Cloudgebaseerde versus lokale EPD: wat kleine fysiotherapie praktijken en moeten weten

TL;DR

• Cloudgebaseerde EPD-software draait op servers die door de leverancier worden beheerd, en zorgverleners hebben er toegang toe via een internetverbinding.
• Een on-premise EPD draait op hardware binnen uw praktijk, waardoor u zelf verantwoordelijk bent voor het onderhoud, de back-ups, de updates en de beveiliging.
• De meeste leveranciers van EPD-systemen voor fysiotherapie maken tegenwoordig gebruik van cloudhosting, omdat dit de initiële kosten verlaagt en toegang op afstand mogelijk maakt.
• Kleine praktijken moeten de totale eigendomskosten en de verantwoordelijkheid voor HIPAA-beveiligingsmaatregelen met elkaar vergelijken. Ze moeten ook rekening houden met internetstoringen, lokale hardwareproblemen en het op afstand bijhouden van medische dossiers.
• In deze leveranciersonafhankelijke gids worden deze afwegingen toegelicht, zonder dat er een specifiek EPD wordt aanbevolen.

Wat ‘cloudgebaseerd’ en ‘on-premise’ eigenlijk betekenen

Cloudgebaseerde EPD-software draait op servers die worden beheerd door de leverancier of diens hostingpartner. Die servers staan doorgaans in speciale datacenters en niet in uw praktijk. Zorgverleners maken via een webbrowser of app verbinding via internet, net zoals ze dat doen bij internetbankieren. Het abonnement omvat doorgaans EPD-hosting, software-updates en serveronderhoud.

Een on-premise EPD draait op een server die zich in uw ge praktijk t of een andere locatie onder uw beheer bevindt. De computers van de kliniek maken via het lokale netwerk verbinding met die server. Uw ge praktijk t koopt of least de hardware en is verantwoordelijk voor het onderhoud ervan, tenzij u een extern IT-bedrijf inhuurt om dit te doen.

De locatie van de server bepaalt wat er gebeurt als de basisinfrastructuur uitvalt. Tijdens een internetstoring kan een cloud-EMR binnen de kliniek onbereikbaar worden, hoewel zorgverleners elders wellicht verbinding kunnen maken via mobiel internet of een ander netwerk. Een on-premise EMR kan zonder internet blijven werken als de lokale server, het netwerk en de stroomvoorziening beschikbaar blijven. Een defecte server of een stroomstoring in het gebouw kan ervoor zorgen dat het lokale EMR onbereikbaar is totdat de hardware is hersteld of er wordt overgeschakeld naar een back-up.

Geen van beide modellen zorgt er automatisch voor dat gegevens veilig of toegankelijk zijn. Een cloudprovider regelt de fysieke toegang tot zijn servers en beheert de onderliggende hostingomgeving. Uw praktijk heeft nog steeds de zeggenschap over gebruikersaccounts, machtigingen, apparaten en de dagelijkse omgang met patiëntgegevens. Bij een on-premise EPD heeft uw praktijk ook de zeggenschap over de fysieke toegang tot de server en moet hij zorgen voor back-ups, software-updates, beveiligingspatches en vervanging van hardware.

De terminologie van leveranciers kan het onderscheid vertroebelen. Vraag waar de productiedatabase fysiek draait, wie de server onderhoudt en hoe zorgverleners verbinding maken. Die antwoorden geven een betrouwbaarder beeld van het hostingmodel dan een productnaam.

Kleine praktijken hebben meestal te maken met lokale EPD-systemen die als verouderde systemen nog steeds in gebruik zijn, omdat migratie tijd en geld kost. Bij de aanschaf van nieuwe EPD-systemen wordt tegenwoordig vaak de voorkeur gegeven aan cloudhosting, omdat kleine praktijken zo het onderhoud van lokale serverinfrastructuur kunnen vermijden.

Eenmalige kosten versus doorlopende abonnementskosten

Voor cloudgebaseerde EPD-software zijn doorgaans minder kosten nodig vóór het eerste patiëntbezoek. De leverancier host de software en u betaalt een maandelijks of jaarlijks abonnementsgeld. Sommige leveranciers brengen ook kosten in rekening voor installatie, training of gegevensmigratie, dus een laag abonnementsbedrag is niet altijd gelijk aan de volledige initiële kosten.

