Cloud-basierte vs. lokale EMR-Systeme: Was kleine Physiotherapiepraxen wissen müssen

Kurz gesagt

• Cloud-basierte EMR-Software läuft auf vom Anbieter verwalteten Servern, und medizinische Fachkräfte greifen über eine Internetverbindung darauf zu.
• Eine lokal installierte EMR läuft auf der Hardware in Ihrer Praxis, wodurch Sie für Wartung, Datensicherungen, Updates und Sicherheit verantwortlich sind.
• Die meisten Anbieter von EMR-Systemen für die Physiotherapie nutzen mittlerweile Cloud-Hosting, da dies die Anschaffungskosten senkt und den Fernzugriff ermöglicht.
• Kleine Praxen sollten die Gesamtbetriebskosten und die Verantwortung für die HIPAA-Sicherheitsmaßnahmen vergleichen. Außerdem sollten sie Vorkehrungen für Internetausfälle, lokale Hardwareausfälle und die Fernerfassung von Patientenakten treffen.
• Dieser herstellerunabhängige Leitfaden erläutert diese Vor- und Nachteile, ohne ein bestimmtes EMR zu empfehlen.

Was „cloudbasiert“ und „vor Ort“ eigentlich bedeuten

Cloud-basierte EMR-Software läuft auf Servern, die vom Anbieter oder dessen Hosting-Partner verwaltet werden. Diese Server befinden sich in der Regel in speziellen Rechenzentren und nicht in Ihrer Praxis. Ärzte stellen über einen Webbrowser oder eine App eine Verbindung über das Internet her, ähnlich wie beim Online-Banking. Das Abonnement umfasst in der Regel das EMR-Hosting, Software-Updates und die Serverwartung.

Eine vor Ort installierte elektronischen Patientenakte (EMR) läuft auf einem Server, der sich in Ihrer Praxis oder einer anderen Einrichtung befindet, die Sie kontrollieren. Die Computer der Praxis sind über das lokale Netzwerk mit diesem Server verbunden. Ihre Praxis kauft oder mietet die Hardware und ist für deren Wartung verantwortlich, es sei denn, Sie beauftragen ein externes IT-Unternehmen damit.

Der Standort des Servers bestimmt, was passiert, wenn die grundlegende Infrastruktur ausfällt. Bei einem Internetausfall ist eine Cloud-basierte EMR möglicherweise innerhalb der Praxis nicht mehr verfügbar, obwohl Ärzte sich von anderen Orten aus über Mobilfunk oder ein anderes Netzwerk verbinden können. Eine vor Ort installierte EMR kann ohne Internet weiter funktionieren, sofern der lokale Server, das Netzwerk und die Stromversorgung verfügbar bleiben. Ein Serverausfall oder ein Stromausfall im Gebäude kann dazu führen, dass die lokale EMR nicht mehr verfügbar ist, bis die Hardware wiederhergestellt oder auf ein Backup umgeschaltet wird.

Keines der beiden Modelle sorgt automatisch für die Sicherheit oder Zugänglichkeit der Daten. Ein Cloud-Anbieter kontrolliert den physischen Zugriff auf seine Server und verwaltet die zugrunde liegende Hosting-Umgebung. Ihre Praxis behält weiterhin die Kontrolle über Benutzerkonten, Berechtigungen, Geräte und den täglichen Umgang mit Patientendaten. Bei einer lokal installierten elektronischen Patientenakte (EMR) kontrolliert Ihre Praxis zudem den physischen Zugriff auf den Server und muss sich um Datensicherungen, Software-Updates, Sicherheitspatches und den Austausch von Hardware kümmern.

Die Terminologie der Anbieter kann die Unterscheidung verwischen. Fragen Sie, wo die Produktionsdatenbank physisch betrieben wird, wer den Server wartet und wie sich die Ärzte einloggen. Diese Antworten geben Aufschluss über das Hosting-Modell – und zwar zuverlässiger als eine Produktbezeichnung.

