Pemantauan Terapi Jarak Jauh di Physitrack , dan Raintree

Intinya

• RTM memerlukan satu model operasional yang terintegrasi. Physitrack menangani pendaftaran, aktivitas, waktu tenaga medis, dan bukti penagihan, sedangkan Raintree mendukung SSO, penugasan HEP, peluncuran layanan telehealth, dan pencatatan kembali ke rekam medis.
• Kode CPT 98975, 98985, 98977, 98979, 98980, dan 98981 bergantung pada dokumentasi persiapan, jumlah hari pemantauan, waktu penanganan, dan interaksi langsung dengan pasien.
• Physitrack dan Raintree sedang mengembangkan tampilan berbasis rekam medis yang menampilkan status pendaftaran dan pemantauan. Desain tersebut juga mencakup pencatatan terpisah untuk aktivitas dan waktu tenaga medis, bukti penagihan yang disimpan dalam rekam medis, biaya yang dikonfirmasi oleh tenaga medis, serta pelaporan jaringan.
• Kelompok Raintree Enterprise dapat menghubungi Physitrack untuk mendapatkan bantuan dalam menentukan model tersebut tanpa perlu mengunduh melalui tautan berlangganan atau komitmen formal.

RTM sebagai model operasional, bukan fitur penagihan

RTM berfungsi sebagai model operasional ketika setiap klaim dapat dilacak melalui catatan perawatan. Aktivitas pasien menjadi dasar perhitungan hari pemantauan. Catatan tenaga medis mencakup waktu pengelolaan dan interaksi yang diperlukan, sementara bukti penagihan menghubungkan catatan-catatan tersebut dengan kode CPT yang diusulkan. Tenaga medis juga memerlukan data aktivitas terkini untuk mengevaluasi kemajuan dan menyesuaikan perawatan jika diperlukan.

Solusi terpisah yang tidak terintegrasi melemahkan catatan tersebut. Seorang pasien mungkin menyelesaikan aktivitas yang memenuhi syarat di satu platform, sementara tenaga medis mencatat waktu peninjauan di tempat lain. Jika staf penagihan kemudian merekonstruksi kelayakan berdasarkan ingatan atau spreadsheet, rekam medis mungkin tidak secara jelas mendukung kode yang dipilih. Penundaan peninjauan juga mengurangi kegunaan klinis dari data aktivitas dan gejala.

Saat ini, Physitrack menangani pendaftaran RTM dan secara otomatis mencatat aktivitas pasien yang memenuhi syarat. Physitrack juga mencatat waktu yang dihabiskan oleh tenaga medis serta menyusun bukti penagihan untuk ditinjau. Ruang kerja RTM saat ini beroperasi di luar sistem rekam medis Raintree.

Raintree mendukung alur kerja klinis di sekitarnya melalui sistem masuk tunggal (single sign-on), penugasan HEP, dan peluncuran layanan telehealth. Integrasi yang ada saat ini juga mengirimkan kembali berkas PDF program dan data rekam medis yang relevan ke Raintree. Sebuah praktik harus menghubungkan tanggung jawab-tanggung jawab ini melalui prosedur operasional yang jelas agar tenaga medis dan staf penagihan dapat bekerja berdasarkan catatan yang konsisten.

Tampilan RTM bawaan Raintree tetap menjadi arah desain yang sedang dikembangkan oleh Physitrack dan Raintree. Sampai model tersebut tersedia di dalam bagan, masing-masing praktik harus menentukan siapa yang meninjau aktivitas, siapa yang mencatat waktu, dan bagaimana bukti penagihan dimasukkan ke dalam rekam medis pasien.

