Therapeutische monitoring op afstand in het Physitrack - en Raintree-programma’s

TL;DR

• RTM vereist één geïntegreerd bedrijfsmodel. Physitrack regelt de inschrijving, activiteiten, werktijd van zorgverleners en factureringsgegevens, terwijl Raintree SSO, HEP-toewijzing, het opzetten van telezorg en het bijwerken van patiëntendossiers ondersteunt.
• De CPT-codes 98975, 98985, 98977, 98979, 98980 en 98981 zijn afhankelijk van de gedocumenteerde voorbereiding, het aantal dagen waarop toezicht wordt gehouden, de tijd die aan de behandeling wordt besteed en de realtime interactie met de patiënt.
• Physitrack en Raintree werken toe naar een systeem dat is afgestemd op de praktijk, met registratie en statuscontrole op basis van patiëntendossiers. Het ontwerp omvat tevens afzonderlijke registratie van activiteiten en de door zorgverleners bestede tijd, factureringsgegevens die in de patiëntendossiers worden vastgelegd, door zorgverleners bevestigde kosten en rapportage binnen het netwerk.
• Raintree-groepen binnen de Enterprise kunnen contact opnemen met Physitrack voor hulp bij het definiëren van het model, zonder dat daarvoor een beveiligde download of formele toezegging nodig is.

RTM als bedrijfsmodel, niet als factureringsfunctie

RTM fungeert als een bedrijfsmodel waarbij elke claim via het zorgdossier kan worden getraceerd. De activiteiten van de patiënt vormen de basis voor het tellen van de dagen waarop toezicht is gehouden. De aantekeningen van zorgverleners bieden ondersteuning bij het bijhouden van de bestede tijd en de vereiste interacties, terwijl factureringsgegevens deze aantekeningen koppelen aan de voorgestelde CPT-code. Zorgverleners hebben bovendien actuele activiteitsgegevens nodig om de voortgang te beoordelen en de zorg waar nodig aan te passen.

Losstaande puntoplossingen doen afbreuk aan dat trackrecord. Het kan gebeuren dat een patiënt in aanmerking komende activiteiten op het ene platform voltooit, terwijl de zorgverlener de beoordelingstijd elders bijhoudt. Als de factureringsmedewerkers de geschiktheid later uit het hoofd of aan de hand van spreadsheets reconstrueren, is het mogelijk dat het dossier de gekozen code niet duidelijk onderbouwt. Een vertraagde beoordeling vermindert bovendien de klinische bruikbaarheid van activiteits- en symptoomgegevens.

Tegenwoordig regelt Physitrack de RTM-inschrijving en registreert het automatisch de activiteiten van in aanmerking komende patiënten. Physitrack registreert ook de tijd die zorgverleners besteden en stelt factureringsdocumentatie samen ter beoordeling. De RTM-werkruimte functioneert momenteel buiten het Raintree-patiëntendossier.

Raintree ondersteunt de klinische workflow in de omgeving via single sign-on, de toewijzing van HEP’s en het opzetten van telezorg. De bestaande integratie stuurt ook PDF-bestanden van programma’s en relevante dossiergegevens terug naar Raintree. Een ‘ praktijk ’ moet deze taken via duidelijke werkprocedures met elkaar verbinden, zodat clinici en factureringsmedewerkers op basis van consistente gegevens kunnen werken.

Een native Raintree RTM-weergave blijft een ontwerprichting waar Physitrack en Raintree naartoe werken. Totdat dat model in het dossier is geïmplementeerd, moet praktijken vastleggen wie de activiteiten controleert, wie de tijd registreert en hoe de factureringsgegevens in het patiëntendossier terechtkomen.

Waarom RTM niet goed werkt zonder een gekoppelde workflow

Door gebrek aan samenhang tussen dossiers kan legitiem RTM-werk uitmonden in een claim die moeilijk te onderbouwen is. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een patiënt in het ‘ PhysiApp ’ aan de vereiste activiteiten deelneemt, terwijl de fysiotherapeut voornamelijk in Raintree werkt. Als de behandelaar bij het doornemen van het dossier de actuele drempelstatus niet kan zien, kan hij of zij een noodzakelijke vervolgafspraak over het hoofd zien of een beslissing nemen op basis van onvolledige informatie.

De tijd die zorgverleners besteden, vormt een tweede kwetsbaar punt. Een fysiotherapeut kan bijvoorbeeld de duur van een consult in het ene systeem registreren en een realtime interactie met de patiënt in een ander systeem vastleggen. Het factureringspersoneel moet vervolgens bepalen of de gegevens betrekking hebben op dezelfde behandelingsperiode en dezelfde rapportagemaand. Kleine verschillen in datums, de status van de patiënt of de geregistreerde duur kunnen ertoe leiden dat de declaratie geen duidelijk bewijstraject meer heeft.

