Historiales médicos electrónicos en la nube frente a los locales: lo que deben saber las pequeñas consultas de fisioterapia

En resumen

• El software de historias clínicas electrónicas (EMR) basado en la nube se ejecuta en servidores gestionados por el proveedor, y los profesionales sanitarios acceden a él a través de una conexión a Internet.
• Un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) local se ejecuta en el hardware de tu consulta, lo que hace que seas responsable del mantenimiento, las copias de seguridad, las actualizaciones y la seguridad.
• La mayoría de los proveedores de historias clínicas electrónicas (EMR) para fisioterapia utilizan actualmente el alojamiento en la nube, ya que reduce los costes iniciales y permite el acceso remoto.
• Las consultas pequeñas deberían comparar los costes totales de propiedad y la responsabilidad en materia de medidas de seguridad de la HIPAA. Asimismo, deberían prepararse para posibles cortes de conexión a Internet, fallos del hardware local y la gestión remota de historias clínicas.
• Esta guía, independiente de cualquier proveedor, explica esas ventajas e inconvenientes sin recomendar ningún sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) concreto.

Qué significan realmente los términos «en la nube» y «local»

El software de historias clínicas electrónicas (EMR) basado en la nube se ejecuta en servidores gestionados por el proveedor o su socio de alojamiento. Estos servidores suelen estar ubicados en centros de datos específicos, en lugar de dentro de la propia clínica. Los profesionales sanitarios se conectan a través de un navegador web o una aplicación por Internet, de forma muy similar a como acceden a la banca online. La suscripción suele incluir el alojamiento del EMR, las actualizaciones de software y el mantenimiento de los servidores.

Un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) local se ejecuta en un servidor situado en tu consulta o en otra instalación bajo tu control. Los ordenadores de la clínica se conectan a ese servidor a través de la red local. Tu consulta adquiere o alquila el hardware y se encarga de su mantenimiento, a menos que contrates a una empresa externa de informática para que lo haga.

La ubicación del servidor determina qué ocurre cuando falla la infraestructura básica. Durante un corte de Internet, es posible que un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) en la nube deje de estar disponible dentro de la clínica, aunque los profesionales sanitarios puedan conectarse desde otros lugares a través de la red móvil u otra red. Un sistema EMR local puede seguir funcionando sin Internet si el servidor local, la red y el suministro eléctrico siguen disponibles. Un fallo del servidor o un corte de electricidad en el edificio pueden hacer que el sistema EMR local deje de estar disponible hasta que se restablezca el hardware o se recurra a una copia de seguridad.

Ninguno de los dos modelos garantiza automáticamente la seguridad ni la accesibilidad de los datos. El proveedor de servicios en la nube controla el acceso físico a sus servidores y gestiona el entorno de alojamiento subyacente. Tu consulta sigue controlando las cuentas de usuario, los permisos, los dispositivos y la gestión diaria de la información de los pacientes. Con un EMR local, tu consulta también controla el acceso físico al servidor y debe encargarse de las copias de seguridad, las actualizaciones de software, los parches de seguridad y la sustitución del hardware.

La terminología utilizada por los proveedores puede difuminar la distinción. Pregunta dónde se ejecuta físicamente la base de datos de producción, quién se encarga del mantenimiento del servidor y cómo se conectan los profesionales sanitarios. Esas respuestas revelan el modelo de alojamiento de forma más fiable que la etiqueta del producto.

Las consultas pequeñas suelen encontrarse con los historiales médicos electrónicos (HME) instalados en sus propias instalaciones como sistemas antiguos que siguen utilizándose porque la migración requiere tiempo y dinero. Actualmente, a la hora de adquirir nuevos HME, se tiende a optar por el alojamiento en la nube, ya que así las consultas pequeñas pueden evitar tener que mantener una infraestructura de servidores local.

Coste inicial frente a coste de suscripción recurrente

El software de historias clínicas electrónicas (EMR) basado en la nube suele requerir una inversión inicial menor antes de la primera visita de un paciente. El proveedor aloja el software y tú pagas una suscripción mensual o anual. Algunos proveedores también cobran por la configuración, la formación o la migración de datos, por lo que un precio de suscripción bajo no siempre representa el coste total de la inversión inicial.