Bij een lokaal EPD-systeem worden de kosten grotendeels aan het begin van het project gemaakt. Een kleine kliniek moet wellicht een server en een softwarelicentie aanschaffen en vervolgens een IT-specialist inhuren om deze te installeren en in te stellen. De praktijk heeft mogelijk ook netwerkapparatuur en back-upapparatuur nodig voordat zorgverleners het EPD betrouwbaar kunnen gebruiken.

Het betalingsschema kan van invloed zijn op een kleine praktijk , zelfs als de uiteindelijke kosten nog onzeker zijn. Een zelfstandige fysiotherapeut geeft wellicht de voorkeur aan een cloudabonnement, omdat hij zo tijdens de opstartfase zijn liquide middelen kan sparen. Een gevestigde praktijk beschikt wellicht over de apparatuur en IT-ondersteuning die nodig zijn om een grotere initiële aankoop te kunnen dragen.

Geen van beide prijsstructuren geeft op zichzelf een volledig beeld van de kosten. Cloudabonnementen lopen door zolang u het EMR-systeem gebruikt, en de kosten kunnen stijgen naarmate u meer zorgverleners of locaties toevoegt. On-premise-systemen brengen nog steeds terugkerende kosten met zich mee in de vorm van onderhoud, ondersteuning en eventuele vervanging van hardware. Maak bij het vergelijken van offertes een onderscheid tussen het bedrag dat vóór de ingebruikname moet worden betaald en de verwachte jaarlijkse kosten. Bij een latere evaluatie van de totale eigendomskosten kunnen beide modellen vervolgens over dezelfde periode met elkaar worden vergeleken.

Wie is verantwoordelijk voor back-ups, updates en het installeren van beveiligingspatches?

Bij cloudhosting ligt het grootste deel van het onderhoud van de infrastructuur bij de EMR-leverancier. De leverancier voert doorgaans geautomatiseerde back-ups uit, past beveiligingspatches voor servers toe en installeert software-updates in de gehele gehoste omgeving. In uw contract moet de frequentie en bewaartermijn van de back-ups worden gespecificeerd, terwijl in de documentatie van de leverancier moet worden uitgelegd hoe vaak de herstelprocedures worden getest. U dient ook de voorwaarden met betrekking tot geplande uitval en melding van incidenten door te nemen.

Een cloudleverancier neemt niet alle beveiligingsverplichtingen op zich. Uw praktijk blijft verantwoordelijk voor het beheren van gebruikersrechten, het intrekken van toegangsrechten wanneer iemand het bedrijf verlaat en het beveiligen van de apparaten die zorgverleners gebruiken om patiëntendossiers te raadplegen. Ook de opleiding van het personeel en het beheer van veilige wachtwoord praktijken en blijven uw verantwoordelijkheid. In een overeenkomst met een zakelijke partner worden de HIPAA-verplichtingen van de leverancier vastgelegd, maar deze overeenkomst zorgt er niet voor dat het EMR aan de voorschriften voldoet, ongeacht hoe uw praktijk het gebruikt.

Bij on-premise hosting ligt de verantwoordelijkheid voor het onderhoud bij uw praktijk. Er moet iemand zijn die de back-uptaken in de gaten houdt, een beveiligde kopie buiten de praktijk bewaart en controleert of dossiers daadwerkelijk kunnen worden hersteld. Daarnaast moet er iemand zijn die patches installeert op de server, het besturingssysteem en de EPD-software, zonder de praktijkactiviteiten te verstoren. Een zelfstandige eigenaar of praktijkmanager kan rapporten doornemen, maar voor betrouwbaar onderhoud is doorgaans een IT-medewerker of een ingehuurde specialist nodig.

Als onderhoud wordt verzuimd, kan dit leiden tot het openbaar worden van elektronische, beschermde gezondheidsgegevens. Een server waarop geen patches zijn geïnstalleerd, kan een bekende beveiligingskwetsbaarheid openlaten, terwijl een onbruikbare back-up de toegang tot dossiers kan verhinderen na een hardwarefout of een ransomware-aanval. Beide situaties kunnen een HIPAA-risico vormen, in plaats van slechts een alledaags technisch ongemak. Vraag bij het vergelijken van EPD’s wie elke taak uitvoert, hoe de leverancier de voltooiing ervan documenteert en wat uw ge praktijk zelf moet regelen.

Wat gebeurt er bij een internetstoring of een hardwarestoring?