Achteraf factureren zorgt voor extra werk en onzekerheid. Aan het einde van de maand moet het factureringspersoneel mogelijk activiteitslogboeken, dossiernotities en aantekeningen van zorgverleners vergelijken alvorens een code voor te stellen. Wanneer de gegevens niet overeenkomen, moet de ‘ praktijk ’ de declaratie in behandeling houden, in aanmerking komende werkzaamheden weglaten of documentatie indienen die tijdens de controle wellicht moeilijker te verdedigen is.

Bij organisaties met meerdere vestigingen worden deze problemen nog versterkt, omdat elke kliniek zijn eigen tijdelijke oplossing kan bedenken. De ene vestiging evalueert de drempelwaarden misschien wekelijks, terwijl een andere wacht tot het einde van de maand. Leidinggevenden hebben dan moeite om de prestaties te vergelijken, omdat de vestigingen verschillende evaluatieprocedures en documentatienormen hanteren.

Een goed werkend RTM-model wijst voor elke stap een duidelijke verantwoordelijke aan en zorgt ervoor dat het bijbehorende dossier aan de zorgperiode gekoppeld blijft. Zonder die koppeling zijn zorgverleners tijd kwijt aan het opnieuw in kaart brengen van werk dat ze al hebben verricht, en moet het factureringspersoneel beslissingen nemen op basis van dossiers die achteraf zijn samengesteld.

RTM CPT-codes en de regels die ervoor zorgen dat ze verdedigbaar zijn

Om een RTM-facturering te kunnen verdedigen, is bewijsmateriaal nodig dat voldoet aan de drempelwaarden van elke CPT-code. De ‘ Physitrack ’ moet de in aanmerking komende patiëntenactiviteiten en de door zorgverleners bestede tijd nauwkeurig vastleggen, terwijl het Raintree-dossier zorgverleners en factureringsmedewerkers toegang moet bieden tot hetzelfde dossier.

• CPT 98975 heeft betrekking op de eerste installatie en voorlichting aan de patiënt. Een ‘ praktijk ’ mag deze code één keer per zorgperiode declareren wanneer de patiënt het apparaat of de software ontvangt en de instructies krijgt die nodig zijn om deel te nemen.

• CPT 98985 dekt de levering van apparatuur wanneer een patiënt gedurende 2 tot 15 dagen binnen een periode van 30 dagen zijn of haar activiteit registreert. De activiteitsregistratie moet het aantal gemonitorde dagen ondersteunen dat bij de declaratie hoort.

• CPT 98977 dekt de levering van apparatuur voor het monitoren van het bewegingsapparaat wanneer een patiënt gedurende ten minste 16 dagen binnen een periode van 30 dagen zijn of haar activiteiten registreert. Dankzij een geïntegreerde workflow kan het personeel zien wanneer de patiënt die drempel overschrijdt, zonder dat de activiteiten achteraf moeten worden gereconstrueerd nadat de maand is afgesloten.

• CPT 98979 heeft betrekking op 10 tot 19 minuten behandelbegeleiding gedurende de maand. In de tijdregistratie moet de in aanmerking komende begeleidingsactiviteit van de behandelaar worden bijgehouden, en niet de tijd die de patiënt besteedt aan het uitvoeren van oefeningen.

• CPT 98980 gaat in zodra de behandelingsbegeleiding in de loop van de maand 20 minuten bereikt. CPT 98981 dekt elke extra 20 minuten in aanmerking komende begeleidingstijd.

Voor een geregistreerde dag moet de patiënt ten minste één activiteit binnen de app uitvoeren. Het openen van een link of het bekijken van een PDF-bestand van een programma telt niet mee. Het doornemen van educatief materiaal binnen de app kan wel meetellen wanneer dat materiaal deel uitmaakt van het zorgplan. De registratie van activiteiten en de informatie in het dossier moeten daarom overeenkomen wat de patiënt heeft gedaan en wanneer hij of zij dat heeft gedaan.

De codes voor behandelingsbegeleiding vereisen bovendien ten minste één realtime interactie met de patiënt gedurende de maand. Geautomatiseerde berichten, passieve gegevensanalyse en geregistreerde patiëntactiviteiten vormen geen vervanging voor die interactie. In het factureringsdossier moet zowel de interactie als de totale begeleidingstijd van de zorgverlener worden vastgelegd.

Software kan drempelwaarden berekenen en ondersteunend bewijsmateriaal verzamelen, maar een bevoegde zorgverlener moet de toepasselijke code bevestigen. praktijken moeten ook de specifieke vereisten van de zorgverzekeraar toepassen en hun aanpak afstemmen met hun facturerings- en compliance-teams. Een geïntegreerde Physitrack en Raintree-workflow ondersteunt die afstemming door de activiteiten van de patiënt, het werk van de zorgverlener, de documentatie in het dossier en het factureringsbewijs aan dezelfde zorgperiode te koppelen.