Un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) instalado en las propias instalaciones concentra una mayor parte del gasto al inicio del proyecto. Es posible que una clínica pequeña tenga que adquirir un servidor y una licencia de software, y luego pagar a un especialista en informática para que los instale y configure. Es posible también que la clínica necesite equipos de red y hardware de copia de seguridad antes de que los profesionales sanitarios puedan utilizar el EMR de forma fiable.

El calendario de pagos puede afectar a una consulta pequeña, incluso cuando los costes finales siguen siendo inciertos. Un fisioterapeuta que trabaje por cuenta propia puede preferir una suscripción a un servicio en la nube, ya que le permite conservar liquidez durante la fase de puesta en marcha. Una clínica ya consolidada puede disponer del equipamiento y el soporte informático necesarios para hacer frente a una inversión inicial mayor.

Ninguna de las dos estructuras de precios revela por sí sola el coste total. Las suscripciones en la nube se mantienen mientras se utilice el sistema de historias clínicas electrónicas (EMR), y las tarifas pueden aumentar a medida que se incorporan nuevos profesionales sanitarios o se añaden nuevas sedes. Los sistemas locales siguen generando gastos recurrentes derivados del mantenimiento, la asistencia técnica y la eventual sustitución del hardware. Al comparar presupuestos, hay que diferenciar el importe a pagar antes de la puesta en marcha de los gastos anuales previstos. Posteriormente, un análisis del coste total de propiedad permitirá comparar ambos modelos durante el mismo periodo.

¿Quién se encarga de las copias de seguridad, las actualizaciones y la aplicación de parches de seguridad?

El alojamiento en la nube deja la mayor parte del mantenimiento de la infraestructura en manos del proveedor de EMR. Por lo general, el proveedor realiza copias de seguridad automáticas, aplica parches de seguridad a los servidores e instala actualizaciones de software en todo su entorno de alojamiento. Tu contrato debería especificar la frecuencia y el periodo de conservación de las copias de seguridad, mientras que la documentación del proveedor debería explicar con qué frecuencia se prueban los procedimientos de restauración. También deberías revisar las condiciones relativas al tiempo de inactividad planificado y a la notificación de incidencias.

Un proveedor de servicios en la nube no asume todas las responsabilidades en materia de seguridad. Su consulta sigue controlando los permisos de los usuarios, retirando el acceso cuando alguien deja la empresa y protegiendo los dispositivos que utilizan los profesionales sanitarios para acceder a los historiales de los pacientes. La formación del personal y las prácticas de seguridad en el uso de contraseñas también siguen siendo responsabilidad suya. Un acuerdo de colaboración empresarial (BAA) recoge las obligaciones del proveedor en virtud de la HIPAA, pero dicho acuerdo no garantiza que el sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) cumpla con la normativa, independientemente de cómo lo utilice su consulta.

El alojamiento local hace recaer la carga del mantenimiento en tu consulta. Alguien debe supervisar las tareas de copia de seguridad, conservar una copia protegida fuera de la clínica y comprobar si los registros se pueden restaurar realmente. Además, alguien debe aplicar parches al servidor, al sistema operativo y al software de historia clínica electrónica sin interrumpir el funcionamiento de la clínica. El propietario, si trabaja solo, o el responsable de la consulta pueden revisar los informes, pero un mantenimiento fiable suele requerir un empleado de TI o un especialista contratado.

El incumplimiento de las tareas de mantenimiento puede poner en riesgo la información sanitaria protegida en formato electrónico. Un servidor sin parches puede dejar expuesta una vulnerabilidad de seguridad conocida, mientras que una copia de seguridad inservible puede impedir el acceso a los historiales tras un fallo de hardware o un ataque de ransomware. Ambas situaciones pueden suponer un riesgo en relación con la HIPAA, más allá de un simple inconveniente técnico rutinario. A la hora de comparar historias clínicas electrónicas (EMR), pregunte quién se encarga de cada tarea, cómo documenta el proveedor su realización y qué aspectos debe gestionar su consulta por sí misma.

