EMR Berbasis Awan vs. EMR di Tempat: Yang Perlu Diketahui oleh Praktik Fisioterapi Skala Kecil

Intinya

• Perangkat lunak EMR berbasis awan dijalankan di server yang dikelola oleh penyedia layanan, dan para tenaga medis mengaksesnya melalui koneksi internet.
• Sistem EMR yang dipasang di lokasi beroperasi pada perangkat keras yang ada di klinik Anda, sehingga Anda bertanggung jawab atas pemeliharaan, pencadangan, pembaruan, dan keamanannya.
• Sebagian besar penyedia layanan EMR untuk fisioterapi kini menggunakan hosting berbasis cloud karena hal ini dapat menekan biaya awal dan mendukung akses jarak jauh.
• Praktik medis berskala kecil sebaiknya membandingkan total biaya kepemilikan dan tanggung jawab terkait langkah-langkah pengamanan HIPAA. Mereka juga sebaiknya menyusun rencana untuk mengatasi gangguan koneksi internet, kegagalan perangkat keras lokal, dan pencatatan medis jarak jauh.
• Panduan yang netral terhadap vendor ini menjelaskan pertimbangan-pertimbangan tersebut tanpa merekomendasikan sistem rekam medis elektronik (EMR) tertentu.

Apa sebenarnya arti dari "berbasis cloud" dan "on-premise"

Perangkat lunak EMR berbasis awan beroperasi di server yang dikelola oleh penyedia layanan atau mitra hostingnya. Server-server tersebut biasanya berlokasi di pusat data khusus, bukan di dalam klinik Anda. Para tenaga medis terhubung melalui peramban web atau aplikasi melalui internet, sama seperti saat mereka mengakses layanan perbankan online. Paket langganan biasanya mencakup layanan hosting EMR, pembaruan perangkat lunak, dan pemeliharaan server.

EMR on-premise dijalankan di server yang terletak di dalam klinik Anda atau fasilitas lain yang Anda kelola. Komputer-komputer di klinik terhubung ke server tersebut melalui jaringan lokal. Klinik Anda membeli atau menyewa perangkat keras tersebut dan bertanggung jawab atas pemeliharaannya, kecuali jika Anda membayar perusahaan TI eksternal untuk melakukannya.

Lokasi server menentukan apa yang terjadi ketika infrastruktur dasar mengalami gangguan. Selama gangguan koneksi internet, sistem EMR berbasis cloud mungkin tidak dapat diakses di dalam klinik, meskipun para tenaga medis mungkin masih dapat terhubung dari lokasi lain melalui layanan seluler atau jaringan lain. Sistem EMR on-premise mungkin tetap berfungsi tanpa koneksi internet jika server lokal, jaringan, dan pasokan listrik tetap tersedia. Server yang rusak atau pemadaman listrik di gedung dapat membuat sistem EMR lokal tidak dapat diakses hingga perangkat keras diperbaiki atau beralih ke sistem cadangan.

Tidak ada satu pun model yang secara otomatis membuat data menjadi aman atau dapat diakses. Penyedia layanan cloud mengendalikan akses fisik ke servernya dan mengelola lingkungan hosting yang mendasarinya. Praktik Anda tetap mengendalikan akun pengguna, izin, perangkat, serta pengelolaan informasi pasien sehari-hari. Dengan EMR di lokasi sendiri, praktik Anda juga mengendalikan akses fisik ke server dan harus mengatur pencadangan, pembaruan perangkat lunak, tambalan keamanan, serta penggantian perangkat keras.

Istilah-istilah yang digunakan vendor dapat mengaburkan perbedaannya. Tanyakan di mana basis data produksi secara fisik dijalankan, siapa yang mengelola server, dan bagaimana para tenaga medis terhubung. Jawaban-jawaban tersebut mengungkapkan model hosting dengan lebih akurat daripada label produk.

