Therapeutische Fernüberwachung bei „ Physitrack “ und „Raintree“

Kurz gesagt

• RTM erfordert ein einheitliches Betriebsmodell. „ Physitrack “ verwaltet die Registrierung, Aktivitäten, Arbeitszeiten des medizinischen Personals und Abrechnungsbelege, während Raintree SSO, die Zuweisung von HEPs, die Einleitung von Telemedizin-Maßnahmen und die Rückmeldung in die Patientenakte unterstützt.
• Die CPT-Codes 98975, 98985, 98977, 98979, 98980 und 98981 hängen von der dokumentierten Einrichtung, der Anzahl der Überwachungstage, dem Zeitaufwand für die Betreuung und der Interaktion mit dem Patienten in Echtzeit ab.
• Physitrack und Raintree arbeiten an einer benutzerfreundlichen Oberfläche mit krankenaktenbasierter Erfassung und Überwachung des Status. Das Konzept umfasst zudem die getrennte Erfassung von Leistungen und der von medizinischem Fachpersonal aufgewendeten Zeit, in Krankenakten hinterlegte Abrechnungsbelege, vom medizinischen Fachpersonal bestätigte Abrechnungspositionen sowie die Berichterstattung an das Netzwerk.
• Unternehmen, die zur Raintree-Gruppe gehören, können sich an Physitrack wenden, um das Modell mitzugestalten – ganz ohne eingeschränkten Download oder formelle Verpflichtung.

RTM als Betriebsmodell, nicht als Abrechnungsfunktion

RTM fungiert als Betriebsmodell, bei dem jede Leistung anhand der Patientenakte nachvollziehbar ist. Die Patientenaktivitäten dienen als Grundlage für die Ermittlung der überwachten Tage. Die Aufzeichnungen des medizinischen Personals dienen als Nachweis für den Zeitaufwand und die erforderlichen Interaktionen, während die Abrechnungsunterlagen diese Aufzeichnungen mit dem vorgeschlagenen CPT-Code verknüpfen. Das medizinische Personal benötigt zudem aktuelle Aktivitätsdaten, um den Fortschritt zu überprüfen und die Behandlung gegebenenfalls anzupassen.

Unverbundene Einzellösungen schwächen diese Bilanz. Es kann vorkommen, dass ein Patient die anspruchsbegründenden Maßnahmen auf einer Plattform absolviert, während der Arzt die Überprüfungszeit an anderer Stelle erfasst. Wenn das Abrechnungspersonal die Anspruchsberechtigung später aus dem Gedächtnis oder anhand von Tabellenkalkulationen rekonstruiert, lässt die Krankenakte den gewählten Code möglicherweise nicht eindeutig zu. Eine verzögerte Überprüfung mindert zudem den klinischen Nutzen von Aktivitäts- und Symptomdaten.

Derzeit übernimmt „ Physitrack “ die RTM-Registrierung und erfasst automatisch die Aktivitäten der teilnahmeberechtigten Patienten. „ Physitrack “ erfasst zudem die Arbeitszeit des medizinischen Personals und stellt Abrechnungsunterlagen zur Überprüfung zusammen. Der RTM-Arbeitsbereich wird derzeit außerhalb der Raintree-Patientenakte betrieben.

Raintree unterstützt die klinischen Abläufe in der Praxis durch Single Sign-On, die Zuweisung von HEP-Maßnahmen und die Einleitung von Telemedizin-Maßnahmen. Die bestehende Integration überträgt zudem Programm-PDFs und relevante Aktendaten zurück an Raintree. Eine Praxis muss diese Aufgaben durch klare Betriebsabläufe miteinander verknüpfen, damit Ärzte und Abrechnungspersonal auf der Grundlage einheitlicher Unterlagen arbeiten können.

Eine native Raintree-RTM-Ansicht bleibt ein Entwicklungsziel, auf das Physitrack und Raintree hinarbeiten. Bis dieses Modell in der Grafik verfügbar ist, sollten die Praxen festlegen, wer die Aktivitäten überprüft, wer die Zeit erfasst und wie die Abrechnungsunterlagen in die Patientenakte gelangen.

