Monitoraggio terapeutico a distanza presso l’ Physitrack e e Raintree

In breve

• RTM richiede un unico modello operativo integrato. Physitrack gestisce le iscrizioni, le attività, il tempo dedicato dal personale clinico e la documentazione di fatturazione, mentre Raintree supporta l’autenticazione unica (SSO), l’assegnazione dei piani di trattamento (HEP), l’avvio dei servizi di telemedicina e l’aggiornamento delle cartelle cliniche.
• I codici CPT 98975, 98985, 98977, 98979, 98980 e 98981 dipendono dalla preparazione documentata, dai giorni di monitoraggio, dal tempo dedicato alla gestione e dall'interazione in tempo reale con il paziente.
• Physitrack e Raintree stanno sviluppando una visione integrata che preveda la registrazione e il monitoraggio dello stato tramite cartelle cliniche. Il progetto prevede inoltre la registrazione separata delle attività e del tempo dedicato dal personale sanitario, la documentazione di fatturazione archiviata nelle cartelle cliniche, gli addebiti confermati dal personale sanitario e la rendicontazione di rete.
• I gruppi Enterprise Raintree possono contattare Physitrack per ricevere assistenza nella definizione del modello, senza necessità di effettuare un download con accesso limitato né di assumere alcun impegno formale.

L'RTM come modello operativo, non come funzionalità di fatturazione

Il modello RTM funziona come modello operativo quando ogni richiesta di rimborso può essere tracciata attraverso la cartella clinica. L'attività del paziente supporta il conteggio dei giorni monitorati. Le registrazioni dei medici supportano la gestione dei tempi e delle interazioni richieste, mentre la documentazione di fatturazione collega tali registrazioni al codice CPT proposto. I medici hanno inoltre bisogno di dati aggiornati sull'attività per valutare i progressi e adeguare le cure quando opportuno.

Le soluzioni puntuali e non integrate compromettono tale risultato. Un paziente potrebbe completare le attività richieste su una piattaforma, mentre il medico registra il tempo dedicato alla revisione su un’altra. Se il personale addetto alla fatturazione ricostruisce successivamente i requisiti di ammissibilità basandosi sulla memoria o su fogli di calcolo, la cartella clinica potrebbe non giustificare chiaramente il codice selezionato. Inoltre, una revisione ritardata riduce l’utilità clinica dei dati relativi alle attività e ai sintomi.

Attualmente, Physitrack gestisce l’iscrizione al programma RTM e registra automaticamente le attività dei pazienti idonei. Physitrack rileva inoltre il tempo impiegato dal personale clinico e raccoglie la documentazione di fatturazione ai fini della revisione. L’area di lavoro RTM opera attualmente al di fuori della cartella clinica Raintree.

Raintree supporta il flusso di lavoro clinico circostante attraverso il Single Sign-On, l’assegnazione HEP e l’avvio dei servizi di telemedicina. L’integrazione esistente provvede inoltre a riversare in Raintree i PDF dei programmi e i dati clinici pertinenti. Uno studio medico deve coordinare queste responsabilità attraverso procedure operative chiare, in modo che i medici e il personale addetto alla fatturazione operino sulla base di dati coerenti.

Una vista RTM nativa di Raintree rimane un obiettivo di progettazione verso cui Physitrack e Raintree stanno lavorando. Finché tale modello non sarà integrato nella cartella clinica, gli studi dovranno definire chi verifica le attività, chi registra il tempo e in che modo i dati di fatturazione vengono inseriti nella cartella clinica del paziente.

Perché RTM non funziona senza un flusso di lavoro collegato

Le cartelle cliniche non sincronizzate possono trasformare un intervento RTM valido in una richiesta di rimborso difficile da giustificare. Un paziente potrebbe svolgere le attività richieste presso l’ PhysiApp , mentre il fisioterapista opera principalmente presso Raintree. Se il medico non è in grado di verificare lo stato attuale rispetto alla soglia richiesta durante la revisione della cartella clinica, potrebbe tralasciare un follow-up necessario o prendere una decisione sulla base di informazioni incomplete.

Il tempo impiegato dal personale clinico costituisce un secondo punto di errore. Un fisioterapista potrebbe registrare i minuti dedicati alla visita in uno strumento e documentare l’interazione in tempo reale con il paziente in un altro. Il personale addetto alla fatturazione deve quindi stabilire se le registrazioni si riferiscano allo stesso episodio clinico e allo stesso mese di rendicontazione. Piccole differenze nelle date, nello stato del paziente o nei minuti registrati possono privare la richiesta di rimborso di una chiara traccia probatoria.