Praktik medis berskala kecil umumnya masih menggunakan sistem EMR on-premise sebagai sistem lama yang tetap beroperasi karena proses migrasi membutuhkan waktu dan biaya. Saat ini, pembelian sistem EMR baru cenderung lebih memilih layanan hosting berbasis cloud karena praktik medis berskala kecil dapat menghindari beban pemeliharaan infrastruktur server lokal.

Biaya awal vs. biaya langganan berkelanjutan

Perangkat lunak EMR berbasis cloud biasanya membutuhkan biaya awal yang lebih rendah sebelum kunjungan pasien pertama Anda. Penyedia layanan yang mengelola perangkat lunak tersebut, dan Anda membayar langganan bulanan atau tahunan. Beberapa penyedia layanan juga mengenakan biaya untuk pengaturan awal, pelatihan, atau migrasi data, sehingga harga langganan yang rendah tidak selalu mencerminkan total biaya awal.

Sistem EMR yang dioperasikan di lokasi sendiri (on-premise) membuat sebagian besar pengeluaran terkonsentrasi di awal proyek. Sebuah klinik kecil mungkin perlu membeli server dan lisensi perangkat lunak, lalu membayar seorang spesialis TI untuk menginstal dan mengkonfigurasinya. Klinik tersebut mungkin juga memerlukan peralatan jaringan dan perangkat keras cadangan sebelum para tenaga medis dapat menggunakan sistem EMR tersebut dengan andal.

Jadwal pembayaran dapat memengaruhi praktik kecil meskipun biaya akhirnya masih belum pasti. Seorang terapis fisik yang bekerja sendiri mungkin lebih memilih langganan berbasis cloud karena hal itu dapat menghemat kas selama tahap awal beroperasi. Sebuah klinik yang sudah mapan mungkin memiliki peralatan dan dukungan TI yang diperlukan untuk menanggung biaya pembelian awal yang lebih besar.

Tak satu pun dari kedua struktur harga tersebut secara terpisah dapat menggambarkan biaya keseluruhan. Langganan cloud akan terus berlaku selama Anda menggunakan EMR, dan biayanya mungkin naik seiring penambahan tenaga medis atau lokasi. Sistem on-premise tetap menimbulkan pengeluaran berulang melalui pemeliharaan, dukungan teknis, dan penggantian perangkat keras di masa mendatang. Saat membandingkan penawaran, pisahkan jumlah yang harus dibayarkan sebelum peluncuran dari biaya tahunan yang diperkirakan. Dengan demikian, tinjauan total biaya kepemilikan (TCO) di kemudian hari dapat membandingkan kedua model tersebut dalam periode yang sama.

Siapa yang bertanggung jawab atas pencadangan, pembaruan, dan penerapan tambalan keamanan?

Hosting berbasis cloud menempatkan sebagian besar tanggung jawab pemeliharaan infrastruktur pada penyedia layanan EMR. Penyedia layanan tersebut biasanya menjalankan pencadangan otomatis, menerapkan tambalan keamanan server, dan menginstal pembaruan perangkat lunak di seluruh lingkungan yang dihostingnya. Kontrak Anda harus mencantumkan frekuensi pencadangan dan jangka waktu penyimpanan, sementara dokumentasi penyedia layanan harus menjelaskan seberapa sering prosedur pemulihan diuji. Anda juga sebaiknya meninjau ketentuan mengenai waktu henti yang direncanakan dan pemberitahuan insiden.

Penyedia layanan cloud tidak bertanggung jawab atas semua aspek keamanan. Praktik Anda tetap mengendalikan izin pengguna, mencabut akses saat seseorang keluar, dan melindungi perangkat yang digunakan tenaga medis untuk mengakses rekam medis pasien. Pelatihan staf dan praktik penggunaan kata sandi yang aman juga tetap menjadi tanggung jawab Anda. Perjanjian mitra bisnis (Business Associate Agreement) mencantumkan kewajiban penyedia layanan sesuai HIPAA, namun perjanjian tersebut tidak membuat EMR menjadi sesuai dengan ketentuan HIPAA, terlepas dari cara praktik Anda menggunakannya.