Waarvoor is een native Raintree RTM-weergave bedoeld?

De huidige integratie tussen Physitrack en Raintree omvat niet de hieronder beschreven native RTM-weergave. Physitrack en Raintree werken aan de ontwikkeling van dit model, maar deze functies zijn op dit moment nog niet beschikbaar en kunnen ook niet worden aangeschaft.

Inschrijving via de app met goedkeuring van een zorgverlener

Dankzij een native integratie zou een zorgverlener de RTM-aanmelding rechtstreeks vanuit het Raintree-dossier kunnen starten. De software zou de gegevens van de patiënt en de behandelingsperiode kunnen doorsturen naar Physitrack, terwijl de zorgverlener de geschiktheid zou controleren, voorlichting zou geven en de aanmelding zou goedkeuren. De goedkeuring door de zorgverlener zou deel blijven uitmaken van het dossier en zou geen geautomatiseerde administratieve stap worden.

Statusweergave in de grafiek

Het beoogde scherm zou de voortgang van RTM weergeven op de plek waar zorgverleners het patiëntendossier al doornemen. Een zorgverlener zou dan de deelnamestatus, het aantal in aanmerking komende dagen waarop monitoring heeft plaatsgevonden, de geregistreerde behandelingstijd en of er in de loop van de maand een realtime-interactie heeft plaatsgevonden, kunnen zien. Deze indicatoren zouden de klinische beoordeling en de facturatiebeoordeling ondersteunen, zonder dat een drempelwaarde als een automatische factureringsbeslissing wordt beschouwd.

Afzonderlijke registraties voor de activiteiten van de patiënt en de tijd van de zorgverlener

In de voorgestelde werkwijze zouden de activiteiten van in aanmerking komende patiënten apart worden geregistreerd van de tijd die zorgverleners besteden aan de begeleiding. Een voltooide activiteit in de app zou kunnen meetellen voor het aantal dagen dat wordt bijgehouden, terwijl de beoordeling en communicatie door de zorgverlener zouden meetellen voor de begeleidingstijd. Door deze gegevens gescheiden te houden, wordt voorkomen dat gegevens over de betrokkenheid van patiënten ten onrechte worden aangezien voor werk van zorgverleners.

Factuurbewijs toegevoegd aan het dossier

De versie waar we naartoe werken, zou gestructureerde RTM-gegevens rechtstreeks in het Raintree-dossier vastleggen. Het dossier zou onder meer de data van in aanmerking komende activiteiten, gedocumenteerde tijd van zorgverleners, interacties met patiënten en gegevens over de inschrijving kunnen bevatten. Het factureringspersoneel zou het ondersteunende dossier kunnen inzien zonder de gegevens van de maand uit verschillende exportbestanden of afzonderlijke systemen te moeten samenvoegen.

Door een arts bevestigde registratie van kosten

Physitrack zou een geschikte code kunnen voorstellen wanneer de gedocumenteerde activiteit aan de relevante criteria voldoet. Een bevoegde zorgverlener zou het bewijsmateriaal altijd beoordelen en de code bevestigen voordat de kosten worden vastgelegd. De software zou het dossier ordenen en mogelijke codes naar voren brengen, maar zou geen zelfstandige klinische of factureringsbeslissingen nemen.

Rapportage op netwerkniveau

Exploitanten met meerdere vestigingen hebben behoefte aan een consistent overzicht van alle locaties, zonder dat het lokale klinische toezicht wordt weggenomen. De beoogde rapportagelaag zou gegevens over inschrijvingen, gemonitorde activiteiten, beoordelingen door zorgverleners en bevestigde factuurgegevens uit het hele netwerk samenvoegen. Operationele leidinggevenden zouden afwijkingen in de werkstroom per kliniek kunnen signaleren, terwijl elke bevoegde zorgverlener verantwoordelijk blijft voor het beoordelen en bevestigen van de gegevens op patiëntniveau.

Voorgestelde wijzigingen in het CMS voor CY2027 en de argumenten voor een in de praktijk geïntegreerde RTM

CMS heeft voor het kalenderjaar 2027 verschillende beleidswijzigingen voor RTM voorgesteld, maar deze zijn nog niet definitief. praktijken dienen de definitieve regels bij hun facturerings- en nalevingsadviseurs te bevestigen alvorens wijzigingen door te voeren in de toelatingscriteria voor patiënten, de personeelsbezetting, de documentatie of de factureringsprocedures.