Een cloudgebaseerd EPD is doorgaans niet beschikbaar wanneer uw praktijk geen internetverbinding meer heeft. Het kan zijn dat u geen dossiers kunt openen of aantekeningen kunt maken totdat de verbinding weer is hersteld, tenzij de software een gedocumenteerde offline-modus biedt. Een storing bij de leverancier kan tot soortgelijke uitval leiden, zelfs als uw eigen verbinding wel werkt. In uw noodplan moet worden uitgelegd hoe zorgverleners toegang krijgen tot essentiële patiëntgegevens en hoe ze achtergestelde documentatie kunnen invoeren zodra de dienst weer beschikbaar is.

Een lokaal EPD blijft tijdens een internetstoring gewoon werken, omdat zorgverleners verbinding maken met een server binnen de praktijk. De server en het lokale netwerk moeten wel van stroom voorzien blijven, en functies die afhankelijk zijn van externe diensten werken mogelijk niet meer. Dit lokale voordeel verdwijnt als de server uitvalt. Een beschadigde harde schijf of een defecte server kan de toegang blokkeren totdat uw IT-ondersteuning de apparatuur heeft gerepareerd of een back-up heeft teruggezet.

Cloudhosting beperkt de gevolgen van lokale hardwareproblemen. Als een computer in de praktijk niet meer werkt, kun je vaak inloggen vanaf een ander geautoriseerd apparaat. Cloudproviders zorgen ook zelf voor serverredundantie, maar je moet wel navragen hoe zij omgaan met storingen en herstel, in plaats van er zomaar vanuit te gaan dat de toegang altijd ononderbroken is.

Geen van beide modellen beschikt standaard over alle beveiligingsmaatregelen. Een cloudgebaseerde praktijk kan een tweede internetverbinding of een mobiele back-upverbinding aanbieden. Een on-premise praktijk heeft mogelijk noodstroomvoorziening, reservehardware en geteste gegevensherstelprocedures nodig. Lokale caching kan de uitvaltijd in de cloud verminderen, maar leveranciers verschillen in wat ze in de cache opslaan en hoe de gegevens later worden gesynchroniseerd. Houd bij het vergelijken van EMR-hostingopties rekening met de kosten en de onderhoudslast van elke beveiligingsmaatregel.

Toegang tot medische gegevens en wat dit betekent voor de HIPAA

Bij cloudgebaseerde EPD-hosting valt de fysieke server onder de controle van de leverancier of diens infrastructuurprovider. Uw praktijk dient een ‘business associate agreement’ af te sluiten met elke leverancier die namens u elektronische beschermde gezondheidsinformatie aanmaakt, ontvangt, beheert of verzendt. U dient ook de toegangscontroles, versleutelings praktijken, het beleid inzake onderaannemers, de auditlogging en de voorwaarden voor melding van inbreuken van de leverancier te controleren. Een overeenkomst voor zakelijke partners legt verantwoordelijkheden vast, maar zorgt er niet voor dat elke configuratie of elk gebruik van de software aan de HIPAA-voorschriften voldoet.

Bij on-premise hosting heeft uw praktijk directe controle over de hardware en is het rechtstreeks verantwoordelijk voor de beveiliging ervan. De fysieke beveiligingsmaatregelen van de HIPAA vereisen passende controles voor de toegang tot de faciliteiten, werkstations, apparaten en elektronische media. In praktijk moet u mogelijk de server en back-upschijven beveiligen, sleutels of toegangscodes beperken, vastleggen wie de opslagruimte mag betreden en afgedankte apparatuur afvoeren zonder patiëntendossiers bloot te geven. Externe IT-technici moeten mogelijk ook een samenwerkingsovereenkomst sluiten als zij toegang hebben tot beschermde informatie.

In de Verenigde Staten blijft de naleving van de HIPAA-wetgeving onder beide modellen een gedeelde verantwoordelijkheid. Klanten die gebruikmaken van clouddiensten moeten de leverancier beoordelen en de toegang op de juiste wijze configureren. Bij on-premise- praktijken en moeten zowel de digitale beveiliging als de fysieke omgeving rondom elke server, elk back-upapparaat en elk werkstation waarop patiëntgegevens zijn opgeslagen, worden beheerd.