Hosting di lokasi sendiri membebankan tugas pemeliharaan kepada praktik Anda. Seseorang harus memantau proses pencadangan, menyimpan salinan yang terlindungi di luar klinik, dan menguji apakah catatan medis benar-benar dapat dipulihkan. Seseorang juga harus menerapkan pembaruan pada server, sistem operasi, dan perangkat lunak EMR tanpa mengganggu operasional klinik. Pemilik tunggal atau manajer kantor dapat meninjau laporan, namun pemeliharaan yang andal biasanya memerlukan karyawan TI atau spesialis yang dikontrak.

Pemeliharaan yang terlewatkan dapat membahayakan kerahasiaan informasi kesehatan elektronik. Server yang belum diperbarui dapat membuat celah keamanan yang sudah diketahui tetap terbuka, sementara cadangan data yang tidak dapat digunakan dapat menghalangi akses ke catatan medis setelah terjadi kegagalan perangkat keras atau serangan ransomware. Kedua situasi tersebut dapat menimbulkan risiko pelanggaran HIPAA, bukan sekadar ketidaknyamanan teknis biasa. Saat membandingkan sistem rekam medis elektronik (EMR), tanyakan siapa yang melaksanakan setiap tugas, bagaimana penyedia layanan mendokumentasikan penyelesaiannya, dan apa saja yang harus ditangani sendiri oleh praktik Anda.

Apa yang terjadi saat terjadi gangguan koneksi internet atau kegagalan perangkat keras

Sistem EMR berbasis cloud biasanya tidak dapat diakses ketika klinik Anda kehilangan koneksi internet. Anda mungkin tidak dapat membuka rekam medis atau mencatat catatan medis hingga koneksi kembali normal, kecuali jika perangkat lunak tersebut menyediakan mode offline yang tercantum dalam dokumentasi. Gangguan layanan dari penyedia layanan dapat menyebabkan waktu henti yang serupa, bahkan ketika koneksi Anda sendiri masih berfungsi. Rencana penanggulangan waktu henti Anda harus menjelaskan bagaimana tenaga medis mengakses informasi pasien yang penting dan memasukkan dokumentasi yang tertunda setelah layanan kembali normal.

Sistem EMR yang dipasang di lokasi (on-premise) dapat tetap beroperasi saat terjadi gangguan koneksi internet karena para tenaga medis terhubung ke server yang berada di dalam klinik. Server dan jaringan lokal tetap harus mendapat pasokan listrik, dan fitur-fitur yang bergantung pada layanan eksternal mungkin tidak berfungsi. Keunggulan lokal tersebut akan hilang jika server mengalami kegagalan. Drive yang rusak atau server yang mengalami kegagalan dapat menghalangi akses hingga tim dukungan TI Anda memperbaiki peralatan atau memulihkan data dari cadangan.

Hosting berbasis awan meminimalkan dampak kegagalan perangkat keras lokal. Jika komputer di klinik berhenti berfungsi, Anda biasanya masih bisa masuk dari perangkat lain yang telah diberi izin. Penyedia layanan awan juga memiliki sistem redundansi server sendiri, namun sebaiknya Anda menanyakan bagaimana mereka menangani gangguan dan proses pemulihan, alih-alih menganggap akses akan selalu lancar tanpa gangguan.

Tidak ada satu pun model yang secara default mencakup semua langkah pengamanan. Praktik berbasis cloud mungkin perlu mengeluarkan biaya untuk koneksi internet kedua atau sistem cadangan seluler. Praktik yang dijalankan secara on-premise mungkin memerlukan sumber daya cadangan, perangkat keras cadangan, dan prosedur pemulihan data yang telah diuji. Penyimpanan sementara (caching) lokal dapat mengurangi waktu henti layanan cloud, namun setiap penyedia layanan memiliki kebijakan berbeda terkait data apa saja yang disimpan sementara dan bagaimana rekam medis disinkronkan nantinya. Pertimbangkan biaya dan beban pemeliharaan setiap langkah pengamanan saat membandingkan opsi hosting EMR.