¿Qué ocurre en caso de corte de Internet o fallo del hardware?

Un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) basado en la nube suele dejar de estar disponible cuando tu clínica pierde la conexión a Internet. Es posible que no puedas abrir historiales ni registrar notas hasta que se restablezca la conexión, a menos que el software ofrezca un modo sin conexión documentado. Una interrupción del servicio por parte del proveedor puede provocar un tiempo de inactividad similar, incluso cuando tu propia conexión funcione. Tu plan de contingencia ante interrupciones del servicio debe explicar cómo pueden los profesionales sanitarios acceder a la información esencial de los pacientes e introducir la documentación atrasada una vez que se restablezca el servicio.

Un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) instalado en las propias instalaciones puede seguir funcionando durante un corte de Internet, ya que los profesionales sanitarios se conectan a un servidor situado dentro de la clínica. No obstante, el servidor y la red local deben seguir teniendo suministro eléctrico, y es posible que las funciones que dependan de servicios externos dejen de funcionar. Esa ventaja local desaparece si el servidor falla. Un disco duro dañado o un servidor averiado pueden bloquear el acceso hasta que el servicio de soporte informático repare el equipo o restaure una copia de seguridad.

El alojamiento en la nube reduce el impacto de los fallos del hardware local. Si un ordenador de la clínica deja de funcionar, a menudo es posible iniciar sesión desde otro dispositivo autorizado. Los proveedores de servicios en la nube también cuentan con su propia redundancia de servidores, pero conviene preguntarles cómo gestionan las interrupciones del servicio y la recuperación, en lugar de dar por sentado que el acceso será ininterrumpido.

Ninguno de los dos modelos incluye todas las medidas de seguridad de forma predeterminada. Una consulta que utilice la nube puede optar por contratar una segunda conexión a Internet o un sistema de conmutación por error móvil. Una consulta con infraestructura propia puede necesitar una fuente de alimentación de reserva, hardware de repuesto y un sistema de restauración de datos probado. El almacenamiento en caché local puede reducir el tiempo de inactividad en la nube, pero los proveedores varían en cuanto a lo que almacenan en caché y cómo se sincronizan posteriormente los registros. Hay que tener en cuenta el coste y la carga de mantenimiento de cada medida de seguridad a la hora de comparar las opciones de alojamiento de historias clínicas electrónicas.

El acceso a los datos físicos y lo que implica para la HIPAA

El alojamiento de historias clínicas electrónicas (EMR) en la nube sitúa el servidor físico bajo el control del proveedor o de su proveedor de infraestructura. Su consulta debe obtener un acuerdo de socio comercial de cualquier proveedor que cree, reciba, mantenga o transmita información sanitaria protegida en formato electrónico en su nombre. También debe revisar los controles de acceso del proveedor, las prácticas de cifrado, las políticas sobre subcontratistas, los registros de auditoría y las condiciones de notificación de infracciones. Un acuerdo de socio comercial establece las responsabilidades, pero no garantiza que todas las configuraciones o usos del software cumplan con la HIPAA.

El alojamiento local otorga a su consulta el control directo sobre el hardware y la responsabilidad directa de protegerlo. Las medidas de seguridad físicas de la HIPAA exigen controles adecuados para el acceso a las instalaciones, las estaciones de trabajo, los dispositivos y los soportes electrónicos. En la práctica, es posible que tenga que proteger el servidor y las unidades de copia de seguridad, restringir el uso de llaves o códigos de acceso, documentar quién puede entrar en la zona de almacenamiento y desechar el equipo retirado sin exponer los historiales de los pacientes. Los técnicos informáticos externos también pueden necesitar acuerdos de socio comercial si tienen acceso a información protegida.

El cumplimiento de la HIPAA sigue siendo una responsabilidad compartida en cualquiera de los dos modelos en Estados Unidos. Los clientes que utilizan servicios en la nube deben evaluar al proveedor y configurar el acceso de forma adecuada. En el caso de las instalaciones locales, es necesario gestionar tanto la seguridad digital como el entorno físico en torno a cada servidor, dispositivo de copia de seguridad y estación de trabajo que contenga datos de pacientes.