Kleine Praxen nutzen vor Ort installierte EMR-Systeme meist als Altsysteme, die weiterhin im Einsatz bleiben, da eine Migration Zeit und Geld kostet. Bei der Anschaffung neuer EMR-Systeme wird mittlerweile zunehmend auf Cloud-Hosting gesetzt, da kleine Praxen so die Wartung einer lokalen Serverinfrastruktur vermeiden können.

Anfangskosten im Vergleich zu laufenden Abonnementkosten

Cloud-basierte EMR-Software erfordert in der Regel weniger Vorabkosten vor dem ersten Patientenbesuch. Der Anbieter hostet die Software, und Sie zahlen ein monatliches oder jährliches Abonnement. Einige Anbieter berechnen zudem Gebühren für die Einrichtung, Schulungen oder die Datenmigration, sodass ein niedriger Abonnementpreis nicht immer die gesamten Anfangskosten abdeckt.

Bei einer lokal installierten elektronischen Patientenakte fallen die Kosten verstärkt zu Beginn des Projekts an. Eine kleine Klinik muss möglicherweise einen Server und eine Softwarelizenz anschaffen und anschließend einen IT-Spezialisten für die Installation und Konfiguration bezahlen. Zudem benötigt die Praxis möglicherweise Netzwerkausrüstung und Backup-Hardware, bevor die Ärzte die elektronische Patientenakte zuverlässig nutzen können.

Der Zahlungsplan kann sich auf eine kleine Praxis auswirken, selbst wenn die endgültigen Kosten noch ungewiss sind. Ein selbstständiger Physiotherapeut könnte ein Cloud-Abonnement bevorzugen, da dies in der Gründungsphase Liquidität schont. Eine etablierte Praxis verfügt möglicherweise über die erforderliche Ausstattung und IT-Unterstützung, um eine größere Anfangsinvestition zu verkraften.

Keine der beiden Preisstrukturen gibt für sich genommen Aufschluss über die Gesamtkosten. Cloud-Abonnements laufen so lange, wie Sie die EMR nutzen, und die Gebühren können steigen, wenn Sie weitere Ärzte oder Standorte hinzufügen. Bei Vor-Ort-Systemen fallen weiterhin wiederkehrende Kosten für Wartung, Support und den späteren Austausch der Hardware an. Trennen Sie beim Vergleich von Angeboten den vor der Inbetriebnahme fälligen Betrag von den zu erwartenden jährlichen Kosten. Bei einer späteren Überprüfung der Gesamtbetriebskosten können dann beide Modelle über denselben Zeitraum verglichen werden.

Wer ist für Backups, Updates und die Installation von Sicherheitspatches zuständig?

Beim Cloud-Hosting liegt der Großteil der Infrastrukturwartung beim EMR-Anbieter. Der Anbieter führt in der Regel automatisierte Backups durch, installiert Sicherheitspatches für die Server und nimmt Software-Updates in seiner gesamten gehosteten Umgebung vor. In Ihrem Vertrag sollten die Häufigkeit der Backups und die Aufbewahrungsfristen festgelegt sein, während in der Dokumentation des Anbieters erläutert werden sollte, wie oft die Wiederherstellungsverfahren getestet werden. Sie sollten außerdem die Bedingungen für geplante Ausfallzeiten und die Benachrichtigung bei Störungen prüfen.

Ein Cloud-Anbieter übernimmt nicht alle Sicherheitspflichten. Ihre Praxis verwaltet weiterhin die Benutzerberechtigungen, entzieht Zugriffsrechte, wenn jemand das Unternehmen verlässt, und schützt die Geräte, mit denen das medizinische Personal auf Patientenakten zugreift. Auch die Schulung der Mitarbeiter und sichere Passwortpraktiken liegen weiterhin in Ihrer Verantwortung. Eine Partnervereinbarung dokumentiert die HIPAA-Verpflichtungen des Anbieters, doch die Vereinbarung sorgt nicht dafür, dass die elektronische Patientenakte (EMR) konform ist, unabhängig davon, wie Ihre Praxis sie nutzt.

