Cartelle cliniche elettroniche (EMR) basate su cloud vs. on-premise: cosa devono sapere i piccoli studi di fisioterapia

In breve

• Il software EMR basato su cloud funziona su server gestiti dal fornitore e gli operatori sanitari vi accedono tramite una connessione a Internet.
• Un sistema EMR on-premise funziona su hardware presente all’interno del proprio studio, il che comporta la responsabilità di occuparsi di manutenzione, backup, aggiornamenti e sicurezza.
• La maggior parte dei fornitori di sistemi EMR per la fisioterapia ricorre ormai all’hosting su cloud, poiché consente di ridurre i costi iniziali e supporta l’accesso remoto.
• Gli studi di piccole dimensioni dovrebbero valutare i costi totali di gestione e le responsabilità relative alle misure di sicurezza previste dall'HIPAA. Dovrebbero inoltre predisporre un piano di emergenza in caso di interruzioni della connessione Internet, guasti all'hardware locale e gestione delle cartelle cliniche da remoto.
• Questa guida, indipendente dai fornitori, illustra tali compromessi senza raccomandare un sistema EMR specifico.

Cosa significano in realtà i termini "basato su cloud" e "on-premise"

Il software EMR basato su cloud funziona su server gestiti dal fornitore o dal suo partner di hosting. Questi server si trovano solitamente in data center dedicati, anziché all’interno della vostra clinica. Gli operatori sanitari si connettono tramite un browser web o un’app su Internet, proprio come quando accedono all’online banking. L’abbonamento include in genere l’hosting dell’EMR, gli aggiornamenti software e la manutenzione dei server.

Un sistema EMR on-premise funziona su un server situato all’interno del proprio studio o in un’altra struttura di cui si ha il controllo. I computer della clinica si collegano a tale server tramite la rete locale. Lo studio acquista o prende in leasing l’hardware e si assume la responsabilità della sua manutenzione, a meno che non si paghi una società IT esterna per farlo.

La posizione del server determina cosa succede in caso di guasto dell’infrastruttura di base. Durante un’interruzione di Internet, un sistema EMR basato su cloud potrebbe non essere disponibile all’interno della clinica, anche se i medici potrebbero connettersi da altrove tramite la rete mobile o un’altra rete. Un sistema EMR in loco potrebbe continuare a funzionare senza Internet se il server locale, la rete e l’alimentazione elettrica rimangono disponibili. Un guasto al server o un’interruzione di corrente nell’edificio possono rendere il sistema EMR locale non disponibile fino al ripristino dell’hardware o al passaggio a un sistema di backup.

Nessuno dei due modelli garantisce automaticamente la sicurezza o l’accessibilità dei dati. Il fornitore di servizi cloud controlla l’accesso fisico ai propri server e gestisce l’ambiente di hosting sottostante. Il vostro studio continua a gestire gli account utente, le autorizzazioni, i dispositivi e la gestione quotidiana delle informazioni sui pazienti. Con un sistema EMR on-premise, il vostro studio controlla anche l’accesso fisico al server e deve occuparsi dei backup, degli aggiornamenti software, delle patch di sicurezza e della sostituzione dell’hardware.

La terminologia utilizzata dai fornitori può rendere meno chiara la distinzione. Chiedete dove sia fisicamente ospitato il database di produzione, chi si occupi della manutenzione del server e in che modo i medici vi si colleghino. Queste risposte rivelano il modello di hosting in modo più affidabile rispetto alla denominazione del prodotto.

Gli studi medici di piccole dimensioni si trovano spesso a gestire sistemi EMR on-premise, che rappresentano sistemi obsoleti ma ancora in uso poiché la migrazione richiede tempo e denaro. Gli acquisti di nuovi sistemi EMR tendono ora a privilegiare l’hosting su cloud, poiché in questo modo gli studi medici di piccole dimensioni possono evitare di dover gestire un’infrastruttura server locale.

Costo iniziale vs. costo di abbonamento ricorrente

I software per cartelle cliniche elettroniche (EMR) basati su cloud richiedono solitamente un investimento iniziale inferiore prima della prima visita di un paziente. Il fornitore ospita il software e tu paghi un abbonamento mensile o annuale. Alcuni fornitori addebitano anche costi per l’installazione, la formazione o la migrazione dei dati, quindi un prezzo di abbonamento basso non sempre rappresenta l’intero costo iniziale.