Behoeften op het gebied van meerdere locaties en toegang op afstand

Een cloudgebaseerd EPD ondersteunt doorgaans meerdere locaties en werken op afstand via dezelfde beveiligde aanmelding. Elke bevoegde zorgverlener maakt via een browser of app verbinding met het door de leverancier gehoste systeem, zodat patiëntendossiers in één centrale database worden bewaard. U kunt een tweede praktijk toevoegen, beperkte toegang verlenen aan een ingehuurde kracht of thuis dossiers bijwerken zonder dat u op elke locatie een server hoeft te plaatsen.

Bij een lokaal EPD wordt de database opgeslagen op hardware binnen de praktijk. Gebruikers op afstand hebben doorgaans een virtueel privénetwerk (VPN) of een remote desktop-service nodig om toegang te krijgen tot die server. Uw praktijk moet deze tools configureren en onderhouden, gebruikersrechten beheren, de beveiliging bewaken en ervoor zorgen dat de server en de internetverbinding van de kliniek beschikbaar blijven. Extra softwarelicenties en externe IT-ondersteuning kunnen extra kosten met zich meebrengen naarmate het gebruik van toegang op afstand toeneemt.

Het hostingmodel is ook van invloed op de koppeling met tools voor patiëntenbetrokkenheid en thuisoefenprogramma’s. Cloudgebaseerde systemen kunnen vaak informatie uitwisselen via webgebaseerde interfaces, zonder dat elke verbinding via de hardware van de kliniek hoeft te lopen. Voor een on-premise EPD is mogelijk een lokaal geïnstalleerde interface of een beveiligde gateway nodig. Cloudhosting biedt geen garantie dat twee producten met elkaar kunnen communiceren; vraag daarom aan elke EPD-leverancier welke integraties worden ondersteund en welke informatie tussen de systemen wordt uitgewisseld.

Totale eigendomskosten over een periode van drie tot vijf jaar

Een vergelijking over een periode van drie tot vijf jaar moet alle kosten omvatten die nodig zijn om het EPD beschikbaar, actueel en herstelbaar te houden. Voor uw schatting van de cloudkosten moet u het abonnementsbedrag vermenigvuldigen met het verwachte aantal gebruikers en maanden. Controleer of het abonnement back-ups, software-updates, beveiligingspatches en herstel na hardware-storingen aan de kant van de leverancier dekt.

Uw kostenraming voor een on-premise oplossing moet de aanschafkosten van de server en de back-upapparatuur omvatten, plus de arbeidskosten die nodig zijn voor het toezicht op de back-ups en het installeren van updates en beveiligingspatches. Houd ook rekening met kosten voor reparatie of vervanging van hardware. Een server die de gehele vergelijkingsperiode meegaat, levert een ander totaalbedrag op dan een server die in het derde jaar defect raakt.

praktijk Door groei veranderen beide schattingen. De kosten voor cloudoplossingen stijgen doorgaans naarmate er meer zorgverleners bijkomen, maar de leverancier breidt de onderliggende infrastructuur uit. De kosten voor on-premise-oplossingen blijven mogelijk stabiel totdat de bestaande server zijn maximale capaciteit bereikt. Op dat moment staat de praktijk voor een nieuwe hardware-aankoop en heeft hij mogelijk meer IT-ondersteuning nodig.

Beide modellen kunnen onder bepaalde omstandigheden goedkoper uitvallen. De cloud is vaak een betere keuze voor kleine of groeiende praktijken die behoefte hebben aan voorspelbare kosten en geen IT-personeel in dienst hebben. Een oplossing op locatie kan op de lange termijn goedkoper uitvallen wanneer een praktijk al over geschikte hardware beschikt, betrouwbare IT-ondersteuning heeft en weinig groei verwacht. Vergelijk schriftelijke offertes op basis van dezelfde aannames, waaronder het aantal medewerkers, de levensduur van de hardware, de omvang van de back-ups en het herstel bij storingen.

Waarom de markt is overgestapt op de cloud — en waar on-premise nog steeds standhoudt

Cloudgebaseerde EPD-software is tegenwoordig de standaard voor kleine fysiotherapie praktijken , omdat leveranciers de onderliggende infrastructuur beheren en toegang buiten de kliniek ondersteunen. Dankzij het abonnementsmodel is het niet meer nodig om vóór de opening een server aan te schaffen, terwijl door de leverancier beheerde back-ups, updates en beveiligingspatches de technische werkdruk voor het kleine personeelsbestand verminderen. Toegang via de browser maakt het ook mogelijk om thuis dossiers bij te werken, extra locaties te beheren en koppelingen te maken met tools voor patiëntenbetrokkenheid of thuisoefenprogramma’s.