La fatturazione retrospettiva comporta un carico di lavoro aggiuntivo e crea incertezza. A fine mese, il personale addetto alla fatturazione potrebbe dover confrontare i registri delle attività, le note cliniche e le annotazioni dei medici prima di proporre un codice. Quando i dati non coincidono, lo studio medico deve sospendere la richiesta di rimborso, omettere le prestazioni ammissibili oppure presentare una documentazione che potrebbe risultare più difficile da difendere in sede di verifica.

Le operazioni che coinvolgono più sedi amplificano questi problemi, poiché ogni clinica può sviluppare le proprie soluzioni alternative. Una sede potrebbe rivedere le soglie settimanalmente, mentre un’altra potrebbe attendere la fine del mese. I responsabili operativi hanno quindi difficoltà a confrontare le prestazioni, poiché le sedi utilizzano procedure di revisione e standard di documentazione diversi.

Un modello RTM efficace assegna a ogni fase un responsabile ben definito e mantiene la documentazione di supporto collegata all'episodio di cura. Senza tale collegamento, gli operatori sanitari dedicano tempo a ricostruire il lavoro già svolto, mentre il personale addetto alla fatturazione deve prendere decisioni sulla base di documentazione raccolta a posteriori.

I codici CPT RTM e le regole che li rendono giustificabili

Una fatturazione RTM sostenibile dipende dalla disponibilità di prove che corrispondano alla soglia prevista per ciascun codice CPT. Il sistema “ Physitrack ” deve registrare con precisione le attività dei pazienti idonei e il tempo dedicato dai medici, mentre la cartella clinica Raintree deve consentire ai medici e al personale addetto alla fatturazione di accedere allo stesso documento.

• Il codice CPT 98975 copre la configurazione iniziale e l'istruzione del paziente. Uno studio medico può richiederne il rimborso una volta per ogni episodio di cura, quando al paziente vengono fornite la configurazione del dispositivo o del software e le istruzioni necessarie per partecipare al programma.

• Il codice CPT 98985 copre la fornitura del dispositivo quando un paziente registra l'attività da 2 a 15 giorni nell'arco di un periodo di 30 giorni. La registrazione dell'attività deve confermare il numero di giorni monitorati associati alla richiesta di rimborso.

• Il codice CPT 98977 copre la fornitura di dispositivi per il monitoraggio muscolo-scheletrico quando un paziente registra l'attività per almeno 16 giorni nell'arco di 30 giorni. Un flusso di lavoro integrato consente al personale di verificare quando il paziente supera tale soglia senza dover ricostruire l'attività dopo la chiusura del mese.

• Il codice CPT 98979 copre da 10 a 19 minuti di gestione terapeutica nel corso del mese. La registrazione del tempo deve riguardare l’attività di gestione terapeutica del medico, piuttosto che il tempo impiegato dal paziente per eseguire gli esercizi.

• Il codice CPT 98980 si applica quando la durata della gestione terapeutica raggiunge i 20 minuti nel corso del mese. Il codice CPT 98981 copre ogni 20 minuti aggiuntivi di tempo di gestione idoneo.

Una giornata monitorata richiede che il paziente completi almeno un'attività all'interno dell'app. L'apertura di un link o la visualizzazione di un PDF relativo al programma non sono considerate attività valide. La consultazione di materiale didattico all'interno dell'app può essere considerata valida solo se tale materiale fa parte del piano di cura. La registrazione delle attività e la visibilità nella cartella clinica devono quindi coincidere riguardo a ciò che il paziente ha fatto e quando lo ha fatto.

I codici relativi alla gestione terapeutica richiedono inoltre almeno un’interazione in tempo reale con il paziente nel corso del mese. I messaggi automatici, la revisione passiva dei dati e l’attività registrata del paziente non sostituiscono tale interazione. La documentazione di fatturazione deve riportare l’interazione insieme al tempo di gestione accumulato dal medico.

Il software è in grado di calcolare le soglie e raccogliere le prove a sostegno, ma spetta a un operatore sanitario abilitato confermare il codice applicabile. Gli studi medici dovrebbero inoltre applicare i requisiti specifici di ciascun ente pagatore e verificare il proprio approccio con i team addetti alla fatturazione e alla conformità. Un flusso di lavoro integrato tra Physitrack e Raintree supporta tale verifica, mantenendo l’attività del paziente, il lavoro dell’operatore sanitario, la documentazione clinica e le prove di fatturazione collegate allo stesso episodio di cura.