Un sistema EMR on-premise comporta una maggiore spesa nella fase iniziale del progetto. Una piccola clinica potrebbe dover acquistare un server e una licenza software, per poi pagare uno specialista IT che provveda all’installazione e alla configurazione. Lo studio potrebbe inoltre aver bisogno di apparecchiature di rete e hardware di backup prima che i medici possano utilizzare l’EMR in modo affidabile.

Il piano di pagamento può incidere su uno studio di piccole dimensioni anche quando i costi finali rimangono incerti. Un fisioterapista che esercita in proprio potrebbe preferire un abbonamento cloud perché consente di preservare la liquidità nella fase di avvio dell’attività. Una clinica già avviata potrebbe invece disporre delle attrezzature e del supporto informatico necessari per sostenere un investimento iniziale più consistente.

Nessuna delle due strutture tariffarie rivela di per sé il costo totale. Gli abbonamenti cloud proseguono finché si utilizza il sistema EMR e le tariffe possono aumentare con l’aggiunta di professionisti sanitari o sedi. I sistemi on-premise comportano comunque spese ricorrenti legate alla manutenzione, all’assistenza e all’eventuale sostituzione dell’hardware. Nel confrontare i preventivi, è opportuno distinguere l’importo dovuto prima dell’avvio dai costi annuali previsti. Una successiva analisi del costo totale di proprietà consentirà poi di confrontare entrambi i modelli nello stesso periodo di riferimento.

Chi è responsabile dei backup, degli aggiornamenti e dell'applicazione delle patch di sicurezza?

L'hosting cloud affida la maggior parte della manutenzione dell'infrastruttura al fornitore di EMR. Il fornitore, in genere, esegue backup automatici, applica le patch di sicurezza ai server e installa gli aggiornamenti software in tutto l'ambiente ospitato. Il contratto dovrebbe specificare la frequenza dei backup e i tempi di conservazione, mentre la documentazione del fornitore dovrebbe spiegare con quale frequenza vengono testate le procedure di ripristino. È inoltre opportuno verificare i termini relativi ai tempi di inattività programmati e alla notifica degli incidenti.

Un fornitore di servizi cloud non si assume tutte le responsabilità in materia di sicurezza. Il vostro studio continua a gestire le autorizzazioni degli utenti, a revocare l’accesso quando un dipendente lascia l’azienda e a proteggere i dispositivi utilizzati dal personale medico per accedere alle cartelle cliniche dei pazienti. Anche la formazione del personale e l’adozione di pratiche sicure relative alle password rimangono di vostra responsabilità. Un accordo di collaborazione commerciale (Business Associate Agreement) documenta gli obblighi del fornitore ai sensi dell’HIPAA, ma tale accordo non garantisce la conformità della cartella clinica elettronica (EMR) a prescindere dal modo in cui il vostro studio la utilizza.

L’hosting in loco fa ricadere l’onere della manutenzione sul vostro studio. Qualcuno deve monitorare le operazioni di backup, conservare una copia protetta al di fuori della clinica e verificare che le cartelle cliniche possano effettivamente essere ripristinate. Qualcuno deve inoltre applicare le patch al server, al sistema operativo e al software EMR senza interrompere le attività della clinica. Il titolare unico o il responsabile dello studio possono esaminare i rapporti, ma una manutenzione affidabile richiede solitamente un addetto IT o uno specialista esterno.

La mancata manutenzione può comportare la divulgazione delle informazioni sanitarie protette in formato elettronico. Un server privo di patch potrebbe lasciare aperta una vulnerabilità di sicurezza nota, mentre un backup inutilizzabile potrebbe impedire l'accesso alle cartelle cliniche in seguito a un guasto hardware o a un attacco ransomware. Entrambe le situazioni possono comportare un rischio ai sensi dell'HIPAA, piuttosto che un semplice inconveniente tecnico di routine. Quando si confrontano le cartelle cliniche elettroniche (EMR), è opportuno chiedere chi esegue ciascuna attività, in che modo il fornitore ne documenta il completamento e quali aspetti lo studio medico deve gestire autonomamente.