Warum RTM ohne einen integrierten Workflow nicht funktioniert

Unzusammenhängende Patientenakten können dazu führen, dass eine gültige RTM-Behandlung zu einem Anspruch wird, der schwer zu begründen ist. Ein Patient kann beispielsweise an qualifizierenden Aktivitäten bei „ PhysiApp “ teilnehmen, während der Physiotherapeut hauptsächlich bei „Raintree“ tätig ist. Wenn der Behandler bei der Durchsicht der Krankenakte den aktuellen Schwellenwertstatus nicht erkennen kann, übersieht er möglicherweise eine erforderliche Nachsorge oder trifft eine Entscheidung auf der Grundlage unvollständiger Informationen.

Die Arbeitszeit des medizinischen Fachpersonals stellt eine zweite Fehlerquelle dar. Ein Physiotherapeut kann beispielsweise die Dauer einer Untersuchung in einem Tool erfassen und eine Patienteninteraktion in Echtzeit in einem anderen Tool dokumentieren. Die Mitarbeiter in der Abrechnung müssen dann feststellen, ob sich die Einträge auf denselben Behandlungsfall und denselben Abrechnungsmonat beziehen. Geringfügige Abweichungen bei Daten, Patientenzustand oder erfassten Minuten können dazu führen, dass für den Abrechnungsantrag keine eindeutige Nachweiskette vorliegt.

Die nachträgliche Abrechnung verursacht zusätzlichen Arbeitsaufwand und Unsicherheit. Am Monatsende müssen die Mitarbeiter in der Abrechnung möglicherweise Aktivitätsprotokolle, Krankenaktennotizen und Einträge des medizinischen Personals miteinander abgleichen, bevor sie einen Abrechnungscode vorschlagen können. Wenn die Unterlagen nicht übereinstimmen, muss die Praxis den Abrechnungsantrag zurückhalten, berechtigte Leistungen weglassen oder Unterlagen einreichen, die bei einer Überprüfung möglicherweise schwerer zu rechtfertigen sind.

Der Betrieb an mehreren Standorten verschärft diese Probleme noch, da jede Klinik ihre eigenen Übergangslösungen entwickeln kann. An einem Standort werden die Schwellenwerte möglicherweise wöchentlich überprüft, während an einem anderen Standort bis zum Monatsende gewartet wird. Die Betriebsleiter haben dann Schwierigkeiten, die Leistung zu vergleichen, da die Standorte unterschiedliche Überprüfungsabläufe und Dokumentationsstandards anwenden.

Ein praktikables RTM-Modell weist jedem Schritt einen klaren Verantwortlichen zu und stellt sicher, dass die zugehörigen Unterlagen mit dem jeweiligen Behandlungsfall verknüpft bleiben. Ohne diese Verknüpfung müssen Ärzte Zeit damit verbringen, bereits erbrachte Leistungen nachzuverfolgen, und die Mitarbeiter in der Abrechnung müssen Entscheidungen auf der Grundlage von Unterlagen treffen, die erst im Nachhinein zusammengestellt wurden.

RTM-CPT-Codes und die Regeln, die sie rechtfertigen

Eine fundierte RTM-Abrechnung hängt von Belegen ab, die den Schwellenwerten der jeweiligen CPT-Codes entsprechen. Die „ Physitrack “ müssen die qualifizierenden Patientenaktivitäten und die von den Ärzten aufgewendete Zeit genau erfassen, während die Raintree-Kartei den Ärzten und dem Abrechnungspersonal Zugriff auf dieselben Daten gewähren muss.

• CPT 98975 umfasst die Ersteinrichtung und die Patientenaufklärung. Eine Praxis kann diese Leistung einmal pro Behandlungsfall abrechnen, wenn der Patient die für die Teilnahme erforderliche Einrichtung des Geräts oder der Software sowie die entsprechende Einweisung erhält.

• CPT 98985 deckt die Bereitstellung des Geräts ab, wenn ein Patient innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen an 2 bis 15 Tagen seine Aktivität aufzeichnet. Die Aktivitätsaufzeichnung muss die Anzahl der überwachten Tage belegen, auf die sich der Antrag bezieht.

• CPT 98977 deckt die Bereitstellung von Geräten zur Überwachung des Bewegungsapparats ab, wenn ein Patient innerhalb von 30 Tagen an mindestens 16 Tagen seine Aktivitäten aufzeichnet. Dank eines vernetzten Arbeitsablaufs kann das Personal erkennen, wann der Patient diesen Schwellenwert überschreitet, ohne dass die Aktivitäten nach Ablauf des Monats nachträglich rekonstruiert werden müssen.