A cosa serve una vista RTM nativa di Raintree

L'attuale integrazione tra Physitrack e Raintree non include la vista RTM nativa descritta di seguito. Physitrack e Raintree stanno lavorando per realizzare questo modello, ma tali funzionalità non sono ancora disponibili né in versione definitiva né per l'acquisto.

Iscrizione direttamente dalla cartella clinica con approvazione del medico

Un'integrazione nativa consentirebbe al medico di avviare la procedura di iscrizione al programma RTM direttamente dalla cartella clinica Raintree. Il software potrebbe trasferire i dati relativi al paziente e all'episodio clinico su Physitrack, mentre il medico verificherebbe l'idoneità, fornirebbe le informazioni necessarie e approverebbe l'iscrizione. L'approvazione del medico rimarrebbe parte integrante della cartella clinica, anziché diventare una procedura amministrativa automatizzata.

Stato del monitoraggio all'interno del grafico

La schermata prevista mostrerebbe lo stato di avanzamento dell’RTM proprio nel punto in cui i medici esaminano già la cartella clinica del paziente. Un medico potrebbe visualizzare lo stato di iscrizione, i giorni monitorati validi ai fini del programma, il tempo dedicato alla gestione registrato e se nel corso del mese si è verificata un’interazione in tempo reale. Questi indicatori faciliterebbero la revisione clinica e contabile senza considerare una soglia come una decisione automatica in materia di fatturazione.

Registrazioni separate per l’attività dei pazienti e il tempo dedicato dai medici

Il flusso di lavoro proposto registrerebbe le attività dei pazienti idonei separatamente dal tempo dedicato alla gestione da parte del personale sanitario. Un’attività completata all’interno dell’app potrebbe essere conteggiata ai fini dei giorni monitorati, mentre la revisione e la comunicazione da parte del personale sanitario contribuirebbero al tempo dedicato alla gestione. Mantenere separate queste registrazioni aiuterebbe a evitare che i dati relativi al coinvolgimento dei pazienti vengano scambiati per il lavoro del personale sanitario.

Documentazione relativa alla fatturazione allegata alla cartella clinica

La versione a cui stiamo lavorando consentirebbe di inserire direttamente nel grafico Raintree le prove RTM strutturate. La documentazione potrebbe includere le date delle attività idonee, il tempo dedicato dal medico documentato, le interazioni con il paziente e i dettagli relativi all’arruolamento. Il personale addetto alla fatturazione potrebbe esaminare la documentazione di supporto senza dover ricostruire il mese attraverso esportazioni o sistemi separati.

Registrazione delle prestazioni confermata dal medico

Physitrack potrebbe proporre un codice idoneo qualora l’attività documentata soddisfi i criteri pertinenti. Un operatore sanitario abilitato esaminerebbe sempre la documentazione e confermerebbe il codice prima della registrazione della prestazione. Il software organizzerebbe la cartella clinica e suggerirebbe i possibili codici, ma non prenderebbe decisioni autonome di natura clinica o di fatturazione.

Reportistica a livello di rete

Gli operatori con più sedi necessitano di una visione coerente a livello di tutte le sedi senza compromettere la supervisione clinica locale. Il livello di reporting previsto aggregherebbe i dati relativi alle iscrizioni, alle attività monitorate, alla revisione da parte dei professionisti sanitari e alle informazioni confermate relative agli addebiti in tutta la rete. I responsabili operativi potrebbero individuare le variazioni nei flussi di lavoro per ciascuna clinica, mentre ogni professionista sanitario abilitato manterrebbe la responsabilità di revisionare e confermare la cartella clinica del singolo paziente.

Modifiche proposte al CMS per l'anno fiscale 2027 e argomenti a favore dell'RTM integrato nello studio medico

Il CMS ha proposto diverse modifiche alle linee guida RTM per l'anno civile 2027, ma nessuna di esse è definitiva. Gli studi medici dovrebbero verificare le norme definitive con i propri consulenti in materia di fatturazione e conformità prima di apportare modifiche all'idoneità dei pazienti, all'organico, alla documentazione o alle procedure di fatturazione.