Mengapa RTM mengalami gangguan jika alur kerjanya tidak terintegrasi

Catatan yang tidak terintegrasi dapat mengubah perawatan RTM yang sah menjadi klaim yang sulit dibuktikan. Seorang pasien mungkin menyelesaikan kegiatan yang memenuhi syarat di PhysiApp sementara terapis fisiknya sebagian besar bekerja di Raintree. Jika tenaga medis tidak dapat melihat status ambang batas terkini saat meninjau rekam medis, ia mungkin melewatkan tindak lanjut yang diperlukan atau mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tidak lengkap.

Waktu yang dihabiskan oleh tenaga medis menciptakan titik kegagalan kedua. Seorang fisioterapis mungkin mencatat durasi pemeriksaan dalam satu alat dan mendokumentasikan interaksi dengan pasien secara real-time dalam alat lain. Staf penagihan kemudian harus menentukan apakah catatan-catatan tersebut merujuk pada episode dan bulan pelaporan yang sama. Perbedaan kecil dalam tanggal, status pasien, atau durasi yang dicatat dapat membuat klaim tersebut tidak memiliki jejak bukti yang jelas.

Penagihan retrospektif menambah beban kerja dan ketidakpastian. Pada akhir bulan, staf penagihan mungkin harus membandingkan catatan aktivitas, catatan medis, dan entri tenaga medis sebelum mengusulkan kode. Apabila catatan-catatan tersebut tidak sesuai, praktik medis harus menunda pengajuan klaim, mengabaikan layanan yang memenuhi syarat, atau menyerahkan dokumentasi yang mungkin lebih sulit untuk dipertanggungjawabkan selama proses peninjauan.

Operasi di berbagai lokasi memperparah masalah-masalah ini karena setiap klinik dapat mengembangkan solusi alternatifnya sendiri. Satu lokasi mungkin meninjau ambang batas setiap minggu, sementara lokasi lain menunggu hingga akhir bulan. Para pemimpin operasional kemudian kesulitan membandingkan kinerja karena setiap lokasi menggunakan rutinitas peninjauan dan standar dokumentasi yang berbeda-beda.

Model RTM yang efektif menetapkan penanggung jawab yang jelas untuk setiap langkah dan memastikan catatan pendukung tetap terhubung dengan episode perawatan. Tanpa keterkaitan tersebut, tenaga medis harus menghabiskan waktu untuk merekonstruksi pekerjaan yang sebenarnya sudah mereka lakukan, dan staf penagihan harus mengambil keputusan berdasarkan catatan yang disusun setelah fakta terjadi.

Kode RTM CPT dan aturan yang membuatnya dapat dipertanggungjawabkan

Penagihan RTM yang dapat dipertanggungjawabkan bergantung pada bukti yang sesuai dengan ambang batas masing-masing kode CPT. Sistem Manajemen Pasien ( Physitrack ) harus mencatat aktivitas pasien yang memenuhi syarat dan waktu yang dihabiskan oleh tenaga medis secara akurat, sementara rekam medis Raintree harus memberikan akses kepada tenaga medis dan staf penagihan ke catatan yang sama.

• Kode CPT 98975 mencakup pengaturan awal dan edukasi pasien. Sebuah praktik dapat melaporkannya satu kali per episode perawatan ketika pasien menerima perangkat atau pengaturan perangkat lunak serta instruksi yang diperlukan untuk berpartisipasi.

• Kode CPT 98985 mencakup penyediaan perangkat ketika seorang pasien mencatat aktivitasnya selama 2 hingga 15 hari dalam jangka waktu 30 hari. Catatan aktivitas tersebut harus sesuai dengan jumlah hari pemantauan yang tercantum dalam klaim.

• Kode CPT 98977 mencakup penyediaan perangkat untuk pemantauan sistem muskuloskeletal apabila seorang pasien mencatat aktivitasnya setidaknya selama 16 hari dalam rentang 30 hari. Alur kerja yang terintegrasi memungkinkan staf melihat kapan pasien melampaui ambang batas tersebut tanpa perlu merekonstruksi data aktivitas setelah periode bulanan berakhir.