• CPT 98979 umfasst 10 bis 19 Minuten Behandlungsbetreuung im Laufe des Monats. In der Zeiterfassung muss die anrechenbare Betreuungsarbeit des Behandlers erfasst werden und nicht die Zeit, die der Patient mit der Durchführung der Übungen verbringt.

• CPT 98980 greift, sobald die Behandlungsbetreuung im Laufe des Monats eine Dauer von 20 Minuten erreicht. CPT 98981 deckt jede weiteren 20 Minuten an anrechnungsfähiger Betreuungszeit ab.

An einem erfassten Tag muss der Patient mindestens eine Aktivität innerhalb der App durchführen. Das Öffnen eines Links oder das Anzeigen eines Programm-PDFs reicht hierfür nicht aus. Das Durcharbeiten von Lehrmaterial innerhalb der App kann als Aktivität gewertet werden, sofern dieses Material Teil des Behandlungsplans ist. Die Aktivitätserfassung und die Darstellung in der Krankenakte müssen daher übereinstimmen, was der Patient getan hat und wann er es getan hat.

Die Codes für die Behandlungsbetreuung erfordern zudem mindestens eine Interaktion mit dem Patienten in Echtzeit im Laufe des Monats. Automatisierte Nachrichten, die passive Überprüfung von Daten und aufgezeichnete Patientenaktivitäten ersetzen diese Interaktion nicht. In der Abrechnungsunterlage sollte diese Interaktion neben der vom Behandler aufgewendeten Betreuungszeit vermerkt werden.

Software kann Schwellenwerte berechnen und Belege zusammenstellen, doch sollte ein zugelassener Arzt den anzuwendenden Code bestätigen. Praxen sollten zudem die spezifischen Anforderungen der Kostenträger berücksichtigen und ihre Vorgehensweise mit ihren Abrechnungs- und Compliance-Teams abstimmen. Ein vernetztes „ Physitrack “-System und der Raintree-Workflow unterstützen diese Überprüfung, indem sie Patientenaktivitäten, die Arbeit der Ärzte, die Dokumentation in den Krankenakten und die Abrechnungsbelege mit derselben Behandlungsphase verknüpfen.

Wozu eine native Raintree-RTM-Ansicht entwickelt wird

Die derzeitige Integration von „ Physitrack “ und „Raintree“ umfasst nicht die unten beschriebene native RTM-Ansicht. „ Physitrack “ und „Raintree“ arbeiten auf dieses Modell hin, doch diese Funktionen sind derzeit weder im Lieferumfang enthalten noch käuflich zu erwerben.

Anmeldung direkt in der Patientenakte mit Genehmigung durch den Arzt

Eine native Integration würde es einem Arzt ermöglichen, die RTM-Anmeldung direkt aus der Raintree-Kartei heraus zu starten. Die Software könnte Patienten- und Behandlungsdaten an „ Physitrack “ übermitteln, während der Arzt die Teilnahmeberechtigung überprüfen, Aufklärungsarbeit leisten und die Anmeldung genehmigen würde. Die Genehmigung durch den Arzt bliebe Teil der Patientenakte und würde nicht zu einem automatisierten Verwaltungsschritt werden.

Überwachung des Status innerhalb des Diagramms

Die geplante Ansicht würde den RTM-Fortschritt dort anzeigen, wo das medizinische Fachpersonal bereits die Patientenakte einsehen kann. Ein Mitarbeiter des medizinischen Fachpersonals könnte den Teilnahmestatus, die anrechenbaren Überwachungstage, die erfasste Behandlungszeit sowie die Information einsehen, ob im Laufe des Monats eine Echtzeit-Interaktion stattgefunden hat. Diese Indikatoren würden die klinische Überprüfung und die Abrechnungsprüfung unterstützen, ohne dass das Erreichen eines Schwellenwerts als automatische Abrechnungsentscheidung gewertet würde.