Akses data fisik dan implikasinya terhadap HIPAA

Hosting EMR berbasis awan menempatkan server fisik di bawah kendali vendor atau penyedia infrastrukturnya. Praktik Anda harus memperoleh perjanjian mitra bisnis dari setiap vendor yang membuat, menerima, memelihara, atau mentransmisikan informasi kesehatan elektronik yang dilindungi atas nama praktik Anda. Anda juga harus meninjau kontrol akses vendor, praktik enkripsi, kebijakan subkontraktor, pencatatan audit, dan ketentuan pemberitahuan pelanggaran. Perjanjian mitra bisnis menetapkan tanggung jawab, tetapi tidak menjamin bahwa setiap konfigurasi atau penggunaan perangkat lunak tersebut sesuai dengan ketentuan HIPAA.

Hosting di lokasi memberikan praktik Anda kendali langsung atas perangkat keras serta tanggung jawab langsung untuk melindunginya. Pengamanan fisik HIPAA mensyaratkan pengendalian yang sesuai untuk akses fasilitas, workstation, perangkat, dan media elektronik. Dalam praktiknya, Anda mungkin perlu mengamankan server dan drive cadangan, membatasi penggunaan kunci atau kode akses, mendokumentasikan siapa saja yang boleh memasuki area penyimpanan, serta membuang peralatan yang sudah tidak terpakai tanpa membocorkan catatan pasien. Teknisi TI dari pihak luar mungkin juga memerlukan perjanjian mitra bisnis jika mereka dapat mengakses informasi yang dilindungi.

Kepatuhan terhadap HIPAA tetap menjadi tanggung jawab bersama dalam kedua model tersebut di Amerika Serikat. Pelanggan layanan cloud harus mengevaluasi penyedia layanan dan mengatur akses dengan tepat. Sementara itu, praktik di lokasi sendiri harus mengelola baik keamanan digital maupun lingkungan fisik di sekitar setiap server, perangkat cadangan, dan workstation yang menyimpan data pasien.

Kebutuhan akan operasional di berbagai lokasi dan akses jarak jauh

EMR berbasis cloud biasanya mendukung beberapa lokasi dan kerja jarak jauh melalui satu sistem login yang aman. Setiap tenaga medis yang berwenang terhubung ke sistem yang dihosting oleh penyedia layanan melalui browser atau aplikasi, sehingga catatan pasien tetap tersimpan dalam satu basis data terpusat. Anda dapat menambahkan klinik kedua, memberikan akses terbatas kepada kontraktor, atau membuat catatan medis dari rumah tanpa perlu memasang server di setiap lokasi.

Sistem EMR yang dipasang di lokasi (on-premise) menyimpan basis datanya pada perangkat keras yang berada di dalam klinik. Pengguna jarak jauh umumnya memerlukan jaringan pribadi virtual (VPN) atau layanan desktop jarak jauh untuk mengakses server tersebut. Klinik Anda harus mengonfigurasi dan memelihara alat-alat tersebut, mengelola izin pengguna, memantau keamanan, serta memastikan server klinik dan koneksi internet tetap tersedia. Lisensi perangkat lunak tambahan dan dukungan TI dari pihak luar dapat menambah biaya seiring dengan perluasan akses jarak jauh.

Model hosting juga memengaruhi koneksi dengan alat-alat untuk keterlibatan pasien dan program latihan di rumah. Sistem berbasis cloud sering kali dapat bertukar informasi melalui antarmuka berbasis web tanpa harus mengarahkan setiap koneksi melalui perangkat keras klinik. EMR yang diinstal di lokasi (on-premise) mungkin memerlukan antarmuka yang diinstal secara lokal atau gerbang aman. Hosting berbasis cloud tidak menjamin bahwa dua produk dapat terhubung, jadi tanyakan kepada masing-masing vendor EMR integrasi apa saja yang didukungnya dan informasi apa saja yang dapat ditransfer antar sistem.