Beim Hosting vor Ort liegt der Wartungsaufwand bei Ihrer Praxis. Jemand muss die Sicherungsvorgänge überwachen, eine gesicherte Kopie außerhalb der Praxis aufbewahren und testen, ob die Daten tatsächlich wiederhergestellt werden können. Außerdem muss jemand Patches für den Server, das Betriebssystem und die EMR-Software installieren, ohne den Praxisbetrieb zu stören. Ein Einzelunternehmer oder Praxismanager kann zwar Berichte überprüfen, doch für eine zuverlässige Wartung ist in der Regel ein IT-Mitarbeiter oder ein beauftragter Spezialist erforderlich.

Versäumte Wartungsarbeiten können zum Verlust elektronisch gespeicherter geschützter Gesundheitsdaten führen. Ein Server ohne aktuelle Patches kann eine bekannte Sicherheitslücke offen lassen, während ein unbrauchbares Backup den Zugriff auf Patientenakten nach einem Hardwareausfall oder einem Ransomware-Angriff verhindern kann. Beide Situationen können ein HIPAA-Risiko darstellen und sind nicht nur eine routinemäßige technische Unannehmlichkeit. Fragen Sie beim Vergleich von EMR-Systemen, wer die einzelnen Aufgaben übernimmt, wie der Anbieter die Erledigung dokumentiert und was Ihre Praxis selbst erledigen muss.

Was passiert bei einem Internetausfall oder einem Hardwareausfall?

Eine cloudbasierte elektronische Patientenakte (EMR) ist in der Regel nicht mehr verfügbar, wenn Ihre Praxis keinen Internetzugang mehr hat. Möglicherweise können Sie keine Patientenakten öffnen oder Notizen erfassen, bis die Verbindung wiederhergestellt ist, es sei denn, die Software bietet einen dokumentierten Offline-Modus. Ein Ausfall beim Anbieter kann zu ähnlichen Ausfallzeiten führen, selbst wenn Ihre eigene Verbindung funktioniert. Ihr Notfallplan sollte darlegen, wie das medizinische Personal auf wichtige Patienteninformationen zugreifen und verspätete Einträge nach Wiederherstellung des Dienstes vornehmen kann.

Ein lokal installiertes EMR-System kann auch bei einem Internetausfall weiterarbeiten, da sich das medizinische Personal mit einem Server innerhalb der Praxis verbindet. Der Server und das lokale Netzwerk müssen jedoch weiterhin mit Strom versorgt werden, und alle Funktionen, die von externen Diensten abhängig sind, funktionieren möglicherweise nicht mehr. Dieser lokale Vorteil entfällt, wenn der Server ausfällt. Eine beschädigte Festplatte oder ein ausgefallener Server kann den Zugriff blockieren, bis Ihr IT-Support die Geräte repariert oder ein Backup wiederherstellt.

Cloud-Hosting mindert die Auswirkungen lokaler Hardwareausfälle. Wenn ein Computer in der Praxis ausfällt, können Sie sich oft von einem anderen autorisierten Gerät aus anmelden. Cloud-Anbieter verfügen zudem über eigene Server-Redundanzen, doch Sie sollten sich erkundigen, wie sie mit Ausfällen und der Wiederherstellung umgehen, anstatt von einem unterbrechungsfreien Zugriff auszugehen.

Keines der beiden Modelle umfasst standardmäßig alle Sicherheitsvorkehrungen. Eine cloudbasierte Praxis zahlt möglicherweise für eine zweite Internetverbindung oder eine Ausfallsicherung über Mobilfunk. Eine Praxis mit lokalem Betrieb benötigt möglicherweise eine Notstromversorgung, Ersatzhardware und eine getestete Datenwiederherstellung. Lokales Caching kann Ausfallzeiten in der Cloud reduzieren, doch die Anbieter unterscheiden sich darin, was sie zwischenspeichern und wie die Datensätze später synchronisiert werden. Berücksichtigen Sie beim Vergleich von EMR-Hosting-Optionen die Kosten und den Wartungsaufwand jeder einzelnen Sicherheitsvorkehrung.