Getrennte Aufzeichnungen über die Aktivitäten der Patienten und die Arbeitszeit des medizinischen Personals

Der vorgeschlagene Arbeitsablauf würde die Aktivitäten der teilnahmeberechtigten Patienten getrennt von der Verwaltungszeit des medizinischen Personals erfassen. Eine in der App abgeschlossene Aktivität könnte auf die Anzahl der überwachten Tage angerechnet werden, während die Überprüfung und Kommunikation durch das medizinische Personal zur Verwaltungszeit beitragen würde. Eine getrennte Erfassung dieser Daten würde dazu beitragen, dass Daten zur Patientenbeteiligung nicht fälschlicherweise als Arbeit des medizinischen Personals gewertet werden.

Abrechnungsbelege in der Krankenakte abgelegt

Die Version, auf die wir hinarbeiten, würde strukturierte RTM-Nachweise direkt in die Raintree-Kartei schreiben. Der Datensatz könnte relevante Aktivitätsdaten, dokumentierte Behandlungszeiten, Patienteninteraktionen und Angaben zur Aufnahme enthalten. Die Mitarbeiter der Abrechnung könnten die Belege einsehen, ohne den Monat anhand von Exporten oder separaten Systemen rekonstruieren zu müssen.

Von einem Arzt bestätigte Leistungserfassung

Physitrack könnte einen zulässigen Code vorschlagen, wenn die dokumentierte Leistung die entsprechenden Kriterien erfüllt. Ein zugelassener Kliniker würde die Nachweise stets überprüfen und den Code vor der Abrechnung bestätigen. Die Software würde die Unterlagen ordnen und mögliche Codes vorschlagen, aber keine eigenständigen klinischen oder abrechnungstechnischen Entscheidungen treffen.

Berichterstattung auf Netzwerkebene

Betreiber mit mehreren Standorten benötigen einen einheitlichen Überblick über alle Standorte hinweg, ohne dabei die lokale klinische Aufsicht aufzuheben. Die geplante Berichtsebene würde Daten zu Patientenaufnahme, überwachten Aktivitäten, Überprüfungen durch medizinisches Fachpersonal und bestätigten Abrechnungsinformationen netzwerkweit zusammenfassen. Die Betriebsleiter könnten Abweichungen im Arbeitsablauf nach Klinik erkennen, während jedes zugelassene medizinische Fachpersonal weiterhin für die Überprüfung und Bestätigung der Patientenakten verantwortlich bliebe.

Vorgeschlagene Änderungen am CMS für das Kalenderjahr 2027 und Argumente für eine praxisnahe RTM

CMS hat für das Kalenderjahr 2027 mehrere Änderungen an den RTM-Richtlinien vorgeschlagen, die jedoch noch nicht endgültig sind. Praxen sollten sich bei ihren Beratern für Abrechnung und Compliance über die endgültigen Regelungen informieren, bevor sie Änderungen hinsichtlich der Anspruchsberechtigung von Patienten, der Personalbesetzung, der Dokumentation oder der Abrechnungsverfahren vornehmen.

Die Vorschläge würden die Anspruchsberechtigung für RTM auf bestehende Patienten beschränken und einen separat abzurechnenden Ersttermin vorschreiben. Die CMS hat außerdem vorgeschlagen, dass bezahlte RTM-Leistungen von klinischem Personal erbracht werden müssen, das bei der abrechnenden Praxis angestellt ist, und nicht von externen Auftragnehmern. Ein weiterer Vorschlag sieht vor, 17 bestehende CPT-Codes für RPM und RTM zu vier HCPCS-G-Codes zusammenzufassen.

Der Beschäftigungsvorschlag hat die deutlichsten praktischen Auswirkungen. Sollte CMS ihn verabschieden, wären bei Anbietern beschäftigte Mitarbeiter möglicherweise nicht mehr berechtigt, bezahlte RTM-Tätigkeiten im Auftrag einer Praxis auszuüben. Ein Dienst, der auf ausgelagerte Überwachung angewiesen ist, müsste dann möglicherweise neue Vorkehrungen hinsichtlich Personal, Aufsicht und Dokumentation treffen.

Ein praxisinternes Modell verringert dieses Risiko, indem die Überwachung durch das in der Praxis beschäftigte klinische Personal erfolgt. Die Software kann qualifizierte Tätigkeiten erfassen, Nachweise zusammenstellen und den entsprechenden Code vorschlagen, doch die Bestätigung der Leistung und die Abrechnungsentscheidung erfolgen durch eine zugelassene medizinische Fachkraft. „ Physitrack “ und „Raintree“ arbeiten derzeit an der Umsetzung dieses Modells.