Necesidades relacionadas con la gestión de múltiples sedes y el acceso remoto

Un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) basado en la nube suele permitir trabajar desde varias ubicaciones y a distancia mediante un mismo inicio de sesión seguro. Cada profesional sanitario autorizado se conecta al sistema alojado por el proveedor a través de un navegador o una aplicación, de modo que los historiales de los pacientes se almacenan en una única base de datos central. Es posible añadir una segunda clínica, conceder acceso limitado a un colaborador externo o redactar historiales desde casa sin necesidad de instalar un servidor en cada ubicación.

Un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) local almacena su base de datos en el hardware de la propia consulta. Por lo general, los usuarios remotos necesitan una red privada virtual o un servicio de escritorio remoto para acceder a ese servidor. Tu consulta debe configurar y mantener esas herramientas, gestionar los permisos de los usuarios, supervisar la seguridad y garantizar la disponibilidad del servidor de la clínica y de la conexión a Internet. Las licencias de software adicionales y el soporte informático externo pueden suponer un coste adicional a medida que se amplía el acceso remoto.

El modelo de alojamiento también influye en las conexiones con las herramientas de participación del paciente y los programas de ejercicios en casa. Los sistemas basados en la nube suelen poder intercambiar información a través de interfaces web sin necesidad de que todas las conexiones pasen por el hardware de la clínica. Un EMR local puede requerir una interfaz instalada localmente o una pasarela segura. El alojamiento en la nube no garantiza que dos productos puedan conectarse, por lo que conviene preguntar a cada proveedor de EMR qué integraciones admite y qué información se transfiere entre los sistemas.

Coste total de propiedad durante un periodo de entre tres y cinco años

Una comparación a tres o cinco años debería incluir todos los costes necesarios para mantener el EMR disponible, actualizado y recuperable. Tu estimación de los costes de la nube debería consistir en multiplicar la suscripción por el número previsto de usuarios y meses. Comprueba si la suscripción cubre las copias de seguridad, las actualizaciones de software, los parches de seguridad y la recuperación tras fallos de hardware por parte del proveedor.

Tu presupuesto para la solución local debe incluir el servidor inicial y el equipo de copias de seguridad, además de la mano de obra necesaria para supervisar las copias de seguridad e instalar actualizaciones y parches de seguridad. Añade una partida para la reparación o sustitución del hardware. Un servidor que dure todo el periodo de comparación arroja un total diferente al de uno que falle en el tercer año.

El crecimiento de la consulta afecta a ambas estimaciones. Los costes de la nube suelen aumentar a medida que se incorporan nuevos profesionales sanitarios, pero el proveedor amplía la infraestructura subyacente. Los costes de las soluciones locales pueden mantenerse estables hasta que el servidor existente alcance su capacidad máxima. En ese momento, la consulta se enfrenta a otra adquisición de hardware y puede necesitar más asistencia informática.

Cualquiera de los dos modelos puede resultar más económico en determinadas condiciones. La nube suele ser la opción más adecuada para consultorios pequeños o en expansión que buscan gastos predecibles y no cuentan con personal de TI. La solución local puede resultar más económica a largo plazo cuando el consultorio ya dispone de el hardware adecuado, cuenta con un soporte de TI fiable y prevé un crecimiento limitado. Compara los presupuestos por escrito basados en los mismos supuestos, incluyendo el número de empleados, la vida útil del hardware, la cobertura de las copias de seguridad y la recuperación ante fallos.

Por qué el mercado se ha pasado a la nube… y en qué ámbitos sigue prevaleciendo la infraestructura local

El software de historias clínicas electrónicas (EMR) basado en la nube se ha convertido en la opción predeterminada para las pequeñas consultas de fisioterapia, ya que los proveedores se encargan de gestionar la infraestructura subyacente y facilitan el acceso desde fuera de la clínica. El modelo de suscripción elimina la necesidad de adquirir un servidor antes de la apertura, mientras que las copias de seguridad, las actualizaciones y los parches de seguridad gestionados por el proveedor reducen la carga de trabajo técnico que recae sobre una plantilla reducida. El acceso a través del navegador también permite la elaboración de historiales desde casa, la gestión de sedes adicionales y la conexión con herramientas de participación del paciente o de programas de ejercicios en el hogar.