Physischer Datenzugriff und seine Bedeutung für die HIPAA

Beim cloudbasierten Hosting von EMR-Systemen unterliegt der physische Server der Kontrolle des Anbieters oder seines Infrastrukturanbieters. Ihre Praxis sollte von jedem Anbieter, der in ihrem Auftrag elektronische geschützte Gesundheitsdaten erstellt, empfängt, pflegt oder übermittelt, eine Vereinbarung über die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern (Business Associate Agreement) einholen. Sie sollten außerdem die Zugriffskontrollen, Verschlüsselungsverfahren, Richtlinien für Subunternehmer, Audit-Protokollierung und Bestimmungen zur Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen des Anbieters prüfen. Eine Geschäftspartnervereinbarung legt zwar die Verantwortlichkeiten fest, gewährleistet jedoch nicht, dass jede Konfiguration oder Nutzung der Software HIPAA-konform ist.

Beim Hosting vor Ort hat Ihre Praxis die direkte Kontrolle über die Hardware und trägt die direkte Verantwortung für deren Schutz. Die physischen Sicherheitsvorkehrungen gemäß HIPAA erfordern angemessene Kontrollmaßnahmen für den Zugang zu den Räumlichkeiten, zu Arbeitsplätzen, Geräten und elektronischen Datenträgern. In der Praxis müssen Sie möglicherweise den Server und die Backup-Laufwerke sichern, den Zugang mit Schlüsseln oder Zugangscodes einschränken, dokumentieren, wer den Lagerbereich betreten darf, und ausgemusterte Geräte so entsorgen, dass keine Patientenakten offengelegt werden. Externe IT-Techniker benötigen möglicherweise ebenfalls Geschäftspartnervereinbarungen, wenn sie Zugriff auf geschützte Informationen haben.

Die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften bleibt in den Vereinigten Staaten bei beiden Modellen eine gemeinsame Verantwortung. Cloud-Kunden müssen den Anbieter prüfen und den Zugriff entsprechend konfigurieren. Bei Vor-Ort-Lösungen müssen sowohl die digitale Sicherheit als auch die physische Umgebung rund um jeden Server, jedes Backup-Gerät und jeden Arbeitsplatz, auf dem Patientendaten gespeichert sind, verwaltet werden.

Anforderungen hinsichtlich mehrerer Standorte und Fernzugriff

Eine cloudbasierte elektronische Patientenakte unterstützt in der Regel mehrere Standorte und das Arbeiten aus der Ferne über denselben sicheren Login. Jeder autorisierte medizinische Fachangestellte verbindet sich über einen Browser oder eine App mit dem vom Anbieter gehosteten System, sodass die Patientenakten in einer zentralen Datenbank gespeichert bleiben. Sie können eine zweite Praxis hinzufügen, einem Auftragnehmer eingeschränkten Zugriff gewähren oder von zu Hause aus Patientenakten führen, ohne an jedem Standort einen Server aufstellen zu müssen.

Bei einer lokal installierten EMR-Lösung befindet sich die Datenbank auf Hardware innerhalb der Praxis. Remote-Benutzer benötigen in der Regel ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) oder einen Remote-Desktop-Dienst, um auf diesen Server zugreifen zu können. Ihre Praxis muss diese Tools konfigurieren und warten, Benutzerberechtigungen verwalten, die Sicherheit überwachen und dafür sorgen, dass der Server der Praxis sowie die Internetverbindung stets verfügbar sind. Zusätzliche Softwarelizenzen und externer IT-Support können mit zunehmendem Remote-Zugriff zu weiteren Kosten führen.

Das Hosting-Modell wirkt sich auch auf die Anbindung an Tools zur Patientenbindung und für Heimtrainingsprogramme aus. Cloud-basierte Systeme können Informationen oft über webbasierte Schnittstellen austauschen, ohne dass jede Verbindung über die Hardware der Praxis geleitet werden muss. Eine vor Ort installierte EMR erfordert möglicherweise eine lokal installierte Schnittstelle oder ein sicheres Gateway. Cloud-Hosting garantiert nicht, dass zwei Produkte miteinander verbunden werden können. Fragen Sie daher jeden EMR-Anbieter, welche Integrationen er unterstützt und welche Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden.

Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren

Ein Vergleich über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren sollte alle Kosten berücksichtigen, die erforderlich sind, um die elektronische Patientenakte (EMR) verfügbar, auf dem neuesten Stand und wiederherstellbar zu halten. Für Ihre Cloud-Kostenschätzung sollten Sie das Abonnement mit der erwarteten Anzahl an Nutzern und Monaten multiplizieren. Vergewissern Sie sich, ob das Abonnement Backups, Software-Updates, Sicherheitspatches und die Wiederherstellung nach Hardwareausfällen auf Anbieterseite abdeckt.

Ihr Kostenvoranschlag für die Vor-Ort-Lösung sollte die Anschaffungskosten für den Server und die Backup-Ausrüstung sowie den Arbeitsaufwand für die Überwachung der Backups und die Installation von Updates und Sicherheitspatches enthalten. Planen Sie zudem einen Betrag für die Reparatur oder den Austausch von Hardware ein. Ein Server, der den gesamten Vergleichszeitraum über hält, ergibt eine andere Gesamtsumme als einer, der im dritten Jahr ausfällt.

Das Wachstum der Praxis wirkt sich auf beide Schätzungen aus. Die Cloud-Kosten steigen in der Regel, wenn Sie neues medizinisches Personal einstellen, da der Anbieter die zugrunde liegende Infrastruktur erweitert. Die Kosten für eine Vor-Ort-Lösung bleiben möglicherweise stabil, bis der vorhandene Server seine Kapazitätsgrenze erreicht. An diesem Punkt steht die Praxis vor einer weiteren Hardware-Anschaffung und benötigt möglicherweise mehr IT-Unterstützung.

Beide Modelle können unter bestimmten Voraussetzungen kostengünstiger sein. Die Cloud ist oft die bessere Wahl für kleine oder wachsende Praxen, die auf vorhersehbare Kosten setzen und kein eigenes IT-Personal beschäftigen. Eine Vor-Ort-Lösung kann auf längere Sicht kostengünstiger sein, wenn eine Praxis bereits über geeignete Hardware verfügt, einen zuverlässigen IT-Support unterhält und nur geringes Wachstum erwartet. Vergleichen Sie schriftliche Kostenvoranschläge unter denselben Annahmen, einschließlich Personalbestand, Lebensdauer der Hardware, Backup-Abdeckung und Wiederherstellung nach Ausfällen.

Warum sich der Markt in Richtung Cloud bewegt hat – und wo On-Premise-Lösungen nach wie vor Bestand haben

Cloud-basierte EMR-Software ist mittlerweile der Standard für kleine Physiotherapiepraxen, da die Anbieter die zugrunde liegende Infrastruktur betreiben und den Zugriff von außerhalb der Praxis ermöglichen. Durch das Abonnementmodell entfällt die Notwendigkeit, vor der Eröffnung einen Server anzuschaffen, während die vom Anbieter verwalteten Backups, Updates und Sicherheitspatches den technischen Aufwand für das kleine Personal reduzieren. Der browserbasierte Zugriff ermöglicht zudem die Dokumentation von zu Hause aus, den Einsatz an weiteren Standorten sowie die Anbindung an Tools zur Patientenbindung oder für Heimtrainingsprogramme.

Lokale EMR-Systeme sind unter bestimmten Umständen nach wie vor sinnvoll. Eine Klinik mit unzuverlässiger Internetverbindung kann den lokalen Zugriff während eines Ausfalls schätzen, vorausgesetzt, sie kann den Server warten und sich auf Hardwareausfälle vorbereiten. Eine Praxis kann auch ein Altsystem beibehalten, wenn die Migrationskosten und die damit verbundenen Beeinträchtigungen die kurzfristigen Vorteile eines Wechsels überwiegen. Bestimmte Anforderungen an den Datenstandort oder interne Richtlinien können ebenfalls für ein lokales Hosting sprechen.