Cosa succede in caso di interruzione della connessione Internet o di guasto hardware

Un sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) basato su cloud di solito diventa inaccessibile quando la vostra clinica perde la connessione a Internet. Potreste non essere in grado di aprire le cartelle cliniche o registrare note fino al ripristino della connessione, a meno che il software non offra una modalità offline documentata. Un’interruzione del servizio da parte del fornitore può causare tempi di inattività simili anche quando la vostra connessione funziona. Il vostro piano di emergenza dovrebbe spiegare in che modo gli operatori sanitari possono accedere alle informazioni essenziali sui pazienti e inserire la documentazione in ritardo una volta ripristinato il servizio.

Un sistema EMR on-premise può continuare a funzionare anche in caso di interruzione della connessione Internet, poiché gli operatori sanitari si collegano a un server situato all’interno della clinica. Il server e la rete locale devono comunque essere alimentati, e le funzionalità che dipendono da servizi esterni potrebbero smettere di funzionare. Questo vantaggio locale viene meno in caso di guasto del server. Un disco danneggiato o un server guasto possono impedire l’accesso fino a quando il supporto IT non ripara l’apparecchiatura o ripristina un backup.

L'hosting su cloud riduce l'impatto dei guasti all'hardware locale. Se un computer della clinica smette di funzionare, spesso è possibile accedere dal sistema da un altro dispositivo autorizzato. Anche i fornitori di servizi cloud dispongono di una propria ridondanza dei server, ma è opportuno chiedere loro come gestiscono le interruzioni di servizio e il ripristino, piuttosto che dare per scontato un accesso ininterrotto.

Nessuno dei due modelli include di default tutte le misure di sicurezza. Uno studio che utilizza il cloud potrebbe dover sostenere i costi di una seconda connessione Internet o di un sistema di failover cellulare. Uno studio con soluzione on-premise potrebbe invece necessitare di un sistema di alimentazione di riserva, hardware di ricambio e procedure collaudate di ripristino dei dati. La memorizzazione nella cache locale può ridurre i tempi di inattività del cloud, ma i fornitori differiscono tra loro per quanto riguarda i dati memorizzati nella cache e le modalità di sincronizzazione successiva dei record. Nel confrontare le opzioni di hosting delle cartelle cliniche elettroniche (EMR), è importante tenere conto dei costi e degli oneri di manutenzione associati a ciascuna misura di sicurezza.

L'accesso ai dati fisici e cosa comporta ai fini dell'HIPAA

L’hosting di cartelle cliniche elettroniche (EMR) basato su cloud pone il server fisico sotto il controllo del fornitore o del suo provider di infrastrutture. Il vostro studio dovrebbe stipulare un accordo di collaborazione commerciale con qualsiasi fornitore che crei, riceva, conservi o trasmetta informazioni sanitarie protette in formato elettronico per suo conto. Dovreste inoltre esaminare i controlli di accesso del fornitore, le pratiche di crittografia, le politiche relative ai subappaltatori, la registrazione degli audit e i termini relativi alla notifica delle violazioni. Un accordo di collaborazione stabilisce le responsabilità, ma non garantisce che ogni configurazione o utilizzo del software sia conforme alle norme HIPAA.

L’hosting in loco conferisce al vostro studio il controllo diretto sull’hardware e la responsabilità diretta della sua protezione. Le misure di sicurezza fisiche previste dall’HIPAA richiedono controlli adeguati per l’accesso alla struttura, alle postazioni di lavoro, ai dispositivi e ai supporti elettronici. In pratica, potrebbe essere necessario mettere in sicurezza il server e le unità di backup, limitare l’uso di chiavi o codici di accesso, documentare chi può accedere all’area di archiviazione e smaltire le apparecchiature dismesse senza esporre le cartelle cliniche dei pazienti. Anche i tecnici IT esterni potrebbero dover stipulare accordi di collaborazione commerciale qualora abbiano accesso a informazioni protette.

Negli Stati Uniti, la conformità alla normativa HIPAA rimane una responsabilità condivisa in entrambi i modelli. I clienti che utilizzano soluzioni cloud devono valutare il fornitore e configurare gli accessi in modo adeguato. Le strutture on-premise devono gestire sia la sicurezza digitale sia l'ambiente fisico circostante ogni server, dispositivo di backup e postazione di lavoro contenente dati dei pazienti.