Lokale EPD’s zijn in bepaalde gevallen nog steeds zinvol. Een praktijk met een onbetrouwbare internetverbinding kan lokale toegang tijdens een storing op prijs stellen, mits zij de server kan onderhouden en voorbereid is op hardwareproblemen. Een ‘ praktijk ’ kan ook een verouderd systeem in gebruik houden wanneer de migratiekosten en de verstoring groter zijn dan de voordelen van een overstap op korte termijn. Ook specifieke vereisten inzake gegevensopslag of intern beleid kunnen lokale hosting in de hand werken.

Voor de meeste zelfstandige artsen en kleine praktijken die een nieuw EPD aanschaffen, wegen die uitzonderingen niet op tegen de verplichtingen op het gebied van personeel, hardware en beveiliging die gepaard gaan met hosting op eigen locatie. Cloudhosting verlicht die lasten weliswaar, maar neemt de nalevingsverplichtingen van de praktijkniet weg. U moet nog steeds de overeenkomst voor zakelijke partners, de beveiligingsmaatregelen, de back-upprocedures en de noodplannen van de leverancier doornemen voordat u een contract ondertekent.

FAQs

Kan ik overstappen van een lokaal EPD naar een cloudgebaseerd EPD?

Bij een migratie worden patiëntdossiers en gegevens uit het ‘ praktijk ’ overgezet naar de gehoste omgeving van de nieuwe leverancier. Uw praktijk moet nagaan welke dossiers kunnen worden overgedragen, hoe de leverancier deze valideert en hoe lang de overzetting zal duren. Een gefaseerd plan beperkt de verstoring en zorgt ervoor dat actieve dossiers toegankelijk blijven.

Wat gebeurt er met oude gegevens na de overstap?

De bewaartermijn bepaalt of historische dossiers doorzoekbaar blijven, worden gearchiveerd of in het oude EPD blijven staan. In uw contracten moeten de exportformaten, bewaartermijnen, toegangsvergoedingen en verwijderingsprocedures worden vastgelegd. Een leesbaar archief helpt uw praktijk om na de overstap verzoeken om dossiers te kunnen beantwoorden.

Voldoen cloud-EMR’s standaard aan de HIPAA-voorschriften?

Naleving van de HIPAA-wetgeving hangt af van de beveiligingsmaatregelen van de leverancier en van de manier waarop uw praktijkde software gebruikt. Uw praktijk dient een overeenkomst voor zakelijke partners (business associate agreement) af te sluiten en de toegangscontroles, auditlogboeken, versleuteling, back-upprocedures en bepalingen inzake inbreuken te controleren. Een correcte configuratie en het beleid inzake toegang voor medewerkers blijven uw verantwoordelijkheid.

Hoeveel kost een reserve-internetverbinding?

Bij internetredundantie wordt een tweede verbinding gebruikt wanneer de primaire verbinding uitvalt. Uw praktijk kan een mobiele hotspot, een 5G-router of een dienst van een andere internetprovider toevoegen. De prijzen variëren per locatie en capaciteit, dus vergelijk de maandelijkse kosten met de operationele gevolgen van het verlies van toegang tot het EMR tijdens afspraken.

De volgende stap bij de evaluatie van een EPD

Bepaal eerst welk hostingmodel u kiest voordat u de functies van EMR-systemen of aanbieders gaat vergelijken. Uw keuze bepaalt wie de servers onderhoudt, de back-ups beveiligt, beveiligingsupdates installeert en de toegang herstelt na een storing. Leg deze verantwoordelijkheden vast, samen met uw behoeften op het gebied van toegang op afstand en de verwachte kosten over een periode van drie tot vijf jaar.

Gebruik vervolgens de aankoopchecklist voor EPD’s van Physitrackom de klinische en administratieve mogelijkheden te vergelijken die uw praktijk nodig heeft. Maak daarna gebruik van de gids voor de totale eigendomskosten om rekening te houden met abonnementskosten, hardware, IT-ondersteuning, back-ups en vervangingskosten. Door deze volgorde te hanteren, blijft de vergelijking van functies afgestemd op het bedrijfsmodel en het budget dat uw praktijk aankan.