Für die meisten Einzel- und Kleinpraxen, die eine neue EMR anschaffen, wiegen diese Ausnahmen die mit einem lokalen Hosting verbundenen Verpflichtungen in Bezug auf Personal, Hardware und Sicherheit nicht auf. Cloud-Hosting verringert diese Belastungen zwar, hebt jedoch die Compliance-Verpflichtungen der Praxis nicht auf. Sie müssen vor Vertragsunterzeichnung weiterhin die Geschäftsvereinbarung mit dem Anbieter, die Sicherheitsmaßnahmen, die Sicherungsverfahren und die Ausfallpläne prüfen.

FAQs

Kann ich von einer lokal installierten elektronischen Patientenakte zu einer cloudbasierten elektronischen Patientenakte wechseln?

Bei einer Migration werden Patientenakten und Praxisdaten in die gehostete Umgebung des neuen Anbieters übertragen. Ihre Praxis sollte klären, welche Akten übertragen werden können, wie der Anbieter diese überprüft und wie lange die Migration dauern wird. Ein schrittweiser Plan minimiert Unterbrechungen und gewährleistet den Zugriff auf aktive Patientenakten.

Was passiert mit den alten Daten nach dem Wechsel?

Die Aufbewahrungsfrist legt fest, ob historische Datensätze weiterhin durchsuchbar bleiben, archiviert werden oder im bisherigen EMR verbleiben. In Ihren Verträgen sollten Exportformate, Aufbewahrungsfristen, Zugangsgebühren und Löschverfahren festgelegt sein. Ein lesbares Archiv hilft Ihrer Praxis, nach der Umstellung Anfragen nach Unterlagen zu beantworten.

Sind Cloud-basierte elektronische Patientenakten standardmäßig HIPAA-konform?

Die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften hängt von den Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters und der Art und Weise ab, wie Ihre Praxis die Software nutzt. Ihre Praxis sollte eine Geschäftspartnervereinbarung abschließen und die Zugriffskontrollen, Prüfprotokolle, Verschlüsselungsmaßnahmen, Sicherungsverfahren sowie die Bestimmungen im Falle einer Datenschutzverletzung überprüfen. Die ordnungsgemäße Konfiguration und die Richtlinien für den Mitarbeiterzugriff liegen weiterhin in Ihrer Verantwortung.

Wie viel kostet ein Backup-Internetanschluss?

Bei der Internet-Redundanz wird eine zweite Verbindung genutzt, wenn der primäre Dienst ausfällt. Ihre Praxis könnte einen Mobilfunk-Hotspot, einen 5G-Router oder den Dienst eines anderen Internetanbieters hinzufügen. Die Preise variieren je nach Standort und Kapazität. Vergleichen Sie daher die monatlichen Kosten mit den betrieblichen Auswirkungen eines Ausfalls des Zugangs zur elektronischen Patientenakte während der Sprechstunden.

Nächster Schritt bei der Bewertung einer elektronischen Patientenakte

Legen Sie zunächst das Hosting-Modell fest, bevor Sie die Funktionen von EMR-Systemen oder Anbieter vergleichen. Ihre Entscheidung bestimmt, wer die Server wartet, die Backups sichert, Sicherheitsupdates installiert und nach einem Ausfall den Zugriff wiederherstellt. Halten Sie diese Verantwortlichkeiten zusammen mit Ihren Anforderungen an den Fernzugriff und den erwarteten Kosten über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren fest.

Nutzen Sie anschließend die Checkliste für den Kauf einer elektronischen Patientenakte (EMR) von „ Physitrack“, um die klinischen und administrativen Funktionen zu vergleichen, die Ihre Praxis benötigt. Wenden Sie dann den Leitfaden zu den Gesamtbetriebskosten an, um Abonnementgebühren, Hardware, IT-Support, Datensicherungen und Ersatzkosten zu berücksichtigen. Durch diese Vorgehensweise bleiben die Funktionsvergleiche stets auf das Betriebsmodell und das Budget abgestimmt, das Ihre Praxis verkraften kann.