Die vorgeschlagene Konsolidierung des G-Codes könnte auch dazu führen, dass Praxen ihre Arbeitsabläufe neu definieren und Leistungen anders abrechnen. Praxen sollten es vermeiden, aktuelle CPT-Annahmen fest in voneinander getrennte Tools zu programmieren. Ein vernetztes Arbeitsablaufsystem kann seine Codierungslogik anpassen und dabei die zugrunde liegenden Patientenaktivitäten, die Arbeitszeit des medizinischen Personals, die Interaktionsaufzeichnungen sowie die für die Abrechnung erforderlichen klinischen Genehmigungen beibehalten.

Passen Sie das native Raintree-RTM-Modell mit Physitrack

Die Raintree-Unternehmensgruppen können „ Physitrack “ dabei unterstützen, das native RTM-Modell zu definieren, während es noch entwickelt wird. Die Beiträge von Führungskräften aus den Bereichen Klinik, Betrieb, Abrechnung und Compliance können Einfluss darauf nehmen, wie medizinisches Fachpersonal die Aufnahme in die Studie genehmigt und wie die Abrechnungsteams die Nachweise über mehrere Standorte hinweg prüfen.

Die Teilnahme erfordert weder einen geschützten Download noch eine formelle Verpflichtung. Ein direktes Gespräch mit Physitrack bietet Ihrer Praxis die Möglichkeit, Anforderungen auf der Grundlage der aktuellen Personalbesetzung sowie der Abläufe bei der Patientenakte und der Abrechnung zu kommunizieren.

Um nachhaltige RTM-Einnahmen zu erzielen, müssen bereits bei der Konzeption des Betriebsmodells die Aktivitäten der Patienten mit der Beurteilung durch das medizinische Fachpersonal und den Abrechnungsbelegen verknüpft werden. Werden diese Verknüpfungen erst nachträglich hergestellt, kann dies zu manuellem Arbeitsaufwand und einer lückenhaften Dokumentation führen.

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

Was funktioniert heute, und was bleibt im Design erhalten?

Derzeit werden bei „ Physitrack “ die RTM-Registrierung, die Erfassung qualifizierender Aktivitäten, die Zeiterfassung des medizinischen Personals und die Abrechnungsnachweise außerhalb der Raintree-Patientenakte verwaltet. Raintree unterstützt Single Sign-On, die Zuweisung von HEPs, die Einleitung von Telemedizin-Maßnahmen und das Zurückschreiben in die Patientenakte. „ Physitrack “ und Raintree entwickeln derzeit eine native RTM-Ansicht, die die Registrierung, den Überwachungsstatus, die Nachweise, die Gebührenbestätigung und die Netzwerkberichterstattung in die Patientenakte integrieren soll.

Wer führt die Überwachung durch und bestätigt die Abrechnung?

Das geplante Betriebsmodell sieht vor, dass die in der Praxis tätigen medizinischen Fachkräfte die Patientenaktivitäten überprüfen und das Behandlungsmanagement übernehmen. „ Physitrack “ erfasst die abrechnungsrelevanten Aktivitäten und die Arbeitszeit der medizinischen Fachkräfte, während ein zugelassener medizinischer Fachmann die jeweiligen Abrechnungscodes bestätigt. Durch diese klinische Bestätigung bleibt die Praxis für die Abrechnungsentscheidungen verantwortlich und sorgt für eine nachweisbare Dokumentation.

Was passiert, wenn ein Patient die App nicht nutzen kann?

Für einen als „überwacht“ gewerteten Tag muss der Patient mindestens eine Aktivität in der App durchführen. Kann ein Patient die App nicht nutzen, sollte die Klinik einen anderen geeigneten Behandlungsplan wählen und darf den Zugriff auf Links oder PDF-Dateien nicht als überwachte Aktivität werten. Das innerhalb der App aufgerufene Schulungsmaterial zum Behandlungsplan kann angerechnet werden, wodurch dem medizinischen Personal gegebenenfalls eine weitere Option für eine qualifizierende Aktivität zur Verfügung steht.