Total biaya kepemilikan selama tiga hingga lima tahun

Perbandingan selama tiga hingga lima tahun harus mencakup semua biaya yang diperlukan agar EMR tetap tersedia, terkini, dan dapat dipulihkan. Perkiraan biaya layanan cloud Anda harus diperoleh dengan mengalikan biaya langganan dengan jumlah pengguna dan bulan yang diperkirakan. Pastikan apakah langganan tersebut mencakup pencadangan data, pembaruan perangkat lunak, tambalan keamanan, serta pemulihan setelah terjadinya kegagalan perangkat keras di pihak penyedia layanan.

Perkiraan biaya untuk solusi di lokasi Anda sebaiknya mencakup biaya awal untuk server dan peralatan cadangan, ditambah biaya tenaga kerja yang diperlukan untuk memantau proses pencadangan serta menginstal pembaruan dan tambalan keamanan. Sertakan juga alokasi dana untuk perbaikan atau penggantian perangkat keras. Server yang tetap beroperasi selama periode perbandingan akan menghasilkan total biaya yang berbeda dibandingkan dengan server yang mengalami kegagalan pada tahun ketiga.

Pertumbuhan praktik medis memengaruhi kedua perkiraan tersebut. Biaya layanan berbasis cloud biasanya meningkat seiring penambahan tenaga medis, namun penyedia layanan akan memperluas infrastruktur dasarnya. Biaya sistem di lokasi sendiri mungkin tetap stabil hingga server yang ada mencapai kapasitas maksimalnya. Pada titik itu, praktik medis tersebut harus membeli perangkat keras baru dan mungkin memerlukan dukungan TI yang lebih besar.

Kedua model tersebut bisa jadi lebih hemat biaya dalam kondisi tertentu. Layanan berbasis cloud sering kali lebih cocok untuk praktik skala kecil atau yang sedang berkembang yang menginginkan pengeluaran yang dapat diprediksi dan tidak memiliki staf TI. Model on-premise mungkin lebih hemat biaya dalam jangka panjang jika praktik tersebut sudah memiliki perangkat keras yang sesuai, memiliki dukungan TI yang andal, dan tidak mengharapkan pertumbuhan yang signifikan. Bandingkan perkiraan tertulis berdasarkan asumsi yang sama, termasuk jumlah karyawan, masa pakai perangkat keras, cakupan pencadangan, dan pemulihan setelah kegagalan.

Mengapa pasar beralih ke cloud — dan di mana model on-premise masih bertahan

Perangkat lunak EMR berbasis cloud kini menjadi pilihan utama bagi praktik fisioterapi berskala kecil karena penyedia layanan mengelola infrastruktur dasarnya dan mendukung akses di luar klinik. Sistem pembayaran berlangganan menghilangkan kebutuhan untuk membeli server sebelum praktik dibuka, sementara pencadangan data, pembaruan, dan tambalan keamanan yang dikelola oleh penyedia layanan mengurangi beban pekerjaan teknis yang harus ditangani oleh staf yang terbatas. Akses berbasis browser juga mendukung pencatatan medis dari rumah, lokasi tambahan, serta integrasi dengan alat-alat untuk keterlibatan pasien atau program latihan di rumah.

Sistem EMR yang dioperasikan di lokasi sendiri masih relevan dalam situasi tertentu. Sebuah klinik dengan koneksi internet yang tidak stabil mungkin akan mengutamakan akses lokal saat terjadi gangguan jaringan, asalkan klinik tersebut mampu memelihara server dan bersiap menghadapi kegagalan perangkat keras. Sebuah praktik medis juga mungkin tetap menggunakan sistem lama jika biaya migrasi dan gangguan yang ditimbulkan lebih besar daripada manfaat jangka pendek dari peralihan tersebut. Persyaratan khusus terkait lokasi penyimpanan data atau kebijakan internal juga dapat mendukung penggunaan hosting lokal.