Le proposte limiterebbero l’ammissibilità all’RTM ai pazienti già in cura e richiederebbero una visita iniziale da segnalare separatamente. Il CMS ha inoltre proposto di richiedere che i servizi RTM a pagamento siano prestati da personale clinico dipendente dello studio che emette la fattura, anziché da collaboratori esterni. Un’altra proposta prevede il raggruppamento dei 17 codici CPT esistenti relativi all’RPM e all’RTM in quattro codici HCPCS G.

La proposta in materia di occupazione comporta le implicazioni operative più evidenti. Se il CMS dovesse adottarla, il personale alle dipendenze dei fornitori potrebbe non essere più autorizzato a svolgere attività RTM retribuite per conto di uno studio medico. Un servizio che si avvale di un monitoraggio esternalizzato potrebbe quindi richiedere nuove soluzioni in termini di personale, supervisione e documentazione.

Un modello integrato nello studio medico riduce tale esposizione affidando il monitoraggio al personale clinico dipendente dello studio. Il software è in grado di monitorare le attività idonee, raccogliere le prove e suggerire il codice applicabile, ma è un professionista sanitario abilitato a confermare il lavoro svolto e la decisione relativa alla fatturazione. Physitrack e Raintree stanno sviluppando proprio questo modello.

Il consolidamento del codice G proposto potrebbe inoltre modificare il modo in cui gli studi medici definiscono i flussi di lavoro e i servizi di rendicontazione. Gli studi medici dovrebbero evitare di codificare in modo rigido le attuali ipotesi CPT in strumenti non integrati tra loro. Un flusso di lavoro integrato è in grado di adattare la propria logica di codifica, preservando al contempo l’attività del paziente, il tempo dedicato dal medico, i registri delle interazioni e l’approvazione clinica necessari a supportare una richiesta di rimborso.

Modifica il modello RTM nativo di Raintree con Physitrack

I gruppi Enterprise Raintree possono aiutare Physitrack a definire il modello RTM nativo mentre è ancora in fase di sviluppo. I contributi dei responsabili dei settori clinico, operativo, della fatturazione e della conformità possono influenzare le modalità con cui i medici approvano l’arruolamento e il modo in cui i team di fatturazione esaminano le prove cliniche in più sedi.

La partecipazione non richiede alcun download protetto né alcun impegno formale. Una conversazione diretta con Physitrack offre al vostro studio la possibilità di condividere le proprie esigenze in base all’attuale organico, alle cartelle cliniche e ai flussi di lavoro di fatturazione.

La sostenibilità dei ricavi derivanti dalla tecnologia RTM dipende dalla capacità di collegare l’attività dei pazienti alla revisione da parte dei medici e alla documentazione di fatturazione già in fase di progettazione del modello operativo. Realizzare tali collegamenti in un secondo momento può comportare un aumento del lavoro manuale e una documentazione meno accurata.

DOMANDE FREQUENTI

Cosa funziona oggi e cosa rimane nel campo del design?

Attualmente, Physitrack gestisce le iscrizioni all’RTM, la registrazione delle attività di qualificazione, il monitoraggio del tempo dedicato dal personale clinico e la documentazione di fatturazione al di fuori della cartella clinica di Raintree. Raintree supporta l’accesso unico (Single Sign-On), l’assegnazione dell’HEP, l’avvio della telemedicina e il reinserimento dei dati nella cartella clinica. Physitrack e Raintree stanno progettando una vista nativa dell’RTM che integri nella cartella clinica le iscrizioni, lo stato di monitoraggio, la documentazione, la conferma degli addebiti e la reportistica di rete.

Chi si occupa del monitoraggio e della verifica delle fatture?

Il modello operativo previsto prevede che siano gli stessi professionisti sanitari dello studio a esaminare l’attività dei pazienti e a gestire i trattamenti. Il sistema “ Physitrack ” registra l’attività idonea e il tempo impiegato dai professionisti sanitari, mentre un professionista sanitario abilitato conferma ogni codice di fatturazione. La conferma clinica garantisce che lo studio mantenga la responsabilità delle decisioni di fatturazione e contribuisce a creare una documentazione giustificabile.

Cosa succede se un paziente non può utilizzare l'app?

Per considerare una giornata come monitorata, il paziente deve completare almeno un’attività nell’app. Se un paziente non è in grado di utilizzare l’app, la clinica deve scegliere un altro percorso assistenziale adeguato e non deve considerare l’accesso tramite link o file PDF come attività monitorata. Il materiale didattico del “Piano di cura” consultato all’interno dell’app può essere conteggiato, il che offre agli operatori sanitari un’ulteriore opzione di attività valida, ove opportuno.