De voorstellen zouden de toegang tot RTM beperken tot bestaande patiënten en een afzonderlijk te rapporteren eerste bezoek verplicht stellen. CMS heeft tevens voorgesteld dat betaalde RTM-diensten moeten worden uitgevoerd door klinisch personeel dat in dienst is bij de facturerings praktijk , in plaats van door externe contractanten. Een ander voorstel zou 17 bestaande RPM- en RTM-CPT-codes samenvoegen tot vier HCPCS G-codes.

Het voorstel inzake tewerkstelling heeft de duidelijkste operationele gevolgen. Als CMS dit voorstel goedkeurt, komen medewerkers in dienst van leveranciers mogelijk niet langer in aanmerking om betaald RTM-werk uit te voeren namens een praktijk. Een dienst die afhankelijk is van uitbestede monitoring zou dan mogelijk nieuwe regelingen moeten treffen op het gebied van personeelsbezetting, toezicht en documentatie.

Een model dat is ontwikkeld door praktijk vermindert dat risico door toezicht te houden door klinisch personeel dat in dienst is bij praktijk. De software kan in aanmerking komende activiteiten bijhouden, bewijsmateriaal verzamelen en de juiste code voorstellen, maar een bevoegde zorgverlener bevestigt het werk en de factureringsbeslissing. Physitrack en Raintree werken aan de ontwikkeling van dat model.

De voorgestelde consolidatie van de G-code zou ook invloed kunnen hebben op de manier waarop praktijken workflows en rapportagediensten definiëren. praktijken zou moeten vermijden om de huidige CPT-aannames hard te coderen in losstaande tools. Een geïntegreerde workflow kan zijn codelogica aanpassen met behoud van de onderliggende patiëntactiviteit, de tijd van de zorgverlener, interactieverslagen en de klinische goedkeuring die nodig zijn om een declaratie te onderbouwen.

Pas het standaard Raintree RTM-model aan met Physitrack

De Enterprise Raintree-groepen kunnen Physitrack helpen bij het definiëren van het eigen RTM-model terwijl dit nog in ontwikkeling is. Input van leidinggevenden op het gebied van klinische zaken, bedrijfsvoering, facturering en naleving kan bepalend zijn voor de manier waarop clinici de deelname goedkeuren en hoe factureringsteams het bewijsmateriaal van verschillende locaties beoordelen.

Deelname vereist geen beveiligde download of formele verbintenis. Een rechtstreeks gesprek met Physitrack biedt uw praktijk de mogelijkheid om vereisten te delen op basis van de huidige personeelsbezetting, patiëntendossiers en factureringsworkflows.

Om duurzame RTM-inkomsten te genereren, is het van belang dat de activiteiten van patiënten worden gekoppeld aan de beoordeling door zorgverleners en aan factureringsgegevens, terwijl het bedrijfsmodel nog wordt ontworpen. Als deze koppelingen pas achteraf worden aangebracht, kan dit leiden tot extra handmatig werk en minder gedegen documentatie.

VEELGESTELDE VRAGEN

Wat werkt tegenwoordig, en wat blijft in het ontwerp behouden?

Momenteel verzorgt Physitrack de RTM-registratie, het vastleggen van in aanmerking komende activiteiten, het bijhouden van de werktijd van zorgverleners en het verzamelen van factureringsgegevens buiten het Raintree-patiëntendossier om. Raintree ondersteunt single sign-on, HEP-toewijzing, het opstarten van telezorg en het terugschrijven naar het patiëntendossier. Physitrack en Raintree werken aan een native RTM-weergave waarmee registratie, monitoringsstatus, bewijsmateriaal, bevestiging van kosten en netwerkrapportage in het patiëntendossier worden geïntegreerd.

Wie voert de controle uit en keurt de factuur goed?

In het beoogde bedrijfsmodel worden de eigen zorgverleners van het praktijkingezet om de activiteiten van patiënten te beoordelen en de behandeling te begeleiden. Physitrack registreert in aanmerking komende activiteiten en de door zorgverleners bestede tijd, terwijl een bevoegde zorgverlener de facturatiecodes bevestigt. Door deze klinische bevestiging blijft de praktijk verantwoordelijk voor factureringsbeslissingen en wordt een verantwoorde administratie gewaarborgd.

Wat gebeurt er als een patiënt de app niet kan gebruiken?

Voor een geregistreerde dag moet de patiënt ten minste één activiteit in de app voltooien. Als een patiënt de app niet kan gebruiken, moet de kliniek een ander geschikt zorgtraject kiezen en mag het openen van een link of een PDF-bestand niet als geregistreerde activiteit worden geteld. Educatief materiaal uit het zorgplan dat binnen de app wordt bekeken, kan wel meetellen, waardoor zorgverleners in voorkomende gevallen een extra optie hebben voor een in aanmerking komende activiteit.