• Kode CPT 98979 mencakup pengelolaan perawatan selama 10 hingga 19 menit dalam sebulan. Pencatatan waktu harus memfokuskan pada pekerjaan pengelolaan yang memenuhi syarat yang dilakukan oleh tenaga medis, bukan pada waktu yang dihabiskan pasien untuk melakukan latihan.

• CPT 98980 mulai berlaku ketika waktu pengelolaan perawatan mencapai 20 menit dalam sebulan. CPT 98981 mencakup setiap tambahan 20 menit dari waktu pengelolaan yang memenuhi syarat.

Pada hari yang dipantau, pasien diharuskan menyelesaikan setidaknya satu aktivitas di dalam aplikasi. Membuka tautan atau melihat berkas PDF program tidak memenuhi syarat. Mengakses materi edukatif di dalam aplikasi dapat memenuhi syarat jika materi tersebut merupakan bagian dari rencana perawatan. Oleh karena itu, pencatatan aktivitas dan catatan medis harus selaras mengenai apa yang dilakukan pasien dan kapan hal tersebut dilakukan.

Kode pengelolaan perawatan juga mensyaratkan setidaknya satu interaksi secara langsung dengan pasien selama bulan tersebut. Pesan otomatis, peninjauan data secara pasif, dan catatan aktivitas pasien tidak dapat menggantikan interaksi tersebut. Catatan penagihan harus mencantumkan interaksi tersebut bersamaan dengan total waktu pengelolaan yang dihabiskan oleh tenaga medis.

Perangkat lunak dapat menghitung ambang batas dan mengumpulkan bukti pendukung, namun seorang tenaga medis berlisensi harus memverifikasi kode yang berlaku. Fasilitas pelayanan kesehatan juga harus menerapkan persyaratan khusus dari pihak pembayar dan meninjau pendekatan mereka bersama tim penagihan dan kepatuhan. Integrasi antara Physitrack dan alur kerja Raintree mendukung proses peninjauan tersebut dengan menghubungkan aktivitas pasien, pekerjaan tenaga medis, dokumentasi rekam medis, serta bukti penagihan ke dalam episode perawatan yang sama.

Apa fungsi utama tampilan RTM Raintree bawaan ini?

Integrasi Physitrack dan Raintree saat ini belum mencakup tampilan RTM asli yang dijelaskan di bawah ini. Physitrack dan Raintree sedang mengembangkan model ini, namun fitur-fitur tersebut belum dirilis atau tersedia untuk dibeli saat ini.

Pendaftaran melalui aplikasi dengan persetujuan tenaga medis

Integrasi bawaan akan memungkinkan seorang tenaga medis memulai proses pendaftaran RTM langsung dari rekam medis Raintree. Perangkat lunak tersebut dapat mentransfer rincian pasien dan episode perawatan ke Physitrack, sementara tenaga medis akan memverifikasi kelayakan, memberikan edukasi, dan menyetujui pendaftaran. Persetujuan dari tenaga medis akan tetap menjadi bagian dari rekam medis, bukan sekadar langkah administratif otomatis.

Memantau status di dalam grafik

Tampilan yang direncanakan akan menampilkan kemajuan RTM di tempat para tenaga medis sudah meninjau rekam medis pasien. Seorang tenaga medis dapat melihat status pendaftaran, hari pemantauan yang memenuhi syarat, waktu penanganan yang tercatat, serta apakah telah terjadi interaksi real-time selama bulan tersebut. Indikator-indikator ini akan mendukung peninjauan klinis dan penagihan tanpa menganggap ambang batas sebagai keputusan penagihan otomatis.

Catatan terpisah untuk aktivitas pasien dan waktu tenaga medis

Alur kerja yang diusulkan akan mencatat aktivitas pasien yang memenuhi syarat secara terpisah dari waktu penanganan oleh tenaga medis. Aktivitas yang telah diselesaikan dalam aplikasi dapat dihitung sebagai bagian dari hari yang dipantau, sedangkan peninjauan dan komunikasi oleh tenaga medis akan diperhitungkan sebagai bagian dari waktu penanganan. Memisahkan pencatatan tersebut akan membantu mencegah agar data keterlibatan pasien tidak disalahartikan sebagai pekerjaan tenaga medis.