Los sistemas de historias clínicas electrónicas (EMR) instalados en las propias instalaciones siguen teniendo sentido en determinadas circunstancias. Una clínica con una conexión a Internet poco fiable puede valorar el acceso local durante un corte de servicio, siempre que pueda mantener el servidor y estar preparada ante un fallo de hardware. Una consulta también puede mantener un sistema antiguo cuando los costes de migración y las interrupciones superan los beneficios a corto plazo del cambio. Los requisitos específicos de residencia de datos o las políticas internas también pueden favorecer el alojamiento local.

Para la mayoría de las consultas individuales y pequeñas que adquieren un nuevo sistema de historias clínicas electrónicas (EMR), esas excepciones no compensan las obligaciones en materia de personal, hardware y seguridad que conlleva el alojamiento local. El alojamiento en la nube reduce esas cargas, pero no exime a la consulta de sus responsabilidades de cumplimiento normativo. Sigue siendo necesario revisar el acuerdo de socio comercial del proveedor, los controles de seguridad, los procedimientos de copia de seguridad y los planes de contingencia ante interrupciones del servicio antes de firmar un contrato.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pasar de un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) local a uno basado en la nube?

Una migración consiste en trasladar los historiales de los pacientes y los datos de la consulta al entorno alojado del nuevo proveedor. Su consulta debe confirmar qué historiales se pueden transferir, cómo los valida el proveedor y cuánto tiempo llevará el traslado. Un plan por fases reduce las interrupciones y garantiza el acceso a los historiales activos.

¿Qué ocurre con los datos antiguos tras el cambio?

La retención de datos determina si los historiales médicos siguen estando disponibles para su consulta, pasan a ser archivos archivados o permanecen en el antiguo sistema de historias clínicas electrónicas (EMR). Tus contratos deben especificar los formatos de exportación, los plazos de retención, las tarifas de acceso y los procedimientos de eliminación. Un archivo legible ayuda a tu consulta a atender las solicitudes de historiales médicos tras el cambio.

¿Los sistemas de historias clínicas electrónicas (EMR) en la nube cumplen con la HIPAA de forma predeterminada?

El cumplimiento de la HIPAA depende de las medidas de seguridad del proveedor y del uso que su consulta haga del software. Su consulta debe formalizar un acuerdo de colaboración empresarial y revisar los controles de acceso, los registros de auditoría, el cifrado, los procedimientos de copia de seguridad y las condiciones en caso de violación de la seguridad. La configuración adecuada y las políticas de acceso del personal siguen siendo responsabilidad suya.

¿Cuánto cuesta la conexión a Internet de respaldo?

La redundancia de Internet consiste en utilizar una segunda conexión cuando falla el servicio principal. Tu consulta podría incorporar un punto de acceso móvil, un router 5G o el servicio de otro proveedor de Internet. Los precios varían en función de la ubicación y la capacidad, por lo que conviene comparar el coste mensual con el impacto operativo que supondría perder el acceso al historial médico electrónico (EMR) durante las citas.

Siguiente paso en la evaluación de un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR)

Decide el modelo de alojamiento antes de comparar las características de los sistemas de historias clínicas electrónicas (EMR) o los proveedores. Tu elección determinará quién se encarga del mantenimiento de los servidores, la protección de las copias de seguridad, la instalación de las actualizaciones de seguridad y el restablecimiento del acceso tras una interrupción del servicio. Anota esas responsabilidades junto con tus necesidades de acceso remoto y los costes previstos para un periodo de entre tres y cinco años.

A continuación, utiliza la lista de verificación para la compra de historias clínicas electrónicas (EMR) de Physitrackpara comparar las capacidades clínicas y administrativas que necesita tu consulta. Después, aplica su guía sobre el coste total de propiedad para tener en cuenta las suscripciones, el hardware, el soporte informático, las copias de seguridad y los costes de sustitución. Esa secuencia garantiza que las comparaciones de características se basen en el modelo operativo y el presupuesto que tu consulta puede asumir.