Esigenze relative alla gestione di più sedi e all'accesso remoto

Un sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) basato su cloud di solito supporta più sedi e il lavoro da remoto tramite lo stesso accesso sicuro. Ogni operatore sanitario autorizzato si collega al sistema ospitato dal fornitore tramite un browser o un’app, in modo che le cartelle cliniche dei pazienti rimangano in un unico database centrale. È possibile aggiungere una seconda clinica, concedere un accesso limitato a un collaboratore esterno o redigere le cartelle cliniche da casa senza dover installare un server in ogni sede.

Un sistema EMR on-premise conserva il proprio database su hardware situato all’interno dello studio. Gli utenti remoti necessitano generalmente di una rete privata virtuale (VPN) o di un servizio di desktop remoto per accedere a tale server. Lo studio deve configurare e mantenere tali strumenti, gestire le autorizzazioni degli utenti, monitorare la sicurezza e garantire la disponibilità del server dello studio e della connessione a Internet. Con l’espansione dell’accesso remoto, le licenze software aggiuntive e il supporto IT esterno potrebbero comportare costi aggiuntivi.

Il modello di hosting influisce anche sulle connessioni con gli strumenti dedicati al coinvolgimento dei pazienti e ai programmi di esercizi a domicilio. I sistemi basati su cloud spesso consentono lo scambio di informazioni tramite interfacce web senza dover instradare ogni connessione attraverso l’hardware della clinica. Un sistema EMR on-premise potrebbe richiedere un’interfaccia installata localmente o un gateway sicuro. L’hosting su cloud non garantisce che due prodotti possano connettersi tra loro, pertanto è opportuno chiedere a ciascun fornitore di sistemi EMR quali integrazioni supporta e quali informazioni vengono scambiate tra i sistemi.

Costo totale di proprietà su un periodo da tre a cinque anni

Un confronto su un arco temporale compreso tra tre e cinque anni dovrebbe includere tutti i costi necessari per garantire che la cartella clinica elettronica (EMR) sia disponibile, aggiornata e recuperabile. La stima relativa al cloud dovrebbe essere ottenuta moltiplicando il costo dell’abbonamento per il numero previsto di utenti e di mesi. Verificate se l’abbonamento copre i backup, gli aggiornamenti software, le patch di sicurezza e il ripristino in caso di guasti hardware imputabili al fornitore.

Il preventivo per l'installazione in loco dovrebbe includere il costo iniziale del server e delle apparecchiature di backup, oltre alla manodopera necessaria per monitorare i backup e installare aggiornamenti e patch di sicurezza. È opportuno prevedere un margine per la riparazione o la sostituzione dell'hardware. Un server che rimane in funzione per tutto il periodo di confronto produce un totale diverso rispetto a uno che si guasta nel terzo anno.

La crescita dello studio incide su entrambe le stime. I costi del cloud tendono ad aumentare man mano che si aggiungono professionisti sanitari, ma il fornitore amplia l’infrastruttura sottostante. I costi delle soluzioni on-premise possono rimanere stabili fino a quando il server esistente non raggiunge la sua capacità massima. A quel punto, lo studio dovrà affrontare un altro acquisto di hardware e potrebbe aver bisogno di maggiore supporto IT.

Entrambi i modelli possono risultare più convenienti in determinate condizioni. Il cloud è spesso la scelta ideale per gli studi di piccole dimensioni o in fase di crescita che desiderano spese prevedibili e non dispongono di personale IT. La soluzione on-premise può risultare più conveniente nel lungo periodo quando lo studio possiede già l’hardware adeguato, dispone di un supporto IT affidabile e prevede una crescita limitata. Confronta i preventivi scritti basati sulle stesse ipotesi, tra cui il numero di dipendenti, la durata dell’hardware, la copertura dei backup e il ripristino in caso di guasti.

Perché il mercato è passato al cloud — e in quali ambiti l’infrastruttura on-premise continua a resistere

Il software EMR basato su cloud è ormai lo standard per i piccoli studi di fisioterapia, poiché sono i fornitori a gestire l’infrastruttura di base e a garantire l’accesso anche al di fuori della clinica. Il modello di abbonamento elimina la necessità di acquistare un server prima dell’apertura, mentre i backup, gli aggiornamenti e le patch di sicurezza gestiti dal fornitore riducono il carico di lavoro tecnico a carico del personale, spesso esiguo. L’accesso tramite browser consente inoltre la compilazione delle cartelle cliniche da casa, la gestione di sedi aggiuntive e l’integrazione con strumenti per il coinvolgimento dei pazienti o per i programmi di esercizi a domicilio.