Bukti penagihan yang dilampirkan ke rekam medis

Versi yang sedang kami kembangkan ini akan mencatat bukti RTM yang terstruktur langsung ke dalam grafik Raintree. Catatan tersebut dapat mencakup tanggal aktivitas yang memenuhi syarat, waktu tenaga medis yang terdokumentasi, interaksi dengan pasien, serta rincian pendaftaran. Staf penagihan dapat meninjau catatan pendukung tersebut tanpa perlu menyusun ulang data bulanan dari berbagai ekspor atau sistem terpisah.

Pencatatan tagihan yang dikonfirmasi oleh tenaga medis

Physitrack dapat mengusulkan kode yang sesuai apabila aktivitas yang didokumentasikan memenuhi kriteria yang relevan. Seorang tenaga medis berlisensi akan selalu meninjau bukti dan mengonfirmasi kode tersebut sebelum pencatatan tagihan. Perangkat lunak tersebut akan mengatur catatan dan menampilkan kode-kode yang mungkin, tetapi tidak akan mengambil keputusan klinis atau penagihan secara mandiri.

Pelaporan tingkat jaringan

Operator dengan banyak lokasi memerlukan gambaran yang konsisten di seluruh lokasi tanpa menghilangkan pengawasan klinis lokal. Lapisan pelaporan yang direncanakan akan menggabungkan data pendaftaran, aktivitas yang dipantau, tinjauan tenaga medis, dan informasi tagihan yang telah dikonfirmasi di seluruh jaringan. Pimpinan operasional dapat mengidentifikasi variasi alur kerja berdasarkan klinik, sementara setiap tenaga medis berlisensi tetap bertanggung jawab atas peninjauan dan pengesahan catatan pasien.

Usulan perubahan CMS untuk Tahun Anggaran 2027 dan alasan di balik penerapan RTM yang terintegrasi dengan praktik

CMS telah mengusulkan beberapa perubahan kebijakan RTM untuk Tahun Kalender 2027, namun belum ada yang bersifat final. Fasilitas layanan kesehatan disarankan untuk mengonfirmasi aturan final tersebut dengan penasihat penagihan dan kepatuhan mereka sebelum mengubah kelayakan pasien, susunan tenaga kerja, dokumentasi, atau prosedur penagihan.

Usulan-usulan tersebut akan membatasi kelayakan RTM hanya untuk pasien yang sudah terdaftar dan mewajibkan adanya kunjungan awal yang harus dilaporkan secara terpisah. CMS juga mengusulkan agar layanan RTM berbayar dilakukan oleh tenaga klinis yang dipekerjakan oleh praktik yang melakukan penagihan, bukan oleh kontraktor eksternal. Usulan lainnya adalah menggabungkan 17 kode CPT RPM dan RTM yang ada menjadi empat kode HCPCS G.

Usulan ketenagakerjaan ini menimbulkan implikasi operasional yang paling jelas. Jika CMS mengadopsinya, staf yang dipekerjakan oleh vendor mungkin tidak lagi memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan RTM berbayar atas nama sebuah praktik. Layanan yang bergantung pada pemantauan yang dialihdayakan mungkin kemudian memerlukan pengaturan baru terkait tenaga kerja, pengawasan, dan dokumentasi.

Model yang terintegrasi dengan praktik medis mengurangi risiko tersebut dengan tetap mempercayakan pemantauan kepada tenaga klinis yang dipekerjakan oleh praktik tersebut. Perangkat lunak dapat melacak aktivitas yang memenuhi syarat, mengumpulkan bukti, dan mengusulkan kode yang sesuai, namun seorang tenaga medis berlisensi lah yang mengonfirmasi hasil kerja dan keputusan penagihan. Physitrack dan Raintree sedang mengembangkan model tersebut.