Bagi sebagian besar praktik medis perorangan dan skala kecil yang akan membeli sistem rekam medis elektronik (EMR) baru, pengecualian-pengecualian tersebut tidak sebanding dengan kewajiban terkait tenaga kerja, perangkat keras, dan keamanan yang harus dipenuhi dalam model hosting di lokasi sendiri. Hosting berbasis awan memang mengurangi beban-beban tersebut, namun tidak menghapuskan tanggung jawab kepatuhan yang harus dipenuhi oleh praktik medis tersebut. Anda tetap perlu meninjau perjanjian mitra bisnis (Business Associate Agreement) dari penyedia layanan, langkah-langkah pengamanan, prosedur pencadangan, serta rencana penanggulangan gangguan sebelum menandatangani kontrak.

Pertanyaan Umum

Apakah saya bisa beralih dari EMR yang diinstal di lokasi sendiri ke EMR berbasis cloud?

Proses migrasi memindahkan rekam medis pasien dan data praktik ke lingkungan yang dihosting oleh penyedia layanan baru. Praktik Anda sebaiknya memastikan rekam medis mana saja yang dapat dipindahkan, bagaimana penyedia layanan memverifikasinya, dan berapa lama proses pemindahan tersebut akan berlangsung. Rencana bertahap dapat meminimalkan gangguan dan memastikan akses tetap tersedia ke rekam medis yang masih aktif.

Apa yang terjadi pada data lama setelah migrasi?

Retensi data menentukan apakah catatan historis tetap dapat dicari, menjadi berkas arsip, atau tetap tersimpan di sistem EMR sebelumnya. Kontrak Anda harus mencantumkan format ekspor, jangka waktu penyimpanan, biaya akses, dan prosedur penghapusan. Arsip yang dapat dibaca akan membantu praktik Anda memenuhi permintaan catatan setelah peralihan.

Apakah EMR berbasis cloud secara default sudah sesuai dengan ketentuan HIPAA?

Kepatuhan terhadap HIPAA bergantung pada langkah-langkah pengamanan yang diterapkan oleh penyedia layanan serta cara praktik Anda menggunakan perangkat lunak tersebut. Praktik Anda harus menandatangani perjanjian mitra bisnis dan meninjau kontrol akses, catatan audit, enkripsi, prosedur pencadangan, serta ketentuan terkait pelanggaran keamanan. Konfigurasi yang tepat dan kebijakan akses bagi staf tetap menjadi tanggung jawab Anda.

Berapa biaya layanan internet cadangan?

Redundansi internet menggunakan koneksi cadangan ketika layanan utama mengalami gangguan. Praktik Anda dapat menambahkan hotspot seluler, router 5G, atau layanan dari penyedia internet lain. Harga bervariasi tergantung lokasi dan kapasitas, jadi bandingkan biaya bulanan tersebut dengan dampak operasional akibat hilangnya akses EMR selama sesi konsultasi.

Langkah selanjutnya dalam mengevaluasi sistem rekam medis elektronik (EMR)

Tentukan terlebih dahulu model hosting sebelum membandingkan fitur atau penyedia layanan EMR. Pilihan Anda akan menentukan siapa yang bertanggung jawab atas pemeliharaan server, perlindungan cadangan data, pemasangan pembaruan keamanan, serta pemulihan akses setelah terjadi gangguan. Catat tanggung jawab-tanggung jawab tersebut bersama dengan kebutuhan akses jarak jauh Anda dan perkiraan biaya selama tiga hingga lima tahun ke depan.

Selanjutnya, gunakan daftar periksa pembelian EMR dari Physitrackuntuk membandingkan kemampuan klinis dan administratif yang dibutuhkan oleh praktik Anda. Kemudian, terapkan panduan total biaya kepemilikan (TCO) dari situs tersebut untuk memperhitungkan biaya langganan, perangkat keras, dukungan TI, pencadangan data, dan biaya penggantian. Urutan langkah tersebut memastikan perbandingan fitur tetap berlandaskan pada model operasional dan anggaran yang dapat ditanggung oleh praktik Anda.