I sistemi EMR on-premise continuano ad avere senso in circostanze limitate. Una clinica con una connessione Internet inaffidabile potrebbe apprezzare l’accesso locale in caso di interruzione del servizio, a condizione che sia in grado di gestire il server e di prepararsi a eventuali guasti hardware. Uno studio medico potrebbe inoltre decidere di mantenere un sistema legacy qualora i costi di migrazione e i disagi superino i benefici a breve termine derivanti dal passaggio a un nuovo sistema. Anche specifici requisiti relativi alla residenza dei dati o politiche interne possono favorire l’hosting locale.

Per la maggior parte degli studi medici individuali e di piccole dimensioni che acquistano un nuovo sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR), tali eccezioni non compensano gli oneri relativi al personale, all’hardware e alla sicurezza che comporta l’hosting in loco. L’hosting su cloud riduce tali oneri, ma non esonera lo studio dalle responsabilità in materia di conformità. È comunque necessario esaminare l’accordo di collaborazione con il fornitore, i controlli di sicurezza, le procedure di backup e i piani di emergenza in caso di interruzione del servizio prima di firmare un contratto.

Domande frequenti

Posso passare da un sistema EMR on-premise a uno basato su cloud?

Una migrazione comporta il trasferimento delle cartelle cliniche dei pazienti e dei dati dello studio nell’ambiente ospitato dal nuovo fornitore. Il vostro studio dovrebbe verificare quali cartelle cliniche possono essere trasferite, in che modo il fornitore ne verifica la validità e quanto tempo richiederà l’operazione. Un piano graduale riduce i disagi e garantisce l’accesso alle cartelle cliniche attive.

Cosa succede ai vecchi dati dopo il passaggio?

La conservazione dei dati determina se le cartelle cliniche storiche rimangono consultabili, vengono archiviate o rimangono nel precedente sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR). I contratti dovrebbero specificare i formati di esportazione, i periodi di conservazione, i costi di accesso e le procedure di cancellazione. Un archivio consultabile aiuta il vostro studio a rispondere alle richieste di cartelle cliniche dopo il passaggio al nuovo sistema.

I sistemi EMR basati su cloud sono conformi alla normativa HIPAA di default?

La conformità alla normativa HIPAA dipende dalle misure di sicurezza adottate dal fornitore e dall’utilizzo del software da parte del vostro studio. Il vostro studio dovrebbe stipulare un accordo di collaborazione commerciale (Business Associate Agreement) e verificare i controlli di accesso, i registri di audit, la crittografia, le procedure di backup e le clausole relative alle violazioni. La corretta configurazione e le politiche di accesso del personale rimangono di vostra responsabilità.

Quanto costa la connessione Internet di riserva?

La ridondanza Internet prevede l'utilizzo di una seconda connessione in caso di interruzione del servizio principale. Il vostro studio potrebbe dotarsi di un hotspot cellulare, di un router 5G o di un servizio offerto da un altro provider Internet. I prezzi variano a seconda della località e della capacità, pertanto è opportuno confrontare il costo mensile con l'impatto operativo derivante dalla perdita dell'accesso alla cartella clinica elettronica (EMR) durante gli appuntamenti.

Il passo successivo nella valutazione di un sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR)

Prima di confrontare le funzionalità dei sistemi EMR o i vari fornitori, definisci il modello di hosting. La tua scelta determina chi si occuperà della manutenzione dei server, della protezione dei backup, dell’installazione degli aggiornamenti di sicurezza e del ripristino dell’accesso in caso di interruzione del servizio. Annota tali responsabilità insieme alle tue esigenze di accesso remoto e ai costi previsti per un periodo compreso tra i tre e i cinque anni.

Successivamente, utilizza la checklist per l’acquisto di sistemi EMR disponibile su Physitrackper confrontare le funzionalità cliniche e amministrative di cui il tuo studio ha bisogno. Quindi, consulta la guida sul costo totale di proprietà per tenere conto dei costi relativi ad abbonamenti, hardware, assistenza IT, backup e sostituzioni. Questa sequenza consente di basare il confronto delle funzionalità sul modello operativo e sul budget che il tuo studio è in grado di sostenere.