Konsolidasi kode G yang diusulkan juga dapat mengubah cara praktik medis mendefinisikan alur kerja dan melaporkan layanan. Praktik medis sebaiknya menghindari pengkodean tetap (hard-coding) asumsi CPT saat ini ke dalam alat-alat yang tidak terintegrasi. Alur kerja yang terintegrasi dapat menyesuaikan logika kodenya sambil tetap mempertahankan aktivitas pasien yang mendasarinya, waktu tenaga medis, catatan interaksi, serta persetujuan klinis yang diperlukan untuk mendukung klaim.

Sesuaikan model Raintree RTM bawaan dengan Physitrack

Kelompok Enterprise Raintree dapat membantu Physitrack menentukan model RTM asli saat model tersebut masih dalam tahap pengembangan. Masukan dari para pemimpin di bidang klinis, operasional, penagihan, dan kepatuhan dapat memengaruhi cara para tenaga medis menyetujui pendaftaran serta cara tim penagihan meninjau bukti di berbagai lokasi.

Untuk berpartisipasi, Anda tidak perlu mengunduh apa pun melalui tautan terbatas atau membuat komitmen resmi. Percakapan langsung dengan Physitrack memberi praktik Anda cara untuk menyampaikan persyaratan berdasarkan alur kerja tenaga kerja, rekam medis, dan penagihan saat ini.

Keberlanjutan pendapatan RTM bergantung pada keterkaitan antara aktivitas pasien dengan tinjauan tenaga medis dan bukti penagihan selama proses perancangan model operasional. Melakukan penyesuaian terhadap keterkaitan tersebut di kemudian hari dapat menimbulkan pekerjaan manual dan dokumentasi yang kurang memadai.

PERTANYAAN YANG SERING DIAJUKAN

Apa yang berhasil saat ini, dan apa yang masih menjadi bagian dari desain?

Saat ini, Physitrack mengelola pendaftaran RTM, pencatatan aktivitas yang memenuhi syarat, pelacakan waktu tenaga medis, serta bukti penagihan di luar rekam medis Raintree. Raintree mendukung sistem masuk tunggal (single sign-on), penugasan HEP, peluncuran layanan telehealth, dan pencatatan ulang ke rekam medis. Physitrack dan Raintree sedang merancang tampilan RTM bawaan yang akan mengintegrasikan pendaftaran, status pemantauan, bukti, konfirmasi tagihan, dan pelaporan jaringan ke dalam rekam medis.

Siapa yang melakukan pemantauan dan memverifikasi tagihan?

Model operasional yang direncanakan ini memanfaatkan tenaga medis dari praktik tersebut sendiri untuk meninjau aktivitas pasien dan mengelola perawatan. Sistem Manajemen Kasus ( Physitrack ) mencatat aktivitas yang memenuhi syarat serta waktu yang dihabiskan oleh tenaga medis, sementara seorang tenaga medis berlisensi mengonfirmasi kode penagihan yang digunakan. Konfirmasi klinis ini memastikan bahwa praktik tetap bertanggung jawab atas keputusan penagihan dan mendukung terciptanya catatan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Apa yang terjadi jika seorang pasien tidak dapat menggunakan aplikasi tersebut?

Hari yang dipantau mengharuskan pasien untuk menyelesaikan setidaknya satu aktivitas di dalam aplikasi. Jika seorang pasien tidak dapat menggunakan aplikasi tersebut, klinik harus memilih jalur perawatan lain yang sesuai dan tidak boleh menghitung akses tautan atau PDF sebagai aktivitas yang dipantau. Materi edukasi Rencana Perawatan yang diakses di dalam aplikasi dapat dihitung, sehingga memberikan pilihan aktivitas lain yang memenuhi syarat bagi tenaga medis jika dianggap tepat.