisasi, pengajuan, dan penolakan. Penggunaan jasa pihak ketiga dapat menangani peningkatan tersebut tanpa perlu merekrut karyawan secara langsung. Volume yang stabil dapat mendukung penagihan internal begitu biaya tetap menjadi lebih rendah daripada persentase biaya yang dikenakan oleh penyedia jasa.

5. Gunakan model hibrida jika Anda perlu tetap menangani tugas-tugas penagihan yang berhubungan langsung dengan pasien, namun tidak memiliki kapasitas untuk menangani pekerjaan klaim yang bersifat khusus. Staf Anda dapat tetap menangani penjadwalan, penagihan biaya tambahan, dan komunikasi penagihan dengan pasien, sementara perusahaan penagihan terapi fisik menangani peninjauan kode, pengajuan klaim, penolakan klaim, dan pelaporan. Pembagian kerja model hibrida ini memungkinkan Anda tetap menjalin kontak dengan pasien sambil mengalihkan pekerjaan klaim yang bersifat khusus ke pihak luar praktik.

Di mana posisi " Physitrack " dalam kedua model penagihan tersebut

Physitrack mendukung pekerjaan klinis yang menjadi dasar bagi kedua model penagihan tersebut. Tenaga medis dapat meresepkan program latihan di rumah, memantau kepatuhan pasien dan gejala yang dialami, serta menyimpan catatan kegiatan perawatan jarak jauh. Catatan yang jelas memberikan masukan yang lebih baik bagi petugas penagihan internal atau perusahaan penagihan terapi fisik saat menyusun dan meninjau klaim.

Bagi praktik medis di AS yang menggunakan pemantauan terapeutik jarak jauh, Physitrack mencatat aktivitas pasien yang memenuhi syarat dan menyediakan pengatur waktu untuk durasi pemantauan oleh tenaga medis. Sistem ini juga memberi peringatan kepada tenaga medis ketika pasien melampaui ambang batas yang relevan serta mengumpulkan bukti pendukung untuk ditinjau. Physitrack mencatat aktivitas perawatan jarak jauh untuk ditinjau, namun tenaga medis harus memastikan bahwa dokumentasi tersebut mendukung setiap kode penagihan.

Physitrack Layanan ini tidak menggantikan sistem penagihan atau layanan praktik Anda dalam kedua model tersebut. Staf Anda atau penyedia jasa eksternal tetap menangani pengkodean, pengajuan klaim, penanganan penolakan, pencatatan pembayaran, dan piutang. Physitrack tetap menjadi platform untuk resep latihan, keterlibatan pasien, kepatuhan, dan RTM yang berjalan sejalan dengan alur kerja penagihan tersebut. Kunjungi Physitrack untuk melihat bagaimana alat-alat klinis tersebut dapat mendukung kedua model penagihan tersebut.

Pertanyaan Umum

Ketentuan kontrak apa saja yang digunakan oleh perusahaan penagihan yang dioutsourcing?

Kontrak-kontrak tersebut berkisar dari perjanjian bulanan hingga komitmen selama 12 bulan, terkadang disertai biaya pendaftaran dan biaya minimum sesuai dengan perbandingan penyedia layanan. Physitrack tetap terpisah dari kontrak apa pun dengan perusahaan penagihan terapi fisik. Periksa masa pemberitahuan pemutusan kontrak, hak ekspor data, biaya untuk klaim yang belum diselesaikan, serta tanggung jawab atas piutang setelah pembatalan.

Apakah seorang fisioterapis yang bekerja sendiri mampu menangani urusan penagihan sendirian?

Seorang terapis fisik yang bekerja sendiri masih dapat menangani penagihan jika volume klaim masih tergolong sedikit dan waktu yang dialokasikan untuk urusan administratif dapat disesuaikan dengan jadwal mingguan. Physitrack dapat membantu dalam dokumentasi klinis dan keterlibatan pasien, namun layanan ini tidak mengajukan klaim atau menangani penolakan klaim. Tumpukan pekerjaan yang sering terjadi, tenggat waktu pengajuan yang terlewat, atau berkurangnya kapasitas pelayanan pasien menandakan bahwa beban kerja tersebut memerlukan tenaga staf atau dukungan dari pihak luar.

Bagaimana cara mengganti model tanpa mengganggu arus kas?

Transisi yang terkendali memastikan operasi penagihan saat ini tetap berjalan sementara sistem pengganti menangani sekelompok klaim baru yang telah ditentukan. Physitrack dapat terus mendukung alur kerja klinis sementara tanggung jawab penagihan dialihkan antara staf dan vendor. Rencanakan masa transisi selama 60 hingga 90 hari, bandingkan laporan bulanan, dan tetapkan penanggung jawab untuk setiap klaim yang dibuat sebelum proses serah terima.